Finanshantering Tillförlitlighet och säkerhet

Transkript

1 Revisionsrapport Finanshantering Tillförlitlighet och säkerhet Östersunds kommun Kjell Pettersson, Certifierad kommunal revisor

2 Kjell Petterson, projektledare Anneth Nyqvist, kundansvarig

3 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning Inledning Bakgrund och uppdrag Revisionsfråga Avgränsning och metod Organisation och policydokument Ansvar Styrande dokument Finanspolicy Styrning, uppföljning och rapportering Revisionell bedömning Risker med finanshanteringen Organisation och styrning Uppföljning och avrapportering Föreskrifter och reglementen Intern kontroll Samordningen inom koncernen Sammanfattande revisionell bedömning Komrevs bedömning och förslag till fortsatt hantering...6

4 1 Sammanfattning På uppdrag av kommunens revisorer har Komrev inom PricewaterhouseCoopers granskat Finanshanteringens tillförlitlighet och säkerhet. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för kommunens medelsförvaltning, som omfattar bland annat placering och upplåning av medel. I delegationsbestämmelserna framgår hur beslutanderätten delegerats och fördelats till finansutskott, kommundirektör och redovisnings och finanschef. I Finanspolicyn, som fullmäktige antog i september 2009 och som även gäller kommunens bolag, framgår att det övergripande målet är att upplåning ska ske till så låg kostnad som möjligt och att placering av medel ska ske så att god avkastning uppnås utan spekulativa inslag. Utifrån stickprovsmässig genomgång av placeringar och upplåning inom koncernen bedömer vi att en tillräcklig intern kontroll upprätthålls inom finansförvaltningen. Vi bedömer också att en tillräcklig samordning sker inom kommunkoncernen i dessa frågor. Vi har följande förslag till fortsatt hantering av finansfrågorna: Uppdatera nuvarande policy med exempelvis skrivning kring back office funktionen Överväg strykning av ordet affärsjournal i policyn eller inför affärsjournal i praktiken. Finansrapporten bör biläggas handlingarna till kommunstyrelsen för rapportering/delgivning. 1

5 2 Inledning 2.1 Bakgrund och uppdrag Kommunallagens 8 kap 2 anger att kommunens kapital skall förvaltas så att en god avkastning uppnås samtidigt som en betryggande säkerhet kan tillgodoses. Fullmäktige skall även meddela närmare föreskrifter om hur medlen skall förvaltas. Utifrån ovan givna beskrivning har kommunens revisorer uppdragit till Komrev inom PricewaterhouseCoopers att övergripande granska organisation och rutiner kring finanshanteringen i kommunen. 2.2 Revisionsfråga De övergripande revisionsfrågorna är: Bedrivs finanshanteringen med tillräcklig tillförlitlighet och säkerhet? Hur fungerar eventuell samordning inom kommunen? Kontrollfrågor under granskningen har varit: Vilka risker finns med hanteringen hur hanteras dessa? Vilka föreskrifter och reglementen finns för hanteringen av medel? Hur ser organisation och styrning ut? Hur sker uppföljning och avrapportering? Är den interna kontrollen tillräcklig? Är verksamheten ändamålsenlig och effektiv? 2.3 Avgränsning och metod Granskningen omfattar inte värdering av gjorda placeringar och upptagna lån. Granskningen bygger på dokumentstudier av exempelvis policy för medelsförvaltning, reglementen och intervjuer med bl a redovisnings- och finanschef. För att verifiera att gällande policy följs så har stickprov gjort av aktuella placeringar och upptagna lån per den sista oktober 2009, se bilaga 1. 2

6 3 Organisation och policydokument 3.1 Ansvar Enligt kommunstyrelsens reglemente, senast reviderat i maj 2008, framgår av 4 att kommunstyrelsen har det samlade ansvaret för kommunens medelsförvaltning och att följa fullmäktiges föreskrifter beträffande förvaltningen. Medelsförvaltningen omfattar bland annat placering och upplåning av medel. I delegationsbestämmelserna för kommunstyrelsen, senast reviderad i januari 2009, framgår vilka ärenden respektive delegat har rätt att fatta beslut i. Beträffande medelsförvaltningen gäller detta beslutanderätten mellan finansutskott, kommundirektör och redovisning/finanschef. 3.2 Styrande dokument Finanspolicy Kommunfullmäktige antog i september 2009, 116 Finanspolicy för Östersunds kommun. Det övergripande målet för kommunen är att inom ramen för kommunallagens bestämmelser och finanspolicyn skall på lång sikt kommunkoncernens upplåning ske till så låg kostnad som möjligt och de egna medlen placeras så att god avkastning erhålls. Policyn poängterar att finansverksamheten skall bedrivas så att koncernens betalningsförmåga säkerställs utan spekulativa inslag och att en tillfredsställande säkerhet upprätthålls. I stort medges placering av överskottslikviditet i svensk bank samt i värdepapper utgivna av svenska staten samt svenska banker, bostadsinstitut och kommuner/landsting samt kortsiktigt företagscertifikat, med rating K1. Se vidare policyn, bilaga 2. Upplåning får inte ske uteslutande för placering med ränteförtjänst (arbitrageaffär). Konkurrens mellan långivare skall upprätthållas och förfrågan bör ske hos minst tre kreditinstitut. Hantering av olika risker och hur dessa skall hanteras beskrivs också i policyn. Risker som beskrivs är ränterisk, det vill säga hur kostnaden för en skuld påverkas av räntenivån. Med finansieringsrisk avses risken att inte få låna till en rimlig kostnad eller inte få låna alls. För att minska och sprida riskerna med upplåning medges att avtal om riskspridning får ingås, så kallad derivatahandel. En rutinbeskrivning har upprättats för handel med derivata instrument, som antagits av finansutskottet. 3

7 3.3 Styrning, uppföljning och rapportering För att ha kontroll över likviditetsflödet inom koncernen skall kommunen och bolagen upprätta likviditetsbudgetar, vilka sammanställs av finansfunktionen. Bolagen skall samråda med finansfunktionen i finansieringsfrågor och i god tid informera om upplånings- och placeringsbehov. Affärstransaktioner skall löpande varje dag noteras i en affärsjournal. Inom kommunen och i bolagen skall det finnas två personer som är uppdaterade i samtliga transaktioner som rör finansverksamheten. Avrapportering till kommunstyrelsen och fullmäktige avseende medelsplacering och eventuell riskexponering skall ske vid de ekonomiska uppföljningarna per april, augusti samt sista december. Eventuella avvikelser från fastlagd policy skall snarast rapporteras. Som påtalats under avsnitt 1.4 ansvar finns det en tydlig beslutsordning enligt delegationsbestämmelserna. I policyn görs en tydlig genomgång av respektive nivås ansvar från kommunfullmäktige, kommunstyrelse och finansutskott till enskilda tjänstemän. Det är biträdande kommundirektören som ansvarar för uppföljning av att finansfunktionen (ekonomi/finans) följer gällande finanspolicy. 4 Revisionell bedömning 4.1 Risker med finanshanteringen Valutarisk: Med valutarisk avses värdeförändring av en valuta i förhållande till andra valutor. Policyn medger att upplåning endast får ske i svensk valuta. Verifiering: Ingen upplåning eller övrig hantering i utländsk valuta förekommer. Ränterisk: Värdeförändring till följd av ändrade marknadsräntor. Policyn begränsar risken genom diversifierade bindningstider. Verifiering: Kommunen har inga upptagna lån. Beträffande koncernen har stickprov gjorts och slutsatsen är att förfallotider av lån är spridda samt att olika bindningstider finns på upptagna lån. Kreditrisk: Risken att en affärspartner inte fullgör sina åtaganden. Policyn reglerar detta genom att ange vilka instrument och löptider som är tillåtna för upplåning. Verifiering: Placering (företagscertifikat SCA) samt placeringstid (högst 9 månader) överensstämmer med policyn. Likviditetsrisk: Risken att en placering inte kan omsättas i kontanter omedelbart utan att kännbara kostnadsökningar uppstår. Regleras i policyn genom exempelvis gemensam likviditetsplanering för hela koncernen samt att placerade medel får ha en maximal genomsnittlig löptid på nio månader. Verifiering: Gjorda placeringar i certifikat samt bankräkning överensstämmer med policyn. Finansieringsrisk och refinansieringsrisk: Risken att inte likvida medel kan lånas upp utan kännbara kostnadsökningar samt att det uppstår svårigheter att placera om lån till 4

8 fördelaktiga villkor. Policyn anger att lånens förfallotider skall spridas jämnt över tiden för att minska refinansieringsrisken. Verifiering: Förfallotider på lån i koncernen är spridda över tiden i enlighet med policyn. Möjlighet finns att nyttja beviljad checkkredit om 150 Mkr för koncernen. 4.2 Organisation och styrning Utifrån gällande låg - ränteläge är det svårt att tjäna några större pengar på penningförvaltningen utifrån vald risknivå. Om en högre risknivå skulle väljas, exempelvis placering i aktier, kan en högre avkastning eventuellt nås samtidigt som risken för förluster ökar. I dagsläget finns ingen större långsiktig likviditet att placera i kommunen samtidigt som kommunens låneskuld är noll, om pensionsskulden undantas. Kommunens övergripande uppgift blir då i huvudsak att minimera lånekostnaden för kommunkoncernen totalt. Utifrån genomgång av olika dokument och genomförda intervjuer är vår bedömning att organisation och styrning av denna fungerar på ett utmärkt sätt, utifrån gällande finanspolicy. 4.3 Uppföljning och avrapportering Utan att policyn pekar på detta viktiga förhållande så är olika affärstransaktioner med motpart uppdelade på olika personer på ekonomikontoret. Redovisnings/finanschef beslutar om olika placeringar av överskottslikviditet och upptagande av lån. Vid kassan sker bokföring av transaktionerna (kassaassistent) och biträdande red/finanschef upprättar tillsammans med red/finanschef en sammanställning (finansrapport) varje månad. Månadsvis sker avrapportering till finansutskottet av gjorda placeringar och upplåning samt eventuell riskexponering. Vi har noterat att policyns skrivning angående avrapportering till kommunstyrelse och fullmäktige över aktuella lån och placeringar inte görs utan finansrapporten stannar hos finansutskottet. Vi har inte heller påträffat någon affärsjournal över de transaktioner som görs. Vi betraktar finansrapporten som en affärsjournal och redogörelse för månadens transaktioner. Biträdande kommundirektören blir regelbundet informerad om aktuellt läge. Informella kontakter och diskussioner sker för övrigt vid behov mellan ekonomikontoret och biträdande kommundirektören. Vår bedömning är att redovisning, uppföljning och avrapportering sköts på ett utmärkt sätt. 5

9 4.4 Föreskrifter och reglementen Vår bedömning är att finanspolicyn är ett väl genomarbetat dokument som väl fyller sin funktion. Möjligtvis skulle policyn kompletteras med förtydliganden omkring att det bör finnas en uppdelning mellan den som gör affären (placeringen, upplåningen) och den som bokför transaktionen, den så kallade back-office funktionen. I praktiken fungerar hanteringen ändå så utifrån att kassaassistent och biträdande red/finans chef är involverade i hanteringen. 4.5 Intern kontroll Utifrån genomgången under punkt bedömer vi att en tillräcklig intern kontroll finns uppbyggd inom finanshanteringen. 4.6 Samordningen inom koncernen Policyn är tydlig beträffande kravet på samordning inom koncernen. I ägardirektiven till de helägda kommunala bolagen framgår också att bolagen ska följa riktlinjerna i den gemensamma finanspolicyn för Östersunds kommun. I koncernkontogruppen, som enligt policyn ska utveckla koncernens finanshantering, exempelvis genom upphandling av koncernkonto, deltar företrädare för de helägda bolagen samt Jämtkraft. Vår bedömning är att en tillräcklig samordning sker inom koncernen. 5 Sammanfattande revisionell bedömning 5.1 Komrevs bedömning och förslag till fortsatt hantering Utifrån genomförd granskning bedömer vi att rutinerna kring hanteringen av lån och placeringar fungerar på ett tillförlitligt och säkert sätt. Vi har följande förslag till fortsatt hantering: Uppdatera nuvarande policy med exempelvis skrivning kring back office funktionen Överväg strykning av ordet affärsjournal i policyn eller inför affärsjournal i praktiken. Finansrapporten bör biläggas handlingarna till kommunstyrelsen för rapportering/delgivning. 6