[ Inledning och metod

Transkript

1

2 [ Inledning och metod Inledning På uppdrag av Solna Kommuns, nedan "Kommunen", revisorer har genomfört en övergripande granskning av arbete relaterat till den externa förvaltningen. Resultatet av granskningen presenteras enligt överenskommelse i en skriftlig rapport, detta dokument, och inkluderar väsentliga observationer samt rekommendationer. Syfte Syftet med förstudien är att övergripande granska det finansrelaterade arbetet härrörande den externa forvaltningen samt att utvärdera ändamålsenligheten med avseende på styrning och kontroll av denna verksamhet. Vår förstudie har omfattat foljande delområden: Extern förvaltning Riskaptit Rapportering till kommunstyrelsen Styrdokumentation Rutinbeskrivningar Behov av systemstöd Metod Under granskningen har PWC tagit del av existerande styrdokumentation, riktlinjer samt resultatrapporter, se appendix A. har även vid ett tillfålle intervjuat Kommunens finansstrateg. Vårt tillvägagångsätt har varit att initialt kartlägga hur det finansrelaterade arbetet är organiserat och bedömt resultatet av intervjuer, granskning och genomgång av dokument. Därefter har vi genom våra erfarenheter och vad som anses vara branschpraxis inom offentlig som privat sektor, identifierat områden med forbättringspotential. Dessa beskrivs i respektive avsnitt. Denna rapport sammanfattar våra noteringar från vår granskning. Avgränsningar Granskningen omfattar endast Kommunen. Övriga av Kommunen helägda bolag har ej beaktats i vårt arbete och därmed inte i denna rapport. Vår rapport är framtagen enbart i syfte att användas av Kommunen. Om en tredje part skulle erhålla en kopia utan föregående skriftligt medgivande, kommer vi inte ansvara for eventuella beslut som fattas baserat på denna rapport. Rapporten har varit föremål för sak avstämning med Kommunens finansstrateg.

3 I Bedömning av observationer Denna rapport är skriven i avvikelseform vilket innebär att den endast redovisar de områden där identifierat fcirbättringspotential. Varje observation åtfciljs aven rekommendation. Samtliga observationer graderas i skala hög, medel eller låg för att kommunicera vår uppfattning om iakttagelsernas väsentlighet med avseende på risk enligt nedan: ~ - Tilldelas observationer som kan ha signifikant inverkan på verksamheten och bör åtgärdas omgående -Tilldelas observationer vilka kan ha ofördelaktig inverkan på verksamheten, dock ej kritiska, och bör åtgärdas inom rimlig tid ~ - Tilldelas mindre observationer eller förbättringsförslag som ledning bör beakta att implementera På kommande sidor redogör vi för de observationer, risker och rekommendationer som identifierats inom ramen för genomförd granskning. Varje område har sammanfattningsvis bedömts enligt ovan gradering.

4 I Externförvaltning 8. ~ Solna Kommun har i princip samtliga sina förvaltade tillgångar placerade i fonder eller diskretionära mandat. Förvaltarna utgörs av välkända svenska fondbolag, Kommunen får löpande muntlig och skriftlig återkoppling från respektive förvaltare avseende portföljens eller fondens utveckling och har även löpande kommunikation med förvaltare avseende deras prestation, marknadsuppfattning och annan information av betydelse. Utöver detta har Kommunen anlitat tredje part, Mercer Investing Consulting, for att sammanställa portföljernas samlade utveckling och risk baserat på uppgifter från respektive förvaltande enhet. Denna rapportering utgör delvis underlag för den rapportering som också presenteras for kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Kommunen har en relativt tydlig beskrivning av de grunder på vilka en utvärdering aven förvaltare ska ske samt limiter i tid, relativ avkastning och variation i avkastning som avgör om och när ett beslut med forvaltaren avseende deras prestation och fortsatta uppdrag ska ske. Vår bedömning är att Kommunen har en etablerad och tydlig process för utvärdering av forvaltade uppdrag och tillfredställande och fungerade återrapportering från sina externa förvaltare och tredjepartsleverantör. Det finns dock områden där Kommunen kan överväga att ytterligare utveckla sina interna processer for att skapa bättre beslutsunderlag och på sikt öka möjligheterna till högre avkastning. Vår rekommendation är att Kommunen formaliserar processen avseende utvärderingen av externa förvaltaruppdrag till att minst årligen utvärdera samtliga externa forvaltare för att säkerställa att de uppfyller Kommunens krav på kvalitet och avkastning samt för att säkerställa att kommunen är uppdaterad på förändringar i fondens struktur, placeringsstrategi, prisbild eller personal. Vår rekommendation är vidare att en utvärdering aven fond eller diskretionärt uppdrag kan inkludera en jämförelse med andra fonder med samma förutsättningar och inriktning utöver en jämförelse mot index. En jämförelse med andra fonder brukar underlätta utvärderingen av befintliga uppdrag och exempelvis ge ytterligare stöd avseende olika fonders placeringsstrategiers lämplighet och känslighet for vissa marknadsförhällanden och därmed dess lämplighet. Kommunen kan vidare utvärdera möjligheten att inkludera flera riskmått i befintlig löpande rapportering såsom konsistensmått eller Value at Risk for bättre belysa vilka risker man har samt öka kunskapen och insikten i hur externa forvaltare levererar över tid.

5 I R k. IS aptit rg ~ Kommunen anger målsättningen med sina placeringar på kort, medellång och lång sikt i befintliga policies och placeringsriktlinjer. Som en del av målsättningen har vidare avkastningskrav och övergripande önskad riskprofil angivits, i vissa fall som kvantitativa mått eller i andra fall som kvalitativa beskrivningar av önskad risknivå eller risktagande. Nuvarande risknivåer och avkastningskrav beskrivs i styrdokumentationen som värdebevarande i det korta placeringsperspektivet begränsade möjligheter till risktagande som f6ljd samt i det längre perspektivet möjligheter till ett större risktagande med möjligheter att allokera kapitalet i en relativt hög andel aktier. Avkastningskravet på den längre portföljen är angivit till inflationen plus 4 procentenheter. Angivna risknivåer och avkastningskrav har enligt vår förståelse ej förändrats åtminstone sedan Dock uppger Kommunen att med utgångspunkt i nuvarande ränteläge och rådande marknadsförhållande kan definierade avkastningskrav komma att omprövas. Som Kommunen själva uppger bör avkastningskraven för respektive placeringshorisont och portfölj ses över med viss kontinuitet. Detta aktualiseras särskilt mot bakgrund av rådande finansiella klimat. Som en del i detta arbetet bör övervägas om det finns anledning att analysera andra möjliga investeringar utöver de som ryms i befintliga placeringsriktlinjer i syfte att om lämpligt öka diversifieringen i portföljens och även dess förväntade avkastning. Vidare rekommenderar vi att Kommunen definierar framtida avkastningskrav både utifrån allmänna marknadsförutsättningar men också med beaktande av syftet med portföljerna. I placeringsriktlinjen anges att syftet med den långsiktiga portf6ljen är att täcka framtida investeringar och pensionsåtagande. Vid framtagande av nya avkastningskrav och definition av portföljernas riskprofil bör sådana omständigheter tydliggöras och redovisas, åtminstone årligen och utifrån bästa uppskattning, samt utgöra en del av den analys som ligger till grund vilka variationer och risk i portföljens värde man kan acceptera. Sammantaget kan en utvidgad analys av förväntade kassautflöden, förväntade kassainflöden, marknadsförhållanden och portföljens storlek ge ett starkare och mer transparent underlag för vilka investeringar som ska ske, vilken allokering som är lämplig samt vilka variationer i f6rvaltat kapital som acceptabla och därmed också vilken riskprofil som portföljens bör ha. Med fördel kan sådan analys kompletteras med olika scenarios. Kommunen bör även överväga möjligheten att etablera ett finans råd som kan fungera som bollplank eller insikter inom särskilda kompetensområden för att stödja staden avseende framtida placeringar.

6 [ R. apportenng till Kommunstyrelse ~ o O Stadsledningskontoret rapporterar löpande utfall och resultat av medelsforvaltningen, diverse likvida flöden, finansnetto samt borgensåtaganden. Rapporterna består generellt av både kvantitativa resultat och angivelserna kompletterat med beskrivningar avseende utveckling, förändringar och resultat. Rapporteringen görs månatligen till kommunstyrelsen via arbetsutskottet och tertialvis till kommunstyrelsen i samband med beredning av delårsrapport samt årsvis till kommunfullmäktige. Befintlig rapportering till kommunstyrelse och kommunfullmäktige bedöms allmänt vara i linje med jämforbara organisationers rapportering både avseenden innehåll, presentation och frekvens. Med utgångspunkt baserat på erfarenhet från andra aktörer föranleder därmed rekommendationen att Kommunen undersöker möjligheten från nuvarande rapportleverantör huruvida den kan förbättra den grafiska framställningen för underlätta mottagarens tolkning av resultat och utveckling och att sådan framställan med fördel sker redovisat över längre tid med stöd av diagram eller liknande illustrationer. Ett av de primära syftena är ge mottagaren in intuitiv förståelse av nuläget relativt den historiska utvecklingen samt ge en förbättrad möjlighet att identifiera positiva eller negativa avvikelser. Kommunen kan vidare analysera möjligheterna att komplettera befintliga riskmått med ytterligare riskmått, i enlighet med föregående rekommendation, for ge to1knings- och beslutsstöd till berörda beslutsfattare.

7 [ Styrdokumentation 8 ~ Kommunen har en kortfattad finanspolicy som senast uppdaterades per den 27 augusti Finanspolicyn klargör ansvarsfördelning och administrativa regler samt skapar syfte, mål och riktlinjer för beslut och handling. Kommunen har placeringsregler som senast uppdaterades per den 10 september Placeringsreglerna anger hur likviditetsförvaltningen, obligationsförvaltningen samt den långsiktiga medelsförvaltningen bör bedrivas. Placeringsreglerna anger även riktlinjer för den externa förvaltningen. Det finns även en policy som behandlar borgensåtaganden. Denna policy uppdaterades senast år Dokumenten är välskrivna, dock används en terminologi i placeringsreglerna som kan vara svår att förstå för en person inte arbetar med finans. Exempelvis innehåller Placeringsreglerna många finansiella termer och uttryck som inte alltid är bekanta för gemene man. Det är vanligt att bolag inom både privat och offentlig sektor kompletterar sina finanspolicys och andra styrdokument med en ordlista som forklarar finansiella begrepp och termer. rekommenderar en genomgång och uppdatering av nuvarande finanspolicy och placeringsreglemente. Det är att rekommendera att styrdokumentation uppdateras årligen. Det är enligt Kommunen planerat att under 2016 att genomföra en uppdatering av befintliga styrdokument. Förslagsvis bör finanspolicyn kompletteras med följande: Ansvarsvarsfördelning. I denna sektion bör det framgå ansvarsområden för kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, ekonomichefen samt kommunbolagen. Ansvar för att årligen anta finanspolicyn. Det bör framgå vem som är ansvarig för att hålla finanspolicyn uppdaterad. Normalt är detta finanschefen. Efter varje uppdatering bör finanspolicyn antas på nytt av styrelse/kommunfullmäktige. Finanspolicyn bör förtydligas med avseende på ansvar för rapporteringsfrekvens, på uppföljning av limiter och mottagare av rapporter. Finanspolicyn bör förtydligas med avseende på hur eventuella överträdelser skall identifieras, rapporteras och hanteras. Placeringsreglerna bör kompletteras med följande: Ansvar för att årligen uppdatera och gå igenom placeringsreglerna. Ett appendix med en förklarande finansiell ordlista bör komplettera rutinbeskrivningarna.

8 I R. b k. utin es rivningar ~ Kommunen hanterar en till belopp stor portfolj och jämfört med kapitalforvaltare inom den privata sektorn som hanterar portföljer i samma storlek är finansfunktionen liten sett till antalet personer. I dag arbetar finansstrategen tillsammans med ekonomichefen. Tidigare har ekonomichefen utfört många av de arbetsuppgifter som finansstrategen utför i dag. Finansstrategen har nyligen tillträtt sin roll. Med anledning av att avdelningen är så pass liten saknas en naturlig back-up som kan täcka upp for finansstrategen vid händelse av exempelvis sjukdom. Det saknas i dagsläget rutinbeskrivningar, processbeskrivningar och manualer for arbetsmoment utförda av finansstrategen. Detta i kombination med ovan nämnda medför en ökad operativ risk. vill inledande understryka att den förstärkning som skedde av organisationen under 2015 både ökade kompetensen inom kapitalforvaltuingsområdet samt har möjliggjort ökad granskning enligt två-handsprincipen och minskat sårbarheten vid eventuell frånvaro på grund av sjukdom eller annat. Korrekta och uppdaterade rutinbeskrivningar utgör ett grundläggande verktyg för att hantera risken för finansfunktionens personberoenden, underlättar uppföljning av funktionens verksamhet, säkerställer kontinuitet i arbetet samt underlättar spridning av kunskap. PWC rekommenderar upprättande av dokumentation som beskriver samtliga processer utförda av finansfunktionen samt detaljerade rutinbeskrivningar for varje arbetsmoment. Rutinbeskrivningarna ska finnas tillgängliga for alla relevanta medarbetare och ska vara så detaljerade att en eventuell ersättare kan utföra arbetet vid sjukdom eller semester. Det är inte att förglömma att arbetet med rutinbeskrivningar och manualer är ett ständigt pågående arbete. Det är av stor vikt att förändringar i det dagliga arbetet löpande dokumenteras och följs upp. En person bör vara ansvarig för att minst årligen gå igenom och uppdatera sina processer och rapportera arbetet till ansvarig chef. Ytterligare en person internt bör utbildas för att kunna utföra de arbetsuppgifter finansfunktionen ansvarar för och utgöra ett komplement vid en oförutsedd händelse. Detta ska ses som en möjlighet att lägga grunden för rutiner for intern kontroll, sprida kunskap och bredda kompetensen internt.

9 I Behov av systemstöd ~ Kommunen har i nuläget inte något eget finanssystem. Kommunen planerar att se över ett system for tillgångsforvaltning och möjligen på sikt undersöka vilka finanssystem som skulle vara lämpliga. Likviditetsprognosen är ett viktigt arbetsredskap för Kommunen. I dag är finansstrategen ytters ansvarig för processen. Prognosen utfors i Excel och data indata hämtas från ett flertal källor vilka sedan registreras manuellt i Excel-modellen. Prognosen utgör underlag för kommande budget och affarsbeslut. Det foreligger en operativ risk för Kommunen när underliggande data hanteras manuellt. Fördelarna med ett finanssystem jämfört med en mer manuell hantering i Excel är främst följande: Effektivitet. Ett finanssystem reducerar väsentligt antalet manuella moment vilket medfor att processen blir mer automatiserad och effektiv. Säkerhet och kontroll. Detta ökar säkerheten inom finansfunktionen och reducerar risken för medvetna och omedvetna fel. Förbättrad översyn. Med ett finanssystem kan finansfunktionen erhålla skräddarsydda rapporter avseende likviditet, kassaflöde, utestående affarer, marknadsvärde på affarer, riskexponering etc. rekommenderar Kommunen att se över de finanssystem som finns på marknaden. Vi rekommenderar även Kommunen att se över tillgängliga system för likviditetsprognostisering. Om det inte är möjligt att använda ett system for prognostiseringen rekommenderas i stället den så kallade "Fyra ögon-principen", det vill säga att en ytterligare person granskar att registrerad data är korrekt samt att det upprättas en detaljerad arbetsbeskrivning för en eventuell extraresurs.

10 I Appendix A - Genomförande Intervjuade personer I samband med granskningen har foljande personer intervjuats per : Axel Bernh ult Granskad dokumentation Finanspolicy Placeringsregler Mercer finansrapport, september 2015 Finansrapport Solna Stad, september 2015 Finansrapport Solna Stad, 31 augusti