Regionfastigheter och Regionservice/Drift arbetar båda med att höja kundnöjdheten bland annat genom att göra gemensamma kundbesök.

Transkript

1 Kommentarer till månadens utfall Sammanfattande analys och framtidsbedömning Förvaltningen arbetar enligt förvaltningsplanerna för VLS och Kost. Ett arbete pågår för att tillvarata de möjligheter till effektivisering och samordning som finns efter sammanslagningen. Det gäller vårdnära service och administration, men även gemensamt nyttjande av administrativ personal. Controllerservice arbete för att utveckla det nära samarbetet med verksamhetscheferna är uppskattat och sker i nära samarbete med ekonomicheferna. HR-service har nu med utökade resurser fått goda förutsättningar att möta chefernas efterfrågan på rekryteringsstöd. Planeringen av den nya sjukvårdsbyggnaden i Sala är klar och efter beslut i fullmäktige i juni förbereds en upphandling av partnering. Arbetet med uppdatering och aktualisering av lokalförsörjningsplanen i Västerås pågår. Efter en uppgång av energiförbrukningen 2016 är trenden bruten och den totala förbrukningen bedöms hittills under 2017 vara på väg ner. Ett stort bekymmer är det fortsatt höga sjukskrivningstalet för Regionservice och Kost. Det gäller främst långtidssjukskrivningar och möjligheten att avsluta rehabiliteringsärenden. För 2017 är ekonomin under kontroll. Prognosen för 2017 på totalt 7,5 mkr beror huvudsakligen på lägre kapitalkostnader på grund av lägre investeringstakt än planerat, lägre energikostnader och vakanta tjänster. Överskott prognostiseras främst inom Regionfastigheter och Regionservice och underskott huvudsakligen inom Kost och Resursenheten. VLS kommer till stor del inte att få någon uppräkning av index under åren Det innebär mycket stora krav på effektiviseringar. Verksamheterna har tagit fram besparingar och effektiviseringar för att 2018 klara en ekonomi i balans. Invånare/kund Kommentarer till resultat Generellt har alla förvaltningens enheter förstärkt sin närvaro i verksamheterna genom ett ökat antal kundbesök. Det är uppskattat och ger konkreta förslag till förbättringar i servicen. För Ekonomi- och HRstöd befästs kontakterna med Nätverk Ekonomi och Nätverk HR. En organisatorisk fusion av de båda verksamheterna har genomförts för att stärka sambanden och förbättra helhetsstödet till regionens chefer. Kosts utveckling av fleximat som innebär att patienterna dels har ett stort utbud att välja på och dessutom kan välja när de vill äta har tagits emot väl. En diskussion pågår med VS om ett bredare införande. Fullmäktige tog i juni beslut om uppförande av ny sjukvårdsbyggnad i Sala. Nu påbörjas en upphandling av partnering, rumsfunktionsplanering och projektering. Sjukhuset i Fagersta har omstrukturerats och renoverats i flera omgångar och den nya bassängen är i drift. Arbetet med uppdatering och aktualisering av lokalförsörjningsplanen i Västerås pågår. Byggnaderna inom Västerås sjukhusområde är till stora delar 50 år och i stort behov av renovering. Deras utformning med låga takhöjder och smala huskroppar gör att de i många fall är i stort sett omöjliga att bygga om till modern vård. Lokalförsörjningsplanen för Västerås sjukhus omfattar en beskrivning av de olika byggnaderna både vad avser möjlighet till framtida användning och deras fysiska status. Logistiska samband inklusive olika trafikflöden tydliggörs. Utmaningen är en ekonomi i balans samtidigt med en lokalutveckling som ger vården goda förutsättningar till utveckling. Den situationen delar Region Västmanland med flertalet andra regioner och landsting i landet. Regionfastigheter och Regionservice/Drift arbetar båda med att höja kundnöjdheten bland annat genom att göra gemensamma kundbesök. VLS projekt med att tydliggöra tjänster och tjänsteutbud har fortsatt. Projektet syftar dels till att göra kalkyler och prisberäkningar transparenta, dels till att tydligt kommunicera till de interna kunderna vad tjänsterna omfattar. Controllerservice har kommit längst med att definiera ett grundutbud bestående ekonomi grund, ekonomi anpassat och controllerstöd i linjen. Årets kundenkät är utskickad och resultatet förväntas vara klart i slutet av november. Resultatet av Kosts kundenkät har försenats på grund av tekniska svårigheter. Planerade åtgärder Arbetet med ökad kundnöjdhet intensifieras och dialogen med kunderna förstärks. Kost prognosticerar dock ett större underskott vilket i år balanseras mot överskott i andra verksamheter. En åtgärdsplan mot ekonomi i balans för Kost följs upp månadsvis. Tidigare kundenkäter har visat att tjänsternas omfattning och prissättning är otydlig. Förvaltningen har därför påbörjat ett arbete med att förbättra och förtydliga informationen på Arbetsplatsen. Samtidigt pågår ett internt projekt för säkerställande av kalkyler och prisnivåer för förvaltningens tjänster. Uppdelningen i basnivåer och tilläggstjänster tydliggörs. Sida 1 / 7

2 Verksamhet/Process Kommentarer till resultat Aktiviteterna löper i stort på. Ett par större händelser sedan delår 2 är att den nya byggnaden för palliativ vårdverksamhet har färdigställts och verksamheterna har flyttat in. Invigningen genomfördes den 26 oktober. Genom upphandling av ny elleverantör (Vattenfall) har regionen fått ett lägre elpris än 2016 (minskat med 0.05 kr/kwh). En uppföljning av energieffektivseringsåtgärderna på BUP (hus 34) har genomförts. Åtgärderna bestod bl a av förvärmning av uteluft via 12 st borrhål, tilläggsisolering, fönsterbyten, nytt ventilationssystem samt montering av innegivare för styrning av värme. Resultatet visar på ungefär 40% lägre energiförbrukning, ca 126 kwh/kvm. Målet var 125 kwh/kvm och bedömningen är att målet kan nås genom ytterligarligare optimering. Arbetet med att utveckla fakturahanteringen fortsätter. I oktober infördes massfakturering, vilket underlättar fakturering av samma uppdrag till flera kunder. Under oktober har områdena patienttransport, patientkost och daglig städning benchmarkats som piloter, inom ramen för Best Service nyuppbyggda benchmarkingprogram. Den pilot med fleximat i ny vårdbyggnad som skulle startat i oktober stoppades av VS ett par dagar innan start, vilket medfört ökade kostnader. Avseende åtgärden att utveckla bemanning och arbetsuppgifter inom VNS och VNA har utvecklingen stannat av. På grund av VS inköpsstopp av utökade interna tjänster har ett par verksamheter, i samband med budgetarbetet för år 2018, nu sagt upp VNS-tjänster från och med årsskiftet. Planerade åtgärder Ett samarbete med VS för fortsatt utveckling av servicetjänster har påbörjats. Sida 2 / 7

3 Medarbetare Sjukfrånvaro % (ack) (1 mån släp, inget vid årsbokslut) Föregående år Innevarande år Total sjukfrånvaro 7,4 8,0 - varav korttidssjukfrånvaro, dag 3,1 3, andel långtidsfrånvaro över 60 45,0 44,3 dagar Män 4,8 6,2 Kvinnor 8,4 8,7 Anställda -29 år 7,2 7,7 Anställda år 7,2 7,3 Anställda 50 år- 7,6 8,6 Kommentarer till resultat Siffrorna visar att den totala sjukfrånvaron, som är 8,0 % per sista september, fortsätter att öka jämfört med föregående år, då den var 7,4% per sista september. Den höga sjukfrånvaron och fortsatt ökning kan härledas till Kost och Regionservice. Inom Regionservice uppgår kvinnornas sjukfrånvaro till 10,8 % och männens till 5,1 %. Inom Kost har kvinnorna en sjukfrånvaro på 10,6% och männen 11,3%. På Kost har långtidssjukskrivningarna minskat till 48,3% jämfört med 55,9% föregående år, dock har korttidsjukskrivningarna ökat till 4%, men är fortfarande förhållandevis låga. Planerade åtgärder Åtgärderna för att minska sjukfrånvaron omfattar bland annat inventeringsmöten i samarbete med HR och Regionshälsan, samt särskilt fokus på rehabiliteringsärenden. Förvaltningens chefsdag i november fokuserade på arbetet med att åstadkomma hälsosamma arbetsplatser. Utvecklingen följs kontinuerligt av förvaltningens ledningsgrupp. Åtgärder för att minska sjukskrivningarna för Regionservice och Kost fortsätter enligt framtagna planer. I förebyggande syfte läggs fokus på friskfaktorer och hälsofrämjande arbetsplatser. Sida 3 / 7

4 Ekonomi Förenklad resultaträkning (mkr) Motpart 1,2,3 Intäkter Ack utfall Inn år Ack Inn år Ack avv från budget Ack Utfall Fg år Helår Prognos Helår Avv Bud mot Prog Utf Fg år Ack Avv Fg år Hyresintäkter samt övr fastighetsintäkter 437,9 433,0 4,8 417,6 524,8 519,7 5,1 503,0 20,2 Försäljning av tjänster 73,7 65,9 7,8 68,7 83,3 79,0 4,2 82,6 5,0 Försäljning av material och varor 209,5 235,5-26,0 229,0 271,2 282,5-11,3 276,8-19,5 Landstingsersättning 41,1 33,6 7,5 34,7 49,3 40,3 9,0 41,1 6,4 Övriga intäkter 135,6 136,5-0,9 130,2 155,4 163,8-8,4 165,6 5,3 Summa Intäkter 897,7 904,4-6,7 880, , ,3-1, ,1 17,3 Kostnader Personalkostnader -257,7-260,3 2,6-240,6-311,4-314,5 3,1-291,1-17,1 Kostnader för material, varor och tjänster -61,7-56,9-4,8-53,9-74,7-68,2-6,5-64,8-7,8 Lokalkostnader -113,1-110,5-2,7-113,8-137,6-132,5-5,1-134,0 0,7 Planerat underhåll/avh -11,4-9,5-1,9-8,3-18,0-18,0 0,0-14,1-3,1 Energi -47,6-50,8 3,1-46,1-59,2-64,1 4,8-58,6-1,5 IT-konsulttjänster -11,4-14,2 2,9-11,5-14,3-17,1 2,8-13,8 0,1 Avskrivningar -115,6-119,0 3,4-107,6-139,8-142,8 3,0-130,3-8,0 Överföringar finansen -22,9-22,9 0,0-25,4 0,0-27,5 27,5-30,5 2,5 Övriga kostnader kkl ,2-124,4-4,8-120,2-182,1-149,2-32,8-156,8-9,0 Finansiella intäkter 0,5 0,5 0,1 0,5 0,7 0,6 0,1 0,6 0,1 Finansiella kostnader -31,6-33,2 1,7-30,8-38,6-39,8 1,3-37,1-0,7 Livsmedel och övriga råvaror -82,6-93,4 10,8-104,5-101,4-112,1 10,7-126,4 21,9 Summa Kostnader -884,3-894,5 10,3-862, , ,3 8, ,8-22,0 Resultat 13,4 9,8 3,6 18,1 7,5 0,0 7,5 12,3-4,7 Sida 4 / 7

5 Ekonomi Arbetad tid (ack) Innevarande År Föregeående År Förändring Förändring % Utförd arbetstid ,99 - varav övertid/mertid ,10 - varav timavlönade ,00 Justering timavlönade, övertid/mertid, vab. (Diff mot vald månad fg år.) ,00 Justering personer i omställningsprogrammet. Objekt ,00 Justering utvecklingsanställda ,00 Justering inhyrd personal från externa bemanningsföretag ,71 - varav läkare ,00 - varav sjuksköterskor ,00 - varav övriga ,13 Justering inhyrd personal från resursenheten ,66 Justering för fler eller färre arbetsdagar inn år jmf med fg år ,00 Justering för en extra dag i februari (vid skottår) för arb med schema ,00 Arbetad tid inkl jour/beredskap ,60 Avdrag arbetad tid under jour/beredskap ,73 Arbetad tid exkl jour/beredskap ,62 Antal årsarbetare utifrån arbetad tid exkl jour/beredskap ,62 Sida 5 / 7

6 Ekonomi Periodens resultat och helårsprognos Förvaltningens ackumulerade ekonomiska resultat t.o.m. oktober månad är 13,4 mkr och budgetavvikelsen 3,6 mkr. Helårsresultatet prognostiseras totalt till +7,5 mkr. Helårsprognosen justerad för jämförelsestörande poster (realisationsvinst, rivning och utrangering) är +10,1 mkr. Överskott prognostiseras inom Regionfastighet och Regionservice och underskott huvudsakligen inom Kost och Resursenheten. Intäkts- och bruttokostnadsutveckling Intäktsförändring Total intäktsförändring jämfört med motsvarande period föregående år är 17,4 mkr och 2,0%. Intäkterna ökade med 6,7 mkr mindre än vad som är budgeterat. Den obudgeterade förändringen beror framför allt på följande händelser: Högre hyresintäkter Ökad försäljning av fastighetsrelaterade tjänster regionservice Lägre försäljning för Kosts resultatområde försäljning (Bigarrå, Nyckeln, catering) Färre antal patientmatsportioner ( ). Färre avdelningskök har öppnat. Högre regionersättning för Vårdnära service Bruttokostnadsförändring Total bruttokostnadsförändring jämfört med föregående år är 22,1 mkr och 2,6%. Kostnaderna ökade med 10,3 mkr mer än budgeterat. Den obudgeterade bruttokostnadsförändringen beror framför allt på följande händelser: Lägre personalkostnader pga vakanta tjänster Lägre livsmedelskostnad pga lägre försäljning Lägre kapitalkostnader pga lägre investeringstakt Lägre energikostnader och kostnader för IT- konsulter Högre kostnad för underhåll Högre försäkringspremier Högre kostnad för glasögonbidrag Arbetad tid Den arbetade tiden har ökat med 29 årsarbetare eller 5,6%. Ökningen av antalet årsarbetare (ÅA) finns inom följande verksamheter: Ekonomistöd 2,0 ÅA, minskat antal vakanser. Regionfastigheter 3 ÅA, ny- och ersättningsrekryteringar av chef förvaltning, brandingenjör samt funktionsplanerare. HR stöd 10 ÅA, 4,0 ÅA för att stärka rekryteringsfunktionen färre vakanser och lägre sjukfrånvaro. Kost 4 ÅA, nya avdelningskök, kaffemaskinservice och digital egenkontroll Regionservice 2 ÅA, vakanta tjänster som tillsatts. Resursenheten 10 ÅA, 9 vårdnära service (VNS), 1 administratör. Det prognostiserade överskottet beror framförallt på följande händelser: Positiva avvikelser: Högre hyresintäkter Ökad försäljning av fastighetsrelaterade tjänster regionservice Högre regionersättning avseende VNS, rekryteringskonsulter samt glasögonbidrag Lägre personalkostnader pga vakanta tjänster Lägre kapitalkostnader pga lägre investeringstakt. Lägre energikostnader pga att temperaturen är varmare än ett normalår och nytt elavtal som ger lägre kostnad Realisationsvinst på 2,4 mkr vid försäljning av fastigheten Västanberg. Lägre kostnader för IT konsulter. Lägre oförutsedda kostnader Negativa avvikelser: Sida 6 / 7

7 Ekonomi Kostnader för rivning och utrangering 5,0 mkr. Lägre försäljning av patientmat i Region Uppsala. Lägre intäkter för avdelningskök pga lägre antal kök jmf med budget. Lägre försäljning Bigarrå, Nyckeln och catering. Högre kostnader för glasögonbidrag Planerade åtgärder Genomförda och planerade åtgärder för en ekonomi i balans Inom Kost genomförs minskning av 6 årsarbetare Införande av anhörig-/personalmat på avdelningarna Minska kostnaden för vakanta ytor genom rivning av gamla ambulansen och matsalsbyggnad i Köping. Fortsatt arbete med energieffektivisering. Översyn av tjänsteutbud och prismodeller. Avslutade kommentarer till månadens utfall Sida 7 / 7

8 År Månad: Förvaltning: 80 Verksamhets- och ledningsstöd Analys: Driftredovisning RapportID: Ekonomi - Bilagor Månad och Delår (DUVA0132) Uppdaterad: Sida: 1/1 Rapportinformation Period Prognos i % av Belopp i tkr Årsbudget 2017 Prognos 2017 Avvikelse 2017 Prognos Intäkt 52 Fastighet ,0% 53 Patientmat Kost ,8% 55 Regionservice ,9% D6 Resursenheten ,4% E2 Ekonomistöd ,0% E3 HR stöd ,9% E5 Verksamhets- och ledningsstöd stab ,8% Summa: , ,7% Helår

9 År Månad: Förvaltning: 80 Verksamhets- och ledningsstöd Analys: Lönekostnader mm RapportID: Ekonomi - Bilagor Månad och Delår (DUVA0132) Uppdaterad: Sida: 1/1 Rapportinformation Lönekostnader Period Helår Belopp i tkr Förändring i % Prognos 2017 Förändring i % 00 PRG övrigt ,1% ,8% 10 Sjuksköterskor m fl ,2% ,0% 11 Undersköterskor, skötare m fl ,0% ,8% 30 Läkare Administrativ personal ,7% ,4% 60 Teknisk personal ,3% ,1% 90 Ekonomi- och transportpersonal ,0% ,4% Summa lönkostnader: ,5% ,3% Kostnader inhyrd personal Period Helår Belopp i tkr Förändring i % Prognos 2017 Förändring i % Sjuksköterskor inhyrd personal ,0% Övrig inhyrd personal ,2% Inhyrd personal exkl resursenheten: ,7% ,0% Resursenheten: ,0% ,0% Summa inhyrd personal: ,5% ,7% Total Period Helår Belopp i tkr Förändring i % Prognos 2017 Förändring i % Summa anställda och inhyrd personal: ,7% ,5%