Godkännande av reviderat hyrestillägg för lokalanpassningar vid Göteborgs stadsmuseum

Transkript

1 Tjänsteutlåtande Utfärdat Diarienummer 0695/16 Sektor Museer Carina Sjöholm/Kultur/GBGStad Telefon: E-post: Godkännande av reviderat hyrestillägg för lokalanpassningar vid Göteborgs stadsmuseum Förslag till beslut 1. Kulturnämnden godkänner att förvaltningen ingår tilläggsavtal till hyreskontrakt nr att löpa över tio år, avseende hyrestillägg för lokalanpassningar vid Göteborgs stadsmuseum. 2. Kulturnämnden godkänner preliminärt hyrestillägg om kronor per år i tio år för lokalanpassningar vid Göteborgs stadsmuseum. 3. Paragrafen förklaras omedelbart justerad. Sammanfattning Göteborgs stadsmuseum är i behov av fler ordinarie arbetsplatser och en bättre arbetsmiljö för medarbetarna då museets nuvarande arbetsplatser är i bristfälliga lokaler. På uppdrag av kulturförvaltningen har lokalsekretariatet genomfört en förstudie avseende lokalanpassningar vid Göteborgs stadsmuseum, och föreslår i ett yttrande daterat en lösning där ett nytt storrum/kontor med arbetsplatser skapas, samt även ett konferensrum. Kulturnämnden godkände att förvaltningen tecknar tilläggsavtal till hyreskontraktet med Higab om fem år, där hyrestillägget uppgår till kronor per år (se bilaga 3). På grund av hög exploateringstakt i Göteborg har byggkostnaderna ökat avsevärt. Lokalsekretariatets första prognos har därför räknats upp. I ett reviderat yttrande från lokalsekretariatet daterat är den preliminära bedömningen att kulturnämndens tilläggshyra för lokalanpassningen kommer att uppgå till cirka kronor per år i tio år (se bilaga 1). Enligt kulturnämndens delegationsordning har förvaltningsdirektören rätt att fatta beslut om att ingå hyresavtal av icke principiell karaktär upp till tre år. Då tilläggsavtalet gäller för tio år behöver det godkännas av kulturnämnden. Ekonomiska konsekvenser Frågan om reviderat hyrestillägg har behandlats av lokalsekretariatet och fastighetskontoret och fastställts till cirka kronor per år i tio år. Förvaltningens bedömning är att hyrestillägget kan hanteras inom befintlig ekonomisk ram. Göteborgs Stad Kultur 1(3)

2 Barnperspektivet Förvaltningen har inte funnit några aspekter på frågan utifrån detta perspektiv. Jämställdhetsperspektivet Förvaltningen har inte funnit några aspekter på frågan utifrån detta perspektiv. Mångfaldsperspektivet Förvaltningen har inte funnit några aspekter på frågan utifrån detta perspektiv. Miljöperspektivet Förvaltningen har inte funnit några aspekter på frågan utifrån detta perspektiv. Omvärldsperspektivet Förvaltningen har inte funnit några aspekter på frågan utifrån detta perspektiv. Arbetsmiljökonsekvenser Förslaget påverkar i hög grad arbetsmiljön för stadsmuseets personal. Delar av personalen arbetar idag i klimatmässigt undermåliga lokaler och andra sitter vid tillfälligt lösta arbetsplatser. Lokalanpassningen innebär en förbättrad arbetsmiljö för 15 personer, vilket också får positiva konsekvenser för övrig personal och frigör arbetsplatser i övriga arbetsrum. Bilagor: 1: Reviderat yttrande från lokalsekretariatet, : Annuitet tilläggshyra ombyggnad, Higab : Protokollsutdrag kulturnämnden : Tjänsteutlåtande Expedieras till: Lokalsekretariatet, Johan Nyström. Göteborgs Stad Kultur, tjänsteutlåtande 2(3)

3 Ärendet På uppdrag av kulturförvaltningen har lokalsekretariatet genomfört en förstudie avseende lokalanpassningar vid Göteborgs stadsmuseum. Higab AB genomför projektering och byggande. På grund av hög exploateringstakt i Göteborg har byggkostnaderna ökat avsevärt. Lokalsekretariatets första prognos har därför räknats upp. I ett reviderat yttrande från lokalsekretariatet daterat är den preliminära bedömningen att kulturnämndens tilläggshyra för lokalanpassningen kommer att uppgå till cirka kronor per år i tio år. Enligt kulturnämndens delegationsordning har förvaltningsdirektören rätt att fatta beslut om att ingå hyresavtal för icke principiell karaktär och för tid t.o.m. tre år. Då tilläggsavtal till hyreskontrakt nr gäller för tio år behöver avtalet godkännas av kulturnämnden. Bakgrund Under en längre tid har arbetsplatser på Göteborgs stadsmuseum och Ostindiska huset varit tillfälliga lösningar i undermåliga lokaler. En intern utredning genomfördes 2013 och problematiken kring arbetsplatser har under flera års tid lyfts i samband med arbetsmiljöronder. Museet har regelbundet tillfällig personal som ingår i olika samarbetsprojekt och idag är flera av arbetsplatserna temporära lösningar. På uppdrag av kulturförvaltningen har lokalsekretariatet genomfört en förstudie avseende lokalanpassningar i Göteborgs stadsmuseum. I ett yttrande från lokalsekretariatet daterat föreslås en lösning där ett nytt storrum/kontor skapas som medger15 permanenta arbetsplatser inklusive platser för tillfällig personal. Utöver detta planeras även ett konferensrum och vissa anpassningar av ventilationen. Den aktuella ytan på våningsplan fyra har tidigare används för tillfälliga utställningar och under senare år som förråd. En första kostnadsberäkning av hyreshöjningen har uppdaterats av Lokalsekretariatet i ett tilläggsyttrande Higab AB genomför projektering och byggande av lokalanpassningen som innebär en tilläggshyra för kulturnämnden om kr per år i tio år. Förvaltningens bedömning är att hyrestillägget kan hanteras inom befintlig ekonomisk ram. GÖTEBORGS STADS KULTURFÖRVALTNING Anna Rosengren Förvaltningsdirektör Britta Söderqvist Sektorschef Museer Göteborgs Stad Kultur, tjänsteutlåtande 3(3)

4 Yttrande inhyrning Utfärdat Diarienummer 0546/16 Stadsledningskontoret/Lokalsekretariatet Stadsutveckling Johan Nyström Telefon E-post: Till Kulturnämnden Reviderat yttrande beträffande lokalanpassning av Göteborgs Stadsmuseum På uppdrag av kulturnämnden och lokalsekretariatet har lokalförvaltningens hyresenhet genomför en förstudie avseende lokalanpassningar i Göteborgs Stadsmuseum. Det finns ett behov av att skapa fler kontorsarbetsplatser på museet, både permanenta platser för museets egen personal men även tillfälliga platser för deltagare i olika samarbetsprojekt. Behovet bedöms vara ytterligare 15 arbetsplatser. Förstudien föreslår en lösning där ett nytt storrum/kontor med arbetsplatser skapas. Utöver detta ordnas även ett konferensrum. Higab AB genomför projektering och byggande. En preliminär bedömning visar att Kulturnämndens tilläggshyra för lokalanpassningen kommer att uppgå till ca 138 tkr per år i tio år (2016 års priser). Om kulturnämnden inte genomför projektet kommer lokalförvaltningen att fakturera nedlagda kostnader avseende förstudien. Lokalsekretariatet Johan Nyström Planeringsledare titel Stefan Ziegler Chef lokalsekretariatet Göteborgs Stad Stadsledningskontoret Besök: Köpmansgatan 20 Telefon: Göteborg e-post: stadsledningskontoret@stadshuset.goteborg.se Telefax:

5 Kalkyl Ombyggnad kontor Nattpäron, projekt Mängd Enh Arbete Material, UE Kommentarer A-pris Summa A-pris Summa Golv arbete och material Ljudabsorbenter Målning Ramp Matta Ledstänger Ny vägg Innerdörrar Lister mm Ändring dörr till vind Ljud vent El Rör Deponi Resor mm Städ Övrigt Total: Delsumma: Platsomkostnader 10 % Maskiner+Arbetsledning etc Entreprenörsarvode 10% Oförutsedda kostnader 10% TOTALSUMMA ENTREPRENAD: Exkl Moms, Projektering och Byggherrekostnader BYGGHERREKOSTNADER: Intern administrationskostnad 6% Besiktning Kreditivkostnad 2,5% UPPARBETAT: VENTIILATION: Upparbetade kostnader ny ventilation PROJEKTERING: Arkitekt Brand EL 0 VVS Total TOTALSUMMA PROJEKT:

6 ANNUITET Projekt: Upprättad av: ombyggnad fd nattpäron Sarah Blomgren Datum: Belopp Restvärde % 0,0000% Restvärde 0 År 10 Antal betalningar 40 Perioder / år 4 Förskotts / Efterskottsränta 1 1 = Förskott 0 = Efterskott Annuitet / Betalning per period ,13 Årsvis Räntesats 1,75% Aktivt val av avrundad annuitet Avrundad annuitet mot kund 0 Årsvis 0 Restvärde vid vald annuitet 0,00 kr

7 Annuitet/ Period Datum Ingående skuld Ränta Amortering Betalning Utgående skuld

8 Utdrag ur protokoll Kulturnämnden Sammanträdesdatum Förslag till tilläggsavtal avseende hyrestillägg för lokalanpassning i Göteborgs stadsmuseum 76 Dnr 0695/16 Förvaltningen har i ärendet upprättat ett tjänsteutlåtande daterat BESLUT Kulturnämnden godkänner att förvaltningen ingår föreliggande tilläggsavtal till hyreskontrakt nr som löper över fem år avseende hyrestillägg för lokalanpassningar i Göteborgs stadsmuseum. Vid protokollet Eva Magnusson Ordförande Mariya Voyvodova (S) Justerare Kristina Tharing (M) 1(1)

9 Tjänsteutlåtande Utfärdat Diarienummer 0695/16 Göteborgs stadsmuseum Carina Sjöholm Telefon: E-post: Tilläggsavtal avseende hyrestillägg för lokalanpassning i Göteborgs stadsmuseum Förslag till beslut Kulturnämnden godkänner att förvaltningen ingår föreliggande tilläggsavtal till hyreskontrakt nr som löper över fem år avseende hyrestillägg för lokalanpassningar i Göteborgs stadsmuseum. Sammanfattning Göteborgs stadsmuseum är i behov av fler ordinarie arbetsplatser och en bättre arbetsmiljö för medarbetarna då museets nuvarande arbetsplatser är i bristfälliga lokaler. Museet har regelbundet tillfällig personal som ingår i olika samarbetsprojekt och idag är även flera av arbetsplatserna tillfälliga lösningar. En ombyggnad av utställningsyta och förråd på plan fyra skulle medge15 permanenta arbetsplatser inklusive arbetsplatser för tillfällig personal. På uppdrag av kulturförvaltningen har lokalsekretariatet genomfört en förstudie avseende lokalanpassningar i Göteborgs stadsmuseum. I ett yttrande från lokalsekretariatet daterat föreslås en lösning där ett nytt storrum/kontor med arbetsplatser skapas. Utöver detta ordnas även ett konferensrum. Higab AB genomför projektering och byggande och en preliminär bedömning visar att kulturnämndens tilläggshyra för lokalanpassningen kommer att uppgå till ca 142 tkr per år i fem år. Förvaltningens bedömning är att hyrestillägget kan hanteras inom befintlig ekonomisk ram. Enligt kulturnämndens delegationsordning har förvaltningsdirektören rätt att fatta beslut om att ingå hyresavtal för icke principiell karaktär och för tid t.o.m. tre år. Då föreliggande tilläggsavtal gäller för fem år behöver avtalet godkännas av kulturnämnden. Ekonomiska konsekvenser Frågan om hyrestillägg har behandlats av lokalsekretariatet och fastighetskontoret och en kostnad för tillägg har fastställts till ett hyrestillägg om kr per år i fem år. (se bilaga 1). Bilagor: 1. Tilläggsavtal angående hyreskontrakt nr gällande Göteborgs stadsmuseum Hyrestillägg fd Nattpäron Göteborgs Stad Kultur 1(3)

10 2. Yttrande från lokalsekretariatet beträffande lokalanpassningar i Göteborgs stadsmuseum daterat Uppdragsbeskrivning till lokalsekretariatet gällande lokalanpassningar vid Göteborgs stadsmuseum. 4. Ritning. 5. Ombyggnadskalkyl. Göteborgs Stad Kultur, tjänsteutlåtande 2(3)

11 Ärendet På uppdrag av kulturförvaltningen har lokalsekretariatet genomfört en förstudie avseende lokalanpassningar i Göteborgs Stadsmuseum. Higab AB genomför projektering och byggande och en preliminär bedömning visar att kulturnämndens tilläggshyra för lokalanpassningen kommer att uppgå till ca 142 tkr per år i fem år. Enligt kulturnämndens delegationsordning har förvaltningsdirektören rätt att fatta beslut om att ingå hyresavtal för icke principiell karaktär och för tid t.o.m. tre år. Då föreliggande tilläggsavtal till hyreskontrakt nr gäller för fem år behöver avtalet godkännas av kulturnämnden. Bakgrund Under en längre tid har arbetsplatser på Göteborgs stadsmuseum och Ostindiska huset varit tillfälliga lösningar i undermåliga lokaler. En intern utredning genomfördes 2013 och problematiken kring arbetsplatser har under flera års tid lyfts i samband med arbetsmiljöronder. Museet har regelbundet tillfällig personal som ingår i olika samarbetsprojekt och idag är flera av arbetsplatserna temporära lösningar. På uppdrag av kulturförvaltningen har lokalsekretariatet genomfört en förstudie avseende lokalanpassningar i Göteborgs stadsmuseum. I ett yttrande från lokalsekretariatet daterat föreslås en lösning där ett nytt storrum/kontor skapas som medger15 permanenta arbetsplatser inklusive platser för tillfällig personal. Utöver detta planeras även ett konferensrum och vissa anpassningar av ventilationen. Den aktuella ytan på våningsplan fyra har tidigare används för tillfälliga utställningar och under senare år som förråd. Higab AB genomför projektering och byggande av lokalanpassningen som innebär en tilläggshyra för kulturnämnden om ca kr per år i fem år. Förvaltningens bedömning är att hyrestillägget kan hanteras inom befintlig ekonomisk ram. Samverkan Förslaget har samverkats i Stadsmuseets lokala samverkansgrupp (LSG) och arbetsgivaren har tillsammans med personal och skyddsombud tagit fram en konsekvensanalys och plan för arbetet. Arbetsmiljökonsekvenser Förslaget påverkar i hög grad arbetsmiljön för stadsmuseets personal. Delar av personalen arbetar idag i klimatmässigt undermåliga lokaler och andra sitter vid tillfälligt lösta arbetsplatser. Lokalanpassningen innebär en förbättrad arbetsmiljö för 15 personer, vilket också får positiva konsekvenser för övrig personal och frigör arbetsplatser i övriga arbetsrum. GÖTEBORGS STADS KULTURFÖRVALTNING Anna Rosengren Förvaltningsdirektör Carina Sjöholm avdelningschef Göteborgs Stad Kultur, tjänsteutlåtande 3(3)

12 Bilaga 1 Hyrestillägg fd nattpäron Undertecknade har denna dag träffat överenskommelse om följande tillägg till hyreskontrakt nr Hyresvärd Hyresgäst Higab AB Fastighet Nordstaden 12:1 Tillägg Göteborgs Stad Kulturförvaltningen 1. Göteborgs stad kulturförvaltningen ( ), nedan kallad hyresgästen, uppdrar härmed åt Higab AB ( ), nedan kallad hyresvärden, att utföra en lokalanpassning i utrymmet kallat fd Nattpäron. 2. Lokalanpassningen omfattar: Tillförande av ventilation samt byggåtgärder enligt skiss, se bilaga Lokalanpassningen är grovt beräknad till en kostnad om kr exkl moms, se bilaga 2. Hyresgästen svarar för verklig slutkostnad i sin helhet. Sid 1 (1) 4. Tillägg till hyran skall utgå, direkt i samband med godkänd slutbesiktning, med kr/år under fem år, se bifogad amorteringstabell bilaga 3. Betalning sker med kr/kvartal i samband med ordinarie hyresinbetalning. Moms tillkommer. 5. Reglering av verklig slutkostnad äger rum när entreprenaden är genomförd och avslutad. Slutlig hyra beräknas i enlighet med beräkningsprinciperna i bilaga 3. Därefter tecknas nytt avtal för tillägget baserat på slutkostnaden. 6. I det fall gällande hyresavtal inte förlängs innan avbetalning till fullo skett för detta tillägg till hyresavtalet, utgår restvärdesersättning till hyresvärden enligt amorteringtabellen i detta avtal. 7. Räntan regleras enligt Göteborgs Stads internränta vilken för närvarande uppgår till 2,5 % (2016). Detta innebär att det kan ske årliga förändringar gällande räntan. 8. Byggstart sker enligt överenskommelse med hyresgästen på Göteborgs Stadsmuseum. Rimlig tid måste avsättas för genomförande av entreprenaden. Övergripande projektfrågor beslutas av styrgrupp som sammansätts av hyresvärden och hyresgästen. 9. Denna överenskommelse ersätter tidigare tecknad överenskommelse tillförande av ventilation i fd nattpäron, tecknat Underskrift Ort/datum Ort/datum Göteborg Hyresvärd Higab AB Göteborg Hyresgäst Göteborgs Stad Kulturförvaltningen Sarah Börjesson, Ann-Christin Håkansson Carina Sjöholm, Anna Rosengren, Stefan Ziegler

13 Bilaga /16 Till Kulturnämnden Yttrande beträffande lokalanpassningar i Göteborgs Stadsmuseum På uppdrag av kulturnämnden och lokalsekretariatet har lokalförvaltningens hyresenhet genomför en förstudie avseende lokalanpassningar i Göteborgs Stadsmuseum. Det finns ett behov av att skapa fler kontorsarbetsplatser på museet, både permanenta platser för museets egen personal men även tillfälliga platser för deltagare i olika samarbetsprojekt. Behovet bedöms vara ytterligare 15 arbetsplatser. Förstudien föreslår en lösning där ett nytt storrum/kontor med arbetsplatser skapas. Utöver detta ordnas även ett konferensrum. Higab AB genomför projektering och byggande. En preliminär bedömning visar att Kulturnämndens tilläggshyra för lokalanpassningen kommer att uppgå till ca 142 tkr per år i fem år (2016 års priser). Om kulturnämnden inte genomför projektet kommer lokalförvaltningen att fakturera nedlagda kostnader avseende förstudien. Lokalsekretariatet Frida Svensson Planeringsledare Stefan Ziegler Chef Lokalsekretariatet Göteborgs Stad Stadsledningskontoret Besök: Köpmansgatan 20 Telefon: Göteborg e-post: stadsledningskontoret@stadshuset.goteborg.se Telefax:

14 Bilaga 3

15 Bilaga 4 1

16 Bilaga 5

17