Optimera rapportering och analys mha Performance Reporting

Transkript

1 Optimera rapportering och analys mha Performance Reporting BI is everyone s business Copyright 2013 DBI AB Registered Trademark

2 Informationstyp/system System A System B System C Användartyp/system System A System B System C Legalt bokslut VD Operativ koncernrapp CFO Global säljstatistik Marknadschef

3 Informationstyp/system System A System B System C Användartyp/system System A System B System C Legalt bokslut X VD X Operativ koncernrapp X CFO X Global säljstatistik X Marknadschef X

4 Informationstyp/system System A System B System C Legalt bokslut X X X Global säljstatistik Användartyp/system System A System B System C VD X X X Operativ koncernrapp X X X X X X CFO X X X Marknadschef X X X

5 CFO Financial Control Koncernrapportering Business Control Vem/vilken funktion ansvarar för respektive system och analys-/ rapporteringsprocess?

6 Genomgående: Ju mer detaljer/innehåll desto större användning av Performance Reporting Används systemet bara för legal rapportering eller även för operativ uppföljning? Stor variation i FPM s kundbas Antal dimensioner i FPM? Ju fler desto större användning. Vilka rapporteringsprocesser? Endast utfall eller även budget, prognos etc? Verktyg för central Finance eller distribuerat till verksamheten? Användarkategorier. Vilka ska kunna se respektive göra rapporter? Beräkningsbara konton?

7 Obs! Utgå från konsolideringsflödet när ni kvalitetssäkrar bokslutet. Behöver ni råbalanser i PR? Kombination av datatyper komplexa rapporter Få eller inga dimensioner minskar nyttan med Performance Reporting Bygg in specifikationer/notapparat i FPM istället för lokalt i Excel. Kraftfull rapportgenerering i Performance Reporting Valideringskonton som beräkningsbara konton och valideringsrapport i PR Drill down för att hitta avvikelser, enskilt stora belopp etc Färdiga rapportpaket för distribution i Excel eller Pdf.

8 Svag koppling mellan affärsplan och operativ rapportering Operativ rapportering används inte som beslutsstöd Samma rapporter till hela verksamheten Oklart vad som är styrtal respektive analystal när våra kunder får betygsätta sig själva

9 Tänk beslutsstöd.informationsbehov för att investera, prioritera, anställa, avveckla etc Väx med lösningen. Tänk i faser typ: 1. Fasta rapportpaket finansiell information anpassade till verksamheten 2. Ad hoc-analyser för controllers och koncernredovisare 3. Managementrapporter med inslag av proaktivt beslutsstöd, exvis styrkort, trender etc 4. Färdiga månadspaket inklusive kommentarer, actions etc 5. Alla beslutsfattare har access till FPM/PR. Det är slut med att skicka ut PDF-filer Var befinner sig FPM-kunderna?

10 Leading indicators Lagging indicators Bokade säljmöten Säljpipe, vägd och ovägd Pågående offertarbete Bekräftade order Intäkt Marginal Antal timmar och tariff alt fast pris Projektlönsamhet Bolaget skall alltid ha minst X säljmöten per säljare bokade Ovägd pipe 2/3(?) av budget Vägd pipe 1/3(?) av budget Bolaget skall alltid ha minst X pågående offertarbeten Bygg in ovanstående indikatorer i löpande uppföljning

11 Ofta behövs 2-3 dimensioner för att man ska ha glädje av all funktionalitet i PR: Vrida och vända på data Pivotera Vi har byggt/jobbat med flera kunder som använder 4-5 fria dimensioner. OBS! Samråd med er konsult, det kan finnas prestandabegränsningar Tänk out of the box vad gäller dimensioner, inte bara det som behövs för att få ihop koncernbokslutet Veckostatistik Kombinera med egen version för data som inte påverkar månadsstängningen Med många dimensioner kommer behovet av kraftfull adhocanalys. Allt kan inte lösas med fasta rapporter!

12 Hastighetsmätare för icke-ekonomer som inte vill/kan läsa en resultaträkning What if-analyser som kommunikationsmedel mellan controllers och operativa chefer KPIer med drill down och conditional formating Vissa begränsningar i beräknade konton för KPIer. Rådgör med din konsult vad som bäst görs i rapporter

13 Drilldown. Använd Matrix rapporter och kugghjulet. Enklast att sätta upp. En effekt: Så enkelt att göra adhoc-analyser att Adhoc Excel inte behövs! Drilldown.Table type drill-down. När ni har flera dimensioner per axel och vill pivotera. Kräver mer av användaren att sätta upp. Flow types gör det mer komplext Free layout. Kombinera rapportelement efter tycke och smak Illustrera trender med hjälp av grafer och visa måluppfyllelse utfall mot prognos eller budget

14 Vi rekommenderar generellt att använda PR så mycket det går istället för Excel (bara så ni vet vad tycker) Enklare att bygga Enklare att underhålla Bäst för såväl adhoc-analys som fasta rapporter Börja i PR, exportera till Excel vid behov för att få det exakt som ni vill Inbyggd funktionalitet för olika typer av rapporter

15 Om man är grymt duktig på Excel När man kombinerar FPM-data med annan data När det måste se ut på ett visst sätt Stort inslag av ostrukturerad data

16

17