Praktiska anvisningar Distansmöten mellan huvudmännen

Transkript

1 Praktiska anvisningar Distansmöten mellan huvudmännen 2019 Länsgemensam ledning i samverkan Inom socialtjänst och angränsande område Hälso- och sjukvård i Kalmar län

2 INLEDNING... 3 GEMENSAM LEDSTJÄRNA OCH MÅLBILD... 3 DISTANSMÖTE... 3 SKAPA VIRTUELLT MÖTESRUM AV REGIONENS PERSONAL... 4 ATT ANSLUTA TILL DISTANSMÖTET... 5 Via videosystem... 5 Via din dator... 5 Vy-förklaring vid uppkoppling via datorn... 7 Via telefon... 7 EFTER MÖTET... 7 TIPS... 8 BESLUTAD AV OCH REVIDERAS

3 Inledning Distansmöten ska, så långt det är möjligt användas som kommunikation mellan region och kommunerna i Kalmar län. Då distansmöte används vid planeringsmöten av den enskildes vård och omsorg måste hänsyn tas till dennes välmående och psykiska förutsättningar att kunna delta. Anvisningen omfattar inte: kommunikation inom och mellan kommunerna Dessa praktiska anvisningar grundar sig på Riktlinjer för distansmöte. Gemensam ledstjärna och målbild Ledstjärnan är att se till den enskildes bästa! Ledstjärnan är att skapa goda förutsättningar för den enskildes vård och omsorg samt gemensamt verka för att ansvarsgränserna mellan huvudmännen hanteras smidigt. Den enskilde och närståendes delaktighet är en förutsättning. distansmötet ska bidra till att stärka den enskildes autonomi, integritet och delaktighet i planeringen av den egna vården och omsorgen distansmöte ska öka möjligheten för närstående att vara delaktiga i planeringen Distansmöten ska bidra till att möten och utbildningar i samverkan mellan region och kommunerna i Kalmar län sker på ett smidigt och tidsbesparande sätt. Distansmöte Region Kalmar län ansvarar för att förmedla, till kommunen och andra mötesdeltagare, information om anslutningsuppgifter för distansmötet. När personärenden tas upp under ett distansmöte måste alltid ett unikt virtuellt mötesrum skapas! 3

4 Skapa virtuellt mötesrum av regionens personal Skapa ett virtuellt mötesrum (space) i Cisco Meeting. Se Region Kalmar läns intranät Navet: Skicka information med anslutningsuppgifter till alla mötesdeltagare. a. Tryck först på Bjud in: b. Välj sedan att kopiera inbjudan: c. Klistra sedan in inbjudan i Cosmic Link eller Cosmic Messenger i personärenden. Vid kallelse till möte eller utbildning klistras inbjudan in i e-post eller i själva inbjudan. Observera att e-post inte är ett säkert sätt att kommunicera sekretessbelagd information! Region Kalmar län skickar information med uppgifter om distansmötet Se nedan. Hej! Du har blivit inbjuden till mitt videomöte: test57 För inkoppling via konferensutrustning, Cisco Meeting eller Skype for Business: Skriv eller kopiera och klistra in adressen test57@regionkalmar.se i ditt videosystem. För inkoppling via webbläsare: Klicka för att ansluta: (Obs! Rekommenderade webbläsare är Google Chrome, Firefox eller Safari. Internet Explorer kräver installation av programvara.) För inkoppling via telefon: Telefonnummer: , därefter ange # 4

5 Att ansluta till distansmötet Nu kan anslutning ske till mötet antingen via videosystem, webbläsare eller telefon enligt inbjudan. Via videosystem Se information för befintlig videoutrustning i den verksamhet du befinner dig i. Via din dator Cisco meeting-app Be din IT-avdelning att få cisco-meeting appen installerad på din dator. Webbläsare Kopiera länken som du får i inbjudan se exempel Klistra in länken i webbläsaren Chroome, Firefox, Safari eller Edge 5

6 Skriv in ditt namn och tryck på Gå med i möte Här ställer du in kamera och mikrofon samt testa högtalare. Klicka på Gå med i möte 6

7 Vy-förklaring vid uppkoppling via datorn Deltagare Efter mötet ska personal i regionen ta bort det virtuella mötesrummet som använts vid personärendet så att det inte kan återanvändas. Se manual för detta på Navet: Chattfunktion Olika layouter Information Stäng av mikrofon Dela skärm Ring upp Avsluta mötet Deltagare Till höger finns en ikon som visar en person. Siffran anger hur många som är anslutna till mötet. Chattfunktion Skriv meddelande (chatt) till de som är ansluten till mötet. Olika layouter Här kan du ställa in hur de olika deltagarna ska visas på skärmen. Att avsluta/lämna mötet Klicka på den för att lämna mötet. Via telefon Ring upp det angivna telefonnummer du fick i inbjudan. Ange därefter det nummer som fanns i inbjudan. Avsluta med #. Efter mötet 7

8 Tips Utrustning Om mötet ska genomföras med fler än två personer i samma rum, rekommenderas användning av ett videokonferenssystem annars kan en extern kamera samt högtalare/mikrofon (ex Jabra puck ) användas till datorn. Under mötet Inled alltid mötet med att kontrollera så att alla ser varandra och att ljudet är bra. Påminn alla deltagare om att: stänga av sina mobiltelefoner. stänga av mikrofon när man själv inte pratar. Beslutad av och revideras Länsgemensam ledning i samverkan inom socialtjänst och angränsande område Hälso- och sjukvård i Kalmar län den 17 november Reviderat 26 april, Revideras årligen eller vid behov av informationsöverföringsgruppen. Länsgemensam ledning i samverkan inom socialtjänst och angränsande område hälso- och sjukvård i Kalmar län 8