Göteborgs Spårvägar AB inklusive dotterbolag Granskningsredogörelse 2013

Transkript

1 Göteborgs Spårvägar AB inklusive dotterbolag Granskningsredogörelse 2013

2 GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR GÖTEBORGS SPÅRVÄGAR AB Innehåll Sammanfattande bedömning sid 3 Uppföljning av föregående års granskning sid 4 Grundläggande granskning sid 4 Granskning av rekryteringsprocessen sid 4 Granskning av bolagets avtalshantering sid 5 Granskning av verksamheten sid 6 Grundläggande granskning sid 6 Granskning av verksamhetsfordon och inköp av drivmedel sid 9 Granskning av inköp och upphandling sid 10 Spårvagn M32 och stadens riskhantering sid Lekmannarevisorernas uppdrag sid 13 Språkbruk och revisionstermer sid STADSREVISIONEN

3 GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR GÖTEBORGS SPÅRVÄGAR AB Sammanfattande bedömning Lekmannarevisorerna har ett lagstadgat uppdrag att granska om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och om den interna kontrollen är tillräcklig. Årets granskning har omfattat följande delar: uppföljning av föregående års granskning grundläggande granskning granskning av verksamhetsfordon och inköp av drivmedel granskning av inköp och upphandling I anslutning till granskningen av verksamhetsfordon och inköp av drivmedel lämnar vi följande rekommendationer: Vi rekommenderar styrelsen att utveckla koncerngemensamma riktlinjer för användandet av verksamhetsfordon. Vi rekommenderar styrelsen att utveckla kontrollaktiviteter som säkerställer att verksamhetsfordon används, och drivmedel köps in, i enlighet med antagna riktlinjer. I anslutning till granskningen av inköp och upphandling lämnar vi följande rekommendationer: Vi rekommenderar styrelsen att införa kontrollaktiviteter för att följa upp efterlevnaden av både stadens och bolagets egna regelverk för inköp och upphandling. Vi rekommenderar styrelsen att förstärka sina rutiner avseende uppföljning av direktupphandlingar och ramavtalstrohet för att säkerställa att bolaget följer LUF och tillämpliga interna och externa regelverk avseende inköp och upphandling. Vi rekommenderar styrelsen att i samband med framtagande av befattningsbeskrivningar etc. för inköpsorganisationen också lägga upp en utbildningsplan som beaktar både nyrekryterade och befintliga inköpares och beställares behov. Vår sammantagna bedömning utifrån genomförd granskning är att bolagets verksamhet har skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att den interna kontrollen har varit tillräcklig. Samtidigt visar granskningen att bolagets interna styrning och kontroll i vissa avseenden har brister som behöver åtgärdas. Det är därför av stor vikt att styrelsen och verkställande direktören beaktar de rekommendationer som lämnats. STADSREVISIONEN

4 GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR GÖTEBORGS SPÅRVÄGAR AB Uppföljning av föregående års granskning När lekmannarevisorernas granskning resulterar i rekommendationer eller kritik görs en uppföljning av granskningen. Uppföljningen syftar till att bedöma om och hur bolaget har hanterat lämnade rekommendationer. I 2012 års granskning fick bolaget följande rekommendationer Grundläggande granskning Upprätta och dokumentera en riskanalys som är tydligt relaterad till verksamhetens mål. Utveckla kontroller för att minimera de risker som identifierats i riskanalysen och besluta om dessa kontroller i bolagets interna kontrollplan. Iakttagelser Bolaget har under året tagit fram en koncernövergripande riskanalys. De identifierade riskerna viktas efter sannolikhet och konsekvens och ett antal risker lyfts fram som prioriterade. För flera, dock inte alla, av riskerna föreslås ett antal aktiviteter som syftar till att reducera riskerna. Ett antal av de prioriterade riskerna hanteras också genom bolagets internkontrollplan för I riskanalysen återfinns också risken för oegentligheter. Bedömning Vår bedömning är att rekommendationerna rörande riskanalys och beslut om kontroller ej kvarstår. Vi vill samtidigt understryka vikten av att arbetet med att hantera och reducera de risker bolaget identifierar i den koncernövergripande riskanalysen fortskrider. Granskning av rekryteringsprocessen I likhet med övriga rekryteringsområden skapa en process som är anpassad efter stadens gemensamma vad gäller rekrytering av spårvagnsförare. Iakttagelser Bolaget har under året förändrat rutinerna för att rekrytera spårvagnsförare. Spårvagnsförare rekryteras alltjämt efter att ha genomgått och blivit godkända på den förarutbildning Göteborgs Spårvägar anordnar, men till skillnad från tidigare medverkar nu ansvarig chef i rekryteringsprocessen och tar beslut rörande vem som ska anställas. Bedömning Vår bedömning är att rekommendationen ej kvarstår. Bolaget har under året vidtagit tillräckliga åtgärder för att säkerställa att rekryteringen av spårvagnsförare harmonierar både med koncernens gemensamma rekryteringsprocess och med stadens mål och arbetssätt för rekrytering. STADSREVISIONEN

5 GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR GÖTEBORGS SPÅRVÄGAR AB Granskning av bolagets avtalshantering Bolaget rekommenderas att slutföra arbetet med att skapa en för hela bolaget gemensam avtalsdatabas där samtliga avtal finns registrerade. Iakttagelser Stadsrevisionen har sedan 2007 rekommenderat bolaget att upprätta en databas över bolagets samtliga leverantörsavtal. Arbetet har under många år fått stå tillbaka på grund av att andra händelser har tagit mycket tid i anspråk, men under 2012 och 2013 har bolaget arbetat med att flytta samtliga leverantörsavtal till den gemensamma databasen Tendsign. Nya avtal som tecknas genom Tendsign samlas automatiskt i Tendsign. Avtal som upphandlas utanför systemet läggs manuellt in i Tendsign. Bedömning Vår bedömning är att rekommendationen ej kvarstår. Bolaget har vidtagit nödvändiga åtgärder för att samla alla leverantörsavtal i en gemensam avtalsdatabas. Vi vill samtidigt betona vikten av att bolaget fortsätter arbetet med att lägga upp egna ramavtal och andra avtal i Tendsign. STADSREVISIONEN

6 GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR GÖTEBORGS SPÅRVÄGAR AB Granskning av verksamheten Lekmannarevisorerna har ett lagstadgat uppdrag att granska om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och om den interna kontrollen är tillräcklig. Vad som avses med tillräcklig intern kontroll preciseras inte närmare av lagstiftaren. Kraven på intern kontroll har dock ökat och begreppets innebörd utvidgats under de senaste decennierna. Begreppet intern kontroll har förändrats från att främst ha avsett avgränsade kontrollaktiviteter, i huvudsak inom redovisnings- och det finansiella området, till att omfatta i princip all verksamhet en organisation ägnar sig åt. Det innebär att intern kontroll i ökande utsträckning har blivit en viktig del av den strategiska styrningen av organisationer. Syftet med den interna kontrollen är att bidra till att ändamålsenligheten i verksamheten stärks och att verksamheten bedrivs effektivt och säkert. Detta betonar vikten av ledningens engagemang för den interna styrningen och kontrollen. Ytterst syftar lekmannarevisorernas granskning av den interna styrningen och kontrollen till att bedöma om den är systematisk, ändamålsenlig och i överensstämmelse med gällande riktlinjer och etablerade normer. Lekmannarevisorernas bedömning grundar sig i COSO-ramverket 1. Stadsrevisionen har kommunfullmäktiges uppdrag att bidra till utvecklingen av en god intern styrning och kontroll i stadens nämnder och bolag. Uppdraget är ett led i stadens insatser för att stärka den interna styrningen och kontrollen i nämnder och bolag, inklusive att reducera risken för oegentligheter. Grundläggande granskning Den grundläggande granskningen utgör en av flera delar i lekmannarevisorernas sammantagna bedömning av bolagets interna styrning och kontroll. Granskningen genomförs löpande under året i syfte att bedöma om bolaget uppfyller lagstiftningens och kommunfullmäktiges krav inom följande områden: styrning och uppföljning av verksamhet och ekonomi; styrelsens arbetsordning och instruktion till verkställande direktör; kommunfullmäktiges generella ägardirektiv; bolagets specifika ägardirektiv; hantering av särskilda uppdrag från kommunstyrelsen och kommunfullmäktige; affärsplan/budget samt styrelsens beslutsunderlag. I den grundläggande granskningen av bolagets interna styrning och kontroll lägger lekmannarevisorerna särskild tonvikt vid: riskanalys kontroller och uppföljning hantering av risken för oegentligheter. 1 COSO-ramverket är en modell för intern styrning och kontroll av finansiell redovisning och rapportering. COSO betyder Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission. STADSREVISIONEN

7 GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR GÖTEBORGS SPÅRVÄGAR AB Iakttagelser riskanalys En regelbunden identifiering och analys av risker utgör en väsentlig utgångspunkt i styrelsens och verkställande direktörens interna styrning och kontroll. Riskerna ska vara tydligt relaterade till verksamhetens uppdrag och mål och utmynna i tydliga prioriteringar. Under våren 2013 genomförde koncernledningen, med hjälp av en extern konsult, ett arbete med att ta fram en koncernövergripande riskanalys. Riskanalysen, som har sin utgångspunkt i bolagets affärsplan, identifierar fem kategorier av risker: risker för oegentligheter, strategiska risker, operationella risker, rapporteringsrisker och risker relaterade till lagar och regler. Riskerna är viktade efter sannolikhet och konsekvens och ett antal av dem är prioriterade. Då bolagets affärsplan sträcker sig till 2017, och då de identifierade riskerna har sin utgångspunkt i de mål som framgår i affärsplanen, har inte någon specifik riskanalys gjorts för verksamhetsåret I bolagets dokumenterade riskanalys framgår att de identifierade riskerna ska hanteras på kort och lång sikt; det vill säga fram till och efter Bolagets risker tas om hand på delvis olika sätt. I riskanalysen identifieras ett antal aktiviteter som krävs antingen för att motverka att risken inträffar eller för att minska dess skadliga konsekvenser. I riskanalysen identifieras också vem som är ansvarig för att hantera/reducera risken, när den ska hanteras och hur åtgärder och aktiviteter ska följas upp. För flera av riskerna, men inte alla, förelås olika typer av aktiviteter och åtgärder. Till exempel så föreslås inga åtgärder för de så kallade operationella riskerna. I 2014 års internkontrollplan framgår emellertid att dessa risker kommer att hanteras inom bolagets olika affärsområden under Bland annat kommer ett antal så kallade riskworkshops arrangeras för att skapa en större riskmedvetenhet i hela organisationen. Iakttagelser kontroller och uppföljning Styrelsen och verkställande direktören ska planera och genomföra kontrollåtgärder. Kontrollåtgärderna kan vara utformade på olika sätt, men åtgärdernas syfte ska vara att hantera de risker som identifierats i riskanalysen. Styrelsen och verkställande direktören ska utöver kontrollåtgärderna dessutom genomföra uppföljningar eller utvärderingar av beslutade kontrollåtgärder för att säkerställa att de genomförs och leder till avsett resultat. Styrelsen har tagit beslut om internkontrollplan för Enligt den koncerngemensamma internkontrollplanen ska ett antal, dock inte alla, av de prioriterade riskerna följas upp och kontrolleras under året. De kontrollaktiviteter som finns i 2013 års internkontrollplan återrapporterades till styrelsen i samband med styrelsemötet den 28 november Vid samma möte tog styrelsen också beslut om internkontrollplan för Enligt denna ska nio riskområden åtgärdas och följas upp under Enligt verkställande direktören ska uppföljningen av den interna kontrollen, från och med 2014, bli en stående fråga på bolagets ordinarie styrelsemöten. STADSREVISIONEN

8 GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR GÖTEBORGS SPÅRVÄGAR AB Värt att notera i sammanhanget är att bolaget inte har några konkreta regler och anvisningar för hur arbetet med intern kontroll ska organiseras och bedrivas. I bolagets internkontrollplan framgår ansvarsfördelningen i arbetet med intern kontroll och vad den interna kontrollen syftar till, däremot framgår inte tydligt hur de som identifieras som ansvariga för intern kontroll faktiskt ska arbeta med frågan. Iakttagelser hantering av risken för oegentligheter Lekmannarevisorerna prövar särskilt om styrelsen och verkställande direktören hanterat risken för oegentligheter. Oegentligheter utgör en ekonomisk risk, och de innebär dessutom en mycket allvarlig förtroenderisk, som ytterst skadar tilltron till det demokratiska systemet. Risken för oegentligheter måste hanteras genom förebyggande åtgärder. Lekmannarevisorerna menar att styrelsen och verkställande direktören som en första grundläggande åtgärd i sitt förebyggande arbete bör genomföra en genomlysning av organisationen i syfte att identifiera funktioner, områden eller situationer i bolaget där det finns potentiell risk för oegentligheter. Lekmannarevisorerna granskar även vilka ytterligare åtgärder som vidtas mot bakgrund av genomlysningen. I samband med att ledningsgruppen under våren 2013 tog fram den koncerngemensamma riskanalysen gjordes en inventering av organisationen i syfte att identifiera områden och funktioner där oegentligheter kan begås. I riskanalysen återfinns därmed tio risker som är kopplade till oegentligheter. Flera av dessa risker hanteras genom förebyggande åtgärder, bland annat genom utbildning av arbetsledare och genom att diskutera oegentligheter vid arbetsplatsträffar. Av de tio riskerna är följande fyra prioriterade: stöld av förbrukningsvaror, maskopi med leverantör, tidrapportering och underfakturering på grund av kick-back från kund. I internkontrollplanen för 2014 framgår att riskerna för maskopi mellan anställd och leverantör samt underfakturering kommer att kontrolleras särskilt under Dels genom att utforma och införa kontroller i inköps- och upphandlingsprocessen och dels genom förbättrad uppföljning av hur olika projekt redovisas. Bedömning Utifrån genomförd granskning är det vår bedömning att styrelsen och verkställande direktören arbetar systematiskt med riskanalys och intern kontroll. Riskanalysen är relaterad till verksamhetens mål och utmynnar i tydliga riskprioriteringar. Det är vidare vår bedömning att kontrollåtgärder, i syfte att hantera de prioriterade riskerna, planeras och genomförs. Granskningen visar vidare att planerade och genomförda kontroller följs upp och återrapporteras till styrelsen. Det faktum att uppföljningen av den interna kontrollen från och med 2014 kommer att vara en stående punkt på bolagets ordinarie styrelsemöten borgar för att arbetet med intern kontroll inte separeras från bolagets övriga verksamheter. Då risken för oegentligheter finns med i den koncerngemensamma riskanalysen, och då ett antal åtgärder för att hantera och reducera dessa risker föreslås, anser vi också att styrelsen och verkställande direktören har vidtagit åtgärder i detta avseende. STADSREVISIONEN

9 GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR GÖTEBORGS SPÅRVÄGAR AB Samtidigt ser vi förbättringsområden. I bolagets riskanalys återfinns ett antal risker, däribland de operationella, för vilka det inte finns några identifierade åtgärder. Bolaget har initierat ett arbete för att hantera och omhänderta dessa risker. Vi bedömer det centralt att detta arbete fortskrider enligt plan. För att åstadkomma ökad tydlighet och transparens i bolagets arbete med intern kontroll är det också viktigt att verkställande direktören och styrelsen ytterligare beaktar kravet i kommunfullmäktiges riktlinjer för intern kontroll om att upprätta konkreta regler och anvisningar för intern kontroll. Granskning av verksamhetsfordon och inköp av drivmedel Inom stadens bolag finns ett stort antal verksamhetsfordon som används i tjänsten. Med anledning av den omfattande användningen av verksamhetsfordon är det av betydelse att bolagen utövar en ändamålsenlig styrning och kontroll inom området. Detta gäller även hanteringen av inköpskort för drivmedel. Risker förknippade med användning av verksamhetsfordon och inköp av drivmedel är av såväl ekonomisk som förtroendemässig karaktär. Granskningen syftar till att bedöma om Göteborgs Spårvägar AB har lämpliga rutiner och en tillräcklig intern kontroll avseende nyttjande av verksamhetsfordon samt inköp av drivmedel. Bedömningen tar sin utgångspunkt i följande frågor: Finns regler för nyttjande av verksamhetsfordon och samt inköp av drivmedel? Finns rutiner för kontroll av verksamhetsfordon samt inköp av drivmedel? Har bolaget säkerställt en tillfredsställande uppföljning av de egna rutinerna för nyttjande av verksamhetsfordon och drivmedel? Har bolaget definierat ansvar och befogenhet avseende hanteringen av verksamhetsfordon? Iakttagelser Granskningen har genomförts genom att ta del av Göteborgs Spårvägars AB:s dokumentation rörande verksamhetsfordon och inköp av drivmedel, samt genom att närmare granska följande bolags och avdelningars rutiner för användande av verksamhetsfordon och inköp av drivmedel: Trafikantservice AB, avdelningarna Fordonsteknik vid Rantorget, Fordonsteknik i Majorna, och Banteknik, som samtliga tillhör GS Spårvagn AB, samt den nyinrättade avdelningen intern service. GS Buss AB samt Trafikledning och information har inte granskats närmare. Anledningen till detta är främst att dessa har relativt få fordon, tre vardera. Nedan följer en sammanfattning av de iakttagelser som har gjorts. Merparten av Göteborgs Spårvägars verksamhetsfordon leasas av Gatubolaget. De granskade avdelningarna har alla, med undantag av Fordonsteknik Rantorget, också egna fordon. Skälen till detta är flera. Dels att Göteborgs Spårvägar har specialfordon som inte Gatubolaget kan tillhandahålla, dels att ett antal äldre fordon fortfarande ingår i bolagets vagnpark, och dels att det i vissa fall blivit billigare att köpa än att leasa fordon. Det saknas koncerngemensamma riktlinjer vad gäller hur, när och i vilket syfte verksamhetsfordonen får användas och inte användas. Den dokumentation som finns slår enbart fast att anställd vid Göteborgs Spårvägar som använder tjänstefordonen STADSREVISIONEN

10 GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR GÖTEBORGS SPÅRVÄGAR AB ska följa lagstadgade trafikregler, personligen betala eventuella parkeringsböter, iaktta rökförbud i fordonet, samt se till att fordonet hålls städat och välvårdat. Det framgår således inte om, eller under vilka omständigheter, fordonen får användas i anslutning till uppdrag eller under jour och beredskap. Givet att det inte finns några koncerngemensamma riktlinjer för hur verksamhetsfordonen får användas, finns det inte något koncerngemensamt system för hur efterlevnad ska garanteras. Inte heller de granskade avdelningarna har några riktlinjer för hur fordonen får, eller inte får, användas. Körjournaler används i viss utsträckning, men i de fall de förekommer görs ingen rutinmässig uppföljning av dem. Göteborgs Spårvägar har en förenklad instruktion för bränslekort. Enligt denna ska samtliga fordon vara utrustade med så kallade fordonskort som förvaras i bilen och är knutna till bilen. Därtill ska användarna ha så kallade personkort. Dessa ska vara just personliga och får inte överlåtas till någon annan. Vid tankning ska fordonskortet, personkortet och fordonets mätarställning registreras. Detta system används av de flesta granskade avdelningarna. Den viktigaste avvikelse som kan noteras är att samtliga granskade avdelningar inte registrerar mätarställning vid tankning. Detta, tillsammans med den relativa avsaknaden av körjournaler, försvårar en uppföljning av rimligheten mellan körda mil och drivmedelsförbrukning. Bedömning För att säkerställa tillfredställande kontroll över hur verksamhetsfordon används och drivmedel inhandlas bedömer vi att styrelsen behöver utarbeta koncerngemensamma riktlinjer. Av dessa ska det framgå hur verksamhetsfordon får användas och inte användas. Vi anser vidare att det finns ett behov av att etablera kontroller för att säkerställa att antagna rutiner och riktlinjer efterlevs. Vi anser att bolagets rutin med att registrera mätarställning vid tankning bör följas, och följas upp, av samtliga bolag och avdelningar. Detta för att bättre kunna kontrollera om drivmedelsförbrukning överensstämmer mot körda mil. Utifrån ovanstående anser vi att styrelsen behöver förbättra sin interna styrning och kontroll. Vi rekommenderar styrelsen att utveckla koncerngemensamma riktlinjer för användandet av verksamhetsfordon. Vi rekommenderar styrelsen att utveckla kontrollaktiviteter som säkerställer att verksamhetsfordon används, och drivmedel köps in, i enlighet med antagna riktlinjer. Granskning av inköp och upphandling Inköps- och upphandlingsarbetet är en viktig del av Göteborg Stads förvaltningars och bolags verksamheter. Stadsrevisionen har ett särskilt uppdrag från kommunfullmäktige att löpande följa inköp och upphandling. Under 2013 har stadsrevisionen genomfört en större samlad granskning av inköp och upphandling som omfattat tio bolag och en nämnd. STADSREVISIONEN

11 GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR GÖTEBORGS SPÅRVÄGAR AB Syftet med granskningen har varit att bedöma hur väl den interna kontrollen avseende inköp och upphandling fungerar. Bedömning har gjorts utifrån hur inköp och upphandlingar genomförs i förhållande till kraven i Göteborgs Stads upphandlingsoch inköpspolicy. Granskningen har även omfattat en bedömning av förekommande risker för otillåtna direktupphandlingar och risk för bristande ramavtalstrohet. Granskningen har genomförts av lekmannarevisorerna med hjälp av konsult. Granskningsmetoden har omfattat registeranalys, intervjuer med ansvariga tjänstemän, stickprovsgranskning och detaljgranskning av utvalda projekt. Iakttagelser Granskningen visar att styrelsen behöver förstärka sin interna kontroll kring inköp och upphandling. Det framstår som väsentligt att styrelsen inför kontroller som möjliggör regelbunden uppföljning av hur stadens och bolagets riktlinjer för inköp och upphandling följs. Dessa kontroller bör utformas på ett sådant sätt att de möjliggör att både bolagets ramavtalstrohet och omfattning av direktupphandlingar kan följas upp. Ett lämpligt tillvägagångssätt skulle kunna vara att välja ut ett väsentligt antal projekt för årlig detaljerad uppföljning mot interna och externa regelverk. Utifrån ovanstående iakttagelser och bedömningar har konsulten föreslagit fyra rekommendationer i enlighet med bilagd konsultrapport. Vi har värderat konsultens iakttagelser och föreslagna rekommendationer och formulerat följande rekommendationer med utgångspunkt i ett risk- och väsentlighetsperspektiv: Vi rekommenderar styrelsen att införa kontrollaktiviteter för att följa upp efterlevnaden av både stadens och bolagets egna regelverk för inköp och upphandling. Vi rekommenderar styrelsen att förstärka sina rutiner avseende uppföljning av direktupphandlingar och ramavtalstrohet för att säkerställa att bolaget följer LUF och tillämpliga interna och externa regelverk avseende inköp och upphandling. Vi rekommenderar styrelsen att i samband med framtagande av befattningsbeskrivningar etc. för inköpsorganisationen också lägga upp en utbildningsplan som beaktar både nyrekryterade och befintliga inköpares och beställares behov. Spårvagn M32 och stadens riskhantering Som framgår i 2013 års granskningsplan har stadsrevisionen under året granskat hur staden har hanterat de problem som har uppkommit med spårvagn M32. Syftet har varit att bedöma om riskerna och problemen med spårvagn M32 har hanterats på ett ändamålsenligt och formellt riktigt sätt. Granskningen har haft två utgångspunkter: Driftstörningarna medför risk att staden inte klarar att upprätthålla tillräcklig och planerad försörjning av kollektivtrafik. Fel och brister i M32 leder till driftstörningar som medför en ekonomisk risk. STADSREVISIONEN

12 GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR GÖTEBORGS SPÅRVÄGAR AB Ansvaret för att hantera de risker som uppkommer i samband med M32 ligger i första hand på trafiknämnden. De fel som är bakgrunden till den uppkomna situationen har att göra med vagnens utformning och är därmed en avtalsrättslig fråga mellan trafiknämnden och leverantören AnsaldoBreda. Göteborgs Spårvägar ingår i granskningen då bolaget ansvarar för driften av spårvagnstrafik, samt för normalt underhåll av stadens spårvagnar, inklusive spårvagn M32. Resultaten av granskningen kommer att presenteras i en särskild granskningsrapport i början av Gerhard Annvik av kommunfullmäktige utsedd lekmannarevisor Bengt Bivall av kommunfullmäktige utsedd lekmannarevisor Peter Håkansson kommunal yrkesrevisor, sakkunnigt biträde Lina Tjernberg kommunal yrkesrevisor, sakkunnigt biträde... Handlingar som ingår i granskningen: Granskningsrapporter för Göteborgs Spårvägar AB och tillhörande dotterbolag år 2013, daterade STADSREVISIONEN

13 GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR GÖTEBORGS SPÅRVÄGAR AB Lekmannarevisorernas uppdrag Språkbruk och revisionstermer Stadsrevisionen är kommunens granskande enhet och det är kommunfullmäktige som utser de förtroendevalda revisorerna. Revisorernas uppdrag är att granska kommunstyrelsen och nämnderna. Bland de valda revisorerna utser kommunfullmäktige även lekmannarevisorer, vilka har ett självständigt uppdrag att granska de kommunala bolag som helt eller till viss del ägs av kommunen. Stadsrevisionen redovisar årligen sina iakttagelser avseende verksamhet, räkenskaper och intern kontroll i en revisionsredogörelse för kommunstyrelsen samt en revisionsberättelse och en revisionsredogörelse för respektive nämnd. För varje bolag upprättas en granskningsrapport och en granskningsredogörelse som behandlar bolagets verksamhet och interna kontroll. Stadsrevisionen genomför också fördjupade granskningar, vilka redovisas i revisionsrapporter löpande under året. Revisorerna lämnar i sina granskningar rekommendationer och revisionskritik. Rekommendationer lämnas när utveckling och förbättring bedöms vara möjliga och riktas inte alltid till nämnden eller styrelsen utan kan framföras på bolags- och förvaltningsnivå. Revisionskritiken graderas genom begreppen påpekan, erinran och anmärkning. Där anmärkning är allvarligast. En anmärkning kan, när det gäller nämnderna, lämnas med eller utan tillstyrkan om ansvarsfrihet. Kritik mot styrelse eller nämnd framgår av granskningsrapporten (för bolag) och revisionsberättelsen (för nämnder). Styrelsens/bolagets eller nämndens/ förvaltningens åtgärder, med avseende på lämnade rekommendationer, följs regelmässigt upp under kommande år. STADSREVISIONEN

14 Stadsrevisionen - Göteborgs Stad Granskning av inköp och upphandling 2013 hos Göteborgs Spårvägar AB, HIGAB, Älvstranden Utveckling AB samt Fastighetsnämnden Jakob Bundgaard Fredrik Carlsson Carina Johnson Tobias Fransson Marcus Palmqvist Martin Magnusson Emily Jönsson Göteborg 27 november 2013

15 Innehåll 1. Sammanfattning Bakgrund och syfte Resultat av granskningen Introduktion Inledning/bakgrund Syfte, revisionsfråga och avgränsning Revisionskriterier Metod Resultat av granskningen Göteborgs Spårvägar AB Kartläggning av bolagets arbete med inköp och upphandling Registeranalys av ramavtalstrohet/otillåtna direktupphandlingar Detaljgranskning av två projekt Revisionsfrågor HIGAB Kartläggning av bolagets arbete med inköp och upphandling Registeranalys av ramavtalstrohet/otillåtna direktupphandlingar Detaljgranskning av två projekt Revisionsfrågor Älvstranden Utveckling AB Kartläggning av bolagets arbete med inköp och upphandling Registeranalys av ramavtalstrohet/otillåtna direktupphandlingar Detaljgranskning av två projekt Revisionsfrågor Fastighetsnämnden Kartläggning av bolagets arbete med inköp och upphandling Registeranalys av ramavtalstrohet/otillåtna direktupphandlingar Detaljgranskning av två projekt Revisionsfrågor av november 2013

16 Granskning av inköp och upphandling Sammanfattning 1.1 Bakgrund och syfte Stadsrevisionen i Göteborg genomför under 2013 en granskning av inköp och upphandling i 10 kommunala bolag och 1 nämnd. PwC har fått i uppdrag av Stadsrevisionen enligt ramavtal N , att inom ramen för detta projekt biträda Stadsrevisionen med granskning av 3 kommunala bolag och en nämnd; Göteborgs Spårvägar AB, HIGAB, Älvstranden Utveckling AB samt Fastighetsnämnden. Följande revisionsfrågor har definierats av Stadsrevisionen för granskningen: Har den granskade enheten en god följsamhet mot stadens regelverk avseende inköp och upphandling? Har den granskade enheten en god följsamhet mot eget regelverk avseende inköp och upphandling? Har ansvariga för inköp, styrning och kontroll en god kännedom om gällande regelverk avseende inköp och upphandling? Uppvisar den granskade enheten en god ramavtalstrohet mot stadens ramavtal? Förekommer det otillåtna direktupphandlingar hos den granskade enheten? Förekommer det avvikelser mot gällande attest/delegationsordning vid inköp hos den granskade enheten? Har den granskade enheten en god intern kontroll avseende inköp och upphandling? 1.2 Resultat av granskningen Sammanfattningsvis kan vi konstatera att bolagen/nämnden i några av de projekt och stickprov vi granskat inte helt har uppfyllt LOU/LUF samt gällande interna och externa regelverk i form av Göteborgs Stads inköps- och upphandlingspolicy respektive egna policys och riktlinjer. Totalt sett har vi per bolag/nämnd detaljgranskat 2 projekt utvalda av Stadsrevisionen samt från registeranalyserna granskat 10 stickprov av leverantörsfakturor som i analysen inte kunde matchas mot WINST/eget avtalsregister. Vi kan dock inte uttala oss om den totala omfattningen av avvikelser mot gällande regelverk då urvalet av stickprov är begränsat. Vi har gjort en generell iakttagelse att det förekommer en del direktupphandlingar hos bolagen/nämnden och att även om dessa följer lagen (LOU/LUF) så kan de avvika mot stadens och bolagens/nämndens egna riktlinjer om att direktupphandlingar i möjligaste mån ska undvikas då de negativt kan påverka effektiviteten i bolagens/nämndens upphandlingar och även bidra till att hålla kostnaderna på en högre nivå än nödvändigt. Detsamma gäller för avvikelser mot ramavtalstroheten som också kunnat konstateras i några fall. 2 av november 2013

17 Det framstår som mycket väsentligt att bolagen/nämnden implementerar/utvecklar befintliga egna kontrollaktiviteter kring regelbunden uppföljning av efterlevnad av riktlinjer för inköp och upphandling inom den egna organisationen. Dessa kontrollaktiviteter bör då täcka in kontrollmoment kring både följsamhet mot riktlinjer såväl som uppföljning av ramavtalstrohet och omfattning av direktupphandlingar. Ett lämpligt tillvägagångsätt skulle t ex vara att välja ut ett väsentligt antal projekt för årlig detaljerad uppföljning mot interna/externa regelverk. 3 av november 2013

18 2. Introduktion 2.1. Inledning/bakgrund Stadsrevisionen i Göteborg genomför under 2013 en granskning av inköp och upphandling i 10 kommunala bolag och 1 nämnd. PwC har fått i uppdrag av Stadsrevisionen enligt ramavtal N , att inom ramen för detta projekt biträda Stadsrevisionen med granskning av 3 kommunala bolag och en nämnd; Göteborgs Spårvägar AB, HIGAB, Älvstranden Utveckling AB samt Fastighetsnämnden. 2.2 Syfte, revisionsfråga och avgränsning Syfte Enligt av Stadsrevisionen upprättad granskningsplan för uppdraget är syftet med granskningen nedanstående: Stadsrevisionen har ett särskilt uppdrag från kommunfullmäktige att beakta inköps- och upphandlingsfrågor hos stadens enheter inom ramen för sin granskning. Under 2013 kommer Stadsrevisionen att granska flera enheter som under flera år arbetat för att utveckla och förbättra sina processer för inköp och upphandling. Granskningen avser att pröva hur långa enheterna kommit i sitt arbete och om det finns brister eller förbättringsområden i deras nuvarande angreppsätt. Revisionsfråga Följande revisionsfrågor har definierats av Stadsrevisionen för granskningen: Har den granskade enheten en god följsamhet mot stadens regelverk avseende inköp och upphandling? Har den granskade enheten en god följsamhet mot eget regelverk avseende inköp och upphandling? Har ansvariga för inköp, styrning och kontroll en god kännedom om gällande regelverk avseende inköp och upphandling? Uppvisar den granskade enheten en god ramavtalstrohet mot stadens ramavtal? Förekommer det otillåtna direktupphandlingar hos den granskade enheten? Förekommer det avvikelser mot gällande attest/delegationsordning vid inköp hos den granskade enheten? Har den granskade enheten en god intern kontroll avseende inköp och upphandling? Avgränsning Den granskning som PwC utfört följer den projektplan som vi har erhållit från Stadsrevisionen. Därutöver har vi beskrivit gjorda avgränsningar i nedanstående avsnitt. Avtalsnummer saknas hos bolagen/nämnden PwC har erhållit datafiler från bolagen/nämnden avseende leverantörstransaktioner. Dessa filer har inte inkluderat avtalsnumret på tillämpat avtal i WINST. Uppgiften kan stå på själva leverantörsfakturan men är inte registrerat som ett sökbart begrepp/eget fält i ekonomisystemet. Det innebär att vi i körningarna inte har kunnat matcha exakt på rätt avtalsnummer utan istället mot avtalsleverantören enbart i WINST. 4 av november 2013

19 Har en leverantörsfaktura matchats mot en ramavtalsleverantör i WINST har vi i denna granskning accepterat det som att rätt ramavtal har använts. Det föreligger dock en viss risk att inköp har kunnat ske på fel ramavtal (i de fall leverantören har flera ramavtal) eller att ramavtalet har använts för en vara/tjänst som inte omfattas av befintligt ramavtal. Bolagen/nämnden har heller inga fullständiga egna avtalsregister upplagda. Befintliga egna register har utgjorts av ännu inte helt uppdaterade kalkylark i Excel. I dessa register har inte alltid fullständiga och korrekta företagsnamn angivits, liksom inte heller korrekt organisationsnummer. Ovanstående medför att det inte alltid har varit möjligt att matcha leverantörsfakturor (som inte kunnat matchas mot WINST) mot det egna avtalsregistret. Uppföljning av stickprov (hela populationen täcks inte) Resultatet av dataanalyserna visar därför på en större andel omatchade leverantörsfakturor mot avtal än vad som är fallet i verkligheten. PwC har därför valt ut ett antal stickprov för respektive bolag/nämnd och följt upp om det finns ett eget ramavtal och eller egen korrekt upphandling för dessa. När det gäller ramavtalstrohet kan vi därför enbart uttala oss om det utvalda stickprovet inte mot populationen av leverantörsfakturor i sin helhet. Vi har i vårt stickprovsurval för uppföljning av ramavtalstrohet och otillåtna direktupphandlingar även tagit med leverantörsfakturor med belopp under tröskelvärdena för direktupphandlingar. Anledningen är att de leverantörsfakturor vi valt, samtliga har valts utifrån leverantörer där de totala inköpen per leverantör överstiger tröskelvärdena. Historik saknas i WINST Information om de ramavtal vars giltighetstid har löpt ut finns inte kvar som historik i WINST, det är enbart nu gällande avtal som går att se i WINST. Det har inneburit att vi i vår stickprovsgranskning inte alltid har kunnat verifiera bolagens/nämndens uppgifter om att ett giltigt ramavtal fanns vid den tidpunkt vårt stickprov gäller. Vi har då valt att inte ta med dessa som en iakttagelse i denna rapport. 2.3 Revisionskriterier Revisionskriterier utgörs av gällande lagstiftning avseende inköp och upphandling, stadens regelverk för inköp och upphandling, varje enhets interna regelverk för inköp och upphandling respektive attest och delegation samt stadens riktlinjer för intern kontroll. 2.4 Metod Granskningsmetoden innefattar kartläggning av de granskade enheternas arbete med inköp och upphandling, verifiering av enheternas uppgifter, registeranalys med ramavtalsmatchning, intervjuer med ansvariga tjänstemän samt en sammanfattande analys per granskad enhet. Det inledande momentet kartläggning har utförts av Stadsrevisionen med syfte att på ett systematiskt sätt samla in granskningsdata från respektive enhet som kan läggas till grund för verifiering och kontroll under den fortsatta granskningen. Samtliga enheter har erhållit samma frågematerial. PwC har sedan utfört en registeranalys för att ge ytterligare underlag samt för analys av ramavtalstrohet i form av matchning mellan bolagets leverantörer och ramavtalsleverantörer. Registeranalysen ger också underlag för att identifiera otillåtna direktupphandlingar. 5 av november 2013

20 I det tredje momentet har PwC följt upp två projekt per granskningsobjekt utvalda av Stadsrevisionen för detaljgranskning med avseende på följsamhet mot gällande externa och interna regelverk. Granskningen har för respektive projekt bland annat omfattat följande delmoment: 1. Projektstart godkänns av behörig person 2. Att det antingen finns ett ramavtal eller om så inte är fallet, att egen upphandling gjorts enligt LOU/interna/externa riktlinjer 3. Avtal med leverantör är undertecknat av behörig person 4. Fakturor är attesterade av behörig person enligt överenskomna priser enligt avtal etc. 5. Att projektet avslutas och uppföljning sker Utöver ovanstående har vi t ex även följt upp att anlitad leverantör är godkänd (i WINST eller via egen bedömning), att krav på leverantör att följa uppförandekod är inkluderat i upphandling, att förfrågningsunderlag har skapats och skickats ut, att utvärderingsmall för anbud/leverantörer har skapats, att slutbesiktning är gjord av oberoende behörig person, att godkänd slutbesiktning sker före slutbetalning etc. i de fall det varit tillämpligt på projekten enligt lagkrav och interna/externa riktlinjer hos bolagen/nämnden. Ansvariga för granskning har varit följande personer: Uppdragsstyrning: Kvalitétssäkring: Projektledare: Projektmedarbetare: Jakob Bundgaard Fredrik Carlsson Carina Johnson Tobias Fransson Marcus Palmqvist Martin Magnusson Emily Jönsson Respektive bolag/nämnd har faktagranskat det avsnitt som berör deras enhet, d v s avsnitten 4, 5, 6 respektive 7 i denna rapport. 6 av november 2013