Kommunala processer för Valadministration

Transkript

1 Kommunala er för Valadministration Version 2.1 Kommunala er för Valadministration Valadministration Version 2.1 Publicerad: Skapad av: Cecilia Andersson, Karin Strandsten, Susanne Ribbing, Kentor Godkänd av: Anders Nordh, SKL

2 Kommunala er för Valadministration Innehållsförteckning Sida 2 (av 24) Version 2.1 Innehåll Sida Försättssida 1 Innehållsförteckning 2 Sammanfattning 3 Valadministration - Översikt ansvarsområden 4 Förklaring av använda symboler 5 Hjälpavsnitt - Webbnavigering 6 Valadministration - Översiktsmodell 7 1 Dimensionera distrikt och valkretsar - Översiktsmodell 8 1a Dimensionera distrikt och kretsar - Simbanemodell 9 1b Besluts Dimensionering - Simbanemodell 10 2 lokaler - Simbanemodell 11 3 material - Översiktsmodell - med Flöden 12 3a material - Simbanemodell 13 3b material valdagen - Simbanemodell 14 4 extern information - Simbanemodell 15 5a personal före val - Simbanemodell 16 5b personal efter val - Simbanemodell 17 6 obligatorisk utbildning - Simbanemodell 18 7 transporter - Simbanemodell Simbanemodell 20 9 Hantera övriga förtidsröster - Scenariomodell Valdag - Simbanemodell Utföra valnämndens preliminära rösträkning - Simbanemodell lagerhållning - Scenariomodell 24

3 Kommunala er för Valadministration Sida 3 (av Sida 24) 3 (av 24) Version 2.1 Sammanfattning Syftet med detta dokument är att beskriva valadministrativa er vid kommuner. Örebro kommuns beskrivning har legat till grund för normalen men med vissa tillägg och modifikationer efter intervjuer med andra kommuner. Ikonen för rollen röstmottagare gäller både röstmottagare och ordförande i valdistrikt. Ikonen för rollen servicecenter gäller även personal i reception/växel/bibliotek eller övrig personal som behöver valinformation. I mars 2017 har erna uppdaterats med nya rutiner och checklistor gällande Vissa mindre ändringar har också genomförts för att modellerna ska motsvara de er som gäller idag.

4 Valadministration Valadministration Sida 4 (av 24) Version 2.1 Utbildar även Länsstyrelsernas regionala valmyndighet Valmyndigheten Planera och samordna genomförande av RKL-, EP- och Sametingsval och även Folkomröstning Utveckla och underhålla IT-stöd för val, som ex. Valdatasystemet Ta fram manualer och utbildnings material Framställa Röstkort, Valsedlar, Röstlängd, Väljarförteckning och annat valmaterial Fördela mandat mellan partier och fastställa ledamöter till Riksdag och Europaparlamentet Länsstyrelsen Regional valmyndighet Ansvarsområden Valadministration Kommunal valnämnd Besluta om valdistrikt Genomföra slutlig rösträkning Fastställa resultat av Kommunfullmäktigeval och Landstingsfullmäktigeval Utse röstmottagare Besluta om vallokaler Ansvara för Genomföra preliminär rösträkning Betala arvoden och hyror Utbilda röstmottagare Utbildar även Kommunala valnämnder

5 Kommunala er för Valadministration Förklaring av använda symboler Sida 5 (av 24) Version 2.1 Roller Flöden mellan roller En roll grupperar ett antal aktiviteter som kräver en definierad kompetens för att aktiviteterna skall kunna utföras. Om rollen avser ett IT-stöd avses med kompetens IT-stödets funktionalitet. Rollen besätts av aktörer som kan utföra rollens alla aktiviteter. Flöden visas som pilar, som sammankopplar flödets avsändarroll och flödets mottagarroll. Flödets riktning indikeras av pilspetsen. För dubbelriktade pilar går flödet i steg 1 (frågan) i den ifyllda pilspetsens riktning, och i steg 2 (svaret) i motsatt riktning. Verksamhets- roll Personroll IT-applikationsroll eprocessroll En verksamhetsroll (roll) är en gruppering av aktiviteter och roller. En verksamhetsroll fungerar i sig som en enda roll, men aktiviteterna utförs av de underliggande rollernas aktörer. Aktörerna i en personroll är individer med den kompetens som krävs för att utföra rollens aktiviteter. Aktörerna i en IT-applikationsroll är specifika IT-applikationer och IT-stöd, t.ex. ekonomisystem eller ordersystem som har den funktionalitet som aktiviteterna i rollen kräver. En eprocessroll representerar ett IT-stöd som bearbetar och styr elektroniska informationsflöden i en. Meddelande (enväg) Meddelande (fråga/svar) Användargränssnitt (enväg) Ett informationsflöde av typen envägsmeddelande. Informationen kan transporteras på olika sätt, t.ex. via e-post, SMS, fax eller brev. Meddelandet kan även vara en överföring mellan två IT-applikationer. Vid en sådan överföring är informationen formaterad efter någon standard, ofta XML eller EDI (SFTI, EDIFACT eller ANSI X12). Ett informationsflöde av typen fråga/svarsmeddelande. Aktörer i den mottagande rollen tar emot meddelanden och ger direkt svar. Telefonkonversationer, frågor mot en eregisterroll eller utväxlande av information via programgränssnittsanrop (API-anrop) är exempel på fråga/ svarsmeddelanden. Ett informationsflöde av typen envägsmeddelande. Informationen hanteras via användargränssnitt av aktörer i en personroll. Användargränssnittet kan vara t.ex. ett formulär i en webbläsare. eregisterroll En eregisterroll hämtar/lagrar/hanterar elektronisk information med en specifik struktur och betydelse. Informationen kan vara lagrad i t.ex. en relationsdatabas. Användargränssnitt (fråga/svar) Ett informationsflöde av typen fråga/svarsmeddelande. Informationen hanteras via användargränssnitt av aktörer i en personroll. Användargränssnittet kan vara t.ex. ett formulär i en webbläsare. Dokumentroll En dokumentroll sparar/samlar information med ett förutbestämt syfte, t.ex. årsredovisningar från bolag. Indirekt informationsflöde Ett indirekt informationsflöde är ett flöde där informationen skickas från en avsändarroll till en mottagarroll via en mellanlagringsroll. För aktören i mottagarrollen innebär det att den erhåller informationen via mellanlagringsrollen. Platsroll En platsroll representerar fysiska områden (ofta byggnader) t.ex. centrallager eller lokala säljkontor. Aktörer i rollen utför aktiviteter som t.ex. lagra produkt eller inhysa säljare Fysiskt flöde Ett fysiskt flöde mellan aktörer i två olika roller. Det fysiska flödet kan vara t.ex. varor eller produkter. Aktörerna i en av rollerna kan vara en fysisk plats, exempelvis ett lager. Version 4.2

6 Kommunala er för Valadministration Hjälpavsnitt - Webbnavigering Sida 6 (av 24) Version 2.1 Klicka visa alla sidor i dokumentet Använd zoom och panorering för att se detaljerna Klicka ned en nivå i viss verksamhets. Tryck ner Alt och klicka skriv en kommentar (endast om modellen är publicerad med Visuera Cloud Services) Tryck ner Ctrl och klicka visa utökad beskrivning Klicka visa informationsstruktur webbformulär eller metadata

7 Valadministration Sida 7 (av 24) Version Dimensionera distrikt och valkretsar 2 lokaler 3 material 4 extern information 5a personal före val 6 obligatorisk utbildning 7 transporter 8 Återställa efter avslut 9 Hantera övriga förtidsröster 10 Valdag 11 Utföra valnämndens preliminära rösträkning 12 lagerhållning Valresultat 5b personal efter val Betala arvoden Valadministration

8 1 Dimensionera distrikt och valkretsar Sida 8 (av 24) Version 2.1 1a Dimensionera distrikt och kretsar 1b Besluts Dimensionering 2 lokaler 1 Dimensionera distrikt och valkretsar

9 1a Dimensionera distrikt och kretsar 1a Dimensionera distrikt och kretsar Sida 9 (av 24) Version Förändring i befolkningsstatistik 1 Rutinbeskrivning Dimensionera valdistrikt och valkretsar, Obs! förändrad lagstiftning 1 Checklista Dimensionering valdistrikt och valkretsar, Obs! förändrad lagstiftning 1b Besluts Dimensionering Kontrollera information och statistik från Länsstyrelsen och Valmyndigheten Överlämna statistik Dimensionera valdistrikt Överlämna underlag Dimensionera valkretsar Skapa beslutsunderlag Kommunens statistiker Komplettera med kommunens prognos Ta fram kartunderlag Kommunens statistiker

10 1b Besluts Dimensionering 1b Besluts Dimensionering Sida 10 (av 24) Version 2.1 1a Dimensionera distrikt och kretsar 1. Fastställd dimensionering 2 lokaler Överlämna beslutsunderlag Ej Godkänd Använd senast beslutade dimensionering Använd ny dimensionering Valnämnden Godkänna beslutsunderlag Beslut Nej Beslut Nej Beslut Ja Kommunstyrelsen Godkänd Godkänna beslutsunderlag Beslut Nej Beslut Ja Kommun Fullmäktige Beslut (senast 31 oktober) Beslut Ja Länsstyrelsen Fastställa KF-beslut (senast 1 dec.)

11 2 lokaler 2 lokaler Sida 11 (av 24) Version 2.1 1b Besluts Dimensionering 1. Valdag beslutad 2. Se vallagen för detaljer 2 Rutinbeskrivning lokaler, notera krav på avgränsningar och värdeneutrala lokaler 2 Checklista lokaler, notera krav på avgränsningar och värdeneutrala lokaler 3 material Ej Godkänd Inventera och boka lokaler för och valdagen Inventera och prel. boka röstningslokaler Inventera behov av nya röstningslokaler Besiktiga nya lokaler enl. kravspec. och ev. prel.boka Godkänna lokal Bekräfta bokning Fastställa policy Godkänd Godkänd Valnämnden Besluta om lokal Ej Godkänd Uppdatera valdatasystemet Valportalen

12 3 material Sida 12 (av 24) Version 2.1 Översiktsmodell - med Flöden 3a material 3b material valdagen 4 extern information 3 material

13 3a material Simbanemodell 3a material Sida 13 (av 24) Version lokaler 1. Materialbehov 3a Rutinbeskrivning material 3a Checklista material 3b material valdagen 4 extern information 8 Dimensionera material Kontrollera leveranser Producera egna trycksaker Komplettera inredning Packa inför Röst-mottagare Beställa material Leverera material Röst-mottagare Genomföra Kontrollera material Lokal för röstmottagning Leverera material Valdatasystemet

14 3b material valdagen Simbanemodell 3b material valdagen Sida 14 (av 24) Version lokaler 3b Rutinbeskrivning material valdagen 3b Checklista material valdagen 10 Valdag 2. Materialbehovet tillgodosett 4 extern information Packa för valdagen Packa ordförandepåse Hämta-lämna material Återlämna material Röst-mottagare Genomföra val Leverera material Plocka ihop Arkivera material/utrustning Lokal för röstmottagning Materiallager / central-förråd Materiallager / central-förråd

15 4 extern information 4 extern information Sida 15 (av 24) Version 2.1 3b material valdagen 1. Behov av information 4 Rutinbeskrivning information 4 Checklista information 2. Informationen tillgodosedd 5a personal före val Inventera befintlig information på olika plattformar Uppdatera information Skapa manus till kungörelse Skapa mediarutin Diskutera med valnämnden Valnämnden Överlämna manus Informera Kommunikationsav delningen Publicera på olika plattformar Beställa annonsplats Lokalpress Servicecenter

16 5a personal före val Simbanemodell 4 extern information 5a personal före val 5a Rutinbeskrivning personal Sida 16 (av 24) Version 2.1 5a Checklista personal 6 obligatorisk utbildning Se över behovet av röstmottagare. OBS! förändring av vallagen Uppdatera befintliga register Uppdatera register utifrån svar Nyrekrytera Placera röstmottagare Behov av ersättare Kontrollera arvodesunderlag Ersätta sena återbud Behov finns inte Sänd förfrågan (mail) Svara Sänd bekräftelse Röst-mottagare Lämna Underlag Beslutar Sända underlag Valnämnden Utser röstmottagare per valdistrikt Löneenheten Löneenheten

17 5b personal efter val Simbanemodell 5b personal efter val Sida 17 (av 24) Version Utföra valnämndens preliminära rösträkning 1. Uppdrag slutfört 5b Rutinbesrkivning personalarvoden 5b Checklista personalarvoden 2. Röstmottagare och övrig Personal erhållit rätt ersättning Betala arvoden Kontrollera, räkna och attestera tidrapporter Rapportera tid Röst-mottagare Skicka attesterad tidrapport Löneenheten Betalar ut arvoden

18 6 obligatorisk utbildning 6 obligatorisk utbildning Sida 18 (av 24) Version 2.1 5a personal före val 1. Se valmyndighetens utbildningsmaterial 6 Rutinbeskrivning obligatoriskt utbildning 6 Checklista obligatorisk utbildning 7 transporter Kontrollera ev. nyheter, planera och schemalägga utbildning Boka lokal med förtäring Planera innehåll och material Anmäla sig Registrera inkomna svar Kontrollera svarsfrekvens Sända kallelse Genomföra utbildning Bjuda in samtliga röstmottagare till utbildningstillfällen Ringa de som inte svarat Delta i utbildning Röstmottagare Röstmottagare motsvarar här all personal som måste få utbildning, från kommunen. De kommuner som har Vals, Valman eller Kaskelot kan hantera utbildning via systemet

19 7 transporter 7 transporter Sida 19 (av 24) Version obligatorisk utbildning 1. Transportbehov finns 7 Rutinbeskrivning transporter 7 Checklista transporter 2. Transportbehov tillgodosett 8 Dimensionera transporter Göra schema Uppdatera transportpärmen Packa bilar (även efter val) Boka bilar/köpa transp.tjänst Genomföra transporter Extern leverantör Hämta bilar Söka parkeringstillstånd Lämna tillbaka bilar Länsstyrelsen Garage / hyrfirma

20 8 8 Sida 17 (av 24) Version transporter 3a material 1. Process 2,3,5 och 6 ska vara klara. Se valmyndighetens manual 8 Rutinbeskrivning administrera 8 Checklista 9 Hantera övriga förtidsröster 2. Förtidsröstning säkerställd 12 lagerhållning Återställa efter avslut Säkerställa att det finns en förteckning över vilka partier som deltar i respektive val Leverera material Iordningställa lokaler Öppna servicetelefon Sortera ytterkuvert Väljare från egen kommun Nej Ja Packa och plombera per valdistrikt Avsluta Sortera ytterkuvert Väljare från egen kommun Nej Ja Transportera bort material och utrustning Återställa lokaler Hämta/lämna förtidsröster Röstmottagare Fylla i väljarförteckning Lämna över valkuvert Anmäla sig Räkna väljarförteckning och ytterkuvert Lämna röstkuvert Paketera i omslag Registera Registrera Väljare Väljare Förtidsrösta Väljare Posta Posta Valportalen Extern kommun Extern kommun

21 9 Hantera övriga förtidsröster Sida (av 24) Version Version Rutinbeskrivning Hantera övriga förtidsröster 9 Checklista Hantera övriga förtidsröster 10 Valdag 9 Hantera övriga förtidsröster 1. IN: Förtidsröstning före valdag i annan kommun - Hämta förtidsröster från andra kommuner på Posten - Sortera ytterkuvert per valdistrikt - Registrera i Valdatasystemet - Packa och plombera per valdistrikt - Låsa in till valdagen UT: Förtidsröstning säkerställd 2. IN: Förtidsröstning utomlands - Hämta utlandsröster på Posten - Sortera ytterkuvert per valdistrikt - Registrera i Valdatasystemet - Packa och plombera per valdistrikt Ambassadröst, vit eller brevröst, gul Vit Gul Låsa in till valdagen Låsa in till valnämndens preliminära rösträkning 3. IN: Förtidsröstningslokal öppen på valdagen Väljare har förtidsröstat - Hämta förtidsröster från valdagen - Sortera ytterkuvert per valdistrikt - Registrera i Valdatasystemet Väljare från egen kommun Beslut Nej Beslut Ja Posta till respektive kommun Packa och plombera per valdistrikt Låsa in till valnämndens preliminära rösträkning

22 10 Valdag 10 Valdag Sida 21 (av 24) Version Hantera övriga förtidsröster 1. Se Valmyndighetens manual. 10 Rutinbeskrivning valdag 10 Checklista valdag 2. Preliminärt valresultat 11 Utföra valnämndens preliminära rösträkning Ta fram inlåsta förtidsröster Duka upp inför Öppnar hämtning telefonjour Hämta/lämna förtidsröster Genomföra transporter (Förtidsröster, Material, Ambulerande röstmottagare, Valskjuts) och håller telefonjour Transportera valkassar Låsa in röd valkasse till valnämndens preliminära rösträkning Transportera valkassar Röstmottagare Se Valmyndihetens manual för genomförande av val 3. Återställa lokal

23 11 Utföra valnämndens preliminära rösträkning 11 Utföra valnämndens preliminära rösträkning Sida 22 (av 24) Version Valdag 1. Onsdag och ev. torsdag efter valdagen. Se Valmyndighetens manual 11 Rutinbeskrivning Utföra valnämndens preliminära rösträkning 11 Checklista Utföra valnämndens preliminära rösträkning 2. Preliminärt valresultat 5a personal före val 12 lagerhållning Utrusta lokalen Ta fram inlåsta röster och röstlängder Duka upp efter valkrets Transportera valkassar Betala arvoden Valnämnden Informera Invänta kungjort klockslag Genomföra valnämndens preliminära rösträkning Packar enligt Valmyndighetens rutin Kvittera leverans Transportera valkassar Länsstyrelsen Rapportera resultat Valportalen

24 12 lagerhållning 12 lagerhållning Sida (av 24) Version Utföra valnämndens preliminära rösträkning 8 Återställa efter avslut 12 Rutinbeskrivning lagerhållning 12 Checklista lagerhållning 12 lagerhållning Förråds- personal IN: Valnämndens preliminära rösträkning avslutad - Rensa och sortera material och utrustning - Underhålla material och utrustning - Arkivera enligt fastställd arkiveringsplan UT: Beredskap för nytt val - Ajourhålla register över röstmottagare - Uppdatera lokalförteckning