Business Region Göteborg AB Granskningsredogörelse 2012

Transkript

1 Business Region Göteborg AB Granskningsredogörelse 2012

2 GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR BUSINESS REGION GÖTEBORG AB Innehåll Sammanfattande bedömning sid 3 Uppföljning av föregående års granskning sid 4 Intern kontroll avseende inköp och upphandling sid 4 Systematiskt arbetsmiljöarbete sid 5 Granskning av verksamheten sid 6 Grundläggande granskning sid 6 Styrning och uppföljning av externa utförare sid Stadsrevisionens uppdrag sid 13 Språkbruk och revisionstermer sid 13...

3 GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR BUSINESS REGION GÖTEBORG AB Sammanfattande bedömning Årets granskning har omfattat uppföljning av föregående års granskning, granskning av bolagets styrning och uppföljning av externa utförare samt en översiktlig bedömning av styrelsens och verkställande direktörens ledning och styrning ur ett internkontrollperspektiv. Från föregående års gransknig av intern kontroll avseende inköp och upphandling kvarstår en, omformulerad, rekommendation: Lekmannarevisorerna rekommenderar styrelsen att fastställa en lokal anvisning till Upphandlings- och inköpspolicyn för Göteborgs Stad. Med beaktande av lämnad rekommendation är den sammantagna bedömningen utifrån genomförd granskning att bolagets verksamhet har skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att den interna kontrollen har varit tillräcklig.

4 GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR BUSINESS REGION GÖTEBORG AB Uppföljning av föregående års granskning Intern kontroll avseende inköp och upphandling Lekmannarevisorerna genomförde under år 2011 en granskning av bolagets interna kontroll avseende inköp och upphandling. Syftet med granskningen var att bedöma hur väl den interna kontrollen avseende inköp och upphandling fungerar. Bedömning gjordes utifrån hur inköp och upphandlingar genomfördes i förhållande till kraven i Göteborgs Stads upphandlings- och inköpspolicy, bolagets egna styrdokument samt gällande lagstiftning. Granskningen omfattade en bedömning av risken för otillåten direktupphandling och följsamhet mot ramavtal. I granskningen genomfördes dokumentstudier, intervjuer samt registeranalys. Lekmannarevisorerna bedömde att bolaget visade brister inom inköps- och upphandlingsområdet och riktade därför rekommendationer till bolaget. Lekmannarevisorerna rekommenderade bolaget att: på samtliga ställen i riktlinjen ersätta, eller förtydliga, begreppet lågt värde med 15 procent av tröskelvärdet. i styrelsen fastställa den bolagsspecifika inköps- och upphandlingsriktlinjen säkerställa att, i enlighet med lagstiftning och den egna riktlinjen, inköps- och upphandlingsförfarandet dokumenteras väl, särskilt de delar av verksamheten som bolaget anser undantagna upphandlingsplikten. införa en rutin för uppföljning av den interna riktlinjen. komplettera sina riktlinjer för etik och moral med vad som framkommer i stadens pågående arbete. Iakttagelser utifrån årets granskning I årets granskning framkommer att begreppet lågt värde är ersatt med 15 procent av tröskelvärdet. När det gäller rekommendationen att styrelsen ska fastställa den bolagsspecifika inköps- och upphandlingsriktlinjen så beslutade styrelsen på sammanträdet i februari att ge verkställande direktören i uppdrag att ta fram en upphandlingspolicy som skulle antas av styrelsen. Bolaget har dock, enligt uppgift från bolaget efter inrådan från stadsledningskontoret, avvaktat med att ta fram en bolagsspecifik policy till dess att kommunfullmäktige beslutat om en ny upphandlingsoch inköpspolicy. I oktober fattade så kommunfullmäktige beslut om en ny upphandlings- och inköpspolicy för Göteborgs stad. 1 Enligt detta beslut fick styrelser och nämnder i uppdrag att upphäva egna policydokument och riktlinjer samt anta lokala anvisningar till upphandlings- och inköpspolicyn. 2 På styrelsemötet i november fattade styrelsen beslut om att anta stadens policy för upphandling och inköp, enligt uppgift beräknar bolaget ha en lokal anvisning klar under våren Granskningen visar vidare att nya rutiner för dokumentation har arbetats fram. 1 Kommunfullmäktige , 28 Dnr 1629/11 2 Kommunfullmäktige , 28 Dnr 1629/11 p.3

5 GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR BUSINESS REGION GÖTEBORG AB Inom ramen för bolagets arbete med internkontrollplanen sker en bolagsintern kontroll av efterlevnaden av LOU samt att inköp görs hos leverantörer där avtal finns. Bedömning Samtliga rekommendationer, med ett undantag, bedöms vara omhändertagna. Lekmannarevisorerna konstaterar att styrelsen vidtagit åtgärder men att bolaget ännu inte fastställt en lokal anvisning till upphandlings- och inköpspolicyn, vilket motsvarar bolagsspecifik inköps- och upphandlingsriktlinje. Denna rekommendation kvarstår därmed. Lekmannarevisorerna rekommenderar styrelsen att fastställa en lokal anvisning till Upphandlings- och inköpspolicyn för Göteborgs Stad. Systematiskt arbetsmiljöarbete Lekmannarevisorerna genomförde under år 2010 en granskning av bolagets systematiska arbetsmiljöarbete. Syftet med granskningen var dels att bedöma i vilken utsträckning bolagets styrande dokument för arbetsmiljöarbetet stämmer överens med arbetsmiljölagstiftning, arbetsmiljöverkets föreskrift 2001:1 Systematiskt arbetsmiljöarbete och arbetsmiljöpolicy för Göteborg Stad, dels att bedöma om bolaget i praktiken arbetar i enlighet med de styrande dokumenten. Granskningen fokuserade på följande områden: styrande dokument och arbetsmiljömål, organisation och delegation av arbetsmiljöuppgifter, systematik (rutiner) och psykosociala aspekter i arbetsmiljöarbetet. Granskningen visade på brister i bolagets systematiska arbetsmiljöarbete vilket föranledde lekmannarevisorerna att lämna följande rekommendationer. Lekmannarevisorerna rekommenderade bolaget att: Se över formerna för samverkan och anpassa denna till de lokala förhållandena genom att upprätta en förvaltningslokal överenskommelse. Uppdatera och anpassa dokumentationen av hur arbetsmiljöarbetet ska bedrivas inom bolaget. I lekmannarevisorernas uppföljning år 2011 konstaterades att ett arbete pågick för att ta om hand de rekommendationer som lämnades år En förvaltningslokal överrenskommelse togs fram vilket innebar att den rekommendationen inte kvarstod. Åtgärderna kopplat till att uppdatera och anpassa dokumentationen av hur arbetsmiljöarbetet ska bedrivas inom bolaget var inte fullt ut genomförda vilket medförde att rekommendationen kvarstod. Iakttagelser utifrån årets granskning I 2012 års uppföljning framkommer att bolaget har uppdaterat och anpassat dokumentationen av hur arbetsmiljöarbetet ska bedrivas inom bolaget. Bedömning Lekmannarevisorerna bedömer att styrelsen vidtagit tillräckliga åtgärder och rekommendationen bedöms därför som omhändertagen.

6 GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR BUSINESS REGION GÖTEBORG AB Granskning av verksamheten Lekmannarevisorerna har ett uppdrag att granska om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och om bolagets interna kontroll är tillräcklig. 3 Vad som avses med tillräcklig intern kontroll preciseras inte närmare av lagstiftningen utan följer av god sed och av samhällsutvecklingen i allmänhet. Kraven på intern styrning och kontroll har ökat de senaste decennierna och innebörden av begreppet har utvidgats. Detta gäller såväl i Sverige som internationellt. Denna utveckling kan delvis förklaras av händelser där misstankar om oegentligheter har väckt stor uppmärksamhet. Begreppet intern kontroll har därmed förändrats från att främst ha varit en avgränsad kontrollaktivitet, inom redovisnings- och det finansiella området, till att omfatta all verksamhet en organisation ägnar sig åt. Intern kontroll har därför kommit att inta en alltmer strategisk roll i styrningen av organisationer, vilket i sin tur betonar vikten av ledningens engagemang för den interna styrningen och kontrollen. Kommunfullmäktige i Göteborg har beslutat om riktlinjer för intern kontroll. Riktlinjerna anger att bolagsstyrelsernas interna kontroll ska omfatta all verksamhet och att verksamheten ska bedrivas så att den bidrar till god intern kontroll. Vidare preciserar riktlinjerna vilket ansvar verkställande direktör, verksamhetsansvariga och anställda har för den interna kontrollen. Ansvaret att löpande styra och följa upp den interna kontrollen vilar på bolagets styrelse. Grundläggande granskning För att översiktligt kunna bedöma styrelsens och verkställande direktörens interna kontroll genomför lekmannarevisorerna en grundläggande granskning. Den grundläggande granskningen genomförs löpande under året genom att följa verksamheten, vilket sker dels genom kommunikation med bolaget och dels genom att ta del av dokument. Den grundläggande granskningen syftar till att översiktligt bedöma att verksamheten uppfyller lagstiftningens och kommunfullmäktiges krav. Det innebär att lekmannarevisorerna följer och informerar sig om styrelsens arbetsordning och instruktion till verkställande direktör; kommunfullmäktiges generella ägardirektiv; bolagets specifika ägardirektiv; affärsplan/budget och följsamhet mot kommunfullmäktiges budgetriktlinjer; hantering av särskilda uppdrag från kommunstyrelsen och kommunfullmäktige; styrning och uppföljning av verksamhet och ekonomi; uppföljning av kommunfullmäktiges prioriterade mål samt styrelsens beslutsunderlag Vid eventuella avvikelser i förhållande till lagstiftning och kommunfullmäktiges policydokument och riktlinjer, inom de områden som omfattas av den grundläggande granskningen, avgör lekmannarevisorerna om det finns behov av mer omfattande granskning. 3 Aktiebolagslagen kapitel 10 3

7 GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR BUSINESS REGION GÖTEBORG AB I februari år 2012 fick stadsrevisionen i uppdrag av kommunfullmäktige att ytterligare utveckla granskningen av nämndernas och bolagens interna styrning och kontroll. Uppdraget till stadsrevisionen är ett led i stadens insatser för att stärka den interna styrningen och kontrollen i bolag och nämnder, inklusive att reducera risken för oegentligheter. Mot den bakgrunden lägger lekmannarevisorerna i årets granskning ökad tonvikt vid specifika aspekter av bolagets interna styrning och kontroll. Det omfattar styr- och kontrollmiljö riskanalys kontroller hantering av risken för oegentligheter. Ytterst syftar lekmannarevisorernas granskning till att bedöma om styrelsens och verkställande direktörens interna styrning och kontroll är systematisk, ändamålsenlig och i överensstämmelse med gällande riktlinjer och etablerade normer. Genom granskningen vill vi bidra till en ökad kunskap och medvetenhet om de åtgärder som krävs för att stärka den interna styrningen och kontrollen. Iakttagelser styr- och kontrollmiljö Styrelsens och bolagsledningens styr- och kontrollmiljö utgör basen för den interna kontrollen i organisationen. Det är i hög grad ledningen som lägger grunden för kontrollmiljön i en organisation. Styr- och kontrollmiljön består av sådant som etiska värden, organisationskultur, ledningens filosofi och ledarstil, organisationsstruktur, tydlighet i ansvar och befogenheter och kompetens. Vår granskning syftar till att översiktligt bedöma om styrelsen bedriver ett arbete för att etablera en god styr- och kontrollmiljö. Vi noterar att bolaget i sitt arbete tar utgångspunkt i bolagets kärnvärden; Perspektiv, Engagemang, Kreativitet, Trovärdighet samt Professionalism. Granskningen visar att bolaget använder sig av arbetsbeskrivningar för samtliga anställda. I dessa arbetsbeskrivningar framgår bland annat ansvar och befogenheter, huvudsakliga arbetsuppgifter samt mål för verksamheten och arbetstagaren. Ansvar och befogenheter definieras vidare i bland annat VD-instruktionen och instruktioner för attesträtt, och andra policydokument och instruktioner. Bolaget har flera policydokument, riktlinjer och rutiner som årligen ses över och tas upp i styrelsen. Ett exempel är bolagets personalpolicy, som redogör för bolagets kärnvärden, medarbetarskap, ledarskap, trivsel och hälsa samt kompetensutveckling. Bolagets internkontrollplan utgör en samlad dokumentation med beskrivning av riskanalysarbetet och en redogörelse för processen för intern kontroll. I dokumentet tas bland annat kontrollmiljö, riskhantering och kontrollaktiviteter upp som delar av den interna kontrollen.

8 GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR BUSINESS REGION GÖTEBORG AB Under året har en verksamhetsstrategisk grupp bildats och vid tillfället för granskningen består denna grupp av verkställande direktören, vice verkställande direktören, ekonomichef, HR-chef, chef för avdelningen strategi och analys samt ansvarig chef/medarbetare för aktuellt projekt. Det övergripande syftet med gruppen är att samordna bolagets strategiska verksamhetsutveckling. Iakttagelser riskanalys Enligt stadens riktlinjer för intern kontroll ska styrelsen upprätta en riskanalys. Riskanalysen ska vara dokumenterad och relaterad till verksamhetsmål samt utmynna i tydliga prioriteringar. Utöver att fastställa att dessa grundläggande krav är uppfyllda, har vi även granskat om riskanalysen omfattar frågor som rör styr- och kontrollmiljön samt om risken för oegentligheter hanterats. På styrelsemötet i november fattade styrelsen beslut om internkontrollplan, och tillhörande riskanalys, för år Bolagets riskanalys utgår från en genomgång av ett antal, över åren återkommande, områden som bolaget anser kännetecknar god intern kontroll. Om rutiner följs inom dessa områden anser bolaget att god intern kontroll föreligger, områdena bedöms utifrån risk och väsentlighet. Riskanalysen genomförs av vice verkställande direktören och ekonomichefen för att sedan diskuteras och analyseras i den verksamhetsstrategiska gruppen. De områden som återkommande riskbedöms utifrån sannolikhet och konsekvens är främst relaterade till interna stödprocesser. I riskanalysarbetet ingår dock bland annat även att analysera om bolaget har rätt kompetens hos personalen samt tydlig fördelning av ansvar och befogenheter. Iakttagelser kontroller Enligt stadens riktlinjer för intern kontroll ska styrelsen upprätta en internkontrollplan. Vi har granskat om de kontroller, som styrelsen har beslutat i internkontrollplanen, har ett tydligt samband med riskanalysen. Vidare har vi granskat att kontrollerna genomförs och hur resultatet av dessa återförs till både styrelse och verksamhet. Granskningen innefattar även om styrelsens och verkställande direktörens arbete, med att säkerställa att eventuella brister som kontrollerna visar på, leder till åtgärder. Gransknigen visar att uppföljningen av 2012 års internkontrollplan rapporterades till styrelsen i november och på samma möte antog styrelsen internkontrollplanen för Styrelsens internkontrollplan för år 2013 prioriterar fyra risker, 2012 års plan innehöll sex prioriterade risker. Lekmannarevisorerna noterar att internkontrollplanen bygger på det ovan beskrivna riskanalysarbetet.

9 GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR BUSINESS REGION GÖTEBORG AB Internkontrollplanen för år 2013, liksom för år 2012, innehåller bland annat att följa upp om det finns tydliga styrdokument för verksamheten. I redovisningen av 2012 års uppföljning av internkontrollplanen uppger bolaget att styrdokument finns tillgängliga och är uppdaterade. Bolaget konstaterar dock att det kvarstår att säkerställa att alla chefer har en dialog med sina medarbetare om styrdokumenten för att dessa ska vara väl kända. Utifrån det arbete som pågår i staden med att revidera, alternativt upprätta, ett antal riktlinjer och policydokument så att dessa blir tydligare och enklare att förhålla sig till har bolaget beslutat att även i internkontrollplanen för år 2013 följa upp om det finns tydliga styrdokument i bolaget. Resultatet av kontrollerna har, utöver i styrelsen, presenterats i verksamhetsstrategiska gruppen samt i ledningsgruppen. Det är enligt uppgift respektive chefs ansvar att återföra resultatet av kontrollerna till verksamheten, vi har i årets granskning inte verifierat om sådan återföring har skett. Iakttagelser hantering av risken för oegentligheter Oegentligheter utgör inte bara en ekonomisk risk, det utgör dessutom en mycket allvarlig förtroenderisk, som ytterst kan medföra att medborgarnas tilltro till det demokratiska systemet försvagas. Mot bakgrund av detta och kommunfullmäktiges uppdrag har vi i årets granskning lagt särskild tonvikt vid risken för oegentligheter. Vår granskning syftar till att fastställa om styrelsen och verkställande direktören har arbetat med att identifiera risker för oegentligheter i verksamheten och hur dessa risker har hanterats. På styrelsemötet i november, i samband med en årlig översyn av policydokument och riktlinjer, tog styrelsen beslut om stadens policy och riktlinjer mot mutor samt stadens policy och riktlinjer för upphandling och inköp. Som vi konstaterat ovan kommer bolaget enligt uppgift att ta fram en lokal anvisning till stadens policy och riktlinjer för upphandling och inköp. Granskningen visar att bolaget har riktlinjer avseende bisyssla och representation. En uppföljning av bisysslor genomförs varje år i januari av HR-avdelningen. De anställda ska i samband med uppföljningen anmäla eventuella bisysslor för godkännande av närmaste chef och verkställande direktören. Ett bolagsinternt material med konkreta exempel på frågor kopplat till representation, arrangemang och så vidare finns framtaget som stöd på bolagets intranät. Som konstaterats ovan ingår det i bolagets riskanalysarbete att bedöma riskerna kopplat till hantering av representation, förmåner och gåvor. Bolaget har inte genofört någon systematiskt genomlysning av hela bolagets organisation i syfte för att identifiera funktioner med så kallade oförenliga arbetsuppgifter, det vill säga funktioner där risken för oegentligheter kan bedömas som förhöjd. Enligt uppgift bedöms inköp och upphandling vara en process med oförenliga arbetsuppgifter vilket bland annat inneburit att rutiner kopplat till inköp och upphandling löpande följs och ses över. Övriga iakttagelser från den grundläggande granskningen Enligt stadens riktlinjer för budget och uppföljning 11 ska styrelsen med utgångspunkt från kommunfullmäktiges budget initiera det egna budgetarbetet genom att utarbeta och besluta om ett inriktningsdokument för budget och affärsplan innehållande övergripande inriktningar och målsättningar för den egna verksamheten.

10 GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR BUSINESS REGION GÖTEBORG AB Lekmannarevisorerna noterar att styrelsen under året fattat beslut om inriktningsdokumentet på styrelsemötet den 1 oktober, för att sedan besluta om budgeten på nästkommande möte den 29 oktober. Bedömning På grundval av genomförd granskning bedömer lekmannarevisorerna att styrelsen och verkställande direktören under år 2012 bedrivit ett tillfredsställande arbete för att etablera en tillräcklig intern styrning och kontroll. Vi bedömer dock att bolaget på sikt i sin riskanalys och i arbetet med internkontrollplanen i högre grad bör utgå från verksamhetens mål och uppdrag för att identifiera de väsentligaste riskerna för att målen inte uppfylls. Vi bedömer att det i bolagets nuvarande riskanalys och internkontrollplan saknas tydliga samband med verksamhetens mål och uppdrag. Den riskanalys som genomförts under år 2012, och tidigare år, utgörs i huvudsak av en genomgång och bedömning av olika beslutade rutiner. Vi anser att hur väl den interna styrningen och kontrollen fungerar inte kan fastställas enbart med utgångspunkt i hur väl ett antal rutiner fungerar. Intern styrning och kontroll syftar till att uppnå verksamhetens mål, och till att identifiera samt hantera väsentliga risker i organisationen som kan medföra att målen för verksamheten inte uppnås. Vi bedömer dessutom att arbetet med riskanalyser och riskhantering bör ske och knytas till flera nivåer i bolaget, inklusive styrelsen. Detta kan vara ett sätt för bolaget att ytterligare etablera ett riskmedvetande i hela organisationen och vidare diskutera intern styrning och kontroll. Som beskrivits ovan visar granskningen vidare att styrelsens beslut om inriktningsdokument och budget skedde under samma månad. Lekmannarevisorerna vill framhålla vikten av att besluta om inriktningsdokument i god tid så att det kan tydligare initiera det egna budgetarbetet. Styrning och uppföljning av externa utförare Inom ramen för den årliga granskningen har lekmannarevisorerna även genomfört en granskning av hur bolaget utövar styrning och kontroll av verksamhet som hanteras av externa aktörer. Utgångspunkten för granskningen är att bolaget, via avtal och rutiner, ska kunna utöva kontroll över att leverantören/utföraren presterar vad som avtalats. Granskningen avser bolagets styrning och uppföljning av externa konsulter från den tidpunkt då ett avtal trätt i kraft fram tills det löper ut. Detta innebär att aktiviteter som sker i anslutning till upphandling av externa konsulter inte har omfattats av denna granskning. Granskningen har genomförts genom dokumentstudier samt intervjuer med ansvariga tjänstemän. Granskningen bygger vidare på ett urval av avtal och fakturor inom två affärsområden. Iakttagelser Två affärsområden som i större omfattning använder sig av externa konsulter har ingått i granskningen; företagsutveckling och affärsdriven miljöutveckling. Två bolagsspecifika ramavtal kopplat till affärsområdena har valts ut. Båda dessa är upphandlade med stöd av Göteborgs Stads Upphandlingsbolag AB och reglerar bland annat krav på: rapportering och redovisning, deltagande vid informationsmöten,

11 GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR BUSINESS REGION GÖTEBORG AB fakturans utformning, sekretess- etik- och moralavtal samt redovisning av jäv. Ramavtalen reglerar vidare uppdragsnivå/volym och kriterier för kontraktstilldelning. Inom affärsområdet företagsutveckling har rutiner arbetats fram kring hur uppdrag ges och hur uppföljning, utvärdering, rapportering samt redovisning ska ske. Externa konsulter inom detta affärsområde består främst av konsulter och affärsrådgivare som bland annat tillhandahåller rådgivning till företag, leder kurser och nätverk samt arbetar med intern affärsutveckling inom företag. Enligt rutinen ges en beställning ett uppdragsnummer, antalet timmar specificeras liksom vilken upphandlad kategori av tjänst som är aktuell. Beställningen ska dessutom innehålla en beskrivning av mål och syfte med uppdraget samt slutdatum. Beställningsblanketten skickas till konsulten och fungerar som en bekräftelse på att tjänsten kan börja utföras. När konsulten utfört sitt uppdrag ska en avrapporteringsblankett fyllas i, bland annat arbetade timmar samt en beskrivning av resultatet och måluppfyllelsen kopplat till beställningen. Avrapporteringen utgör underlag för fakturering och ingen utbetalning sker förrän rapporten skickats in och godkänts. Aktuellt uppdragsnummer följer med genom hela processen och ska framgå av fakturan. En viss grad av självkontroll finns även inbyggt då kunden kan kontakta bolaget om de är missnöjda med exempelvis rådgivningen. Utöver denna löpande kontroll sker sedan år 2012 en årlig utvärdering av konsulterna. Utvärderingen innebär att kunder intervjuas om hur de upplevt den levererade tjänsten. Detta material sammanställs sedan tillsammans med närvarostatistik vid informationsmöten samt resultat av eventuella kursutvärderingar och dylikt. Sammanställningen ingår i ett beslutsunderlag kopplat till huruvida leverantören ska få förlängt ramavtal eller ej. Bolaget tar även fram en affärs- och kreditupplysning samt genomför kontroll via skatteverket. Inför en ny avtalsperiod håller affärsområdet i ett introduktionspaket för konsulterna där det bland annat ingår att bolaget samlar in uppgifter om bisysslor från samtliga externa företagsrådgivare. Affärsdriven miljöutveckling använder sig av externa konsulter som bland annat tillhandahåller teknisk projektledning, nulägesanalyser, utredningar och rapporter samt bidragsansökningar. Uppdragen kan i vissa fall vara långsiktiga och påminna om projektanställningar, i vissa fall rapporterar den externa konsulten på liknande sätt som den ordinarie personalen. Inom affärsområdet pågår ett utvecklingsarbete gällande hur viss uppföljning och utvärdering ska ske. Under år 2012 har ett utvärderingsarbete påbörjats som till del påminner om hur affärsområdet företagsutveckling arbetar med uppföljning och utvärdering vid förlängning av avtal. En affärs- och kreditupplysning tas fram i de fall det är möjligt. Granskningen visar att det vid tiden för granskningen inte fanns någon skriftlig rutin kring hur uppdrag ska ges och hur uppföljning, utvärdering, rapportering samt redovisning ska ske. Den löpande uppföljningen sker bland annat genom tidrapporter, bolagets medverkan i styrgrupper samt beställda konsultrapporter. Även inom detta affärsområde hålls en introduktion för konsulterna inför en ny avtalsperiod.

12 GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR BUSINESS REGION GÖTEBORG AB Kontroll av fakturor En stickprovsgranskning av tio fakturor och tillhörande material har genomförts för att säkerställa att kraven som ställs i ramavtalen och i bolagets interna rutin för fakturahantering uppfylls. Syftet har varit att kunna bedöma om fakturorna är utformade på ett sådant sätt att det går att följa om utföraren utfört de prestationer som avtalats och om fakturorna speglar detta förhållande. Vi konstaterar att granskade fakturor uppfyller dessa krav. Bedömningar Utifrån granskningen kan vi notera att inte alla affärsområden har skriftliga rutiner för hur externa konsulter ska styras och följas upp. För att få ett mer likvärdigt arbetssätt inom bolaget anser vi därför att bolaget bör överväga att dokumentera en övergripande bolagsgemensam rutin för styrning och uppföljning av externa utförare. Vår sammantagna bedömning är att bolaget genomför en systematisk styrning och uppföljning av utförda konsulttjänster samt att bolaget utövar en god kontroll över sina externa utförare. Gerhard Annvik av kommunfullmäktige utsedd lekmannarevisor Eshag Kia av kommunfullmäktige utsedd lekmannarevisor Jakob Lindahl kommunal yrkesrevisor, sakkunnigt biträde... Handlingar som ingår i granskningen: Granskningsrapport för Business Region Göteborg AB år 2012, daterad

13 GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR BUSINESS REGION GÖTEBORG AB Stadsrevisionens uppdrag Språkbruk och revisionstermer Enligt Göteborgs Stads revisionsreglemente väljer kommunfullmäktige 22 förtroendevalda revisorer att bilda revisorsgrupp. Bland de förtroendevalda revisorerna utser kommunfullmäktige även lekmannarevisorer vilka har ett självständigt uppdrag att granska de kommunala bolag som helt eller till viss del ägs av Göteborgs Stad. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och de sakkunniga tjänstemännen på Göteborgs Stads revisionskontor. Stadsrevisionen redovisar årligen sina iakttagelser avseende verksamhet, räkenskaper och intern kontroll i en revisionsredogörelse för kommunstyrelsen samt en revisionsberättelse och en revisionsredogörelse för respektive nämnd. För varje bolag upprättas en granskningsrapport och en granskningsredogörelse som behandlar bolagets verksamhet och interna kontroll. Stadsrevisionen genomför också fördjupade granskningar som redovisas i revisionsrapporter. Revisorerna lämnar i sina granskningar rekommendationer och revisionskritik. Rekommendationer lämnas när utveckling och förbättring bedöms vara möjliga och riktas inte alltid till nämnden eller styrelsen utan kan framföras på bolags- och förvaltningsnivå. Revisionskritik brukar graderas genom begreppen påpekan, erinran och anmärkning. En anmärkning kan, när det gäller nämnderna, lämnas med eller utan tillstyrkan om ansvarsfrihet. Anmärkningar mot styrelse eller nämnd framgår av granskningsrapporten (för bolag) eller revisionsberättelsen (för nämnder). Styrelsens/bolagets eller nämndens/ förvaltningens åtgärder, med avseende på lämnade rekommendationer, följs regelmässigt upp under kommande år.

14 GRANSKNINGSRAPPORT Till årsstämman i Business Region Göteborg AB Org.nr Till Göteborgs kommunfullmäktige för kännedom Vi, av fullmäktige i Göteborgs kommun utsedda lekmannarevisorer, har granskat Business Region Göteborg AB:s verksamhet under Styrelse och verkställande direktör ansvarar för att verksamheten bedrivs i enlighet med lagar och föreskrifter, bolagsordning samt ägardirektiv. Lekmannarevisorernas ansvar är att granska och bedöma om bolagets verksamhet har skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att bolagets interna kontroll har varit tillräcklig. En sammanfattning av utförd granskning har överlämnats till bolagets styrelse och verkställande direktör. Granskningen har utförts enligt aktiebolagslagen, kommunallagen, kommunens revisionsreglemente, god revisionssed i kommunal verksamhet och med beaktande av de beslut kommunfullmäktige och årsstämman fattat. Granskningen har genomförts med den inriktning och omfattning som behövs för att ge rimlig grund för vår bedömning. Utifrån genomförd granskning bedömer vi att bolagets verksamhet har skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att bolagets interna kontroll har varit tillräcklig. Göteborg Gerhard Annvik av kommunfullmäktige utsedd lekmannarevisor Eshag Kia av kommunfullmäktige utsedd lekmannarevisor