TA KONTROLL ÖVER RAPPORTERINGS- OCH BOKSLUTSPROCESSEN

Transkript

1 TA KONTROLL ÖVER RAPPORTERINGS- OCH BOKSLUTSPROCESSEN September 2017 Presented by CONSULTING INFRASTRUCTURE SOLUTIONS TRAINING 0

2 Fördjupningspass 2: Ta kontroll över rapporterings- och bokslutsprocessen Ekonomiavdelningarna i de flesta organisationer är under ständigt ökat tryck för att förändra och effektivisera rapporteringsfunktionen, samtidigt som man fortsätter att upprätthålla integriteten av bokslutet och närhet till processen. En viktig del av detta arbete är att automatisera manuella uppgifter och förbättra kvaliteten på data. Detta fördjupningspass handlar om hur du kan effektivisera bokslutsprocessen genom att dokumentera, kontrollera och skapa möjlighet för kontinuerlig förbättring. CONSULTING INFRASTRUCTURE SOLUTIONS TRAINING 1

3 AGENDA Sucaba, vilka är vi? Den finansiella rapporterings- och bokslutsprocessen Hur kan den effektiviseras? Vilka är utmaningarna? Förbättra bokslutsprocessen med system stöd för Account reconciliation Vad är? Hur gjorde andra? Sammanfattning CONSULTING INFRASTRUCTURE SOLUTIONS TRAINING 2

4 SUCABA Grundades 2004 Antal anställda % fokuserade inom Enterprise Performance Management (EPM) Business Intelligence (BI) Oracle Gold Partner och utnämnd Partner of the Year 2013, 2014, 2015 & 2016 Partners Training: Keyteach Joint Venture with: Infratects BV CONSULTING INFRASTRUCTURE SOLUTIONS TRAINING 3

5 SUCABAS TJÄNSTER INOM EPM Requirements Design Implement Operate Enterprise Planning Financial Close Management Reporting & Analytics Financial Master Data CONSULTING INFRASTRUCTURE SOLUTIONS TRAINING 4

6 + Sweden Norway Denmark Finland United Kingdom The Netherlands Spain Australia USA Tillsammans är vi ledande inom Enterprise Performance Management i Europa med ca 150 anställda och kontor i 9 länder CONSULTING INFRASTRUCTURE SOLUTIONS TRAINING 5

7 DEN FINANSIELLA RAPPORTERINGS- OCH BOKSLUTSPROCESSEN Close GL Data submission Consolidation Reporting Målsättning - Producera aktuella och korrekta bokslut inom rimlig tid Hur bibehålls kvalitet med mindre tid till den finansiella rapporterings- och bokslutsprocessen? Effektiv förvaltning när processer och rutiner finns på plats. Integrerade system lösningar är nyckeln till snabbare bokslut med bibehållen kvalitet. CONSULTING INFRASTRUCTURE SOLUTIONS TRAINING 6

8 VAD KÄNNETECKNAR EN EFFEKTIV BOKSLUTSPROCESS Synlighet i en gemensam lösning med definierade arbetsuppgifter, status, avstämningar och data format. Effektivitet, integrerad hantering av arbetsuppgifter, automatisk avstämningar, automatiserad dataintegration. Kontrollerad, säkra känsliga data, granskningsspår, tydligt ansvar, fokuserat. Kompletta, definierade arbetsuppgifter, hantering av anteckningar, avstämningar av finansiella- och skatteposter. Complete Controlled Visibility Efficiency CONSULTING INFRASTRUCTURE SOLUTIONS TRAINING 7

9 NÄSTA STEG I ATT FÖRBÄTTRA DEN FINANSIELLA RAPPORTERINGS- OCH BOKSLUTSPROCESSEN Close GL Data submission Consolidation Reporting CONSULTING INFRASTRUCTURE SOLUTIONS TRAINING 8

10 VAD ÄR UTMANINGEN MED ATT STÄNGA BÖCKERNA? MANUELLA PROCESSER OFULLSTÄNDIG INFORMATION BEGRÄNSAD SPÅRBARHET BEGRÄNSAD SYNLIGHET SÄKERHET BRISTFÄLLIG STYRNING Ø Ø Ökade rapporteringskrav från myndigheter och revision. Processen för kontoavstämningar - account reconciliations - anges som #1 av icke-data relaterad anledning till förseningar i bokslutet* * The Challenge of Corporate Reporting Research Study carried out by Dynamic Markets on behalf of Oracle and Accenture CONSULTING INFRASTRUCTURE SOLUTIONS TRAINING 9

11 VAD ÄR ACCOUNT RECONCILIATION? Kontoavstämning utförs för att upprätthålla intern kontroll i den finansiella bokslustprocessen. Säkerställa att kontosaldon är korrekta för perioden. - Jämförelse av kontosaldon mellan två eller flera oberoende system - Verifiering av kontoutdrag och balanssaldon för avstämning och dokumentation av skillnader - Att jämföra transaktioner mellan två datakällor för att se vilka transaktioner som är utestående - Netting av transaktioner inom en datakälla för att fastställa "nettosaldo" för kontot Account reconciliation process Load Balances Automation Reconciliations Prepare Reconciliations Review Reconciliations Monitor Process CONSULTING INFRASTRUCTURE SOLUTIONS TRAINING 10

12 MOTIV TILL ATT IMPLEMENTERA SYSTEMSTÖDS FÖR KONTOAVSTÄMNINGAR / ACCOUNT RECONCILIATIONS? Automatisering av den fullständiga processen 1. Ladda data från olika system (ERP, Bank utdrag, etc) 2. Jämför och stäm av kontobalanser 3. Identifiera skillnader Definiera och effektivisera processen med hänsyn till olika kontotyper Fokusera analysen på avvikelser Konfigurera regler för att genomdriva policyer Definiera en styrningsmodell med tydliga ansvarsområden Konsekvent över tiden, med rullning till nästa period Säkerställ spårbarhet via loggar och drill-back funktionalitet Definiera riskvillkor för respektive avstämningstyp; Kvantitativ och Kvalitativa CONSULTING INFRASTRUCTURE SOLUTIONS TRAINING 11

13 KVANTITATIVA RISKKRITERIER Ledande praxis kriterier Antal transaktioner Absolut belopp av transaktioner Normal kontobelopps saldo balans Antal öppna avstämningsposter Definition Antal transaktioner (># = risk ökning) $ förändring ($ ökning= risk ökning) $ belopp($ ökning= risk ökning) Antal poster (># = risk ökning) CONSULTING INFRASTRUCTURE SOLUTIONS TRAINING 12

14 KVALITATIVA RISKKRITERIER Ledande praxis kriterier Komplexitet i transaktioner Volatilitet, komplexitet och subjektivitet av redovisningsregler Känslighet för bedrägerier Nivån på automatisering kontra manuellt ingripande (Går det att göra manuell bokning på konto?) Kvalitet på intern kontroll över transaktioner Kompetens hos person/-er som genomför avstämningar Definition Mer komplex = risk ökning Risk definieras av ledningen Tid sedan ansvariga granskades (längre tid = högre risk) Endast system = lägre risk Risk för felaktigheter ökar med bristfällig kontroll Utökat behov av granskning av identifierade person/-er CONSULTING INFRASTRUCTURE SOLUTIONS TRAINING 13

15 SYNLIGT OCH EFFEKTIVT CONSULTING INFRASTRUCTURE SOLUTIONS TRAINING 14

16 KONTROLLERAT OCH SPÅRBART CONSULTING INFRASTRUCTURE SOLUTIONS TRAINING 15

17 CONSULTING INFRASTRUCTURE SOLUTIONS TRAINING

18 CONSULTING INFRASTRUCTURE SOLUTIONS TRAINING 17

19 Kundcase proof of concept: Global koncern inom finanssektorn POC Koncern Scope ca 250 avstämningar / period ca avstämningar / period Antal användare Data Lösning Utmaningar / svårigheter Anteciperade result ca 10 ca Oracle EBS, Terradata, Global Data warehouse, manual sub ledgers, Excel files, etc. Ersätta manuella avstämningar i Excel och andra system genererade rapporter med Oracle ARCS Tidskrävande manuella avstämningar i Excel Beroende av individer för vissa avstämningar Brist på förvaltning och styrning i avstämningsprocessen lokalt och från koncernperspektiv Spridda och/eller obefintlig risk hantering på kontonivå Decentraliserad lagring av avstämningsdokumentation (nätverksandel) Efterfrågan på dagliga och veckovisa avstämningar (ingen tillgänglig med nuvarande metod) Efterfrågar avstämning på transaktionsnivå (inte tillgänglig med nuvarande metod) Automatisk avstämning hjälper till att fokusera på kontodifferenser, vilket minskar arbetsbelastningen Automatiserad data integration ger möjlighet till dagliga och veckovisa avstämningar Centraliserat system tar bort beroendet av individer för avstämningar Riskbedömningsmetod för konton baserat på historiska data Förbättrad spårbarhet genom möjlighet till kommunikation via e-postmeddelanden och övervakning via dashboards Avstämning på transaktionsnivå gör det lättare att identifiera källan till differenser CONSULTING INFRASTRUCTURE SOLUTIONS TRAINING

20 Kundcase Global koncern inom läkemedelsindustrin Scope ca 2000 avstämningar / period Antal användare ca 50 Data Lösning JDE GL, Intercompany och manuella sub ledgers för kundfordringar, leverentörsskulder och anläggningsregister Ersätta Excel med Oracle ARCS Utmaningar / svårigheter Manuella avstämningsprocesser i Excel Bristande avstämningsstyrning och källdatasynlighet (t ex JDE & HFM) Förlitat sig på decentraliserad lagring av certifieringsdokumentation (t.ex. Google Drive, Shared Drives) Föråldrade riskbedömningar baserade på historiska data Manuell och inkonsekvent avstämning t ex IC, AR, AP Result Minskad volym med 40% på grund av auto-avstämningsregler Fullständig synlighet mellan företag och SSC för alla avstämningar (inklusive IC) Utvecklade dynamiska riskbedömningsuppdrag för att minska månatlig manuell granskning för lågriskkonton (t ex 80% av tiden som nu spenderas på 20% av konton som var markerade som hög risk vid en revision) Mycket entusiastiskt användarupptagning (t ex användare begärde central dokumentlagring för historiska saldon, självbetjäningsrapportering) CONSULTING INFRASTRUCTURE SOLUTIONS TRAINING

21 SAMMANFATTNING Automatiska avstämningar ersätter manuellt arbete Förbättrad kvalitet med fastställda avstämningsregler Förbättrad synlighet och åtkomst Realtidsuppdateringar Synkroniserat arbetsflöde med möjlighet att eskalera Spårbar genom revisionsspår Riskhantering och begränsningar Complete Controlled Visibility Efficiency CONSULTING INFRASTRUCTURE SOLUTIONS TRAINING 20

22 SWEDEN Sucaba Technologies AB P.O Box 7735 SE STOCKHOLM Visit us: Garvargatan STOCKHOLM Call us: NORWAY Sucaba Norway AS Tordenskiolds gate 7 NO-0160 OSLO info@sucaba.eu Visit us: Tordenskiolds gate 7 NO-0160 OSLO Call us: DENMARK Sucaba Denmark ApS World Trade Center Borupvang 3 DK-2750 BALLERUP info@sucaba.eu Visit us: Borupvang 3 DK-2750 BALLERUP Call us: CONSULTING INFRASTRUCTURE SOLUTIONS TRAINING