Delårsuppföljning och prognos augusti servicenämnden 2018

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Marcus Kindahl SFN 2018/ Servicenämnden Delårsuppföljning och prognos augusti servicenämnden 2018 Förslag till beslut Servicenämnden beslutar att godkänna förvaltningens delårsuppföljning, prognos och måluppföljning efter augusti, och överlämna den till kommunstyrelsen. Bakgrund Enligt anvisningar för ekonomi- och verksamhetsuppföljning ska servicenämnden lämna en uppföljning och prognos efter andra tertialet till kommunstyrelsen. Benny Wennberg Förvaltningschef Pernilla Sampson Förvaltningsekonom Bilagor Delårsuppföljning och prognos augusti servicenämnden 2018 Uppföljningsrapport verksamhetsmål Uppföljningsrapport intern kontroll Serviceförvaltningen Adress Box 611, Kalmar Besök Södra Långgatan 39

2 Delårsuppföljning och prognos Augusti Servicenämnden

3 Innehåll Prognos 3 Driftredovisning 3 Investeringsredovisning 4 Verksamhetsplan 5 Väsentliga händelser 6 Central ledning och administration 6 Produktion 6 Kost 6 Lokalvård 6 Transport och Verkstad 6 Fastighet 7 IT 7 Personalredovisning 8 Personalsammansättning 8 Sjukfrånvaro 8 Kvalitet, styrning och kontroll 9 Bilagor 9 Uppföljningsrapport verksamhetsmål 9 Uppföljningsrapport intern kontroll 9

4 Prognos Driftredovisning Driftredovisning, tkr Budget VR aug 2018 Prognos VR aug 2018 Avvikelse Summa INTÄKTER Personalkostnader Lokalkostnader Kapitalkostnader Övriga kostnader Summa KOSTNADER Summa RESULTAT Driftredovisning, tkr Budget VR aug 2018 Prognos VR aug 2018 Avvikelse Central ledning och administration Centralförråd Fastighet IT Kost Lokalvård Produktion Transport och verkstad Summa RESULTAT Vinterns omfattande snöfall under inledningen av 2018 har påverkat förvaltningen genom ökade kostnader. Snömängden och väderväxlingarna kommer innebära ökade underhållskostnader på fastigheter, gator och vägar. Servicenämnden avlämnar efter juni 2018 en prognos för helåret 2018 på tkr. Central ledning och administration visar en prognos med ett överskott på 500 tkr för lägre personalkostnader. Centralförrådet visar en prognos på 0 tkr. Fastighet redovisar en prognos på totalt +800 tkr, med lägre personalkostnader till följd av vakanser ( tkr), men samtidigt ökade kostnader för ersättningar för lösta tvister med entreprenör samt en hyresgäst (totalt -700 tkr). IT prognosticerar med ett överskott på tkr på grund av vakanser och brist på tillgängliga konsulter, vilket påverkar kapaciteten att genomföra planerade projekt. Intäkterna är också högre än beräknat på grund av att verksamheterna beställt fler och dyrare datorer. Kost omsorg redovisar ett överskott på 700 tkr till följd av högre intäkter samt lägre personalkostnader. Kost skola redovisare en prognos på 0 tkr. 3

5 Lokalvård redovisar en prognos på 0 tkr. Totalt för Produktion pekar prognosen mot ett underskott på tkr, där vinterväghållningen haft höga kostnader inklusive åtgärder för snöskador, vilket beräknas hamna på totalt tkr utöver budget. Detta motverkas bland annat av vakanta tjänster och lägre personalkostnader än budget. Transport och Verkstad har en prognos på tkr främst avseende överskott inom leasingverksamheten men lägre debiteringsgrad på verkstaden. Åkeriverksamheten har haft hög beläggning och ett stort antal övertidstimmar i samband med snöfall under de inledande månaderna. En intensiv användning av maskiner och lastbilar i samband med snöröjning har lett till ökade reparationskostnader. Investeringsredovisning Investeringsredovisning, tkr Budget VR apr 2018 Prognos VR apr 2018 Avvikelse Inkomster Utgifter Summa Nettoinvesteringar Prognosen på tkr överskrider budgeten på tkr med tkr och avser nyinvestering samt investering i förtid. Förändringar i övriga verksamheter leder till ett ökat investeringsbehov för Transport. Ökningarna innefattar två traktorer och en inspektionsbuss. 4

6 Verksamhetsplan Under tertial 2 rapporterar serviceförvaltningen under 17 beslutade nämndsmål. De mål som ser ut att bli svåra att nå under året är matsvinn i skola, uppläggningssvinn i förskolor samt kundnöjdhet för kost skola. En jämställdhetsanalys av målen har genomförts. 10 av målen bedöms inte ha någon påverkan ur ett jämställdhetsperspektiv. Övriga 7 möts upp genom könsuppdelad statistik, förbättringsarbete och rutiner som arbetas fram på förvaltningen. För detaljerad rapportering av målen se bilaga Uppföljningsrapport verksamhetsplan. Tabell enligt nedan. Måluppfyllelse Uppfyllda/ Klara Positiv trend/ Pågående Oförändrad eller negativ trend/ Ej påbörjade Totalt Nämndsmål 6 (35%) 8 (47%) 3 (18%) 17 * Aktiviteter * Uppdrag ** * Förvaltningen har inga aktiviteter på förvaltningsövergripande nivå, dessa återfinns ute på verksamhets- och enhetsnivå. ** Uppdrag Kalmar cykelstad har övergått till samhällsbyggnadskontoret därför rapporterar inte serviceförvaltningen under detta uppdrag. 5

7 Väsentliga händelser Central ledning och administration Administration fångar upp de centrala uppdrag som kommer in till förvaltningen, till exempel arbete med tillgänglighet, jämställdhet och digitalisering. Detta skapar en hög arbetsbelastning då arbete sker vid sidan om ordinarie arbetsuppgifter. En diskussion har förts med socialförvaltningen angående den tjänst kring hyresadministration som utförs åt dem. Processen kommer att ses över vilket gör att denna tjänst kan komma att utgå från förvaltningens ansvar. Kustmiljögruppen fick två LONA-projekt godkända av Länsstyrelsen under juli månad. Norra Möre vattenvård steg 1 som syftar till åtgärder för att fördröja vattnet i landskapet, att minska läckage av näringsämnen från jordbruket samt att förbättra den biologiska mångfalden. Projekt Lyfta Törnebybäcken syftar till att förbättra den ekologiska statusen i Törnebybäcken genom att avlägsna vandringshinder för fisk samt skapa åtgärder för näringsretention. Under tertial två erhölls även ett bidrag från Naturvårdsverket för ett projekt kring strandstädning. Projektet kunde inte hanteras inom befintliga personella resurser utan upphandlades av konsult. Produktion Under sommaren har torkan och värmen påverkat verksamheten med ökade kostnader för beredskap. Kost Inom kost skola sätts högre fokus på att nå de ekologiska målen på livsmedel och ett utbyte av plast i enligt handlingsplanen för giftfria förskolor och skolor. Under hösten en traineeutbildning startats som vänder sig till ekonomibiträden, både fastanställda och vikarier, detta som ett resultat av projektet personalförsörjning, vilket togs fram Syftet är dels att stärka kompetensen så att fler kan arbeta som kockar och att även öka intresset för yrket och kostverksamheten. Övrig kompentensutveckling under hösten handlar om service, bemötande och köksekonomi. Lokalvård Verksamheten har inlett arbetet med total översyn av förvaltningarnas avtalsstruktur för hur lokalvården kan komma att se ut i Kalmar kommun i framtiden med betoning på enhetligt timpris och hållbarhet för kommunens fastigheter. Arbete pågår med BAS Avtalsförslag som bygger på behovsanpassade insatser. Detta resultat kan få konsekvenser för kvalitetsuppföljning och målskrivning. Rapporten beräknas vara klar under hösten 2018 och presenteras för kommunledningen. Transport och Verkstad Åkeri och verkstad har haft hög beläggning samtidigt som frånvaron varit hög i form av sjukskrivningar, föräldraledigheter samt även en vakant tjänst, vilket har bidragit till färre debiterade timmar än förväntat. Elektronisk avrapportering av utförda transportuppdrag via mobiltelefon har effektiviserat transportadministrationen samt möjliggjort en daglig uppföljning av timmar. Förändringen innebär även att kunden kan följa upp sina transporter på ett enkelt sätt. Andelen biogas och elbilar i vagnparken har inte ökat i den takt som beräknats till följd av leveransförseningar från återförsäljare på grund av att det fortfarande saknas en del laddstolpar ute i verksamheterna. 6

8 Fastighet Nybyggnationen av Djurängsskolan pågår enligt plan. Även tillbyggnaden av Falkenbergsskolan har kommit igång på allvar. Rocknebyskolan har fått en total ombyggnad av mellanstadiedelen vilken genomfördes med mycket kort varsel och var klar till skolstart. Vallmons nya förskola är inflyttningsklar i höst och Åbys nya förskola framåt vårkanten. Mötesplats Smedby färdigställs under september. Skolan i Smedby lämnade lokaler vilket öppnade upp möjligheter för kultur- och fritidsverksamheten. Hagbyskolans nybyggnadsetapp är klar. Upphandling av en förskola med 6 avdelningar på Karlssons äng väntas bli klar inom kort. Rinkabyholmsskolan förstärks med klassrumsmoduler för att klara ett ökat elevantal samt för att utrangera undermåliga lokaler. Befästningsverkets restaurering är ett intressant projekt som har förkovrat personalen i äldre murtekniker. Västerport har nu fått sitt lyft. Näst på tur är Kavaljersporten. Snuskulan i Folkets park är restaurerad på ett minutiöst vis. Egna hantverkare har snidat fram detaljerna till kulans utsmyckning. Berga IP har fått ny konstgräsmatta. Vasaskolan, Kalmarsundsskolan och Lindö förskola har kompletterats med solceller. Totalt har kommunen nu 14 anläggningar av solceller. Fastighetsbeståndet har utökats med en fotbollsarena. Med extrem värme och torka har utmaningarna varit fler än normalt under sommarperioden. Inomhustemperaturer i kommunens fastigheter på mellan Kylanläggningar för såväl komfortkyla, storkökskyla och ishall har tappat orken vid olika tillfällen och inte är anpassade för extrem värme. IT Vakanser och svårigheten att nyrekrytera samt bristen på tillgängliga konsulter påverkar kapaciteten att genomföra planerade projekt. 7

9 Personalredovisning Personalsammansättning Utgåva: Tertialrapport augusti 2018 Rapportperiod: Organisation: Servicenämnd År: 2018 Period: Aug Ansvar: SERVICENÄMND Verksamhet: Verksamhetsstruktur Sysselsättningsgrupp: Månadsavlönade och vilande Anställningsform: Tillsvidareanställda Avtal: Alla avtal Anställningstyp: Alla anställningstyper AID: Alla etiketter exkl Antal Antal Antal Antal personer årarbetare personer årsarbetare Kvinnor Män Totalt augusti 2018 har serviceförvaltningen totalt 506 tillsvidareanställda varav 57 % är kvinnor och 43 % är män. Det är en minskning med totalt 3 personer motsvarande period 2017 och en minskning med 9 personer sedan april Personalminskningen för augusti beror på att flera vakanta tjänster ännu inte tillsatts. Medelåldern är 47,5 år (kvinnor 48,2 år och män 46,5 år). Sjukfrånvaro Sysselsättningsgrupp: Alla exkl vilande Ansvar: SERVICENÄMND Verksamhet: Verksamhetsstruktur Befattning: Alla befattningar Ålder: Totalt AID: Alla etiketter exkl Period föregående: Jul År: 2018 Sjukfrånvaro, % Ack valt kalenderår Kvinnor 5.56% 5.91% 5.29% 5.98% Män 3.35% 3.58% 3.74% 4.44% Totalt 4.57% 4.89% 4.60% 5.29% Sjukfrånvaron har jämfört med samma period 2017 (4,60%) ökat till 5,29% (Kalmar kommun totalt 6,24%.) Långtidssjukfrånvaron har minskat något medan korttidsfrånvaron ökat jämfört med samma period föregående år. Serviceförvaltningen kommer fortsätta fokusera på att hålla sjukfrånvaron på en låg nivå och arbeta förebyggande och hälsofrämjande och lägga fokus på att försöka minska den korta frånvaron. Nya centrala rutiner för sjukanmälan och hälsosamtal efter fyra sjukfall inom en 12-månadersperiod är införda, detta bland annat för att fånga upp ohälsan tidigt. Förvaltningen kommer också att arbeta vidare med det systematiska arbetsmiljöarbetet genom att bland annat delta i den kommungemensamma utbildningen för chefer och skyddsombud inom SAM, som arbetsmiljöenheten tillsammans med HR håller i. 8

10 Kvalitet, styrning och kontroll Serviceförvaltningen har under tertial 2 genomfört planerade kontrollmoment inom den beslutade internkontrollplanen. Utfall av granskningen återfinns i bilaga Intern kontroll uppföljning tertial Den interna revisionen har genomförts under tertial 2 enligt den kommunövergripande revisionsplanen och resulterade i 3 avvikelser och 19 förbättringsförslag. Två av avvikelserna identifierades i flera av våra verksamheter och gällde kunskap kring arkivredogörarens uppdrag och dokumenthanteringsplaner. Extern revision genomförs under tertial 3. Dessa revisioner är obligatoriska för ISO-certifierad verksamhet. Bilagor Uppföljningsrapport verksamhetsmål Uppföljningsrapport intern kontroll 9

11 Organisationsenhet: Servicenämnd Period: Augusti År: 2018 Uppföljningsrapport verksamhetsplan Martina Adiels Balk, :18 1

12 EGN A VERKSAM H ETSSPECIFI KA MÅL OCH AKTI VI TETER Under denna rubrik kan förvaltningar och bolag lägga in egna mål och aktiviteter som man vill följa upp, och som saknar koppling till kommunfullmäktiges fokusområden och mål. Servicenämndens egna mål Under denna rubrik kan servicenämnden lägga in eventuella nämndsmål och aktiviteter som inte är kopplade till fullmäktigemålen. För att det arbete som redovisas under denna rubrik ska bli synliggjort i de centrala uppföljningarna bör man skriva in relevanta delar i kommentarerna under kommunfullmäktiges respektive fokusområde. X Nämndsmål - Kundnöjdhet kost skola Kundnöjdhet ska ligga på minst 75 procent för kost skola. Kundenkät till elever i årskurs 2, 5 och 8 görs årligen. Under våren genomfördes årets mätning och totalt svarade 71,1% att de tycker maten smakar bra. Målet är att nå 75%. De enskilda skolor som inte nådde målsättningen arbetar vidare med handlingsplaner. X Nämndsmål - Kundnöjdhet kost omsorg Kundnöjdhet ska ligga på minst 90 procent för kost omsorg. Dessa kundundersökningar sker i huvudsak under hösten och rapporteras först under tertial 3 i sin helhet. Mätning av nöjdheten för de som har matdistribution har genomförts i tertial 2 med ett utfall av 90,1% nöjda kunder och detta rapporteras nu enbart som en indikation. X Nämndsmål - Kundnöjdhet IT Mätning av kundnöjdhet ska ske två gånger om året och riktas till medarbetare som varit i kontakt med IT. Målet är att nå 3,5 på en femgradig skala. IT skickar ut en kundenkät två gånger per år. Resultatet av det första halvåret blev 4,6. X Nämndsmål - Kvalitetsindex lokalvård Kvalitetsindex för beställd lokalvård ska ligga på minst 97 procent. Genomförda kvalitetsmätningar maj till och med augusti har ett genomsnittsvärde på 99,2% vilket är över målet. Denna period innefattar semesterperiod då betydligt färre kvalitetsmätningar genomförs än under tertial 1 och 3. Prognosen för detta mål är att det kommer att uppfyllas. X Nämndsmål - Implementering av e-portal serviceförvaltningen Martina Adiels Balk, :18 2

13 Under 2018 ska arbetsätt ställas om så att e-portalen är serviceförvaltningens huvudsakliga verktyg för inköp av material och tjänster. Kosten gör sina inköp via e-portal sedan många år tillbaka. För övriga verksamheter påbörjas införande under hösten FOKU SOM RÅDE - ORDNI N G OCH REDA I EKON OMI N Kommunallagen slår fast att kommunerna ska ha en god ekonomisk hushållning i sin verksamhet på både lång och kort sikt. God ekonomisk hushållning har både ett finansiellt perspektiv och ett verksamhetsperspektiv. Fullmäktigemål - Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Kommunens alla verksamheter ska bedrivas på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt. Serviceförvaltningen arbetar för att kostnadseffektivitet och ändamålsenlighet ska genomsyra allt arbete i verksamheterna. Uppföljningar görs regelbundet enligt den kommungemensamma anvisningen för ekonomi- och verksamhetsuppföljning. Förvaltningen tog under 2017 fram SWOT-analyser för samtliga verksamheter. Arbetet med handlingsplaner fortsätter under 2018 utifrån svagheter och även möjligheter. Uppföljning kommer att göras med ny SWOT 2018 för att se vilket resultat som erhållits. X Nämndsmål - SWOT-analyser med handlingsplaner Ta fram handlingsplaner med aktiviteter utifrån svagheter och även möjligheter. Underlag för arbetet är senast genomförda SWOT-analyser för samtliga verksamheter samt övergripande. Uppföljning görs med ny SWOT under tertial 3, I samtliga förvaltningens verksamheter pågår arbete med SWOT analyser och handlingsplaner. Fastighetsförvaltningen har genomfört ett arbete att identifiera styrkor och svagheter inom verksamheten. Detta arbete har utmynnat i en plan med aktiviteter för samtliga enheter som följs upp regelbundet. SWOT-analyser för produktion övergripande samt de tre enheterna är framtagna. Handlingsplan är framtagen och arbete pågår. Även en intressentanalys har gjorts som kommer att brytas ner i verksamheten. IT har gjort en övergripande SWOT analys och gjort prioriteringar utifrån denna. Delar av support har gjort nya SWOT analyser andra arbetar vidare med de som gjordes hösten Uppdrag - Hyresupphandling simhall Pågående Kommunstyrelsen får i uppdrag att i samverkan med servicenämnden pröva hyresupphandling som alternativ till att bygga ny simhall i egen regi. Volymskiss framtagen baserat på kultur- och fritidsförvaltningens önskemål. Detaljplanearbetet pågår. FOKU SOM RÅDE - ETT GRÖN ARE KALM AR Kalmar ska fortsätta vara en av Sveriges grönaste kommuner och ett föredöme inom miljöområdet. Fullmäktigemål - Cykeltrafiken Cykeltrafiken ska årligen öka. Serviceförvaltningen bidrar till målets uppfyllnad genom sitt arbete med snöröjning, sandning, belysning samt underhåll av kommunens cykelvägar. Nya cykelvägar byggs då uppdrag inkommer. Fullmäktigemål - Klimatneutrala resor och godstransporter Martina Adiels Balk, :18 3

14 År 2020 ska alla kommunala samhällsbetalda personresor och godstransporter vara klimatneutrala. Se nämndsmål "Fossilbränslefria fordon hos serviceförvaltningen". Med anledning av att upphandlingsenheten övergick till kommunledningskontoret den förste april 2018 så har nämndsmålet "Upphandling klimatneutrala person- eller godstransporter" utgått hos serviceförvaltningen. Fullmäktigemål - Kollektivtrafik Resandet med kollektivtrafik ska årligen öka. Serviceförvaltningen bidrar till målets uppfyllnad genom sitt arbete med renhållning samt snöröjning vid busshållsplatser. Fullmäktigemål - Fossilbränslefri kommun 2030 Kalmar kommun som geografiskt område ska vara helt fossilbränslefritt år Se nämndsmål "Fossilbränslefria fordon hos serviceförvaltningen". X Nämndsmål - Fossilbränslefria fordon hos serviceförvaltningen Serviceförvaltningens fordon ska vara helt fossilbränslefria vid utgången av Arbetet med att enbart använda fossilfria bränslen i serviceförvaltningens fordon accelererade under 2017 och inledningen av Förvaltningen har enbart ett fordon kvar att föra över till fossilfritt bränsle. Nytt eldrivet fordon är beställt och levereras under vecka 35. Målet är därmed uppfyllt. Fullmäktigemål - Energianvändningen Energianvändningen i kommunkoncernen ska minska med 10 procent från 2018 till Fastighet kommer under september 2018 och framåt att införa ett nytt energiuppföljningssystem. Detta kommer att ge betydligt bättre underlag för analyser och vidtagande av åtgärder för arbete med energieffektiva insatser. Pågående just nu är inventering och komplettering av mätare ute i kommunens byggnader. X Nämndsmål - Energianvändning nybyggnation Vid upphandling av nybyggnation ska det säkerställas att energianvändningen är 25 procent lägre än kraven enligt Boverkets byggregler (gällande 2016). Två projekt har följts upp i samband med den 2-åriga garantibesiktningen. Lindsdalsskolan. Nybyggnad av klassrumsbyggnad, 12 klassrum. Krav enligt BBR: 97 kwh/kvm. Beräknat energivärde i projektering (-25 procent) var 75 kwh/kvm. Utfall i energideklaration: 59 kwh/kvm. Detta ger en energiförbrukning som är ca 39 procent lägre än BBR:s krav. Lindöskolan. Tillbyggnad av 6 avd förskola. Krav enligt BBR: 120 kwh/kvm. Beräknad energiförbrukning i projektering (-25 procent) var 86 kwh/kvm. Utfall efter avläsning: 58 kwh/kvm Detta ger en energiförbrukning som är ca 50 procent lägre än BBR:s krav. Fullmäktigemål - God vattenstatus Martina Adiels Balk, :18 4

15 Kalmarsund och våra vattendrag ska ha uppnått God vattenstatus år Se nämndsmål "Kalmarsund och våra vattendrag ska ha uppnått God vattenstatus år 2025" X Nämndsmål - Kalmarsund och våra vattendrag ska ha uppnått God vattenstatus år 2025 Aktiviteter i serviceförvaltningens miljöprojekt syftar till att uppfylla God vattenstatus i Kalmarsund och våra vattendrag. Åtgärdsarbetet för 2018 påbörjades under augusti. Biotopåtgärder som nya våtmarker under kommunens regi. Fullmäktigemål - Vattenanvändningen Vattenanvändningen i kommunkoncernen ska minska med 10 procent från 2015 till Se nämndsmål "Vattenanvändningen i kommunkoncernen ska minska med 10 procent från 2015 till 2020" X Nämndsmål - Vattenanvändningen i kommunkoncernen ska minska med 10 procent från 2015 till 2020 Serviceförvaltningen ska genomföra aktiviteter för att minska dricksvattenförbrukningen. Fastighet och produktion Under energitjänsteprojektet vidtogs åtgärder för att spara vatten i de fastigheter som ingick i projektet. Genom att byta ut perlatorer, munstycken, WC-kontroll mm har estimerats en besparing på ca kubikmeter vatten, dvs ca 7 procent då den totala vattenförbrukning ligger på ca kubikmeter. Samma typ av åtgärder fortsätter fastighetsverksamheten att använda i nya projekt och vid underhållsarbeten. Fullmäktigemål - Avfallet Avfallet inom kommunkoncernen ska minska med 30 procent från 2018 till Se nämndsmål "Matsvinn inom kost skola", "Uppläggningssvinn vid förskolor", "Kökssvinn inom kost omsorg" samt "Nulägesanalys över förvaltningens avfallsgenerering" X Nämndsmål - Matsvinn inom kost skola Skolornas tallrikssvinn ska vara lägre än föregående års siffra. (Snitt för helåret 2017 slutade på 15,25 gram) Under vårterminen har tallrikssvinnet i skolan ökat jämfört med tidigare mätningar. Generellt kastas mindre mat när eleverna vet om att tallrikssvinnet mäts jämfört med den okända mätning som görs. I den okända mätningen kastades 19 g/elev och i den kända 16 g. Vårens genomsnitt hamnade således på 17,5 g/elev. Arbete pågår för att ta fram bra informationsmaterial i form av tex bordsryttare inför kommande mätningar. X Martina Adiels Balk, :18 5

16 Nämndsmål - Uppläggningssvinn vid förskolor Förskolornas uppläggningssvinn ska vara lägre än 20 gram per barn. Förskolornas uppläggningssvinn har ökat under vårens mätning jämfört med föregående års mätningar. Svinnet uppgår till 30 g/barn från att under de senaste åren ha legat mellan 23 och 26 g. Att det varierar kraftigt från år till år kan bero på att det serveras olika maträtter under mätveckorna och att kökspersonalen mäter på olika sätt. X Nämndsmål - Kökssvinn inom kost omsorg Kökssvinnet inom omsorgsköken ska vara lägre än föregående års siffra. Ingen mätning planerad under tertial 2. Nästa mätning sker under oktober månad. X Nämndsmål - Nulägesanalys över förvaltningens avfallsgenerering Nulägesanalys över förvaltningens avfallsgenerering och upprättande av handlingsplan utifrån denna analys. Den del av förvaltningens avfall som granskats under året är det farliga avfallet som genererades under 2017 och som till största delen omhändertas detta av Stena. Avfallets sammansättning är beroende av vilka uppdrag som genomförs. Fullmäktigemål - Livsmedel Andelen livsmedel som är ekologiska eller ursprungsmärkta Sverige i de kommunala verksamheterna ska uppgå till 75 procent 2020, varav minst 30 procent ska vara ekologiska. Minst 40 procent ska komma från närområdet. Se nämndsmål "Andelen livsmedel som är ekologiska eller ursprungsmärkta Sverige i de kommunala verksamheterna ska uppgå till 75 procent 2020, varav minst 30 procent ska vara ekologiska" X Nämndsmål - Andelen livsmedel som är ekologiska eller ursprungsmärkta Sverige i de kommunala verksamheterna ska uppgå till 75 procent 2020, varav minst 30 procent ska vara ekologiska. Andelen livsmedel som är ekologiska eller ursprungsmärkta Sverige i de kommunala verksamheterna ska uppgå till 75 procent 2020, varav minst 30 procent ska vara ekologiska. Andelen ekologiska livsmedel når målet om minst 30 procent då utfallet för första halvåret är exakt 30 procent. Totala andelen livsmedel som är ekologiska eller ursprungsmärkta Sverige hamnar utfallet på 70 procent. Uppdrag - Kalmar cykelstad Ej påbörjad Samhällsbyggnadsnämnden och servicenämnden får i uppdrag att fortsätta projektet Kalmar Cykelstad. Uppdraget förlängs fram till och med Martina Adiels Balk, :18 6

17 Cykelprojekt har övergått från serviceförvaltningen till samhällsbyggnadskontoret. Serviceförvaltningen utför nu endast arbete kring cykelfrågor på uppdrag från samhällsbyggnadskontoret. Produktionsverksamheten sköter driften i samband med cykelbanor. Uppdrag - Solcellsanläggningar Pågående Majoritetens inriktning är att ha minst 25 solcellsanläggningar på kommunens egna byggnader år Installation av 4 anläggningar på 3 objekt har genomförts. Kalmarsundsskolan (låg- och mellanstadiet), Vasaskolan och Lindö nya förskola. Installation på konstmuseet visade sig ej vara möjligt p g a ventilationsanläggningens placering. Dubbel kapacitet sattes därför upp på Kalmarsundsskolan. Totalt finns nu solcellsanläggningar på tretton objekt. Uppdrag - Söka nationella vattenmedel Pågående Majoritetens inriktning är att vi ska ensamt eller tillsammans med Kalmarsundskommissionen och eventuella andra aktörer söka de nationella vattenmedel som finns tillgängliga från och med Under andra tertialen 2018 har kustmiljögruppen sökt 3 åtgärdsprojekt till ett värde av sammanlagt 3,2 miljoner kr, att genomföra åren Medlen har sökts tillsammans med Regionförbundet, Linnéuniversitetet, Sveriges lantbruksuniversitet samt lokala företag och föreningar som associerade partners. FOKUSOMRÅDE - ETT VÄXANDE ATTRAKTIVT KALMAR Kalmar ska vara en växande och attraktiv kommun. Det är en förutsättning för att vara med i kampen om framtida etableringar, inflyttare och satsningar på infrastruktur. Fullmäktigemål - Arbetslöshet Kalmar ska ha lägre arbetslöshet än riket och våra jämförelsekommuner, gäller alla grupper. Serviceförvaltningen bidrar till målets uppfylland genom att anlita arbetsmarknadspolitiska åtgärder i produktions- och supportverksamheten samt att lokalvård och kost arbetat fram program för rekrytering. Fullmäktigemål - Tryggaste residenskommun Kalmar ska vara landets tryggaste residenskommun. Serviceförvaltningen bidrar till målets uppfylland genom arbete med belysning, siktröjning samt samarbete med Kalmar City. Fullmäktigemål - Företagsklimatet Totala Nöjd-Kund-Index (NKI) i SKL:s mätning Öppna Jämförelser avseende företagsklimatet ska vidmakthållas eller öka. Majoritetens inriktning är att minst 100 företagsbesök ska genomföras per år. Serviceförvaltningen bidrar till målets uppfylland genom att vara goda beställare i leverantörskontakter, samordna grävtillstånd och arbete med snöröjning/renhållning. Fullmäktigemål - Kalmar - En plats för alla Kalmar ska vara en plats för alla samt vara en av Sveriges bästa kommuner att besöka, att växa upp, bo och åldras i. Martina Adiels Balk, :18 7

18 Se nämndsmål "Produktions verksamheter i SCB:s medborgarundersökning" X Nämndsmål - Produktions verksamheter i SCB:s medborgarundersökning I Statistiska Centralbyråns medborgarundersökning ska Kalmar kommun nå ett genomsnittsbetyg som är bättre än det för 2017 avseende nedanstående områden: Tillgång till parker, grönområden och natur. Belysning av gång- och cykelvägar Underhåll och skötsel av gång- och cykelvägar Snöröjning av gång- och cykelvägar Belysning av gator och vägar Underhåll och skötsel av gator och vägar Snöröjning av gator och vägar Belysning i kommunens motionsspår Kommunens åtgärder mot klotter och annan skadegörelse Renhållning av parker och allmänna platser i din kommun Målet följs upp under slutet av 2018 i samband med att resultatet av SCB:s mätning presenteras. Kontinuerligt förbättringsarbete inom respektive område pågår hos produktionsverksamheten. Fullmäktigemål - Färdigställda bostäder Samlat i kommunkoncernen ska vi arbeta för att färdigställa minst 700 bostäder per år fram till år Serviceförvaltningen planerar inte för eller uppför bostäder. Fullmäktigemål - Tillgänglighet Kalmar ska vara en kommun med hög tillgänglighet. Se uppdrag "Tillgänglighetsåtgärder badplatser" Fastighet ser över tillgänglighetsaspekten vid både ombyggnation och nybyggnation. Uppdrag - Tillgänglighetsåtgärder badplatser Genomförd Ta fram ett underlag som ska ligga till grund för att förbättra tillgängligheten till kommunens badplatser och utifrån detta föreslå åtgärder för tillgänglighet på ett antal platser. Det är kartlagt vad som ska göras på vilka badplatser och ett arbete har påbörjats med att göra badplatserna tillgängliga. Kattrumpan fått träramper från trappan till bryggan och nytt räcke. Långvikens badplats har tillgänglighetsanpassats. Bergavik har fått träramper och diverse badplatser har fått tryckknapp till toaletterna etc. Brygga och servicebyggnad vid Norrlidsbadet har tillgänglighetsanpassats. FOKUSOMRÅDE - HÖG KVALITET I VÄLFÄRDEN I Kalmar ska allas liv präglas av trygghet, kvalitet, tillgänglighet och delaktighet. Medborgare i Kalmar ska känna sig trygga med att kommunens välfärdsverksamheter alltid finns när enskilda behöver den och att verksamheten bedrivs med god kvalitet. Serviceförvaltningen rapporterar ingenting under detta fokusområde. Martina Adiels Balk, :18 8

19 FOKU SOM RÅDE - VERKSAM H ET, PERSON AL OCH ARBETSMILJÖ Kalmar kommun ska vara ett föredöme som arbetsgivare. Vi ska vara en attraktiv, effektiv och utvecklande arbetsplats som präglas av hög kompetens, öppenhet, delaktighet, jämställdhet och trygghet. Fullmäktigemål - Jämställdhetssäkrad verksamhet Kommunens verksamhet ska vara jämställdhetssäkrad år 2022, vilket innebär att alla verksamheter säkerställer: Likvärdig service och bemötande Likvärdig myndighetsutövning Likvärdig resursfördelning Jämställd fördelning av makt och inflytande Till alla kvinnor och män, flickor och pojkar oavsett bakgrund och tillhörighet. Ledningsgruppsbeslut analyseras ur ett jämställdhetsperspektiv. Fullmäktigemål - Sjukfrånvaron Sjukfrånvaron ska minska i både förvaltningar och bolag. Majoritetens inriktning är att sjukskrivningarna ska totalt minska med en procentenhet under Varje nämnd och bolagsstyrelse ska ta fram mål och en plan för det konkreta arbetet. Under perioden januari-juli 2018 ligger serviceförvaltningens ackumulerade sjukfrånvaro på 5,4 procent, att jämföra med 4,7 procent för samma period Detta är en förbättring jämfört med det ackumulerade resultatet från tertial som landade på 6,8 procent samtidigt som det visar på en ökning från föregående års resultat. Motsvarande siffror för hela Kalmar kommun är 6,3 procent för 2018 att jämföra med 6,8 procent för Vilket visar på att serviceförvaltningen således ligger ca 1 procentenhet under det kommunövergripande resultatet. Fullmäktigemål - Medarbetarengagemang Öka indexet för Hållbart medarbetarengagemang. Serviceförvaltningen rapporterar inte under detta mål i tertial 2. Medarbetarenkät genomförs under tertial 3 och utifrån resultatet av denna så ser förvaltningen över hur vi ska arbeta vidare med medarbetarengagemanget. Fullmäktigemål - Heltid som norm Kalmar kommun har heltid som norm, med möjlighet att önska sysselsättningsgrad. Heltid ska alltid erbjudas vid nya tillsvidareanställningar. Det är en viktig rättvise- och jämställdhetsfråga. De anställningar som gjorts under tertial 2 är med heltid som grund. Fullmäktigemål - Riktade insatser som uppföljning Riktade insatser som uppföljning av kort- och långtidssjukskrivna samt analys ur ett jämställdhetsperspektiv ska göras årligen. Se nämndsmål "kartlägga påverkbar sjukfrånvaro" X Nämndsmål - Kartlägga påverkbar sjukfrånvaro Serviceförvaltningen ska kartlägga sin påverkbara sjukfrånvaro för att kunna arbeta med förebyggande insatser. Martina Adiels Balk, :18 9

20 Kartläggning av långtidssjukskrivna påbörjad samt allmän genomgång av rehabiliteringssystemet Adato chef- HR. Martina Adiels Balk, :18 10

21 Organisationsenhet: Servicenämnd År och fas: Intern kontroll Inmatning Uppföljning Intern kontroll Alla risker grupperade på process Martina Adiels Balk, :30 1

22 Ledningsprocesser Fastställa mål och fördela resurser Ta fram statistik Ta fram budget och följa upp den Hantera mål och uppdrag Ta fram underlag genom omvärldsbevakning Risk för att verksamheten inte jobbar mot fastställda mål och att resurser inte fördelas optimalt. Det finns risk för att verksamheten inte jobbar mot fastställda mål och att resurser inte fördelas optimalt. Detta kan bero på flera olika anledningar t ex att målen inte är kända hos medarbetarna, att det finns oklarheter i organisationen, att rutiner inte fungerar med mera. Det finns risk för att mål, uppdrag och beslut som inte finns med i verksamhetsplanen utan i andra handlingsplaner, strategier och program inte följs upp. Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Avstämning mål/budget tertialvis så att resurser för att nå satta mål finns alternativt görs prioriteringar utifrån ekonomiska förutsättningar. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kontrollmoment Avstämning mål/budget tertialvis så att resurser för att nå satta mål finns alternativt görs prioriteringar utifrån ekonomiska förutsättningar. Serviceförvaltningen arbetar under 2018 med sjutton mål. Uppföljning i tertial 2 visar på att 6 av dessa bedöms som uppfyllda/kommer att uppfyllas, 8 har positiv trend/är pågående och 3 har negativ trend. De enskilda kostverksameter vid skolor som inte nådde målsättningen kring kundnöjdhet arbetar vidare med handlingsplaner. För att nå målvärdet för matsvinn hos skolkosten pågår arbete för att ta fram bra informationsmaterial i form av tex bordsryttare inför kommande mätningar. Målet kring uppläggningssvinn vid förskolor visar på kraftiga variationer som kan bero på olika rutiner för mätning. Dock görs bedömningen att fjorton av sjutton mål som har bedömningen uppfyllda eller med positiv trend som ett acceptabelt utfall för tertial 2. Risk felbedömning omvärldsrisker Risk för avsaknad av omvärldsanalys och felbedömning av omvärldsrisker. Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 3) Konsekvensen om kommunen skulle göra felbedömningar av omvärlden skulle kunna leda till skada och påverkan för verksamheten. Risken bedöms som relativt låg då verksamheterna omvärldsbevakar via branschorgan och liknande. Kontinuerlig information kommer från kommunledningskontoret. Risk att resurser är otillräckliga. Risk att resurser är otillräckliga för att utföra förvaltningens uppdrag samt att förvaltningen inte kan möta upp framtida krav. Riskvärde: 8 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 4) Martina Adiels Balk, :30 2

23 Sannolikheten bedöms som liten då budgetuppföljning och prognos genomförs och presenteras för nämnd varannan månad för kontinuerlig uppföljning. Kontinuerliga avstämningar görs även med KLK. Kontrollmoment: Avstämning mål/budget tertialvis så att resurser för att nå satta mål finns alternativt görs prioriteringar utifrån ekonomiska förutsättningar. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kontrollmoment Avstämning mål/budget tertialvis så att resurser för att nå satta mål finns alternativt görs prioriteringar utifrån ekonomiska förutsättningar. Hos produktion får man ibland stoppa inkommande förslag på grund av att resurser saknas, vilket hänger ihop med att dessa förslag inte är medräknade i aktuell budget. I dagsläget finns tillräckliga resurser hos support. Hos administration har indikationer har inkommit att verksamheterna upplever att administrations medarbetare inte är tillgängliga i samma utsträckning som tidigare. Då IT inte får in prognoser över förvaltningarnas IT-behov så har de svårt att planera sin produktionsvolym. Fastighet har många vakanser och här pågår rekryteringar. Organisera, leda och följa upp verksamheten Följa upp verksamheten Stödja, styra, samordna genom verksamhetsledningssystem Leda och fördela arbetet Bevaka och informera om lagar och förordningar Leda och fördela arbetet Risk för att arbets- och uppdragsbeskrivningar samt arbetsuppgifter inte är kända av medarbetarna eller är otydligt utformade. Detta kan leda till att medarbetare arbetar med fel saker eller inte vet hur de ska prioritera bland arbetsuppgifterna. Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) Risken bedöms som låg då internrevision av rutiner och processer genomförs årligen för att få uppföljning om dess efterlevnad. Avvikelser sätts och åtgärdas i de fall där avsteg finns. Medarbetarsamtal hålls. Risk för att verksamheten inte hinner anpassas vid lagändring Det finns risk för att verksamheten inte hinner anpassas vid en eventuell lagändring. Den kommunala verksamheten tenderar att bli mer och mer detaljstyrd via lagar och regler. Kategori: Legal risk Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 3) Risken bedöms som låg då respektive chef prenumererar på uppdateringar i den lagstiftning som är speciell för verksamheten. Kommunövergripande kvalitets- och miljösamordnare bevakar miljölagstiftning via KLK och WSP. Risk för bristande beslutsunderlag Risk för att de beslutsunderlag som förmedlas till politikerna är bristfälliga, vilket skulle kunna leda till att felaktiga beslut fattas eller att beslut fattas på felaktiga grunder. Brister kan föreligga vid målrapportering eller att informationen inte presenteras på ett optimalt sätt. Det kan också finnas risk för att felaktig information hämtas från system som inte har uppdaterats korrekt. Riskvärde: 4 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 2) Martina Adiels Balk, :30 3

24 Risken bedöms som liten då beslutsunderlag granskas av berörda innan de förmedlas vidare för att felaktigheter ska kunna identifieras. Rimlighetsbedömning görs vid inhämtning av systeminformation. Risk för att arbetsuppgifter/uppdrag inte blir utförda eller görs på ett felaktigt sätt Risk för att arbetsuppgifter inte blir utförda eller görs på ett felaktigt sätt. Detta kan bero på den aktuella arbetsinstruktionen, att rutiner saknas, inte är kända eller inte följs av andra anledningar. En annan orsak kan vara att arbetsuppgiften utförs sällan av medarbetaren eller att arbetsuppgiften kräver särskild kompetens. Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) Risken bedöms som låg då internrevision av rutiner och processer genomförs årligen för att få uppföljning om dess efterlevnad. Avvikelser dokumenteras och åtgärdas i de fall där avsteg finns. Avsaknad av rutiner för moment som behöver styras identifieras. Risk för dubbelarbete alternativt att uppgifter inte blir utförda Risk för dubbelarbete mellan enheter och mellan förvaltningar alternativt att uppgifterna inte blir utförda. Om inte ansvarsfördelningen är tillräckligt tydlig när kommunen fördelar uppdrag och projekt finns det risk för att flera enheter/förvaltningar arbeta med samma saker varvid dubbelarbete kan uppstå. Resurser tas då i anspråk som skulle kunna användas till annat. Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 3) Risken bedöms som störst mellan förvaltningar. När två förvaltningar är inblandade finns risk att beslut dröjer och att dubbelarbete sker. Dock så har nya reglementen tagits fram och driftats vilket bör göra sannolikheten låg. Martina Adiels Balk, :30 4

25 Huvudprocesser Allmänt främja Kalmars näringsliv Lotsa företagare i den kommunala organisationen Genomföra företagsbesök Erbjuda ändamålsenliga lokaler för det lokala näringslivet Genomföra starta-eget kurser Hantera etableringsfrågor Bedriva samhällsskydd och säkerhetsarbete Planera åtgärder inför extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap Tillhandahålla räddningstjänst Arbeta med frågor inom förebyggande brandskydd Risk för bristande kunskap om ansvarsfördelning av brandskydd. Risk för bristande kunskap om ansvarsfördelning brandskydd mellan hyresgäst och förvaltningen. Kategori: Legal risk Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 3) Risken bedöms som låg då gränsdragningslista med ansvarsfördelning brandskydd är framtagen implementerad. Denna lista fylls i tillsammans hyresgäst/fastighetsförvaltare för alla nya och uppdaterade avtal. Risk att brandskyddsronder inte utförs enligt rutin. Risk att brandskyddsronder inte utförs tertialvis enligt rutin och att då inte avvikelser upptäcks, åtgärdas och förebyggs. Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 3) Brandskyddsamordnare skickar ut påminnelser om de ronder som ska utföras. Följs upp genom intern/extern ISO revision, samt vid årlig rapportering till KLK. Bidra till individers utveckling och lärande Leda och stödja barns utveckling och lärande i förskola och pedagogisk omsorg Leda och stödja elevers utveckling och lärande i förskoleklass, fritidshem, grundskola och grundsärskola Anordna gymnasial vuxenutbildning Bedriva och utveckla gymnasial utbildning Bedriva och utveckla kommunal vuxenutbildning Främja ett rikt kultur- och fritidsliv Erbjuda kulturaktiveter Erbjuda undervisning Svara för informationsförsörjning Stödja föreningslivet Sköta inom- och utomhusanläggningar för idrott och friluftsliv Förvalta och utveckla det fysiska samhället Prioritera och samordna fysisk planering Handlägga lantmäterifrågor Planera trafikmiljön Martina Adiels Balk, :30 5

26 Handlägga lov enlig PBL Producera och hantera geografisk information Planera för infrastruktur/kommunikationer Planera mark till bostäder och verksamhet Sälja anläggningstillgångar Förvalta och utveckla allmän platsmark Förvalta och utveckla kommunal mark Hantera bidrag till enskilda vägar Hantera markreservationer Handlägga parkeringstillstånd och tillfälliga markupplåtelser Genomföra exploatering och investeringar Bedriva tillsyn enligt PBL Handlägga anmälan enligt PBL Risk driftskostnad Risk att driftskostnad inte tas i beaktande vid nya projekt. Life cycle cost (LCC) tänk saknas. Kategori: Finansiell risk Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 3) Sannolikheten bedöm som låg då frågan numera finns med i underlaget "Anmäla behov av investering inför beslut i kommunfullmäktige - blankett" samt att möte har införts tillsammans med SBK. Kontinueriga möten hålls med SBK där förvaltningschef och produktionschef deltar. Risk ansvarsfördelning Risk för otydlighet i ansvarsfördelning. Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 3) Sannolikheten bedöm som låg då reglemente finns. Risk driftsbehov och ansvar Risk för ökat driftsbehov samt att samfälligheter inte vill ansvara. Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 3) Sannolikheten bedöm som låg då process för hantering av enskilda vägar och bidrag finns. Svara för vård, omsorg och sociala tjänster Hantera invandrar- och flyktingfrågor Lindra effekter av arbetslöshet Ansvara för stöd, omsorg och vård till äldre och till personer under 65 år med mindre omfattande funktionsnedsättningar Ansvara för individ- och familjeomsorg och omsorg om personer med funktionsnedsättning Tillhandahålla olycksfallsförsäkring Värna om miljö och hälsa Bidra till säker livsmedelshantering Erbjuda energirådgivning Hantera frågor om naturvård Hantera avfall Martina Adiels Balk, :30 6

27 Ta emot felanmälan Bidra till bättre livsmiljö för människor, djur och natur Hantera strandskyddsdispens Risk att det finns brister i egenkontroll Risk att kontrollpunkter i egenkontrollprogram inte följs. Kategori: Omvärldsrisk Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Inom kostverksamheten är risken lägre då tydliga rutiner finns samt inspektioner från SBK görs. Öka kunskap och efterlevnad av kontrollprogram inom produktionsverksamheten. Kontrollmoment: Uppföljning av relevanta checklistor inom egenkontrollen. (Produktion) Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kontrollmoment Uppföljning av relevanta checklistor inom egenkontrollen. (Produktion/årligen) Kontrollmomentet följdes upp i samband med intern revision under maj Då användes ej de framtagna checklistorna för egenkontroll hos produktion. Listorna har sedan dess lagts in i verksamhethandboken och verksamheten har påbörjat sin egenkontroll. Risk för ammoniakutsläpp ishallar Risk för ammonikautsläpp från ishallens kylanläggning. Kategori: Omvärldsrisk Riskvärde: 4 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 2) Risken bedöms som låg då rutin för besiktning och daglig kontroll finns. Larm finns. Risk olycka på utegym Utegym - olycka på grund av undermålig utrustning Kategori: Omvärldsrisk Riskvärde: 4 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 2) Risken bedöm som låg då årliga besiktningar genomförs vilket minskar risken för olycka. Risk skada pga ej korrekt tilllagad kost Risk att person skadas till följd av felaktig kosthantering. Kategori: Omvärldsrisk Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) Risken bedöm som låg då egenkontrollprogram och rutiner finns för att säkerställa de parametrar som kan leda till att dessa typer av problem uppstår. Regelbundna kontroller av miljö och hälsa på SBK. Risk specialkost Risk att person med behov av specialkost får fel kost. Kategori: Omvärldsrisk Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) Martina Adiels Balk, :30 7

28 Skola/omsorg informerar kostverksamheten om behov av specialkost. Rutiner finns sedan framtagna för att säkerställa att felaktig kost inte serveras till de personer som är i behov av specialkost. Risk allergier Risk att icke godkända kemikalier används. Kategori: Omvärldsrisk Riskvärde: 4 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 2) Risken bedöm som låg då kemikalier som får användas av verksamheten återfinns på kemikalielista och tas från centralförrådets sortiment. Risk smittspridning Risk att icke tillräckligt effektiva kemikalier används vilket kan leda till smittspridning. Kategori: Omvärldsrisk Riskvärde: 4 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 2) Kemikalier som får användas av verksamheten återfinns på kemikalielista och tas från centralförrådets sortiment, därför bedöm risken som låg. Risk hantering farligt avfall Risk att farligt avfall inte hanteras korrekt Kategori: Omvärldsrisk Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 3) Rutiner för hantering av avfall finns och är kommunicerade i verksamheten. Externa och interna ISO revisioner genomförs årligen. Verksamheter där det uppstår mycket farligt avfall har egna verksamhetsspecifika rutiner samt avtal för med Stena för omhändertagande. Risk hanterad felanmälan Risk för ej hanterad/felaktigt hanterad felanmälan Riskvärde: 4 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 2) Felanmälningar hanteras enligt rutin i streamflow vilket gör att risken bedöms som låg. Martina Adiels Balk, :30 8

29 Stödprocesser Hantera ekonomi Hantera redovisning och övrig ekonomiadministration Hantera finansförvaltning Handlägga finansieringsfrågor Arbeta med dagliga ekonomiprocesser Arbeta med fastighetstaxering Risk för brister i hantering av attest och firmatecknare Det finns risk för att attest sker i strid mot reglementet för verifikationer avseende jävs- och integritetsreglerna. Det finns risk för att utbetalningar attesteras av fel person på grund av att attestförteckningarna inte är uppdaterade och kommunicerade med systemförvaltarna för ekonomisystem och verksamhetssystem. Det finns en risk för att kontrakt/avtal skrivs på av andra än firmatecknare för Kalmar kommun. Detta kan leda till förtroendeskada och ekonomisk skada för kommunen i form av skadestånd/vite från kunder, leverantörer eller andra myndigheter. Kategori: Risk i finansiell rapportering Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Sannolikheten att detta sker bedöms som stor då det är många personer som hanterar verifikationer, fakturor och avtal. Konsekvensen om detta inträffar bedöms som allvarlig då detta kan leda till förtroendeskada eller ekonomisk skada för kommunen. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kontrollmoment Avstämning av 5 fakturor/enhet per tertial. Vid stickproven på första tertialets fakturor hittades inga avvikelser vad gäller gällande attesträtt. Vid stickproven på andra tertialets fakturor hittades en avvikelse vad gäller gällande attesträtt. Risk för brister i hantering av leverantörsfakturor Risk föreligger att kostnader inte redovisas enligt kommunbas13 och för att representation, kurser, och resor inte har korrekt dokumentation avseende syfte och deltagande. Det finns också risk för att leverantörsfakturor inte betalas i tid. Kategori: Risk i finansiell rapportering Riskvärde: 12 (Sannolikhet: 4, Konsekvens: 3) Sannolikheten att detta inträffar bedöms som mycket stor då hantering av leverantörsfakturor sker av ett stort antal personer och flertalet av dessa har inte detta som sin huvudsakliga arbetsuppgift. Konsekvensen om detta inträffar bedöms bli allvarlig då detta kan leda till ökade kostnader för kommunen i form av räntor och påminnelseavgifter samt att redovisningen inte är tillförlitlig vilket kan leda till att beslut fattas på felaktiga grunder. Martina Adiels Balk, :30 9

30 Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kontrollmoment Uppföljning av förfallna fakturor månadsvis samt avstämning av 5 fakturor/enhet per tertial för representation, kurser och resor. Vid stickproven på första tertialets fakturor hittades tio avvikelser vad gäller angivande av deltagare och/eller syfte vid representation, kurser och resor. Vid stickproven på andra tertialets fakturor hittades 8 avvikelser vad gäller angivande av deltagare och/eller syfte vid representation. Detta resultat är fortfarande inte acceptabelt med en förbättring jämfört med tertial 1. Avvikelser gentemot kommunens rutin samt Skatteverkets regler kring gåvor har upptäckts och respektive chef har vidtalats för att avvikelse inte ska uppstå igen. Samtliga chefer har fått information om kommunens rutin avseende hantering av gåvor. Den kommunövergripande rutinen är otydlig så kommunledningskontoret kommer att se över denna för att förtydliga och förebygga att denna typ av avvikelser uppstår igen. Risk för brister i redovisningen Det finns risk för att redovisningen och underlagen till denna brister. Främst avser detta bokföringsorder. Det finns också risk för brister i rättelser som inte kan härledas samt balanskonton som inte avstäms regelbundet. Kategori: Risk i finansiell rapportering Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Sannolikheten att detta skulle inträffa bedöms som stor så rättelse av fel och löpande redovisning sköts av ett flertal personer. Sannolikheten att dokumentationen brister bedöms också som stor utifrån tidigare genomförda kontroller. Konsekvensen om detta inträffar bedöms som allvarlig då detta kan leda till att beslut fattas på felaktiga grunder samt att kommunen bryter mot gällande lagstiftning. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kontrollmoment Avstämning av balanskonto görs tertialvis för förrådet. Avstämning av balanskonto klart för perioden med ett godkänt resultat. Risk för brister i hantering av kundfakturering Det finns risk för att fakturering inte sker i rätt tid eller inte alls och att debiterade avgifter inte följer beslutade taxor eller avtal. Detta kan leda till ökad administration när rättelser måste ställas ut och förtroendet för kommunen kan skadas. Det kan också innebära förlorade intäkter. Kategori: Risk i finansiell rapportering Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Sannolikheten att det finns brister i hanteringen av kundfakturering bedöms som stor då det kan hända några gånger om året. Den största delen av faktureringen sker i försystem utifrån förbrukning och här är sannolikenheten mindre om gällande rutiner följs. Sannolikheten att detta skulle inträffa är störst vad gäller ströfakturering där inget försystem initierar fakturering utan den initieras av en tjänsteperson. Konsekvensen bedöms bli allvarlig eller få stor påverkan på verksamheten om vi inte fakturerar i rätt tid eller till fel belopp eller glömmer att fakturerar helt. Felaktig fakturering leder till ökad administration om vi måste göra kreditar och att förtroende för kommunen skadas. Vi kan också förlora intäkter p g a detta vilket kan påverka verksamheten. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kontrollmoment Tertialvis kontroll på verksamheterna att fakturor skickats ut. Avvikelser har noteras för första tertialet inom verksamheten enskilda vägar på produktion vad gäller utskick av fakturor. I övrigt har inga andra avvikelser framkommit. Inga avvikelser funna under tertial 2. Martina Adiels Balk, :30 10

31 Risk för brister i hanteringen av mervärdesskatt Det finns risk för att kommunens hantering och redovisning av mervärdesskatt är felaktig. Momslagstiftningen är komplicerad vilket ökar risken för fel. Kategori: Risk i finansiell rapportering Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 3) Sannolikheten att det skulle bli fel på momsen bedöms som liten då kommunen har bra system och rutiner för detta. Största risken för felaktig momsredovisning finns avseende hyrbilsfakturor och representationsfakturor samt vid ströfakturering av kundfakturor. Konsekvensen om detta skulle inträffa bedöms bli allvarlig och leda till skada för verksamheten. Felaktig redovisning av ingående moms kan ge upphov till skattetillägg och förtroendeskada för kommunen. Risk för brister i hantering av kontanter eller motsvarande stöldbegärliga värdeföremål Det finns risk för att kontanter eller andra stöldbegärliga föremål inte hanteras enligt gällande rutiner och riktlinjer. När det gäller kontanter finns det också risk för att handkassorna redovisas i fel period och momsen därmed blir felaktig. Det finns också risk för att förteckningen över handkassor eller andra stöldbegärliga föremål inte är aktuell och handkassorna/föremålen därmed försvinner. Kategori: Risk i finansiell rapportering Riskvärde: 8 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 4) Sannolikheten att detta inträffar bedöms som liten då kommunen har bra rutiner och riktlinjer för detta som följs. Konsekvensen om detta inträffar bedöms som mycket allvarlig då detta skulle kunna skada förtroendet för kommunens verksamhet. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kontrollmoment Kontroll av förvaltningens handkassor görs två gånger per år. Kontroll av förvaltningens handkassor görs två gånger per år. Ingen kontroll genomförd under tertial 1. Kontroll under tertial 2 visar en avvikelse. Åtgärd har gjorts för att detta inte ska upprepas. Uppföljning kommer att göras under tredje tertialet. Risk att uppdaterade interna/externa hyror inte används vid fakturering. Risk i reglering av hyreskontrakt Kategori: Finansiell risk Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 3) Risken bedöms som låg då kontroll sker av att bevakningsrutinerna fungerar. Risk- Fakturabetalning i byggprojekt Risk att betalning inte sker enligt arbetsplan, mot utfört arbete och enligt betalningsplan där sådan finns upprättad. Kategori: Finansiell risk Riskvärde: 4 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 2) Risken bedöms som låg då kontroll sker av att betalningsrutinen följs. Hantera ärenden och dokument Hantera post Hantera arkiv och bevarandefrågor Martina Adiels Balk, :30 11

32 Hantera skrivelser och frågor från kunder/medborgare Hantera uppdrag och projekt från nämnd/styrelse och kommunfullmäktige Risk för att diarieföring och gallring inte sker enligt gällande lagstiftning Det finns risk för att diarieföring, arkivering, bevarande och gallring inte sker enligt gällande lagstiftning och våra antagna dokumenthanteringsplaner. Lagstiftningen är komplex och gråzoner finns. Osäkerhet kan finnas avseende dokumenthanteringsplaner och lagstiftningens krav på registrering av allmänna handlingar. Kategori: Legal risk Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Sannolikheten att kommunen skulle bryta mot lagstiftningen bedöms som stor då osäkerhet finns hos personalen om vad som ska diarieföras och inte samt vad som ska gallras och inte. Utbildning och information sker till personal varmed sannolikheten bedöms som lägre än tidigare år. Konsekvensen om kommunen bryter mot lagen bedöms som stor och kan leda till allvarlig förtroendeskada för kommunen. Det är också allvarligt om dokument som ska diarieföras/bevaras inte återfinns. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kontrollmoment Sticksprovkontroll att dokumenthanteringsplane n följs hos enheterna en gång under året. Stickprov på dokumenthanteringsplaner vid internrevision visade att verksamheterna känner sig osäkra på dokumenthantering generellt. Rekommendationen till chefer är att gå igenom både den kommunövergripandeoch förvaltningens egen dokumenthanteringsplan och se vilka dokument de berörs av. Informationsträff för förvaltningens arkivredogörare hålls under hösten Dessa träffar kommer sedan att genomföras med kontinuitet för att redogörarna ska få mer kunskap om sitt uppdrag och för erfarenhetsutbyte. Önskemål om utbildning för arkivredogörare har även lämnats till kommunledningskontoret. Risk för felaktig hantering ärenden och dokument Det finns risk för att ärenden och skrivelser inte hanteras eller besvaras. Risken ökar om post/ärenden går direkt till tjänsteperson istället för till myndigheten. Det finns också risk för att uppdrag och projekt från nämnd/styrelse och kommunfullmäktige inte hanteras eller besvaras. Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 3) Sannolikheten att inkommen post eller andra ärenden och skrivelser inte behandlas bedöms som liten. Kommunen har rutiner för hur posthantering ska ske och hur inkomna handlingar och uppdrag ska registreras. Sannolikheten för att ärenden som går direkt till tjänsteperson inte behandlas bedöms också som liten och orsaken är i sådana fall den mänskliga faktorn. Konsekvensen för om ett ärende inte behandlas eller besvaras bedöms som allvarlig då detta innebär en förtroendeskada för kommunen. Även annan skada kan förekomma beroende på ärendets karaktär. Informera och kommunicera Välja hur vi ska informera Publicera och samordna Kalmar.se Hantera presskontakter Producera trycksaker Risk för att informationen inte når fram eller inte tas emot Martina Adiels Balk, :30 12

33 Det finns risk för att informationen som kommunen vill kommunicera inte når fram eller inte tas emot då det finns flera olika informationskanaler. Risken ökar också i och med att informationsflödet är högt i samhället och det kan vara fel tid att informera, fel informationskanal eller missar målgruppen av annan anledning. Det finns också risk för att kommunikationen inte sker på det mest kostnadseffektiva sättet. Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Sannolikheten att detta skulle inträffa bedöms som stor då informationsflödet är högt i samhället och informationskanalerna är många. Konsekvensen om detta skulle inträffa bedöms som allvarlig då påverkan på verksamheten kan bli stor beroende på vad som informeras om. Karin Holmåker ansvarar för rapportering på detta kontrollmoment. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kontrollmoment Kontrollmoment Kommunikationsenheten ska förstärka och förtydliga kommunikationsprocessen samt förtydliga kommunikatörens roll ute i verksamheterna. Kommunikationsprocessen innefattar föranalys; målgruppsanalyser och kanalval, genomförande samt förstärkning av uppföljningen där vi mäter det vi kan. Kommunikationsenheten väljer ut stickprov av projekt där det kontrolleras när en kommunikatör kommer in i processen och vilka konsekvenser det har gett, det vill säga om kommunikationsenheten har fått möjlighet att göra sitt jobb. Uppföljning årsvis. Vid tre kommunikationstillfällen under året ska det utvärderas att informationen nått fram. Uppföljning ligger på kommunikationsenheten, kommunledningskontoret, som meddelar att något stickprov inte har gjorts ännu men kommer att göras innan årsuppföljningen i december. Stickprov på genomförda kommunikationsinsatser i samtliga verksamheter gjordes vid intern revision under maj 2018 med acceptabelt utfall. Risk för att informationen är felaktig Det finns risk för att informationen är felaktig, inte uppdaterad, bristfällig eller kan misstolkas. Kommunen hanterar och tar emot mycket information vilket medför en risk för felaktigheter. Det finns också flera informationskanaler in och ut vilket gör det svårare att få kontroll över hela informationsflödet. Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 3) Sannolikheten att detta skulle inträffa bedöms som liten då kvalitetssäkring av den information som lämnas görs. Det svåra är den kommunikation som inte går via kommunikationsenheten där kontroll inte är möjlig. Konsekvensen kan bli allvarlig och leda till förtroendeskada för kommunen. Leverera IT-stöd Bistå med IT-stöd Införa och hantera drift av IT-system Förändra IT-miljön Leverera ny dator-arbetsplats Risk för att IT-system inte stödjer verksamheten Risk för att IT-system inte stödjer användarna och därmed verksamheten. Detta kan innebära att arbetsuppgifter inte kan utföras på ett optimalt sätt, till exempel om användare inte hittar den information som han/hon söker. Kategori: I T-risk Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) Martina Adiels Balk, :30 13

34 Sannolikheten att detta skulle inträffa bedöms som stor då verksamheten hanterar ett stort antal IT-system och personalen i ett flertal fall är sällananvändare. Kommunen har en löpande dialog med leverantörer av IT-system angående förbättringsförslag vilket minskar sannolikheten för att detta inträffar. Konsekvensen om IT-systemen inte stödjer verksamheten bedöms ha stor påverkan då det kan orsaka störningar, minskad effektivitet och felhantering. Risk för att det finns oklarheter i befogenheter och ansvar Risk för oklarheter i befogenheter och ansvar gällande IT-system. Systemförvaltning av IT-system ligger i vissa fall ute på enheterna som använder/har köpt in systemen. Oklarheter kan då uppstå om vilka befogenheter systemförvaltaren respektive kommunens IT-avdelning har och vem som är ansvarig för vad. Kategori: I T-risk Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Sannolikheten att detta skulle inträffa bedöms som stor då påtalande har gjorts vid ett flertal verksamheter under riskanalysens genomförande. Det saknas en systemförvaltarmodell och de nyligen framtagna dokumenten inom informationssäkerhet behöver implementeras. Konsekvensen om detta inte fungerar bedöms som allvarlig då verksamhetens effektivitet påverkas. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kontrollmoment Systemförvaltarmodell under framtagande. Uppföljning av arbetet med denna samt informationssäkerheten vid intenrevision. Vid avstämningsmöte avseende informationssäkerhetsarbetet före semester 2018 så gjordes bedömningen att serviceförvaltningen utfört det arbete som var planlagt inom informationssäkerhet. Samtliga chefer har fått utbildningen om GDPR. Systemförvaltarmodell finns framtagen och publicerad i verksamhetsledningssystemet. Risk för att system köps ute i verksamheter utan IT:s kännedom System för samma hantering kan finnas i flera av kommunens verksamheter vilket innebär en onödig kostnad. Informationssäkerhet, drift och underhåll av systemet beaktas ej vid införskaffandet. Kategori: I T-risk Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) Kommunen hanterar ett stort antal IT system och sannolikheten att införskaffande sker utan IT enhetens medverkan bedöms som stor. Konsekvensen bedöms leda till begränsad skada på verksamheten. Risk för felaktiga behörigheter i system Felaktig behörighet i IT-system riskerar att leda till sekretessbrott och andra överträdelser av befogenheter. Kategori: Legal risk Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Sannolikheten att detta ska inträffa bedöms som stor. Behörigheter sätts idag helt utan automatik vilket borgar för misstag vid behörighettilldelning samt att förändringar inte hanteras enligt gällande rutiner. Detta innebär i sin tur att felaktiga behörigheter kan finnas utan möjlighet till uppföljning. Det är också svårt att följa upp att behörigheter rensas när medarbetare slutar eller byter tjänst. Konsekvensen bedöms som allvarlig då det kan leda till lagbrott och överträdelser av befogenheter. Martina Adiels Balk, :30 14

35 Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kontrollmoment Kontroll av behörighet följs upp i samband med internrevision. Vid den intern revisionen konstaterades att behörigheter stängs när medarbetare avslutar sin anställning. Risk föreligger med molntjänster och liknande som ligger utanför ordinarie systemutbud. Kontroll sker inte alltid då man byter tjänst mellan olika kommunala verksamheter. I dessa fall är det vanligt förekommande att behörigheter från tidigare tjänst ligger kvar. Verksamhetschefer informerade om att blanketten avslut av anställning kan användas även för medarbetare som övergår till annan verksamhet som hjälp att komma ihåg att stänga behörigheter som är specifika för egna verksamheten. Rekrytera, utveckla och avveckla personal Rekrytera personal Genomföra löneöversyn Genomföra förhandlingar Arbeta med kompetensutveckling Arbeta med personaladministration Stödja utvecklingen av en attraktiv och frisk arbetsplats Administrera lokal och central samverkansgrupp Genomföra tvisteförhandlingar Genomföra intresseförhandlingar Handlägga pensionsfrågor Hantera och utbetala lön Arbeta med systematiskt arbetsmiljöarbete Handlägga arbetsgivarens rehabiliteringsansvar Arbeta med vårt inre miljöarbete Risk för brister i hantering av lön Personalkostnader utgör den andelsmässigt största delen av kommunens kostnader, cirka 80%. Processer från anställning till utbetald lön innefattar flera steg beroende av den mänskliga faktorn. I de fall processerna inte följs eller blivit föråldrade kan detta generera fel vid löneutbetalningar eller få stor påverkan för den anställde eller arbetsgivaren. Det finns risk att frånvaro såsom sjukfrånvaro, semester och föräldraledighet inte rapporteras som det ska. Det finns också risk att redovisningen av lönen blir fel. Kategori: Risk i finansiell rapportering Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Sannolikheten att lönehanteringen skulle bli felaktig bedöms som stor då många moment kräver handpåläggning och det finns då risk för fel beroende av den mänskliga faktorn. Konsekvensen bedöms bli allvarlig då detta kan påverka kommunens förtroende samt i vissa fall den anställdes ekonomi. En felaktig hantering kan leda till att fel lön utbetalas och att beslut fattas på felaktiga grunder om redovisningen av lönen hanterats fel. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kontrollmoment Serviceförvaltningens del i detta kontrolleras i samband med internrevision. Följdes upp i samband med intern revision i maj Samtliga chefer som fick frågan beskrev att de har någon form av rutin där de antecknar medarbetares sjukfrånvaro för att kunna göra uppföljningar av korrekt rapportering i självservice. Detta för att kunna säkerställa att korrekt lön utbetalas. Systemstöd efterlyses. Martina Adiels Balk, :30 15

36 Risk för att kommunen inte kan säkerställa personalförsörjningen med rätt kompetens Det finns risk att kommunen inte kan rekrytera personal eller behålla personal med rätt kompetens. Många yrkesgrupper är starkt eftertraktade på arbetsmarknaden och konkurrensen från andra organisationer är hög. Kommunen måste vara en attraktiv arbetsgivare samt se till att kommunens verksamheter är i ständig förändring med nya lagstadgade krav. Kommunen måste kontrollera att kompetensutveckling av personalen sker i den utsträckning som behövs för att klara yrkesrollen som annars kan leda till ökade avvikelser, lägre effektivitet och övriga kvalitetsbrister. Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Sannolikheten bedöms som stor eftersom kraven på våra verksamheter förändras ofta och behov av personal uppstår nästan varje dag i en kommun. Konsekvensen om vi inte klarar av att säkerställa personalförsörjningen bedöms ha en allvarlig påverkan på verksamheten då avsaknad av personal med rätt kompetens kan betyda att kommunens mål inte nås. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kontrollmoment Behov av kompetensförsörjning följs upp tertialvis i ledningsgrupp. För det mesta hittar förvaltningen den personal som söks vid rekrytering. Dock har nedanstående områden varit problematiska under 2018: Förman inom produktion enligt nytt koncept, avbryta då inte lämplig kandidat hittades. Omtänk görs i hela projektet. Underhållsingenjörer kan också medföra problem. Generellt är det svårt att hitta personal idag. Fastighetsbranschen är extra tuff just nu, ingenjörer är generellt svårt. Fastighetschef skulle behöva hjälp med att ta fram en "plan B", vad gör vi när vi inte hittar personal? Vad får det kosta att hitta rätt personal? Externa rekryteringsföretag? IT hittar personal men kan kanske inte ta sina första handsval pga lönesituationen. Stor konkurrens om den arbetskraft som finns. Risk för att kraven i det systematiska arbetsmiljöarbetet inte uppfylls Det finns risk för att kraven i det systematiska arbetsmiljöarbetet inte uppfylls. Enligt arbetsmiljölagen är arbetsgivaren huvudansvarig för arbetsmiljön och arbetsförhållanden på arbetsplatsen. Arbetsmiljön gäller både fysiska som psykosociala förhållanden. En god arbetsmiljö ger engagerade medarbetare som bidrar till verksamhetens kvalitet, resultat och mål. Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Sannolikheten att kommunen som organisation inte kan uppfylla kraven i det systematiska arbetsmiljöarbetet i sin helhet bedöms som stor då kommunen har en omfattande verksamhet med flera olika arbetsställen och mycket personal. Konsekvensen om kraven i det systematiska arbetsmiljöarbetet inte uppfylls bedöms ha allvarlig påverkan på verksamheten i form av minskad trivsel, ökad sjukfrånvaro, högre personalomsättning samt ökad risk för tillbud och arbetsskador. Detta kan leda till bristande måluppfyllelse, minskad kvalitet och sämre resultat i kommunens verksamheter. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kontrollmoment Årlig utvärdering av SAM enkät samt genomförande av SAM årshjul. Resultatet av SAM undersökning har under tertial 1 presenterats för nämnd och i samverkansgrupp. Risk att tillbud och olyckor inte rapporteras Risk att tillbud och olyckor inte rapporteras Martina Adiels Balk, :30 16

37 Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) Regelbunden information vid samverkansmöten om vikten att rapportera tillbud och olyckor gör att risken bedöms som låg. Stödja och utveckla den demokratiska processen Administrera nämndens/styrelsens verksamhet Hantera motioner Hantera medborgarförslag Genomföra allmänna val Genomföra medborgardialoger Hantera interpellationer och frågor Risk för att lagar och rutiner inte följs i den demokratiska processen Det finns risk för att lagar och rutiner inte följs i den demokratiska processen. Kommunen har rutiner som ska följas för att administrera nämnder och styrelsers verksamhet samt att det finns lagar att följa. Om dessa inte är kända eller inte följs i verksamheten finns risk för att fel görs. Risk finns att protokollen utformas på ett otydligt sätt och att tveksamheter uppstår om vad som har beslutats. Kategori: Legal risk Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 3) Sannolikheten att rutiner och lagar inom den demokratiska processen inte följs bedöms som liten då rutinerna är känna och väl inarbetade. Uppföljning av att rutiner och lagar följs görs också inom internrevisionen. Kvalitetssäkring av kallelser och protokoll görs innan publicering. Konsekvensen om kommunen skulle brista i denna del kan leda till allvarlig förtroendeskada samt att verksamheten arbetar med fel saker. Risk för att delegationsbeslut inte rapporteras Det finns risk för att delegationsbeslut inte återrapporteras enligt antagen delegationsordning. Riskvärde: 4 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 2) Sannolikheten att detta skulle inträffa bedöms som liten då verksamheten är väl medvetna om vilka beslut de har behörighet att ta på delegation. Skadan som skulle uppkomma om detta inträffade bedöms som begränsad då nämnden inte har möjlighet att återkalla beslutet men har möjlighet att återkalla den givna beslutande rätten. Konsekvensen skulle vara att nämnden inte har kännedom om att beslutet har tagits. Risk för att tagna beslut inte verkställs Det finns risk för att tagna beslut inte verkställs eller att det finns tveksamheter om vad som är beslutat. Riskvärde: 8 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 4) Sannolikheten att detta skulle inträffa bedöms som liten då kommunen har systemstöd för hantering av nämndsadministrationen samt att rutiner för detta finns och är kända i verksamheten. Uppföljning görs av att tagna beslut har verkställts eller på annat sätt hanterats. Konsekvensen om detta skulle inträffa bedöms som mycket allvarlig då verksamheten inte skulle arbeta med rätt saker eller mot fastställda mål. Martina Adiels Balk, :30 17

38 Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kontrollmoment Stickprov på beslut fattade i ledningsgrupp, tertialvis. De stickprov som granskades för tertial 2 har ett godkänt utfall. Tillhandahålla lokaler Beställa installation och funktion för telefoni och data Lösa verksamhetens behov av lokaler Arbeta med larm/styr och övervakning av fastigheter Genomföra uppdrag kring nybyggnation Överlämna entreprenad till Drift&service Hantera uppdrag på Drift&service Hyra ut lediga lokaler externt Hantera felanmälan Arbeta med energieffektivisering Planera underhåll av fastigheter Risk för orationell hantering av lokaler Det finns risk för att samordningsvinsterna uteblir och hanteringen av lokaler inte blir optimal då lokalhantering sker av andra än fastighetsförvaltarna. Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 3) Sannolikheten att detta inträffar bedöms som liten då verksamheten har rutiner för hantering av lokaler. Dock växer verksamheten och ibland uppstår lokalbehov med kort varsel vilket kan medföra att verksamheten finner egna lösningar. Konsekvensen bedöms bli allvarlig då kostnadseffektivitet och samordningsvinster uteblir. Risk för dolda fel Risk för dolda fel i byggkonstruktion. Kan visa sig plötsligt efter lång tid och kräva omedelbar åtgärd. Detta påverkar i sin tur övrigt planerat underhåll. Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 3) Risken bedöms som låg då rutiner finns för hantering vid upptäckt av dolda fel. Risk varierande fabrikatsflora LOU gör att leverantörer varierar per projekt. Varje leverantör använder sina fabrikat. Detta göra att fastighetsservice ständigt måste hålla kompetens och reservdelslager för många fabrikat. Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) Risken bedöms som låg då rutiner finns för att hantera fabrikatsfloran. Risk avsaknad av larm Att larm inte finns på fastighet kan leda till skada på egendom och person Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) Risken bedöms som låg då rutiner finns för att identifiera behov av larm på fastigheter. Martina Adiels Balk, :30 18

39 Risk vid överlämning av byggprojekt till drift Risk att bristande överlämning från bygg till drift leder till felaktiga grunder för garantitider och besiktningar Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) Risken bedöms som låg då rutiner för överlämning finns. Tillhandahålla varor och tjänster Tillhandahålla vaktmästeritjänster Tillhandahålla telefonisttjänster Upphandla telefoner och datorer Förvalta IT-system Lösa ärenden till helpdesk Hantera förändringar av IT-infrastrukturen Lösa verksamhetens behov av lokaler Hantera våra försäkringar Arbeta med inköp och upphandling Arbeta med skal- och personskydd Hantera kundbeställningar, leveranser och förråd Anskaffa material från leverantörer Planera och utföra städuppdrag Utföra transporter Underhålla, reparera och besiktiga fordon Köpa/leasa fordon och motorredskap Planera och leverera kostverksamhet Risk för att inköp inte sker enligt avtal Det finns risk för att inköp inte sker enligt de avtal som kommunen tecknat. Samtliga avtal finns inte samlade i systemstöd och vilka avtal som tecknats kanske inte är känt av de som gör inköp. Det finns också risk för att tecknade avtal inte sägs upp i tid, omförhandlas eller förlängs då de återfinns på olika ställen och inte är samlade i systemstöd. Riskvärde: 12 (Sannolikhet: 4, Konsekvens: 3) Sannolikheten att avtal inte följs, sägs upp i tid eller förlängs bedöms som mycket stor då inköp sköts av flera olika personer på förvaltningen och därmed ökar risken att avtalen inte är kända. I riskanalysen har också framkommit att samtliga avtal inte finns samlade i systemstöd vilket ökar sannolikheten för brister i hanteringen (mänskliga faktorn). Konsekvensen om kommunen inte följer avtal, säger upp dem i tid eller förlänger dem bedöms ha stor påverkan på verksamheten och kan leda till förtroendeskada och ekonomisk skada. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kontrollmoment Kontroll av fem fakturor per verksamhet för uppföljning av avtalstrohet per tertial. Uppföljning halvårsvis av antal fakturor icke avtalsleverantörer som förvaltningen handlat från. Vid stickproven på första tertialets fakturor hittades 17 avvikelser vad gäller inköp enligt avtal. Vid stickproven på andra tertialets fakturor hittades 10 avvikelser vad gäller inköp enligt avtal. En viss del av dessa inköp är av engångskaraktär och här kommer inte avtal att upphandlas. Övriga avvikelser kommer att meddelas respektive chef för genomgång så att avtalsleverantör används där sådana finns, alternativt att upphandlingsenheten meddelas om avtalsbehov. Martina Adiels Balk, :30 19

40 Risk för att direktupphandling inte sker Det finns risk för att direktupphandling inte görs enligt gällande lagkrav. Lagens krav är inte kända hos alla som gör inköp. Det finns också risk att de direktupphandlingar som görs inte redovisas till upphandlingsenheten. Kategori: Legal risk Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Sannolikheten att reglerna för direktupphandling inte följs bedöms som stor då det är många personer som gör inköp och kunskapen om gällande lagstiftning varierar. Sannolikheten att genomförd direktupphandling inte redovisas till upphandlingsenheten bedöms också som stor då dessa rutiner inte är kända i verksamheten samt på grund av den mänskliga faktorn. Konsekvensen om direktupphandling inte sker eller redovisas bedöms som allvarlig då detta kan leda till ekonomisk skada för kommunen samt förtroendeskada. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kontrollmoment Stickprovskontroll av 10 direktupphandlingar i våra verksamheter under hösten Dessa stickprov tas hösten Kontrollmoment Följs upp via intern revision. Sticksprovskontroll gjordes i samband med intern revision i maj För samtliga var direktupphandling korrekt genomförd. Risk för mutor, jäv och oegentligheter Kalmar kommun har antagit riktlinjer mot mutor och jäv samt tillhörande handlingsplan som en del i ett aktivt förebyggande arbete. Det finns risk för att dessa inte följs. För att ytterligare förebygga oegentligheter ska varje nämnd bedöma risken för mutor, jäv och oegentligheter inom sin verksamhet. Ett aktivt, förebyggande arbete mot korruption i kommunal verksamhet skyddar medborgarna mot slöseri och ineffektivitet. Medborgarnas förtroende för kommunen fordrar att de anställda och förtroendevalda inte påverkas av ovidkommande önskemål, mutbrott, favorisering av en enskild leverantör eller ovidkommande hänsyn i tjänsteutövningen. Kategori: Legal risk Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Sannolikheten för att detta skulle inträffa bedöms som stor då kommunen har en omfattande verksamhet, hanterar många inköp och har många anställda. Konsekvensen anses bli allvarlig eftersom det skulle innebära enorma förluster i såväl kapital som anseende om detta skulle inträffa. Det är lätt att skada förtroendet för en verksamhet men mödosamt och tidsödande att bygga upp igen. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kontrollmoment Följs upp via intern revision. Följdes upp i samband med intern revison i maj Vid samtliga revisioner fick ansvarig chef redogöra för hantering av mutor och jäv och svaren bedömdes tillfredställande. God kunskap om kommunens rutiner kring dessa frågor. Risk att upphandling överklagas Många av kommunens upphandlingar överklagas. Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) Under perioden tills nytt avtal fastställs så används föregående avta. Därför bedöms risken som låg. Risk i transporter Risk att transporter sker utanför gällande lagstiftning. Martina Adiels Balk, :30 20