Manual Nova Rapport 2015

Transkript

1 Manual Nova Rapport 2015 Nova Software AB, Storgatan 5A, Falköping

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. Kom igång med Nova Rapport Nova Rapport Viktiga skillnader mot tidigare versioner Installera Nova Rapport Starta programmet Beskrivning av programmet Registrera skoluppgifter Läs in data från Skola24 Schema Läs in data från Novaschem Importera ämnen och kurser Importera ämnen till grundskola Importera ämnen och kurser till gymnasieskola Registreringar i schemat Generella inställningar i Nova Rapport Rapporter - översikt Elevlistor Tjänstefördelning Planeringsunderlag Studieplan Lokaler Diverse Arbetsgång Elevlistor Tjänstefördelning Planeringsunderlag Studieplan Översikt Kompletteringar Kompletteringar i schemat Kompletteringar i Nova Rapport Timplaner Referensdel Tabell Sortering i tabeller Lärare Elev - Grunddata Elev Elevlagrade kurser/ämnen Elev Särskilda insatser Program Kurstyp Program Grunddata support@novasoftware.se juni /95

3 4.1.8 Program studieplan generellt Klass/Grupp Sal Ämne Grunddata Kurskod Konto Bunden notering Formulär Lärare Program - Programstruktur Timplan Startår Timplan Timplan Timplan Timplan/Ämne/Kurs Kurskod Ämne Ämne Skapa ämne för etappläsning Klass/Grupp Elev - Studieplan Elev Summering studieplan Sal Konto Skola Läsår Person Rapporter Elevlistor Tjänstefördelning Planeringsunderlag Studieplan Lokaler Diverse Inställningar Inställningar - Rapporter Inställningar Kostnadsberäkningar Inställningar - Betyg Inställningar Period Import/Export Export Import Synkronisering Databasverktyg support@novasoftware.se juni /95

4 1. KOM IGÅNG MED NOVA RAPPORT 1.1 NOVA RAPPORT Nova Rapport 2015 är ett rapportverktyg till Skola24 Schema och Novaschem. Verktyget ger användaren ytterligare möjligheter att sammanställa data. Det finns mer än 29 olika rapporter att välja bland. Dessa kan indelas i fyra huvudtyper: Elevlistor Rapporter baserade på tjänstefördelningen Individuella studieplaner för elever och poängplaner Kostnadsberäkningar De data som redovisas i rapporterna hämtas i första hand från det aktuella schemat och importeras därifrån till en fristående databas i Nova Rapport. Denna databas kan delas mellan flera användare. Med hjälp av rapporterna får man en mängd statistikuppgifter. Om information saknas i databasen, t.ex. på grund av att uppgifter är ofullständiga eller har registrerats på fel sätt i schemat, kan rapporterna bli felaktiga. Det är därför viktigt att vara konsekvent så att samtliga delar av tjänstefördelningen, lektionerna, eleverna osv. registrerats på samma sätt, annars kommer t.ex. jämförelser mellan olika delar av skolan att ge ett felaktigt resultat. Var noggrann med att kontrollera uppgifter i rapporterna som verkar orimliga. 1.2 VIKTIGA SKILLNADER MOT TIDIGARE VERSIONER Separat gränssnitt Nova Rapport öppnas direkt utan att man behöver öppna schemaprogrammet. Ingen installation, enda villkoret är att samtliga filer ska ligga i samma mapp. Alla grunddata kan ändras i Nova Rapport. Välj om data ska skrivas över vid import från schemat. Flera samtidiga användare. Kopiera så många klienter som behövs (filen StartRapport kopieras). Förändrad studieplanshantering. Pågående/planerade kurser styrs av startdatum, inte av om de finns i schemat. Programmet kan använda min/standardvecka och faktorberäkning som alternativ till timmar och årsram. Personnummer lagras alltid med sekelsiffra och utan streck. Vid import och registrering omvandlas alla personnummer till detta format för att inga dubblettelever ska uppstå. Man kan välja vilket format som skall användas i gränssnittet. 1.3 INSTALLERA NOVA RAPPORT Nova Rapport kräver att Microsoft Access 2007 eller senare finns installerat på datorn. Det går också bra med Access Runtime Programmet innehåller tre filer, som måste placeras i samma mapp (lokalt på datorn eller på en nätverksenhet): support@novasoftware.se juni /95

5 MallDB MarkManagerDB StartRapportxxxxxx, där xxxxxx står för Alla tre filerna måste datum för den aktuella finnas i samma mapp. programversionen. (För kunder som även använder Nova Elevregister är filerna MallDB och MarkManagerDB gemensamma för båda programmen, men de öppnas med olika startfiler för respektive program. Alla dessa filer ska vara placerade i samma mapp.) När man vill uppdatera till en senare version av programmet ersätter man startfilen med den nyare. Om filerna ligger på en nätverksenhet, och flera personer ska kunna använda programmet, ska varje användare ha sin egen startfil. Gör erforderligt antal kopior av startfilen och ge dem unika namn, t.ex. StartRapportxxxxxxPH och StartRapportxxxxxxAL. Alla data lagras i filen MarkManagerDB, medan filen Start innehåller programmets gränssnitt för formulär, tabeller och rapporter. I filen MallDB finns lagrat alla ämnen och kurser, samt gymnasieskolans programstrukturer. När en uppdaterad version av Nova Rapport ska installeras ska startfilen bytas ut. Den är märkt med ett senare datum och sparas ned i samma mapp som MarkManagerDB och MallDB. Det är viktigt att alla användare på skolan får en ny kopia av startfilen. Öppna Nova Rapport genom att klicka på den nya startfilen. Frågan nedan dyker upp: Svara Ja på frågan. 1.4 STARTA PROGRAMMET Starta programmet genom att dubbelklicka på filen StartRapportxxxxxx eller genom att starta Microsoft Access, klicka på Office-symbolen längst upp till vänster, välj Öppna och leta upp filen StartRapportxxxxxx. 1.5 BESKRIVNING AV PROGRAMMET När programmet öppnats visas till vänster en lista med olika menyalternativ. Genom att klicka på något av dessa visas ett antal underalternativ. I många fall finns ytterligare en nivå av support@novasoftware.se juni /95

6 underalternativ, som visas när man klickar på något av alternativen i den första undernivån. Annars öppnas det valda formuläret eller tabellen. För många registreringar gäller att de kan göras antingen i tabell eller i formulär. Exempel på detta är registrering av lärarlöner, som kan göras antingen under Tabell Lärare eller under Formulär Lärare. I alla vyer där data kan ändras finns knapparna OK och Verkställ. Båda knapparna sparar de ändringar som gjorts, men OK stänger dessutom den aktuella vyn. Knapparna är bara aktiva om man har gjort någon ändring. Behöver man stänga en vy utan att ha gjort någon ändring använder man knappen Avbryt eller trycker på Esc-knappen på tangentbordet. Längst ned i en tabell finns en tom rad där en ny post kan registreras. Tryck Enter när registreringen är klar, så visas en ny tom rad där man kan registrera ytterligare en post. För att ta bort en post i en tabell markerar man raden genom att klicka i rutan till vänster om den. Tryck sedan Delete. Man kan markera flera rader i följd genom att markera den första, hålla ned vänster musknapp och dra neråt tills rätt antal rader är markerade. I listboxar (men inte i tabeller) kan flera ID markeras på en gång genom att man håller Ctrl-knappen nedtryckt samtidigt som man klickar på raderna i listboxen. I alla formulär där man väljer elever eller klasser/grupper visas enbart aktuella poster som standard. Genom att välja att visa arkiverade poster kan dessa visas. 1.6 REGISTRERA SKOLUPPGIFTER Välj Formulär Skola. Registrera uppgifterna för skolan. Under Skola kan en lämplig förkortning av skolans namn väljas, t.ex. NS för Novaskolan. Tryck OK. 1.7 LÄS IN DATA FRÅN SKOLA24 SCHEMA Överföring av data från Skola24 Schema sker genom att schemaprogrammet producerar en textfil, som sedan läses in i Nova Rapport. Öppna det aktuella schemat. Välj Arkiv Export Nova Elevregister/Rapport. (Om alternativet inte finns, kontakta Nova Software). Ange vad textfilen ska heta och var den ska placeras, t.ex. i Mina dokument eller på skrivbordet. Starta Nova Rapport. Välj Import/Export Import Textfil från Skola24 Schema. Ange sökvägen till textfilen som Skola24 Schema skapade. Tryck Importera. Rutinen beskrivs närmare i avsnitt i referensdelen. 1.8 LÄS IN DATA FRÅN NOVASCHEM 2013 Synkroniseringsfunktionen gör det möjligt att överföra befintlig information från Novaschem till Nova Rapport eller tvärt om. För att överföringen ska fungera måste följande vara uppfyllt: - I schemafilen, under Inställningar Anpassa Nationella alternativ och fliken Personnummer, får inte rutan Tillåt tom inmatning för lärare vara markerad. - Eventuellt måste DAO installeras. Öppna schemafilen och välj Arkiv Spara som och kontrollera om det går att spara schemafilen som en accessdatabas (filformat.mdb). Om detta inte går måste DAO hämtas från vår webbplats alternativet Nedladdning, och installeras på datorn support@novasoftware.se juni /95

7 - Versionen av Microsoft Access måste vara 2010 eller tidigare. OBS! Vid synkronisering med Skola24 Schema används i stället rutinerna Import/Export Import Textfil från Skola24 Schema resp. Import/Export Export Textfil till Skola24 Schema. Dessutom måste sökväg till två filer anges. Välj Import/Export Synkronisering. Ange sökvägen till programmet Novaschem (filen Novwin.exe). Om Novaschem är installerat lokalt är sökvägen oftast C:\Program\Nova Software\Novaschem\Program\Novwin.exe. Sökvägen behöver inte anges om schemafilen är sparad i mdb-format. Ange om den aktuella schemafilen är sparad som i nsb-format eller som en accessdatabas, dvs. i mdb-format. (Det rekommenderas att ha den sparad i nsb-format om det inte finns särskild anledning att välja mdb-formatet). Ange sökvägen till aktuell schemafil i rutan som svarar mot det filformat som den är sparad i. Överföringen av data är uppdelad i flera delar som syns på bilden nedan. För varje del (förutom tjänstefördelning, lektioner och studieplan) kan man välja åt vilket håll som överföringen ska ske genom att markera var de aktuella uppgifterna finns. I exemplet nedan är Grupp/Elev (elevernas grupptillhörigheter) inte markerad i någon av kolumnerna. Då sker ingen överföring av dessa uppgifter. Markera vilka punkter som ska synkroniseras med Novaschem. Om rapporterna med studieplaner ska fungera måste rutan Studieplan markeras. Då skapas studieplaner för alla elever där ämnen/kurser registreras som pågående om eleven är placerad i någon grupp med ämnet/kursen i tjänstefördelningen support@novasoftware.se juni /95

8 Vid överföringen måste den aktuella schemafilen vara stängd. Under överföringen öppnas den aktuella schemafilen under ytan, och om uppgifter förts över till Novaschem sparas schemafilen med gjorda ändringar. Tryck på knappen Synkronisera med schemafil. 1.9 IMPORTERA ÄMNEN OCH KURSER I Nova Rapport finns samtliga nationella ämnesbeteckningar registrerade. För gymnasieskolan finns även kurskoder. Detta har eventuellt redan importerats från schemat, men uppgifterna behöver normalt kompletteras med information från malldatabasen Importera ämnen till grundskola För en grundskola ska även uppgifter om språkval modena språk, språkval elevens val och modersmål importeras. Välj först Import/Export Import Grundskolans betygsämnen. Samtliga betygsämnen för grundskolan importeras då. Välj därefter Import/Export Ämnen modersmål. Markera de språk som är aktuella för skolan. Tryck OK. Modersmålsämnena ska vara markerade som Betygsämne i Tabell Ämne Grunddata. Kontrollera och justera om det inte har skett automatiskt Importera ämnen och kurser till gymnasieskola För en gymnasieskola vill man gärna göra ett urval av de kurser som importeras, beroende på vilka program som förekommer på skolan. I Nova Rapport finns programstrukturerna för de nationella programmen förinlagda. I första hand rekommenderas att programstrukturen importeras från den underliggande malldatabasen i Nova Rapport. Särskilda varianter eller liknade som inte finns i malldatabasen måste registreras manuellt på fliken Program under Tabell Program support@novasoftware.se juni /95

9 Välj Import/Export Import Programstruktur/Kurser. Välj alternativet Programstruktur och relaterade kurser. Markera de program och inriktningar som förekommer på skolan. Håll ner Ctrl-tangenten för att markera flera rader. Tryck OK. Välj sedan Kurser i moderna språk resp. Kurser i Modersmål. Markera de kurser som ska importeras och tryck OK REGISTRERINGAR I SCHEMAT De flesta data som används i rapporterna kan importeras från schemat. En del kompletteringar måste göras, t.ex. när det gäller uppgifter som används i kostnadsberäkningar. Uppgifter om lärarlöner och liknande finns ju inte i schemat. Dessa uppgifter kan oftast läsas in via importfunktioner från t.ex. Excel. Följande grundförutsättningar måste vara uppfyllda för att rapportprogrammet ska fungera i sin helhet: Under Inställningar Beräkning av tjänst i schemat kan man antingen välja beräkningsmodellen med årsram, och ange tid i timmar totalt under läsåret, eller faktormodellen där man anger tid i minuter per vecka. Det rekommenderas att gymnasieskolor använder årsramsmodellen och grundskolor faktormodellen. Schemat ska vara elevbaserat med elever i alla grupper. Komplett tjänstefördelning ska finnas registrerad. Uppgift om Årsram resp. Faktor ska finnas för ämnen/kurser, se nedan under Tjänstefördelning. Uppgift om Heltidstjänst och Tjänst % ska finnas för lärare. För Årsram resp. Faktor och Heltidstjänst kan ett standardvärde anges i Nova Rapport under Inställningar Kostnadsberäkning. Avvikelser registreras i fältet Årsram resp. Faktor i ämnes- eller kurskodstabellen resp. Heltidstjänst i lärartabellen. (Observera att de standardvärden som kan ställas in i Skola24 Schema eller Novaschem under Inställningar Beräkning av tjänst inte förs över till Nova Rapport!) support@novasoftware.se juni /95

10 För gymnasieskolor bör även följande uppgifter finnas registrerade för att rapporterna ska bli kompletta: Eleverna ska vara fördelade på program och om möjligt inriktningar. Dessutom ska årskurs anges på eleven. Kurskoder ska användas i tjänstefördelningen. Elevbaserat schema Elever i schemat är naturligtvis en förutsättning för att elevlistor ska kunna skrivas ut. Elevantalet i undervisningsgrupperna används också i vissa tjänstefördelnings-/planeringsrapporter. I schemat ska de ingående eleverna registreras i varje grupp. Elever kan importeras till schemat från elevregistret via överföringsmoduler eller urklipp. I manualen för Skola24 Schema beskrivs olika metoder för att hålla grupptillhörigheten uppdaterad i schemat. Tjänstefördelning Rapporterna bygger på att en korrekt tjänstefördelning finns registrerad i schemaprogrammet. Observera att om årsramsmodellen (se nedan) används räcker det inte med veckotid, även fältet Total tid (tim) måste vara ifyllt. Även tjänstefördelningsposter som inte ska schemaläggas ska registreras om de innehåller uppgift om att en viss tid avsätts för en arbetsuppgift. Saknas tjänstefördelning helt eller delvis kan man skapa tjänstefördelningsposter från lektionerna i schemat. Öppna Tabell Lektion och ta fram det beräknade fältet *Finns i tjänstefördelning. Ange ett filter = 0 i kolumnen. Markera samtliga framfiltrerade rader, klicka med höger musknapp på det markerade området i tabellen och välj Tjänstefördelning Skapa tjänstefördelning. Funktionen skapar tjänstefördelning för de poster som inte finns sedan tidigare. Fältet Total tid (tim) sätts lika med den summerade lektionstiden. I rapporterna räknas enbart tjänstefördelningens ursprungliga rader med. Ersättningsrader används inte, detta för att inte samma uppgifter ska räknas två gånger. Uppgifter för beräkning av tjänstgöring I första hand bör de generella inställningarna i Nova Rapport under Inställningar Kostnadsberäkning användas. Om dessa inte gäller för en enskild lärare eller ett särskilt ämne (eller kurskod) kan avvikelser registreras i lärartabellen resp. ämnes- eller kurskodstabellen i schemat och därifrån importeras till Nova Rapport. De generella inställningarna i schemat under Inställningar Beräkning av tjänst förs inte över till Nova Rapport. För beräkning av timunderlag, t.ex. hur många timmar som saknas i en lärares tjänst, måste fältet Tjänst % i lärartabellen vara ifyllt. För timanställda lärare ska fältet lämnas tomt. För tillfällig nedsättning i tjänsten eller partiell tjänstledighet kan fältet Nedsättning % användas. Beräkningsmodeller Det finns två olika metoder för beräkning av tjänstgöring, årsramsmodellen och faktormodellen. Under Inställningar Beräkning av tjänst väljer man vilken modell som ska användas. De beskrivs här var för sig. a) Årsramsmodellen Årsram ska registreras för ämne och/eller kurs. Årsramen är det antal timmar under året som en lärare ska undervisa i ämnet eller kursen för att det ska räknas som heltid, dvs. om läraren inte har några andra arbetsuppgifter som ingår i tjänsten. Programmet använder i första hand årsramen för kurskoden och i andra hand om kurskod saknas eller årsram för kurskoden inte finns angiven årsramen för ämnet. Även om evaluering mellan ämnen/kurser med olika årsram inte används i schemat måste årsram anges för att vissa beräkningar ska kunna utföras, t.ex. beräkning av support@novasoftware.se juni /95

11 timkostnaden för en lärare. Sätt då årsramen för ämnet/kursen till det antal undervisningstimmar som betraktas som heltid. Om någon tjänstefördelningspost ska värderas annorlunda, t.ex. på grund av litet elevantal eller undervisning på annat språk, kan fältet Årsram i tjänstefördelningstabellen användas. Heltidstjänst för lärare ska registreras och det är lämpligt att samtliga lärare har samma värde. Det kan anges på något av följande sätt: a) Tiden för heltid anges i årsarbetstid. Om den reglerade arbetstiden för en heltidstjänst är 1360 timmar varav t.ex. 104 timmar avsätts till kompetensutveckling och 200 timmar till allmänna arbetsuppgifter kan heltidstjänst anges till 1056 (= ). Alternativt kan heltidstjänst anges till 1360 timmar, och då kan posterna kompetensutveckling och reglerad arbetstid registreras med s.k. schablonämnen, se avsnitt b) Tiden för heltid anges i undervisningstimmar. Heltidstjänst anges då till exv. 576 eller 504. c) Tjänsteomfattningen anges i procent. Heltidstjänst blir 100. Generella inställningar görs i Nova Rapport under Inställningar Kostnadsberäkningar. Eventuella avvikelser för enskilda lärare görs i schemat. OBS! I Skola24 Schema finns en inställning under Inställningar Beräkning av tjänst där alternativet Beräkna tjänstgöring i % kan väljas. Skola24 Schema räknar då automatiskt med värdet 100 som heltidstjänst för alla lärare och fältet Heltidstjänst döljs i olika tabeller. b) Faktormodellen Om faktormodellen används ska Heltidstjänst för lärare anges i minuter/vecka och fältet Veckotid (i minuter per vecka) användas i tjänstefördelningen. För att de interna beräkningarna i Skola24 Schema ska göras på samma sätt som i Nova Rapport ska följande inställningar vara gjorda under Inställningar Beräkning av tjänst: a) I rutan Utgå från vid beräkning ska alternativet Veckotid och Visa ursprungliga poster vara markerade. b) I rutan Visa ska Minuter och Tid per standardvecka vara markerade. Faktormodellen kan användas för att i stället för ren undervisningstid använda tid inklusive tid till för- och efterarbete. Som Heltidstjänst för lärare kan då anges 2100 min/vecka (= 35 tim/vecka), vilket motsvarar den reglerade arbetstiden under en genomsnittsvecka enligt läraravtalet. Ett avdrag göras för allmänna läraruppgifter eller genomsnittlig tid per vecka för kompetensutveckling på motsvarande sätt som i årsramsmodellen, eller s.k. schablonämnen kan användas för detta, se avsnitt Även om Heltidstjänst för lärare avser enbart undervisningstid kan faktormodellen användas. För ämnen som t.ex. Studiestöd med lite för- och efterarbete kan en låg faktor som exv. 0,7 användas för att vikta detta lägre än vanlig undervisning. Fördela elever på program För att kunna beräkna fördelning av timmarna på program/arbetslag används antalet elever i grupperna och deras programtillhörighet. I grundinställningen används i första hand de faktiska eleverna i grupperna. Saknas elever används fältet Max antal elever för respektive grupp. Det går att ställa in under Inställningar Kostnadsberäkning att programmet ska göra tvärtom. I sista hand används fältet Schablonantal elever i grupp (se sidan 83). Programtillhörigheten hämtas från fältet Program i elevtabellen och om uppgift saknas används gruppens programtillhörighet. Programtillhörighet för gruppen kan registreras i schemats grupptabell eller direkt i Nova Rapport support@novasoftware.se juni /95

12 Tillförlitligheten för rapporterna som fördelar timmar och kostnader på program är förstås beroende av om faktiska elever finns i alla eller de allra flesta grupperna. Planeringsunderlag för elever/studieplaner utnyttjar uppgifter om program och elevernas programtillhörighet. Kurser kopplade till respektive program hämtas från den externa databasen. Studieplaner För att elevers studieplaner ska bli korrekta behöver eleverna vara registrerade med program och eventuell inriktning samt årskurs. Årskurser registreras i schemat under Tabell Årskurs och kan sedan kopplas till eleverna genom klasstabellen. För årskursblandade klasser kan årskurs i stället registreras för varje elev i elevtabellen GENERELLA INSTÄLLNINGAR I NOVA RAPPORT Tjänsteberäkningar Inställningar motsvarande schemats Inställningar Beräkning av tjänst måste göras även i Nova Rapport. Välj Inställningar Kostnadsberäkning. Välj under Tjänsteberäkning vilken beräkningsmodell som ska användas, årsramsmodell eller faktormodell. Tryck Verkställ om du ändrat inställningen, så att rätt fält blir aktiva. a) Årsramsmodellen Registrera en Generell årsram ämne, eventuellt Generell årsram kurskod och Generell heltidstjänst lärare. De värden som används för heltidstjänst i Nova Rapport (alltså inte bara det generella värdet) ska vara registrerade som Heltidstjänst på var sin rad i underformuläret. En schabloniserad Timkostnad ska registreras för varje värde på heltidstjänst. b) Faktormodellen Registrera Heltid minuter/vecka, Månadslön heltid minuter/vecka och en generell Faktor ämne. Minuter/vecka är ett mått som måste kompletteras för olika perioder med en uppgift om hur stor del av läsåret som perioden omfattar. Välj Inställningar Period och fyll i fältet Andel av läsår, exempelvis med 0,5 för Ht och Vt. Lärarlönekostnader Under Inställningar Kostnadsberäkningar ska en del värden anges för att kostnaden för lärarlöner ska beräknas korrekt. Lärarlöner kan beräknas utifrån faktiska löner för varje lärare om dessa uppgifter finns tillgängliga, eller från en schablonkostnad. I underformuläret Schablonkostnad och intervall för beräkning av tjänst visas de värden som förekommer som heltidstjänst för lärare. Skriv en genomsnittlig timkostnad inklusive personalomkostnader för respektive värde på heltidstjänst. När faktiska löner används vid kostnadsberäkningar behöver även antalet månader och nivån på personalomkostnader anges. Fältet Faktor för månader är från början påfyllt med 12,2 för att motsvara antalet månader inklusive semesterlönetillägg. Ändra om nödvändigt support@novasoftware.se juni /95

13 Fältet Faktor för personalomkostnader är påfyllt med ett värde för att motsvara tillägg för arbetsgivaravgifter med mera. Ändra till önskad nivå. Lärarlöner kan importeras från urklipp, via ett Excel-ark eller liknande. Fält som ska vara med är lärarens signatur och månadslön. Signaturen kan bytas ut mot personnummer om detta finns registrerat i schemafilen. Se avsnitt i referensdelen, underrubriken Import Lärarlöner/tjänst från urklipp för en beskrivning av rutinen. Lärarlöner kan fördelas antingen på program eller på konto. För en fördelning av lärarlöner på olika konton behöver dessa registreras. Välj Tabell Konto för detta. Konton kan kopplas till program via Tabell Program Grunddata. Fördelningen på program respektive konto görs utifrån tjänstefördelningen. För blandade grupper delas kostnaden upp i proportion till elevantalet. Lokalkostnader Skolans lokalkostnader kan delas upp i kostnader för allmänna utrymmen, kostnader som hänförs till ett visst program och kostnader som fördelas på programmen i proportion till hur olika salar utnyttjas av olika program. Under Inställningar Kostnadsberäkningar anges dels den totala lokalkostnaden, dels kostnaden för allmänna utrymmen. Denna fördelas på de olika programmen i proportion till elevantalet. I Tabell Program Grunddata kan anges en lokalkostnad som är specifik för ett program. Resterande lokalkostnad fördelas på programmen utifrån salsutnyttjandet. I Tabell Sal går det att ange ett vägningstal för olika salar utifrån deras storlek. Sätt standardvärdet 1 för en normalstor sal, exempelvis 0,7 för en mindre och 1,5 för en större sal utifrån deras lokalyta. Vägningstalen anges i fältet Area. Vägningstalet 1 är standardvärde och behöver inte anges. För en lokal som inte ska ingå i beräkningen av lokalkostnader avmarkeras fältet Underv. Läromedelskostnader Under Inställningar Kostnadsberäkningar anges det totala beloppet för läromedelskostnader. Läromedelskostnad specifik för ett program anges i Tabell Program Grunddata. Läromedelskostnad för olika ämnen anges i Tabell Ämne Grunddata, och fördelas på respektive program i proportion till den undervisning i ämnet som finns på programmet. Resterande kostnad fördelas i proportion till elevantalet. Övriga kostnader Under Inställningar Kostnadsberäkningar kan även anges ett totalbelopp för övriga kostnader. I Tabell Program Grunddata kan anges den kostnad som är specifik för varje program. Resterande kostnad fördelas i proportion till elevantalet. Studieplaner För att elevers studieplaner ska bli korrekta behöver följande villkor vara uppfyllda: För varje program ska programstrukturen registreras (Formulär Program Programstruktur). Programstrukturerna kan importeras från malldatabasen via Import/Export Import Programstrukturer/Kurser. Startår ska finnas registrerade under Formulär Timplan Startår. Eftersom timplanen kan variera från år till år ska det för varje program och startår skapas en timplan (Formulär Timplan Timplan). Se avsnitt och Vid import från schemat ska alternativet Studieplan vara markerat för att studieplaner ska skapas. Genom elevens program- och årskurstillhörigheter kopplas eleven till rätt timplan support@novasoftware.se juni /95

14 Studieplanen kan förändras för enstaka elever. Man kan lägga till avslutade kurser med betyg, lägga till nya kurser och ändra status på befintliga kurser. Välj Formulär Elev Studieplan. Lägg till en avslutad kurs på fliken Avslutade kurser, en pågående kurs på fliken Pågående kurser och en planerad kurs på fliken Planerade kurser. På fliken Sammanfattning kan kurser döljas, t.ex. om eleven läser enligt reducerat program eller om elever som bytt program har med sig kurser från det andra programmet juni /95

15 2. RAPPORTER - ÖVERSIKT I det följande avsnittet presenteras samtliga rapporter. För varje rapporttyp visas kortfattad information om varifrån data hämtas när rapporterna sammanställs. I schemat hämtas uppgifter från vissa fält i tabellerna. I rapportdatabasen finns formulär för inmatning av kompletterande data under Inställningar Rapporter och Inställningar Kostnadsberäkning. En mer omfattande beskrivning av varje rapport och vilka inställningsmöjligheter som finns i avsnitt 4.3 i referensdelen. 2.1 ELEVLISTOR Dessa rapporter bygger på att det finns ett elevbaserat schema. Uppgift om vilka grupper som en lärare undervisar i hämtas från tjänstefördelningen. Grupperna i schemaprogrammets grupptabell kan lämpligen kompletteras med registreringar i fälten Kategori och eventuellt Program. Exempel på inmatning kan vara IV eller EV i fältet Kategori för grupper som gäller individuellt val respektive elevens val. Inmatade kategorier gör det lätt att sortera ut alla grupper där eleverna läser individuellt val/elevens val och skriva ut klasslistor med elevens grupptillhörighet för en viss typ av grupper. Rapporterna under rubriken Elevlistor kräver inga registreringar direkt i Nova Rapport. Elevlistor Beskrivning - Klass/Grupplistor Utskriften ger listor över vilka elever som ingår i varje klass eller grupp. Det finns möjlighet att välja mellan lista med skrivrad eller rutnät, samt att skriva ut undervisande/ansvarig lärare mm. - Klass/Grupplistor per lärare Detta alternativ ger i princip samma listor som det föregående men utskrifterna sorteras efter undervisande lärare. - Grupptillhörighet för elever Rapporten visar vilka grupper inom ett urval som eleverna i en klass ingår i. - Grupplista för elever Välj först ett antal grupper och sedan ett antal elever som ingår i någon av de markerade grupperna. Rapporten ger en lista med vilka av de valda grupperna som resp. elev är placerad i. - Grupper egenskaper En lista som visar information om grupperna i urvalet, t.ex. antal elever, lediga platser, undervisande lärare, period etc. 2.2 TJÄNSTEFÖRDELNING Rapporterna som sammanställer tjänstefördelningen kan delas upp i flera olika typer beroende på hur mycket grunddata som måste vara registrerad. Samtliga rapporter bygger på information från schemats tjänstefördelningstabell. Rapporterna kan sammanställas på flera olika sätt. I de rapporter som innehåller kostnadsberäkningar bygger denna information på vad som registrerats direkt i Nova Rapport. Tjänstefördelning Beskrivning support@novasoftware.se juni /95

16 - Tid Ämne/Kurs Rapporten visar för varje ämne eller kurs de olika tjänstefördelningsposterna med undervisande lärare, elevantal, tid och datumintervall för undervisningen. - Tid lärare Rapporten visar en sammanställning av de valda lärarnas tjänster. - Kostnad Ämne/Kurs Rapporten visar för varje ämne eller kurs de olika tjänstefördelningsposterna med undervisande lärare, elevantal, tid, andel av tjänst och lärarlönekostnad. - Kostnad Lärare Rapporten visar en sammanställning av de valda lärarnas tjänster med kostnadsuppgifter. - Nyckeltal Lärare I denna rapport visas information som kan vara av intresse för att bedöma en lärares arbetsbelastning, t.ex. tjänsteomfattning, antalet olika elever och antal olika kurser under läsåret. - Per Program/Inriktning/Konto/ Ämne/Kurs -Kostnad per Program/Lokal/Läromedel Denna rapport visar en kostnadsjämförelse baserad på antalet lärartimmar per elev och lärarnas lönekostnad. Rapporten kan grupperas och summeras på en rad olika sätt, t.ex. per program, ämne eller konto. Information om elevernas programtillhörighet måste finnas för elever eller grupper. En kostnadsjämförelse per program/inriktning som förutom lärarlönekostnad även tar med lokalkostnad, läromedelskostnad och övriga kostnader. - per lärare och program/konto Rapporten visar lärarnas fördelning av tid och lönekostnad på olika program, inriktningar eller konto i tjänstefördelningen. Dessutom kan man skriva ut en särskild lönerapport. 2.3 PLANERINGSUNDERLAG Planeringsunderlag - Lärare ger en beskrivning av lärarens uppdrag under läsåret. I lärartabellen finns de fält som anger lärarens planerade undervisningstid under läsåret samt ansvar för grupp eller klass. Uppgift om antalet elever visas om det finns elever i grupperna. I rapportdatabasen kan information om övriga arbetsuppgifter sparas. Planeringsunderlag Elev hämtar uppgifter från tjänstefördelningen i schemat för att visa information om varje ämne/kurs eleven ska läsa under året. Planeringsunderlag Beskrivning - lärare Planeringsunderlaget visar lärarens undervisningsgrupper med antal elever, kurser, poäng och tid och kan ställas in på flera olika sätt. Rapporten kan även kompletteras med arbetsuppgifter som inte finns i tjänstefördelningen support@novasoftware.se juni /95

17 Planeringsunderlag Beskrivning - elev I rapporten visas alla ämnen/kurser under läsåret med uppgifter om poäng, kurstyp, lärare, gruppbeteckning och period. 2.4 STUDIEPLAN Studieplanen för elever består av fyra delar som sammanställs i rapporten, avslutade kurser, pågående kurser, planerade kurser och en summering per kurstyp. Kurserna skrivs ut även om kurstyp för kursen saknas, men summeringen per kurstyp blir felaktig. Se till att program/inriktningar finns registrerade för alla elever. Pågående kurser Denna del av rapporten bygger på att det finns ett elevbaserat schema. Underlaget för elevernas pågående kurser importeras från schemaprogrammets tjänstefördelning. När en grupp har tilldelats en kurs i tjänstefördelningen visas denna kurs som pågående för samtliga elever i gruppen eller klassen, om kursens startdatum är passerat. Det går även att tilldela pågående kurser för enskilda elever direkt i Nova Rapport. Avslutade kurser Avslutade kurser kan importeras från betygsregistret (se avsnitt 4.5.2) eller matas in i rapportdatabasen för en elev i taget. Planerade kurser Planerade kurser hämtas i första hand från programstrukturen för det program eller den inriktning eleven har registrerad i elevtabellen i schemat. Från programstrukturen som sparas i rapportdatabasen hämtas alla obligatoriska kurser. De hamnar under planerade kurser så länge de inte finns med vare sig bland avslutade eller pågående kurser. Det går även att tilldela planerade kurser till enskilda elever via Formulär Elev Studieplan. Studieplan Beskrivning - Elev Rapporten visar den individuella studieplanen för en elev med kurserna uppdelade på avslutade, pågående och planerade. För varje kurs redovisas vilken kurstyp den har och längst ned finns en sammanfattning med antalet poäng av varje kurstyp. - Aktuella betyg Rapporten visar för valda elever en lista över kurser med ett visst betygssteg, t.ex. betyget F, alternativt en lista över kurser där betyg saknas. För att uppgifter om vilket läsår en viss kurs ska läsas ska kunna redovisas måste även timplaner registreras. 2.5 LOKALER Det finns en rapport som delar upp den totala lokalkostnaden på registrerade salar. Registrera totala salskostnaden och få den fördelad efter hur mycket olika program använder lokalerna. Varje sal kan viktas efter storlek/utrustning och beroende på vilken typ av sal det är support@novasoftware.se juni /95

18 Lokaler - Lokalkostnad per program/klass - Timmar per sal och program Beskrivning En rapport som per program eller klass visar några nyckeltal, t.ex. andel av skolans elever, andel av salskostnader och lokalkostnaden i kronor. En korsfråga som för varje sal visar utnyttjandet fördelat per program. 2.6 DIVERSE Under denna rubrik finns några sinsemellan helt olika rapporter: Diverse Beskrivning - Kopiera arbetstid till urklipp Om arbetstidslektioner finns i schemat kan dessa kopieras till urklipp för att därifrån klistras in i ett Excel-ark eller importeras till något annat program, t.ex. ett personaladministrativt system. - Undervisande lärare i klass Rapporten visar en lista med de lärare som undervisar i klassen med antingen ämnen eller kurskoder och hur många elever läraren har. - Undervisande lärare på Program/Inriktning - Elevkollisioner mellan grupper Rapporten visar en lista med de lärare som undervisar på programmet/inriktningen med antingen ämnen eller kurskoder och hur många elever läraren har. En tabell som visar hur många elever som är gemensamma mellan en grupp och ett urval av de grupper som finns i grupptabellen. - Rutnät Klass/Lärare/Ämne Rutnät som bl.a. kombinerar lärare, klasser och ämnen. Välj vilket värde som ska visas i skärningspunkten support@novasoftware.se juni /95

19 3. ARBETSGÅNG 3.1 ELEVLISTOR För att kunna skriva ut elevlistor för klasser och grupper krävs endast att elever finns registrerade i dessa. Om fältet Ingående klasser i grupptabellen använts för att ange vilka scheman en grupp ska synas på, måste registreringen ändras så att enskilda elever läggs in i stället för hela klassen. För att underlätta arbetet med utskrifter är det en fördel om fältet Kategori (ev. också Program) i grupptabellen använts för att dela in grupperna i olika typer. För rapporterna under rubriken Elevlistor krävs inga registreringar i Nova rapport eftersom all information kan importeras från schemat. Kompletteringar i schemat 1. Börja med att leta fram de grupper som saknar elever. Välj Tabell Grupp. Tryck på knappen Egenskaper, välj fliken Elever och markera rutan *Faktiskt antal elever. Tryck OK. Gör ett filter på 0 i kolumnen *Faktiskt antal elever. Endast de grupper som saknar elever visas nu. 2. Inmatning av elever i grupper. De grupper och klasser som finns i elevregistret kan föras över till schemat, se manualen för schemaprogrammet för en utförligare beskrivning. För halvklassgrupper och andra grupper som saknas i elevregistret kan följande metod användas för inmatning av elever. Ta fram Tabell Elev och lägg den bredvid Tabell Grupp. Markera den aktuella gruppen i grupptabellen. Klicka med höger musknapp och välj Egenskaper. Välj fliken Koppling i gruppformuläret och tag bort inmatningen i det skrivbara fältet Ingående klasser. Välj fliken Elever. Gör ett lämpligt filter i kolumnen Klass i elevtabellen. Markera de elever som ska ingå i gruppen och dra dem över till gruppformuläret. Klicka på OK. 3. Följande metod kan användas för snabbinmatning av kategorier. Välj Tabell Grupp. Ta fram kolumnen Kategori om den inte är framme. Markera ett antal grupper som hör till samma kategori. Håll ned Ctrl och klicka på kolumnrubriken Kategori. Fönstret Ersätt värde visas. Skriv en valfri kategoribeteckning under Nytt värde och välj OK. 4. Ange maximalt antal elever i grupperna. Maximalt antal elever behöver inte anges men kan vara bra att ha för grupper där man vill ha en översikt över antalet lediga platser samt för grupper där det ännu inte är möjligt att lägga in enskilda elever support@novasoftware.se juni /95

20 Klicka på Egenskaper i grupptabellen och markera fältet Maximalt antal elever på fliken Elever. Välj OK. Använd serieinmatning eller mata in värde för en grupp i taget. Exempel på rapporter 1. Ta fram grupplistor för alla grupper inom en kategori. Välj Rapport Elevlistor Klass/Grupplistor. Välj att sortera på Kategori. Markera alla grupper med den önskade kategorin. Klicka på Granska. Välj Stäng förhandsgranskning för att återgå. 2. Ta fram en lista över grupper inom en kategori. Välj Rapport Elevlistor Grupper - Egenskaper. Välj att sortera på Kategori. Markera alla grupper med den önskade kategorin. Klicka på Granska. 3. Ta fram en rapport som visar vilka lärare som undervisar i en klass. Välj Rapport Diverse Undervisande lärare i klass. Välj klass. Markera klassen och klicka på Granska. 3.2 TJÄNSTEFÖRDELNING I schemaprogrammets tjäntefördelningstabell är normalt fälten Ämne, Kurskod (för gymnasieskolor), Lärare och Klass/Grupp ifyllda, samt en tidsangivelse som antingen är Total tid (tim), dvs. antalet undervisningstimmar under läsåret eller Veckotid, dvs. antalet minuter under en standardvecka. Fälten Kategori och Konto kan användas för att ytterligare dela in rapporternas poster i olika typer, varav endast Kategori läses över från schemat till Nova Rapport. För de rapporter som innehåller kostnadsberäkningar krävs att lärarlöner och/eller schablonlöner har matats in i Nova Rapport. Lärarnas faktiska löner kan antingen importeras från en färdig tabell eller matas in för en lärare i taget. Schablonlöner kan användas i stället för faktiska löner och anges som timkostnad för de värden på heltidstjänst som förekommer. Samtliga kostnadsberäkningar bygger på att antingen standardvärden för heltidstjänst för lärare och årsram alternativt faktor för ämnen har angetts i Nova Rapport och eventuella avvikelser för enskilda lärare resp. ämnen har angetts i schemat alternativt i Nova Rapport. Grundinställningar i Nova Rapport 1. Ange värden på heltidstjänst för lärare och årsram eller faktor för ämne support@novasoftware.se juni /95

21 Välj Inställningar Kostnadsberäkningar. Välj metod för tjänsteberäkningar, Total tid / Årsram eller Minuter/vecka / Faktor. Ange standardvärden för heltidstjänst för lärare (total tid i timmar resp. veckotid i minuter) samt antingen Årsram ämne och Årsram kurskod eller Faktor ämne. Kompletteringar i schemat 2. Ange värde på heltidstjänst för lärare och årsram för ämnen/kurser. Välj Inställningar Beräkning av tjänst. Kontrollera att rätt beräkningsmodell (årsram resp. faktor) är vald. Välj Tabell Lärare Tag fram fälten Heltidstjänst och *Heltidstjänst (ber.). Registrera eventuella avvikelser i fältet Heltidstjänst. Detta bör användas för lärare som t.ex. går efter ett avvikande avtal. För lärare som inte arbetar heltid bör i stället fälten Tjänst% och Nedsättning% användas. Välj Tabell - Ämne. Tag fram fälten Årsram och *Årsram (ber.) respektive Faktor och *Faktor(ber.). Registrera eventuella avvikelser i fältet Årsram resp. Faktor. 3. Ange programtillhörighet för grupper i tjänstefördelningen som saknar elever. Välj Tabell Grupp. Ta fram fälten Program och *Faktiskt antal elever. Gör urval på 0 i fältet *Faktiskt antal elever för att få fram grupper som saknar elever. Registrera programtillhörighet för dessa grupper. Endast ett program kan registreras för varje grupp, ta programmet med flest antal elever i gruppen om den är blandad. Kompletteringar i Nova Rapport Rapporterna bygger på att Heltidstjänst har registrerats på lärare och årsram alternativt faktor för kurser eller ämnen. Man kan välja att skriva ut samtliga tjänstefördelningsposter eller enbart en summering. Tjänstgöringen beräknas i årsramsmodellen som (Total tid (tim) + Resurs (total tid)) * Heltidstjänst för lärare / Årsram för ämne eller kurs, t.ex. 100 * 1056 / 576 = 183,33 och i faktormodellen som (Veckotid + Resurs (veckotid)) * Faktor för ämne eller kurs, t.ex. 160 * 1,6 = 256 Beräkningen påverkas dessutom av fältet Justera längd för lärare (%) i schemaprogrammet. Med värdet 50 i detta fält hade föregående beräkningar blivit 100 * 1056 / 576 * 50% = 91,67 resp. 160 * 1,6 * 50% = 128. Justera längd för lärare (%) påverkar bara beräkningen om något värde finns inmatat i fältet. Programmet använder i första hand årsramen eller faktorn på kursen. Om denna saknas används motsvarande värde för ämnet. Det finns ytterligare ett sätt att förändra årsramen: support@novasoftware.se juni /95

22 Skriv in den årsram resp. den faktor som ska gälla för tjänstefördelningsposten i schemaprogrammets Tabell Tjänstefördelning. Använd fältet Årsram resp. Faktor. Detta ersätter då värdet i fältet *Årsram (ber.) resp. *Faktor (ber.) som annars hämtas från tabellerna Kurskod eller Ämne eller från de angivna standardvärdena. För att kostnadsberäkningen ska fungera måste antingen schablontimkostnad eller faktiska löner registreras i rapportdatabasen. Välj när rapporten tas fram om faktiska löner eller schablontimkostnad ska användas i beräkningarna. Om man har valt faktiska löner, men denna uppgift saknas för någon lärare används istället schablonlöner. Undervisningskostnader kan beräknas antingen med hjälp av schablontimkostnad per timme eller med hjälp av faktiska löner. Programmet innehåller en importfunktion för att mata in alla lärares löner från en tabell. Vill man ändra en enstaka lärares månadslön går det bra att använda Formulär - Lärare. Omräkningstal för personalomkostnader kan ändras i formuläret Inställningar - Kostnadsberäkning. 4. Importera lärarlöner från extern fil till rapportdatabasen. Lärarnas faktiska löner kan importeras från en tabell med [Signatur (ID)] alternativt [Personnummer] samt [Månadslön]. Öppna filen och markera kolumnerna med signatur/personnummer och månadslön. Välj Redigera Kopiera (Ctrl-C). Växla till Nova Rapport. Välj Import/Export Import Lärarlöner/Tjänst från urklipp. De två första raderna i clipboard visas. Markera alternativet Personnummer används i stället för signatur om personnummer används. Markera alternativet Hoppa över första raden i Clipboard om den första raden innehåller rubriker. Klicka på OK. 5. Ange schablonlöner för olika värden på heltidstjänst. Om faktormodellen används och tidsberäkningarna bygger på veckotid (Inställningar Kostnadsberäkning) anges en schablonmånadslön i fältet Månadslön heltid minuter/vecka. Om årsramsmodellen används ska i stället en schablontimkostnad anges. Den registreras under Inställningar Kostnadsberäkning i underformuläret Schablonkostnad och intervall för beräkning av tjänst. Schablontimkostnaden ska till skillnad från månadslönen vara kostnad inklusive personalomkostnader. De värden på heltidstjänst som visas i tabellen är de som förekommer i fältet Heltidstjänst i lärartabellen i schemaprogrammet eller har angetts som Generell heltidstjänst lärare i formuläret Inställningar Kostnadsberäkning. Välj Inställningar Kostnadsberäkning. Fyll på tabellen med önskade värden (skriv enbart t.ex. 650 i kolumnen Timkostnad, kr fylls på automatiskt). Klicka på OK. 6. Kontrollera att rätt program är angivet för inriktningarna. Välj Tabell Program Grunddata support@novasoftware.se juni /95

23 Normalt har fältet Program fyllts i automatiskt vid import av program från malldatabasen (se avsnitt 3.4.4). Kontrollera att rätt program är registrerat. Observera att fältet Program ska vara ifyllt inte bara för inriktningar utan även för rena program support@novasoftware.se juni /95

24 Exempel på rapporter 1. Ta fram en lista på tjänstefördelningen för ett konto. Välj Rapport Tjänstefördelning Per Program/Inriktning/Konto/Ämne/Kurs. Välj Konto under Urval/Sortering. Markera kontot i listan. Välj Visa samtliga tjänstefördelningsposter under Utskrift Typ av lista. Klicka på Granska. 2. Ta fram en rapport som visar kostnaden per ämne i tjänstefördelningen baserat på schablontimkostnad. Välj Rapport Tjänstefördelning Kostnad/Ämne/Kurs. Välj att gruppera rapporten per ämne. Välj alternativet Använd schablontimkostnad. Välj alternativet Endast summering. Markera alla ämnen och klicka på Granska. 3. Ta fram en rapport som visar tjänstefördelning och kostnad fördelat på program. Använd faktiska löner. Observera att denna rapport bygger på att elevernas programtillhörighet finns registrerad i schemat. Program och inriktningar registreras i schemats Tabell - Program och kan sedan anges för elever, klasser och grupper i respektive tabell i schemat. Om elever finns i alla grupper räcker det med att ange program i elevtabellen. Komplettera med inmatning för klasser och grupper där elever för tillfället saknas (se punkt 4 ovan under Kompletteringar i schemat). Välj Rapport Tjänstefördelning Kostnad Program/Lokal/Läromedel. Välj visning av Program. Välj alternativet Använd faktiska löner där sådana finns. Markera samtliga program och klicka på Granska. 4. Ta fram en rapport som visar hur en lärares lön fördelas på olika konton. Välj Rapport Tjänstefördelning Per lärare Program/Konto. Välj att summera per konto. Markera en lärare och klicka på Granska. 5. Ta fram en lista med summerad tjänstefördelning för samtliga lärare som även räknar på hur den planerade tiden för varje lärare utnyttjats och kostnaden för varje lärare. Välj Rapport Tjänstefördelning Kostnad Lärare. Markera samtliga lärare. Klicka på Granska. 3.3 PLANERINGSUNDERLAG Två rapporttyper är avsedda för information till lärare. Planeringsunderlag lärare innehåller information om vilka undervisningsgrupper som ingår i tjänsten, antalet timmar och antalet elever i support@novasoftware.se juni /95

25 varje grupp. Det finns även möjlighet att skriva ut arbetsuppgifter som inte finns med i tjänstefördelningen i schemat och att ange en generell text för arbetsuppgifter som gäller alla lärare. Planeringsunderlag elev visar de kurser som en elev är registrerad på under läsåret tillsammans med bl.a. start- och slutdatum för kursen och uppgift om lärarledd tid. Kompletteringar i schemat 1. Registrera tjänstestorlek för varje lärare. Ta fram Tabell Lärare och se till att kolumnerna Tjänst % och Nedsättning % är synliga. Se till att fältet Tjänst % i lärartabellen är ifyllt med rätt värde. För timanställda lärare ska fältet lämnas tomt. För lärare med tillfällig nedsättning i tjänsten eller partiell tjänstledighet kan fältet Nedsättning % användas. 2. Kontrollera att poängtal är angivet för alla kurser i tjänstefördelningen. Ta fram Tabell Tjänstefördelning och fälten Poäng under läsåret samt *Poäng under läsåret (ber.) För kurser som läses över flera läsår ska fältet Poäng under läsåret fyllas i med ett värde som motsvarar den del av kursen som läses under det aktuella läsåret. För övriga tjänstefördelningsposter är fältet *Poäng under läsåret (ber.) ifyllt med kursens poängtal. Saknas detta eller är felaktigt kan det kompletteras i Tabell Kurskod. Kompletteringar i Nova Rapport 3. Registrera arbetsuppgifter för varje lärare. Välj Formulär Lärare. Välj en lärare. Skriv under rubriken Beskrivning av tjänst sådana arbetsuppgifter som inte finns med i tjänstefördelningen och inte värderas i undervisningstid. 4. Komplettera med information om gemensamma arbetsuppgifter Välj Inställningar Rapporter. Skriv under Generell text i planeringsunderlag sådana arbetsuppgifter som gäller samtliga lärare, t.ex. konferenser och fortbildning. Exempel på rapporter 1. Ta fram planeringsunderlaget för en lärare. Välj Rapport Planeringsunderlag Lärare. Markera läraren i listan. Gör eventuella val för rapportens utseende. Klicka på Granska. 2. Ta fram planeringsunderlaget för en elev. Välj Rapport Planeringsunderlag Elev. Markera eleven i listan. Gör eventuella val för rapportens utseende. Klicka på Granska support@novasoftware.se juni /95

26 3.4 STUDIEPLAN I Nova Rapport sammanställs alla kurser eleven läser under året. Detta kan kompletteras med alla avslutade kurser som eleverna läst tidigare och de kurser som är planerade enligt elevens val av program och inriktning. För att få studieplanen komplett krävs även registrering av de planerade kurser som eleven har valt inom ramen för individuellt val och programfördjupningskurser ÖVERSIKT Kurserna delas in i följande sex kurstyper: Kurstyp Förklaring GG PG PI PF IV GA Gymnasiegemensamma ämnen Programgemensamma ämnen Inriktningsämnen Programfördjupning Individuellt val Gymnasiearbete I studieplanen redovisas till vilken kurstyp varje kurs hör på det aktuella programmet. En kurs kan ha olika kurstyp på olika program. Pågående kurser hämtas från tjänstefördelningen och elevernas grupptillhörighet. Avslutade kurser med tillhörande betyg kan importeras från elevregistret. Planerade kurser hämtas från programstrukturen för elevens valda inriktning. Valbara kurser läggs till individuellt KOMPLETTERINGAR Punkterna i listan nedanför beskrivs en och en i den följande texten. 1) Ange elevernas programtillhörighet och årskurs 2) Importera programstrukturer från malldatabasen 3) Justera programstrukturen 4) Ange standardkurstyp 5) Fasta kurstyper 6) Språkschablon 7) Import av avslutade kurser 8) Utjämning av poäng mellan kurstyper 9) Lägg till planerade kurser som väljs individuellt support@novasoftware.se juni /95

27 10) Finjustering för enskilda elever 11) Kontroll av elevernas poängtal För att titta på studieplanen för en enskild elev använder du följande rapport: Välj Rapport Studieplan Elev. Markera en eller flera elever. Ställ in det utseende som du vill ha på rapporten och klicka på Granska KOMPLETTERINGAR I SCHEMAT 1. Ange programtillhörighet och, om möjligt, inriktning för eleverna. Detta kan t.ex. läggas in i schemat genom snabbinmatning om alla elever i en klass tillhör samma program och inriktning. Beteckningarna för programmen och inriktningarna måste först registreras i Tabell Program. Öppna Tabell Elev och gör ett filter på den eller de klasser där samma programbeteckning ska matas in. Se till att kolumnen Program är synlig. Markera samtliga rader. Håll ned Ctrl-tangenten och klicka på rubriken Program. Formuläret Ersätt värde öppnas. Skriv in den önskade programbeteckningen och tryck OK. Alternativt kan programtillhörigheten importeras från en tabell via urklipp. Öppna den tabell som innehåller uppgifter om elevernas program. Markera de fält som ska importeras och kopiera (Ctrl-C) dem. Växla till schemaprogrammet. Välj Tabell Elev. Kontrollera att alla fält finns med och i rätt ordningsföljd: Obligatoriska fält är ID(personnummer) och Program. Ändra ordningen vid behov. Klistra in (Ctrl-V) de kopierade fälten. Svara på frågan om första raden innehåller rubriker. Svara Ja på frågan om befintliga poster ska uppdateras KOMPLETTERINGAR I NOVA RAPPORT För att studieplaner för elever ska kunna skrivas ut måste uppgifterna i schemat kompletteras med information om vilka kurser man ska läsa på ett visst program, vilka typer som de olika kurserna hänförs till och antalet poäng av varje kurstyp. En importfunktion hämtar dessa programstrukturer från malldatabasen, som innehåller information om alla nationella program. 2. Uppgifter som importeras är Program, Kurskoder, Antal poäng och Kurstyper samt hur många poäng av varje kurstyp som ingår i programmet. Välj Import/Export Import Programstruktur/Kurser. Markera alternativet Programstruktur och relaterade kurser. Markera de program och inriktningar som förekommer på skolan. Markera önskade program och inriktningar och klicka på OK support@novasoftware.se juni /95

28 Välj återigen Import/Export Import Programstruktur/Kurser. Markera alternativet Kurser i moderna språk. Markera de kurser i Moderna språk som förekommer på skolan. Gör likadant med alternativet Kurser i modersmål. 3. Justera programstrukturen. Som programfördjupningskurser importeras de kurser som får erbjudas som fördjupningskurser på respektive program eller inriktning. Ta bort sådana kurser som skolan inte erbjuder och lägg till de kurser som eventuellt saknas. Kurser som erbjuds som individuellt val ska inte registreras, utan standardkurstyp ska användas i stället (se punkt 4). Välj Formulär Program Programstruktur. Välj ett program eller en inriktning. Markera överflödiga kurser i underformuläret Kurskoder kopplade till programmet. Det går att markera flera kurser åt gången om de ligger intill varandra i tabellen. Tryck Delete för att ta bort. Gå till nedersta raden och skriv in de kurser som ska läggas till. Ange PF som kurstyp. Poängtalet hämtas automatiskt. Klicka på Verkställ. För särskilda varianter eller liknande använder man lämpligen knappen Kopiera programstruktur för att sedan göra de justeringar som behövs. Programstrukturer som registrerats går att skriva ut: Tryck på Utskrift av programstruktur. 4. Det är praktiskt att lägga till en standardkurstyp som används när inget annat har angivits. Detta passar bra för kurser som ska räknas som individuella val. Välj Inställningar Rapporter. Välj IV som standardkurstyp. Klicka på Verkställ. 5. För kurser som alltid eller nästan alltid har samma kurstyp, t.ex. SVASVA01, kan man ange kurstyp generellt. Det går också att välja att kursen ska ersätta en annan kurs. Exempel på detta är kursen SVASVA01 som ersätter SVESVE01 om denna kurs inte redan är registrerad som avslutad eller pågående för den aktuella eleven. Ange då IV för den kurs som ska ersättas. Om eleven har läst både SVASVA01 och SVESVE01 kommer SVESVE01 att hänföras till individuellt val. Välj Tabell Program Studieplan generellt. Ange kurskod och kurstyp. Ange kurskod för den kurs som ska ersättas under rubriken Dölj och ange vilken kurstyp som den ersatta kursen ska ha om den ändå läses. Klicka på Verkställ support@novasoftware.se juni /95

29 6. Normalt registreras språkschablonen i samband med att ett program/inriktning importeras. Språkschablonen används för att ge elever rätt kurstyp för kurser inom moderna språk. Gör så här om språkschablonen behöver registreras manuellt eller justeras: Välj Formulär Program Programstruktur. Välj ett program eller en inriktning, t.ex. NANAT. Gå till fliken Språkschablon: välj en kurstyp, ange poängtal och sortering 1. För NANAT bör i första hand kurstypen PG väljas med omfattningen 100 poäng. För t.ex. språkinriktning på humanistiska programmet läses språkkurser både som programgemensamma kurser och som programinriktningskurser. Då registreras en rad för respektive kurstyp med aktuellt poängtal och med sortering 1 för programgemensamma kurser och 2 för programinriktningskurser. Klicka på Verkställ. De kurser som ska hanteras av språkschablonen ska ha rutan Språk markerad i Tabell Kurskod. Vid import av språkkurser sker detta automatiskt. Justera om nödvändigt. 7. Avslutade kurser kan importeras från elevregistret. Fälten ElevID och Kurskod måste finnas med i den tabell som importeras. Se avsnitt för en utförligare beskrivning. För att kontrollera tabellen och vid behov ändra kolumnernas ordningsföljd, kan det vara lämpligt att först klistra in i en Excelfil och därifrån göra importen till Novaschem. Öppna den tabell som ska importeras. Markera de kolumner som innehåller den önskade informationen. Observera att fältens ordningsföljd måste vara: ElevID och Kurskod. Kopiera kolumnerna (Ctrl-C). Växla till Nova Rapport. Välj Import/Export Import Avslutade/pågående kurser. De tre första raderna i urklippet visas. Markera alternativet Hoppa över första raden i clipboard om den första raden består av fältnamn. Klicka på Importera support@novasoftware.se juni /95

30 8. Det finns en funktion för att jämna ut kurserna mellan olika kurstyper, t.ex. när en elev läser extra valbara kurser istället för individuella val. Utjämning sker bara om den avlämnande kurstypen har överskott och den kurstyp som ska tillföras kurser har underskott. I exemplet nedan ska ett överskott på programfördjupningskurser räknas som individuellt val. Välj Tabell Program Kurstyp. Registrera kurstyp som ska ta emot ett eventuellt överskott i fältet längst till höger. Klicka på OK. 9. Planerade kurser som väljs individuellt kan läggas in för en elev i taget. Välj Formulär Elev Studieplan, fliken Planerade kurser. Välj elev. I tabellen visas vilka kurser som redan är planerade för eleven genom val av program och inriktning. Klicka på knappen Ändra/Lägg till planerad kurs. Fyll i uppgifter om den planerade kursen och tryck Lägg till. 10. Kurser kan behöva justeras för enskilda elever. Välj Formulär Elev Studieplan, fliken Pågående kurser och välj elev. Tryck på knappen Ändra/Lägg till pågående kurs för att lägga till pågående kurser som inte finns i tjänstefördelningen. Välj Formulär Elev Studieplan, fliken Sammanfattning. I underformuläret Reducerade/utökade kurser kan utökad kurs (U) och reducerad kurs (R) registreras. Ange Kurskod, U resp. R och Datum för beslutet. Eventuella avslutade kurser som ska döljas i studieplanen kan registreras i underformuläret Kurskoder som ska döljas. Det kan exempelvis röra sig om en elev som går om årskurs 1 på ett annat program, och där avslutade kurser från elevens gamla program ska döljas. Välj Formulär Elev Studieplan, fliken Samtliga kurser och välj elev. I tabellen visas samtliga kurser på elevens studieplan, avslutade, pågående och planerade. Om kurstypen behöver ändras för någon kurs väljs den korrekta kurstypen under Alt.Kurstyp support@novasoftware.se juni /95

31 11. För att snabbt kontrollera att alla elever får sina poäng kan man välja att skriva ut en rapport för alla eleverna i en klass. Det går att välja vilka kategorier av kurser som ska visas (avslutade, pågående och/eller planerade). Planerade kurser visas bara om de har ett startdatum under innevarande läsår, dvs. de ska finnas i tjänstefördelningen men startdatum ska inte ha passerats. Den totala kurspoängen visas, liksom poängen för kurser betygsatta med F och poängdifferensen per kurstyp mot vad som gäller för programmet. Välj Formulär Elev Summering Studieplan. Välj vilka kurser (avslutade, pågående, planerade) som ska summeras. Välj klass i listan. Tryck på Skriv ut sammanställningen. Studieplaner för elever kan skrivas ut. Rapporten är en lista sorterad efter avslutade, pågående och planerade kurser där de satta betygen skrivs ut. Välj Rapport Studieplan Elev. Markera en eller flera elever. Klicka på Granska. I rapporten Planeringsunderlag Elev kan lärarledd tid visas. Rapporten visar pågående kurser, och lärarledd tid hämtas från tjänstefördelningen i schemat. 3.5 TIMPLANER Timplanerna förutsätter att program/inriktningar finns registrerade, att kurser finns kopplade till program/inriktningar, att program/inriktning finns kopplat till eleverna och att årskurs finns registrerad på eleverna. Timplanerna registreras i tre steg i tre olika formulär: Startår: Registrera startår som ska användas. Startåret ska vara det år som eleverna påbörjar utbildningen. Timplan: Skapa timplaner genom att koppla samman program, startår, antal år och antal perioder per år. Detta gör det möjligt att ha olika timplaner för olika startår, t.ex. om upplägget av utbildningen ändras. Timplan/Kurs: Formuläret är uppdelat på två flikar. På den första fliken, Poängfördelning obligatoriska kurser, registreras för varje obligatorisk kurs under vilka perioder/år som den ska läsas och antal poäng per period. Lärarledd tid kan registreras i Tabell Kurskod, men eftersom den kan variera t.ex. mellan olika program kan avvikelser registreras här. Den andra fliken, Poängfördelning ej obligatoriska kurser, fungerar på motsvarande sätt, men man anger fördelningen totalt för de olika ej obligatoriska kurstyperna. Kurser som kopplats till ett program/inriktning kopplas automatiskt till alla poängplaner som hör till programmet/inriktningen. Med hjälp av elevens program/inriktning och årskurs beräknas startåret och därmed vilken timplan elevens ska följa. Välj Formulär Timplan Startår. Registrera t.ex. startåren 2015, 2016 och Klicka på OK. Välj Formulär Timplan Timplan. Markera programmen SAMED och SASAM och startåren 2015, 2016 och Ange Antal år: 3 och Antal perioder per år: 2 (exempelvis) support@novasoftware.se juni /95

32 Klicka på Lägg till Timplan och stäng formuläret. Välj Formulär Timplan Timplan Ämne/Kurs Välj poängplan: SASAM_3_2_2015. Mata in poängfördelning för de gemensamma kurserna, exempelvis enligt tabellen nedan. Klicka på Verkställ. Kurskod Kursnamn Poäng ENGENG05 Engelska ENGENG06 Engelska HISHIS01b Historia 1b IDRIDR01 Idrott och hälsa MATMAT01b Matematik 1b MATMAT02b Matematik 2b NAKNAK01b Naturkunskap 1b RELREL01 Religionskunskap SAMSAM01b Samhällskunskap 1b SVESVE01 Svenska SVESVE02 Svenska SVESVE03 Svenska FIOFIO01 Filosofi PSKPSY01 Psykologi GEOGEO01 Geografi HISHIS02a Historia 2a RELREL02 Religionskunskap SAMSAM02 Samhällskunskap SAMSAM03 Samhällskunskap GYARSA Gymnasiearbete För kurstyper där kurserna inte är obligatoriska kurser behöver man registrera poängfördelning på perioderna på respektive kurstyp. Gå till fliken Poängfördelning kurstyp support@novasoftware.se juni /95

33 Mata in följande på kurstyperna och klicka på OK. Kurstyp Kursnamn Poäng PF Programfördjupningar IV Individuellt val På detta sätt matar du snabbt in timplanerna för utbildningar som liknar varandra. Det är möjligt att välja vilka kurstyper som ska kopieras. Om t.ex. endast de gymnasiegemensamma kurserna är lika tas markeringen för övriga kurstyper bort. Välj poängplan: SAMED_3_2_2015. Klicka på knappen Kopiera från annan timplan. Avmarkera alternativet Inriktningskurser Ange Timplan: SASAM_3_2_2015 och klicka på OK. Komplettera med de inriktningskurser som gäller för SAMED juni /95

34 4. REFERENSDEL 4.1 TABELL Tabellerna gör det möjligt att visa många poster samtidigt. I tabellvyerna finns ovanför själva tabellen en kryssruta där man kan välja att visa arkiverade poster i stället för aktuella. Skrivskyddade fält skrivs med grå textfärg. Alla tabeller har knapparna OK, Verkställ och Avbryt. Klicka på Avbryt för att stänga tabellen utan att spara några ändringar. Klicka på OK för att spara ändringar i databasen och stänga tabellen. Klicka på Verkställ för att enbart spara ändringar men behålla tabellen öppen. Verkställ och OK är släckta tills någon ändring gjorts i tabellen. Ta bort rader genom att markera önskad rad längst till vänster och sedan trycka på Delete SORTERING I TABELLER Fältordningen går inte att ändra i tabellerna, men sorteringen går att ställa in utan begränsningar. Flytta om fälten i listboxen för sortering till önskad sorteringsordning. Markera ett fältnamn och flytta det sedan med hjälp av knapparna Upp och Ner. Fältet högst upp blir första sorteringsfält, fältet under blir andra sorteringsfält osv. Det går att välja om sorteringen ska ske stigande eller fallande. Klicka på Sortera för att sorteringen ska verkställas. Klicka Upp/Ner för att flytta om fälten i listboxen. Klicka på Sortera för att uppdatera tabellens sortering support@novasoftware.se juni /95

35 4.1.2 LÄRARE Förutom fälten Signatur, PersonNr, Förnamn och Efternamn finns följande fält i tabellen: Tjf Mlön Tjänst% Nedsättn% Program Kategori Arkiv En asterisk anger att läraren förekommer i tjänstefördelningen. Lärarens månadslön exklusive personalomkostnader. Lärarens tjänsteomfattning. Eventuell nedsättning i förhållande till lärarens grundtjänst, t.ex. på grund av partiell tjänstledighet. Här kan läraren knytas till ett program. Kostnaden för de delar av tjänsten som inte på annat sätt knyts till något program kommer att belasta lärarens program. Textfält som kan användas för valfri information. Fältet är kopplat till motsvarande fält i schemaprogrammet. Om rutan markeras blir läraren arkiverad. Raden döljs då i tabellen, men kan tas fram genom att markera rutan Visa arkiverade. Om rutan Arkiv avmarkeras blir läraren åter aktiverad. Uppgifter om månadslön går att importera i tabellform, se avsnitt ELEV - GRUNDDATA Använd tabellen för att registrera avvikande poängplan. Förutom fälten Klass, PNr, Efternamn, Förnamn, Epost och Telefon finns följande fält i tabellen: Program År AntGrp Timplan Kategori Arkiv Elevens program och eventuell inriktning enligt schemat. Elevens årskurs enligt schemat. Beräknat fält som anger i hur många grupper (förutom sin klass) som eleven ingår. Här visas den timplan som gäller för eleven utifrån programtillhörighet och årskurs. Textfält som kan användas för valfri information. Fältet är kopplat till motsvarande fält i schemaprogrammet. Om rutan markeras blir eleven arkiverad. Raden döljs då i tabellen, men kan tas fram genom att markera rutan Visa arkiverade. Om rutan Arkiv avmarkeras blir eleven åter aktiverad. Komplettera program för elever som saknar program från elevens klass Knappen kompletterar programbeteckningar för elever där den saknas. Uppgiften hämtas från den programbeteckning som registrerats för den klass som eleven tillhör, se avsnitt ELEV ELEVLAGRADE KURSER/ÄMNEN Använd tabellen främst som en kontrollfunktion på vad som finns lagrat i elev/kurstabellen. Det är möjligt att ändra och ta bort lagrad kurstyp och ta bort rader som lagrats i tabellen av misstag support@novasoftware.se juni /95

36 Tabellen innehåller i grundutformningen en lista över alla kurser som finns lagrade på elevnivå. Alla avslutade kurser finns med, liksom pågående kurser utanför tjänstefördelningen, planerade kurser som inte ingår i någon programschablon, kurser som ska ha en kurstyp som avviker från schablonerna och dessutom alla kurser som ska döljas. Om rutan Inkludera ämnen/kurser från tjänstefördelningen markeras, visas även elevernas pågående kurser utifrån den registrerade tjänstefördelningen, dvs. inte bara elevlagrade kurser. Fält i tabellen förutom elevens klass, namn, ID, personnummer och programtillhörighet och kursens kurskod är följande: Pg Status Startdatum Slutdatum Notering Kursens poäng. Visar om kursen är avslutad, pågående eller planerad. Kursens startdatum. Kursens slutdatum. Information i detta fält kan skrivas ut i elevernas studieplaner. Betyg Visar betyg på avslutade kurser. Betyg kan importeras, se avsnitt Endast fälten Startdatum, Slutdatum, Notering och Betyg är skrivbara i tabellen. Ta bort rader genom att markera önskad rad längst till vänster och sedan trycka på Delete ELEV SÄRSKILDA INSATSER Tabellen kan användas för att registrera särskilda insatser och aktiviteter för eleven, t.ex. arbetsplatsförlagda inslag för elever på introduktionsprogram i gymnasieskolan eller elever med anpassad studiegång på grundskolan. Varje elev kan bara förekomma på en rad i tabellen. Förutom elevens klass, personnummer, namn och programtillhörighet finns följande fält i tabellen: Program Syfte Mål Insatser Startdatum Slutdatum Arkiv Elevens program och eventuell inriktning. Avsikten med insatsen. Det mål som ska uppnås med insatsen. Beskrivning av insatsen. Insatsens startdatum. Insatsens slutdatum. Om rutan markeras blir eleven arkiverad. Raden döljs då i tabellen, men kan tas fram genom att markera rutan Visa arkiverade. Om rutan Arkiv avmarkeras blir eleven åter aktiverad. Namnen på fälten Syfte, Mål och Insatser kan ändras. Detta görs under Inställningar Rapporter, fälten Rubrik huvud srudieplan 1, Rubrik huvud studieplan 2 resp. Rubrik fot studieplan, se avsnitt support@novasoftware.se juni /95

37 4.1.6 PROGRAM KURSTYP I denna tabell registreras för en gymnasieskola de olika förekommande kurstyperna, t.ex. GG Gymnasiegemensamma ämnen och IV Individuellt val. De vanliga kurstyperna är förregistrerade. Kurstyperna används i elevernas studieplaner. Kolumnen Obl anger att de kurser på en studieväg som hänförs till kurstypen är obligatoriska. Kolumnen Sort anger i vilken ordning som kurserna ska redovisas i elevens studieplan. I KTypÖverskott anges en annan kurstyp till vilken ett eventuellt poängöverskott ska föras. Exempel: På en studieväg ska eleven läsa 400 poäng kurser som hänförs till PF Programfördjupningar. Om eleven i stället har läst sådana kurser motsvarande 500 poäng kan överskjutande 100 poäng föras över till exempelvis individuellt val om kurstypen IV anges för överskottet. I kolumnen NamnEn kan ett alternativt namn på engelska anges för kurstypen, som används vid utskrift av studieplaner på engelska. Genom knappen Komplettera kurstyper kan ytterligare information läsas in från malldatabasen, bland annat med de engelska namnen på kurstyperna PROGRAM GRUNDDATA Använd tabellen främst som en kontrollfunktion på vad som finns lagrat i malldatabasen. Det är möjligt att ändra programmets/inriktningens namn, vilket program som är kopplat till en inriktning, poäng på programmet, lärarledd tid, lokalkostnad, lokaltillägg, läromedel och konto. Välj Tabell Program Grunddata. Dessa fält finns i tabellen: Prog/Inr Namn Inriktning Program Programmets/inriktningens beteckning. Programmets namn. Inriktningens namn. För en inriktning det program som inriktningen tillhör support@novasoftware.se juni /95

38 Konto Lokalkostnad Läromedel Övr kost AE Org HF Arkiv Det konto som kostnader som hänför sig till programmet ska belasta om inget annat angivits. Kontot måste vara registrerat i Formulär Konto. Fältet används i rapporten Tjänstefördelning per lärare och konto. En fast lokalkostnad för programmet kan anges här. Kostnaden kan avse utrymmen som används av programmet men som inte schemaläggs eller schemaläggs ofullständigt. Den läromedelsbudget som programmet/inriktningen disponerar. De övriga kostnader som ska belasta programmet. Ett beräknat fält som anger antalet elever som är registrerade på programmet/inriktningen. Ett planerat elevantal på programmet/inriktningen. Anger om programmet är högskoleförberedande. Om rutan markeras blir programmet arkiverat. Raden döljs då i tabellen, men kan tas fram genom att markera rutan Visa arkiverade. Om rutan Arkiv avmarkeras blir programmet åter aktiverat. Observera att det inte går att ta bort program som är registrerade som program för en inriktning PROGRAM STUDIEPLAN GENERELLT Använd tabellen för att registrera generella kurstyper för kurser och om kursen ska ersätta en annan kurs. Välj Tabell Program Studieplan generellt. Tabellen innehåller fyra fält, Kurskod, Kurstyp, DöljKurskod och Kurstyp. Samtliga elever med den tilldelade kursen kommer att få den generella kurstypen, om inte kurstypen definierats på annat sätt, t.ex. via elev eller program support@novasoftware.se juni /95

39 Fältet DöljKurskod kan användas för att dölja en kurs som ska ersättas av den angivna kurskoden. Kursen döljs endast om den är planerad och tilldelad via programstrukturen. Fältet Kurstyp utnyttjas om en elev t.ex. läser SVASVA01 som gymnasiegemensamt ämne och samtidigt läser SVESVE01 som individuellt val. Kurstypen för SVESVE01 kan sättas till IV fast kursen egentligen tillhör ett gymnasiegemensamt ämne. Funktionen är tänkt att användas för t.ex. SVASVA01 och SVASVA02 som kan ersätta SVESVE01 och SVESVE02 som gymnasiegemensamt ämne. Den fungerar även för avslutade kurser där ingen kurstyp angivits KLASS/GRUPP Använd tabellen för att kontrollera registrerade grupper och klasser. Tabellen gör det möjligt att ta bort grupper ur Nova Rapport. Två beräknade fält som inte finns i schemat är grupper som har kurskod kopplad via Nova Rapport och kurskoder kopplade till gruppen via tjänstefördelningen. Välj Tabell Klass/Grupp. Dessa fält finns i tabellen: Klass/Grupp Kategori Årskurs Program Elever Tjf tid Klass Arkiv Klassens/gruppens ID. Textfält som kan användas för valfri information. Fältet är kopplat till motsvarande fält i schemaprogrammet. Fältet är kopplat till motsvarande fält i schemaprogrammet. Fältet är kopplat till motsvarande fält i schemaprogrammet. Gruppens faktiska elevantal. Den tid som finns tjänstefördelad på gruppen. Rutan ska vara markerad för klasser och omarkerad för andra grupper. Om rutan markeras blir klassen/gruppen arkiverad. Raden döljs då i tabellen, men kan tas fram genom att markera rutan Visa arkiverade. Om rutan Arkiv avmarkeras blir klassen/gruppen åter aktiverad SAL Använd tabellen för att registrera faktor för area och uppgift om salen ska ingå i fördelning av undervisningstid för beräkning av salskostnad. Välj Tabell Sal. Dessa fält finns i tabellen: Sch Sal Beskrivning En asterisk i fältet anger att salen finns i schemat. Salens ID. Uppgiften kan importeras från fältet Text i salstabellen i schemat support@novasoftware.se juni /95

40 Utrustning Kategori Platser Uppgiften kan importeras från motsvarande fält i schemat. Uppgiften kan importeras från motsvarande fält i schemat. Antal platser i salen. Värdet hämtas från salstabellen i schemat. LektTid (Lektionstid). Ett beräknat fält som visar den sammanlagda tiden under läsåret för de lektioner som är placerade i salen. Faktor area Fältet används för att ge stora och små salar ändrad vikt när lokalkostnaden räknas ut. Standardvärdet är 1. Underv (Undervisning). Fältet avmarkeras för att ange att lektionerna i en sal inte ska ingå i beräkningen av lokalkostnaden ÄMNE GRUNDDATA Använd tabellen för att registrera uppgift om kostnad för läromedel, schablontid och vilken ämnestyp som ämnet ska räknas till. Välj Tabell Ämne Grunddata. Dessa fält finns i tabellen: Ämne Ämnesnamn Ämnets ID. Ämnets namn i klartext. Uppgiften kan importeras från motsvarande fält i schemat. Kat (Kategori) Uppgiften kan importeras från motsvarande fält i schemat. Ämnestyp Läromedel Årsram Fältet används för att dela upp lärarens undervisning på olika ämnestyper. Standardvärdet är U (Undervisning). Ange Ö för övriga arbetsuppgifter. Den läromedelsbudget som ämnet disponerar. Ämnets årsram. Uppgiften kan importeras från motsvarande fält i schemat. ÅrsramBer Det beräknade värdet på årsramen utifrån grundinställningen, se avsnitt Ämne SCB Betygsämne Fältet kan användas för att ange att ett ämne vid rapportering till SCB ska hänföras till ett annat ämne. Exempel: Ämnena Sltx och Sltm ska vid rapportering till SCB hänföras till ämnet Sl. Observera att även ämnet Sl måste vara registrerat i tabellen för att kunna användas i kolumnen. Rutan ska vara markerad för betygsämnen. SchTid (Schablontid) När ett timtal registreras i detta fält kan det utnyttjas för att tilldela lärare tid i förhållande till tjänstens storlek. Exempel: Om ämnet Kompetensutveckling tilldelas en schablontid på 104 timmar, kommer en lärare som tjänstgör halvtid att få en tid på 52 timmar. Ämnesområde För elever i träningsskolan eller på individuellt program i gymnasiesärskolan kan undervisningen organiseras i ämnesområden i stället för ämnen. Ämnesområdet registreras som ett ämne, och markeras som ämnesområde genom att ämnesområdets beteckning anges även i kolumnen Ämnesområde. Det är också möjligt att registrera flera ämnen, till exempel bild och musik, och knyta dem till samma ämnesområde, t.ex. ämnena bild och musik knyts båda till support@novasoftware.se juni /95

41 ämnesområdet Estetisk verksamhet. (Tänk i så fall på att inte använda samma beteckning för bild som en del av ett ämnesområde som för det ordinarie ämnet bild). Arkiv Om rutan markeras blir ämnet arkiverat. Raden döljs då i tabellen, men kan tas fram genom att markera rutan Visa arkiverade. Om rutan Arkiv avmarkeras blir ämnet åter aktiverat. Knappen Komplettera kan användas för att komplettera saknade ämnesnamn från malldatabasen. Däremot kompletteras inte tabellen med nya ämnen KURSKOD Använd tabellen för att registrera vilka kurser som ska ingå i språkschablonen, se avsnitt i metoddelen. Välj Tabell Kurskod. Dessa fält finns i tabellen: Tjf Kurskod Kursnamn Poäng Ämne En asterisk i kolumnen anger att kurskoden används i tjänstefördelningen. Kursens kurskod. Kursens namn. Kursens poängtal. Det ämne som kursen är kopplad till. Kat (Kategori) Uppgiften kan importeras från motsvarande fält i schemat. Tot tid Språk Dölj studiep Tjf timmar Årsram Den undervisningstid i timmar per läsår som i normalfallet ska läggas ut på kursen. Uppgiften kan importeras från motsvarande fält från kurskodstabellen i schemat. Markera fältet om kursen ska ingå i språkschablonen. Markera fältet om kursen ska döljas på elevernas studieplaner. Den totala tid som finns tjänstefördelad på kursen. Uppgiften kan importeras från tjänstefördelningen i schemat. Kursens årsram. Uppgiften kan importeras från motsvarande fält i schemat. ÅrsramBer Det beräknade värdet på årsramen utifrån grundinställningen, se avsnitt Arkiv Om rutan markeras blir kurskoden arkiverad. Raden döljs då i tabellen, men kan tas fram genom att markera rutan Visa arkiverade. Om rutan Arkiv avmarkeras blir kurskoden åter aktiverad KONTO Använd tabellen för att registrera olika konton som används vid beräkning och fördelning av kostnader support@novasoftware.se juni /95

42 Välj Tabell Konto. I tabellen finns fälten Konto, Kontonummer och Klartext samt sju fält för den speciella uppdelade kontosträngen för Stockholms gymnasieskolor. Uppgift om kontotillhörighet kan registreras på program och i schemaprogrammets tjänstefördelningstabell. Samtliga fält är ändringsbara. Alternativt kan samma uppgifter registreras i Formulär Konto BUNDEN NOTERING Tabellen är bara synlig om rutan Använd bundna värden i fältet Notering i ämnesbaserad studieplan är markerad under Inställningar Rapporter. Bundna noteringar har betydelse för rutinen Import/Export Import Studieplaner från Excel. Om bundna noteringar används läses noteringar inte in om de avviker från någon av de registrerade lydelserna. Ange för varje bunden notering ett ID och en klartext. 4.2 FORMULÄR I samtliga formulär är det bara möjligt att ändra fält som lagras i rapportdatabasen. Fält som är beräknade är gråfärgade och går inte att ändra. De allra flesta formulär hämtar ID från schemaprogrammet och det går därför inte att lägga till nya grupper, program, lärare osv. Lägg istället till önskade ID i schemaprogrammet. Undantag från detta är formulären Arbetslag och Konto där nya ID kan läggas till. I dessa formulär går det också att byta ID och att ta bort ett ID. Alla formulär har knapparna Avbryt, Verkställ och OK. Klicka på Avbryt för att stänga formuläret utan att spara några ändringar. Klicka på OK för att spara ändringar i databasen och stänga formuläret. Klicka på Verkställ för att enbart spara ändringar utan att stänga formuläret. Verkställ och OK är släckta tills någon ändring gjorts i formuläret. Listboxar används för att göra urval till rapporter. Markera en post genom att klicka med vänster musknapp på posten. Håll ner Ctrl och klicka för att markera flera poster samtidigt. För att ta bort poster i ett underformulär markera raden genom att klicka i vänsterkanten på raden och tryck på Delete. Detta fungerar inte i formuläret Elev Studieplan, flikarna Pågående kurser och Planerade kurser. När ett formulär avslutas stängs programmet och man är tillbaka i schemaprogrammet Några vanliga tangentbordskommandon i formulären Tab Flytta till nästa fält Shift + Tab F4 Esc Ctrl + A Shift + Flytta till föregående fält Öppna/stäng urvalslista (combobox) Stänger formuläret Markera samtliga poster i en lista Utvidga markering i en lista support@novasoftware.se juni /95

43 Ctrl + Ctrl + Delete Flytta till sista/första posten Kopiera värde i cellen ovanför i ett underformulär Ta bort markerad rad i ett underformulär Markera en rad genom att klicka i vänsterkanten. Tryck på Delete för att ta bort raden LÄRARE I Tabell - Lärare finns fälten Tjf, Sign, PNr, Efternamn, Förnamn, Mlön, Tjänst%, Nedsättn%, Program och Kategori. Dessa fält förklaras där, se avsnitt Alla fält utom Mlön och Program kan importeras från schemat. Observera dock att information i schemat angående tjänsteberäkningar som beräknats från ett standardvärde inte läses över. Standardvärdena måste även registreras i Nova Rapport, Inställningar Kostnadsberäkning, se avsnitt I formuläret finns ytterligare fält, se bilden nedan support@novasoftware.se juni /95

44 Välj Formulär Lärare. I formuläret visas data framför allt från tabellen Lärare i schemat. Beräknade fält är gråmarkerade och går inte att uppdatera. De fält som finns i tabellen förklaras i avsnitt Övriga fält är: Planerad tjänst% Heltidstjänst Heltidstjänst ber Beräknad årslön Beräknad årskostnad Beräknad timkostnad Enhetsnr Beräknat fält som anger Tjänst% Nedsättning%. Den tid som utgör heltidstjänst för en lärare. Fältet kan importeras från motsvarande fält i schemat. Det beräknade värdet för heltidstjänst för läraren. Om inget värde för Heltidstjänst finns angivet hämtas det från det generella värdet under Inställningar Kostnadsberäkningar, se avsnitt Observera att ett eventuellt standardvärde i schemat inte förs över till Nova Rapport! Fält som beräknas enligt Månadslön * Planerad tjänst% * Faktor för månader. Faktorn anges under Inställningar Kostnadsberäkning, se avsnitt Fält som beräknas enligt Beräknad årslön * Faktor för personalomkostnader. Faktorn anges under Inställningar Kostnadsberäkning, se avsnitt Fält som beräknas enligt Beräknad årskostnad / Heltidstjänst ber. Fältet används i rapporten Tjänstefördelning Per lärare program/konto när den tas fram som lönerapport support@novasoftware.se juni /95

45 Enhetsnr generellt Fältet visar det standardvärde som kan anges i formuläret Inställningar Rapporter, se avsnitt Fältet Enhetsnr behöver då bara fyllas i för de lärare som tillhör en avvikande enhet. Program Ej schablon Behörig i ämne Beskrivning av tjänst Här kan läraren knytas till ett program. Kostnaden för de delar av tjänsten som inte på annat sätt knyts till något program (t.ex. genom elevernas programtillhörighet) kommer att belasta lärarens program. Markera rutan om tid för schablonämnen (se avsnitt 1.10) inte automatiskt ska läggas till lärarens tjänstgöring. Här kan anges de ämnen som läraren är behörig i, ett ämne på varje rad i underformuläret. Uppgifter om ämnesbehörigheter läses inte över från schemat. Ett textfält som t.ex. kan användas för att ange arbetsuppgifter som inte finns i tjänstefördelningen PROGRAM - PROGRAMSTRUKTUR I detta formulär anges för respektive studieväg poängfördelningen mellan olika kurstyper och vilka kurser som förekommer på programmet samt till vilken kurstyp respektive kurs ska föras. Dessa uppgifter kan importeras från malldatabasen. Man bör ta bort sådana kurser inom programfördjupning som skolan inte erbjuder. På fliken Språkschablon anges till vilken eller vilka kurstyper som språkkurser ska föras. Om det på ett program finns 100 poäng språk bland programgemensamma kurser anges enligt nedanstående bild: support@novasoftware.se juni /95

46 De första 100 poängen språkkurser kommer då att föras till de programgemensamma kurserna TIMPLAN STARTÅR Använd formuläret för att registrera de startår som ska användas i timplanerna. Avsikten är att man ska kunna hantera ändringar av timplanen mellan åren, och alltså ha olika timplaner beroende på när eleverna startade sin utbildning. Välj Formulär Timplan Startår. Skriv in önskade startår och klicka på OK eller Verkställ för att spara ändringarna TIMPLAN TIMPLAN Använd formuläret för att skapa tim/poängplaner genom att koppla program till startår, antal år och perioder. Välj Formulär Timplan Timplan support@novasoftware.se juni /95

47 Dessa poängplaner är redan registrerade. 1.Markera de program som du vill registrera timplaner för. 2.Markera de startår som ska användas. Markera program/inriktningar i listan, markera vilket/vilka startår som ska användas och ange antal år och antal perioder. Maximalt får studietiden delas i 12 delar, t.ex. 3 år och 4 perioder (3 x 4 = 12). Klicka på Lägg till Pgplan. För samtliga kombinationer av program och startår som markerats skapar programmet poängplaner med det antal år och perioder per år som skrivits in. I listboxens tredje kolumn visas de poängplaner som finns registrerade. Klicka på knappen Ta bort Pgplan för att ta bort redan registrerade poängplaner. Först visas en lista på alla registrerade poängplaner. Markera de poängplaner som ska tas bort och klicka på Ta bort. Om det finns elever registrerade på en poängplan som ska tas bort kommer en kontrollfråga om poängplanen ska tas bort på eleverna. Svara Ja för att ta bort poängplanen från eleverna och från grundtabellen i databasen. ID för poängplanen som skapas består av fyra delar, t.ex. SASAM_3_2_2011, avgränsade av understreck. Den första delen talar om vilket program och vilken inriktning poängplanen gäller, den andra delen hur många år poängplanen omfattar, den tredje delen hur många perioder som varje år ska delas upp i och den fjärde delen anger vilket år de elever som ska kopplas till poängplanen började sina studier. Normalt behöver inte eleverna registreras på en särskild poängplan. Programmet tilldelar automatiskt en poängplan till eleven med hjälp av programtillhörighet och årskurs. Endast avvikelser från detta behöver registreras i t.ex. Nova Rapports elevtabell support@novasoftware.se juni /95

48 4.2.5 TIMPLAN TIMPLAN/ÄMNE/KURS Använd formuläret för att registrera lärarledd tid per ämne/kurs och period. Välj Formulär Timplan Timplan/Kurs. Välj poängplan i urvalslistan. Formuläret är uppdelat på två flikar: Kurspoäng och Poängfördelning kurstyp. Kurser som kopplats till ett program/inriktning kopplas automatiskt till alla poängplaner som hör till programmet. Det går att kopiera timfördelning från en annan timplan. Välj kurstyper som ska kopieras. Välj här vilken timplan som ska visas. Kopiera fördelning av poäng från annan timplan. Summerar kolumnen LTPg eller, om inmatning saknas, motsvarande värde i kolumnen LT. Med hjälp av elevens program/inriktning och årskurs samt schemats startår beräknas vilken poängplan eleven ska följa. I ett schema vars läsår börjar 2016 kommer t.ex. elever som går i årskurs 2 att kopplas till en poängplan med startår Fliken Poängfördelning obligatoriska kurser Se bilden ovan! Fältet LT visar den schablonmässigt framräknade lärarledda tiden. Avvikelser registreras i fältet LTPg. I fältet för perioderna ska antalet poäng som läses under perioden skrivas in support@novasoftware.se juni /95

49 Fördelning av poäng över perioderna kan kopieras från annan poängplan. Kurserna sorteras efter antingen kurstyp eller kurskoder. Fliken Poängfördelning ej obligatoriska kurser På fliken Poängfördelning ej obligatoriska kurser anges lärarledd tid och poängfördelningen mellan perioderna för de kurstyper där kurserna är valbara. De olika kolumnerna fungerar på samma sätt som på fliken Kurspoäng KURSKOD Välj Formulär Kurskod. Av fälten i formuläret finns de flesta fält även i Tabell Kurskod och förklaras där, se avsnitt Dessutom finns följande fält: Visa arkiverade poster. Markera rutan om urvalslistan i fältet Kurskod ska visa arkiverade support@novasoftware.se juni /95

50 4.2.7 ÄMNE Använd formuläret för att registrera vilken ämnestyp ämnet ska kopplas till och eventuell schablontid som ska tilldelas lärarna i proportion till planerad tid under året. Välj Formulär Ämne Ämne. Av fälten i formuläret finns de flesta fält även i Tabell Ämne Grunddata och förklaras där, se avsnitt Övriga fält är: Text Visa arkiverade poster. Tjänstefördelad tid(tim) Schablontid Läromedel Justera längd lärare % Ämnets klartext. Markera rutan om urvalslistan i fältet Ämne ska visa arkiverade Den totala tid som finns tjänstefördelad på ämnet. När ett timtal registreras i detta fält kan det utnyttjas för att tilldela lärare tid i förhållande till tjänstens storlek. Exempel: Om ämnet Kompetensutveckling tilldelas en schablontid på 104 timmar, kommer en lärare som tjänstgör halvtid att få en tid på 52 timmar. Den läromedelsbudget som ämnet disponerar. Ange bara t.ex , kr fylls på automatiskt. Om tiden för undervisning i ämnet generellt ska reduceras till en viss procentsats kan denna anges här. En tjänstefördelningspost med exempelvis 90 timmar räknas som 45 timmar i rapporterna om 50 har angetts i fältet. Uppgiften importeras från schemat vid överläsning. Språk Markera rutan om ämnet ska ingå i språkschablonen, se avsnitt support@novasoftware.se juni /95

51 Kopplat till betygsämne För elever på introduktionsprogram i gymnasieskolan finns möjlighet att göra en etappindelning av grundskoleämnen, se avsnitt För etapperna anges här till vilket betygsämne etappen är kopplad. Faktor Arbetstidsämne Reducera arbetstid Lunchämne En faktor för ämnet kan anges om faktormodellen för tjänsteberäkningar används, se Inställningar Kostnadsberäkningar, avsnitt Undervisningstiden multipliceras då med faktorn för att inkludera tid för för- och efterarbete. Rutan ska vara markerad om ämnet används för arbetstidslektioner. Den reglerade arbetstiden kan exporteras, se avsnitt Om rutan markeras kommer en lektion med ämnet som infaller under den reglerade arbetstiden att reducera denna med lektionens längd, t.ex. om det gäller lunchlektioner. Rutan ska vara markerad om ämnet används för lunchlektioner ÄMNE SKAPA ÄMNE FÖR ETAPPLÄSNING Formuläret är bara synligt om rutan Stegläsning av grundskoleämnen är markerad under Inställningar Rapporter. Funktionen är främst till för elever på introduktionsprogram som läser grundskoleämnen. Skolor som önskar dela upp studiet av dessa ämnen i etapper får härigenom en möjlighet att göra detta och visa etapperna i elevens studieplan. Markera det ämne som ska etappindelas. Tryck på Lägg till Steg för markerat ämne. Ange hur många steg som ämnet ska delas upp i. Tryck OK. Svara på frågan om stegen ska läggas till på de support@novasoftware.se juni /95

52 elever som läser ämnet. Det kan antingen göras direkt nu, eller senare genom att trycka på knappen Lägg till Steg för elever på markerat ämne. Om ett etappindelat ämne läggs till direkt på en elev på fliken Pågående ämnen i studieplanen finns också möjligheten att där välja att stegen ska läggas till KLASS/GRUPP Grupper och klasser kan skapas antingen i Nova Rapport eller i schemaprogrammet. Knappen Ny klass/grupp öppnar ett nytt formulär, där en ny post kan registreras. I formulärets nedre del finns två rutor. I rutan Ansv. lärare visas den ansvariga läraren för klassen eller gruppen, eller kan registreras. Observera att med Ansvarig lärare avses mentor eller motsvarande, och inte gruppens undervisande lärare. I den andra rutan visas också en lista över de elever som ingår i gruppen. Elevinnehållet kan redigeras med hjälp av knappen Ändra elever. Observera att elevinnehållet inte kan redigeras i klasser. Knappen Kopiera elever till urklipp kopierar elevlistan till Windows urklippsbuffert, och den kan sedan klistras in i annat program support@novasoftware.se juni /95

53 Fältet Max antal elever anger det största antal elever som får gå i gruppen. Uppgiften läses över från schemaprogrammet ELEV - STUDIEPLAN I formuläret finns normalt fem flikar, Samtliga kurser, Avslutade kurser, Pågående kurser, Planerade kurser och Sammanfattning. Under förutsättning att rutan Visa grundskoleämnen i studieplan är markerat under Inställningar Rapporter visas ytterligare fyra flikar, Avslutade ämnen, Pågående ämnen och Planerade ämnen samt Särskilda insatser. På de fyra första finns en tabell med elevens kurser av respektive slag. I tabellerna finns förutom Kurskod och Kursnamn följande kolumner: U/R (ej på fliken Planerade kurser eller på flikarna för ämnen) Kolumnen anger om kursen läses som utökat program, resp. om elevens program har reducerats med kursen. Uppgiften hämtas från tabellen Reducerade/Utökade kurser på fliken Sammanfattning. Pg eller Poäng Kursens omfattning i gymnasiepoäng. Betyg Kurstyp Status Notering Alt. Kurstyp Lärare Datum (ej på flikarna Pågående kurser/ämnen och Planerade kurser/ämnen) Elevens betyg på kursen. Betyg måste importeras, se avsnitt Kursens typ, t.ex. Gymnasiegemensam (GG) eller Individuellt val (IV). Kurstyper finns registrerade under Tabell Program Kurstyp, se avsnitt (endast på fliken Samtliga kurser) Anger om kursen är pågående, planerad eller avslutad. Se avsnitt 2.4 för en beskrivning av förutsättningarna för vilken status en kurs tilldelas. (endast på fliken Samtliga kurser) Information i detta fält kan skrivas ut i elevernas studieplaner. (endast på fliken Samtliga kurser) Används för att för en enskild elev ändra den fördefinierade kurstypen. (ej på fliken Samtliga kurser) Anger läraren som undervisar i kursen, alternativt har varit ansvarig för betygsättningen. (på fliken Avslutade kurser) Datum för betygsättningen. Startdatum och Slutdatum (på flikarna Pågående kurser och Planerade kurser) Kursens startdatum resp. slutdatum. På fliken Samtliga kurser finns ytterligare fält och knappar. Fältet Notering i studieplan är ett fritextfält som kan användas för valfri information. Innehållet i fältet skrivs ut i studieplanens huvud om kryssrutan Visa notering i studieplan är markerad. Kryssrutan Visa anteckningar kopplade till ämne/kurskod i studieplan har motsvarande funktion för anteckningar som är kopplade till en enskild kurs. Sådana anteckningar kan registreras på fliken Sammanfattning. Med knappen Skriv ut studieplan kan detta dokument skrivas ut. Fliken Sammanfattning innehåller bland annat en sammanställning av elevens kurser, uppdelat per kurstyp och jämfört med programplanen: support@novasoftware.se juni /95

54 Medelbetyg anger elevens jämförelsetal vid högskoleantagning exklusive meritpoäng för vissa kurser. Reducerat Pg anger med hur många poäng som en elevs program är reducerat. Fältet Poäng F anger hur många poäng som eleven har fått betyget F på. I tabellen Anteckning kopplad till kurs kan anteckningar registreras som kopplas till enskilda kurser. Välj Kurskod ur urvalslistan och ange önskad text. Det går att välja om anteckningen ska skrivas ut på studieplanen eller ej. I tabellen Reducerade/Utökade kurser anges vilka kurser som ska läsas som utökat program resp. som elevens program ska reduceras med. Ange U resp. R och välj Kurskod ur urvalslistan. Datum sätts automatiskt till dagens datum, men kan ändras så att exempelvis datum för beslut anges. I tabellen Kurskoder som ska döljas kan anges sådana avslutade kurser som inte ska skrivas ut på elevens studieplan. Det kan till exempel handla om elever som bytt program, och där redan avslutade kurser från det gamla programmet inte kan tillgodoräknas på det nya. De flikar som bara visas om alternativet Visa grundskoleämnen i studieplan är markerat under Inställningar Rapporter är: Avslutade ämnen, Pågående ämnen och Planerade ämnen: Dessa flikar fungerar på samma sätt för grundskoleämnen som motsvarande flikar för kurser. Särskilda insatser: Här kan en text registreras som kompletterar de generella texter som kan anges under Inställningar Rapporter. Den generella texten visas ovanför respektive ruta, och den kompletterande texten anges i rutan support@novasoftware.se juni /95

55 ELEV SUMMERING STUDIEPLAN Formuläret visar en klassvis sammanställning av elevernas poäng. När formuläret öppnas är endast Inkludera avslutade kurser markerat. Sammanställningen visar då poängdifferensen för olika kurstyper mellan avslutade kurser och studieplanens omfattning. Om även Inkludera pågående kurser är markerat anger differensen den saknade kursvolymen för de olika kurstyperna. Även planerade kurser kan räknas in om de finns i tjännstefördelningen med ett startdatum som ännu inte passerats (t.ex. en vårterminskurs om rapporten tas fram under höstterminen). Markera då rutan Inkludera planerade kurser (med startdatum). PgTot visar poäng på de kurser som inkluderats. Pg F visar poäng för avslutade kurser med betyget F. Diff GG etc. visar poängdifferensen mellan de kurser som finns registrerade på eleven och summan enligt programmets poängplan för resp. kurstyp. MBetyg visar elevens jämförelsetal vid högskoleantagning exklusive meritpoäng för vissa kurser. PgU visar poängtalet för kurser som utgör utökat program SAL För att kunna beräkna kostnaden för lokalerna fördelade på program måste uppgifterna på salarna kompletteras med ytterligare uppgifter. Registrera dessa i formuläret. Salarna måste vara registrerade i schemat support@novasoftware.se juni /95

56 Välj Formulär Salar. Välj en sal för att visa registrerade uppgifter. Fälten Text, Kategori, Utrustning och Antal platser hämtas från schemaprogrammet. Det går att komplettera salsuppgifterna med Faktor för area/yta, Salstyp och Undervisning. Fältet Faktor area används för att ge stora och små salar ändrad vikt när lokalkostnaden räknas ut. Anges inget annat sätts fältet till 1. Rutan Undervisning ska avmarkeras när lektionerna i en sal inte ska ingå i beräkning av lokalkostnaden och vara markerad annars. Det beräknade fältet Undervisning totalt (tim) anger den sammanlagda tiden under läsåret för de lektioner som är placerade i salen KONTO I schemaprogrammet finns fältet Konto enbart i tjänstefördelningstabellen och är inte bundet till några ID utan är ett rent textfält. I formuläret kan man därför både lägga till nya konton, byta ID för ett konto och ta bort ett registrerat konto. Ett konto som används av något program kan inte tas bort. Konton knyts till respektive program i Tabell Program Grunddata. Välj Formulär Konto support@novasoftware.se juni /95

57 Välj ett befintligt ID eller skriv in ett nytt i fältet Konto. Ange kontots namn i klartext i fältet Namn. Även ett Kontonummer kan anges. Fälten Uppdelad kontosträng är speciellt anpassade för Stockholms gymnasieskolor. En kontosträng uppdelad i sju delar kan registreras. Dessa fält aktiveras genom att markera rutan Använd uppdelad kontosträng. Klicka på OK eller Verkställ för att spara ändringarna. Använd knapparna Ta bort och Byt ID för att ta bort ett registrerat konto och för att byta ID på ett registrerat konto SKOLA I Formulär Skola kan adressuppgifter med mera för skolan anges LÄSÅR I Formulär Läsår är ett antal läsår förregistrerade när programmet levereras. Registrera ytterligare läsår när det behövs PERSON I detta formulär återfinns alla personer som finns registrerade i databasen. Ändringar som görs här slår igenom på övriga ställen där personen förekommer. Välj person i formulärhuvudet. Det går att välja att listan ska visa enbart elever eller enbart lärare. Nya personer nyregistreras i formuläret för respektive roll support@novasoftware.se juni /95

58 Personer som inte används i databasen över huvud taget kan raderas med knappen Radera personer utan kopplingar i databasen. Ett nytt formulär visas med en lista på dessa personer. Markera de personer som ska raderas och tryck på knappen Radera markerade personer. Knappen Ta bort person kan användas för att ta bort personer som inte har någon roll i databasen. Om man t.ex. tar bort en elev från Tabell Elev ligger eleven kvar i persontabellen, och om man återigen registrerar personen som elev blir den tidigare informationen om eleven åter tillgänglig, t.ex. satta betyg. I rutan Kopplingar i databasen visas i vilka sammanhang som personen förekommer. 4.3 RAPPORTER Elevlistor kan skrivas utan kompletterande registreringar i Nova Rapport. Tjänstefördelning innehåller de rapporter som bygger på tjänstefördelningstabellen i schemat. Inga kompletterande registreringar i Nova Rapport behöver göras om inte kostnadsberäkningar används. Planeringsunderlag innehåller planeringsunderlag för enskilda lärare/elever. Endast ett fåtal registreringar i Nova Rapport behöver göras. Studieplan beräknar poäng och kurstyp samt summerar dessa för avslutade, pågående och/eller planerade kurser för enskilda elever eller klassvis. Om avslutade och/eller planerade kurser ska skrivas ut i rapporten måste man registrera dessa uppgifter i Nova Rapport. Lokaler beräknar lokalkostnad per program samt antalet timmar per sal och program. För att lokalkostnader ska kunna beräknas måste dessa registreras i Nova Rapport. Diverse innehåller bl.a. rapporter med undervisande lärare i en klass, undervisande lärare på ett program/inriktning och en uppställning av hur eleverna i valda grupper kolliderar med varandra. När en rapport förhandsgranskas kan man bläddra mellan sidorna med hjälp av pilarna längst ner på sidan. När förhandsgranskavyn stängs visas urvalsformuläret igen. Urval Markera en post i urvalslistan genom att klicka på den. För att markera flera poster som ligger efter varandra, dra markören utefter listan med vänster musknapp nedtryckt. Håll ner Ctrl-knappen för att kunna markera flera poster som inte ligger efter varandra. Markera samtliga poster genom att klicka på knappen Markera alla elever eller använd snabbkommandot Ctrl-A när urvalslistan är aktiv. Utskrift/Filexport Välj att Granska rapporten på skärmen för att sedan kunna välja om den även ska skrivas ut eller Skriv ut rapporten direkt. En eller flera poster i listan måste vara markerade för att knapparna Granska och Skriv ut ska aktiveras. Från förhandsgranskavyn är det möjligt att exportera rapporten till en fil med flera olika filformat, t.ex. Excel eller PDF ELEVLISTOR Under menyvalet Elevlistor finns fem olika rapporter. Klass/Grupplistor Klass/Grupplistor per lärare Skriver ut klass- eller grupplistor Skriver ut grupplistor sorterad på lärare support@novasoftware.se juni /95

59 Grupptillhörighet för elever Grupplista för elever Grupper Egenskaper Ger en klasslista med elevernas grupptillhörigheter Ger en lista över grupptillhörigheter för utvalda elever Skriver ut en lista över egenskaper hos valda grupper Klass/grupplistor Använd rapporten för att skriva ut enstaka elevlistor eller många elevlistor av samma typ, t.ex. alla klasslistor, alla sammanställningsgrupper/mentorsgrupper eller alla undervisningsgrupper. Välj Rapport Elevlistor Klass/grupplistor. Rapporten visar en elevlista med skrivrad, alternativt elevlista med rutnät. Man kan välja mellan att visa klasser/grupper i tjänstefördelningen, klasser/grupper utanför tjänstefördelningen eller bådadera. Man kan också välja att visa enbart klasser, enbart grupper eller bådadera. Observera att rutorna Visa grupper i tjänstefördelningen och Visa grupper utanför tjänstefördelningen inte kan vara avmarkerade samtidigt. Samma gäller rutorna Visa klasser och Visa grupper. Urvalslistan kan sorteras efter grupp, kategori, program, startvecka eller slutvecka. Startvecka och slutvecka hämtas från lektionerna. Uppgiften om program och kategori hämtas från schemats grupptabell. Urvalet är begränsat till enbart grupper/klasser med elever om inte rutan Visa grupper utan elever är markerad. Välj om start/slutvecka för gruppens lektioner ska skrivas ut i rapportens huvud. Välj om ansvariga lärare ska skrivas ut i rapportens huvud. Välj om undervisande lärare ska skrivas ut i rapportens huvud support@novasoftware.se juni /95

60 Det går också att skriva ut listor med lektionstider i huvudet på listan. Observera att det finns ett begränsat utrymme för detta, och att det därför inte fungerar om det finns för många lektioner med gruppen. En fritext kan skrivas ut i elevlistornas huvud. Klicka på knappen Egen text och skriv in önskad text. Det går att ändra teckenstorleken på elevnamnen om t.ex. inte hela namnet skulle visas. Standardhöjden på texten är 10 punkter, men kan ställas in mellan 7 och 12 punkter. Klass/grupplistor per lärare Använd rapporten för att skriva ut samtliga elevlistor för respektive lärare. Elevlistor som skrivs ut sorteras efter lärare och grupp. Välj Rapport Elevlistor Klass/grupplistor per lärare. Rapporten visar en elevlista med skrivrad eller rutnät, alternativt en lista med lärarens grupper. Välj vilken/vilka lärares grupper som ska skrivas ut. Lärarens namn och signatur skrivs högst upp på listan. Urvalslistan kan sorteras efter signatur, efternamn eller kategori. Välj om ämne eller kurskod som läraren undervisar gruppen i ska skrivas ut i rapporthuvudet. Markera alternativet Skriv ut start/slutvecka för att skriva ut mellan vilka veckor undervisning i gruppen äger rum. Markera alternativet Skriv ut lektioner för att skriva ut dagar och lektionstider. En fritext kan skrivas ut i elevlistornas huvud. Klicka på knappen Egen text och skriv in önskad text. Det går att ändra teckenstorleken på elevnamnen om t.ex. inte hela namnet skulle visas. Standardhöjden på texten är 10 punkter, men kan ställas in mellan 7 och 12 punkter support@novasoftware.se juni /95

61 juni /95

62 Elevlistor med grupptillhörighet Använd rapporten för att skriva ut klasslistor med elevernas grupptillhörighet. Markera t.ex. alla grupper där eleverna läser individuellt val eller elevens val och skriv ut klasslistorna. Välj Rapport Elevlistor Grupptillhörighet för elever. Rapporten visar en klasslista med elevernas tilldelade grupper, antal tilldelade grupper per elev och summan av poängen på kurser som eleven läser, i samtliga fall bland de grupper som är markerade i formuläret. Helklasser som använts i tjänstefördelningen visas inte bland grupperna och är inte valbara i formuläret. Välj grupper som ska ingå i urvalet genom att markera dessa i urvalsformuläret. Listan av grupper kan sorteras efter grupp, kategori eller program. Efter att man har valt grupper visas i nästa urvalsbox de klasser där någon elev ingår i någon av de markerade grupperna. Markera de klasser som listan ska skrivas ut för. Det går att ändra teckenstorleken på elevnamnen om t.ex. inte hela namnet skulle visas. Standardhöjden på texten är 10 punkter, men kan ställas in mellan 7 och 12 punkter. Rapporten ger en snabb överblick över vilka elever som tilldelats grupper inom t.ex. det individuella valet eller elevens val. För varje elev framgår hur många grupper eleven går i och hur många poäng de kurser sammanlagt omfattar som eleven läser i någon av de markerade grupperna. Om samma grupp läser flera olika ämnen eller kurser visar fältet Antal grupper summan av antalet ämnen/kurser som eleven läser. Poängen summeras för samtliga kurser knutna till gruppen. Välj om grupperna som eleverna tillhör ska skrivas ut med komma emellan eller om grupperna ska skrivas ut under varandra med kursnamn och poäng angiven för varje grupp. Markera rutan Skriv detaljerad lista för att få det sistnämnda alternativet. Om rutan Skriv samtliga elever i klassen är markerad skrivs även de elever ut som inte ingår i någon av de markerade grupperna support@novasoftware.se juni /95

63 Grupplista för elever Använd rapporten för att skriva ut grupplistor med elevens grupptillhörighet. Markera t.ex. alla grupper där eleverna läser individuellt val eller elevens val och skriv ut grupplistorna för markerade elever. Välj Rapport Elevlistor Grupplista för elever. Rapporten visar en lista med de markerade elevernas tilldelade grupper, antal tilldelade grupper per elev och summan av poängen på kurser som eleven läser, i samtliga fall bland de grupper som är markerade i formuläret. Helklasser som använts i tjänstefördelningen visas inte bland grupperna. Välj grupper som ska skrivas ut genom att markera dessa i urvalsformuläret. Sortera listan av grupper efter grupp, kategori eller program och välj om klasser/grupper i tjänstefördelningen, utanför tjänstefördelningen eller bådadera ska visas. Rapporten ger en snabb överblick över vilka elever som tilldelats grupper inom t.ex. det individuella valet eller elevens val. För varje elev skrivs en lista med de av de markerade grupperna som eleven ingår i. Välj om lärarledd tid ska skrivas ut för grupperna. Uppgift om lärarledd tid hämtas från tjänstefördelningen i schemat. Välj om rad för underskrift ska skrivas ut. Den kan användas för att dokumentera att eleven tagit del av rapporten support@novasoftware.se juni /95

64 Grupper Egenskaper Använd rapporten för att skriva ut grupper med antal lediga platser för ett urval av grupper. Välj Rapport Elevlistor Grupper - Egenskaper. Rapporten visar en lista över valda grupper där gruppens namn, ämne/kurs, ämnes/kursnamn, undervisande lärare, total lektionstid/veckotid, maximalt antal elever, faktiskt antal elever, antal lediga platser och period/vecka som gruppen har undervisning. Sortera listan av grupper efter grupp, kategori, program eller kurskod/ämne. Välj vilka grupper/klasser som ska skrivas ut genom att markera dessa i urvalsformuläret. Det går att välja om listan ska sorteras efter grupp, kategori, program eller kurskod/ämne. Markera alternativet Skriv ut - lektioner om dagar och lektionstider ska skrivas ut. Alternativt kan Skriv ut Ingående klasser/antal elever markeras. Detta innebär att ingående klasser/antal elever skrivs i formen EK2A 3/31 3 elever av klassens 31 läser kursen i den angivna gruppen TJÄNSTEFÖRDELNING Rapporterna bygger på att generella värden för Heltidstjänst och Årsram har registrerats i Nova Rapport under Inställningar Kostnadsberäkningar. Om värden för Heltidstjänst har registrerats för enskilda lärare, antingen i schemat eller i Nova Rapport, gäller detta för den aktuella läraren i stället för det gererella värdet. Motsvarande gäller för avvikande årsram för enskilda ämnen. Avvikande årsram kan också registreras i schemat för en enskild tjänstefördelningspost, och har då prioritet framför övriga inställningar. Observara att standardvärden för heltidstjänst och årsram som har registrerats i schemat inte läses över. Man kan välja att skriva ut samtliga tjänstefördelningsposter eller enbart en summering. Saknas något värde, t.ex. kurskod eller kategori, samlas dessa under alternativet *Saknas* support@novasoftware.se juni /95

65 Tjänstefördelning Tid Ämne/Kurs Använd rapporten för att skriva ut samtliga tjänstefördelningsposter eller ett urval eller enbart en summering av tjänstefördelningen för det aktuella urvalet. Välj Rapport Tjänstefördelning Tid Ämne/Kurs. Välj om rapporten ska grupperas och summeras för ämne eller kurskod. Gör ett urval genom att markera en eller flera poster i urvalsrutan. Välj om alla tjänstefördelningsposter inom urvalet ska visas i rapporten eller enbart en summering. Om alternativet Minuter/vecka / Faktor är valt (under Inställningar Kostnadsberäkning) redovisas medelantal minuter per vecka och tjänstefördelningspostens del av en heltidstjänst. Som grund för antal veckor under läsåret används 35,6 som standard. Denna siffra kan ändras under Inställningar Kostnadsberäkning. För att detta ska bli rätt för undervisning som bara äger rum under en viss period behöver man under Inställningar Period ange ett värde under Andel av läsår för respektive period, t.ex. 0,5 för terminer eller varannanveckasperioder och 0,33 för en läsperiod som omfattar en tredjedel av läsåret support@novasoftware.se juni /95

66 Tjänstefördelning Tid Lärare Använd rapporten för att skriva ut samtliga tjänstefördelningsposter eller ett urval eller enbart en summering av tjänstefördelningen för det aktuella urvalet. Välj Rapport Tjänstefördelning Tid Lärare. Det går att välja om samtliga lärare eller enbart tjänstefördelade ska visas i urvalslistan. Välj om urvalslistan och rapporten ska sorteras efter signatur, efternamn eller kategori. Gör ett urval genom att markera en eller flera poster i urvalslistan. Välj om summering ska ske per lärare, per lärarkategori och lärare eller per lärarkategori. I det senare fallet ändrar sig urvalslistan till att visa lärarkategorier i stället för lärare. Om rutan Begränsa tjänst till planerad tjänst är markerad, visas lärarens tjänst som den planerade omfattningen även om beräkningsinställningarna skulle resultera i ett större värde. Om alternativet Minuter/vecka / Faktor är valt (under Inställningar Kostnadsberäkning) redovisas medelantal minuter per vecka och tjänstefördelningspostens del av en heltidstjänst. Som grund för antal veckor under läsåret används 35,6 som standard. Denna siffra kan ändras under Inställningar Kostnadsberäkning. För att detta ska bli rätt för undervisning som bara äger rum under en viss period behöver man under Inställningar Period ange ett värde under Andel av läsår för respektive period, t.ex. 0,5 för terminer eller varannanveckasperioder och 0,33 för en läsperiod som omfattar en tredjedel av läsåret support@novasoftware.se juni /95

67 Tjänstefördelning Kostnad Ämne/Kurs Använd rapporten för att skriva ut samtliga tjänstefördelningsposter med uppgift om kostnad för respektive post eller enbart en summering av tjänstefördelning och kostnad för det aktuella urvalet. Välj Rapport Tjänstefördelning Kostnad Ämne/Kurs. Välj om rapporten ska grupperas och summeras för ämne eller kurs. Gör ett urval genom att markera en eller flera poster i urvalsformuläret. Välj om faktiska löner eller schablonlöner ska användas. Välj om enbart en summering ska visas i stället för alla tjänstefördelningsposter inom urvalet support@novasoftware.se juni /95

68 Tjänstefördelning Kostnad Lärare Använd rapporten för att skriva ut samtliga tjänstefördelningsposter med uppgift om kostnad för respektive lärare. Välj Rapport Tjänstefördelning Kostnad Lärare. Rapporten fungerar på motsvarande sätt som rapporten Kostnad Ämne/Kurs, och de flesta inställningsmöjligheter är desamma som i rapporten Tid Lärare, se ovan. Om rutan Begränsa lönekostnaden till planerad tid är markerad kommer den beräknade lönekostnaden inte att bli högre än vad som gäller för lärarens tjänsteomfattning, även om beräkningarna skulle visa att lärarens tjänstgöring inte skulle rymmas inom den planerade tjänsten support@novasoftware.se juni /95

69 Tjänstefördelning Nyckeltal lärare Använd rapporten för att räkna fram ett antal värden per lärare som visar gruppstorlekar, antal olika kurser, antal olika elever osv. Rapporten redovisar ett antal beräkningar som ligger utanför den traditionella beräkningen av tjänster. Välj Rapport Tjänstefördelning Nyckeltal lärare. Markera de lärare som ska ingå i rapporten. Urvalslistan kan sorteras på signatur, efternamn eller kategori. Rapporten summerar undervisningstid enligt tjänstefördelningen, tjänsteomfattning, totalt antal elever (antal betyg som ska sättas), antal olika elever, antal olika kurser, elevpoäng (antalet elever i gruppen x antalet poäng på kursen), medelstorlek per grupp. Medelstorleken är viktad med det antal timmar som en grupp är tjänstefördelad på. Under Inställningar Rapporter finns en ruta Bortse från antal elever per tjänstefördelningspost större än angivet värde vid beräkning av medelgruppstorlek. Denna inställning används för att undvika att grupper av typen Alla elever räknas med vid beräkning av medelstorleken på lärarens undervisningsgrupper (gruppen kan t.ex. ha använts på tjänstefördelningsposter för arbetsuppgifter av allmän karaktär där kostnaden ska fördelas på skolans alla elever). Välj om nyckeltalen ska räknas om för att motsvara heltid för att få bättre jämförbarhet. Fält som räknas om är Elevpoäng, Antal elever och Antal olika elever. Rapporten kan också grupperas per lärarkategori. I denna variant presenteras uppgifterna som medeltal för respektive kategori support@novasoftware.se juni /95

70 Tjänstefördelning - Per program/inriktning/konto/ämne/kurs Använd rapporten för att visa fördelningen av tjänstgöring och kostnad uppdelat på olika sätt. För grupper med elever från flera program eller inriktningar fördelas tjänstgöringen och kostnaden per program i proportion till antalet elever i gruppen från respektive program. Av rapporten framgår kostnaden per elev på programmet. Välj Rapport Tjänstefördelning Per program/inriktning/konto/ämne/kurs. I rapporterna beräknas summor och medeltal för det aktuella urvalet. Under Urval/Sortering ställs in vad som ska visas i listboxen. Rapporten bygger i första hand på att det finns elever i grupperna och på deras programtillhörighet. Saknas elever används programtillhörighet för respektive grupp och max antal elever (tabell Grupp fälten Program och Max antal elever). Saknas även max antal elever för en grupp används schablonuppgift om gruppstorlek. Tjänstefördelningsposter som saknar uppgift om program, t.ex. tjänstefördelningsposter utan grupper, visas under alternativet *Saknas*. Under sektionen Utskrift kan olika inställningar för rapporten göras. Under Typ av lista kan man välja om rapporten ska visa samtliga tjänstefördelningsposter t.ex. fördelade per program, enbart en summering eller fördelat per lärare. Under Kostnadsberäkning kan man ställa in om den ska utgå från faktiska löner eller en schablonkostnad. Om faktiska löner används kan man inkludera en förväntad löneökning genom att markera rutan Visa lönepåslag %. Under Elevantal går det att välja om beräkningarna ska utgå från det Faktiskt elevantal, ett planerat elevantal (Organisation) som kan ställas in under Tabell Program Grunddata, se avsnitt 4.1.7, eller det högsta av dessa värden. Detta är användbart i ett läge då elever är ofullständigt registrerade support@novasoftware.se juni /95

71 Alternativet Tilldela undertid till lärarens program gör att eventuell undertid i en lärares tjänst ska räknas in i lärarens program/inriktning. Om läraren inte har en programtillhörighet registrerad kan eventuell undertid föras till posten *Saknas* om rutan Tilldela undertid till *Saknas* om lärare inte har program registrerat markeras. Alternativet Räkna om lärartjänster till planerad tjänst däremot gör att eventuell undertid och kostnaderna för denna fördelas proportionellt på lärarens tjänstgöringsposter. Denna ruta gör också att lärarens tjänstgöring begränsas till den planerade tjänsten och att eventuell övertid reducerar de olika posterna proportionellt. Rutan Fördela poster som saknar grupp på övriga tjänstefördelningsposter innebär att vid kostnadsberäkningen per program kostnaden för sådana tjänstefördelningsposter som saknar grupp fördelas proportionellt på övriga tjänstefördelningsposter. Rutan är bara aktiv om Räkna om lärartjänster till planerad tjänst är markerad. Alternativen under Visa är bara aktiva om något av alternativen Lärare Konto Ämne eller Lärare Ämne valts under Urval/Sortering. Kopiera rådata kopierar tjänstefördelningen till Windows urklippsbuffert, varifrån de sedan kan kopieras in i t.ex. Excel för vidare bearbetning. Om olika inriktningar ska sammanställas programvis måste fältet Program vara ifyllt för samtliga inriktningar. Vid import av nationella program fylls detta fält på automatiskt. Det går också att registrera detta manuellt i formuläret Program Programstruktur eller i Tabell Program Grunddata. Tjänstefördelning Kostnad Program/Lokaler/Läromedel Rapporten ger en sammanställning av kostnaden per program/inriktning fördelat på löner, lokaler, läromedel och övrigt. För beskrivning av hur inställningarna fungerar, se motsvarande text i föregående avsnitt, Tjänstefördelning Per program/inriktning/konto/ämne/kurs support@novasoftware.se juni /95

72 Tjänstefördelning Per Lärare Program/konto Rapporten används för att redovisa en lärares tjänst uppdelad på program/inriktningar. I rapporten visas summering i timmar, procent per program, andel av månadslön och lönekostnad per program. Välj Rapport Tjänstefördelning Per Lärare Program/konto. Rapporten bygger i första hand på att det finns elever i grupperna och på deras programtillhörighet. Saknas elever används programtillhörighet för respektive grupp och max antal elever (tabell Grupp, fälten Program och Max antal elever). Saknas även max antal elever för en grupp används schablonuppgiften om gruppstorlek. Som alternativ till att skriva ut rapporten per lärare kan den skrivas ut per program/konto. Urvalslistan med lärare kan sorteras på antingen signatur, efternamn eller kategori. Som alternativ till att välja att programmet ska räkna på Hela läsåret går det att välja alternativet Del av läsåret. Man får då även ange ett start- och ett slutdatum för den valda perioden. Som utgångspunkt för beräkningarna används tjänstefördelningens uppgifter om när en viss tjänstgöringspost börjar och slutar. Välj att summera rapporten per program, inriktning eller konto. Det finns också en speciell lönerapport som är anpassad för att användas som redovisning till lönekontor/löneförrättare. Om olika inriktningar ska sammanställas programvis måste fältet Program vara påfyllt för samtliga inriktningar. Vid import av nationella program fylls detta fält på automatiskt. Det går också att registrera detta manuellt i formuläret Program Programstruktur eller i Tabell Program Grunddata. Tjänstefördelningsposter där support@novasoftware.se juni /95

73 grupp saknas, där både elever och programtillhörighet för gruppen saknas eller där programtillhörighet saknas för både elever och gruppen sammanställs under avdelningen *Saknas*. Välj om lärarens personnummer ska skrivas ut. Välj om tid som saknas i lärarens tjänst ska tilldelas lärarens program. Välj om procenttalen ska räknas om till lärarens planerade tjänsteomfattning alternativt 100% oavsett tjänstens omfattning. Detta alternativ ändrar inte timtalet per post. Om rapporten visas som korsfråga (se nedan) påverkas enbart alternativet där procent visas. Rutan Fördela poster som saknar grupp på övriga tjänstefördelningsposter innebär att vid kostnadsberäkningen per program kostnaden för sådana tjänstefördelningsposter som saknar grupp fördelas proportionellt på övriga tjänstefördelningsposter. Rutan är bara aktiv om Räkna om lärartjänster till planerad tjänst är markerad. Rapporten går även att köra som en korsfråga där uppgifterna på varje lärare summeras på en rad. För läraren visas Signatur, Namn, Personnummer, och ett värde som redovisas i en kolumn per program/inriktning/konto. Välj om detta värde ska visas som timmar, procent av heltid eller kostnad. Rapporten kan exempelvis kopieras till Excel för ytterligare bearbetning PLANERINGSUNDERLAG Planeringsunderlag Lärare Använd rapporten för att skriva ut en lärares tjänstgöring. Rapporten kan innehålla uppgifter om lärarens tilldelade ämnen/kurser, eventuell poäng för kursen/tjänstefördelningsposten, undervisningsgrupp, antal elever i gruppen, planerad undervisningstid, planerad tjänst, omräknad tjänstefördelning, period/vecka kursen ska läggas ut m.m. Välj Rapport Planeringsunderlag Lärare support@novasoftware.se juni /95

74 Urvalslistan går att sortera på signatur, efternamn eller kategori. En eventuell fritext kan skrivas i rapportens huvud. Klicka på knappen Egen text och skriv in önskad text. Det går att ställa in om rapporten ska visa antal elever på respektive tjänstefördelningspost, ansvar för en klass eller grupp och timtalet omräknat till tjänstefördelningspostens procentuella andel av en lärartjänst eller tjänstgöringen omräknad från undervisningstid till tjänstgöring med hänsyn till beroende på vald beräkningsmodell faktor eller förhållandet mellan heltidstjänst och årsram [rutan Skriv ut fältet Tjänst (Tim/Minv)]. Det går också att få dessa procenttal omräknade efter lärarens planerade tjänsteomfattning. Rader för underskrift av rektor resp. läraren går att inkludera i rapporten. Rapporten kan fås uppdelad på olika ämnestyper. Då visas även fält där man kan välja att visa schablontid i rapporten, se avsnitt , och det går då att välja ämne för att utjämna tjänst. Planeringsunderlag Elev Använd rapporten för att skriva ut en lista med kurser/ämnen eleven kommer att läsa under året. Rapporten visar elevens tilldelade ämnen/kurser, lärare, kurspoäng, kurspoäng under året, lärarledd tid och under vilka veckor kursen är utlagd. Saknas kurskod skrivs istället ämne och ämnesnamn i rapporten. Rapporten bygger dels på registrerad tjänstefördelning och dels på kurser som har registrerats som pågående för den enskilda eleven direkt i Nova Rapport. Välj Rapport Planeringsunderlag Elev support@novasoftware.se juni /95

75 Välj om lärarledd tid ska skrivas ut i rapporten. Välj om mentor, lärarledd tid och poäng under året ska skrivas ut STUDIEPLAN Nova Rapport innehåller de data som behövs för att skriva ut studieplaner för enskilda elever och sammanställningar av avslutade, pågående och planerade kurser för eleverna i en klass. Nova Rapport utnyttjar till allra största delen färdiga schabloner för att tilldela elever kurser. Det går därför snabbt att skapa kompletta studieplaner för eleverna. Programmet levereras med uppgifter om alla nationella program i en separat malldatabas. Studieplan Elev Använd rapporten för att skriva ut en studieplan för eleven bestående av avslutade kurser, pågående kurser, planerade kurser och sammanfattning. Kurserna redovisas med kurskod, kurstyp, kursnamn och antal poäng. Summering av poäng visas totalt och för varje grupp av kurser. Välj Rapport Studieplan Elev support@novasoftware.se juni /95

76 Urvalslistan kan sorteras på klass eller elevens namn. Markera de aktuella eleverna. Välj om undervisande lärare eller för avslutade kurser betygssättande lärare ska skrivas ut. Uppgift om betygssättande lärare hämtas från formuläret Elev Studieplan och kan importeras dit tillsammans med betygen på de avslutade kurserna. Välj om noteringar kopplade till eleven och/eller ansvarig lärare (mentor) för eleven ska skrivas ut. Om reducerade eller utökade kurser registrerats på eleven visas detta med ett R respektive U i kolumnen U/R. Avslutade kurser hämtas från importerade betygsatta kurser, se avsnitt Planerade kurser hämtas från programstrukturen och från sådana kurser schemats tjänstefördelning där startdatum inte är passerat. Det finns även två andra varianter av rapporten: 1. Betygssammanställning, som visas som en korsfråga och visar elevernas betyg i de olika kurserna samt deras medelbetyg. 2. En sammanställning av elevernas reducerade resp. utökade kurser. Studieplan Aktuella betyg Använd rapporten för att få fram en lista över de elever som har kurser med ett visst betygssteg, t.ex. betyget F. Välj klasser och ett betygssteg eller alternativet Betyg saknas. Rapporten sorteras normalt på klass och elev, men kan också fås sorterade på kurskod resp. ämne. Det går att kopiera rapporten till Windows urklippsbuffert för att klistra in i ett annat program, t.ex. Excel, för vidare bearbetning. Tryck på knappen Kopiera till urklipp support@novasoftware.se juni /95

77 4.3.5 LOKALER Lokalkostnad per program/klass Använd rapporten för att skriva ut summering av lokalkostnad per program. Rapporten visar lokalkostnaden fördelad på valda program/inriktningar. Beräkningen visar andel av gemensam kostnad, fast lokalkostnad för programmet, och kostnad för undervisningslokaler för varje program. Dessutom visas programmets andel av lokalkostnad och andel av elever. Välj Rapport Lokaler Lokalkostnad per program/klass juni /95

78 Välj om enbart program, program och inriktningar eller klasser ska visas i listan. Markera en eller flera poster i listan. Total lokalkostnad och eventuell kostnad för gemensamma utrymmen som fördelas proportionellt efter elevantal ska finnas registrerade. Bägge dessa uppgifter registreras under Inställningar Kostnadsberäkningar. För varje program kan man registrera en fast lokalkostnad som gäller utrymmen som inte schemaläggs eller som schemaläggs ofullständigt. Registrera detta i Tabell Program Grunddata. All lektionstid fördelas per program/inriktning efter lektionslängd och antal veckor lektionen går. Varje lektion räknas upp med en faktor för salen. Denna uppgift registreras i formulär eller tabell Sal i Nova Rapport. Saknas uppgift sätts faktorn till 1. Lektionstiden fördelas efter elevernas programtillhörighet. Saknas elever används gruppens programtillhörighet. Om någon sal inte ska ingå i fördelningen kan man undanta denna. Även detta registreras i Nova Rapport i formulär eller tabell Sal. Utgångspunkt för beräkningen är den totala lokalkostnaden. Från denna dras kostnaden för gemensamma utrymmen och kostnader som registrerats på programmet. Återstående kostnad fördelas efter salsutnyttjandet. Timmar per sal och program Välj Rapport Lokaler Timmar per sal och program. Välj om program och inriktningar eller enbart program ska visas. Rapporten visas som en korsfråga där den totala undervisningstiden i varje sal under läsåret delas upp på program/inriktningar. Rapporten kan exempelvis kopieras till Excel för ytterligare bearbetning support@novasoftware.se juni /95

79 4.3.6 DIVERSE Undervisande lärare i klass Använd rapporten för att få en lista på samtliga lärare som undervisar i klassen och hur många elever i klassen respektive lärare har. Välj Rapport Diverse Undervisande lärare i en klass. Markera en eller flera klasser i listan. Listan går att sortera på klass eller kategori. Välj om rapporten ska använda tjänstefördelningen eller lektionerna som underlag. Välj om rapporten ska visa ämnen eller kurser som respektive lärare undervisar i. Undervisande lärare på program/inriktning Använd rapporten för att få en lista på samtliga lärare som undervisar på ett program/inriktning och hur många elever på programmet/inriktningen respektive lärare har. Välj Rapport Diverse Undervisande lärare på program/inriktning. Välj om urvalslistan ska visa program/inriktningar eller enbart program. Det går att få rapporen sorterad på ämne i stället för lärare. I övrigt fungerar rapporten på motsvarande sätt som föregående rapport Undervisande lärare i en klass. Elevkollisioner mellan grupper Använd rapporten för att visa hur elevernas grupptillhörighet krockar och för att hitta vilka grupper som kan läggas samtidigt utan elevkollisioner. Välj Rapport Diverse Elevkollisioner mellan grupper. Markera de grupper som ska jämföras. Urvalsformuläret kan sorteras på grupp, kategori eller program. Man kan välja om grupper i och/eller utanför tjänstefördelningen ska visas i listan support@novasoftware.se juni /95

80 Rapporten visar valda grupper, gruppernas kategori och program, antal elever som finns i grupperna och hur många elever som valt en viss kombination av grupper. Grupperna visas både som radrubriker och kolumnrubriker. I skärningspunkten mellan en rad och en kolumn visas hur många elever som valt just denna kombination av grupper. Ett tomt fält betyder att inte finns några elevkollisioner mellan dessa grupper. Rapporten visas inte som en vanlig rapport, utan är en korsfråga som antingen kan skrivas ut direkt eller kopieras för vidare bearbetning i t.ex. Excel. Rutnät/Klass/Lärare/Ämne Rapporten kan användas för att visa ett rutnät med klasser, undervisande lärare och ämnen där undervisning sker. Data i rapporten hämtas från tjänstefördelningen. Välj Rapport Diverse Rutnät/Klass/Lärare/Ämne. I rapporten visas två av delarna klass, lärare och ämne som rad och kolumnrubriker. Det tredje visas i skärningspunkten mellan axlarna i rutnätet. Rapporten finns i tre varianter: Rad Kolumn Skärningspunkt Ämne Klass Lärare Lärare Ämne Klass Klass Lärare Ämne Välj vilken variant av rapporten som ska visas. Markera ett antal poster i de båda urvalsformulären. Rapporten visas inte som en vanlig rapport, utan är en korsfråga som antingen kan skrivas ut direkt eller kopieras för vidare bearbetning i t.ex. Excel support@novasoftware.se juni /95

81 4.4 INSTÄLLNINGAR INSTÄLLNINGAR - RAPPORTER Vid utskrift av rapporter finns en rad möjligheter att välja hur rapporterna ska utformas. I formuläret kan man välja vilka standardinställningar som ska föreslås i urvalsdialogen innan en rapport körs. Dessutom finns möjlighet att själv välja vilka rubriker som ska användas i rapporterna och i vissa fall vilka texter som ska användas. Välj Inställningar Rapporter. Markera vilka alternativ som ska vara standard, alternativt ange vilken text som ska användas. Klicka på OK eller Verkställ för att spara ändringarna. Under Kostnadsberäkning kan man välja om faktiska löner ska användas om de finns eller om schablontimkostnad alltid ska användas. Faktiska löner anges i Tabell Lärare, fältet Mlön, eller kan importeras från urklipp, se Import/Export Import Lärarlöner/tjänst från urklipp, avsnitt Rutan Begränsa lönekostnaden till 100 % innebär att lönekostnaden för en viss lärare aldrig överstiger kostnaden för en heltidstjänst, även om tjänsteomfattningen enligt den använda beräkningsmetoden skulle överskrida 100 %. Rutan Räkna om lärartjänster till planerad tjänst innebär att tjänstens procentuella fördelning på olika tjänstefördelningsposter anpassas proportionellt efter lärarens planerade tjänst (Tjänst % - Nedsättning %). För t.ex. en lärare med planerad tjänst 80 %, och där de olika tjänstefördelningsposterna tillsammans uppgår till 76 % utökas de respektive posterna proportionellt så att summan uppgår till de planerade 80 %. Motsvarande gäller om summan skulle överstiga den planerade tjänsten. Rutan Fördela poster som saknar grupp på övriga tjänstefördelningsposter innebär att vid kostnadsberäkningen per program kostnaden för sådana tjänstefördelningsposter som saknar grupp fördelas proportionellt på övriga tjänstefördelningsposter. Rutan är bara aktiv om Räkna om lärartjänster till planerad tjänst är markerad support@novasoftware.se juni /95

82 Alternativen Skriv ut antal elever, Skriv ut ansvar för grupp, Visa rad för underskrift och Visa rad för underskrift lärare används i rapporten Planeringsunderlag Lärare. För respektive underskriftsrad kan man också fritt välja ledtext/titel. Alternativen Visa rad för underskrift elev och Visa lärarledd tid används i rapporten Elevlistor Grupplista för elever resp. Planeringsunderlag Elev. Alternativen Skriv ut fältet Tjänst%, Skriv ut fältet Tjänst (Tim/MinV) och Dela upp rapport på ämnestyper används i rapporten Planeringsunderlag Lärare. Om rapporten delas upp på ämnestyper redovisas poster med ämnestypen U (undervisning) resp. Ö (övriga arbetsuppgifter) i separata avdelningar. Som Standardkurstyp kan anges en kurstyp till vilken kursen ska hänföras om den inte kan hänföras till en annan kurstyp, t.ex. IV (individuellt val). Detta används också om eleven har överskott av poäng inom någon annan kurstyp, t.ex. PF (programfördjupning). I exemplet förs då dessa överskjutande kurser i stället till kurstypen IV. Om rutan Visa kurser med betyget F som pågående är markerad visas ej godkända kurser som pågående i elevens studieplan, även om de rent faktiskt är avslutade. I rutan Personnummerformat kan man välja det personnummerformat som ska användas för visning. Om annat format anges vid nyregistrering eller import kommer det att konverteras till det standardformat som används i programmet och visas med det valda formatet. I rutan Aktuellt läsår ska normalt innevarande läsår anges. Detta skrivs ut i huvudet på rapporterna och kan ändras om man till exempel behöver ta fram rapporter avseende ett tidigare läsår, eller när man gör planering för det kommande läsåret. I rutan Bortse från antal elever per tjänstefördelningspost större än angivet värde vid beräkning av medelgruppstorlek kan ett elevantal anges över vilket grupper med fler elever ignoreras när medelgruppstorleken beräknas. Denna används bland annat i rapporten Tjänstefördelning Nyckeltal lärare. Syftet är bland annat att eventuella grupper av typen alla elever i en årskurs inte ska påverka medelgruppstorleken om de används i tjänstefördelningen. Enhetsnr används för att ange en standardenhet om flera skolenheter finns i samma rapportdatabas. Standardprogram används för att ange ett program som en lärare ska anses tillhöra om inte annat anges för läraren. Standardskolform kan anges om flera skolformer finns på skolan. För klasser behöver då bara anges skolform när den avviker från standardskolfromen. I rutorna Rubrik huvud studieplan 1 resp. 2 samt Rubrik fot studieplan kan anges texter som skrivs ut i studieplanen. Texterna fungerar också som fältnamn i tabellen Elev Särskilda insatser, se avsnitt De generella rubriktexterna kan för enskilda elever kompletteras med specifika texter, se avsnitt I rutan Generell text i planeringsunderlag, kan anges en text som t.ex. beskriver allmänna arbetsuppgifter som ingår i en lärartjänst vid den aktuella skolan. Den skrivs ut i rapporten Planeringsunderlag Lärare i rapporthuvudet. Rutan Visa grundskoleämnen i studieplan är främst avsedd för skolor med introduktionsprogram. Om rutan markeras kan även grundskoleämnen visas i elevernas studieplaner support@novasoftware.se juni /95

83 Rutan Stegläsning av grundskoleämnen gör det möjligt att etappindela grundskoleämnen. Detta görs under Formulär Ämne Skapa ämne för etappläsning, se avsnitt Detta formulär är bara tillgängligt om rutan är markerad. Rutan Använd bundna värden i fältet Notering i ämnesbaserad studieplan har betydelse för rutinen Import/Export Import Studieplaner från Excel. De bundna värdena registreras under Tabell Bunden notering, se avsnitt Denna tabell är bara synlig om rutan är markerad. Om bundna noteringar används läses noteringar inte in om de avviker från någon av de registrerade lydelserna. Rutan Visa export/import via Excel för studieplan aktiverar dessa menyalternativ under Import/Export Export resp. Import, se avsnitt resp INSTÄLLNINGAR KOSTNADSBERÄKNINGAR Använd formuläret för att registrera omräkningstal som används för att beräkna timkostnad med utgångspunkt från lärares månadslön. Välj Inställningar Kostnadsberäkningar. Formuläret innehåller uppgifter som används vid beräkning av kostnader. Ändringar slår igenom i samtliga rapporter som beräknar kostnader. Fälten har försetts med standardvärden som kan passa de flesta skolor. Tillgängliga fält: Faktor för månader I grundinställningen 12,2 ingår faktorn för semestertillägg. Faktor för personalomkostnader Om personalomkostnaderna t.ex. uppgår till 42,5 % anges faktorn till 1, support@novasoftware.se juni /95

84 Schablonantal elever i grupp Används i vissa fall för att beräkna kostnaderna per elev och program. I första hand används faktiska elever i grupperna. Saknas elever används fältet Max antal elever från schemaprogrammets tabell Grupp/Klass. Är även detta fält tomt används schablonantalet istället. För tjänsteberäkning finns två metoder, årsramsmodellen (Total tid / Årsram) och faktormodellen (Minuter/vecka / Faktor). Välj den som ska användas. Se avsnitt 1.10 för en beskrivning av hur metoderna fungerar. Beroende på vald metod är vissa underliggande fält inaktiva. Heltid minuter/vecka Ett standardvärde för vad som ska räknas som heltidstjänst för en lärare. Tiden ska anges i minuter per vecka. Fältet är bara aktivt om faktormodellen är vald. Månadslön heltid minuter/vecka Ett standardvärde för månadslön för en heltidsanställd som används om inte någon månadslön för den enskilde läraren finns registrerad. Fältet är bara aktivt om faktormodellen är vald. Generell heltidstjänst lärare Ett standardvärde för vad som ska räknas som heltidstjänst för en lärare. Tiden ska anges i timmar totalt under läsåret. Fältet är bara aktivt om årsramsmodellen är vald. Generell årsram ämne Ett generellt värde för årsram ämne som används om inget värde angetts för ämnet i Tabell - Ämne. Fältet är bara aktivt om årsramsmodellen är vald. Generell årsram kurskod Ett generellt värde för årsram kurskod som används om inget värde angetts för kursen i Tabell Kurskod. För tjänstefördelningsposter med kurskod gäller att om både generellt värde och värde för den aktuella kurskoden saknas, så används årsramen för ämnet i stället. Tillägg % beräknad lönejustering Fältet kan användas för att simulera en löneförändring under läsåret. Om man t.ex. förväntar sig en lönehöjning med 4 % efter halva läsåret, kan man ange att lönesumman ska räknas upp med 2%. Medelantal veckor under läsåret Används i rapporterna som redovisar tjänstefördelning med utgångspunkt från veckotid (minuter per vecka). Prioritera vid beräkning av elevantal Alternativen används för att ange om det faktiska eller maximala elevantalet för gruppen ska användas i första hand vid beräkning av gruppstorlek. Lokalkostnad totalt Används vid beräkning av lokalkostnaden per program. Ange den sammanlagda kostnaden för skolan samtliga lokaler. Lokalkostnad allmänna utrymmen Avser den totala kostnad som gäller gemensamma utrymmen som matsal, bibliotek osv. Kostnaden som anges här kommer att fördelas proportionellt på programmen utifrån elevantal. Läromedel totalt Ange skolans totala läromedelsbudget. Fältet används i rapporten Kostnad Program/Lokaler/Läromedel. Övriga kostnader Ange den totala kostnader för skolan. Den del som inte registrerats på program/inriktning fördelas proportionellt efter elevantalet. Fälten används i rapporten Kostnad Program/Lokaler/Läromedel support@novasoftware.se juni /95

85 Knappen Återställ skriver in programmerade grundvärden i samtliga fält i formuläret. I underformuläret Schablonkostnad och intervall för beräkning av tjänst kan en schablontimkostnad för respektive värde på heltidstjänst för lärare registreras. Ett registrerat värde på Heltidstjänst för lärare i schemat som saknas i rapportdatabasen skrivs in i rapportdatabasen vid överläsning. Timkostnad vid överläsning av nya värden på fältet årsram sätts till 0,00 kr. Registrerade uppgifter används i alla rapporter som använder schablonkostnad för att beräkna undervisningskostnader. Ta bort ett värde genom att markera hela raden i vänsterkanten och trycka på Delete. Det går inte att ändra ett registrerat värde för Heltidstjänst. Ligger lärarens tjänst utanför angivet intervall visas skillnaden till närmaste intervallgräns som under- respektive övertid. För deltidslärare minskas intervallet proportionellt. Detta sätt att räkna kan användas i rapporterna Tjänstefördelning per lärare och program och Tjänstefördelning per lärare och konto INSTÄLLNINGAR - BETYG Välj Inställningar Betyg. I formuläret registreras förekommande betygssteg med eventuell tillhörande klartext. Dessutom registreras vilket poängtal betygssteget har vid meritvärdesberäkning. De nu förekommande betygsstegen är förinmatade vid leverans. Betyg Klartext I denna kolumn anges själva betygssteget. Här kan betygsstegets betydelse anges i klartext. Notering Textfält som kan användas för valfri information. Innehållet i fältet skrivs inte ut i betygsdokument eller rapporter. Poäng Anger betygsstegets meritvärde support@novasoftware.se juni /95

86 Slutbetyg Studieplan Markera rutan om betygssteget ska användas i slutbetyg eller motsvarande. Markera rutan om betygssteget ska skrivas ut i elevens studieplan INSTÄLLNINGAR PERIOD I detta formulär registreras de perioder som förekommer. De flesta uppgifterna hämtas från schemat vid överläsning. Fältet Andel av läsår används för att ange hur stor del av läsåret som perioden omfattar. För perioder som omfattar halva läsåret, som terminer och perioder för varannanveckasläsning anges 0,5 som andel, för perioder som omfattar en halv termin 0,25 etc support@novasoftware.se juni /95

87 4.5 IMPORT/EXPORT Vissa uppgifter som används i rapportdatabasen kan lämpligen importeras via urklipp eller från en fristående databas. Från urklippsbufferten kan uppgifter om lärarlöner och avslutade kurser importeras. Data om nationella program kan importeras från en databas som följer med installationen. Från rapportdatabasen kan man även kopiera kurskoder kopplade till valda program/inriktningar till urklippsbufferten för att t.ex. infoga dessa i schemaprogrammet EXPORT Textfil till Skola24 Schema Det går att föra tillbaka data från Nova Rapport till Skola24 Schema genom att skapa en textfil som sedan läses in i Skola24 Schema. Välj Import/Export Export Textfil till Skola24 Schema. Ange den mapp där exportfilen ska placeras. Välj vilka data som ska exporteras genom att markera respektive rutor. De gjorda inställningarna kan sparas till ett kommande tillfälle genom knappen Spara inställningar. Tryck Exportera när du är klar. Klass/Elev till urklipp Rutinen kopierar uppgifter om elevernas klasstillhörighet, personnummer, efternamn, förnamn, program, epostadress och telefon till Windows urklippsbuffert varifrån uppgifterna sedan kan kopieras in i annat program, t.ex. Excel. När rutinen körs får man en fråga om elever från samtliga klasser ska kopieras. Om man svarar Nej på frågan får man i nästa steg ett formulär där man får markera de klasser som ska tas med i exporten. Grupp/Elev till urklipp support@novasoftware.se juni /95

88 Rutinen kopierar samtliga grupp-elevkopplingar till Windows urklippsbuffert varifrån uppgifterna sedan kan kopieras in i annat program, t.ex. Excel. Urklippet är på formatet [Grupp] [Personnummer], där varje elev förekommer på en rad för varje grupp som eleven ingår i. Lärare till urklipp Rutinen kopierar uppgifter om samtliga lärare till Windows urklippsbuffert varifrån uppgifterna sedan kan kopieras in i annat program, t.ex. Excel. De fält som kopieras är Signatur, Personnummer, Förnamn, Efternamn, Tjänst % och Nedsättning %. Kopiera arbetstid till urklipp Rapporten gör det möjligt att kopiera de arbetstidslektioner som finns i schemat till Windows urklippsbuffert för import till annat program eller för bearbetning i t.ex. Excel. Välj Rapport Diverse Kopiera arbetstid till urklipp. Ställ in det datumintervall för vilket arbetstidslektionerna ska kopieras. Kontrollera att Startår schema och Startmånad schema stämmer med inställningarna i schemat (Inställningar Generellt Läsår). Välj sedan vilka av de tillgängliga fälten som ska vara med i exporten. Lägg till och ta bort fält med höger- resp. vänsterpilarna. Ändra ordningsföljden för de valda fälten med upp- och nerpilarna. Tryck Kopiera. Tryck på Spara fältval för att de gjorda valen ska sparas till nästa tillfälle support@novasoftware.se juni /95

89 Studieplaner till Excel Alternativet är bara synligt om rutan Visa Export/Import via Excel för studieplan är markerad under Inställningar Rapporter. Välj vilka klasser och lärare som ska ingå i urvalet. Rutinen skapar en Excel-fil för varje vald lärare med en lista över lärarens elever i varje kurs som läraren har i de valda klasserna. Excel-filen innehåller förutom ämne/kursnamn, klass, personnummer och elevens namn även kursens start- och slutsdatum samt två fält för notering resp. om kursen är avslutad. Efter komplettering av läraren i dessa fält kan filen importeras tillbaka till Nova Rapport, se avsnitt En ruta Upplysning till lärare finns. Där kan information till lärarna skrivas, som kommer att skrivas ut i huvudet till Excel-filen. Välj en Mapp för Excelfiler där filerna ska sparas. Tryck Spara inställningar för att spara gjorda inställningar till senare tillfällen. Studieplaner särskilda insatser till Excel Alternativet är bara synligt om rutan Visa Export/Import via Excel för studieplan är markerad under Inställningar Rapporter. Välj vilka klasser som ska ingå i urvalet. Rutinen skapar en Excel-fil för varje vald klass med den information som angetts under Särskilda insatser, se avsnitt och Det går att välja att arkiverade klasser ska visas. Välj en Mapp för Excelfiler där filerna ska sparas support@novasoftware.se juni /95

90 4.5.2 IMPORT Det finns ett stort antal möjligheter att importera data från andra program till Nova Rapport. De flesta rapporterna bygger på att uppgifter hämtas från något av skolans administrativa system som en textfil eller en Excel-fil. Öppna filen i Excel. Kontrollera att kolumnerna är placerade i rätt ordning. Markera kolumnerna som ska infogas i Nova Rapport och kopiera dem. Växla till Nova Rapport och välj önskad importtyp. Textfil från Skola24 Schema Skola24 Schema kan skapa en textfil med all information som går att läsa över från schemat till Nova Rapport. Filen kräver ingen bearbetning utan kan läsas in direkt i Nova Rapport. Skapa filen i Skola24 Schema genom att välja Arkiv Export Nova Elevregister/Rapport. Ange ett namn på exportfilen och ett bibliotek där den ska placeras. Ange också ID för skola. Detta ska vara samma ID som Nova Rapport använder. Växla till Nova Rapport och välj Import/Export Import Textfil från Skola24 Schema. Ange sökväg och namn för den textfil som skapats från Skola24 Schema. Ange vilka sorters data som ska importeras. I tabellerna med grunddata (övre ramen) går det att välja om enbart nya poster (Lägg till) och/eller förändrade poster (Uppdatera) ska importeras. Relationstabellerna (undre ramen) fungerar annorlunda. Vid en uppdatering ersätts det gamla innehållet helt och hållet med det nya support@novasoftware.se juni /95