KÅRBOKEN. Bla finns funktionärsbeskrivningar samt checklistor för avdelningsarbetet.

Transkript

1 KÅRBOKEN Inledning: I den här Kårboken har vi tillsammans samlat ihop gemensam information som är bra att ha tillgång till som ledare, funktionär, utmanarscout osv. Bla finns funktionärsbeskrivningar samt checklistor för avdelningsarbetet.

2 Innehållsförteckning Bidragsombud... 2 BingoLotto administratör... 3 Delegat till distriktsstämma... 5 Suppleant till distriktsstämma... 5 Delegat till FST (Demokratijamboreen)... 6 Suppleant till FST... 6 Hemsidesansvarig... 7 HSS Representant... 8 Huddinge Båtklubb (Canadensare), Kontaktperson... 9 Internationellt kårombud - IKO Kassör Kårordförande Kårutbildningsledare - KUL Kårhajksansvarig Ledarvårdsansvarig Lokalfogde Lägeransvarig Matrialförvaltare Medlemsregistrerare Postmottagare Rekryteringsansvarig Revisor Revisor suppleant Sekreterare Styrelseledamot Tävlingsansvarig Valberedning Valborgsansvarig ViceKårordförande Vårbydagsansvarig Sida 1 av 35

3 Bidragsombud Väljs på Kårstämman Uppdaterad senast: Att sköta löpande ansökan om aktivitetsbidrag samt hålla sig uppdaterad om möjliga bidrag och bistå styrelse och projektledare att söka bidrag. Lägga upp ledare, nävarokort och koppla ihop dessa på nätet: Påminna avdelningsledare att kontinuerligt rapportera närvaro via nätet samt klarrapportetra terminsvis. Godkänna de av avdelningsledarna registrerade och klarrapporterade närvarokorten senast 15:e februari och 15 augusti enligt nu (okt 2014) gällande regler. Påminna avdelningsledare att arbeta med materialet för att söka statsbidrag på avdelnings/patrullnivå, sk medlemsförening Hålla sig uppdaterad om olika bidrag och hur de kan och ska sökas. a styrelse och övriga kårmedlemmar om bidrag att söka. Skriva bidragsansökan i förekommande fall och/eller bistå projektledare med ansökan. Observera att läger också är aktiviteter där närvaro ska dokumenteras. Sida 2 av 35

4 BingoLotto administratör Uppdaterad senast: Administrera kontakter med säljare och prenumeranter samt med Folkspel. Bistå styrelse vid planering av extra säljaktiviteter. BingoLotter Hämta lotter på postutlämningsställe var 4:e vecka Lämna ut lotter till kårens säljare. Inhämta info om osålda lotter och rapportera till Folkspel via Internet senast kl 12:00 fredagen efter spelad omgång. Samla in pengar från säljare och redovisa till kassör, alternativt att säljare betalar in på kårens pg. Samla in ev returer och sända dessa till Folkspel var 4:e vecka i föradresserat kuvert eller paket (erhålls då lotter hämtas). Bevaka vilka som prenumererar direkt från Folkspel. Skriva infobrev till prenumeranter minst 2 gånger per år (juni och dec/januari) Skraplotter Beställa skraplotter (Sverigelotter) efter styrelsebeslut att vi ska satsa på dessa. Fördela lotter till de som vill hjälpa till att sälja. Bevaka försäljning och samla in pengar. Redovisa till kassör Skicka in osålda lotter till Folkspel efter avslutad period. Julkalendrar Beställa julkalendrar efter styrelsebeslut att vi ska satsa på det. Fördela lotter till de som vill hjälpa till att sälja. Bevaka försäljning och samla in pengar. Redovisa till kassör Skicka in osålda kalendrar till Folkspel efter avslutad period. Sida 3 av 35

5 Ekonomi Kuvert och frimärken (föreningsbrev) behövs eventuellt för brev till prenumeranter. Utnyttja där så är möjligt. En sammanställning av fakturor per 4-veckorsperiod lämnas till kassör för bevakning av inbetalning på PG. Sida 4 av 35

6 Delegat till distriktsstämma Väljs på Kårstämman Uppdaterad senast: Förbereda sig inför Distriktsstämman (DST) genom att läsa handlingarna och att gå på denna. Se till att förbereda sig själv genom att läsa igenom handlingar (DST finns en lång och en kort version). Handlingarna kommer i god tid innan och finns ofta på nätet. Vara med på KS före DST där handlingarna diskuteras på kåren och även kunna rapportera tillbaka vad som bestämdes. Vara beredd på att diskutera på åsiktstorgen som ordnas på DST. DST brukar ofta vara 3:e helgen i oktober, oftast en lördag till med lunch och fika. På KS beslutar man om delegaterna ska åka med bundna eller fria mandat, dvs strikt hålla sig till vad medlemmarna beslutat eller om man har rättigheten att ändra sig beroende på vad som framkommer på stämman och vad som kan vara bäst för kåren. Handlingar till DST finns på Suppleant till distriktsstämma Samma uppgifter som ovan om ordinarie delegat inte kan delta på DST. Ordinarie delegat bör i god tid innan meddela det i så fall. Sida 5 av 35

7 Delegat till FST (Demokratijamboreen) Väljs på Kårstämman Uppdaterad senast: Förbereda sig inför FST (Demokratijamboreen) genom att läsa handlingarna och att gå på denna. Se till att förbereda sig själv genom att läsa igenom handlingar (FST finns en lång och en kort version). Handlingarna kommer i god tid innan och finns ofta på nätet. Vara med på KS före FST där handlingarna diskuteras på kåren och även kunna rapportera tillbaka vad som bestämdes. Vara beredd på att diskutera på åsiktstorgen som ordnas på FST. FST brukar ofta vara i slutet av november vart annat år och håller på hela helgen, fredag till söndag. På KS beslutar man om delegaten ska åka med bundet eller fritt mandat, dvs strikt hålla sig till vad medlemmarna beslutat eller om man har rättigheten att ändra sig beroende på vad som framkommer på stämman och vad som kan vara bäst för kåren. Handlingar till FST finns på ( Suppleant till FST Samma uppgifter som ovan om ordinarie delegat inte kan delta på FST. Ordinarie delegat bör i god tid innan meddela det i så fall. Sida 6 av 35

8 Hemsidesansvarig Väljs på Kårstämman Uppdaterad senast: Lägga upp och hålla kårens hemsida ( aktuell. Vidareutveckla sidan så den lockar nya medlemmar och håller gamla kvar. Lägga ut aktuell info om kåren på nätet. Sprida information om kårens hemsida för att värva besökare/medlemmar. Låt gärna scouterna få en chans att påverka innehållet. Lägga upp och underhålla adresser till funktionärer. Lägga upp bilder/loggböcker från scoutaktiviteter och arrangemang Tänk på att hemsidan blir en del av kårens ansikte utåt och därav scoutings sida utåt. Håll kvalitet! Uppdatera info ofta, gör folk nyfikna. Fast info som bör finnas är givetvis kårens historia med kårens blåa tråd, kårstyrelsen och avdelningarna med aktuellt terminsprogram. Hemsidan kan med rätt innehåll bli ett bra stöd för avdelningsledare/funktionärer i kåren. Hemsidan hostas av och Wordpress som plattform, den gemensamma för Scouterna. Vi har där endast 2GB utrymme och nyttjar ca 0,4GB idag borträknat alla bilder/filmer. Bilder/filmer ligger idag på Kårens gemensamma GMail/GDrive konto vg.scoutkar.nu@gmail.com. Kolla på andra scoutsidor för att få tips och idéer. Sida 7 av 35

9 HSS Representant Väljs på Kårstämman Uppdaterad senast: Att föra information till och från kåren på HSS-möten. Samla information och framföra kårens intressen inom HSS aktiviteter tex. julgransplundring och vad som sker i andra kårer. Värna om samarbetet inom HSS kårerna. Hjälps åt med övriga kårer att planera/genomföra Sundbydagen och Diamant- & Bamsehajker och uttagning till nordisk patrull 5-kamp Ekonomi Kårerna alternerar mötesplats mellan sig. När det är din egen kår som är värd, står den för fikat. Hembakat går alltid hem Bäst vore om det finns 2 representanter i fall att den själv får förhinder och inte kan gå på ett möte. Då slipper man jaga en "standin". Det är 4-5 möten/år Sida 8 av 35

10 Huddinge Båtklubb (Canadensare), Kontaktperson Uppdaterad senast: Vara kontaktperson avseende Huddinge Båtklubb och ansvara för att kårens uppgifter där är korrekta samt ansvara för bokning av nattvakt. Likaså vidareförmedla information från båtklubben till kårens styrelse eller annan berörd medlem. Nattvakt Boka nattvakt(er), totalt 2 pass, via internetbokning, Mina sidor, som normalt öppnar 25/12 för kommande säsong. Samordna att kåren representeras till vaktpassen. Fakturor Ta emot fakturor via mail, 2 ggr per år, och vidarebefordra dessa till kassör. Tidskrifter Ta emot tidskrifter som ingår i medlemsskapet, HB-nytt och Båtliv, och vidarebefordra dessa till scoutlokalen. Ekonomi Avgifter presenteras i HB-Nytt samt på båtklubbens hemsida. Vårfaktura inkluderar Roddbåt Sommarplats (2016 = 420 kr) Höstfaktura inkluderar Medlemskap, Roddbåt vinterplats samt Städdeposition (2016 = 615 kr) Avgift Container (2016 =350 kr för hela året som separat faktura). Hemsida och inloggning Hemsida: o Användarnamn: medlem o Lösenord: Sjosattning! Inloggning Mina sidor: o Användarnamn: Scouterna Sida 9 av 35

11 o Lösenord: Paddel18 Inloggningsuppgifter till HBK finns på sidan 2 i HB-nytt. Ta upp frågan om tidpunkt för kommande nattvakt vid kalenderårets sista KS. Sida 10 av 35

12 Internationellt kårombud - IKO Väljs på Kårstämman men posten används inte för närvarande, Uppdaterad senast: Samla in och ge information till kåren om tävlingar/läger och andra internationella aktiviteter. Ta reda på internationella aktiviteter samt försöka få deltagare från kåren Tillsammans med lägeransvarig samordna Home Hospitality vid läger Hjälpa avdelningar att knyta kontakter med nordiska vänorter inför exempelvis läger. Internationella arrangemang sammanställs varje år av Svenska Scoutrådet vilken är bra att ha till hands. Titta i WOSM/ WAGGGS böckerna som finns i lokalen, här finns info om alla förbund i världen. På Internet finns många bra länkar bla: o Här finns länkar till internationella läger o Sökmotor för internationella läger och lägerområden, mycket bra länk! Sida 11 av 35

13 Kassör Väljs på Kårstämman Uppdaterad senast: Hantera kårens pengar och sköta utbetalning och bokföra transaktioner Dessutom ska kassören upprätta bokslut för räkenskapsåret (1/7-30/6) samt lägga fram budgetförslag till Kårstämman. Bokföra transaktioner avseende kårens Plusgiro och handkassa enligt god redovisningssed. Se till att relevant verifikat finns för varje transaktion. Ansvara för kårens Mastercardkort (2 st) Lämna ekonomisk rapport till varje kårstyrelsemöte eller på anmodan. Förse revisor(er) med erforderligt material inför årsrevision eller då det efterfrågas. För bokföring används SPCS bokföringsprogram Vara uppmärksam på kostnader och föreslå förändringar som kan ge besparingar. Flytta medel till och från Sparkonto (se nedan) efter möjlighet och behov! Bevaka utveckling på Nordea Stratega 10, rapportera status till kårstyrelsemöte eller på anmodan. Ekonomi Kostnader finns för Plusgiro respektive Mastercardkort Ett räntebärande (0% f.n 2016) Sparkonto finns som komplement till Plusgiro sedan En automatisk Placeringsfördelare är kopplad till kåren. Den innebär att (1)belopp överstigande på Plusgirot vid månadsskiftet förs över till Sparkontot och (2) belopp överstigande på Sparkontot förs över till Fondkontot Stratega 10. Sida 12 av 35

14 Betalning till Bankgiro från Plusgiro kostar pengar varför betalning till Plusgiro är att föredra. Använd Autogiro och e-giro där så är lämpligt och möjligt. Underlättar avseende OCR-nummerregistrering Undvik att få kontoutdrag per post. Använd e-redovisning som Plusgiro erbjuder. Sida 13 av 35

15 Kårordförande Väljs på Kårstämman Tillika Delegat till distriktsstämma Uppdaterad senast: Övergripande ansvar för kårens verksamhet Leda och tillsammans med övriga ledare fördela de arbetsuppgifter som kårstyrelsen beslutar inom ramen för verksamhet inom riksorganisationen Scouterna. Vara till stöd för de olika funktionerna och avdelningarna. Ansvara och leda kårstyrelsemöten och eventuella andra kårträffar. Förbereda kårstyrelsemöten/kårstämman tillsammans med sekreteraren. Leda kårplaneringar, kunna vara behjälplig vid avdelningsplanering. Aktivt stödja funktioner/avdelningar att lösa problem samt att utvärdera verksamheten, vad kan bli bättre nästa gång osv. Representera kåren i det lokala föreningsträffar samt i andra sammanhang där ingen specifik funktionär finns. Långsiktig strategiplanering, vad gör vi om 5 år? Ansvara för att ledare/assistenters befattningar kommer medlemsregistreraren till kännedom. Tillsammans med kårsekreteraren/kårutbildningsledaren ansvara för utdelning av förtjänstmärken samt ev. andra ledarutmärkelser. Verka för kårtraditioner såsom tex. den årliga Kårhajken. Delta på distriktets Kårordförandeträffar (eller någon annan ur styrelsen) Ekonomi Egen handkassa finns till förfogande för eventuella utgifter till möten, planeringar som löpande redovisas till kassören. Sida 14 av 35

16 Kårutbildningsledare - KUL Väljs på Kårstämman Uppdaterad senast: Peppa och motivera ledare och scouter att gå olika kurser, dels ledarutbildningar men även intressekurser. Ha kontroll på vem som gått vilka kurser och när (utbildningslogg dels i excelformat och vissa kurser kan registreras i Melker) I god tid diskutera lämpliga kurser med berörda Anmäla kursdeltagare till respektive kursadministratör Informera kassör om betalning av kurser i förväg i förekommande fall. Ta emot, arkivera och fördela kursintyg Söka bidrag till ledarutvecklingskurser från HSS Göra en utbildningsplan för varje ledare/funktionär, vilka utbildningar är lämpliga för MSC, JSC, PSC, SSC osv. Sprida kurskatalogen(finns både som PDF och tryckt format) Deltaga på distriktets utbildingsträff, c:a 1 gång per år. Ansvara för utbildning på kåren te.x. GPK för nya ledare, alternativt utbildningspass på planeringshelg (studiecirkel?) Ekonomi Har ingen egen kassa. Ber kassör betala i förväg när så behövs, som regel anmälningsavgifter. Ledarkurser har kåren stått för hittills. Gratis för deltagarna alltså. Intressekurser kan subventioneras av kåren helt eller delvis. Avgörs från fall till fall. Lättare att få deltagare till kurser om man kan intressera 2 eller fler till respektive kurstillfälle. Sida 15 av 35

17 Kårhajksansvarig Utses på ett KS möte under höstterminen. Uppdaterad senast: Jobba för att den traditionella kårhajken genomförs samt informera medlemmarna. Sammankalla till planeringsmöten och sätta ihop en arbetsgrupp. Sammankalla till planeringsmöten. Sätta ihop en arbetsgrupp. Ta fram förslag på lämpliga hajkplatser. Ta fram lämpliga paddlingsvatten/leder. Ta fram lämpligt program. Meddela de olika avdelningarna om hajken. Ta fram en hajkinbjudan. Ekonomi Kårhajken ska vara självbärande, om möjligt. Bidrag söks från KS i förväg om te.x. material som vi kan använda flera gånger ska införskaffas. Sätt ihop arbetsgruppen tidigt, helst i december Gå ut tidigt med info till scouterna och föräldrarna. Försök ha ett planeringsmöte var 5-6 vecka. Dela upp arbetet redan på det första mötet. En eller flera transport-, mat-, förläggning-, program-, ekonomi- och lägerbålsansvarig(a). Ut och rekognosera på de ställena ni har tänkt er tidigt. Ta kontakt med markägare. Lämpliga helger: Kristi flygare helgen ons-sön i maj och helg där fredag eller måndag är röd dag (Sveriges Nationaldag 6/6) Bjud in flera kårer. Har haft kårhajk tillsammans med Flemingsbergs Sjöscoutkår ett antal gånger. Sida 16 av 35

18 Ledarvårdsansvarig Väljs på Kårstämman men posten används inte för närvarande, Uppdaterad senast: Att stimulera och uppmuntra kårens avdelningsledare/assistenter och övriga funktionärer som tex. KO, BCH (Busschaufför), HT (Hustomte). Att minst en gång om året ordna en aktivitet för ovan nämnda, gärna flera gånger. Det behöver inte vara stora och dyra evenemang, huvudsaken är att alla träffas och har trevligt tillsammans. Ekonomi Ett större evenemang kan man räkna med kostnad på c:a kr per person. Om kostnaden är större, ta upp på KS för beslut innan (man behöver ju inte säga vad som skall ske ändå). Be kassören om en handkassa vilken redovisas tillbaka med kvitton efteråt. Vid större evenemang var ute i god tid med inbjudan. Exempel på ledarvårdsaktiviteter kan vara: Middag, Flottbygge med färd, egen hajk med diverse lustiga aktiviteter, islandshästar osv. Sida 17 av 35

19 Lokalfogde Väljs på Kårstämman Uppdaterad senast: Att förbereda och underlätta användning av scoutlokalen Inköp av förbrukningsmaterial som tex. toalettpapper, skurmedel, städmaterial osv. Göra upp storstädningsschema för kommande år/termin innan planeringshelgen. Tex. varje avdelning ansvarar för städning en gång i månaden. Kalla till storstädning om behov finns Ekonomi Handkassa finns att tillgå som redovisas till kassören innan varje bokslut. Sida 18 av 35

20 Lägeransvarig Väljs på Kårstämman Uppdaterad senast: Den lägeransvarige har som uppgift att arbeta för att kåren årligen åker på sommarläger. Antingen så deltar man på ett läger som någon annan arrangerar (exempelvis: distrikt, krets eller förbund) eller så arbetar man med eget kårläger. Åka på läger där någon annan är arrangör Arrangören ordnar förläggning, matfrågan, programmen. På dessa läger är följande saker man bör tänka på: Anmälan brukar ske i två steg: Preliminärt (feb-mars) och Definitivt (maj-juni). Se till att betalning från scouter till kår och från kår till arrangör fungerar i samförstånd med kassören. Skicka ut inbjudan angående lägret redan i novemberdecember så scouterna med föräldrarna hinner fundera och diskutera. För att locka scouterna så kan man ha någon kul aktivitet som har med läger att göra. Eller bara visa en film från ett gammalt läger. Ha alltid något föräldramöte då det alltid finns scouter som åker iväg första gången. Till Arrangören brukar man även innan lägret boka vilket program man vill ha, fråga gärna scouterna vad dom själva vill göra. Resan till/från lägret är det lite olika med. Är det långt så brukar lägret ordna detta, annars måste kåren samordna en egen resa. Tänk på att räkna med den tillkommande kostnaden för resor! Sida 19 av 35

21 Info från arrangören brukar komma i form av ett antal Kårinformationsbrev och Lägerbrev. Info i Lägerbreven skall oftast även alla deltagare ha efter att man kompletterat med kårens info. Samla in och ta med Hälsokort Handkassa är lämpligt att ha med för diverse ej planerade inköp. Att arrangera eget Kårläger Detta innebär oftast mycket jobb. Lämpligt är att helst börja något år innan lägret. Mycket hjälp kan man få i boken "Lägerboken" där det beskrivs hur man gör ett eget läger med allt man skall tänka på. Se till att många ledare hjälper till. Ha tydliga ansvarsområden - bilda en egen "Lägerkommitte (LÄKO)". Lär er av utvärderingar från tidigare kårläger (ex. Sjöslag 87, Åland 97). Kolla under Kårhajksansvarig i den här Kårboken för att få lite tips. Sist men inte minst: Samordna alltid så att loggbok skrivs, det är alltid roligt efteråt. Sida 20 av 35

22 Matrialförvaltare Väljs på Kårstämman Uppdaterad senast: Som materialförvaltare ansvarar du för kårens material av alla dess typer. Exempelvis Tält, Kartor, Kanoter, Vedförråd, Lyktor och Livlinor. Inköp av förbrukningsartiklar såsom T-Gul, T-Röd, Sisal Aktivt vara med och se till att material vårdas och att material användes på rätt sätt. Ansvara för bokning/utlåning av kårens utrustning till egna medlemmar eller externa (ex. annan scoutkår hyr). Aktivt komma med förslag, förbättringar avseende eventuella nyinköp, reparationer osv. Ansvara att kårens material är ordentligt uppmärkt Komplettera/Uppdatera förrådslistan Gärna vara behjälplig om avdelningarna vill göra egna inköp. Ekonomi För inköp av förbrukningsartiklar har materialförvaltaren rätt att erhålla en handkassa om 1000:- för diverse utgifter. Dessa skall redovisas med kvitton till kårkassören senast bokslutsdagen varje år (sista juni). För de större inköpen (ex. ett nytt tält) så krävs alltid KS- Beslut innan inköp göres. Läder köps lämpligen i Gamla Stan (Lilla Nygatan) där scouter har 20% rabatt. Sida 21 av 35

23 Rep är oftast billigast hos "Pille Repmakaren" Kartor köps lämpligen hos Lantmäteriet, Karbutiken Vasagatan 99. Sida 22 av 35

24 Medlemsregistrerare Väljs på Kårstämman Uppdaterad senast: Registrera och uppdatera alla medlemmar i scouternas medlemsregister i Scoutnet.se. Registrera nya medlemmar. Uppdatera befintliga medlemmar. Ta ut rapporter på medlemmar per avdelning, kår, patrull, ålder, tillhörighet mm. Rapportera till styrelsen på KS hur det ligger till. Bevaka att korrekta avgifter finns för kåren efter ändringar på förbunds-, distrikts- eller kårnivå. Ekonomi Registret finns på och du får dina behörigheter av den gamla medlemsregistreraren eller kårodföranden. Hjälp kan också erhållas genom att kontakta användarwebben via mail på adressen scoutnet@scouterna.se. En guide för Medlemsregistrerare finns här: Sida 23 av 35

25 Postmottagare Väljs på Kårstämman Tillika Sekreterare Uppdaterad senast: Ta emot post från Svenska Scoutförbundet, Svenska Scoutrådet, Södertörns Scoutdistrikt, Huddingescouternas Samarbetsorgan, Huddinge kommun samt andra organisationer och företag. Denna info ska spridas vidare till berörda så snabbt som möjligt, och i förekommande fall tas upp på KS. Ta emot post. Sortera och fördela/informera så snart som möjligt. Ta upp lämplig info på KS. Använd e-post för att snabbt få ut info i rubrikform. Be även avsändare att skicka info som e-post om de har möjlighet. Detta gör det möjligt att snabbt och enkelt vidarebefordra. Anmäl dig till dom olika mailinglistorna som finns på bla Svenska Scoutförbundet, Svenska Scoutrådet. Sida 24 av 35

26 Rekryteringsansvarig Väljs på Kårstämman Uppdaterad senast: Att rekrytera/informera om scouting till barn och vuxna. Rekrytera i skolor minst en gång om året. Ordna en prova-på-kväll för skolbarnen och föräldrainformation. Bestämma datum med ledare för rekrytering i skolor och en prova på kväll kombinerat med föräldrainformation. Beställa rekryteringsmaterial från Scoutvaror, tex. broschyrer, affischer, klistermärken. Ringa skolor ang. uppgift om antal klasser/elever och boka datum för besök i klassrum i samråd med rektor/lärare. Gärna se till att info att aktuell info om scouting/kåren finns på allmänna platser såsom tex. Biblioteket, Ungdomens hus. Se långsiktigt rekryteringsbehov, var vill vi vara om 2 år? Skapa intresse bland ledare att engagera sig i rekrytering, minst 5 personer i arbetsgrupp vid olika rekryteringsaktiviteter Ha lätt att prata med icke scouter om scoutings fördelar, sälja scoutings idé! Ekonomi Rekryteringsbudget läggs in på kårstämman, annat material ta upp på KS möte. Ring skolorna samma vecka som de börjar terminen, eller innan sommarlovet! Ett besök i klassrummet ger mer än en lapp i lärarnas fack! Se förbunds/råds hemsidan där finns massor med tips, och visst rekryteringsmaterial finns också att låna på kansliet i Sthlm. Sida 25 av 35

27 Revisor Väljs på Kårstämman Uppdaterad senast: Gå igenom kårens bokföring och bistå med rekommendationer hur ekonomin kan förbättras, larma om ev oegentligheter samt vid årsbokslut lämna förslag till kårstämman angående ansvarsfrihet eller ej för avgående styrelse. Åtminstone vid årsbokslut gå igenom den av kassören tillhandahållna bokföringen som ska bestå av Huvudbok, Verifikationslista och Verifikat, Saldolista, Balans- och Resultatrapport Vara kassören behjälplig i de fall det efterfrågas. Helst också löpande under året göra revision och föreslå förbättringar. Skriva och underteckna Revisionsberättelse. Revisor suppleant Samma uppgifter som ovan om ordinarie revisor inte kan genomföra uppgifter. Ordinarie revisorn bör i god tid innan meddela det i så fall. Sida 26 av 35

28 Sekreterare Väljs på Kårstämman Tillika Postmottagare Uppdaterad senast: Skriva kallelse och protokoll inför och vid Kårstämman och kårstyrelsemöten. Skriva ett förslag till verksamhetsredogörelse att godkännas av styrelse och Kårstämman. Tillsammans med ordförande: Föreslå lokal och agenda för kårstyrelsemöten (KS). Föreslå KS dagar, ca 8 per år med 6 veckors intervall. Skicka ut kallelse till KS. Föreslå lokal och agenda för Kårstämma (KST). Föreslå KST dag, oftast i slutet av september. Skicka ut kallelse för KST till alla medlemmarna minst 14 dagar innan mötet. Rapportera/Skicka in verksamhetsredogörelse, senaste kårstämmoprotokollet, ekonomisk redovisning och antal medlemmar i kåren till kommunen före 1:a juni varje år och efter kårstämman. Kommunen skickar ut en påminnelse i april/maj. Skicka in stämmoprotokoll, verksamhetsberättelse och andra begärda dokument till distriktet. Skicka protokoll (KS och KST) till medlemmarna (med e-port) Ta fram förslag på verksamhetsplan för kommande år. Uppdatera Kårboken i samband med KST Ekonomi Har hittills lagt ut pengar för inköp av frimärken och kuvert som redovisas till kassören med jämna mellan rum. Handkassa kan säkert erhållas. Skicka kallelse och protokoll via Internet så långt det är möjligt. Snabbare än brev! Skickas per post så kör B-post Föreningsbrev. Sida 27 av 35

29 Sida 28 av 35

30 Styrelseledamot Väljs på Kårstämman Tillika Delegat till distriktsstämma Uppdaterad senast: Ansvara för kårens operativa verksamhet och för kårens organisation. Planera kårens inre verksamhet och utveckling (visioner och mål) Aktivt deltagande i kårens arbete Deltaga på KS möten och vara beredd att ta ansvar för beslutspunkter och se till att de genomförs och följs upp. Lyssna runt bland övriga funktionärer/ledare över vad man vill ha hjälp/stöttning med. Vara beredd att hoppa in där så hjälp behövs. Ekonomi Styrelsens uppgift är att ansvara för föreningens verksamhet och ledare samt att leda och utveckla arbetet så att kåren allt mer blir en mötesplats för barn och ungdomar i Vårby Gård. Styrelsen väljs på kårstämman och kan bestå av fem eller fler ledamöter. Styrelsen ansvarar för hela kårens verksamhet och kårens långsiktiga mål. Styrelsen svarar även för kårens upplysnings- och kontaktverksamhet med hem, skola, kommun, kyrka och press. Sida 29 av 35

31 Tävlingsansvarig Väljs på Kårstämman Uppdaterad senast: Som tävlingsansvarig ser du till att kåren, avdelningen och/eller patrullen blir informerad och/eller anmäld till tävlingar som är aktuella. Informera kåren om tävlingar och dess resultat. Gå på möten rörande tävlingar som t.ex. Sundbydagen & Distriktetsdag. Sundbydagen (varje år i oktober), ansvara för 1 kontroll. Distriktets dag, vi får ansvara för 1 kontroll, c:a vart 5:e år. Göra, ge ut och samla in lappar om tävlingar. Anmäla patruller till tävlingar. Betala start avgiften för tävlingar. Genomföra Kårmästerskap (KM) i Livlina en gång per år (senast var 2012), se till att priser delas ut samt att det görs nya skyltar till KM i Livlina tavlan. Tävlingar även för Utmanar/roverscouter och ledare som tex scoutfemkamp, kruthornet Ekonomi Tävlingsavgifter står kåren normalt för, observera alla på tävlingar måste vara medlemmar. Deltagare som anmält sig men ej deltar utan giltig orsak bör betala hela sin avgift i efterskott då kåren ej vill subventionera ej använd avgift. Sida 30 av 35

32 Valberedning 3 stycken varav 1 styrelserepresentant Väljs på Kårstämman Uppdaterad senast: Att inför kårstämman arbeta fram ett förslag till ny styrelse med funktionärer samt att föreslå dessa på kårstämman. Förslag till arbetsgång (hämtad från Kårhandbok 98) 1. Börja arbetet i valberedningen direkt efter den kårstämma, där valberedningen valts och lägg upp en plan för arbetet. 2. Kolla, vilka befattningar, som ska upp till val på nästa kårstämma 3. Kolla med de nuvarande befattningshavarna om de kan tänka sig omval eller om de vill avgå. Betona att detta inte innebär att de nuvarande befattningshavarna föreslås "automatiskt". 4. Prata med kårstyrelsens ledamöter och andra som "kan" kåren om vilken kompetens och vilka personliga egenskaper som kårstyrelsen behöver kompletteras med. Lyssna också med dessa personer om tänkbara namn. 5. Fundera tillsammans över namn för de poster där det saknas förslag. Gör en kompetensmässig och "personkemisk" bedömning av alla föreslagna. Diskutera i vilken ordning olika personer ska tillfrågas. Fördela dessa samtal mellan ledamöterna i valberedningen. 6. Håll telefonkontakt(man behöver inte ha möten om allt!) och informera varandra om hur arbetet fortskrider. 7. Sammanställ ett förslag och testa detta försiktigt på "centralfigurer" i kåren. Detta är en känslig fråga eftersom sådana förfrågningar ibland kan uppfattas som intrång på demokratin - det är ju kårstämman som väljer - men det är också viktigt att kårstyrelsens sammansättning med funktionärer blir sådan att människorna där fungerar väl tillsammans. Gör som ni känner är bäst. Ekonomi Sida 31 av 35

33 Valborgsansvarig Utses på ett KS möte Uppdaterad senast: Samordna kårens uppgifter inför Valborgsfirande och i förekommande fall vara sammankallande för hela Valborgsfirandet. Nedanstående är skrivet under förutsättning att vi håller i tåtarna! Sammankalla övriga föreningar till första planeringsmöte i januari/början på februari. Punkter som ska göras/fördelas: o Ta kontakt med Berglunds Tivoli el liknande för samarrangemang. Lottstånd och karuseller. o Bemanning av lottstånd, eldvakter, städning etc o Begär Polistillstånd för allmän samling samt Fyrverkeri o Hitta någon/förtag som vill sponsra med av Fyrverkeri o Kontakta Peter Ahlm, Vårby Bowling, för anskaffande av Fyrverkeri. o Kontakta Gatukontoret angående brasmaterial och släckningsmaterial. o Kontakta Huge angående skyltar om Valborsfirande o Kontakta S:t Mikaels församling angående facklor och affischer. o Fackeltåg o Affischuppsättning o Hantering av gemensamma kontanter o Räkning av kontanter o Fördelning av vinst. o Ansvarig för avskjutning av fyrverkeri o Avspärrning av fyrverkeriområde o Städning o Släckning, brandvakt o Växelkassor Samordna kårens egna aktiviter: o Korvförsäljning, läsk, kaffe, sockervadd o Bemanning, inkl lottstånd Sida 32 av 35

34 o Boka nattvakt i båtklubben (30/4. Görs kring 1 jan) o Växelkassa till egen försäljning Ekonomi Notera inköp till detta evenemang och vad som blir osålt så att kostnader och intäkter kan beräknas korrekt. Utvärdera efter avslutad aktivitet och samla erfarenheter till kommande år. El brukar ofta vara ett problem, speciellt sockervaddsmaskin. Försök att få den att gå på egen säkring! Sida 33 av 35

35 ViceKårordförande Väljs på Kårstämman Tillika Delegat till distriktsstämma Uppdaterad senast: Vara behjälplig och stötta kårordföranden (KO) i dennes arbetsuppgifter. Vara väl insatt i kårordförandens arbetsuppgifter och avlasta denna vid behov. Gå på möten som inte KO hinner med. Ha ett genuint samarbete med KO Sida 34 av 35

36 Vårbydagsansvarig Utses på ett KS möte Uppdaterad senast: Att inför denna dag vara sammankallande i den egna kåren och hålla i kontakten med övriga deltagande föreningar. Gå på förberedande möten med övriga deltagande föreningar. Meddela sammankallande för Vårbydagen våra önskemål för plats, tillgång till el och eventuella aktiviteter. Sammankalla kåren för planerings möten angående denna dag. Att beslut tas tillsammans om vad vi t ex ska sälja och vilka aktiviteter vi ska ha. Planera och gör inköp för eventuell försäljning. Uppföljning av dagen efteråt. Ekonomi Sammankalla kåren i god tid när datum är fastställt för Vårbydagen. Gå tidigt ut med förfrågan till medlemmarna om hur många som kan hjälpa till och begär in ett svar. Blicka tillbaka på utvärderingen från året innan och se vad som kan förbättras. Färdig check lista för planering och inköp för Vårbydagen finns som kan användas. Sida 35 av 35