Projektrapport. Omställning av mat inom hemtjänsten

Transkript

1 Projektnamn Dokumentansvarig Fastställd av Dokument version Omställning av mat inom hemtjänsten Titti Davidson Projektrapport Omställning av mat inom hemtjänsten Vård och äldreomsorgen 2014

2 Förord God och näringsriktig mat är är nödvändigt för alla, men på ålderns höst blir det kanske än tydligare än det tidigare varit. Måltiden är i många fall dagens höjdpunkt och den ska bjuda på välbefinnande både för kropp och själ. Från nationellt håll, men inte minst från de äldre själva, har måltiden lyfts fram som en utvecklingsfråga. Vård- och äldreomsorgsnämnden i Alingsås har hörsammat detta och har givit förvaltningen i uppdrag att genomföra projektet Omställning av mat inom hemtjänsten. Projektet har haft till syfte att förbereda verksamheten för en omställning från att servera kyld mat, till en måltidsservice där där den enskildes behov och önskemål står i fokus. Valfrihet för den enskilda har varit ett ledord i projektarbetet. Projektresultatet visar också att valfriheten i måltidssituationen ökat, och att den enskilda nu har flera alternativa möjligheter när, hur och vilken mat som serveras. Jag vill rikta ett stort tack till arbetsgruppen med Titti Davidson i spetsen som projektledare, som genomfört projektarbetet med på ett engagerat sätt. Ett tack går också till övriga, som på olika vis varit engagerade i projektet. Alingsås den 11 mars 2014 Catharina Johansson Förvaltningschef, vård-och äldreomsorgsförvaltningen i

3 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 Projektets bakgrund Uppdragsgivare och uppdrag Bakgrund till projektet Projektets syfte Projektmål Projektperiod Omfattning Måluppfyllelse Projektresultat, tid och kostnad Upplevd kvalitet Efterkalkyl Projektförloppet Genomförande och organisation Bemanning Förlopp Förändring av krav och mål Kommunikation Erfarenheter Organisation, roller och ansvar Utbildning i projektet Dokumentation Leverans, överlämning och godkännande Kommunikation och informationsspridning Övrigt... 8

4 Sidan 1 av 8 1 Projektets bakgrund 1.1 Uppdragsgivare och uppdrag Uppdragsgivare:Alingsås vård och äldreomsorgsnämnd Projektbeställare: Förvaltningschef Catharina Johansson 1.2 Bakgrund till projektet God och näringsriktig mat är nödvändigt för oss alla. En måltid skall vara stimulerande för kropp och själ och helst överträffa förväntningarna hos den som sätter sig vid bordet. På äldre dagar blir maten, måltiderna och miljön där vi äter kanske viktigare än tidigare i livet. Maten inom äldreomsorgen har såväl från de äldre själva som från nationella myndigheter lyfts fram som ett viktigt utvecklingsområde för framtidens äldreomsorg. En god och näringsriktig mat som serveras på ett sådant sätt att den stimulerar matlusten är varje individs rättighet. I framtidens äldreomsorg har måltiden och maten lyfts fram som en av flera viktiga utvecklingsstrategier för en framtida god äldreomsorg. Äldreomsorgen i Alingsås står inför betydande utmaningar idag och i framtiden. De äldre blir allt fler och andelen personer som uppnår en vårdkrävande ålder förväntas öka kraftigt. En grundförutsättning för att vi även i framtiden skall kunna erbjuda en god äldreomsorg åt våra invånare är att vi ständigt omprövar vår verksamhet utifrån invånarnas behov och vågar prioritera. Det är dock viktigt att det finns ekonomiska kontrollpunkter för att snabbt kunna vidta åtgärder om det visar sig att förändringen påverkar vård och äldreomsorgens ekonomi negativt. Malmömodellen Under perioden har projektet Måltidsprogram för äldre genomförts och där var ett delprojektmål att utreda, beskriva samt lämna förslag till vilka förutsättningar det finns att tillåta fler aktörer inom kostverksamheten samt vilka möjligheter det finns att tillreda hela eller delar av måltiden i det egna hemmet för de äldre med hemtjänstbeslut som innefattar matleverans. Inom det projektet gjordes ett studiebesök i Malmö för att studera deras modell gällande mat i hemtjänsten. Malmömodellen innebär att den enskilde själv ansvarar för inköp av maten. I biståndsbeslutet kan man få hjälp med lättare matlagning i hemmet, inköp av dagligvaror, uppvärmning av färdiga rätter och/eller hjälp att ta sig till en restaurang. Detta projekt är ett resultat och en fortsättning på ovanstående arbete. 1.3 Projektets syfte Syftet med projektet är att förbereda verksamheten för en omställning av maten från distribution av kyld mat, till en form av måltidsservice där den enskildes behov och önskemål i större utsträckning styr hur, när och vilken mat som serveras. 1.4 Projektmål Verksamheten och den enskilde ska vara förberedd för den omställning som krävs när avtalet för den kylda maten avslutas och avvecklas från kommunens ansvar och en ny modell för hemtjänstmat införs.

5 Sidan 2 av 8 Delmål: Verksamheten och den enskilde ska vara välinformerade om den planerade omställningen av hemtjänstmaten, innan den genomförs. Det ska finnas en tydlig beskrivning av vilket utbud den enskilde kan välja på. Det behöver tas särskild hänsyn till de vårdtagare som behöver specialkost och utreda vilka restauranger/matleverantörer som kan tillhandahålla detta. Riktlinjer för biståndsbeslut behöver ses över för att omställningen av maten ska kunna genomföras. Biståndshandläggare ska vara välinformerade om hur riktlinjer för bistånd ska tolkas samt hur besluten ska formuleras, innan omställningen genomförs. Den enskilde ska få information om hur förändringen av hemtjänstmaten kan komma att påverka avgiften för hemtjänsten och den enskildes ekonomi. Berörd personal ska få information, undervisning samt stöd så att de kan hantera omställningen med bibehållen god kvalitet på insatserna. Effektmål NKI värde rörande kostfrågor inom hemtjänsten ska öka över tid. 1.5 Projektperiod. Projektet har löpt under tiden tom Omfattning Projektet ansvarade för att ställa om maten inom hemtjänsten i avdelning kvarboende. Krav och förväntningar Projektbeställaren Krav: Att slutrapport ska lämnas till beställare på avtalad tid. Behov: Avstämning med projektledare görs muntligt efter överenskommelse. Lägesrapport lämnas till styrgrupp med intervall på 4-6 veckor Förväntningar: Verksamheten ska vara förberedd för den omställning som krävs när den kylda maten avslutas Resultat : Avstämningen med styrgrupp har skett from september månad och vid ett tillfälle varje månad. Nulägesrapport lämnad samt diskussioner om vad som varit nästa steg i projekten. Avstämning för att verksamheten ska vara förberedd när den kylda maten avslutas Den enskilde Krav : Att kunna välja matleverantör efter egna önskemål eller tillagning i hemmet Behov: Att få en ökad valfrihet att kunna välja matleverantör eller tillagning av måltid i hemmet. Behov av information om det nya måltidssystemet och vilka förväntningar som kan ställas i det nya systemet Förväntningar: Att få en ökad valfrihet och god information vilket stöd som kan ges avseende måltidsservice. Resultat: De vårdtagare som from har middagshjälp har möjlighet att välja mellan nedanstående alternativ som kallas Måltidsservice Den enskilde har fått en ökad valfrihet att välja mellan: leverans av mat från närliggande restaurang/matleverantör Lättare mat tillagad i hemmet hjälp att värma mat i micro som är kyld/fryst

6 Sidan 3 av 8 Information om detta har skett vid två tillfällen genom brev som skickats till alla vårdtgare med beslut om middagshjälp. I första brevet som skickades i november efterfrågades vad man skulle välja om man hade möjlighet efter ovanstående alternativ. I andra brevet som skickade i januari informerades om att ovanstående gäller from Information gavs också om att det eventuellt kunde bli förändrade kostnader beroende på vilket alternativ man väljer. Den enskilde gavs också möjlighet att ta kontakt med projektledarens om man ville har mer information eller vägledning. Myndighetsavdelningen Krav: Att verksamheten verkställer myndighetsavdelningens fattade beslut. Behov: Nya riktlinjer för måltidsservice behöver arbetas fram, att fatta beslut ifrån. Förväntningar:Att verksamheten verkställer myndighetsavdelningens fattade beslut och för en dokumentation kring måltidsservicen i genomförandeplaner för att kunna följa upp beslutet Resultat: Myndighetsavdelningen omprövar beslut då de går ut. Kontaktpersonen i hemtjänsten har skrivit om genomförandeplanen då vårdtagare önskar ändra sin måltidsservice och skickar den till biståndshandläggare som då gör tidsjustering i ärendet. Biståndshandläggare fattar i nya beslut om måltidsservice och vid hur många tillfällen/vecka. En schablontid läggs och då genomförandeplan inkommit till myndighetsavdelningen justeras tiden efter vad vårdtagare har önskat i form av måltidsservice Vårdpersonal Krav: Att det finns ett tydligt beslut som visar vilken form av måltidsservice som avses. Att få en kompetens i kunskaper om kostens betydelse för äldres hälsa och välbefinnande. Kunskap i att tillreda lättare middagar, för den vårdpersonal som har behov av det. Behov: Tydliga beslut om vad för slag av måltidsservice som är beviljad. Kompetenshöjning om kostens betydelse för äldres hälsa och välbefinnande. Förväntningar: Kompetenshöjning inom ovanstående område samt tydliga beslut över vilken form av måltidsservice som är beslutad. Resultat: Vårdpersonal har fått information dels via mail i magna cura av projektledare om hur de ska följa upp genomförandeplaner, samt att projektledare erbjudit enhetschefer att komma ut på apt och redogöra för införandet av måltidsservice. Därutöver har muntligt stöd getts dels via telefonkontakt och besök mellan projektledare och vårdpersonal. En gemensam sida som heter Måltidsservice finns på gemensam sida (G) där vårdpersonal kan hämta information om måltidsservice och även utbud från restauranger. Utbildningstillfällen har erbjudits all vårdpersonal inom hemtjänsten både teoretisk och praktisk Den teoretiska delen har varit obligatorisk Syftet med utbildningen har varit att visa på hur viktig maten är när det gäller omsorgen men även för livskvalitén för de äldre och hur personalen kan påverka och förbättra. Bl.a. har man tagit upp: Vad man bör tänka på när det gäller mat för äldre?vilka behov har de? Hur kan man tillgodose dem? Vad bör man tänka på kring maten och måltiden?förutom teoretisk genomgång har det även varit mycket diskussioner med möjlighet för personalen att få utbyta idéer och erfarenheter ( ur utdrag från Karin Klint sammanställning på utbildning Mat för äldre för vårdpersonal 2014) Utbildningen har gått igenom följande områden utifrån Livsmedelsverkets (SLV) uppdelning av mat och måltid. Gott Att maten skall vara god är en förutsättning för att man skall vilja äta. Hur sjukdom och ålderdom påverkar aptit och smak Näringsriktigt: Vad man skall tänka på när det gäller mat för äldre. Risker för undernäring och tips på förebyggande åtgärder. Konkreta tips på hur man kan laga bra och nyttig mat. Integrerat: Hur man kan få de äldre att bli delaktiga i maten. Vilka möjligheter som finns för de äldre att kunna äta tillsammans med andra. Hållbart: Vad kan man tänka på kring mat och miljöaspekter? Trivsamt: Måltidsmiljöns betydelse. Enkla knep att få måltiden till en mysig stund Säkert: Livsmedelshygien. De äldre är mer känsliga för bakterier i maten. Vad man skall tänka på när det gäller att tillaga maten säkert. ( ur utdrag från Karin Klint sammanställning på utbildning Mat för äldre för vårdpersonal 2014)

7 Sidan 4 av 8 Vårdpersonalen har vid utbildningstillfällena fått ett kompendium från utbildningen som heter Handfasta råd om mat för äldre, för Dig som arbetar i hemtjänsten. Där finns också en beskrivning över vad Måltidsservice är. Praktisk matlagning har erbjudits all vårdpersonal och är obligatorisk för kostombud. Utbildningen kommer att vara i mars-april En kokbok har köpts in av projektet till alla hemtjänstlag som heter Mat för gubbar och tanter. Inför sommaren kommer semestervikarier få en teoretisk del om kost i sin introduktionsutbildning Kostombudets roll inom hemtjänsten har förändrats. Det är en förutsättning att kostombudet har ett djupgående intresse för kostfrågor och måltidens betydelse för vårdtagaren. Enhetschefer på kvarboendeavdelningen. Krav: Att det finns ett tydligt beslut som visar vilken form av måltidsservice som avses och vad som inryms i tidsbeslutet kring beställningen. Kunskap för att kunna ge råd om kost och för viss vårdpersonal kunskap om lättare matlagning. Behov: Planering av kompetens höjning för vårdpersonal av måltidens betydelse för vårdtagare. Inventering av kunskapsnivån i arbetsgrupper gällande enklare matlagning Förväntningar: Att den enskilde är informerad om vad måltidsservice innebär när utförande av nya beslut börjar gälla. Att vårdpersonal ska ha fått kompetensutveckling inom måltidens betydelse för den äldre. Resultat: All vårdpersonal har fått utbildning inom kostkunskap och kostenheten hjälper till med råd om kost. Kostombudets roll inom hemtjänsten har utvecklats till att är en förutsättning att kostombudet har ett djupgående intresse för kostfrågor och måltidens betydelse för vårdtagaren och ska också vara ett stöd till sina kollegor i arbetslaget i kostfrågor. Myndighetsavdelningen omprövar beslut då de går ut. Kontaktpersonen i hemtjänsten har skrivit om genomförandeplanen då vårdtagare önskar ändra sin måltidsservice och skickar den till biståndshandläggare som då gör tidsjustering i ärendet. Biståndshandläggare fattar i nya beslut om måltidsservice beslut om måltidsservice och hur många tillfällen/vecka. En schablontid läggs och då genomförandeplan inkommit till myndighetsavdelningen justeras tiden efter vad vårdtagare har önskat i form av måltidsservice Restauranger och matleverantörer inom Krav : Möjlighet att presentera sitt utbud av matleverans Behov: Kartläggning av vad varje restauranger/matleverantör har att erbjuda, såväl varm som kyld mat. Förteckning över vilka restauranger såväl privata som kommunala(ex vård, skola), som finns i närheten av den enskildes bostad. Förväntningar: Att kunna erbjuda den enskilde som beviljats måltidsservice sitt utbud Resultat: Restauranger och matleverantörer har varit inbjudna till möte genom annonsering i AT och Kuriren i oktober månad för att presentera sitt utbud, till mötet kom fem intresserade aktörer. Då det inte infann sig så många intresserade tog projektledare kontakt med restauranger och matleverantörer, efter vårdtagares önskemål som efterfrågats i första informationsbrevet. Resultatet har sammanställts på gemensam sida ( G) där kontaktpersoner kan presentera utbudet och hur man går tillväga för att beställa maten. De inkomna erbjudandena har även skickats till privata utförare av projektledare. Ytterligare annonsering har skett i februari 2014 vid två tillfällen i samma tidningar, ytterligare en aktör har tagit kontakt efter det. Det finns vid slutrapporten åtta erbjudanden från restauranger/matleverantörer. Förvaltning och Nämnd Krav: Att måltidsservice ska vara fullt implementerat Behov: Att få information under projektets gång samt presentation av slutrapport i chefsgrupp och nämnd

8 Sidan 5 av 8 Förväntningar:Att måltidsservice liknande Malmö modellen med färdigställda rutiner ska implementeras senast Samtliga aktörer såväl interna som externa ska vara informerade om det nya arbetssättet Resultat: Måltidsservice liknande Malmös modell är implementerad och informerad om Nämnd har fått information i december 2013 om hur projektet fortlöpt Fackliga organisationer Krav: Information under projektets gång Behov: Planerade möten för löpande information Förväntningar: Möjligheter att ge synpunkter på projektet vid planerade möten Resultat: En facklig referensgrupp har funnits med i projektet med representanter från Vision och kommunal, där projektledare har informerat och tagit del av synpunkter under projektets gång. Möten har varit vid ett tillfälle i månaden under tiden september 2013 tom februari Måluppfyllelse 2.1 Projektresultat, tid och kostnad Projektet tidsram har hållits då implementering full skala var klar Kostnaderna har också hållits inom budgetram. Projektledare 25 % Övriga kostnader 130 tkr 30 tkr Totalt 160 tkr 2.2 Upplevd kvalitet Kvaliteten i projektet har utifrån projektledarens synvinkel oftast varit god. Trots vissa förseningar i projektet, implementerades måltidsservicen i tid. Det finns vissa delar som kunde blivit mer genomarbetade innan uppstart. Projektgruppen har träffats vid två tillfällen i månaden och uppslutningen har oftast varit god. Den fackliga referensgruppen har träffats vid ett tillfälle i månaden och där uppslutningen också oftast varit god Uppföljning med projektgrupp och facklig referensgrupp. Projektgrupp: Uppföljning skedde med projketgrupp som tycker att projektet varit bra i sin helhet. Man kunde dock se att det hade varit bra om It enheten varit involverad i projektet samt att de externa utförarna skulle fått sin information tidigare om projektet.utbildningssatsningen Mat för äldre för vårdpersonal har fallit mycket väl ut och fick i utvärderingen av vårdpersonal mycket gott resultat. Facklig referensgrupp: Uppföljning skedde med kommunal och Vision ( kommunal fick hastigt förhinder, kommunikation har skett via mail och telefonsamtal istället)risk och konsekvensanalys har gjorts i samråd med referensgruppen. Man påtalar från båda fackförbunden en oro över att inte tidsmåttet ska hålla för verksamheten både när det gäller att tillaga och att hämta mat. 2.3 Efterkalkyl Ovanstående kalkyl har hållit

9 3 Projektförloppet Sidan 6 av Genomförande och organisation Beställare: Catharina Johansson, förvaltningschef Styrgrupp: Catharina Johansson, förvaltningschef Sonny Dahl, avdelningschef Kvarboende Projektledare: Projektgrupp: Titti Davidson, enhetschef Karin Klint kostkonsulent, processledare Christine Sjökvist utredare Isabelle Hansson enhetschef Sara Bergermark kostombud Ingela Gyllesten biståndshandläggare Facklig referensgrupp: Kommunal : Annelie Sporrong och Patrik Dahlin Vision : Kristina Timdahl l Huvud aktivitet Bemanning Projektledare 25% september 2013 tom Förlopp Beräknad tidsplan 1.Nya riktlinjer för måltidssevice 2. Information till verksamhet om måltidsservice/ kompetens utveckling 3Kartläggning av måltidsverksamheter 4.Information till den enskilde Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec Jan 2014 X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X Feb 2014

10 Sidan 7 av 8 Huvudaktivitet 1. Anpassade beslut: Underlag till nya riktlinjer för Måltidsservice arbetades fram av projektgruppen under hösten och var klart beslut med vissa ändringar från förslaget togs i nämnd i januari. Resultat : Tidsplanen för implementeringen av måltidsservice kunde ändå hålla, trots försenat belsut. 2. Information till verksamhet om måltidsservice/kompetens och utveckling. Resultat: Informationen höll tidsplanen och gjorts kontinuerligt under tidsperioden oktober ferbruari. Information har skett i oktober på kommunportalen, vidare genom både mail, personliga möten och apt i verksamheten. 3. Kartläggning av måltidsverksamheter. Resultat: Då projektledaren först kunde starta projektet i sin helhet i september månad blev kartläggningen något fördröjd, men har inte påverkat projektet i någon större utsträckning. Det finns ett utbud att tillgå för vårdtagare som behöver hjälp att ta beslut om vilken restaurang de önskar. Utbudet finns på gemensam mapp där vårdpersonal kan hjälpa den enskilde genom att ta fram information. 4. Information till den enskilde Resultat: Information om detta har skett vid två tillfällen genom brev som skickats till alla vårdtagare med beslut om middagshjälp. I första brevet som skickades i november efterfrågades vad man skulle välja för form av måltidsservice. I andra brevet som skickade i januari informerades om att ovanstående gäller from Information gavs också om att det eventuellt kunde bli förändrade kostnader beroende på vilket alternativ man väljer. Den enskilde gavs också möjlighet att ta kontakt med projektledarens om man ville har mer information eller vägledning. 3.2 Förändring av krav och mål I kravet att vårdtagare skulle har nya beslut vid införandet av måltidsservice, har det ändrats till att kontaktperson gjort förändringar efter vårdtagares önskemål i genomförandeplaner. Myndighetsavdelningen lägger istället en schablontid tills genomförandeplaner inkommer för justering efter valet av måltidsservice. Kravet att kunna leverera specialkost har tillgodosetts genom att tre restauranger/matleverantörer kan erbjuda det. 3.3 Kommunikation Projektledaren har ansvarat för att kommunikationen fungerat både internt och extern. Kommunikation med interna aktörer har skett kontinuerligt genom planerade möten, dels via projektgrupp med representanter för involverade verksamheter. Projektgruppen har haft möte två tillfällen i månaden from september tom Facklig referensgrupp har haft möten vid ett tillfälle i månaden under september 2013 tom februari Information har också getts till enhetschefer på kvarboendeavdelningen på styrgruppsmöten samt erbjudande att projektledare informerar vårdpersonal på arbetsplatsträffar, vilket gjorts i flera fall. Informations har getts till vårdpersonal via magna cura då det är säkraste sättet att nå ut till dem. Det finns en gemensam mapp som alla personal kommer åt på gemensam sida (G) där all personal kan hämta information om måltidsprojektet och förmedla till vårdtagare, samt själv hålla sig informerad. Projektet har också kommunicerats via intranätet där projektbeställning och beskrivning finns utlagt. Vård och äldreomsorgsnämnden har fått information i december månad på nämndmöte. Kommunikation med den enskilde/anhörig har skett dels genom informationsbrev och telefonsamtal. Projektet har även fått uppmärksamhet via Alingsås tidning och Göteborgsposten

11 Sidan 8 av 8 Vårdtagare har fått information dels genom brev och möjlighet att nå projektledare via telefonsamtal. En informationsbroschyr om måltidsservice till vårdtagare är framtagen och är under bearbetning på planeringsavdelningen. Broschyren talar om vad måltidsservice är samt ger råd kring kost till äldre. 4 Erfarenheter I projektledarrollen kan man se att det är av värde att när det sker ändringar under projektets gång, överväga att skapa nya arbetsgrupper, för att involvera berörda intressenter och skapa delaktighet. 4.1 Organisation, roller och ansvar Roller och ansvar har fungerat bra under arbetets gång. Projektledaren har kontinuerligt haft möten med styrgruppen, projektgrupp och referensgrupp. Beslut på måltidsservice har blivit försenat. Projektet har dock kunnat följa sin planering. 4.2 Utbildning i projektet Utbildningen Mat för äldre till personal i hemtjänst har erbjudits till vårdpersonal både i kommunen och privata utförare. Den har varit obligatorisk för kommunens hemtjänst. 4.3Ändringshantering I projektet har tillkommit att kostombudet har fått en förtydligad roll med fokus på måltidens betydelse. Ny tidsmätning har genomförts och övergått från projekt till en separat arbetsgrupp inom myndighetsavdelningen och planeringsavdelningen. 4.4 Dokumentation All planering har dokumenteras i en loggbok med nuläge och nästa steg i projektet. Allt arbetsmaterial har sparas i digital mapp. Dokumentation av projektledare hade i kunnat förbättrats genom att ha en blogg i intranätet om hur projektet fortlöper, där intressenter skulle kunna gå in och läsa. 4.5 Leverans, överlämning och godkännande Överlämnande av projektet sker i slutrapport som överlämnas till styrgruppen förvaltningschef och beställare av projektet Catharina Johansson och avdelningschef för kvarboendeavdelningen Sonny Dahl. 4.6 Kommunikation och informationsspridning Kommunikation och informationsspridning se punkt 3.3 har fungerat på ett bra sätt enligt projektledaren. Dock skulle man kunna se att det hade varit av värde att tillskapa fler arbetsgrupper vid olika arbetsmoment i projektet, se punkt Övrigt Det har varit ett stimulerande arbete att vara projektledare för Omställning av mat inom hemtjänsten. Jag vill tacka alla som varit delaktiga i arbetet. Projektledare Titti Davidson