Höörs kommun, Kommunhuset, Konferensrum Översten Tisdagen den 29 maj 2018 kl 13:00 15:50

Transkript

1 (24) Plats och tid ande Höörs kommun, Kommunhuset, Konferensrum Översten Tisdagen den 29 maj 2018 kl 13:00 15:50 Camilla Källström (M), ordförande Anders Larsson (C), vice ordförande Ellinor Dahlgren (S) Gunnar Bergquist (S) Bengt Hedlund (SPI) Greger Johansson Gadde (C) Utses att justera Gunnar Bergquist Paragrafer Justeringens plats och tid Höörs kommun, kommunkansli, , kl. 08:30 Sekreterare Gunilla Dencker Skog Ordförande Camilla Källström Gunnar Bergquist ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Nämnd VA-GIS nämnden Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Protokollets förvaringsplats Höörs Kommunhus, Södergatan 28 Underskrift

2 (24) Övriga Hans Frank (L), Roger Persson (S) Jan Lind (SD) Magnus Brom, VA-chef, Mittskåne Vatten Gunilla Dencker Skog, Kanslichef, KLK, kansli Åsa Ratcovich, Samhällsbyggnadschef, Hörby kommun Rolf Carlsson, Samhällsbyggnadschef, Höörs kommun Christer Berglund, konsult, Informationssäkerhet Johan Andersson, ekonom, KLK, Ekonomienheten Katja Hofgren, Utredningschef, Mittskåne Vatten Sonja Jones Ehlke, Miljöingengör, Mittskåne Vatten

3 (24) Innehållsförteckning Ärende 45 Upprop Godkännande av föredragningslistan Val av justerare Föregående mötes protokoll Information kring Mittskåne Vattens säkerhetsarbete Information - Hållbarhetsindex Vattenförsörjningplan - Mål och strategidokument Val av dataskyddsombud Uppdatering av delegeringsordning med anledning av personuppgiftsbiträdesavtal Verksamhetsområde Ulvsunda och Örbyhus - Hörby kommun Ansökan om reduktion av VA-avgift Delårsbokslut - Tertial 1 - Mittskåne Vatten - och månadsuppföljning april GIS Indexjustering av brukningsavgifter - Hörby kommun Indexjustering av brukningsavgifter - Höörs kommun Strategi för att minska mängden tillskottsvatten Investeringsplan Mittskåne Vatten Personalrapportering Avtal utanför verksamhetsområdet, Fulltofta samfällighetsförening, Hörby kommun i delegerade ärenden Kurser och konferenser Anmälningar...24

4 (24) 45 Upprop Upprop av nämndens ledamöter och ersättare och notering av närvaro. Anders Nilsson (SD) är frånvarande. I dennes ställe tjänstgör Greger Johansson Gadde (C).

5 (24) Dnr VA-GIS 2018/19 46 Godkännande av föredragningslistan VA-GIS nämnden beslutar: Föredragningslistan godkänns. Nämndens godkännande av föredragningslista för mötet.

6 (24) Dnr VA-GIS 2018/19 47 Val av justerare VA-GIS nämnden beslutar: 1. Gunnar Bergquist (S) utses att justera dagens protokoll. 2. Dagens protokoll justeras på Höörs kommunhus, kanslienheten, tisdagen den 5 juni kl. 10:00 Val av justerare till protokollet från mötet. Gunnar Bergquist (S) är nästa i turordning för justering.

7 (24) Dnr VA-GIS 2018/19 48 Föregående mötes protokoll VA-GIS nämnden beslutar: Protokollet läggs till handlingarna. Anmälan av VA-GIS nämndens protokoll från mötet den 3 april sunderlag Protokoll VA-GIS just.pdf VA-GIS direktjusterat protokoll justerat.pdf

8 (24) Dnr VA-GIS 2018/19 49 Information kring Mittskåne Vattens säkerhetsarbete VA/GIS nämnden beslutar: Den lämnade informationen om Mittskåne Vattens säkerhetsarbete läggs till handlingarna. Under året träder ny personuppgiftslag (GDPR) i kraft och även ett EU-direktiv (NIS) som rör krav på säkerhet gällande kommunikation med samhällsviktiga anläggningar, i vårt fall dricksvattenanläggningar. Vi avser att kombinera implementering tillsammans med övriga säkerhetshöjande åtgärder för att få samordningsvinster. Anlitad konsult är Christer Berglund som höll en kort information om våra utmaningar på området.

9 (24) Dnr VA-GIS 2018/ Information - Hållbarhetsindex 2017 VA/GIS nämnden beslutar: Den lämnade informationen om hållbarhetsindex 2017 läggs till handlingarna. Sonja Jones Ehlke presenterar resultatet av Hålbarhetsindex Hållbarhetsindex är Svenskt Vattens verktyg för att analysera och utveckla den kommunala VAverksamhetens hållbarhet på kort och lång sikt. Hållbarhetsindex syftar till att lyfta blicken mot mer långsiktiga och stra-tegiska frågeställningar för VA-verksamheten. Samtidigt ska det vara ett verktyg som ska ge stöd i de aktuella frågorna kring investeringar, planering, prioriteringar och taxa som de verksamhetsansvariga och förtroendevalda har att ta ställning till. sunderlag 1. Tjänsteskrivelse Hållbarhetsindex.docx 2. HBI Kommunrapport resultat Höör 2017.pdf 3. HBI Kommunrapport resultat Hörby 2017.pdf

10 (24) Dnr VA-GIS 2017/ Vattenförsörjningplan - Mål och strategidokument VA/GIS-nämnden beslutar: Målbild och strategier för Vattenförsörjningsplan godkänns. VA/GIS-nämnden beslutar att föreslå kommunstyrelserna i Hörby och Höörs kommun besluta: Målbild och strategier för Vattenförsörjningsplan fastställs. Mittskåne Vatten arbetar med att ta fram en Vattenförsörjningsplan för Hörby och Höörs kommun. Planen delas in i tre delar; nulägesanalys, målbild och strategier samt plan för åtgärder. I detta dokument beskrivs kommunernas mål med vattenförsörjningen samt viktiga strategier att följa vid kommande beslut om framtida vattenförsörjning. Målbilden sätter ramarna för vattenförsörjning i kommunerna och förtydligas genom de underliggande strategierna. Mer specifika avgränsningar och nivåer för vattenförsörjningen kommer att identifieras i det fortsatta arbetet, där bland annat riskbedömningar och kostnadsbedömningar kommer att ligga till grund. Målbild och strategier har identifierats genom en workshop med tjänstemän från Mittskåne Vatten, politiker från kommunstyrelserna i Hörby och Höörs kommun samt VA/GIS-nämnden. sunderlag 1. Tjänsteskrivelse - Vattenförsörjningsplan - Målbild och strategier docx 2. Vattenförsörjningsplan - Målbild och strategier docx

11 (24) Dnr VA-GIS 2018/ Val av dataskyddsombud VA/GIS-nämnden beslutar: Godkänna instruktionen för dataskyddsombudet. Utse Hans Magnusson (IT-strateg Samhällsbyggnadssektorn) till dataskyddsombud för VA/GIS-nämnden. Uppdra till kommundirektören i Höör att utse en ersättare till ombudet. Skicka beslutet till kommunstyrelsen i Höörs kommun och Hörby kommun för kännedom. 25 maj träder dataskyddslagen och dataskyddsförordningen i kraft. Höörs kommun, som myndighet, behöver utse ett dataskyddsombud. Ombudets roll är att övervaka att kommunen med sina nämnder har optimala processer på plats för att hantera personuppgifter. Ombudet har också att säkerställa att organisationen agerar vid eventuella avvikelser. I syfte att tydliggöra dataskyddsombudets roll, uppgifter och arbetssätt har en instruktion för ombudet tagits fram. Instruktionen beskriver också hur ett ombud utses och de kompetenskrav ombudet ska ha. Kommunstyrelsen och nämnder som personuppgiftsanvarig har också att välja ett ombud. Kommundirektören har föreslagit Hans Magnusson med motivet att han goda insikter i kommunens organisation, processer och behov av dataskydd. Hans Magnusson har också integritet och förmåga att agera vid eventuella avvikelser. sunderlag 1. Tjänsteskrivelse 2. Instruktion för dataskyddsombudet

12 (24) Dnr VA-GIS 2017/ Uppdatering av delegeringsordning med anledning av personuppgiftsbiträdesavtal VA/GIS-nämnden beslutar: 1. Delegeringsordningen kompletteras med en punkt A. 13 som ger Samhällsbyggnadschefen och VA chefen delegering att underteckna personuppgiftsbiträdesavtal. 2. Ändringen träder i kraft vid protokollets justering. Nu träder dataskyddsförordningen (EU 2016/679) i kraft och det är viktigt att vi har ordning på våra personuppgiftsbiträdesavtal. Det är nämnden som är personuppgiftsansvarig och den som ska underteckna personuppgiftsbiträdesavtalen. I praktiken innebär det att ordföranden i nämnden blir den som ska underteckna alla avtalen. Då detta är opraktiskt bör undertecknandet av avtal delegeras till tjänsteman. Definitioner Personuppgiftsansvarig; Den organisation som beslutar om ändamålen och medlen för behandlingen är ansvarig för hanteringen av personuppgifter och omnämns därför som personuppgiftsansvarig. I en kommun är det nämnden som är personuppgiftsansvarig. Personuppgiftsbiträde; En organisation som behandlar personuppgifter för en annan personuppgiftsansvarigs räkning är ett personuppgiftsbiträde. Personuppgiftsbiträdesavtal; Skriftligt avtal mellan den personuppgiftsansvarige och dess personuppgiftsbiträde. Avtalet ska reglera hur biträdet får använda och skydda personuppgifterna som denne har fått i uppdrag att behandla. sunderlag 1. TjänsteskrivelseDelegeringsordning.docx 2. Delegeringsordning VA-GIS nämnden - komplettering

13 (24) Dnr VA-GIS 2018/ Verksamhetsområde Ulvsunda och Örbyhus - Hörby kommun VA/GIS-nämnden beslutar att föreslå kommunfullmäktige i Hörby kommun besluta: Förslaget om utökningen av verksamhetsområde i Hörby kommun för fastigheterna Ulvsunda 1 och Örbyhus 1 enligt bilagd fastighetsförteckning och kartor godkänns. VA/GIS-nämnden beslutar: spunkten direktjusteras. Förslag till nytt verksamhetsområde för vatten, spillvatten, dagvatten gata eller dagvatten fastighet i Hörby kommun innebär en utökning av verksamhetsområdets omfattning och Mittskåne Vattens åtagande i tillhandahållande av vattentjänster. Enligt Lagen (2006:412) om allmänna vattentjänster skall kommunen bestämma det verksamhetsområde inom vilket vattentjänster behöver ordnas. De aktuella vattentjänsterna är tillhandahållande av vatten samt bortledande av dagvatten gata, dagvatten fastighet och spillvatten. Det kan finnas behov av olika vattentjänster inom olika geografiska områden vilket gör att verksamhetsområdet för respektive vattentjänst kan se olika ut. Den allmänna VA-anläggningen är utbyggd. Verksamhetsområde behöver beslutas för att anläggningsavgifter ska kunna tas ut av fastighetsägaren. sunderlag 1. Tjänsteskrivelse - Ulvsunda och Örbyhus 1 - Hörby kommun.docx 2. Fastighetförteckning - Förslag Verksamhetsområde Ulvsunda och Örbyhus 1 - Hörby kommun.docx 3. Översiktskarta - Ulvsunda och Örbyhus 1 - Hörby kommun.pdf 4. Karta - Ulvsunda och Örbyhus 1 - Hörby kommun.pdf

14 (24) Dnr VA-GIS 2018/ Ansökan om reduktion av VA-avgift Publiceras ej på grund av sekretessbelagda uppgifter sunderlag 1. Tjänsteskrivelse - Förslag till beslut till reducerad faktura.docx 2. Förslag till beslut till reducerad fakura.docx 3. MSV-L-002 Rutin avgiftsnedsättning vid läckage på fastighet pdf 4. DOC pdf

15 (24) Dnr VA-GIS 2018/ Delårsbokslut - Tertial 1 - Mittskåne Vatten - och månadsuppföljning april GIS VA/GIS-nämnden beslutar: 1. Det lämnade delårsbokslutet för VA och den lämnade månadsuppföljningen för GIS för Höörs kommun och Hörby kommun läggs till handlingarna. 2. Det lämnade delårsbokslutet och den ekonomiska månadsuppföljningen skickas till kommunstyrelserna i Höörs och Hörby kommuner för kännedom. 3. Nästa tertialrapport för VA ska innehålla en specifikation av posten övriga kostnader Höörs kommun För helåret 2018 förväntas kostnaderna överskrida intäkterna. Det gör att regleringsfonden kommer minska med tkr och därmed återställs tidigare upparbetat överskott om 745 tkr. Det upparbetade överskottet i regleringsfonden uppstod 2014 och ska enligt lagen om allmänna vattentjänster återställas på 3 år. Anledningen till underskottet beror delvis på överklagad dom om rättegångskostnader. Det har även varit många vattenläckor vilket påverkar årets resultat negativt. Det är ännu ej klart vad konsekvensen blir med förändringen i den nya taxan avseende reducering av lagerlokaler. Prognos regleringsfonden vid årets slut: -355 tkr Hörby kommun För helåret 2018 förväntas kostnaderna överskrida intäkterna. Det gör att regleringsfonden kommer minska med 500 tkr och därmed återställs tidigare upparbetat överskott om 248 tkr. Anledningen till underskottet beror på lägre intäkter för brukningsavgifter på grund av avläsning där det upptäckts några vattenläckor utanför Mittskåne Vattens ledningsnät, men där fastighetsägarna har rätt till att få en reducerad avgift. En större vattenläcka hos fastighetsägare har upptäckts och totala intäktsbortfallet beräknas uppgå till 500 tkr. Prognos regleringsfonden vid årets slut: -252 tkr. sunderlag 1. Tjänsteskrivelsedelårsrapport.docx 2. Tertial 1 - Mittskåne Vatten pdf (utlagd ) - VA 3. VAGN sk månadsuppföljning , docx (tillagd på mötet)

16 (24) Dnr VA-GIS 2018/ Indexjustering av brukningsavgifter - Hörby kommun VA/GIS-nämnden beslutar att föreslå kommunfullmäktige i Hörby kommun besluta: 1. Brukningsavgifterna i i Hörbys kommun VA-taxa ska indexjusteras med 3,9 %. 2. Indexjusteringen gäller från och med 1 januari VA/GIS-nämnden beslutar: Paragrafen direktjusteras. Avgiftsnivåerna i Hörby kommuns VA-taxa har varit oförändrade sedan senaste justeringen 1 januari Enligt 22 i VA-taxan sker indexregleringen av brukningsavgifterna årligen förutsatt att kommunfullmäktige fastställer indexregleringen före aktuellt årsskifte. Indexjusteringen har inte genomförts på grund av att det inte funnits behov av ökade intäkter då ackumulerat resultat arbetats ner. Prognosen för helåret 2018 innebär ett ackumulerat minusresultat, vilket är anledningen till att indexjusteringen nu behöver genomföras. Aktuellt index är KPI. Senaste beslutet om justering med index togs av tekniska nämnden 19 september Med anledning av det har vi utgått från indextal för september 2012 (314,81) och jämfört med indextal för april 2018 (327,10) vilket ger en indexjustering på 3,9 %. Förslag till nya avgiftsnivåer för anläggningsavgifter från 1 januari 2019, för att kunna finansiera beslutad utbyggnad, kommer upp för beslut efter sommaren Arbete med ny taxekonstruktion och bestämmelser att gälla från 1 januari 2020 pågår med ambition att tas upp för beslut under mandatperioden. Prognos för kommande års justeringar kommer då också att ges. Taxa efter indexjustering presenteras på mötet. sunderlag 1. Tjänsteskrivelse - indexjustering av brukningsavgifter - Hörby kommun.docx 2. Hörby Taxa docx Hörby kommuns VA-taxa -

17 (24) Dnr VA-GIS 2018/ Indexjustering av brukningsavgifter - Höörs kommun VA/GIS-nämnden beslutar att föreslå kommunfullmäktige i Höörs kommun besluta: 1. Brukningsavgifterna i i Höörs kommun VA-taxa ska indexjusteras med 12,9 % som är lika med 90 % av indexförändringen. 2. Indexjusteringen gäller från och med 1 januari Höörs kommun VA-taxa ändras så att punkt 15 ändras till att omfatta punkterna istället för punkterna 6-8. Avgiftsnivåerna i Höörs kommuns VA-taxa har varit oförändrade sedan den infördes 1 januari Punkt 15 i VA-taxan ger huvudmannen rätt till indexregleringen av brukningsavgifterna max en gång årligen. Då det hänvisas till fel punkter 6-8 och inte under punkt 15 behöver beslut om indexjustering och förändring av punkt 15 beslutas av kommunfullmäktige. Indexjusteringen har inte genomförts tidigare på grund av att det inte funnits behov av ökade intäkter då ackumulerat resultat arbetats ner. Prognosen för helåret 2018 innebär ett ackumulerat minusresultat, vilket är anledningen till att indexjusteringen nu behöver genomföras. Aktuellt index är entreprenadindex E84 serie 325 med bas maj Med anledning av det har vi utgått från indextal för maj 2012 (103,8) och jämfört med indextal för april 2018 (118,7) vilket ger en indexjustering på 12,9 %. Arbete med uppdaterad taxekonstruktion och bestämmelser att gälla från 1 januari 2020 pågår med ambition att tas upp för beslut under mandatperioden. Prognos för kommande års justeringar kommer då också att ges. sunderlag 1. Tjänsteskrivelse - Begäran om indexjustering av brukningsavgifter - Höörs kommun.docx 2. VA-taxa - För Höör kommuns allmänna vatten- och avloppsanläggning (index brukningsavgifter)

18 (24) Dnr VA-GIS 2018/ Strategi för att minska mängden tillskottsvatten VA/GIS-nämnden beslutar: Strategi för att minska mängden tillskottsvatten godkänns. I Sverige har de flesta VA-verksamheter problem med tillskottsvatten i sina spillvattensystem. Mängden tillskottsvatten anges ofta som ett medelvärde på årsbasis. För Mittskåne Vattens del motsvarar det ungefär 50 % i tätorterna. I de mindre byarna ser situationen annorlunda ut. I Norra Rörum uppgår årsmedelvärdet exempelvis till 89 % och i Askeröd till 72 %. Mittskåne Vatten är övertygade om att det är kostnadseffektivt att aktivt arbeta för att minska mängderna tillskottsvatten i spillvattensystemet. Som exempel kan nämnas att kostnaderna för att pumpa avlopps- och tillskottsvatten uppgår till närmare 3,3 MSEK per år och den största delen avser pumpning. Minskade mängder tillskottsvatten minskar även kostnaderna för elanvändningen som krävs för att pumpa vatten i systemet. En positiv bieffekt är även att reningsverken avlastas och dess reningsgrad ökar. Mittskåne Vatten har arbetat fram en strategi för att minska mängden tillskottsvatten. Det fortsätta arbetet utifrån strategin innebär att det kommer krävas ökade utredningar kring och investeringar i ledningsnäten vilket kräver personalresurser. Dessa investeringar kombineras med det befintliga förnyelsebehovet. Krav på anslutna fastigheter kommer att ställas så att rätt vatten släpps till spillvattenförande ledningar. En kommunikationsplan för hur arbetet tillsammans med fastighetsägarna ska bedrivas kommer att presenteras i september sunderlag 1. Tjänsteskrivelse - Strategi för att minska mängden tillskottsvatten.docx 2. Strategi för att minska mängden tillskottsvatten.

19 (24) Dnr VA-GIS 2017/ Investeringsplan Mittskåne Vatten VA-GIS nämnden beslutar: Godkänna att investeringsplan för Mittskåne Vatten ligger till grund för behov av investeringsmedel, kompetens/personalresurser samt för att räkna fram förändrade taxenivåer för kommande år. Mittskåne Vatten har framöver ett stort investeringsbehov i både anläggningar, ledningsnät samt att bygga ut till nya områden och försörja en växande befolkning i kommunerna med vattentjänster. Under hösten 2017 har en översiktlig investeringsplan tagit fram. Denna presenterades och godkändes av VA/GIS-nämnden 6 februari Investeringarna har främst prioriterats efter: 1. att lagkrav/myndighetskrav uppfylls 2. att kapacitet finns idag och i framtiden 3. att anläggningen är driftsäkerhet och inte arbetskrävande För att tydliggöra för nämnden vilka investeringar som ligger till grund för Mittskåne Vattens behov av investeringsmedel, kompetens/personalresurser och vilka uppgifter som ligger till grund för utveckling av kommunernas VA-taxor och kommande års budgetar har denna sammanställning genomförts. sunderlag 1. Tjänsteskrivelse - Investeringsplan Mittskåne Vatten docx 2. Investeringsplan Mittskåne Vatten docx 3. Rapport - Investeringsplan (föreslagen prioriteringsordning).docx

20 (24) Dnr VA-GIS 2018/ Personalrapportering VA/GIS-nämnden beslutar: 1. Den lämnade informationen läggs till handlingarna. 2. Samhällsbyggnadschefen uppdras att ta fram en lista över historiska och befintliga tjänster inom nämndens verksamhetsområde under mandatperioden till nämndens möte 23/ Information om personalförändringar under årets första fyra månader samt korttidsfrånvaro och sjukskrivningar. Informationen hålls 3 ggr per år enligt nämndens mål.

21 (24) Dnr VA-GIS 2017/80 62 Avtal utanför verksamhetsområdet, Fulltofta samfällighetsförening, Hörby kommun VA/GIS nämnden beslutar: Publiceras ej på grund av skyddande av personuppgift enligt GDPR/Dataskyddslag. sunderlag 1. Tjänsteskrivelse - Avtal utanför verksamhetsområdet, Fulltofta samfällighetsförening.docx 2. PM, Fullfofta Samfällighet, VA-GIS nämnd.docx ( ) 3. PM, Fullfofta Samfällighet, VA-GIS nämnd.docx ( )

22 (24) Dnr VA-GIS 2018/48 63 i delegerade ärenden VA-GIS nämnden lägger redovisningen till handlingarna. Redovisning av beslut med av VA-GIS nämnden delegerad beslutsrätt. sunderlag 1. April_maj -redovisning av delegationsbeslut till VA-GIS_EM.docx 2. Maj - redovisning av delegationsbeslut till VA-GIS.docx

23 (24) Dnr VA-GIS 2018/49 64 Kurser och konferenser VA-GIS nämnden beslutar: Rapporten om vattenstämman och SMHF temadag läggs till handlingarna. Aktuella kurser och konferenser för förtroendevalda och anställda. Camilla Källström (M) och Anders Larsson (C) redogjorde för innehållet i kurserna vattenstämman och SMHF temadag.

24 (24) Dnr VA-GIS 2018/19 65 Anmälningar VA-GIS nämnden beslutar: Anmälningarna läggs till handlingarna. Anmälningar: Publiceras ej på grund av skyddande av personuppgift enligt GDPR/Dataskyddslag sunderlag Remiss av reglemente för VA, räddningstjänst och GIS, VA-GIS 2018/279 Anmälningar o delegeringar xlsx.pdf