Lathund rapportverktyget

Transkript

1 Lathund rapportverktyget Rapportverktyget är ett fristående program som används för att skapa och ta fram olika typer av rapporter ur systemet. Det används också för att skapa designer och mallar för bl.a. olika typer av biljetter, kvitton och mail. Själva dagsavlutet för att stämma av kassan görs i respektive kassa och kommer ut på kvittoskrivaren. Detta beskrivs närmare i kassamanualen. Starta rapportverktyget För att starta rapportverktyget, klicka på ikonen på skrivbordet När programmet startat ser fönstret ut så här första gången. De mallar som finns med från början syns om man klickar på pilen intill Mallar andra behöver man själv skapa.

2 Följande mallar finns med från början och vi kan hjälpa er att anpassa dem vid behov: Skapa rapporter steg 1 Klicka på File/New report för att påbörja en ny rapport. Alla rapporter man skapar utgår från förutbestämda datakällor som t.ex. sålda artiklar. Vi kommer att gå igenom dem i tur och ordning senare i manualen för att förklara vilken datakälla som används för respektive rapport. Följande fönster öppnas när man klickat som ovan. sida 1

3 Fyll i de uppgifter som önskas. Om jag utgår från att jag vill se sålda artiklar per dag under en månad kan jag döpa den till Sålda artiklar under rubriken Namn. På raden under kan man skriva in en närmare beskrivning av rapporten som sedan syns längst upp i rapportfönstret när man plockat fram den, ungefär som en rubrik. Jag skriver Sålda artiklar per månad - dag för dag och så här ser det ut när rapporten är skapad. Man kan välja att strukturera sina rapporter så att man lättare hittar dem t.ex. att de grupperas på ekonomirapporter eller passagerapporter. I rutan för grupp skriver jag därför in Ekonomirapporter. Efter att man sparat rapporten kommer den att synas under denna rubrik. När man fyllt i dessa fält och klickat på Next öppnas ett nytt fönster. Det är här man väljer datakällan och den rapport vi nu skapar baseras på datakällan Såld artikel. Bocka för den och klicka på Next. Följande fönster öppnas. sida 2

4 Här kan man välja att rapporten alltid filtrerar på något sätt. Man kan t.ex. utesluta att vissa artiklar kommer med. Denna inställning finns sedan kvar hela tiden. Om man i stället vill välja bort någon artikel vid det tillfälle när man tar fram rapporten kan man i stället göra urvalet i det läget. Vi bestämmer att vi inte vill att få med några artiklar som inte kostar något, t.ex. statistikpassager. Gör så här: Klicka på plustecknet intill order And. Nu får man upp ett flertal val. Jag väljer ArticleName i första rutan. I nästa väljer jag Is none of (eftersom jag inte vill ha med artikeln i rapporten). Och i sista rutan skriver jag in värdet, d.v.s. artikelns namn. Den heter Statistik passager. Man kan lägga till så många olika urval som man önskar, man klickar bara på plustecknet igen och börjar om. När urvalet är gjort klickar man på Next. Om man vill ta bort en filtrering klickar man på krysset längst till höger. I följande fönster bestämmer man vilken typ av rapport man vill skapa. De rapporttyper som används av systemet är Data grid och Pivot grid. Skillnaden mellan dessa är att Data grid skapar en rapport som ser ut ungefär som ett Excelark och Pivot grid innebär att man själv kan välja vad man vill ska visas på rapporten. De allra flesta rapporter vi använder oss av baseras på Pivot grid. sida 3

5 Klicka på Pivot grid. Nu har vi gjort de val som behövs och kan börja bygga rapporten. Ett nytt fönster har öppnats. Skapa rapporter steg 2 Nu ska vi börja bygga upp rapporten. Först tittar vi överst i fönstret. Där ser vi en massa knappar med olika rubriker, allt från olika försäljningsdatum till PLU och Artikel. Alla dessa fält kan vi använda oss av. Det vi behöver göra är att bestämma vilka kolumnfält vi vill använda och vilka radfält. Sen bestämmer vi hur vi vill få fram data. Börja med att välja kolumnfälten. Vanligtvis brukar man välja Försäljningsdatum, År Försäljningsdatum, Månad och Försäljningsdatum, Dag. Klicka på det fält du vill ha, håll nere musknappen och dra det till det markerade fältet nedan. Upprepa med alla fält du vill ha. Resultatet kan se ut så här: sida 4

6 I nuläget visas alla år, månader och dagar, men det fixar vi till senare genom filtrering av dessa fält. Lägg nu till radfälten. Här kan man t.ex. välja PLU och Artikel. De ska dras till det markerade fältet nedan. Upprepa med alla fält du vill ha. Nu bör det se ut på följande sätt: Alla artiklar förutom den vi filtrerat bort syns på raderna. Nu avslutar vi bygget med att bestämma vilka data vi vill få fram och eftersom vi vill få fram antal sålda artiklar under perioden, så väljer vi Antal. Det (eller de fälten, man kan ha flera fält även här) placeras vid markeringen nedan. Slutresultatet borde se ut på detta sätt: sida 5

7 Eftersom vi är ute att få fram siffror månad för månad och dag för dag ska vi avsluta med att filtrera lite. Om vi tittar på de fält vi lagt till ser vi att det finns en lite pil till höger om namnet. Om man klickar på den kan man sortera på stigande och fallande data. Om jag t.ex. klickar på pilen till höger i fältet Försäljningsdatum, Dag sorteras data från den sista i månaden till den första i stället för tvärtom. Klicka på pilen en gång till för att återställa. Om man sätter muspekaren på fältet ser man en liten nål som inte synt tidigare. Klickar man på den får man fram en filtreringslista för att ta fram vad som ska visas på skärmen. Eftersom vi vill se data för en månad och den månadens alla dagar börjar jag med att välja år och sedan månad. Överst finns några knappar där man kan välja att markera alla eller inga fält och jag klickar först på pilarna för att avmarkera allt. Efter det markerar jag bara juli månad och klickar OK. Nu ser rapporten lite snyggare ut. sida 6

8 Som synes finns inte PLU med på rapporten eftersom det är den artikeln vi valde bort i början när vi skapade rapporten. Rapporten summeras också per kolumn och rad så att man får fram totalsiffror, både för antal per dag och antal per artikel. Detta kan man välja bort genom att högerklicka på rubriken och sedan göra den anpassning man vill ha. Om vi sparar den nu kommer exakt detta fönster att öppnas nästa gång man tar fram rapporten och då behöver man bara göra om filtreringen. Man kan också tillfälligtvis byta ut och lägga till andra fält för att få fram annan data som man kan spara till t.ex. Excel eller skriva ut. Rapporten återgår till sitt ursprungliga utseende så länge man inte sparar mellan anpassningarna. Klicka på File/Save för att spara. Nu har den blivit tillagd under rubriken Ekonomirapporter. Nästa gång man vill använda den finns den där att öppna. Om man vill exportera rapporten finns flera alternativ under Report/Export. sida 7

9 Vill man i stället skriva ut den direkt klickar man på Report/Print. Om man vill snygga till utskriften lite (alla valbara fält syns t.ex. på utskriften) kan man klicka på knappen näst längst till vänster i verktygsfältet Customize. I det fönster som öppnats kan man välja vad som ska komma med på utskriften. För att få bort de valbara fälten väljer man False under Headers. Med True påkopplat. Med False påkopplat. sida 8

10 Om jag dessutom sätter de övriga valen på False också, får vi till slut en riktigt snygg utskrift. Datakällor Som vi nämnde tidigare finns det ett flertal datakällor att välja på när man vill skapa rapporter och här kommer en beskrivning av vilket resultat man kan få ut av dem. Konto Visar kontering på sålda artiklar. Vilka kontofält man kan använda och vilka konton de har beror på er egen kontoplan. sida 9

11 Tilldelning Om man använder sig av allotments kan man få fram hur många biljetter som finns tillgängliga. Kund Denna rapport listar all data i kundregistret. Här används Data grid. Man kan manuellt dra bort de kolumner man inte vill ha med och sortera och filtrera rubrikerna. Passage Visar alla passager som skett. Här används Data grid. Man kan manuellt dra bort de kolumner man inte vill ha med och sortera och filtrera rubrikerna. sida 10

12 Betalning Visar försäljning per betalsätt. Om man har som rutin att slå in mottaget belopp i kassan väljer man att visa med betalsätt Nettokontant. Då räknas utlämnad växel bort. Om man har som rutin att INTE slå in mottaget belopp i kassan väljer man att visa med betalsätt Kontant. Återköp Visar gjorda återköp och på vilka belopp. sida 11

13 Köp Visar alla dagens köp, deras kvittonummer och belopp. Moms Visar moms fördelad på de olika momssatserna. Såld artikel sida 12

14 Visar antal sålda artiklar för vald period. (Den rapport vi tidigare jobbade med). Lager Visar vad som finns i lagret, in- och utpriser m.m. Här används Data grid. Man kan manuellt dra bort de kolumner man inte vill ha med och sortera och filtrera rubrikerna. Lagerhistorik Visar alla försäljningar där lagret har påverkats. Här används Data grid. Man kan manuellt dra bort de kolumner man inte vill ha med och sortera och filtrera rubrikerna. sida 13

15 Biljett Visar alla biljetter som sålts i systemet. Här används Data grid. Man kan manuellt dra bort de kolumner man inte vill ha med och sortera och filtrera rubrikerna. Redigering av fakturaunderlag Det fakturaunderlag som skapas under System/Export och som sparas i en mapp på servern vid exporttillfället, behöver anpassas med era egna uppgifter innan man kan använda den. En mall för underlaget finns med i rapportverktyget vid installationen. Fakturaunderlaget är ingen rapport man bygger upp utan är skapad i designverktyget, precis som de övriga mallar som finns med från start. Detta verktyg kommer man åt genom att klicka på File/Edit i verktygsfältet efter att man klickat på mallen. Ett nytt fönster öppnas (det kan ta en liten stund). När det öppnats, maximera det. Fönstret består av flera olika delar. Om man vill kan man här bygga upp mallar från början, men vi kommer inte gå in i detalj på mer än de delar man behöver använda för att anpassa underlaget. Det är i sidhuvudet och sidfoten man gör detta. SIDHUVUDET Överst i mallen ser man sidhuvudet. sida 14

16 Det man ändrar här är den logga eller bild ni vill ha där det nu står Entry Event. Gör så här. 1. Klicka på loggan. Den har nu blivit markerad och fått en ram runt sig. 2. Titta nu till höger i själva programfönstret. I avdelningen nertill ser du rubrikerna Bahavior och Data Börja med att klicka på System.Drawing under Data/Image och därefter på de tre punkterna till höger. Sök fram den bild eller logga ni vill använda på hårddisken och klicka på Öppna. Nu har bilden hamnat i den ruta där tidigare loggan Entry Event fanns. 4. Nu syns den nya loggan i ramen och storleken har anpassats till ramen. Om man tycker att den är för liten kan man anpassa storleken genom att sätta muspekaren på någon av de små fyrkanterna runt ramen och när man ser en dubbelpil kan man dra muspekaren åt det håll man vill för att förstora den. Anpassningen av loggan är nu klar och vi går vidare till sidfoten. SIDFOTEN 1. Scrolla längst ner på sidan i designfönstret. Längst ner finns sidfoten. sida 15

17 2. Den anpassning man gör här är att lägga in sina egna uppgifter. Man kan också anpassa storlek på texten och teckensnitt. Börja med att skriva en era egna uppgifter. Det sker enklas genom att man dubbelklickar på den text man vill ändra. Texten blir markerad och det är bara att börja skriva in uppgifterna. Upprepa för alla fält. 3. För att ändra teckensnitt och storlek på texten går vi tillbaka till fältet nere till höger där vi nyss anpassade loggan. Markera det fält du vill ändra inställningarna för. Man kan markera fler än ett fält samtidigt genom att klicka på första fältet, hålla nere crtl-knappen på tangentbordet och klicka på övriga. I vår exempel klickar jag på de fem fälten längst till vänster. 4. Under Appearance finns de fält där man kan göra förändringen. 5. Under rubriken Font finns de inställningar vi vill ändra. Klicka på teckensnittet namn, därefter på de tre punkterna till höger om namnet. Ett fönster öppnar sig. Välj det nya teckensnittet och ändra till den storlek ni vill ha och Klicka sen OK. sida 16

18 6. Klicka utanför de fält som anpassats. Som synes ser det helt annorlunda ut nu. 7. När ni är nöjda med anpassningen, klicka på Preview och se hur slutresultatet blir. 8. Stäng designverktyget genom att klicka på krysset längst upp till höger i fönstret. Då är man tillbaka i huvudfönstret. Nu är det dags att spara underlaget. 9. Klicka först på Report/Info i verktygsfältet. I följande fönster ser man det nuvarande underlagets namn, beskrivning och under vilken rubrik underlaget finns. sida 17

19 10. Byt till de uppgifter ni själva vill ha och klicka OK. 11. Avsluta med att spara underlaget genom att gå till File/Save. Nu hittar ni mallen under den rubrik ni valt. Verktygsfältet i Rapportverktyget Vi avslutar med att gå igenom vad som finns under rubrikerna i verktygsfältet. 1 File Behöver ingen närmare förklaring. New template betyder skapa ny mall och de mallar man behöver finns redan i verktyget. Save as används om man vill göra en kopia på en befintlig rapport utan att förändra den ursprungliga. Då kommer en kopia av den att skapas. 2 Look and Feel sida 18

20 Man kan anpassa utseendet på rapportverktyget med olika teman och det finns en stor mängd att välja på. Här följer några exempel på olika teman. Caramel Money Twins Pumpkin sida 19

21 McSkin Metropolis (ursprungstemat) 3 Report Funktionerna under Report har vi beskrivit i tidigare avsnitt i manualen. sida 20