Revisionsrapport Genomförd på uppdrag av revisorerna December Burlövs kommun. Granskning av fastighetsunderhåll

Transkript

1 Revisionsrapport Genomförd på uppdrag av revisorerna December 2016 Burlövs kommun Granskning av fastighetsunderhåll

2 Innehåll 1. Sammanfattning Inledning Iakttagelser Roll- och ansvarsfördelning Mål och policys Behovsanalys och underhållsplanering Styrning och återrapportering Sammanfattande bedömning Bedömning utifrån revisionsfrågorna Rekommendationer...11 Bilagor: Bilaga 1 Källförteckning 1

3 1. Sammanfattning EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Burlövs kommun granskat fastighetsunderhållet i kommunen. Granskningens övergripande syfte är att bedöma om det finns en tillfredställande styrning och kontroll av fastighetsunderhållet i kommunen. Det är vår samlade bedömning att det finns en god organisation och styrning avseende kommunens fastighetsbestånd. Vi ser därtill positivt på det förändringsarbete som pågår med syfte att säkerställa en långsiktig planering och genomförande av underhållsåtgärder. Vi grundar bedömningarna på följande iakttagelser; Kommunstyrelsen ansvarar för kommunens fastigheter. Under kommunstyrelsen har tekniska utskottet de beredande uppgifterna för fastighetsrelaterade frågor. Fastighetsavdelningen ansvarar inom samhällsbyggnadsförvaltningen för underhållet av kommunens fastigheter. Kommunstyrelsen har genom samhällsbyggnadsförvaltningens verksamhetsplan beslutat om tre målsättningar avseende kommunens fastigheter för Dessa är nedbrutna genom de kommunövergripande målsättningarna och långsiktiga målområdena. Det saknas dock målsättningar som definierar ambitionsnivån för fastighetsunderhållet eller fastigheternas önskade standard. En av målsättningarna är att revidera grunddata i underhållsplanerna. Förvaltningen använder sig av ett fastighetssystem för planeringen av underhållsåtgärder. Detta är dock inte årsuppdaterat sedan Det pågår för tillfället ett inventeringsarbete enligt målsättning med syfte att uppdatera underhållsplanerna. Därtill används excel-listor för planeringen av årets underhållsåtgärder. Underhållet av lekplatser på allmän platsmark utgår från 2016 års lekplatsplan. Samtliga lekplatser tillhörande kommunens fastigheter besiktigades under Anmärkningar med risk för skada åtgärdades under året. Underhållsplan för utbyte av lekplatsutrustning tillhörande fastigheter beräknas klar Underhållsplanerna ligger inte till grund för budgettilldelningen. Däremot har det tillskjutits medel för åtgärder som varit extraordinära för fastighetsunderhållet under Budgettilldelningen under 2016 var ca 215 kr per kvadratmeter. Underhållsåtgärderna planeras utifrån vad som inryms i budgeten. Fastighetsavdelningen tilldelas årligen 1 mnkr för upprustning av pedagogiska utemiljöer tillhörande fastigheter. Burlövs kommun har övergått till komponentavskrivningsmodell för nybyggda fastigheter. Befintliga fastigheter har än inte delats in i väsentliga komponenter. Återrapportering sker kontinuerligt till teknikutskottet och kommunstyrelsen. Därtill informeras ordförande för kommunstyrelsen samt tekniska utskottet separat vid behov. Vi rekommenderar kommunstyrelsen; Att utarbeta strategier och målsättningar som tydliggör ambitionsnivån avseende fastighetsunderhållet. Att tillse att underhållsplanerna inom ramen för fastighetssystemet uppdateras kontinuerligt. Att underhållsplanerna ligger till huvudsaklig grund för beslut om underhållsbudget. 2

4 2. Inledning Bakgrund Burlövs kommun äger fastigheter till ett betydande belopp. En ändamålsenlig styrning och kontroll av kommunens fastighetsinnehav är väsentlig ur såväl ekonomiskt som verksamhetsmässigt perspektiv. För fastighetsunderhållet ansvarar fastighetsavdelningen som är en del av samhällsbyggnadsförvaltningen och rapporterar till det tekniska utskottet under kommunstyrelsen. Brister i fastighetsunderhållet utgör en risk för kapitalförstörelse och därmed försämrad hushållning med gemensamma resurser. Kommunens fastigheter och lokaler kräver löpande såväl som periodiskt underhåll för att bevara sitt värde. Om underhållsnivån är otillräcklig kan detta leda till ett uppdämt behov av underhållsåtgärder som ackumuleras samt att investeringsbehovet måste tidigareläggas. Ytterligare konsekvenser är att fastighetsbeståndet får en försämrad standard, vilket leder till försämrad arbets- och brukarmiljö. Det finns även en risk att eftersatt underhåll medför akuta underhållsåtgärder och tillfälliga lösningar vilket medför ökade kostnader för kommunen. Mot bakgrund av genomförd risk- och väsentlighetsbedömning önskar revisorerna granska kommunens underhåll av fastigheter samt utemiljöer på skolor och lekplatser. Syfte och revisionsfrågor Det övergripande syftet med granskningen är att bedöma om det finns en tillfredsställande styrning och kontroll avseende underhållet av fastigheter samt utemiljöer på skolor och lekplatser i kommunen. I granskningen besvaras följande revisionsfrågor: Finns det en tydlighet avseende ansvar och befogenheter gällande fastighetsfrågor? Finns det någon policy eller mål för kommunens fastighetsinnehav? Finns riskbedömningar avseende eftersatt underhåll per fastighet och för beståndet? Finns system för planering av underhåll och följs i så fall beslutad underhållsplan? Finns det underhållsplaner för utemiljöer på skolor och lekplatser? Finns det en tydlig styrning och uppföljning av fastighetsunderhållet? Ansvarig nämnd Granskningen avser kommunstyrelsen. Revisionskriterier I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: Kommunallag Eventuella riktlinjer och rutiner avseende fastighetsinnehav Genomförande Granskningen bygger på dokumentstudier och intervjuer (se källförteckning). De intervjuade har beretts tillfälle att faktagranska rapporten. 3

5 3. Iakttagelser 3.1. Roll- och ansvarsfördelning Iakttagelser Enligt reglementet ansvarar kommunstyrelsen för kommunens verksamheter som avser fastigheter, byggnader och övriga anläggningar. Ansvaret omfattar ny- och ombyggnad samt förvaltningen av det kommunala fastighetsbeståndet. Kommunstyrelsen ansvarar vidare via delegation från kommunfullmäktige för utarrendering, uthyrning eller annan upplåtelse av fastighet som förvaltas av kommunstyrelsen Organisation Från och med den 1:e januari 2015 är fastighetsrelaterade frågor underställda kommunstyrelsen. Dessförinnan ansvarade den tekniska nämnden för dessa. Som del av en omorganisering upphörde tekniska nämnden och ett tekniskt utskott inrättades inom kommunstyrelsen. Tekniska utskottet har det beredande ansvaret bland annat för frågor rörande fastighetsbeståndet, inklusive underhållsplaneringen. Under kommunstyrelsen är samhällsbyggnadsförvaltningen ansvarig för underhållet av kommunens fastigheter. Förvaltningen leds av en samhällsbyggnadschef. I samhällsbyggnadsförvaltningens uppdrag ingår enligt verksamhetsplan utöver skötseln och underhållet av kommunens fastighetsbestånd frågor som rör fysisk planering, strategiskt miljöarbete, karthantering, bygglov, livsmedels- och miljöinspektion, projektering, byggnation samt skötsel av gator, vägar, parker och allmänna platser med mera. Samhällsbyggnadsförvaltningen är indelad i fyra avdelningar; miljö- och byggavdelningen, planeringsavdelningen, kommunteknik samt fastighetsavdelningen. Fastighetsavdelningen ansvarar inom förvaltningen för underhållet av kommunens fastigheter. Avdelningen leds av en fastighetschef. Därtill består avdelningen för närvarande av tre fastighetstekniker 1, en teknisk förvaltare, en administrativ förvaltare samt en projektledare. Därutöver finns det inom kommunen vaktmästare som inte organisatoriskt är underställda samhällsbyggnadsförvaltningen men utför mindre åtgärder vid specifika fastigheter. De är organisatoriskt placerade inom andra förvaltningar. Av intervju framkommer att samhällsbyggnadsförvaltningen har genomgått större organisatoriska förändringar de senaste två åren. Flera medarbetare med chefsbefattningar har slutat och ersatts med nya. Omsättningsgraden för posten som fastighetschef har varit hög sedan Nuvarande fastighetschef har innehaft positionen sedan augusti Det framkommer vidare att det när samhällsbyggnadschefen tillträdde i låg utsträckning fanns utarbetade processbeskrivningar och dokumentation för det systematiska arbetet inom förvaltningen. Detta uppfattades vara en problematik även i andra delar av den kommunala förvaltningen. Det framförs vid intervju att det varit ett prioriterat område att tydliggöra arbetssätt och dokumentera rutinbeskrivningar för samhällsbyggnadsförvaltningens verksamheter. 1 Fyra från och med 2017 då avdelningen utökas med en lås- och larmtekniker. 4

6 Bedömning Det är vår bedömning att det finns en tydlig organisation avseende ansvar och befogenheter för fastighetsunderhållet Mål och policys Iakttagelser Kommunfullmäktige antog inom ramen för budget 2016 fem övergripande målsättningar. Målsättningarna utgår från kommunfullmäktiges fem målområden som antogs 2012 vilka avsåg perioden Målområde Övergripande mål budget 2016 Trygghet Andelen Burlövsbor som upplever en hög grad av trygghet ska öka och senast 2017 ska upplevelsen av trygghet vara högre än genomsnittet för Skåne. Medborgarinflytande Boende och miljö Arbete och näringsliv Service och kvalitet Burlövsborna ska uppleva att de har möjlighet att påverka kommunens verksamhet och utveckling. År 2017 ska Burlöv vara en av de mest attraktiva boendekommunerna i Skåne. År 2017 ska andelen sysselsatta vara i nivå med genomsnittet för Skåne eller högre. År 2017 ska Burlövsbor vara bland de mest nöjda i Skåne med kommunens verksamhet och service. Tillhörande samtliga övergripande målsättningar finns indikatorer och målvärde. Respektive nämnd har brutit ned målområdena till nämndsmål med tillhörande aktiviteter för förvaltningarna. Målsättningarna ingår i den av kommunstyrelsen beslutade verksamhetsplanen för förvaltningen. Av verksamhetsplanen för 2016 framkommer att tre aktiviteter avseende fastighetsunderhållet är kopplat till de beslutade målområdena; Nytt tak på Vårboskolan, hus B, samt komvuxhuset (försenat till följd av konkurs) målområde boende och miljö Fortsätta energieffektivisering enligt beslutad plan målområde boende och miljö Revidera grunddata i underhållsplanen målområde service och kvalitet Det framkommer därtill av verksamhetsplan för 2017 att förvaltningen under målområdet boende och miljö, kopplat till nämndsmålet om vilja att rekommendera andra att flytta till Burlöv ska öka, ska genomföra underhåll på fastigheter enligt nytt fastighetssystem Incit (se 3.5) Bedömning Det är vår bedömning att kommunen har brutit ned målsättningarna på ett bra sätt. Målsättningarna är konkreta och uppföljningsbara. Det är däremot vår bedömning att kommunen med fördel kan utveckla en målsättning avseende ambitionsnivån för 5

7 fastighetsunderhållet. Detta i syfte att tydliggöra vilket skick och standard som kommunens fastigheter förväntas hålla Behovsanalys och underhållsplanering Iakttagelser Fastighetsavdelningen tillämpar fastighetssystemet Incit Xpand. Fastighetssystemet är en ITbaserad programvara som täcker såväl förvaltning, drift, underhåll och ekonomi. Samtliga fastigheter registreras i systemet tillsammans med dess underhållsbehov. Samtliga åtgärder planeras för tid och kostnad. Kostnaderna utvärderas genom nyckeltal. Underhållsåtgärdens kostnad beräknas med dessa nyckeltal baserat på omfattning, material, arbetskostnad med mera. Kostnaderna inflationsjusteras för året de är planerade för. Vid genomförd åtgärd förs detta in i fastighetssystemet. Fastighetssystemet beräknar åtgärdens livslängd och återplanerar underhållsåtgärden för det år den förväntas återkomma. Således är fastighetssystemet utformat för att ge användaren möjlighet att vid ett givet tillfälle göra utdrag för längre tidsperioder i syfte att bedöma den långsiktiga kostnaden för underhållsbehoven. I syfte att fastighetssystemet ska vara ett effektivt verktyg måste underhållsåtgärder kontinuerligt föras in i det allteftersom de utförs och de måste genomföras enligt plan. Om en åtgärd inte genomförs enligt plan i fastighetssystemet skjuts den vidare till nästkommande verksamhetsperiod när innevarande år stängs. Skulle en genomförd åtgärd inte föras in i fastighetssystemet blir det felaktiga värden i systemet. Det framgår av intervju att kommunen innehaft systemet sedan flera år tillbaka. Men på grund av en misslyckad konvertering från det tidigare systemet Pling, har Incit Xpand inte kunnat uppdateras fullt ut. Genomförda åtgärder har löpande förts in i systemet, men årsuppdatering, som innebär att intervallet på ej utförda åtgärder uppdateras, har inte kunnat genomföras då detta skulle medföra att felaktiga grundvärden om ytskikt/intervall gått in i systemet. Detta innebär att systemet ännu inte kan användas för att planera underhållsåtgärder. Det framgår av dokumentstudier att Incit inte årsuppdaterats sedan Nedan bild är ett utdrag från systemet som åskådliggör hur summan av de planerade underhållsåtgärderna är planerade per fastighet. Fastighetsavdelningen har genomfört inventeringar av fastigheternas skick och underhållsbehov, i syfte att korrigera de felaktiga värden som överförts från Pling. 6

8 Inventeringarna ligger nu till grund för uppdatering av fastighetssystemet. Det är fastighetschefens uppfattning att detta arbete ska vara klart under första kvartalet Det framkommer likaså att intentionen därefter är att helt använda sig av fastighetssystemet för planeringen av underhållsåtgärder. Det framkommer vidare att systemet är förhållandevist komplicerat och krävs att det finns en medarbetare med ett mer omfattande kunnande i systemet. Inom fastighetsavdelningen är den administrativa förvaltaren utsedd att kontinuerligt uppdatera systemet. Det framkommer av intervju att kommunen i dagsläget planerar underhållsåtgärderna för innevarande år genom excel-dokument. Planeringen prioriteras utifrån fastighetens bedömda behov samt vad som ryms inom ramen för årets budget. Det framkommer likaså att underhållsåtgärder planeras utifrån en prioriteringsordning. Prioriteringen har utgått från tidigare års bedömda behov. Därtill har fastigheternas klimatskal varit en prioritering. Detta avser bland annat tak, ytterväggar och dränering. Klimatskal har varit prioriterat för att undvika följdproblematik på fastigheterna. Det framkommer vidare att fastigheter med inomhusmiljöproblematik, vilket exempelvis berott på felbalanserad ventilation, emitterande golvmattor, asbestklister, fukt i bottenplatta med mera, också varit prioriterade Utomhusmiljöer och lekplatser på skolor Det är fastighetsavdelningens uppgift att tillse att utomhusmiljöer och lekplatser tillhörande kommunens fastigheter är i tillförlitligt skick. Därtill ligger det inom samhällsbyggnadsförvaltningens uppgift att tillse att lekplatser på allmän mark är i gott skick. Det framgår av intervju att fastighetsförvaltningen kontinuerligt besiktigar lekplatser och utemiljöer. Däremot finns det ännu inte underhållsplaner som täcker lekplatserna. Vid besiktning värderas anmärkningar på en skala med tre nivåer; A, B och C. A-klassade anmärkningar definieras som risk för allvarlig skada, B-klassade anmärkningar som risk för skada, och C-klassade anmärkningar utgörs av mindre betydande brister. Det framkommer av intervju att samtliga lekplatser tillhörande fastigheter har besiktigats och att samtliga A- och B- klassade anmärkningar har åtgärdats under det senaste året. Fastighetschefen planerar att ha en underhållsplan för utbyte av lekplatsutrustning på fastighetsmark framme i början av Samhällsbyggnadsförvaltningen har utarbetat en ettårig lekplatsplan för lekplatser på allmän mark, som fastställts av kommunstyrelsen. Det utarbetas för tillfället även en flerårsplan med hjälp av yttre konsult. Denna ska utgöra underlag för kommande budgetarbete. Det framkommer att det inom förvaltningen varit ett pågående ärende att ta fram en flerårig lekplatsplan men att denna vid tillfälle för beslut återremitterades av kommunstyrelsen då den inte var förankrad mot politikens förväntningar Bedömning Vi bedömer det som positivt att övergå till fastighetssystemet Incit Xpand avseende underhållsplaneringen när systemet är fullt brukbart. Det är därtill vår bedömning att de planerade underhållsåtgärderna bör ligga till grund för fastställandet av underhållsbudget. Det är i vår mening inte ändamålsenligt att underhållsåtgärderna planeras utifrån beslutad budgetram. Det är vår bedömning att det finns en god prioriteringsordning för underhållsåtgärder som är baserad på riskfaktorer. Det är likaså vår bedömning att det finns ett systematiskt förhållningssätt kring prioriteringen av underhåll av lekplatser och utemiljöer vilket är klassificerat utifrån skaderisken. 7

9 3.4. Styrning och återrapportering Iakttagelser Budget och utfall för fastighetsunderhållet Budgettilldelningen för fastighetsunderhållet fastställs inom ramen för kommunens ordinarie budgetprocess. Budget är till och med 2017 uppdelad mellan fastigheter i respektive verksamhetsområde så som skolfastigheter, kulturminnesbyggnader, förvaltningsfastigheter, äldreboende och badanläggning. Från 2018 avses verksamhetsområdena slås samman till två verksamheter; underhåll och reparationer samt underhåll enligt plan , , , , , , , , , ,0 0,0 Budget/utfall fastighetsunderhåll 17447, , , , , , , Budget Utfall Diagram 3.1 Diagram 3.1 visar budget och utfall (prognos 2016) för fastighetsunderhållet mellan samt budget för Det framgår att utfallet samtliga år fallit inom ramen för budget. Av intervju framkommer att budget för fastighetsunderhållet 2016 skulle vara 11,8 mnkr. Ökningen avser framförallt särskilda underhållsåtgärder på Vårboskolan samt en rivning av fastighet. Av intervju framgår att kommunen använder sig av nyckeltal i viss utsträckning. Detta främst för beräkning av nyproduktion och för arbetskostnader i samband med underhållsåtgärder. Fastighetsavdelningen använder sig främst av nyckeltal framtagna i Repabs faktaböcker. Det framkommer vid intervju att nyckeltalen anses ge en god bild av kostnaderna för nybyggnation och arbetskostnader. Däremot har det noterats att kostnaderna inom byggbranschen ökat markant den senaste tiden. Detta påverkar också tillförlitligheten av nyckeltalen. Därtill har det blivit svårare att boka upp genomförande av planerade åtgärder då väntetiderna ökat. Såväl kostnadsökningarna som tidsaspekten tros bero på den byggboom som råder i Sverige, och Malmöregionen i synnerhet, för tillfället Budget kr/kvm 118,5 kr 161,4 kr 214,9 kr 143,3 kr Kvm-yta BTA Tabell 3.1 8

10 Utifrån budgettilldelning för fastighetsunderhållet samt kommunens bruttoareal (BTA) är det i tabell 3.1 beräknat kommunens tilldelning för fastighetsunderhållet. För budgetåret 2016 var budgettilldelningen per kvadratmeter 215 kronor. Nästkommande år är motsvarande belopp 143 kronor. Det framkommer av intervju att fastighetsavdelningen tilldelas ett extra anslag för upprustning av pedagogiska utemiljöer. Intentionen med denna ersättning är att rusta upp och underhålla lekplatser på fastighetsmark. Av tjänsteskrivelse från samhällsbyggnadsförvaltningen angående uppföljning av handlingsplan för lekplatser framgår att kommunens långsiktiga investeringsplan innefattar en prognostiserad tilldelning av 1 mnkr per år för detta ändamål. Det framkommer i sakgranskningen att kommunstyrelsen den 5 december beslutat om riktlinjer för budgetarbetet Ärendet tog sin grund i ett beslut av tekniska nämnden 2012 om att inrätta yttre fonder för respektive fastighet. Kommunstyrelsen återremitterade ärendet till tekniska nämnden för ytterligare beredning. Efter att nämnden upplösts övergick ärendet för beredning till tekniska utskottet. Kommunstyrelsen beslutade ( ) på arbetsutskottets förslag att avslå begäran om yttre fonder, att riktmärket i budgetarbetet inför 2018 ska vara att tilldelningen av underhållsmedel sker i nivå med 2016 års underhållsbudget inklusive byggindexhöjning samt, att behovet av riktade insatser till fastighetsunderhåll beaktas löpande Komponentavskrivning och investeringar I december 2013 uppdaterade Rådet för kommunal redovisning (RKR) sin rekommendation för materiella anläggningstillgångar (RKR 11.4, tidigare 11.3). I rekommendationen förtydligas kravet på s.k. komponentavskrivning innebärande att om skillnaden i förbrukningen av en materiell anläggningstillgångs betydande komponenter förväntas vara väsentlig, ska tillgången delas upp på dessa. Respektive komponent ska därefter skrivas av separat. RKR har gett ut en information som behandlar frågeställningar vid övergång till komponentavskrivning, vari framgår att det praktiska arbetet kring övergång till en komponentavskrivningsmodell måste vägas mot väsentlighet och nytta. I texten från RKR framgår följande; En rimlig utgångspunkt är att prioritera utifrån tillgångars bokförda värde samt kvarvarande nyttjandeperioder. Tillgångar med högt bokfört värde och lång kvarvarande nyttjandeperiod bör naturligtvis i första hand bli föremål för uppdelning på olika komponenter. Successivt kan naturligtvis ambitionen höjas och precisionen ökas. Det är emellertid viktigt att man bland redovisningsprinciperna upplyser om vilka avvägningar och prioriteringar man gjort och hur långt man har kommit i processen att gå över till komponentavskrivning. Samt att; Av praktiska skäl anser RKR att övergången till komponentavskrivning bör vara framåtriktad, varför bokfört värde vid senast föregående bokslut i normalfallet utgör utgångspunkten för fördelning på olika komponenter. Av intervju framkommer att Burlövs kommun påbörjat arbetet med övergången till komponentavskrivningsmodell. Huvudsakligen gäller detta nybyggnationer vilka har delats in i dess väsentliga komponenter. Äldre fastigheter är inte indelat för komponentavskrivning. Intentionen är att detta ska ske kontinuerligt allteftersom att fastigheter byggs om, underhålls och byggs nytt. 9

11 Återrapportering Av intervju framkommer att återrapporteringen till kommunstyrelsen sker kontinuerligt. Samhällsbyggnadschefen, fastighetschefen, gatuchefen samt i viss utsträckning även ansvariga handläggare, deltar vid samtliga möten med tekniska utskottet. Därtill deltar förvaltningschefen på anmodan vid kommunstyrelsens arbetsutskotts möten. Likaså har samhällsbyggnadschefen vid behov deltagit vid kommunstyrelsens sammanträde för informering. Av intervju framkommer att ordförande för kommunstyrelsen samt tekniska utskottet också informeras separat vid behov. Uppfattningen inom förvaltningen är att det finns ett nära samarbete med politiken avseende förvaltningens verksamheter. Det framkommer av dokumentstudier att kommunstyrelsens internkontrollplaner för 2015 och 2016 inte inkluderar fastighetsunderhåll som direkt kontrollmoment. De omfattar dock kontrollmoment som kan ha påverkan på fastighetsunderhållet. Både 2015 och 2016 har exempelvis igångsättningstillstånd för investeringsprojekt kontrollerats Vår bedömning Det är vår bedömning utifrån intervjuer och erfarenheter från andra kommuner att budget för fastighetsunderhållet är proportionerlig. Vi vill dock poängtera att budget bör utgå ifrån fastigheternas bedömda behov i enlighet med underhållsplanerna. Däremot anser vi att kronor per kvadratmeter mycket väl kan vara ett bra nyckeltal i uppföljande och jämförande syfte. Återrapporteringen till kommunstyrelsen bedömer vi vara god. Kommunen har påbörjat övergången till komponentavskrivningsmodell. Det är vår bedömning att kommunen med fördel kan fortsätta arbetet med indelning av fastigheter i väsentliga komponenter i enlighet med RKR:s rekommendationer, även för äldre fastigheter. 10

12 4. Sammanfattande bedömning Det är vår samlade bedömning att det finns en god organisation och styrning avseende kommunens fastighetsbestånd. Vi ser därtill positivt på det förändringsarbete som pågår med syfte att säkerställa en långsiktig planering och genomförande av underhållsåtgärder Bedömning utifrån revisionsfrågorna Revisionsfråga Finns det en tydlighet avseende ansvar och befogenheter gällande fastighetsfrågor? Svar Ja. Det finns en tydlig struktur för organisationen kring fastighetsrelaterade frågor. Finns det någon policy eller mål för kommunens fastighetsinnehav? Finns riskbedömningar avseende eftersatt underhåll per fastighet och för beståndet? Finns system för planering av underhåll och följs i så fall beslutad underhållsplan? Finns det underhållsplaner för utemiljöer på skolor och lekplatser? Finns det en tydlig styrning och uppföljning av fastighetsunderhållet? Delvis. Det finns målsättningar nedbrutna i samhällsbyggnadsförvaltningens verksamhetsplan vilken är antagen av kommunstyrelsen. Vi saknar dock mål avseende ambitionsnivån för fastighetsunderhållet. Delvis. Det finns en prioriteringsordning för underhållsåtgärder av fastigheterna. Kommunen tillämpar fastighetssystemet Incit Xpand för planeringen av underhållet. Systemet kan dock inte användas för att planera underhållsåtgärder förrän 2017 då det inte varit möjligt att uppdateras. Istället för fastighetssystemet tillämpas planeringslista genom Excel för underhållet. Denna utgår ifrån vad som inryms inom budgetram. Delvis. Det finns en 1-årig lekplatsplan för lekplatser på allmän platsmark upprättad vilken lyfter planerade åtgärder för Därtill är samtliga lekplatser besiktigade och åtgärdade utifrån risk för skada. Underhållsplan för utbyte av lekplatsutrustning på fastighetsmark planeras tas fram under våren Ja. Däremot menar vi att budget tydligare kan kopplas till underhållsplaneringen Rekommendationer Vi rekommenderar kommunstyrelsen; Att utarbeta strategier och målsättningar som tydliggör ambitionsnivån avseende fastighetsunderhållet. Att tillse att underhållsplanerna inom ramen för fastighetssystemet uppdateras kontinuerligt. Att underhållsplanerna ligger till huvudsaklig grund för beslut om underhållsbudget. 11

13 Burlöv den 20 december 2016 Linus Aldefors Verksamhetsrevisor EY 12

14 Bilaga 1: Källförteckning Intervjuade tjänstemän Samhällsbyggnadschef Fastighetschef Dokumentation Kommunstyrelsens reglemente Budget Årsredovisning Verksamhetsplan kommunledningskontoret och samhällsbyggnadsförvaltningen 2016 och 2017 Attestordning kommunstyrelsen 2017 Underhållsplaner Utdrag från fastighetssystem Planeringsfil för underhållsåtgärder 2016 Lekplatsprogram 2016 Internkontrollplan 2015 och 2016 Uppföljning av interkontrollplan 2015 Tjänsteskrivelse Ett vitaliserat fastighetsunderhåll Kommunstyrelsens beslut