RIKTLINJER FÖR UMEÅ KOMMUNKONCERNS FINANSIELLA VERKSAMHET

Transkript

1 Stadsledningskontoret RIKTLINJER FÖR UMEÅ KOMMUNKONCERNS FINANSIELLA VERKSAMHET Dokumenttyp Riktlinjer Dokumentansvar Kommunfullmäktige Dokumentnamn Riktlinjer för Umeå kommunkoncerns finansiella verksamhet Dokumentansvarig Stadsledningskontoret/G Tjällman Fastställd/Upprättad KF Reviderad Version 1.0 Giltighetstid Tillsvidare

2 2(7) Dokumentinformation RIKTLINJER FÖR UMEÅ KOMMUNKONCERNS FINANSIELLA VERKSAMHET I n n e h å l l S i d 1 SYFTE MÅL FÖR UMEÅ KOMMUNKONCERNS FINANSIELLA VERKSAMHET RIKTLINJER FÖR UMEÅ KOMMUNKONCERNS FINANSIELLA VERKSAMHET Allmänna principer Upplåning och placering Riskhantering Internbank Företagen Finanskommittè Borgen Rapporter RIKTLINJER FÖR DOKUMENTATION AV UMEÅ KOMMUNS FINANSIELLA REGLER... 7

3 3(7) 1. SYFTE Dessa riktlinjer gäller för all finansiell verksamhet inom kommunkoncernen, d v s för kommunen själv och dess bolag, direkt eller indirekt ägda till mer än 50 %, samt därutöver för parter som anslutits till den finansiella samordningen genom separata beslut i kommunstyrelsen. Syftet med detta dokument är att ange: mål och riktlinjer för kommunkoncernens finansiella verksamhet, riktlinjer till kommunstyrelsen vid beslut om Regler för Umeå kommuns finansiella verksamhet. En översyn av innehållet i detta dokument och Regler för Umeå kommuns finansiella verksamhet skall ske minst en gång per år av stadsledningskontorets ekonomiavdelning och vid behov förändras genom beslut i kommunfullmäktige respektive kommunstyrelsen. Detta dokument ersätter Riktlinjer för Umeå kommuns finansiella verksamhet antagen av kommunfullmäktige MÅL FÖR UMEÅ KOMMUNKONCERNS FINANSIELLA VERKSAMHET Ett grundläggande krav på den finansiella verksamheten är att medelshanteringen bedrivs i enlighet med kommunallagen 8 kapitel 2, d v s att medel förvaltas på ett sådant sätt att krav på god avkastning och betryggande säkerhet kan uppnås. Den övergripande målsättningen är att, på lång sikt och med hänsyn tagen till beslutade strategier och regler, säkerställa krav på finansiering, betalningskapacitet och likviditetsförvaltning och till så goda villkor som möjligt. Även för betalningsrutiner och övriga finansiella tjänster skall bästa möjliga villkor eftersträvas. Med hänsyn tagen till ovan nämnda krav och mål samt i beaktande av fastställda regelverk skall bästa möjliga finansnetto eftersträvas. 3. RIKTLINJER FÖR UMEÅ KOMMUNKONCERNS FINANSIELLA VERKSAMHET 3.1 Allmänna principer De finansiella frågorna är av strategisk betydelse för att stärka kommunens och koncernens ekonomi varför ett samlat koncernperspektiv skall vara utgångspunkt för strategier, organisation och den operativa verksamheten. Kommunkoncernen utgör och bedöms som en enhet på den finansiella marknaden och skall därför också utnyttja kommunkoncernens samlade kreditvärdighet för att åstadkomma bästa möjliga villkor och lösningar. Kommunkoncernens samlade betalflöden samt kredit- och pla-

4 4(7) ceringsportföljer uppgår till så betydande belopp att ett samlat och professionellt uppträde på den finansiella marknaden medför optimala villkor för hela koncernen. I föreliggande riktlinjer ges därför kommunstyrelsen och företagen i uppdrag att samverka samt ge finansiella frågor hög prioritet. Kommunstyrelsen och dess internbank inom stadsledningskontorets ekonomiavdelning skall ansvara för samordningen av kommunkoncernens finansiella verksamhet. Internbanken skall utgöra kommunkoncernens representant på finansmarknaderna och säkerställa tillgång till likvida medel för hela koncernen. Parter ingående i den finansiella samordningen skall därför vända sig till internbanken vid samtliga finansiella affärer så att samverkan kan ske. Koncernens finansiella affärer, exklusive företagens leasingaffärer, skall genomföras av koncernens internbank och i kommunens namn. Undantag från att genomföra affären i kommunens namn, av formella eller strategiska skäl eller där kommunen inte erbjuds minst lika bra priser som aktuellt företag, skall godkännas av kommunstyrelsen men med rätt till vidaredelegering. För koncernföretagen gäller att leasingaffärer beslutas av styrelse/vd enligt uppgjord arbets- och beslutsordning. För leasingaffärer överstigande två miljoner kronor gäller att företaget skall samråda med internbanken. Kommunkoncernens samtliga betalflöden skall samordnas i gemensamma koncernkonto- och girosystem. 3.2 Upplåning och placering All upplåning inom nedanstående mandat delegeras till kommunstyrelsen med möjlighet till vidaredelegation av beslut och undertecknande av handlingar. Kommunens internbank skall också ha möjlighet att inom nedanstående mandat uppta lån för att täcka koncernföretagens kreditbehov. Räntevillkoren på krediter till parter ingående i den finansiella samordningen skall utgöras av kommunens självkostnad för kredit på samma löptid samt med ett rörligt räntepåslag vars nivå kan förändras genom beslut av kommunfullmäktig under löpande kredittid. Dessa räntevillkor skall ingå i varje låneöverenskommelse mellan internbanken och lånande part. Ränteriskberäkning skall baseras på den underliggande kreditens villkor. Umeå Kommunföretag AB skall besluta om maximala kreditnivåer under verksamhetsåret för vart och ett av de företag som ingår i den finansiella samordningen. Kommunfullmäktige skall besluta om en maximal kreditnivå under verksamhetsåret för kommunkoncernen, d v s för kommunens företag och kommunen själv. Med anledning av dessa beslut skall internbanken inte genomföra någon kreditprövning av företagen. Företagen skall inte heller lämna någon säkerhet för sin upplåning hos internbanken. För utlåning till part som inte ingår i den finansiella samordningen krävs beslut i kommunstyrelsen i varje enskilt fall.

5 5(7) Kommunstyrelsen skall besluta om publika låneprogram och liknande upplåningsformer. All likviditetsförvaltning i kommunen delegeras till kommunstyrelsen med möjlighet till vidaredelegation av beslut och undertecknande av handlingar. Stadsledningskontorets ekonomiavdelning svarar för planering och förvaltning av kommunens likviditet. Överskottslikviditet inom koncernen skall i första hand användas till kreditbehov inom koncernen. Målsättningen är dock att, under iakttagande av gällande finansiella regler och strategier samt sunt affärsomdömme, åstadkomma bästa möjliga avkastning på kommunens likviditet. Kommunen skall alltid ha en god betalningsberedskap. 3.3 Riskhantering All form av finansiell verksamhet innebär ett visst mått av risktagande och måste därför också accepteras i kommunal verksamhet. Riskerna skall hanteras genom en aktiv och effektiv finansförvaltning med beaktande av den kostnad som uppkommer för att minska eller eliminera riskerna. Finansieringsrisken skall minskas genom en spridning av förfallovolymerna och ränterisken genom spridning av lånevolymerna på olika ränteändringsdagar. Vid finansiering och likviditetsförvaltning skall koncernen inte ha några valutapositioner annat än svenska kronor. Generellt gäller detta också för alla inköp och försäljningar i utländsk valuta. Finansiella derivatinstrument får endast användas för att förändra risk inom givna riskbegränsningsregler. Förutsättning för att visst derivatinstrument får användas är att erforderlig kompetens och systemstöd finns för dess hantering. De administrativa riskerna hänför sig till problem med administrativ hantering och redovisning av finansiella transaktioner. De skall, så långt kan ske till rimlig kostnad, minimeras genom utbildning, utformning av bra administrativa system och effektiv kontroll. För att upprätthålla god internkontroll och professionellt agerande skall villkor och överenskommelser mellan internbanken och respektive part ingående i den finansiella samordningen, som inte regleras i detta dokument eller i Regler för Umeå kommuns finansiella verksamhet, skriftligt dokumenteras i avtal eller annan handling. Analys samt beslut om omfattning och inriktning av reglering av finansiella risker delegeras till kommunstyren att fastställa i Regler för Umeå kommuns finansiella verksamhet. Kommunstyrelsen har också i uppdrag att följa upp att finansiella riskerna och övrig finansiell verksamhet inom kommunkoncernen håller sig inom de mandat som beslutats.

6 6(7) 3.4 Internbank Hos kommunstyrelsen skall finnas en koncerncentral finansenhet, tillika internbank. Internbanken skall ha en aktiv central roll i kommunens och företagens finansiella samordning och hantering. I Regler för Umeå kommuns finansverksamhet skall internbankens uppgifter och ansvar specificeras. 3.5 Företagen Varje företag har ansvar för sin egen finansverksamhet och därmed för sitt finansiella resultat, inom de ramar som Riktlinjer för Umeå kommunkoncerns finansiella verksamhet, Finansiella regler för Umeå kommun, företagets finansiella regelverk eller ägarens beslut i kommunfullmäktige eller i Umeå Kommunföretag AB:s styrelse ger. Samtliga företag ingående i internbanksverksamheten skall upprätta och besluta om ett finansiellt regelverk. Regelverket skall anpassas till och inte innehålla större risktagande än de övergripande regelverken Riktlinjer för Umeå kommunkoncerns finansiella verksamhet och Regler för Umeå kommuns finansiella verksamhet. Företagens finansiella regelverk skall ses över årligen och ändras vid behov. 3.6 Finanskommitté Som en del i den finansiella samordningen skall kommunstyrelsens arbetsutskott utse ledamöter till en "Finanskommitté". Kommittén skall vara ett samarbetsorgan inom kommunkoncernen och skall förutom av kommunstyrelsens presidium bestå av representanter från kommunens ekonomi- och finansansvariga tjänstemän samt från kommunens företag. Sammankallande är Umeå Kommunföretag AB:s verkställande direktör. Finanskommittén skall genom olika aktiviteter ge dess medlemmar möjligheter till dialog och kompetensutveckling inom det finansiella området till gagn för kommunkoncernens företag och internbanksverksamheten. 3.7 Borgen Kommunen skall ha en allmänt mycket restriktiv inställning till borgensengagemang. Kommunens borgensengagemang kan delas in i två typer av borgen, ägarborgen och övrig borgen. Ägarborgen är kommunens borgen för de egna hel- eller delägda företagen. Dessa borgensåtaganden skall beviljas endast i de undantagsfall som kan bli aktuella enligt vad som anges i 3:1 Allmänna principer. Vid eventuellt borgensåtagande för delägda företag bör kommunens borgen inte överstiga mer än vad som motsvarar kommunens ägarandel. Med anledning av att det föreligger samma risker i ett borgensåtagande som i en internbanksutlåning skall eventuella borgensåtaganden handläggas på likartat sätt vad avser avgift och beslutsfattande.

7 7(7) Borgensliknande åtaganden som exempelvis bankgarantier skall hanteras på samma sätt som vid borgensengagemang. Beslut om borgen till kommunens hel- och delägda bolag delegeras till kommunstyrelsen med möjlighet till vidaredelegering vad avser beslut och undertecknande av handlingar. Den övriga borgen kan indelas i: Kommunens borgen till privatpersoner av sociala skäl Extern borgen utöver borgen av sociala skäl. Vad avser kommunens borgen till privatpersoner av sociala skäl skall kommunstyrelsen besluta om en limit för det vid var tid maximala totala borgensbeloppet. Beslutanderätten för kommunens borgen till privatpersoner av sociala skäl inom av kommunstyrelsen fastställd limit delegeras till socialnämnden med rätt till vidaredelegering. All extern borgen utöver ovan nämnda borgen av sociala skäl skall beslutas av kommunstyrelsen. 3.8 Rapporter En förutsättning för den aktiva finansförvaltning som eftersträvas och den delegering som därigenom krävs är att en tillfredsställande rapportering sker. Inom kommunen skall det finnas en klar rapportstruktur. Internbanken har ansvar för att utreda rapportbehovet och därefter verkställa rapporteringen efter behov. Innehåll och frekvens vad avser rapportering skall anpassas efter skilda behov. 4. RIKTLINJER FÖR DOKUMENTATION AV UMEÅ KOMMUNS FINANSIELLA REGLER Förutom övergripande riktlinjer måste det även finnas detaljerade regler för den finansiella verksamheten. Kommunstyrelsen skall därför upprätta och besluta om detaljerade finansiella regler för Umeå kommun. Dessa regler skall tillsammans med Riktlinjer för Umeå kommunkoncerns finansiella verksamhet också utgöra ramarna för koncernföretagens beslut och dokumentation av sina egna regelverk samt vid utövande av den finansiella verksamheten. I Regler för Umeå kommuns finansiella verksamhet skall bl. a ingå instruktion för internbanken, regler för hantering av finansiella risker, regler för att skapa god intern kontroll inom hela finansverksamheten samt namngivna personers befogenheter. Samtliga beslut nödvändiga för att bedriva i detta dokument beskriven finansiell samordning och tillhörande operativ verksamhet inom koncernen, som inte finns reglerad i detta dokument, delegeras till kommunstyrelsen med möjlighet till vidaredelegering under förutsättning att detta dokuments risksyn samt god intern kontroll bibehålles.