Version 3.3. Book Event FÖR ADMINISTRATÖRER

Transkript

1 Version 3.3 Book Event FÖR ADMINISTRATÖRER

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 CHECKLISTA INTRODUKTION BOKNINGSINSTÄLLNINGAR SYSTEM Schema Erbjudandefaktura Utseende BOKNING Bekräftelsemallar Utlåsning Antal köplatser per kund Faktureringsperioder Släppscheman Skapa släppschema WEBB Inloggningstyp Skapa ny användare BEKRÄFTELSEMALL Beskrivning av databasfält Skapa bekräftelsemall för utskick via Skapa bekräftelsemall för utskick via SMS BOKNINGSRÄTTIGHETER Skapa bokningsrättigheter Koppla rättigheter BOKNINGSADMINISTRATION FÖNSTRET BOKNINGSADMINISTRATION OM RESURSER Resursegenskaper Skapa resursegenskaper Ta bort resursegenskaper Resurser Skapa resurs Ta bort resurs HÄNDELSEKATEGORIER Skapa händelsekategorier Avsnitt Allmänt Avsnitt Artiklar Avsnitt Kommentarer Ta bort händelsekategorier

3 4.4 HÄNDELSER Skapa händelser Ta bort bashändelser Kopiera bashändelser Förläng bashändelser BOKNING HUVUDFÖNSTRET Beskrivning av ikonerna Fliken Schema Skapa bokning i schemavyn Mer om schemavyn Övrig hantering i schemavyn Anpassa händelser Fler val i menyn Hantera händelser Fribokning Fliken Bokningshantering Skapa bokning i bokningshanteringen Mer om kundregistret Fliken Sök bokningar Fliken Resursvy KALENDER OCH FILTRERINGSFÖNSTRET Övre delen Kalendern Nedre delen - Filtreringsfönstret BOKNINGSFÖNSTRET

4 Inledning I denna manual beskrivs hur man arbetar med de administrativa delarna av Book Event. Det är av stor vikt att administratören känner till innehållet för att kunna arbeta effektivt i programmet. När vi visar exempel på hur man utför olika avsnitt i programmet, utgår vi från värden som finns inlagda i en exempeldatabas. När ni jobbar praktiskt med Book Event på er egen anläggning kommer händelser, bokningar etc. att se annorlunda ut och i stället gälla för er egen verksamhet. OBS! Manualen är ett komplement till utbildningen i Book Event. För att kunna tillgodogöra sig dess innehåll på ett bra sätt krävs det att administratören genomgått utbildningen. Kontakta oss gärna för mer information om våra utbildningar! Har ni synpunkter på manualen? Hör gärna av er till: eventsupport@confidence.se 3

5 1 Checklista Innan man kan skapa bokningar i Book Event krävs en hel del förberedelser. Här följer en beskrivning av vad ni behöver arbeta med och i vilken ordning det bör göras. 1: Skapa alla grundinställningar för system och webb under Administration/Bokningsinställningar, se avsnitt 3.1 och : Skapa bekräftelsemallar och släppscheman under Administration/Bokningsinställningar, se avsnitt 3.4 och : Fortsätt med att skapa resursegenskaper och resurser under Biljetter & Artiklar/Bokningsadministration, se avsnitt och : Gå vidare till att skapa händelsekategorier under Biljetter & Artiklar/Bokningsadministration, se avsnitt : Skapa slutligen händelser under Biljetter & Artiklar/Bokningsadministration, se avsnitt När dessa förberedelser är gjorda kan man börja med bokningar! 4

6 2 Introduktion Innan man kan göra en bokning måste man skapa den händelse (1) man ska göra bokningen på. En händelse kan t.ex. vara ett träningspass, hyra av en lokal eller en simskolekurs. För att kunna skapa en händelse måste man ha skapat händelsekategorier (2), vilket är obligatoriskt. Man måste också ha skapat resurser (3) om man vill använda sig av det, det är dock inte tvingande. Om man använder resurser bör man också ha skapat resursegenskaper (4) för att utnyttja resurserna på bästa sätt. Händelse 1 2 Händelsekategori 3 Resurs 4 Resursegenskap 5

7 3 Bokningsinställningar Som vi nämnde tidigare måste man göra en del basinställningar innan man börjar arbeta med att skapa resurser, händelsekategorier och händelser. Dessa beskrivs i detta avsnitt. För att komma till sidan Bokningsinställningar - klicka på ikonen i menyraden under rubriken Administration. Det finns fem flikar där olika inställningar görs. 6

8 3.1 System Under denna flik gör man följande inställningar Schema Man ställer in start- respektive sluttid för det tidsintervall som kommer att visas i schemavyn och när man skapar händelser Erbjudandefaktura Om man ska använda Erbjudandefaktura sätts en bock i rutan Använd En erbjudandefaktura är en faktura som skickas ut till alla som deltagit i t.ex. en simskolekurs med start på grundnivå på hösten. Kursen forsätter sedan till nästa nivå under våren. Eleverna bokas automatiskt in på fortsättningskursen och erbjuds en plats på denna genom att en faktura skickas ut. Om man inte vill delta avsäger man sig platsen per telefon eller dylikt, annars betraktas man som deltagare i fortsättningskursen. Om man vill delta betalar man fakturan och bekräftar genom det sitt deltagande Utseende Välj i listan vilket utseende du vill ha på programmet. Det finns en mängd olika utseendescheman att välja på. När man gjort sitt val klickar man på knappen Verkställ. 7

9 3.2 Bokning Bekräftelsemallar Här bestäms vilka mallar som ska använda vid olika tillfällen, t.ex. när man skickar ut en bokningsbekräftelse. De mallar man kan välja på har först skapats under fliken Bekräftelsemall, se avsnitt 3.4. Det finns två olika typer av mallar, globala och lokala. Lokala mallar används om man har flera anläggningar och varje enskild anläggning ska ha sina egna mallar. Globala mallar används när samtliga anläggningar ska ha samma mallar eller om man bara har en anläggning. Man kan också välja att använda en global mall för vissa utskick och lokala för andra Utlåsning Utlåsning innebär att en person spärras från att göra bokningar. Siffran man anger gäller hur många gånger en kund tillåts vara inbokad på ett träningspass utan att komma och utan att avbeställa passet. Sätt det antal gånger ni anser vara rimligt. Om personen överskrider det fastställda antalet gånger under en period av 90 dagar, kan han helt enkelt inte göra någon mer bokning. Om man vill tillåta detta i alla fall, får man i så fall låsa upp kunden manuellt, vilket sker på kundkortet. OBS! Man måste ange någon siffra högre än 0 här, annars kommer man inte kunna göra bokningar! 8

10 3.2.3 Antal köplatser per kund Anger det antal köplatser en kund ska få ha samtidigt på olika händelser Faktureringsperioder Används bara om kunden har koppling till ekonomisystem och beskrivs inte närmare här Släppscheman Ett släppschema innehåller regler för hur och när man ska kunna boka, avboka samt köa till platser på en händelse. I inställningar för varje händelsekategori som skapas, se avsnitt 4.3, kan man välja ett släppschema som ska gälla för just den händelsekategorin. Det vanligaste är därför att man har flera olika släppscheman att välja mellan. Om man väljer att inte använda släppschema kan man boka, avboka etc. även efter att en händelse börjat. Nedan visas exempel på några olika scheman. 1. Av schemat, döpt till Alltid kan vi utläsa följande. 90 dagar innan händelsens start gäller följande. Händelsen blir synlig, både i programmet och på webben. Man kan börja göra bokningar och ställa sig i kö om en händelse blir fullbokad. Man får också göra avbokningar. Dessa villkor gäller för 100 % av platserna (se markering i bilden). Den kö som finns bokas in automatiskt på händelsen om det blir avbokningar. När händelsen startat kan man inte längre genomföra något av det som anges ovan. 2. I nästa schema, Gruppträning, är förutsättningarna lite annorlunda. När 30 dagar är kvar till händelsens start blir händelsen synlig, både i programmet och på webben. 100 % av platserna syns, men man kan inte boka, köa eller avboka. 9

11 När 4 dagar återstår kan man börja göra bokningar och ställa sig i kö om en händelse blir fullbokad. Man får också göra avbokningar. Längst till höger ser vi att dessa villkor gäller för 100 % av platserna. Eventuella köplatser bokas inte in automatiskt, utan man måste göra detta för hand. När händelsen startat kan man inte längre genomföra något av det som anges ovan. 3. Nästa schema avviker lite från de öviga eftersom det innehåller ett negativt tal, i vårt exempel -14. Att använda ett negativt tal är användbart t.ex. på en kurs då det innebär att man kan boka in personer som står i kö efter att kursen startat. Det händer att personer som anmält sig till en kurs inte kommer till start eller hoppar av efter första tillfället. Om man har valt att kunder ska kunna stå i kö till kursen, kan man fylla upp annars outnyttjade platser, även om kursen redan startat, om man använder sig av detta alternativ. I schemat Simskolor kan vi utläsa att när 30 dagar är kvar till händelsens start blir händelsen synlig, både i programmet och på webben. 100 % av platserna syns och man kan boka, köa och avboka. Den kö som finns bokas in automatiskt på händelsen om det blir avbokningar. 14 dagar efter att händelsen har startat kan man inte längre genomföra något av det som anges ovan Skapa släppschema Förklaring till tecknen i fältet längst ner i vyn = Lägg till nytt släppschema 2 = Ta bort släppschema 3 = Redigera 4 = Slutför redigering 5 = Ångra redigering För att skapa ett nytt släppschema klickar man på plustecknet i redigeringsfältet längst ner i bilden ovan (1). En ny rad läggs till med rubriken Ny. Klicka på knappen redigera (3). 10

12 Fortsätt så här: 1. Klicka på plustecknet intill ordet <Ny>. Ett tomt schema öppnas. Ge schemat ett namn genom att skriva över ordet <Ny>, (se pil i bilden). 2. Fyll i det antal dagar, timmar och minuter innan händelsens start som schemat ska börja gälla. 3. Markera med en bock om händelsen ska vara synlig. 4. Markera med en bock om händelsen ska vara bokningsbar. 5. Markera med en bock om man ska kunna köa till händelsen. 6. Markera med en bock om avbokning ska vara tillåten. 7. Ange hur många procent av platserna som ska ha ovanstående villkor. 8. Sätt en bock i rutan under rubriken Kör kö om kunder som står i kö ska bokas in automatiskt. Annars måste man boka in dem manuellt. 9. Fortsätt med en ny rad med andra villkor om så önskas. 10. Forsätt på samma sätt tills alla platser som ska vara tillgängliga har tilldelats villkor. 11. Stäng schemat genom att skriva in siffran 0 under antal dagar på den understa raden och låt övriga val vara omarkerade. OBS! Om man har valt ett negativt tal skriver man in det här i stället för siffran Klicka på bocken nertill i fönstret för att slutföra redigeringen (4). 13. Klicka slutligen på knappen Verkställ längst ner till höger i vyn. 3.3 Webb Under denna flik görs inställningar för webbdelen av bokningen i de fall denna används. 11

13 3.3.1 Inloggningstyp Ange vilken typ av inloggning som ska gälla för att kunna boka via webben. I nuläget är Personnummer det alternativ som gäller Skapa ny användare Om kunder ska kunna registrera sig som ny användare via webben sätts en bock i denna ruta. OBS! Denna funktion är inte aktiv för närvarande! 3.4 Bekräftelsemall Man kan skapa mallar för olika typer av bekräftelser, t.ex. att man bekräftar en bokning eller en avbokning. En mall kan bestå av ett snyggt bekräftelsebrev i html-format som skickas till kunden via mail, men den kan också vara i form av ett kort textmeddelande som skickas till kunden via SMS. Vilken information som ska finnas i mallarna och hur mallarna layoutmässigt ska se ut bestäms under denna flik. I avsnitt kan man läsa mer om hur man väljer den mall man vill använda för respektive ändamål. Bilden på nästa sida visar ett exempel på en mall för att bekräfta en bokning. En beskrivning hur man går tillväga för att skapa den, följer senare i denna del. 12

14 3.4.1 Beskrivning av databasfält En mall i html-format består normalt av två olika typer av text. Typ ett är fast text som är densamma oavsett vem som får bekräftelsen t.ex. orden Välkommen! i bilden ovan. Den andra typen är text som hämtas från databasen och som ser olika ut vid varje tillfälle t.ex. information om händelsens namn. I bilden ovan står dessa fält inom hakparenteser, vilket gör att man lätt ser att det är databasfält. Innan vi skapar bekräftelsemallen ska vi ta en titt på databasfältsfönstret till höger. Det är här man hittar de databasfält man kan använda för att få med information från databasen till kunden. En beskrivning av vad fälten innebär finns till höger om varje fälts namn, varför vi inte går in närmare på dem här. Se bild på nästa sida. 13

15 3.4.2 Skapa bekräftelsemall för utskick via I detta avsnitt förklaras hur man jobbar med utskick via . Hur man skapar en mall som skickas med SMS tar vi upp i nästa avsnitt. Klicka på knappen Ny och skriv in ett namn t.ex. Bokning i rutan till vänster om nyknappen (se markering i bilden på nästa sida). Skriv in en rubrik för mallen i rutan intill Ämne t.ex. Bekräftelse på bokning. Denna rubrik kommer att synas som ämne i det mail kunden får med sin bekräftelse. En bit ner, under ämnesraden i vänstra delen av bilden, syns det fönster där mallens text skrivs in. Man kan använda alla funktioner som vanligtvis finns i ett ordbehandlingsprogram, t.ex. lägga in en bild, välja typsnitt och färg på detta samt skapa punktlistor. Det vanligaste är att man arbetar i detta redigeringsläge, men man kan också växla över till fliken HTML-Källa och skriva in html-kod direkt i fönstret. Vi tittar lite senare på hur det kan se ut. 14

16 När man skapar bekräftelsen arbetar man med en blandning av fast test och textfält där informationen hämtas från databasen. Skapa bekräftelsen så här. 1. Börja med att skriva in den fasta text du vill ha med i bekräftelsen. I exemplet ovan börjar bekräftelsen med orden Hej! En bit ner ser du texten Du har blivit inbokad hos oss på. Dessa ord skrivs in, som man ser ovan, med fast text. Skriv in all den fasta text du vill ha med. 2. Därefter fyller man på mallen med databasfält. När man kommer till det avsnitt som talar om vilken händelse bekräftelsen gäller, skapar man ett s.k. block som håller samman informationen. Det innebär att man startar avsnittet med databasfältet {EventRow_Start}, lägger till de händelsefält man vill använda t.ex. ({EventName}, {EventFromDate} o.s.v. och avsluta blocket med fältet {EventRow_End}. Block skapas också för databasfält som ska användas för artiklar som t.ex. artikelns namn och pris. Flytta över de databasfält du vill använda genom att dubbelklicka på dess namn, eller markera fältet och klicka på vänsterpilen (se bilden ovan). Text inom hakparenteser i bildens vänstra är alltså text där informationen kommer att hämtas från databasen vid bokningstillfället. I vårt exempel kommer systemet bland annat att plocka fram vad händelsen heter {EventName} samt vilket datum {EventFromDate} och mellan vilka klockslag {EventFromTime} {EventToTime} händelsen sker. 3. Man kan också lägga in kommentarer i bekräftelsen. Kommentarer är information du vill att kunden ska få, t.ex. uppföranderegler eller information om vilken instruktör som kör ett specifikt pass. Kommentarer på händelsekategorinivå blir väldigt generella eftersom de riktar sig till alla som bokar på en händelse tillhörande en specifik kategori som t.ex. Gruppträning. Ett exempel på en sådan kommentar skulle kunna vara generella 15

17 uppföranderegler. Kommentar på en händelse blir lite mer inriktade på just den händelsen t.ex. Spinning och skulle kunna bestå av information olika sorters spinningpass. Kommentarer på en bokning riktar sig direkt till den person som bokar. Genom att utnyttja dessa datafält kan man använda sig av en enda bekräftelsemall för samtliga bokningar, systemet känner av på vilken nivå kommentaren ligger. Om man lagt in alla tillgängliga databasfält {CategoryComment}, {EventComment} och {BookingComment} i mallen behöver man inte tänka på var man skriver in en kommentar, i händelsekategorin, händelsen eller vid bokningstillfället, den kommer alltid med på bokningsbekräftelsen. Den text som ska skrivs in hamnar i sina respektive fältmarkeringar i det färdiga dokumentet. 4. Om man önskar kan man lägga till en bild som t.ex. företaget logotype i bekräftelsen. Det gör man genom att klicka på ikonen för Lägg till bild (se pil i bilden på föregående sida) och söka sig fram till den plats på hårddisken där bilden finns. Man kan justera bildens position och storlek när den är inlagd på bekräftelsen. 5. När bekräftelsen är klar klickar man på knappen Spara intill knappen Ny. Nedan syns hur texten i den färdiga bekräftelsen i vårt exempel kan se ut. Som synes finns ett tomt fält under artikelinformationen. Om vi hade valt att lägga till en kommentar hade den synts här, oavsett om den var skriven i händelsekategorin, händelsen eller vid bokningstillfället. Html-källan för ovanstående mall ser ut som på nästa sida. Det krävs att man kan skriva html-kod om man vill använda detta arbetssätt. 16

18 Överst i fönstret för bekräftelsemallar kommer, när man är klar med alla mallar, en lista över tillgängliga mallar att finnas Skapa bekräftelsemall för utskick via SMS Om man vill skicka bekräftelser via SMS kan man naturligtvis inte använda mer än den enklaste utformningen. Man behöver inte skapa en separat mall för SMS, man använder bara fliken SMS i stället för E-post. Så här kan en sådan bekräftelse se ut. Längst ner i fönstret ser man hur många tecken man använt, vilket är bra att känna till eftersom man bara kan ha 160 tecken i ett SMS, inklusive mellanslag. Man kan använda databasfält om man vill, precis som när de vanliga mallarna skapas. 17

19 3.5 Bokningsrättigheter Bokningsrättigheter begränsar vilka händelser någon kan boka in sig på. Man har störst användning för denna funktion i webbdelen av Book Event, i de fall kunderna själva bokar in sig på olika gruppträningpass. När kunden kommer till anläggningen går kunden till en bokningsstation och drar sitt kort för att få ut en biljett att lämna till instruktören för avprickning. Om man inte begränsat vad kunden kan boka in sig på, kan det innebära att en person med ett klippkort på solning skulle kunna boka ett träningspass på webben och sedan hämta ut en biljett till ett sådant pass, utan att ha betalat för det. När man använder bokningsrättigheter ser man till att det inte går att genomföra en bokning som man inte har rättighet till. Om man på anläggningen har kopplat t.ex. Årskort aerobics till bokningsrättighet aerobics, får man upp ett felmeddelande om man försöker boka in sig på ett sådant pass och inte har ett kort som har denna rättighet kopplad till sig. Under fliken Bokningsrättigheter skapas de olika rättigheter man kan välja mellan. OBS! I vissa fall kan bokningsrättigheter försvåra arbetet eftersom man måste använda dessa för alla personer som ska bokas på händelser, det är allt eller inget som gäller. Ett exempel: Man vill låta kunder boka simskoleplatser på webben och ge dem deras passagekort när de kommer vid kursens start. Om man använder bokningsrättigheter måste man i så fall sälja ett kort till kunden som enbart skapas för att göra bokningen. Det innebär att kunden måste komma till anläggningen för att få sitt kort innan han kan boka på webben. När kursen sedan startar måste man sälja ett riktigt kort till kunden som tillåter passagerna in i anläggningen och där man också tar betalt för kursen avgift. Det innebär att det blir en hel del onödigt arbete för personalen och man bör i dessa fall välja att inte använda bokningsrättigheter Skapa bokningsrättigheter OBS! Man måste ha skapat händelsekategorier, se avsnitt 4.3, innan man skapar bokningsrättigheter eftersom de ska vara valbara här. Förklaring till tecken i fältet längst ner = Lägg till ny rättighet 2 = Ta bort rättighet 3 = Redigera 4 = Slutför redigering 5 = Ångra redigering 1. För att skapa en ny bokningsrättighet klickar man på plustecknet i redigeringsfältet längst ner i bilden (1). En ny rad läggs till med rubriken Ny. 18

20 2. Klicka på knappen redigera (3). Ge rättigheten ett namn genom att skriva över ordet <Ny>. 3. Dubbelklicka till höger på samma rad under rubriken Händelsekategorier. Ett nytt fönster öppnas. 4. Sätt en bock i rutan invid den huvudkategori och/eller underkategori rättigheten ska gälla för. 5. Klicka OK. 6. Gör om proceduren från punkt 1 till 5 för alla rättigheter som ska skapas. 7. Klicka slutligen Verkställ nere till höger i fönstret när alla bokningsrättigheter är skapade. När man är klar kan det se ut ungefär så här: Koppla rättigheter Efter att man skapat själva rättigheterna, ska de kopplas ihop med de artiklar de ska gälla för. Det är genom detta kopplingen till personen som innehar kortet görs. Kopplingen fungerar så här: Alla kort som säljs för t.ex. aerobicspass, är kopplade i artikelregistret till rättigheten aerobics. Ett Årskort aerobics köps av NN som nu har koppling till rättigheten genom att kortet är personligt. Gör så här för att koppla en rättighet till ett kort. 1. Skapa kortartikeln som vanligt. 2. På alla kortartiklar finns det en flik i artikelregistret som heter Bokningsrättigheter. Klicka på denna flik. 19

21 3. Sätt i bock i den/de bokningsrättigheter som ska gälla för denna artikel. 4. Klicka på Spara. 20

22 4 Bokningsadministration För att komma till sidan Bokningsadministration - klicka på ikonen i menyraden under rubriken Biljetter & Artiklar Fönstret bokningsadministration. Det är under detta avsnitt man gör alla förberedelser som krävs för att man ska kunna skapa bokningar, d.v.s. man skapar resursegenskaper, resurser, händelsekategorier och slutligen händelser. A Beskrivning av ikonerna Fönstret har ikoner som används på samma sätt oavsett vad man arbetar med. De är: B C D 21

23 A = När alla grenar i trädet i fönstrets vänstra del är öppnade, klickar man här för att kollapsa alla grenar på en gång. B = Spara aktuellt fönster. Gäller för det man arbetar med just nu i den högra delen av fönstret. C = Spara alla öppna fönster. Gäller för den högra delen av fönstret. D = Stäng alla. Gäller för den högra delen av fönstret. 4.2 Om resurser En resurs är något som kan knytas till en händelse för att den ska kunna genomföras på bästa sätt. Det kan vara en lokal, olika typer av personal eller specifik utrustning som behövs. Resurserna har egenskaper som är utmärkande för just dem. Exempel: Vi vill skapa en händelse t.ex. ett spinningpass. Resursen Spinningsal är då lämplig att använda, eftersom just denna sal innehåller spinningcyklar, vilket blir den egenskap som utmärker resursen. Vi väljer också att knyta personalresursen Anna till händelsen, eftersom hon är instruktör för just spinning. Hon hade naturligtvis inte varit ett bra val om hon i stället haft egenskapen simlärare. Om man försöker knyta en lokal eller instruktör som inte uppfyller de egenskaper som efterfrågas till en händelse, kommer systemet att tala om att resursen inte är tillgänglig. Det vanligaste är att man kopplar resurserna till en händelse, men du kan också koppla en resurs till en specifik bokning. Det kan bli aktuellt om man t.ex. har en gästinstruktör på ett specifikt pass. Innan man börjar skapa resurser behöver man skapa deras egenskaper Resursegenskaper Resursegenskaper skapas i en trädstruktur. Man kan använda så många nivåer man själv önskar. Om man inte aktivt ändrar inställningarna för en undernivå i trädet kommer den att ärva de egenskaper som tilldelats överordnad gren i trädet Skapa resursegenskaper För att skapa första nivån högerklickar man på ordet Resursegenskaper och väljer Lägg till. 22

24 En ruta öppnas i fönstrets högra del (1) och en gren läggs till i trädet till vänster (2). Nivån blir olika beroende på vad man klickat på i trädet. I vårt exempel nedan är det en huvudnivå som läggs till Skriv in egenskapens rubrik/namn i rutan vid (3). När det är gjort och man sparat syns namnet i trädstrukturen vid (2). Det vanligaste är att man använder huvudnivån som en rubrik och sedan lägger till undernivåer med de olika egenskaper som hör ihop med rubriken. Vi ser t.ex. nedan att vi har en rubriknivå som heter Banor (4). Den har tre undernivåer med egenskaper, 15 m bana, 25 m bana och grund bana, vilka är de faktiska egenskaperna. Om man vill att egenskapen ska ingå i en kategori när man senare söker efter en specifik egenskap, sätter man i bock i rutan vid (5). När man lagt till de egenskaper man vill ha kan trädet se ut så här: 23

25 Ta bort resursegenskaper Om man vill ta bort en resursegenskap högerklickar man på den egenskap man vill radera och väljer Ta bort. OBS! Tänk på att ta bort kopplingen mellan egenskapen och de resurser som tilldelats den, annars kommer man att få ett felmeddelande som säger att resursen inte är tillgänglig Resurser Resurser skapas i en trädstruktur, på samma sätt som resursegenskaper. Man kan använda så många nivåer man själv önskar. Om man sätter en bock i rutan Kopiera egenskaper på en undernivå i trädet, kommer den att ärva de egenskaper som tilldelats överordnad gren i trädet, annars anger man egenskaper för varje resurs Skapa resurs Som vi nämnde tidigare finns det lite olika typer av resurser. Vi börjar med att skapa personalresurser. OBS! Personalresurser är speciella eftersom de kan användas på samtliga anläggningar i de fall man har mer än en anläggning. Övriga resurser kan bara användas på den anläggning där de är skapade. All personal läggs till under samma rubrik och uppgiften om personen hämtas från användarregistret. 24

26 Högerklicka på ordet Resurser och välj Lägg till. Ett fönster öppnas till höger i bilden. Börja med att fylla i uppgifterna under Allmänna inställningar Ange ett namn på resursrubriken till vänster i rutan (se pil). När det gäller personal är det lämpligt att skriva in anläggningens namn som rubrik. I vårt exempel heter anläggningen Delfinbadet, vilket vi skriver in. Sätt därefter en bock i rutan Personal för att ange att det gäller personalresurser. Klicka på fältet Anläggningar (se markering i bilden ovan) och välj vilken anläggning det gäller genom att klicka på högerpilen och flytta namnet från vänster till höger fält. Detta görs även om det bara finns en anläggning. Klicka slutligen på ikonen Spara i fältet längst upp. Nu är grundinställningar för huvudnivån klara och vi ska lägga till den personal som ska finnas med i listan över personalresurser. Gör så här: Högerklicka på namnet (i vårt fall Delfinbadet ) som nu blivit synligt i trädstrukturen till vänster och välj Lägg till. 25

27 I högra delen av fönstret till skall en del fält fyllas i. Börja med att sätt en bock i rutan Personal och klicka sedan på den lilla knappen med tre punkter. Ett nytt fönster öppnas som visar användarregistret. Vi ska leta reda på Mia Åberg och skriver in bokstaven Å i sökrutan för efternamn. Dubbelklicka på raden med Mias namn. Tillbaka i ursprungsfönstret fortsätter vi med att göra de val som gäller för personalresursen Mia. Sätt en bock i rutan Bokningsbar eftersom Mia ska kunna bokas in på pass. Under Anläggningar behöver man inte fylla i något eftersom vi gjorde detta på huvudnivån och den inställningen ärvs från överordnad nivå. 26

28 Nästa steg är att välja resursegenskap. Klicka på fliken Resursegenskaper för att välja den egenskap Mia ska ha. Man kan välja mer än egenskap om man vill. Klicka på egenskapen i den vänstra delen av fönstret och klicka sedan på högerpilen för att flytta över egenskapen till den högra delen. I vårt exempel valde vi Aerobics, som därefter blev rödmarkerad. Anledningen att det blir så, är att man inte ska kunna välja samma egenskap igen av misstag. Fortsätt att välja egenskaper tills alla är valda och överflyttade till den högra delen. Om man skulle ångra sitt val klickar man på vänsterpilen för att ta bort egenskapen från listan i fönstrets högra del. Avsluta med att klicka på Spara (se pil). Skapa resten av de personalresurser ni vill ha på samma sätt. Fortsätt därefter med att skapa övriga resurser. Det enda som är annorlunda, jämfört med att skapa personalresurser, är att man inte sätter en bock i rutan Personal, annars är de steg man följer desamma Ta bort resurs Om man vill ta bort en resurs högerklickar man på den resurs man vill radera och väljer Ta bort. OBS! Tänk på att ta bort kopplingen mellan resursen och händelsen eller bokningen innan du raderar! 27

29 4.3 Händelsekategorier Händelsekategorier är mallar för inställningar och villkor som ska gälla för en grupp händelser. För många olika typer av händelser kan det finnas det en hel del villkor som är gemensamma. För alla gruppträningshändelser kan man t.ex. ha samma släppschema och Insläppstid. För att slippa att ställa in dessa villkor på varje enskild händelse, ställs de i stället in i händelsekategorin, som sedan kopplas till respektive händelse. Man kan också använda händelsekategorier för att skapa struktur och för att reglera vad som ska kunna bokas på webben. Ett annat viktigt användningsområde är att filtrera fram vad som ska visas i bokningsmodulens schema- och bokningshanteringsvy (se avsnitt och 5.1.3) samt vid bokning på webben. Händelsekategorier skapas i en trädstruktur. Man kan använda så många nivåer man själv önskar. Om man inte aktivt ändrar inställningarna för en undernivå i trädet kommer den att ärva de egenskaper som tilldelats den överordnade grenen i trädet. Nedan ser vi hur händelsekategorierna är strukturerade i vår exempeldatabas Skapa händelsekategorier För att skapa grundnivån högerklickar man på ordet Händelsekategorier och väljer Lägg till. 28

30 En ruta öppnas i fönstrets högra del (1) och en grundnivå läggs till i trädet till vänster. Skriv in händelsekategorins rubrik/namn i rutan vid (2). När det är gjort och man har sparat, syns namnet i trädstrukturen vid (3) Det vanligaste är att man använder grundnivån som en rubrik och sedan lägger till undernivåer med de olika egenskaper som hör ihop med rubriken. Som exempel ser vi nedan att vi har en rubriknivå som heter Behandling (4). Den har tre undernivåer, Massage, Solning och Spa. 4 För att fortsätta skapa händelsekategorier gör man följande. 29

31 Avsnitt Allmänt Börja med att skriva in ett namn på kategorin. Fyll sedan i fälten i tur och ordning och följ instruktionerna nedan. 1 Visa max antal lediga. Sätt det antal lediga platser man vill ska synas utåt på webben. Siffran 0 kopplar bort funktionen. 2 Inpassagetid (min) Den tid angiven i minuter - innan ett pass börjar, som man kan komma in i anläggningen. Siffran 0 kopplar bort funktionen. 3 Avboka ej avprickade automatiskt Om man sätter en bock här blir platser där ingen avbokning har skett tillgängliga att bokas på nytt. Om man bockar för detta alternativ måste man också ange hur lång tid innan passets start platserna ska bli bokningsbara igen. 4 Färg Välj vilken färg händelse kopplade till kategorin ska ha i schemavyn. Denna kan ändras senare. 5 Betalsätt Ange Kassa som standard. Faktura kan anges om koppling till ekonomisystem finns. 6 Utpassagetid (min) Den tid angiven i minuter efter ett pass har slutat, som man har på sig att lämna anläggningen. Siffran 0 kopplar bort funktionen. 7 Släppschema Välj vilket släppschema som ska kopplas till kategorin. Se avsnitt Man kan också välja att ange <Ingen> om man inte vill ha något schema. 8 Bekräftelsemall Välj vilken bekräftelsemall som ska användas för kategorin Avsnitt Artiklar Man kan koppla en artikel till en händelsekategori. Det innebär att om man t.ex. har kopplat en artikel för ett engångs aerobicspass till kategorin aerobics, kommer man, när man prickar av deltagaren, att hamna i försäljningsdelen för att ta betalt för passet med artikeln inslagen och klar

32 Markera den artikel som ska betalas i vänstra delen av fönstret och klicka på högerpilen för att lägga till den i det högra fönstret. Man kan lägga till så många artiklar man vill, men man kan bara använda en artikel i taget. Om antalet av varje artikel som slås in i kassan ska vara kopplat till det antal deltagare som bokningen omfattar, sätter man en bock i rutan Deltagarberoende (1). Det innebär att om man bokat 4 personer kommer man att få 4* artikeln inslaget i försäljningsvyn. Om artikeln ska vara möjlig att välja vid bokningstillfället sätts en bock i rutan för detta (2). Så här ser det ut i bokningsformuläret när en kund bokar ett pass med två artiklar knutna till sig. Man väljer vilka artiklar som ska betalas vid avprickningen. Nedan har vi valt en av två valbara artiklar och då ser det ut så här i formuläret. När kunden kommer till kassan för att bli avprickad och betala för passet, klickar man på knappen Bokning nere till höger i försäljningsfönstret. I det fönster som öppnas letar man reda på rätt bokning och dubbelklickar på den. Kunden blir avprickad och man kommer tillbaka till försäljningsfönstret. Artikeln har automatiskt blivit inslagen och man går vidare med att ta betalt på vanligt sätt. 31

33 Att göra så här underlättar för kassapersonalen som slipper att först gå till bokningsvyn för att pricka av kunden och sedan till försäljningsvyn för att ta betalt Avsnitt Kommentarer Under denna flik kan man skriva in de kommentarer som kommer att synas på bekräftelsen, i kassan och/eller på webben beroende på vad man valt. Man kan också skriva olika kommentarer, t.ex. en för bekräftelsen och en för kassapersonalen. Kommentarer kan, som vi tidigare nämnt, skrivas på händelsekategorier, händelser och bokningar. De som skrivs på händelsekategorier blir väldigt generella eftersom de kommer att gälla för en hel grupp av händelser och därmed en stor mängd personer. Det är därför ganska ovanligt att man väljer att skapa en kommentar på en händelsekategori. Normalt sett vill man kanske ha med information som är knuten till en specifik händelse eller t.o.m. en specifik bokning. Ett exempel på en kommentar till kund, alltså på bokningsbekräftelsen, är vilken instruktör som kör ett specifikt pass. Den kommentaren är lämplig att lägga på händelsen. En kommentar, att ses av kassapersonalen, kan vara att man skriver något om den person som bokat, t.ex. att han är hörselskadad, detta skrivs då in vid bokningstillfället. Om man vill skapa en kommentar för en händelsekategori gör man så här. 1. Klicka på knappen Lägg till nere till höger i bilden. En ruta kommer upp med rubriken Kommentar 1. Man kan ju, som nämndes tidigare, har flera olika kommentarer. 2. Välj först vem/vilka som ska se kommentaren genom att sätta en bock i rutan/rutorma till höger. Skriv in texten. 3. Klicka på ikonen Spara längst upp. Den färdiga kommentaren kan se ut som nedan. Efter att denna flik har fyllts i har man fyllt i alla uppgifter som behövs för att skapa en händelsekategori. Skapa alla de olika händelsekategorier som behövs. 32

34 4.3.2 Ta bort händelsekategorier Om man vill ta bort en händelsekategori högerklickar man på den kategori man vill radera och väljer Ta bort. OBS! Tänk på att ta bort alla kopplingar till händelser och bokningar innan du raderar! 4.4 Händelser Det finns två huvudtyper av händelser, normala händelser och kurser. Skillnaden mellan dem är, att på en normal händelse gör man en bokning vid varje tillfälle t.ex. ett träningspass körs, medan man på en kurs bokas in för samtliga de tillfällen som ingår i kursen vid första bokningstillfället. Dubbelklicka på ordet Händelser i trädet till vänster. Nedanstående fönster öppnas till höger i bilden. Överst i fönstret (se markering ovan) ser man ett verktygsfält med knappar för att skapa ny, kopiera, ta bort, söka reda på och förlänga en händelse. Man kan också välja att visa inaktuella händelser i listan. Längst till höger i verktygsfältet syns också knappen för att redigera händelser, hur man gör det beskrivs senare i manualen. Till höger om listan med händelser ser man detaljerna för den markerade händelsen, i detta exempel för Gympa TUFF. Vi återkommer strax till detta fönster. 33

35 4.4.1 Skapa händelser När man skapar en händelse sker det vanligtvis i två steg. Först skapar man bashändelsen som därefter redigeras för att lägga till varje enskild delhändelse i bokningsvyn. Klicka på knappen Ny. En tom rad läggs till längst ner i listan. Dessutom öppnas ett fönster till höger (se bild nedan). Det är här man anger vad som ska gälla för händelsen. En del uppgifter är redan ifyllda. Alla, förutom anläggningens namn, kan ändras om man vill. Här följer en beskrivning om vad som kan fyllas i eller ändras. Namn och händelsekategori är tvingande, övriga fält är valbara att fylla i eller ändra. Namn Typ Fråndatum Tilldatum Händelsekategori Webbokningsbar Skriv in händelsens namn. Välj gärna ett beskrivande namn så att alla förstår vad det handlar om. Normal om det är en vanlig händelse som t.ex. ett träningspass. Kurs om det är en kurs t.ex. simskola. Ange det datum som man har möjlighet att skapa denna händelse från. Det behöver inte nödvändigtvis vara detsamma som startdatum på händelsen. Ange det datum som man har möjlighet att skapa denna händelse till. Det behöver inte nödvändigtvis vara detsamma som slutdatum på händelsen. Välj vilken händelsekategori händelsen ska vara knuten till. Det innebär att det är den kategorins övergripande villkor som gäller för händelsen. Om händelsen ska kunna bokas på webben sätts en bock i denna ruta. 34

36 Fribokning tillåten Om man ska kunna skapa en fribokning på denna händelse, sätts en bock i rutan. En fribokning innebär att man inte arbetar med de schemalagda händelserna utan lägger till en extra händelse vid ett enskilt bokningstillfälle eller att händelsen alltid inträffar oregelbundet. Man kan t.ex. lägga in ett extra spinningpass som bara sker vid ett enda tillfälle om man har markerat fribokning. Man målar då in passet direkt i schemavyn och skapar också bokningen vid samma tillfälle. Läs mer om Fribokning i avsnitt Om fribokning ska vara möjlig fyller man i de fält som syns när man satt i bocken i rutan. De är: Längd (min) - skriv 0 så bestäms händelsens längd vid bokningstillfället. Annars skriver man i det antal minuter som händelsen ska vara. Giltig från ange klockslag under dagen som är det första tillfälle man kan skapa denna fribokning t.ex Max antal deltagare Minst antal deltagare Max kölängd Resurser Kommentar Giltig till - ange klockslag under dagen som är det sista tillfälle man kan skapa denna fribokning t.ex Det antal deltagare som kan bokas på händelsen. Det antal deltagare som måste vara bokade på händelsen för att den ska genomföras. Det antal personer som kan stå i kö till händelsen. Välj vilken eller vilka resurser som ska användas på händelsen. Om man vill skapa en kommentar för händelsen klickar man på rutan. Ett fönster kommer upp där man skriver kommentaren. Läs mer om kommentarer under avsnitt När man fyllt i alla uppgifter klickar man på ikonen Spara upptill i fönstret. Rutan kan nu se ut så här: 35

37 Det vi nu har skapat kallas för en Bashändelse, vilket innebär att man skapar grundförutsättningarna för denna typ av händelse, oavsett när den inträffar. I nästa steg ska vi skapa och lägga in delhändelserna i kalendern så att man kan göra bokningar på dem. Klicka på knappen Redigera händelser uppe till höger i fönstret. Ytterligare ett fönster öppnas. Man kan lägga till de delhändelser som ska synas i bokningsvyns kalender på två sätt. 1. Fliken Redigera händelser - Klicka på det klockslag som händelsen ska börja, håll nere musknappen och måla sedan in den tid som händelsen ska vara t.ex. 90 minuter. Högerklicka och välj Lägg till händelser. Fortsätt på det sättet med de olika datum som gäller. Detta sätt används vanligtvis bara om det gäller några få eller enstaka delhändelser. 2. Fliken Lägg till händelser med mall Följande fönster öppnas. 36

38 . I denna vy börjar man med att skapa en händelsemall eller använder en befintlig sådan om den skulle passa. En händelsemall är en mall som anger på vilka veckodagar och under vilka tider händelserna ska genomföras. Den innehåller också uppgift om hur långt upprepningsintervallet för händelserna är, t.ex. 7 dagar d.v.s. händelserna inträffar i det fallet under loppet av en vecka, sen börjar man om igen. Ett exempel: Träningspasset Spinning Lätt går varje måndag-fredag klockan och dessa tider upprepas vecka för vecka. Om man senare behöver lägga till andra händelser som kommer att ske på samma veckodagar och klockslag som i ovanstående exempel, kan vi återanvända mallen. Man kan alltså skapa ett litet bibliotek med mallar som man använder i de fall de passar. Så här skapas en händelsemall. Börja med att klicka på knappen Ny och skriv in ett namn för mallen. Ange sedan hur många dagar upprepningsintervallet ska vara. Om träningspasset går onsdag, torsdag och söndag klockan varje vecka, är upprepningsintervallet 7 dagar, alltså en vecka. Man kan ha ett intervall på hur många dagar som helst, om tiderna inte är desamma vecka efter vecka. Under rubriken Lägg till händelser med mall (se pil i bilden ovan) anges vilka datum den första och den sista delhändelsen i intervallet ska ske. Som synes står det redan datum ifyllda här. Dessa är de datum som angavs i bashändelsen. Ändra till de start- och stoppdatum som blir aktuella t.ex. att passen körs angivna veckodagar och tider mellan 18 juli och 31 december. Klicka på knappen Spara intill knappen Ny. Måla in de tider som gäller i kalendervyn till höger på det sätt som beskrevs ovan under punkt 1. 37

39 Klicka därefter på knappen Lägg till XX Händelser, (se bild nedan) där XX står för det antal delhändelser som kommer att ritas in i bokningens kalendervy. Antalet enskilda händelser beror på vilka datum som valdes tidigare. I vårt exempel blir det 20 delhändelser som kommer att skapas. Så här kan slutresultatet bli Om någon av dem infaller på en helgdag eller inte ska genomföras av någon annan anledning, högerklickar man på berörd delhändelse upptill i fönstret och väljer Ta bort. Detta kan man också göra i efterhand om ett pass blir inställt. Avsluta hela proceduren med att klicka på ikonen Spara upptill i fönstret. Ett fönster öppnas som visar att delhändelserna sparas och ritas in i kalendervyn i bokningshanteringen och till sist, att informationen valideras Ta bort bashändelser För att ta bort en bashändelse gör man så här. Klicka på händelsens namn i listan över händelser (se pil i bilden på nästa sida). 38

40 Klicka på knappen Ta bort upptill i fönstret. En ruta kommer upp där man får frågan Är du säker?. Klicka på Ja. Händelsen är nu borttagen. OBS! Tänk på att du inte kan ta bort en bashändelse som man gjort bokningar på, du måste i så fall avboka alla inbokade kunder först. Avsluta med att klicka på ikonen Spara längst upp i fönstret Kopiera bashändelser Man kan skapa en kopia av en befintlig bashändelse. Det kan ju vara så att den händelse man vill skapa är väldigt lik en händelse som redan finns i listan. Om man då väljer att kopiera i stället för att skapa ny, behöver man bara göra små justeringar. Gör så här för att kopiera en bashändelse. Klicka på händelsens namn i listan över händelser. Klicka på knappen Kopiera upptill i fönstret. En ny rad läggs till längst ner i listan. Den har samma namn som originalhändelsen med tillägget Kopiera direkt efter namnet (se bild på nästa sida). 39

41 Nu kan man redigera de delar av bashändelsen man vill förändra, vilket sker i fönstret till höger om listan. I vårt exempel ger vi den ett nytt namn och ändrar antalet deltagare och klickar slutligen på ikonen Spara. Därefter klickar man på knappen Redigera händelser och lägger till delhändelserna, antingen genom att lägga till några få händelser direkt i kalendern, eller genom att använda en mall Förläng bashändelser Förläng bashändelser används om man t.ex. har en kurs som genomförs på hösten och som har en fortsättning på våren, med samma deltagare och samma antal delhändelser. Detta är vanligt när det gäller simskolekurser där man då går från nivå 1 i kunskap till nivå 2. När man förlänger hela paketet genom att byta ut startdatum, följer alla delhändelser med och alla deltagare är redan inbokade. Detta spar mycket tid eftersom man inte behöver boka in dem på nytt. De som eventuellt inte vill fortsätta avbokas i stället manuellt. Gör så här för att förlänga bashändelser. Klicka på namnet i listan över bashändelser. Klicka på knappen Förläng upptill i fönstret. Ett nytt fönster öppnas. Klicka på plustecknet till vänster om bashändelsens namn (se bild). Man ser en lista över de nuvarande datum händelsen genomförs. 40

42 Vi vill skapa en exakt kopia av händelsen, inklusive de bokningar som finns på dem, vilket innebär att vi vill återskapa exakt det antal delhändelser som finns - tolv stycken. Klicka i kalendern (se markering i bilden ovan) för att välja det datum som ska vara startdatum för händelsens nästkommande period. Vi vill starta igen för vårterminen den 2:e februari. När man klickat på detta datum ser man i listan att de datum som tidigare stod där har bytts ut mot tolv nya datum med start den 2:e februari. Klicka OK nere till höger i fönstret. Systemet kommer nu att lägga till och validera de nya händelserna. När det är klart syns de längst ner i händelselistan, rakt under den ursprungliga händelsen.. Vi är till slut klara med allt förberedelsearbete och kan börja skapa bokningar! 41

43 5 Bokning För att komma till sidan Bokning - klicka på ikonen i menyraden under rubriken Försäljning. Bokningsfönstret är uppdelat i tre delar. Huvudfönstret, med fyra olika vyer, kalender- och filtreringsfönstret till höger om huvudfönstret och slutligen bokningsfönstret rakt under huvudfönstret. De två senare kan kopplas av och på för att skapa större arbetsyta. 5.1 Huvudfönstret Mitt i bilden finns huvudfönstret där man ser alla de händelser man kan boka på. Huvudfönstret har fyra olika flikar som beskrivs senare i manualen. De är: Schema, Bokningshantering, Sök bokningar och Resursvy. A B C D 42

44 5.1.1 Beskrivning av ikonerna Ovanför huvudfönstret finns en rad med ikoner. De är: A - Skriv ut schema. Detta alternativ skriver ut alla händelser under dagen med utgångspunkt från schemavyn. Se ett exempel på en sådan utskrift nedan. B - Info (frågetecken). Visar information om olika kommandon som kan användas i under fliken Bokningshantering i programmet. C - Koppla av och på kalenderdelen och filtreringen till höger i bilden. Läs mer om dessa senare i manualen under avsnitt 5.2. D - Koppla av och på bokningsfönstret där aktuella bokningar för respektive händelse visas. Läs mer om dessa senare i manualen under avsnitt

45 5.1.2 Fliken Schema När bokningsmodulen startat, är det Schemavyn som syns först. I schemavyn syns alla händelser som färgade fält vilka alla innehåller en ikon och lite basinformation om själva händelsen. Fältens färg beror på vilka färger man valt när man skapade respektive händelsekategorier eller genom att man ändrat färg genom att redigera delhändelsen. Vilken ikon som syns varierar beroende på vilken status händelsen har. En beskrivning av dem kommer här: Status Innebär Ingen har bokat sig på händelsen ännu. En person har bokat sig på händelsen. Två eller flera personer har bokat sig på händelsen. Man kan inte boka sig på händelsen, antingen beroende på att man passerat den tid som händelsen sker, eller att man inte ännu fått tillgång till att boka beroende på inställningarna i valt släppschema. Händelsen är fullbokad. För att få all information om händelsen håller man muspekaren över den. En popupruta kommer fram med följande information. Händelsens namn och namnet på den anläggning där den utförs. Start- och sluttid för händelsen. Hur många av X antal platser som är bokade. Hur många bokade personer som blivit avprickade. Hur många personer som står i kö till händelsen. Eventuella resurser knutna till händelsen. Eventuell kommentar (om man angett att den ska synas för kassapersonalen) Skapa bokning i schemavyn För att skapa en bokning, gör så här. Leta först reda på den händelse där någon ska bokas. Det görs lättast genom att man använder filtreringsalternativen, se avsnitt 5.2. Högerklicka på vald händelse och välj Boka i menyn. 44

46 Följande bokningsfönster öppnas. Klicka på Sök kund eller Sök företag om det gäller en kund eller ett företag som redan finns i kundregistret. Om det är en helt ny kund klickar man på Ny kund. Man kan också göra en helt anonym bokning. Då hoppar man över föregående steg och klickar på OK så är bokningen klar. Eventuellt ändrar man antalet deltagare uppe till vänster i fönstret under rubriken Antal bokade. I de flesta fall vill man dock veta vem som bokat och gör i så fall något av följande: 1. Sök kund (eller företag) Klicka på ikonen Sök kund. Ett sökfönster öppnas. Fyll i de sökkriterier ni önskar, som t.ex. efternamn. Som ni ser får man färre och färre träffar ju fler bokstäver man skriver in. När man sökt fram rätt person dubbelklickar man på kundens namn eller markerar namnet och klickar på OK. Man gör på samma sätt när man söker fram ett företag. 2. Ny kund Klicka på ikonen Ny kund. Fönstret nere till vänster i bokningsformuläret blir tillgängligt att skriva in information i (se pil i bilden på nästa sida). Här följer en beskrivning av de olika delarna i bokningsfönstret. 45

47 C A E F D B A - Här visas information om själv bokningen. Bokningskoden syns allra längst upp till vänster intill ikonen Spara. B - I detta fönster finns information om den person som är bokningsansvarig. C - I de fall personen under B inte är den som ska delta i händelsen, utan bara ansvarig för bokningen, läggs deltagaren till här. Det görs genom att man gör om proceduren med att antingen söka fram personen eller lägga till honom/henne som ny kund. Att ha två namn på bokningen är ganska vanligt när det gäller bokningar till simskolor, där föräldern är den som är ansvarig för bokningen, men barnet är deltagaren. I så fall kan detta avsnitt se ut så här: D - Om man ska kunna välja en artikel som ska betalas vid avprickning av kunden, t.ex. en entréavgift, är det här man bestämmer vilken artikel det ska vara. E - Vill man lägga till en kommentar på bokningen är det här man skriver in den. Läs mer om kommentarer under avsnitt F - Om man vill koppla en resurs just till denna bokning, kanske en privat tränare, är det här man lägger till den uppgiften. 46