Instruktion för inrapportering och konsolidering i IBM Cognos Controller

Transkript

1 Instruktion för inrapportering och konsolidering i IBM Cognos Controller Stockholms Stad Anna Lundqvist, Affecto

2 Page 1 of 25 Innehållsförteckning 1. Inrapportering... 2 Rapportering... 2 Avstämning interna mellanhavanden samt avstämning av rapportering för ett bolag... 3 Avstämningsrapport för interna mellanhavanden... 4 On line-matching... 5 Avstämning av rapporteringen för ett bolag... 5 Bolagsstatus Konsolidering... 8 Inmatning av koncernjusteringar... 8 Rapporter på koncernjusteringar... 9 Interna mellanhavanden - avstämningar i koncernen Konsolidering med status Standardrapporter i Controller för analys av konsolidering Urval Råbalans Justeringar i kolumner Underlag för förvärvselimineringar rapport Köra fördefinierade rapporter BRT och RRT KFA... 23

3 Page 2 of Inrapportering Rapportering Inrapportering i Cognos Controller görs under menyn Bolag/Inmatning rapporterade värden. Här väljer man aktualitet (AC, BU, T1 eller T2) samt bolag. Inmatningen sker sedan i blanketter som öppnas i Excel. Beroende på period och aktualitet kan olika blanketter gälla vid olika bokslutstillfällen. I Excel matas siffror in i de vita cellerna. Turkosa celler indikerar att kontot kräver motpart. Inmatningen sker i de cellerna genom att klicka på knappen Detaljer om interna mellanhavanden.

4 Page 3 of 25 Spara gör man på Spara-knappen i Controller- menyn. I Excel 2007 finns Controller-menyn under flien Tillägg. Avstämning interna mellanhavanden samt avstämning av rapportering för ett bolag

5 Page 4 of 25 Avstämning av interna mellanhavanden kan göras på två olika sätt. Endera genom att köra de inbyggda avstämningsrapporterna eller via s k on line-matchning. Avstämningsrapport för interna mellanhavanden Avstämningsrapporterna för interna mellanhavanden finns under menyn Bolag/Rapporter/Konton för interna mellanhavanden. Här finns ett antal möjliga urval, men de som är relevanta för Stockholms stad är följande: Rapportnummer varje rapport innehåller en viss kombination av konton som ska matchas mot varandra.

6 Page 5 of 25 Rapportinnehåll Detaljerad anger att man vill se alla mellanhavanden eller Icke matchande för att bara få de som inte matchar. On line-matching Den s k on line-matchningen är ett alternativ till avstämningsrapporterna. Här görs matchningen direkt i inmatningsblanketterna och i fönstret interna mellanhavanden. Genom att klicka på knappen med Yin Yang-symbolen, så får man upp vad motparten rapporterat direkt i inmatningsbilden. Liksom för avstämningsrapporterna gäller förstås att samtliga motparter rapporterat sina interna mellanhavanden för att man ska få upp motpartsinformationen. Avstämning av rapporteringen för ett bolag Vid sidan av avstämningen av interna mellanhavanden görs även en avstämning av att bolagets egen rapportering stämmer. Det gäller kontroll av att IB motsvarar föregående års UB, att balansräkningen balanserar samt att specifikationer stämmer mot balans- och resultaträkningen. Avstämningsrapporten för detta finns under Bolag/Avstämning - mellan konton/ingående balanser:

7 Page 6 of 25 Gör följande urval längst ner kan man välja att bara visa rader med differenser eller samtliga rader:

8 Page 7 of 25 Korrigeringar krävs så att differenserna försvinner. Bolagsstatus Sista steget i inrapporteringsprocessen, efter att avstämningsrapporten för inrapportering är körd utan fel, är att markera att bolaget är avstämt och klart. Det görs under menyn Bolag/Bolagsstatus. Här får man upp en lista på samtliga blanketter som ska rapporteras för den aktuella perioden och aktualiteten.

9 Page 8 of 25 Statusen för en blankett är Rapporterat om man börjat skriva in något i blanketten, eller Saknas om man ännu inte börjat med den. Blanketter där man inte har några värden att rapportera sätts i status-kolumnen till E/T (Ej tillämplig). När alla blanketter har statusen Rapporterat eller E/T och avstämningsrapporten på nytt körts utan differenser, så klar-markeras bolaget är därmed låst för ändringar. 2. Konsolidering Inmatning av koncernjusteringar Inmatning av manuella koncernjusteringar görs under Koncern/Inmatning/Koncernjusteringar.

10 Page 9 of 25 Gör följande urval och klicka på den gula foldern som innebär Öppna : Koncernjusteringar från tidigare perioder finns redan tillgängliga i listan med Justeringsnummer. De kopieras från föregående period av koncernekonomi. Välj ett befintligt justeringsnummer för att ändra i en justering som redan finns, eller klicka på Ny-knappen för att skapa en ny. När justeringen sparas görs också en kontroll att den balanserar. Rapporter på koncernjusteringar Under Koncern/Rapporter/Justeringar finns möjlighet att skriva ut underlag till justeringar.

11 Page 10 of 25 I den övre delen under Rapporturval väljer man sorteringsordningen och i den nedre delen vilka justeringar man vill ha med i rappporten. För en lista på verifikationer på manuella justeringar gör man lämpligen följande urval: Man får då en lista på de verifikationer som finns med tillhörande kommentarsfält:

12 Page 11 of 25 Interna mellanhavanden - avstämningar i koncernen Avstämning av interna mellanhavanden kan köras för en hel koncern på samma sätt som beskrivits ovan för ett bolag. En likadan avstämningsrapport finns under menyn Koncern/Avstämning/Interna mellanhavanden. Skillnaden mot motsvarande rapport under Bolagsmenyn är framförallt att man här kan välja koncern. En rapport körs per rapportnummer. Lämpliga urval är följande:

13 Page 12 of 25 Konsolidering med status Konsolidering inkl eliminering av interna mellanhavanden och förvärvselimineringar görs när konsolideringskörningen görs. Den kan göras hur många gånger som helst. Körningen startas under Koncern/Konsolidering med status.

14 Page 13 of 25 Gör följande urval: Konsolideringen är klar på några sekunder. Vill man kontrollera att den gått klart, gör man det under Underhåll/Batchkö/Visa.

15 Page 14 of 25 Klicka på den gula Öppna-foldern för att kontrollera att konsolideringsjobbet har fått status Avslutad : Standardrapporter i Controller för analys av konsolidering Nedan kommer tre användbara rapporter att beskrivas. Samtliga rapporter finns under Koncern/Rapporter:

16 Page 15 of 25 Urval Två begrepp som är mycket viktiga att känna till och som återkommer vid körning av olika typer av rapporter i Controller är Boksluts- och Bidragsversion. Det val av boksluts- resp bidragsversion man gör, kommer att styra urvalet av data som visas i rapporterna. Bokslutsversion en gruppering av rapporterade värden och manuella justeringstyper. Bidragsversion en gruppering av automatiska justeringstyper. Exempel på urval: Bokslutsversion Bidragsversion Kommer i rapporter att visa REPO BASE Enbart inrapporterade värden. TOT BASE Inrapporterade värden och manuella justeringar på KJ. TOT TOT Inrapporterade värden, manuella justeringar på KJ samt alla automatiska journaler (elimineringar av interna mellanhavanden, omföring av obeskattade reserver, förvärvselimineringar samt förskjutning av eget kapital.) Råbalans Råbalansen finns under Koncern/Rapporter/Råbalans med djupanalys och kan köras med ett antal olika typer av urval.

17 Page 16 of 25 Den data som visas i rapporten styrs av valet av boksluts- och bidragsversion enligt ovan. Med urvalet TOT/TOT kommer samtliga transaktioner som avser koncernen att komma med. I grundläget kommer förvärvselimineringar att visas inkluderat i kolumnen för bolaget som elimineringen avser. Se exempel nedan där kontot för Aktier i dotterbolaget är eliminerat på bolag 213. Manuella koncernjusteringar och elimineringen av interna mellanhavanden kommer att visas separat i kolumnen med rubriken Koncernjusteringar. Man kan också välja att visa förvärvselimineringarna och elimineringen av interna mellanhavanden i separata kolumner. Det gör man genom att klicka på knappen Detaljer och sedan kryssar i Visa

18 Page 17 of 25 elimineringar separat. I bilden nedan ligger inte längre elimineringen av Aktier i dotterbolag på bolag 213, utan i separat kolumn. För att köra rapporten klickar man endera på knappen Förhandsgranska eller Skicka till program för att öppna rapporten i Excel. Knapparna ligger i nederkanten av bilden ovan. För att se vilka värden som konsoliderats upp och lagrats på koncernkoden, så går man in på Detaljer och kryssar i Visa konsoliderad koncern. Det här kan man ta som en regel att kryssa i. Om kolumnen Total visar något annat än koncernkolumnen, så indikerar det att en konsolidering behöver köras. Kolumnen Total är en ren summering av övriga kolumner och ändras alltså direkt om något värde på bolagen i koncernen förändras. Koncernvärdena ändras däremot först när en konsolidering körs.

19 Page 18 of 25 Det finns möjlighet att borra sig ner i detaljerna i råbalanen genom att välja Djupanalys och sedan vilken dimension som man vill borra sig ner på. Pilarna uppe till höger klickar man på för att borra sig upp och ner.

20 Page 19 of 25 Justeringar i kolumner Rapporten Justeringar i kolumner är användbara när man vill anlysera vilka olika typer av bokningar som gjorts på ett bolag eller en koncern. Nedanstående urval visar t ex de automatiska justeringarna i detalj. Rapporten går också att köra för ett enskilt bolag.

21 Page 20 of 25 Kolumnerna visar: Rapporterat inrapporterade värden. Base value summering av manuella justeringar. Elimination of investments förvärvselimineringar. Elimination of intercompany balances eliminering av interna mellanhavanden. Transfer of untaxed reserves omföring av obeskattade reserver.

22 Page 21 of 25 Underlag för förvärvselimineringar rapport Det finns möjligheter att skriva ut en rapport på transaktionerna i förvärvsregistret. Den ligger under Koncern/Avstämning/Underlag för förvärvseliminering: Följande urval ger en rapport som visar transaktionerna per datum i förvärvsregistret:

23 Page 22 of Köra fördefinierade rapporter Förutom standardrapporterna så finns ett antal specialbyggda rapporter för Stockholms stad. De körs under Rapporter/Kör: BRT och RRT BRT visar balansräkning med specifika jämförelseperiod och RRT är motsvarande för resultaträkningen. Det finns en rapport per tertial. Olika tertial ger olika jämförelseperioder. Följande urval krävs för att t ex köra rapporten för koncern 2130:

24 Page 23 of 25 KFA Det finns på motsvarande sätt rapporter på kassaflödet som heter KFA. Det kommer successivt att implementeras en mer automatiserad kassaflödesmodell i Controller, som finns att köra med namnet KF_3:

25 Page 24 of 25