Digitala lösningar och implementering av Link

Transkript

1 Carina Hellström/Kommunal utveckling (15) Digitala lösningar och implementering av omsorg

2 Carina Hellström/Kommunal utveckling (15) Innehållsförteckning 1 Om dokumentet Versionshistorik Bakgrund och beställare Bakgrund till projektet LINK Beställare/Projektägare Mål Effektmål Projektmål Kvalitetsmål Tidsplan Omfattning och Avgränsningar Omfattning Avgränsningar Leveranser Leveranser- Milstolpar och Beslutspunkter Leveransförteckning Prioriteringar Rutiner för leverans och överlämning Beslutsordning Tidplanering Tidplan Ekonomi Organisation och bemanning Resursplan Arbetssätt Projektrutiner Möten Avstämningsmöte Styrgruppsmöte Projektmöte Rapportering Intern och extern kommunikation Ändringsregler Analyser Begrepp och definitioner Bilagor... 15

3 Carina Hellström/Kommunal utveckling (15) 1 Om dokumentet 1.1 Versionshistorik Version Datum Utfärdare Beskrivning Carina Hellström Första utkast Carina Hellström Justeringar 2 Bakgrund och beställare 2.1 Bakgrund till projektet Projektet är ett delprojekt inom projektet Trygg och säker vård och omsorg Tillsammans för bästa möjliga hälsa och jämlik vård, där huvudmålet är att ets invånare ska kunna säga: Jag ska få den vård jag behöver, när jag behöver det och där jag behöver det. I slutet av 2015 presenterades betänkandet Trygg och effektiv utskrivning från sluten vård (SOU 2015:20), med förslag om att nuvarande betalningsansvarslag upphävs och ersätts av en ny lag - Lagen om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård. Lagförslaget innebär också att ets kommuner och Regionens hälso- och sjukvård ska ta fram en lokal överenskommelse och en handlingsplan för hur det gemensamma arbetet i samverkan ska bedrivas. Detta för att åstadkomma en god vård, där ledtiderna vid utskrivning från den slutna vården kan hållas så korta som möjligt och onödig vistelse på sjukhus därmed så långt möjligt kan undvikas. Ytterligare en målsättning med den nya lagen är att få ett effektivare resursutnyttjande av hälso- och sjukvården och socialtjänstens sammantagna resurser, med bättre kvalitet för individen. Hälso- och sjukvård på primärvårdsnivå bedrivs av vårdcentralerna och ska vara förstahandsvalet under hela livet när invånaren har behov av hälso- och sjukvård. För att säkerställa att den öppna vården är delaktig i planeringsarbetet i samband med utskrivning från den slutna vården föreslås i betänkandet att patienter alltid ska få en fast vårdkontakt utsedd i den öppna vården. Jönköpings har sedan flera år arbetat och arbetar ständigt för att förbättra sammanhållen vård och omsorg i samverkan.

4 Carina Hellström/Kommunal utveckling (15) Årsskiftet 2012/2013 övertog kommunerna ansvaret för hemsjukvården i Jönköpings. Ettårsuppföljningen av skatteväxlingen, KomUpp, pekade på ett antal förbättringsområden för att öka trygghet och patientsäkerhet för individen vid övergångar till och från den slutna vården LINK Individer med vårdbehov är ibland beroende av insatser från flera aktörer och en god samordning och samverkan mellan dessa för att uppleva trygghet och delaktighet i sin vård och omsorg. Informationsöverföring mellan den specialiserade vården1, vårdcentraler, hemsjukvård och socialtjänst är centralt för att uppnå en god och jämlik vård. En för individen trygg och effektiv inoch utskrivning från den slutna vården till hemmet kan bara åstadkommas när rätt information finns tillgänglig i rätt tid, för alla involverade aktörer. (SOU 2014:23, SOU 2015:20) I Jönköpings har behovet av IT-stöd som löser en säker digital informationsöverföring mellan huvudmännen varit föremål för utredning i olika omgångar de senaste åren. Hittills har varken lokala eller nationella ambitioner kunnat presentera en långsiktig och juridiskt hållbar lösning. Det är lätt att tro att enbart ett IT-stöd löser de svårigheter som kan finnas i samordning och samverkan mellan huvudmännen. Det är dock ett misstag att dra den slutsatsen. De avgörande faktorerna för att få en fungerande samordning och samverkan finns på såväl organisatorisk- som grupp- och individnivå. Förståelse för varandras roller och ansvar, rutiner för samordning, överenskommelser om ansvarsfördelning, konsensus om vilken information som ska föras över när och i vilken form, är exempel på faktorer som är oberoende av vilket IT-stöd som används för informationsöverföring. (Nordmark, 2016) De digitala lösningarna är beroende av de behov som framkommer inom de övriga delprojekten och arbetet kommer därför att bedrivas i nära samarbete med de övriga delprojekten. Inom delprojektet Vårdsamordning tas den process fram som styr användandet av Cosmic. Tidigare och pågående arbeten inom området bör inkluderas i detta projekt, även eventuella relaterade arbeten som uppmärksammas under projektets gång bör inkluderas. Till projektet har också förts delar som ingått i uppdraget IT-stöd för informationsöverföring Handlingsplan 2016, då innehållet i detta uppdrag är sammankat med Digitala lösningar och implementering av. 1 hälso- och sjukvårdsverksamhet som kräver mer specialiserade åtgärder än vad som kan ges i primärvård (Rekommenderad term i Termbanken, )

5 Carina Hellström/Kommunal utveckling (15) 2.2 Beställare/Projektägare Projektet är ett delprojekt i samverkansprojektet Trygg och säker vård och omsorg som initierats av Ledningsgruppen för samverkan mellan Region och kommuner, ReKo. Beställare är Mats Bojestig, Folkhälsa och sjukvård, och Ola Götesson, Kommunal utveckling. Samverkansprojektet organiseras i fyra delprojekt: Vårdsamordning Mobila team Stödstrukturer 3 Mål 3.1 Effektmål Långsiktigt hållbara och kostnadseffektiva IT-stöd för informationsöverföring. Information finns tillgänglig när den behövs både för ets invånare och för medarbetare. Arbetssätt och IT-stöd är välfungerande och underlättar det dagliga arbetet. [Beskriv vad beställaren önskar uppnå när projektet är genomfört, t ex effektivare organisation, ökad lönsamhet, bättre service etc. Effektmålen beskriver det tillstånd som önskas uppnås vid nyttjandet av projektets resultat. Ange även vem som berörs av effektmålen] 3.2 Projektmål Cosmic infört i region och kommuner 27 april 2017 med vårdcentralerna inkluderade, men i övrigt oförändrad vårdprocess. Processen kommer ändå att behöva vara förändrad inför 27 april, eftersom denna vid projektstarten finns i olika tappning, och målet är samma process över hela regionen. Processen ansvarar delprojekt Vårdsamordning för att ta fram. Utbildning av superanvändare. Varje organisation ansvarar sedan för utbildning av användare. För detta behövs särskild utbildningsmiljö. Regionens Folkhälsa och sjukvård ansvarar för utbildning och utbildningsmaterial. Cosmic Messenger infört i region och kommuner 27 april För detta krävs färdigställd driftmiljö.

6 Carina Hellström/Kommunal utveckling (15) Digitala kommunikationsvägar för beställningar mm, då sådana inte finns framtagna. Åtkomst till loggar för kontroll av användning. Förvaltningsorganisation, roller och forum i denna. Stöd kring övriga digitala hjälpmedel där behov framkommer inom övriga projekt. Initiering av utökad samverkan kring befintliga digitala informationsvägar såsom t.ex. Nationell patientöversikt eller gemensamma digitala mötesformer. [Beskriv vad projektet ska ha levererat när det är genomfört, dvs det resultat som beställaren ska motta vid projektets slut för att kunna uppnå önskade effektmål.] 3.3 Kvalitetsmål I arbetet ska hänsyn tas till kommunernas framarbetade risk- och konsekvensanalys avseende Cosmic så att risker förebyggs/elimineras. Ansvar för handlingsplan mot bakgrund av kommunernas risk- och konsekvensanalys ligger hos regionens hälso- och sjukvårdsdirektör. Informationsklassning av Cosmic. Regelverk för användande av Cosmic Messenger. Tydlig supportorgansation, superanvändarnas kontaktvägar till support är tydliga och dessa upplever att de får stöd i sina frågeställningar. Systemet finns tillgängligt vid behov, är lätt att hantera, rutinbeskrivningar och manualer är tydliga och lätttillgängliga, Informationsklassning av Cosmic Messenger. [Beskriv projektets kvalitetsmål. Beskriv även vilka mätkriteria som kan användas för att säkerställa att dessa mål uppfylls. T ex målet är att 8 av 10 produkter ska vara felfria och detta ska kontrolleras genom slumpvisa kontroller.] 3.4 Tidsplan Preliminär projekttid: t.o.m

7 Carina Hellström/Kommunal utveckling (15) Projektet lägesrapporterar kontinuerligt till beställare och styrgrupp via Ledningsgruppen för samverkan, ReKo:s, möten, samt vid särskilda telefonavstämningsmöten med inblandade parter. Påverkansfaktorer: Resultat av test i Eksjö (delprojekt Vårdsamordning). Juridiska omständigheter Extern åtkomst, ny version, som behöver vara klar till superanvändarnas utbildningar. [Om det finns hållpunkter, deadlinens, milstolpar eller annat som är viktigt för den framtida planeringen och som projektledaren sedan inte kan styra över, visa det här. ] 4 Omfattning och Avgränsningar 4.1 Omfattning Länets 13 kommuner ingår tillsammans med. 4.2 Avgränsningar Projektet ansvarar inte för det nya Extern åtkomst som regionens IT-centrum utvecklar och som ska användas för kommunerna för åtkomst till Cosmic och Messenger och i förekommande fall fler system. Test av Cosmic sker i Eksjö med start 1 februari. Digitala lösningar åtar sig att agera informationskanal till kommunerna, innehållet i informationen ansvarar regionens IT-centrum för. I projektet ingår inte att stänga ner nuvarande system för samordnad vårdplanering, Meddix. [Ange det arbete, leveranser och övriga delar som inte ingår i projektets åtagande. Försök att få med allt som inte ingår i projektet. Kan vara både avgränsningar för en eller flera leveranser (t ex målning ingår inte i leverans av väggar) och avgränsningar för ett helt område (t ex marknadsföring ingår inte i projektet).] 5 Leveranser

8 Carina Hellström/Kommunal utveckling (15) 5.1 Leveranser- Milstolpar och Beslutspunkter [Ange tidpunkter för viktiga leveranser, beslut och händelser i projektet.] Leveransförteckning ID Milstolpe, kvalitetspunkt, leverans Beskrivning Mottagare av leverans Planerat klardatum Kommunikationsplan ReKo Jan 2017 Konfiguration Cosmic Utbildningsplan Manualer Organisation för systemförvaltning Regelverk Cosmic Messenger Behövlig information på samverkanssidor Systemet anpassat till regionens och kommunernas behov (samverkan Vårdsamordning). Plan för utbildning av superanvändare. Varje organisation går vidare med utbildning användare. Beskrivning hur systemen används Roller beskrivna och besatta, samt supportorganisation beskriven. Regelverk för hur Cosmic Messenger ska användas Manualer, rutiner, regelverk publiceras på rjl.plus. Region och kommuner Jan 2017 ReKo Region och kommuner Användare i region och kommuner ReKo Region och kommuner ReKo Region och kommuner ReKo Region och kommuner Jan 2017 Mars 2017 Mars 2017 Klart till utbildningarna breddinförande

9 Carina Hellström/Kommunal utveckling (15) ID Milstolpe, kvalitetspunkt, leverans Beskrivning Mottagare av leverans Planerat klardatum Cosmic övergår helt i förvaltning Messenger övergår helt i förvaltning Systemägare och systemförvaltare övertar ansvar. Systemägare och systemförvaltare övertar ansvar. ReKo ReKo Maj 2017 Maj 2017 [ID = unik identitet M= Milstolpe, K=Kvalitetspunkt, L= Leverans. Beskrivning = kortfattad beskrivning av leveransen] Prioriteringar Prioriteringar görs av ReKo? Rutiner för leverans och överlämning Färdigställt arbete redovisas ReKo för beslut. 5.2 Beslutsordning Ledningssystem för samverkan inom folkhälsa, sjukvård och omsorg är modellen för arbets- och beslutsordning. Övergripande projektgrupp är ansvarig för att delprojektet rapporterar kontinuerligt till ReKo och strategigrupperna. Beslut om förändringar i avtal, överenskommelser eller rutiner i samverkan återförs till styrgrupp. 6 Tidplanering 6.1 Tidplan Preliminär projekttid: tom [Beskriv projektets förväntade tidsplan, startdatum och slutdatum. Det går även bra att hänvisa till bifogad tidplan, iterationsplan, gantt-schema eller liknande]

10 Carina Hellström/Kommunal utveckling (15) 7 Ekonomi Allt arbete bedrivs inom befintlig ram. Deltagarna i projektet förutsätts prioritera arbetet. 8 Organisation och bemanning 8.1 Resursplan [Beskriv vilka olika typer av resurser som projektet kommer att kräva. Förutom personella resurser kan t ex maskiner, utrustning, lokaler etc krävas. För personella resurser beskriv även vilket ansvar och vilken befogenhet som respektive roll ska ha i projektet.] Regelbundna fysiska möten ca 1 gång/månad för projektgrupp, korta lägesavstämningar per telefon där emellan. Tid avsätts för arbete på hemmaplan för projektgruppens deltagare med olika tidsåtgång beroende på specifikt uppdrag. Regelbundna fysiska möten med övergripande projektgrupp (projektledare delprojektet). Nära samverkan mellan projektledarna i berörda delprojekt samt IT-centrum, ca 1 gång per vecka. Övergripande projektmöten med övriga projektgrupper från Trygg och säker vård och omsorg kan förekomma. Samverkan med jurister (region/kommun) och informationssäkerhetsspecialister. Särskild tillsatt samverkansgrupp med sakkunniga och beslutsfattare då snabba beslut/insatser behövs för att driva arbetet framåt. Arbetsgrupper utöver detta med specifika uppdrag kan sättas samman. Maskinell utrustning, servrar mm, ansvar: regionens IT-centrum. Lokaler för utbildning i system Projektledare för delprojektet: Leda delprojekt genom att: Ansvara för att genomföra projektdirektiv Formulera mål utifrån projektdirektivet tillsammans med projektgrupp och säkerställa att projektmålen uppnås Leda, driva och följa upp projektarbetet Löpande rapportera aktuell status till övriga deltagare Löpande rapportera status till huvudprojektledare Projektgruppers medlemmar svarar för att: bidra till projektets måluppfyllelse avsätta tid för projektarbetet och vara aktiv deltagare i projektgruppen bidra med expertkunskap inom de olika områdena

11 Carina Hellström/Kommunal utveckling (15) ge och lämna information till och från den verksamhet/motsvarande man företräder hela et förankra uppdraget, dess intentioner och arbete, i sin verksamhet/motsvarande hela et Roll Område Namn/Kompetens Projektledare, Särskild samverkansgrupp Kommunal utveckling Carina Hellström, FoU-ledare ehälsa och ITutveckling Projektgrupp, Särskild samverkansgrupp Kommunal utveckling Victoria Allard, Projektledare Trygg och säker vård och omsorg och Teamchef Äldreområdet Projektgrupp, Särskild Vaggeryds kommun Tomas Johansson, IT-chef samverkansgrupp Projektgrupp Vaggeryds kommun Annika Lagerkvist, stabschef / verksamhetsrelaterade IT-frågor mm. Projektgrupp Jönköpings kommun Claes Otterborg, IT-chef socialförvaltningen Projektgrupp Jönköpings kommun Annika Filipsson, Utvecklingsledare /Verksamhetsrelaterade IT-frågor mm. Projektgrupp Eksjö kommun Jörgen Rehn, Verksamhetsutvecklare /Verksamhetsrelaterade IT-frågor mm. Slutat sin anställning i mars. Projektgrupp, Särskild projektledare utbildning Helena Håkansson, Team för utveckling av IT-stöd i vården, Cosmicinförande, Modulansvarig Vårdadministration Projektgrupp, projektledare utbildning Projektgrupp, Särskild projektledare regionens IT-centrum Beställare, Särskild Sakkunnig Beställare, Särskild Sakkunnig Särskild Sakkunnig, Systemägare Kommunal utveckling Lotta Sjökvist, Team för utveckling av IT-stöd i vården, Modulansvarig vårddokumentation Pierre Staaf, Sammanhållande Projektledare för IT-centrums lösningar Ola Götesson, Utvecklingschef Mats Bojestig, Hälso- och sjukvårdsdirektör Anette Peterson, Hälso- och sjukvårdsstrateg Folkhälsa och sjukvård

12 Carina Hellström/Kommunal utveckling (15) Särskild Sakkunnig, Förvaltare Särskild Sakkunnig Särskild Sakkunnig Särskild Sakkunnig Britt Karlsson, Sektionschef Vårdtjänster inom Folkhälsa och sjukvård Marita Sandkvist, Projektledare Vårdsamordning Helena Glemdal Bergkvist, IT-direktör Conny Thålin, Kommunikationsstrateg 9 Arbetssätt 9.1 Projektrutiner Delprojekt har en projektsida på samverkanssidan, Projektledare ansvarar för att sidan hålls uppdaterad. Inför möte med ReKo lämnar delprojektet en statusrapport som underlag för huvudprojektledarens rapport samt för löpande uppföljning av delprojekten. Projektledaren ansvarar för att statusrapporten tas fram. 9.2 Möten Avstämningsmöte Projektledaren ansvarar för att delta i övergripande projektaktiviteter och möten i Trygg och säker vård och omsorg. Särskild tillsatt samverkansgrupp gör avstämningar där snabba beslut/insatser behövs för att driva arbetet framåt Styrgruppsmöte Huvudprojektledare ansvarar för att rapportera projektet till ReKo samt återkoppla den information som framkommer där.

13 Carina Hellström/Kommunal utveckling (15) Projektmöte Kontinuerliga möten kommer att genomföras med projektgrupp. Telefonavstämningar löpande. Arbetsgrupper kommer att bildas vid behov. 9.3 Rapportering [Samtlig rapportering av projekt ska göras i systemet, Gyllende tider 2???. Projektägaren ansvar för att sätta upp ett konto. ] Typ av rapport Frekvens Mottagare Statusrapport Minst en gång per månad Huvudprojektledare, inför Reko Mötesanteckningar Varje möte Publiceras på projektsidan 9.4 Intern och extern kommunikation En övergripande kommunikationsplan tas fram av informationsavdelningen, kommunikation bör ske i enlighet med denna plan. Projektspecifik kommunikationsplan kommer tas fram. 9.5 Ändringsregler Mindre ändringar hanteras av projektgruppen, större ändringar lyfts till huvudprojektledare som bedömer om de ska lyftas till ReKo/sjukvårdens ledningsgrupp eller hanteras i projektet. 10 Analyser KVAR ATT SKRIVA [Ange vilka analyser som ni tänker genomföra under projektet] Ja/Nej Analys Beskrivning Ja Intressentanalys Beskriver vilka grupper, individer och organisationer som påverkar respektive påverkas av projektet. Beskriver även hur

14 Carina Hellström/Kommunal utveckling (15) respektive intressent påverkar/påverkas. T ex IT-avdelningen är en intressent som påverkas av projektet genom att de kommer att behöva anställa supportpersonal när projektet är genomfört. Ja Konsekvensanalys Beskriver vilka konsekvenser som uppstår om projektet genomförs Swot- analys Beskriver projektets styrkor, svagheter, möjligheter och hot. Kan göras i en matris med fyra fält. Kritiska framgångsfaktorer Ange de faktorer för ett framgångsrikt projekt som identifierats. Det kan t ex vara att ett visst beslut fattas snabbt, att vissa personer frigörs för att kunna arbeta i projektet eller att vissa inköp blir godkända i projektet etc.] Riskanalys Beskriv projektets identifierade risker samt hur dessa ska hanteras i projektet. Beskriv särskilt de risker som har stor sannolikhet att de inträffar samtidigt som dess effekter får stor påverkan på projektet.] 11 Begrepp och definitioner KVAR ATT SKRIVA [Ange viktiga begrepp och en beskrivning av dessa för att undvika missförstånd. T ex begreppet Pris kan ha beskrivningen Pris till kund inklusive moms.] Begrepp Beskrivning

15 Carina Hellström/Kommunal utveckling (15) 12 Bilagor KVAR ATT SKRIVA [Ange de dokument, kar och övrig information som är relevanta för projektets genomförande. Kan t ex vara en ifylld dokumentmall för en genomförd SWOT-analys.] Underskrift av Beställare Underskrift av Projektledare Namn Datum Namn Datum