Regler och anvisningar för Malmökretsens tävlingar Scouternas Dag och Trapperyxan / Dynggrepen.

Transkript

1 Södra Skånes Scoutdistrikt Sida 0 Regler och anvisningar för Malmökretsens tävlingar Scouternas Dag och Trapperyxan / Dynggrepen. Scouternas Dag 1 Regler och anvisningar 2 Upprättande av budget 3 Exempel på budget 4 Anvisningar för redovisning 5 Exempel på redovisning 6 Tips och trix Trapperyxan / Dynggrepen 7 Regler och anvisningar 8 Upprättande av budget 9 Exempel på budget 10 Anvisningar för redovisning 11 Exempel på redovisning 12 Tips och trix

2 Södra Skånes Scoutdistrikt Sida 1 Anvisningar och regler för Malmökretsens Scouternas Dag; tävlingarna Bävern, Skånehästen, Buffelhornet och AGT. Tävlingsform Deltagare Arrangörer Scouternas Dag är Malmökretsen av SSF s heldagstävling för scouter i åldern upp t o m årskurs 8 och är förlagd till en av arrangörerna vald plats i Malmö. Tävlingarna är öppna för patruller i Malmö, vars kår tillhör förbund som är anslutet till Svenska Scoutrådet. Patrullen skall bestå av minst 3 och högst 7 medlemmar. Tävlande i Bävern skall vara i ålder motsvarande upp t o m årskurs 1. Tävlande i Skånehästen skall vara i ålder motsvarande upp t o m årskurs 3. Tävlande i Buffelhornet skall vara i ålder motsvarande upp t o m årskurs 5. Tävlande i AGT ska vara i ålder motsvarande upp t o m årskurs 8. Arrangörer av Scouternas Dag är kår enligt av kretsstämman fastställt arrangörsschema. Ekonomi Tävlingskårer 1 i Malmökretsen betalar årligen en avgift till kretsens tävlingspott, oavsett deltagande i tävlingarna, i enlighet med beslut på kretsstämman Från tävlingspotten går en fast del till Scouternas Dag. Övriga deltagande betalar en patrullavgift som bestäms av arrangören. Budget skall göras av arrangörerna och tillställas kretsstyrelsen senast 1 december året innan. Ekonomisk redovisning skall inlämnas till kretsstyrelsen senast den 31 maj. Budget och redovisning ska följa bifogade anvisningar för upprättande av budget och anvisningar för ekonomisk redovisning. Tävlingsdatum Inbjudan Funktionärer Kontroller Hjälpmedel Priser Tävlingsdag bör vara lördagen i vecka 16. Datum skall anmälas av arrangörerna senast på föregående kretsstämma Inbjudan jämte anmälningsblanketter utskickas en månad före tävlingsdatum. Varje deltagande patrull skall anmäla en funktionär, lägst 16 år, som används som kontrollant. Antalet kontroller kan varieras. Kontrollernas innehåll ska representera god scouting och vara anpassat till de tävlandes ålder och kunskap. Kontroller anordnas i följande tre olika nivåer: bäver/minior (Bävern resp Skånehästen), junior (Buffelhornet) samt patrull (AGT). Tillåtna hjälpmedel är pennor och blanka papper. Övriga tillåtna hjälpmedel meddelas av arrangörerna. Priser utdelas till de tre bästa patrullerna i varje tävling. Vandringspriserna Bävern, Skånehästen, Buffelhornet utdelas till bästa enskilda patrull och Kamratföreningens vandringspris utdelas till den bästa SSF-avdelningen. Resultatet räknas ut genom summering av avdelningens två bästa patrullers poäng. AGT-bucklan tilldelas bästa enskilda SSF-patrull. 1 Följande kårer enligt kretsstämman 1999: Djupadal, Gripen, Hohög, Kirseberg, Oxie, Slottsstaden, Tornfalken

3 Södra Skånes Scoutdistrikt Sida 2 Anvisningar för upprättande av budget för Scouternas dag. 1. Budget för Scouternas dag skall upprättas av arrangörerna och tillställas kretsstyrelsen senast den 1:e december året före arrangemanget. Budgeten måste godkännas av kretsstyrelsen. 2. I budget för Scouternas dag skall minst följande inkomster och utgifter redovisas: Inkomster, dvs. tävlingsavgifter (för närvarande 40% från tävlingspotten) samt eventuella avgifter från övriga förbunds startande patruller. Utgifter: - polistillstånd etc - kontrollmaterial - priser - administration (porto, telefon, kopior m.m.) - transportkostnader 3. Inkomsterna skall vara lika stora som utgifterna. Arrangemanget skall vara självbärande, men inte vinstbringande. 4. Utgifter för kontrollmaterial bör uppgå till minst 40% av de totala utgifterna. 5. Utgifter för priser bör uppgå till minst 25% av de totala utgifterna. 6. Budget för Scouternas dag skall utformas så att det framgår vilket datum tävlingen arrangeras, vilka kårer som är arrangörer, vem som är kontaktperson och vilket datum budgeten upprättats. Budgeten skall dessutom undertecknas.

4 Södra Skånes Scoutdistrikt Sida 3 Exempel på utformning för budget för Scouternas dag. BUDGET FÖR SCOUTERNAS DAG 17/ Arrangör: Scoutkåren Eken. Kontaktperson: Anders Andersson, tel.: Tävlingsavgifterna är beräknade på aktuell pott för tävlingar inom Malmökretsen, för närvarande 40% av kr. INKOMSTER Tävlingsavgifter TOTALT: kr kr UTGIFTER Polistillstånd etc Kontrollmaterial Priser Administration Transportkostnader TOTALT kr kr kr 200 kr 500 kr kr Malmö Scoutkåren Eken Genom: Anders Andersson (underskrift)

5 Södra Skånes Scoutdistrikt Sida 4 Anvisningar för ekonomisk redovisning av Scouternas Dag. * Ekonomisk redovisning skall inlämnas av arrangörerna till kretsstyrelsen senast den 31:a maj. * I den ekonomiska redovisningen skall alla faktiska inkomster och utgifter redovisas enligt god redovisningssed. * I den ekonomiska redovisningen skall de inkomst- och utgiftsposter redovisas som upptogs i budgeten. * Alla uppgifter måste kunna styrkas av en godkänd verifikation. * En godkänd verifikation är t.ex. ett helt kvitto, utan överstrykningar eller tillägg, som redovisar belopp, moms samt plats och tid för köp.

6 Södra Skånes Scoutdistrikt Sida 5 Exempel på utformning av redovisning för Scouternas dag. EKONOMISK REDOVISNING FÖR SCOUTERNAS DAG 17/ Arrangör: Scoutkåren Eken. Kontaktperson: Anders Andersson, tel.: INKOMSTER Tävlingsavgifter TOTALT: kr kr UTGIFTER Utgiftspost Summa Specifikation (kvitto) Polistillstånd etc 950 kr Polisen, GK Kontrollmaterial kr Matbutik, byggvaruhus Priser kr Friluftsvaror Administration 122 kr Posten, kopiering Transportkostnader 384 kr Bensinföretag TOTALT kr RESULTAT: överskott 78 kr Malmö Scoutkåren Eken genom: Anders Andersson (underskrift)

7 Södra Skånes Scoutdistrikt Sida 6 Tips och tricks till arrangörerna av Scouternas Dag. Checklista Polistillstånd Arrangemang Kontroller Start Poäng Poängräkning Resultat Offentliggöra tävlingens datum på föregående års kretsstämma. Budget ska lämnas till kretsstyrelsen senast 1 december året innan. Inbjudan och anmälningsblanketter skickas ut vid vårterminens start. Redovisning ska lämnas till kretsstyrelsen senast 31 maj. Lämpligast är att distriktskansliet ombesörjer detta. Observera att avgiften måste betalas vid ansökan, annars behandlas den inte. Ansökan ska kompletteras med karta över tävlingsområdet med kontrollerna utmärkta (även kontrollernas uppgift måste vara med.) Uppgift på vem som är tävlingsansvarig skall vara med. Polistillstånd ska sökas i god tid före tävlingsdagen, minst en månad innan. Någon form av kringarrangemang för förbipasserande är bra i PR-syfte. Informera även media om tävlingen och förbered er på att ta emot dem när de kommer. En avstämning av kontrollerna och dess uppgifter före tävlingarna är viktig. Vid detta tillfälle kan poängräkningen synkroniseras mellan kontrollerna, nivån på kontrollerna kollas etc. Detta kan vara särskilt lämpligt om det är många personer inblandade i kontrollernas framtagande. Innan startdags är det viktigt att man tänkt ut hur man löser anstormningen av patruller och funktionärer. Startkort skall delas ut till patruller, funktionärer skall fördelas på kontroller etc. Sköts inte detta smidigt, eller om man inte har gott om tid, finns det risk för att man redan innan tävlingarna har börjat är försenade. För poängberäkning finns ett stort antal olika varianter att välja mellan. Det som tydligast bör poängteras är att alla kontroller ska vara lika mycket värda. Om möjlighet finns och om arrangörerna så önskar är en jämn poängskala att föredra där bästa patrull på varje kontroll får t.ex. 100 poäng, 2:an får 90 och 3:an får 80 osv. Nackdelen med detta är att man måste vänta med poängfördelningen tills alla patruller genomfört kontrollen. Välj poängberäkningsmetod med omdöme. Då det ofta är många patruller som tävlar, kan poängberäkningen ta tid. Förbered denna innan (olika färg på startkorten för de olika grenarna, tabeller etc.). Det kan vara lämpligt att ha något program för de tävlande och kanske även de övriga, under tiden poängberäkningen pågår. Skicka in tävlingsresultat till distriktskansliet för arkivering. Bifoga gärna annat som rör tävlingen såsom kontroller och egna tips och idéer.

8 Södra Skånes Scoutdistrikt Sida 7 Anvisningar och regler för Malmökretsens tävling Trapperyxan/Dynggrepen. Tävlingsform Deltagare: Arrangörer: Trapperyxan/Dynggrepen är Malmökretsen av SSF s veckoslutstävling i hajkform för scouter i årskurs 6-18 år, årligen återkommande i mars-april, på av arrangörerna vald lämplig plats. Tävlingen är öppen för patruller/seniorlag i Malmö, vars kår tillhör SSF. Varje patrull/lag skall bestå av 4-8 scouter och 1-2 ledare. Tävlande i Trapperyxan ska vara i ålder motsvarande årskurs 6-8. Tävlande i Dynggrepen ska vara i ålder motsvarande årskurs 9 och till det år man fyller 18 år. Arrangörer av Trapperyxan/Dynggrepen är kår enligt av kretsstämman fastställt arrangörsschema. Ekonomi Tävlingskårer 2 i Malmökretsen betalar årligen en avgift till kretsens tävlingspott, oavsett deltagande i tävlingarna, i enlighet med beslut på kretsstämman Från tävlingspotten går en fast del till Trapperyxan/Dynggrepen. Utöver denna del tar arrangören ut en anmälningsavgift per anmäld patrull/lag. Övriga deltagande betalar en deltagaravgift som bestäms av arrangören. Deltagaravgift återbetalas ej vid avanmälan efter anmälningstidens utgång. Arrangörer äger rätt att besluta fritt angående efteranmälan. Budget skall göras av arrangörerna och tillställas kretsstyrelsen senast 1 december året innan.ekonomisk redovisning skall inlämnas till kretsstyrelsen senast 31 maj. Budget och redovisning ska följa bifogade anvisningar för upprättande av budget och anvisningar för ekonomisk redovisning. Inbjudan Funktionärer Kontroller Hjälpmedel Priser Inbjudan utskickas till kårerna senast i samband med vårterminens start. Tävlingsdatum fastställes på föregående kretsstämma. Varje deltagande patrull/lag skall anmäla en funktionär, lägst 18 år, som arrangörerna kan använda som kontrollant. Möjlighet att variera kontrollernas innehåll finns, men de skall passa för scouter i ålder motsvarande årskurs 6-8 och representera god scouting. Delade kontroller (ledare och scouter var för sig) kan anordnas, dock max 1/4 av kontrollerna. Dag/nattuppgift som sträcker sig över hela eller del av tävlingen ska förekomma. Samtliga lag ska, oberoende av starttid, erhålla lika lång uppgiftstid. Tillåtna hjälpmedel är pennor och blanka papper. Övriga tillåtna hjälpmedel meddelas av arrangörerna. Priser utdelas till de tre bästa patrullerna/lagen, samt vandringspriserna Trapperyxan till den bästa patrullen och Dynggrepen till det bästa laget. 2 Följande kårer enligt kretsstämman 1999: Djupadal, Gripen, Hohög, Kirseberg, Oxie, Slottsstaden, Tornfalken

9 Södra Skånes Scoutdistrikt Sida 8 Anvisningar för upprättande av budget för Trapperyxan / Dynggrepen. 1. Budget för Trapperyxan / Dynggrepen skall upprättas av arrangörerna och tillställas kretsstyrelsen senast den 1:e december året före arrangemanget. Budgeten måste godkännas av kretsstyrelsen. 2. I budget för Trapperyxan / Dynggrepen skall minst följande inkomster och utgifter redovisas: Inkomster: - dvs. tävlingsavgifter (för närvarande 60% från tävlingspotten) och anmälningsavgift Utgifter: - kontrollmaterial - priser - administration (porto, telefon, kopior m.m.) - transportkostnader - hajkmärken 3. Anmälningsavgift är för närvarande 200 kr per anmäld patrull/lag. 4. Utgifter för kontrollmaterial bör uppgå till minst 20% av de totala utgifterna. 5. Utgifter för priser bör uppgå till minst 10% av de totala utgifterna. 6. Budget för Trapperyxan / Dynggrepen skall utformas så att det framgår vilket datum tävlingen arrangeras, vilken kår som är arrangör, vem som är kontaktperson, vilket datum budgeten upprättats och vilket antal deltagare och funktionärer som budgeten är baserad på. Budgeten skall dessutom undertecknas.

10 Södra Skånes Scoutdistrikt Sida 9 Exempel på utformning för budget för Trapperyxan / Dynggrepen. BUDGET FÖR TRAPPERYXAN / DYNGGREPEN 24-25/ Arrangör: Scoutkåren Eken. Kontaktperson: Anders Andersson, tel.: Tävlingsavgifterna är beräknade på aktuell pott för tävlingar inom Malmökretsen, för närvarande 60% av kr. Budget baseras på 12 anmälda patruller/lag och ca 20 funktionärer. INKOMSTER Tävlingsavgift Anmälningsavgifter (12 x 200 kr) TOTALT: 7800 kr 2400 kr kr UTGIFTER Kontrollmaterial Priser Förläggning Administration Hajkmärken Mat Transportkostnader TOTALT 2400 kr 1100 kr 2200 kr 250 kr 900 kr 2500 kr 850 kr kr Malmö Scoutkåren Eken. Genom: Anders Andersson (underskrift)

11 Södra Skånes Scoutdistrikt Sida 10 Anvisningar för ekonomisk redovisning av Trapperyxan / Dynggrepen. * Ekonomisk redovisning skall inlämnas av arrangörerna till kretsstyrelsen senast den 31:a maj. * I den ekonomiska redovisningen skall alla faktiska inkomster och utgifter redovisas enligt god redovisningssed. * I den ekonomiska redovisningen skall de inkomst- och utgiftsposter redovisas som upptogs i budgeten. * Alla uppgifter måste kunna styrkas av en godkänd verifikation. * En godkänd verifikation är t.ex. ett helt kvitto, utan överstrykningar eller tillägg, som redovisar belopp, moms samt plats och tid för köp.

12 Södra Skånes Scoutdistrikt Sida 11 Exempel på utformning av redovisning för Trapperyxan / Dynggrepen. EKONOMISK REDOVISNING FÖR TRAPPERYXAN / DYNGGREPEN Arrangör: Scoutkåren Eken. Kontaktperson: Anders Andersson, tel.: INKOMSTER Tävlingsavgifter 7800 kr Anm.avgifter: Scoutkåren 1 lag a 200 kr Scoutkåren 1 lag b 200 kr Scoutkåren 2 lag a 200 kr Scoutkåren 2 lag b 200 kr Scoutkåren 2 lag c 200 kr Scoutkåren 3 lag a 200 kr Scoutkåren 4 lag a 200 kr Scoutkåren 4 lag b 200 kr Scoutkåren 5 lag a 200 kr Scoutkåren 6 lag a 200 kr Scoutkåren 6 lag b 200 kr Scoutkåren 7 lag a 200 kr Scoutkåren 8 - lag a 700 kr (Ej SSF-kår, avgift beslutad av arrangör) TOTALT: kr UTGIFTER Utgiftspost Summa Specifikation (kvitto) Kontrollmaterial 2385 kr Byggfirma, detaljhandel Priser 1815 kr Friluftsvaror Förläggning 2310 kr Scoutstuga Administration 285 kr Posten Hajkmärken 950 kr Märkesfirma Mat 2672 kr Mataffär Transportkostnader 720 kr Milersättning, bensinföretag TOTALT kr RESULTAT: underskott 237 kr. Malmö Scoutkåren Eken genom: Anders Andersson (underskrift)

13 Södra Skånes Scoutdistrikt Sida 12 Tips och tricks till arrangörerna av Trapperyxan / Dynggrepen. Checklista Startordning Kvällssamling Funkträff Kontroller Gångtid Poäng Offentliggöra tävlingens datum på föregående års kretsstämma. Budget ska lämnas till kretsstyrelsen senast 1 december året innan. Inbjudan och anmälningsblanketter skickas ut vid vårterminens start. Redovisning ska lämnas till kretsstyrelsen senast 31 maj. Lämpligast är om alla patruller kan starta innan seniorlagen. Då slipper patrullscouterna komma fram till övernattningsplatsen i mörker. På lördag kväll är det bra om man kan att lägga in en ledarsamling där det ges tid till diskussion angående första tävlingsdagen och eventuella problem. På fredag kväll innan tävlingen är det lämpligt att planera in en funktionärsträff för genomgång av tävlingen och eventuella frågor. Stor möjlighet att variera kontrollernas innehåll efter arrangörernas eget omdöme finns. Dock anser många tävlande att vissa återkommande moment är att föredra. Därför bör detta på något sätt förekomma på tävlingen: eldning, scouthistoria, knopar, surrning, hinderbana, woodcraft, livlina och sjukvård. I planeringssyfte och för att kunna ha koll på lagen även efter start kan det vara aktuellt att lägga in gångtider mellan kontrollerna. Väljer man som arrangör att göra detta kräver det en väldigt genomgående rekning och att inte för stor poängbedömning läggs på själva gångtiderna. Vid poängberäkning finns ett stort antal olika varianter att välja mellan. Det som tydligast bör poängteras är att alla kontroller ska vara lika mycket värda och att poäng för dag/nattuppgift inte ska vara direkt utslagsgivande. Om möjlighet finns och om arrangörerna så önskar är en jämn poängskala att föredra där bästa patrull på varje kontroll får t.ex. 100 poäng, 2:an får 90 och 3:an får 80 osv. Nackdelen med detta är att man måste vänta med poängfördelningen tills alla patruller/lag genomfört kontrollen. Välj poängberäkningsmetod med omdöme. Stora seniorlag Ofta anmäler sig seniorlag fler än 8 lagmedlemmar och vill tävla tillsammans. Det är upp till arrangörerna att avgöra hur man vill handskas med detta. Ett sätt är att laget innan tävlingen väljer ut överflödiga lagmedlemmar som plockas ut på varje kontroll, men i övrigt deltager i själva tävlingen. Resultat Skicka in tävlingsresultat till distriktskansliet för arkivering. Bifoga gärna annat som rör tävlingen såsom kontroller och egna tips och idéer.