boka tiden redan nu Enkla onlinebokningar för dig med behov av en ren bokningstjänst

Transkript

1 boka tiden redan nu Enkla onlinebokningar för dig med behov av en ren bokningstjänst Fördelar med vår tjänst är enkelhet och kraftfullhet: Ingen reklam, inga reklamutskick och dina uppgifter delas inte ut till tredje part. Inga kopplingar till andra sidor finns, kontot är fristående och helt oberoende av allt annat. Du binder inte upp dig på något sätt, använd hela sidan eller bara några av funktionerna. Det är enkelt, lättöverskådligt och du erbjuds support av vår personal via e-post. Följande sidor är en guide och genomgång av boka tiden redan nu's funktioner.

2 Administrator 1. Visa Visar du uppgifter som är lagrade för administratören av sidan på tidboken.nu. Adminstratören har tillgång till alla funktioner. Här kan du även se den webbadress som kan användas för att få en direktlänk till de tidböcker som är registrerade för ditt företag. 2. Ändra Ger dig möjligheten att ändra de uppgifter som är lagrade för administratören. Förnamn: Ja Efternamn: Ja E-post: Ja Giltig e-post adress, dubletter av adresser godkänns inte Lösenord: Ja 3. Ta bort Tar bort administratören. Observera att detta avslutar ert konto på tidboken.nu och alla de uppgifter som lagrats på siten raderas. Kontot går inte att återställa.

3 Användare 1. Lägg till Låter dig skapa en användare till tidboken.nu. Användaren har inte tillgång till alla de funktioner som administratören kan använda. De funktioner som inte är tillgängliga för användaren är: Allt under rubriken Administratör, skapande av tidbok, ändring av tidbok, borttagning av tidbok och borttagning av användare. Välj tidbok Ja Förnamn Ja Efternamn Ja E-post: Ja Giltig e-post adress, dubletter av adresser godkänns inte Lösenord: Ja 2. Visa Visar de registrerade användarna, en användare är knuten till en tidbok och användarna visas tidboksvis. 3. Ändra Ger dig möjligheten att ändra de uppgifter som är sparade för användaren. Samma regler gäller för dessa fält som de som redovisas ovan. 4. Arbetsschema Ger dig möjligheten att se de tider som användaren är tilldelad. Schema kan visas såväl vecko- som månadsvis. 5. Ta bort Tar bort användaren ifrån tidboken.nu. De tider som är tilldelade användaren raderas ej men är nu otilldelade. Om dessa skall tas bort måste det göras under rubriken Bokningar.

4 Tidbok 1. Lägg till Låter dig skapa en tidbok på tidboken.nu. Detta sker i två steg som förklaras nedan. I det första anger du öppetiderna för din verksamhet, hur långa de bokningsbara tiderna är samt regler för bokningen. Tidbokens namn Ja Intervall Ja Jämna kvartar upp till två timmar. T.ex. 15, 30 eller 120 minuter. Bokning tidigast Ja Ett heltal mellan 0 och 30. Bokning senast Ja Ett heltal mellan 0 och 30. Veckodagar Ja Ett klockslag i formatet 09:00. Morgontid måste vara tidigare än den kvällstid som angivits. Om du för måndag anger starttid 08:00 och sluttid 12:00 samt intervallet 60 minuter kommer detta att skapa bokningsbara tider för måndagen kl 08:00, 09:00, 10:00 och 11:00. Observera att du måste ange tider för varje dag, dessa kan i nästa steg tas bort om du t.ex. håller stängt på söndagar. Du anger också hur långt i förväg resp hur sent en bokning kan göras. Anger du Bokning tidigast 7 samt Bokning senast 2 kan en bokning göras som tidigast en vecka innan och som senast 2 dagar innan tiden infaller. I det andra steget ser du veckoschemat och kan där genom att klicka på en tid ta bort den ur schemat, detta för att lägga till lunch eller raster. De tider du angav i föregående steg samt i detta kommer att utgöra grunden för din tidbok. Nu kan du gå vidare till menyalternativet avvikande öppetider om du vill korrigera enskilda dagar. Detta kommer nu att skapa en mall för din tidbok som sträcker sig två måndader fram i tiden. En gång i månaden kommer du att beöva att förlänga tidboken. Du får uppmaningen om detta då du loggar in på tidboken.nu. Om du inte gör en förlängning innan detta datum passerat går tidboken förlorad. Uppmaningen om att förlänga tidboken kommer att visas i en vecka innan detta datum infaller Läs mer om det längre fram. 2. Visa Här ser du de grundläggande uppgifterna om tidboken, du kan se när tidboken måste förlängas och antal kunder, användare samt bokningar som är knutna till tidboken. Här ser du även direktlänken till din tidbok, om du vill länka direkt till aktuell tidbok använder du URL adressen som visas här. 3. Ändra Om du vill ändra din tidbok gör du det här, du får då upp de grundläggande tiderna du ursprungligen angett vid skapandet av tidboken. Du får uppmaningen att skriva ut alla de bokningar som är knutna till tidboken, observera att bokningar knutna till tidboken kommer att raderas. Det som nu sker är att grundpupgifterna för tidboken ändras, användare och kunder knytna till tidboken finns kvar och tidbokens uppdatering och slutdatum är de samma som innan uppdateringen. a fält och format är de samma som under rubriken 1. Lägg till. Ändringen slår igenom vid ändringstillfället. 4. Ta bort Ta bort en tidbok, detta tar även bort alla användare samt kunder som är knutna till den aktuella tidboken. 5. Bokning Visar alla de bokningar som är knutna till tidboken samt ger möjligheten till att själva registrera en bokning. 5.1 Redigera bokningarna Tilldela Du kan här tilldela bokningen till någon av de användare som registrerats på tidboken.nu. Du ser vilken användare som tilldelats bokningen i kolumnen Kopplad till Kommentera Du kan spara en kommentar kopplad till bokningen. Du kan själv välja om kommentaren skall vara synlig för kunden på dennes sidor eller inte. Om du vill ta bort kommenteringen lämnar du kommentarsfältet tomt. Om du vill ändra synlighet för kund sparar du om kommentaren.

5 5.1.3 Ta bort Tar bort bokningen och frigör tiden så att den åter är bokbar. Om bokningen varit tilldelad en användare kommer denna att försvinna ur hans arbetsschema. 5.2 Skapa en ny bokning. Ger möjligheten att registrera en ny bokning. Detta kräver att tidboken har registrerade kunder. 6. Semester Här kan du se och ange tider då tidboken inte är bokningsbar, detta gäller hela dagar. Du kan även se de semestrar som är registrerade sedan tidigare och ta bort dessa om du vill. Tidboken kommer inte att vara bokningsbar under de tider du anger här. 7. Avvikande öppetider Här kan du ange tider då tidboken inte är bokningsbara, detta gäller specifika tider under dagen och alltså inte hela dagar. Du kan välja att ändra tiden för alla veckor framöver som en återkommande tid. 8. Förläng tidbok (Syns ej i menyn) Tidboken måste förlängas en gång i månaden. När detta är aktuellt får du en uppmaning att förlänga tidboken när du loggar in på administrationssidorna. Du får upp tidbokens öppetider som angetts vid registreringen. Som vid skapandet av tidboken får du nu möjligheten att ta bort tider som inte skall vara bokningsbara Observera att detta inte handlar om att ändra din tidbok, om du ändrar en tidbok börjar angivna tider att gälla vid ändringstillfället. Förlängning handlar bara om att förlänga den, och de eventuella ändringar du gör kommer först att träda i kraft från och med den vecka varifrån tidboken förlängs. Förlängningsdatumet visas när du uppmanas att förlänga tidboken. Detta kommer i normalfallet att vara ca. 4 veckor fram i tiden OBS. Av det skälet är det lämpligast att använda sig av samma tider som tidigare.

6 Kunder 1. Lägg till Låter dig skapa en kund till tidboken.nu. Kunden har möjlighet att logga in via kundsidorna och se sina egna uppgifter samt göra bokningar. Tidbok Ja Förnamn Ja Efternamn Ja E-post Ja Giltig e-post adress, dubletter av adresser godkänns inte Lösenord Ja 2. Visa Visar de registrerade kunderna, en kund är knuten till en tidbok och användarna visas tidboksvis. 3. Ändra Ger dig möjligheten att ändra de uppgifter som är sparade för användaren. Samma regler gäller för dessa fält som de som redovisas ovan. Kunder kan inte tas bort.

7 Behandlingar 1. Lägg till Låter dig skapa en behandling som du kan använda i en eller flera av dina tidböcker. En bokning kan tilldelas en behandling ifrån administrationssidorna eller då kunden gör en bokning. Välj tidbok Ja Namn: Ja Pris: Ja Ett heltal Längd: Ja Ett heltal 2. Visa Visar de registrerade uppgifterna för bokningen. Då en behandling kan vara knuten till flera tidböcker är den också synlig i alla de berörda tidböckerna. 3. Ändra Ger dig möjligheten att ändra de uppgifter som är sparade för behandlingen. Samma regler gäller för dessa fält som de som redovisas ovan. 4. Ta bort Tar bort behandlingen ifrån tidboken. Om behandlingen ej används i någon annan tidbok raderas hela behandlingen, annat fall kopplas den bara ifrån vald tidbok.

8 Kundsidorna 1. Gör en bokning Tillåter användaren att registrera en bokning i din tidbok. Kunden gör detta genom att i första stegat välja datum. Vilka datum som är tillgängliga är beroende på de inställningar du har gjort för tidboken. Efter detta visas den dagens lediga tider och kunden kan då välja en av dessa. 2. Mina uppgifter Här visas de uppgifter som är registrerade för användaren, användaren kan också ändra sina uppgifter. Förnamn Ja Efternamn Ja E-post Ja Giltig e-post adress, dubletter av adresser godkänns inte Lösenord Ja 3. Mina bokningar Här visas kundens bokningar. Datum samt tid för de senaste bokningarna visas. Allt eftersom tidboken förlängs kommer gamla tider att försvinna ur denna lista. Observera att kunden inte ges möjlighet att avboka sin tid.