Projektrapport. Mobillarm till hemtjänsten 2012

Transkript

1 Sidan 1 av 11 Projektnamn Mobillarm till hemtjänsten 2012 Dokumentansvarig Kerstin Frisk Fastställd av Dokument version Till Styrgrupp Projektrapport Mobillarm till hemtjänsten 2012 Vård och äldreomsorgsförvaltningen i Alingsås kommun Postadress: Alingsås Besöksadress: Kungsgatan 9 Telefon: Fax: E-post: vard.aldreomsorg@alingsas.se Webbplats:

2 Förord Tack till alla som bidragit till projektets genomförande. Inte minst gäller detta all hemtjänstpersonal hos såväl de privata utförarna Hemtrevnad och Attendo Care AB, som de kommunala utförarna i Centrum, Haga, Bjärke, Tuve, Hemsjö och nattpatrull. Ett stort tack riktas också till de sekundärmottagande arbetsgrupperna vid Nolan samt nattpersonal på Hagagården. Projektet har också anledning att tacka de enheter som hanterat kommunens trygghetslarm vid äldregårdarna fram tills nu. Det gäller såväl berörda avdelningar som nattpersonal och administratörerna i receptioner

3 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 Projektets bakgrund Uppdragsgivare och uppdrag Bakgrund till projektet Projektets syfte Projektmål Projektperiod Omfattning Måluppfyllelse Projektresultat, tid och kostnad Upplevd kvalitet Efterkalkyl Projektförloppet Genomförande och organisation Bemanning Förlopp Förändring av krav och mål Kommunikation Erfarenheter Organisation, roller och ansvar Utbildning i projektet Dokumentation Leverans, överlämning och godkännande Kommunikation och informationsspridning Projektets bakgrund

4 1.1 Uppdragsgivare och uppdrag Projektbeställaren, förvaltningschefen för vård och äldre, har i detta projekt delegerat rollen som uppdragsgivare till den administrativa chefen. Vård och äldreomsorgsnämnden tog 2009 bl a beslut och gav följande uppdrag för trygghetslarmen i Alingsås: - att fortsätta utreda ny teknik för larmmottagningen för personer i ordinärt boende så att larmen besvaras direkt av ansvarig enhet. Utredningen syftar till införande av ny tekniken under förutsättning att de ekonomiska fördelar som redovisats kvarstår efter utredning. - att anpassa larmorganisation för en ny larmmottagning. 1.2 Bakgrund till projektet Projektet har haft uppdraget att organisera och genomföra ovanstående förändringar samt att upprätta säkra rutiner för en fortsatt drift inom den nya centrala larmorganisationen. Uppdraget i projektet ligger i linje med nämndens kvalitetsmål. Det slutliga genomförandet har dröjt p g a att det tidigare fanns brister i den teknik som krävs för att låta larmen gå direkt ut till hemtjänstens telefoner. Därför har förvaltningen haft nämndens godkännande att avvakta till 2012 med projektet. Under 2011 genomfördes en förändring som innebar att den gamla tekniken ersattes med en ny larmanläggning och en utbyggnad kunde genomföras. Successivt har alla larm från personer i ordinärt boende överförts till denna anläggning. Den gamla tekniken finns kvar och används som sekundärmottagare av trygghetslarm och som mottagaranläggning för larmen till servicelägenheterna på Brunnsgården, Brunnen, Tuvegården och Bjärkegården. De förändringar som genomförts de senaste året har därmed möjliggjort de tekniska förutsättningarna för att trygghetslarmen skall kunna gå direkt till personal i hemtjänsten. Trygghetslarmen kan idag både besvaras och åtgärdas av den enhet som arbetar närmast larminnehavaren. Den planerade och nu genomförda förändringen innebär att förvaltningen går från en områdesindelad larmmottagning till ett larmmottagande i hemtjänsten där även en central funktion för larmhantering är inrättad. Den nya larmorganisationen startas upp vid projektavslutet och kommer därefter att ingå i Kvarboendeavdelningens organisation. 1.3 Projektets syfte Syftet med projektet är att skapa förutsättningar för samt genomföra en förändring så att trygghetslarm kan hanteras och besvaras av personal nära larminnehavaren. Organisation, ansvarsfördelning och tekniska förutsättningar för larm skall finnas. Organisationen skall på ett säkert sätt ansvara och driva frågor om trygghetslarm inom Alingsås kommun.

5 Inom kvarboendeavdelningen drivs den nya larmorganisationen i projektform under fem månader för att kunna utvärdera verksamheten innan den fastställs permanent. 1.4 Projektmål När projektet är slutfört skall den som har trygghetslarm och bor i ordinärt boende i första hand få sina larm besvarade av den utförare som ansvarar för dennes vård och omsorg. De tekniska förändringarna är genomförda och samtlig berörd personal är utbildad i mobil larmmottagning. Det finns upprättade ansvarsområden och rutiner för larmpersonal i den centrala larmorganisationen och för den personal som tar emot och åtgärdar larm både primärt och sekundärt. 1.5 Projektperiod Projektets tidplan var från början avsedd att löpa under perioden , men projektet avslutas Omfattning Uppgifter i projektet: Införa mottagning av larm inom avdelningen för kvarboende. Interna och externa chefer som berörs skall involveras i processen. Planera och genomföra fördjupningsutbildning för personal, som skall ingå i central larmgrupp. Upprätta ansvarsområden och rutiner till hjälp för avdelningen för kvarboende som ansvarar för larmhanteringen. Däri skall ingå ett klarläggande av ansvaret för trygghetslarm i särskilt boende så länge dessa finns kvar i sin nuvarande form. Ta fram förslag till ansvarsområden för chefsbefattning, personal i central larmgrupp, hemtjänstpersonal och sekundärlarmsmottagande personal. Projektet skall utreda om särskilt ansvarig personal för larm behöver utses i respektive hemtjänstlag. Förslag till rutin för trygghetslarmshantering skall finnas upprättad. Förslag till rutin för nyckelhantering i ordinärt boende skall revideras/upprättas. Skapa tekniska förutsättningar för hemtjänstpersonal att besvara trygghetslarm från personer i ordinärt boende. Lösa övriga tekniska moment som krävs. En plan för att förbereda och genomföra mottagande av larm direkt av hemtjänstlagen skall upprättas där både kommunens och externa utförares personal omfattas. Ta fram en genomförandeplan med:

6 - prioriteringsordning. - en utbildningsplan för intern och extern hemtjänstpersonal samt sekundärmottagande personal. I samband med förändringen ska befintlig information, i foldrar eller på webben, uppdateras. Genomför förändring av primär och sekundär larmmottagning 3/ Projektet har inte ansvar för innevarande larmorganisation eller löpande larmdrift under projekttiden. 2 Måluppfyllelse 2.1 Projektresultat, tid och kostnad Inför genomförandet av Mobillarm 2012 har Rutin för trygghetslarmshantering i ordinärt boende tagits fram. Denna har tillkommit för att ge förvaltningens medarbetare, och till viss del även privata utförare av hemtjänst, en tydlig plattform att utgå från i sina åtaganden i samband med larmhanteringen. I Förvaltningsgemensam rutin för kod- och nyckelhantering inom vård- och äldreomsorg, formuleras det övergripande ansvaret för koder och nycklar inom alla förvaltningens verksamheter och inte bara för de verksamheter som hanterar larm. Ytterligare ett antal dokument har skapats som stöd för att efterleva rutinerna. Samtliga dokument finns nedladdningsbara i portalen/intranätet. Nytt informationsmaterial till allmänheten finns tillgängligt på kommunens hemsida och som broschyr. Teknik har anpassats och inköp har gjorts för att kunna verkställa larmmottagningen i hemtjänsten. Utbildning har erbjudits till samtliga berörda och genomförts enligt tidsplanen. Vissa kostnadsberäkningar gjordes innan projektplanen fastställdes, men projektet har inte haft någon egen budget och projektet har heller inte haft några krav på en separat redovisning av uppkomna kostnader. Respektive verksamhet har i stället burit sina egna kostnader till stor del. Nödvändiga större investeringar har finansierats genom förvaltningens investeringsbudget. Projekttidplanen justerades fram en månad för att genomföra larmmottagningen för en hemtjänstutförare i taget i stället för att låta alla genomföra förändringen samtidigt. Detta var nödvändigt för att projektet skulle kunna ge tillräckligt med stöd till de larmmottagande verksamheterna vid genomförandet. Förlängningen har också inneburit att ytterligare ett par utbildningstillfällen har kunnat erbjudas i oktober för de personer som inte deltog i utbildningarna i augusti. Extra satsning har också gjorts på att utbilda de teknikombud som utsetts i arbetslagen. 2.2 Upplevd kvalitet Projektet levererar förväntat resultat med bra kvalitet inom projektets utsatta tid med en månads förlängning. Under projekttiden har medarbetare i larmorganisation samt i

7 kommunens IT-enhet utbildats av Tunstall för att höja kompetensen och få behörighet att själva styra larmen, både i projektgenomförandet och inför framtiden. Detta har tagit viss mertid i anspråk. Samtidigt är det en kvalitetsfråga eftersom kommunen slipper beställa tjänsten att larmstyra från Tunstall vid förändringar. Projektet har tagit fram två nya rutiner och andra dokument och redskap, se 2.1, inför överlämnandet till Kvarboendeavdelningen och den nya larmorganisationen som går i drift 1 november Efterkalkyl Se punkt 2.1. Projektgruppens sammantagna tid i projektet uppskattas till i snitt ca timmar per vecka. Detta är något mer än planerat och har att göra med de förändringar som drog ut på genomförandet. Omprogrammering av larm har utförts av administratörer och larmansvariga inom VoÄ och till detta har också extra personal satts in. För att genomföra mobillarm har mobiltelefoner köpts till hemtjänsten för ca 150 tkr. De tekniska anpassningarna har också inneburit kostnader för omflyttning av abonnemang och linjer. Utbildningarna planerades som ett tre-timmars pass för varje medarbetare, totalt 250 personer, medarbetare uppdelat på ca 20 tillfällen. 3 Projektförloppet 3.1 Genomförande och organisation Bemanning Förvaltningen ledningsgrupp har varit styrgrupp för projektet. I projektgruppen har följande medarbetare ingått: Åse Andersson, enhetschef Maria Carlsson, IT-samordnare Anna-Maria Olsson, administratör Johan Jonasson, servicetekniker Kerstin Frisk, projektledare I slutet av projekttiden tillkom även Ann-Sofie Bengtsson, administratör, som kommer att ingå i den nya larmorganisationen. För olika delar av projektet har följande personer/grupper adjungerats eller varit referensgrupp i projektarbetet: Titti Bengtsson, Yvonne Svensson, Tarja Andersson, enhetschefer, Christine Sjökvist, utredare, Karin Grund, Hsv-chef, Eva Gustafsson, MAS, Johan Bergander och Eva-Marie Andersson, IT och telefoni/klk. Hemtjänstchefer, både interna och externa utförares chefer. Enhetschefer i särskilt boende. Myndighetsavdelning I den fackliga referensgruppen har Christoffer Sallander, Kommunal, Marie Dahl, Vårdförbundet och Kristina Timdahl, Vision ingått.

8 3.1.2 Förlopp Projektgruppen har haft möten varannan vecka sedan projektstarten, med undantag av ett uppehåll under semestrarna. Den sista månaden av projekttiden har möten hållits varje vecka. Möte med styrgruppen har hållits en gång per månaden, med undantag av den sista månaden då möten hållits varannan vecka. Flera arbetsgrupper har träffats vid två-tio tillfällen vardera för att arbeta med utbildningsplanering, teknikfrågor och de olika dokumenten i projektet. Flera möten har hållits med externa respektive interna hemtjänstchefer, hälso- och sjukvårdschef, myndighetsavdelning m fl. Möten har också hållits med teknikleverantörerna Tunstall, Industritele AB och där även kommunens IT-enhet medverkat. Alla hemtjänstlag samt nattpatrull fick under våren information om projektets mål och genomförandeplan. Under v utbildades hemtjänstlagen i mobil larmhantering och rutiner. Även enheterna, natt och Nolan på Hagagården, har utbildats i den sekundära larmhanteringen och dess rutiner. De privata utförarna har försetts med egna larmserier och samtliga 770 trygghetslarm i kommunen har programmerats om och försetts med larmkoder som styr deras larm till rätt arbetslag. Ett stort arbete har lagts på att skapa grundstrukturer för detta i dataprogrammet TESweb och förutsättningarna har varit att bygga upp rätt kompetens i förvaltningen för att inte behöva köpa tjänsterna utifrån. För att genomföra dessa moment har Tunstall utbildat projektgruppens teknikpersonal och personal från IT-enheten i att kunna styra larm m.m. i TESweb. Larmmottagningen lades ut på hemtjänstutförarna med ett område i taget under veckorna när alla arbetslag hade fått utbildning. Vecka 42 flyttades larmnycklar, från de receptioner där de förvarats tidigare, till de lokaler som under projekttiden iordningställts för larmorganisationen på Hagagården. 3.2 Förändring av krav och mål I förhållande till projektbeställningen så blev nyckelhanteringen en större uppgift i projektet än vad som antogs från början. Hela vård och äldre är inkluderat i den nya rutinen och inte bara nyckelhanteringen i ordinärt boende berörs. Den nya rutinen för kod- och nyckelhantering har fört med sig att alla som ska ha åtkomst till nyckelskåp med enskilda personers nycklar också ska ha en personlig inloggning. Detta har inneburit att projektet har också tagit på sig en planering för att uppgradera nyckelskåp samt att organisera logistiken kring omflyttning av nyckelskåp mellan receptioner och hemtjänstlag. I inledningen av projektet hade förvaltningen ännu inte bestämt var basen för den nya larmorganisationen skulle vara placerad. Valet föll så småningom på Hagagården, vilket

9 var lämpligt både lokalmässigt och även för sekundärmottagning av larm. Projektet tog ansvar för det säkerhetsmässiga iordningställandet av lokalerna. Under projekttiden tillkom också beslutet att alla personer som beviljas trygghetslarm alltid ska lämna två nycklar. En nyckel lämnas till larmorganisationen och en till hemtjänstutföraren. Brev skickades ut till samtliga larminnehavare, men vid projektets avslut saknar utförarna fortfarande ett antal nycklar. Konsekvensen av detta är att utförare får ta sig till Hagagården för att låna larmnyckeln därifrån för att kunna åtgärda vissa larm. 3.3 Kommunikation Kommunikationen i projektet har skett genom möten, mejl, telefonsamtal och för projektgruppens medlemmar har en projektmapp skapats i en gemensam katalog i datanätet. Där har det också funnits en projektmapp tillgänglig för hela förvaltningen där det löpande arbetet i projektet har kunnat följas via mötesanteckningarna. I inledningen av projektet besöktes alla berörda arbetslag för information och förankring av projektets upplägg, syfte och mål. Även nämnd och förvaltningens samverkansgrupp samt KPR har informerats om hur projektet förlöpt. När hemtjänsten sedan började ta emot larmen i sina mobiltelefoner meddelades denna information ut som en nyhet på kommunens intranät. 4 Erfarenheter 4.1 Organisation, roller och ansvar Projektgruppens sammansättning med stor samlad kompetens både avseende larmteknik, IT, larmadministration och kunskaper om larm i stort, har varit en framgångsfaktor i projektet. Däremot har projektmedarbetare samtidigt varit personligt berörda och oroade av den organisationsförändring som tillkommit p g a inrättandet av den nya larmorganisationen. Detta har påverkat processen i arbetsgruppen och det har stundtals varit splittring i koncentrationen och svårigheter att hålla fokus på projektuppgiften. Om den nya larmorganisationen hade varit utsedd innan projektets start hade det förmodligen påverkat både engagemanget och fokus på uppgiften på ett helt annat sätt. De flesta projektgruppsmedarbetare har under projektets gång samtidigt varit involverade i den befintliga larmhanteringens driftsfrågor. Det har varit positivt på så sätt att alla har kunnat följa utvecklingen och att det snabbt gått att anpassa projektarbetet vid förändringar i ordinarie verksamhet som påverkat projektet. Vad som varit tidsåtgång i projektarbetet respektive löpande drift har varit svårare att hålla isär eftersom drifts- och projektinsatser haft påverkan på varandra. I efterhand har det visat sig att det varit nödvändigt att hålla projektet igång även under semesterperioden för att lyckas hålla tidplanen med alla dokument som producerats och som krävt omfattande diskussioner och förankring i olika konstellationer.

10 4.2 Utbildning i projektet Den utbildning som var inplanerad för den nya larmorganisationens i maj, fick genomföras med enbart projektgruppens deltagare, p g a att den nya organisationen och dess anställda inte var förhandlat och klart ännu. I maj anordnades också en fördjupningsutbildning för de teknikombud som utsetts i arbetslagen i hemtjänsten. Under veckorna erbjöds utbildning till samtlig hemtjänstpersonal. De erbjöds också ett par extra utbildningstillfällen i oktober. Även en genomgång av nya upprättade rutiner och dokument i sin helhet, skulle hemtjänstpersonalen haft nytta av att ta del av i slutfasen av projektet. Detta har nu överlämnats till chefer och larmorganisation att ansvara för även om hemtjänstpersonalen har fått till sig viktiga delar av innehållet vid utbildningstillfällena. 4.3 Ändringshantering Efter beslut av uppdragsgivaren förlängdes projekttiden med en månad. Projektgruppen såg att utbildningstillfällena behövde spridas ut på tre veckor i stället för en vecka. När det stod klart hur de tekniska förutsättningarna skulle lösas fick det till följd att omläggningen till mobillarm måste ske med ett område i taget vilket också krävde en längre genomförandeperiod, vilken sedan startade direkt vecka 38 när utbildningarna var klara 4.4 Dokumentation En projektmapp skapades i en gemensam katalog för projektgruppen i datanätet. I datanätet har det också funnits en projektmapp tillgänglig för alla i förvaltningen att följa det löpande arbetet i projektet via mötesanteckningarna. Även att arbeta med checklistor har varit ett nödvändigt redskap i processen, men det har varit svårt att hitta formerna för ett gemensamt synsätt på hur det ska gå till när det också krävs en samordning med dagordningar/kallelser. 4.5 Leverans, överlämning och godkännande Leverans sker 30 oktober 2012 genom ett överlämnande till beställare och mottagande förvaltare. Dessutom erbjuds en genomgång av samtliga framtagna dokument och rutiner för den tillträdande arbetsgruppen i larmorganisationen den 31 oktober. 4.6 Kommunikation och informationsspridning Att sprida rätt information till rätt personer vid rätt tidpunkt har varit en grannlaga uppgift. Detta blev särskilt tydligt mot slutet av projektperioden när genomförandet skedde i etapper, område för område. I detta skede krävdes möten med chefer och extra telefonsamtal med andra berörda för att säkra informationsmottagandet.

11 Under hela projekttiden fortgick den gamla larmhanteringen och mot slutet parallellt med projektet tills allt hade genomförts. Det har framgått att när informationsansvar delegeras så bör uppgifterna vara väl genomgångna och förankrade i projektgruppen så att inte utrymme lämnas till alltför många egna tolkningar. Se även kommunikationsplanen.