Göteborgsdistriktet Scouterna Fastställd

Transkript

1 Scouterna Landvetter Scoutkår Göteborgsdistriktet Scouterna

2 Förord Syftet är att beskriva de rutiner och förhållningar som gäller inom kåren gällande ekonomi och redovisning. Innehållet revideras av kårstyrelsen varje år inför kårstämman. Kassören ansvarar för att innehållet stämmer och att rutinerna följs bland samtliga medlemmar Landvetter Sida 2 av 9 Mall no:

3 Innehållsförteckning 1 Medlemsavgifter Närvaro Redovisning Redovisningsregler Krav utan kvitto / verifikation Inlämningsdatum Redovisning av intäkter Resekostnader Milersättning Utgifter Telefonkostnader Kurser & Arrangemang Speciella bidrag Arrangemang Läger Lägeravgifter Återbetalning av lägeravgift Läger/förläggningsöverskott/underskott Redovisning av lägeravgifter Försäljning Lotterier Utlåning och uthyrning av material Utlåning av scoutgården Landvetter Sida 3 av 9 Mall no:

4 Bilagor Utgiftsblankett Hyreskontrakt Landvetter Sida 4 av 9 Mall no:

5 1 Medlemsavgifter Medlemsavgiften är 250 kr/termin och faktureras direkt av förbundet till medlemmarna. Det krävs att scouten är registrerad i Scoutnet för att avgiften ska faktureras. När medlemsavgiften är betald gäller även försäkringen för kommande termin. För ledare och funktionärer gäller en avgift på 110 kr/termin. Ledarassistenter (utmanarscouter som aktivt deltar i den tilldelade avdelningens arbete) betalar 100 kr/termin. Väljer en scout att avsluta sitt medlemskap ska han/hon avregistreras scoutnet. Det här är för att undvika att nya medlemsavgifter betalas ut, samt att Landvetter scoutkår betalar rätt avgift till förbundet. 1.1 Närvaro Närvaro skall fyllas i av varje avdelning i Härryda kommuns system APN efter varje möte och slutrapporteras till aktivitetsstödsansvarig snarast efter det sista mötet för terminen. Slutrapporteringen ska ske senast 20 juni resp. 20 dec. Information kring hur APN hanteras fås av aktivitetsstödsansvarig samt finns på kårens hemsida. 2 Redovisning Alla krav till kåren ska redovisas på utgiftsblanketten samt att ev. kvitton skall bifogas. Har pengar betalats ut i förskott ska eventuellt överskott betalas in på kårens bankgiro Kassören hanterar inga kontanter. Utgiftsblanketten finns i scoutgården, hos kassören samt på kårens hemsida Redovisningsregler Alla kvitton skall lämnas in i original upptejpade på A4 ark så de syns tydligt. För varje kvitto skall verifikationsnummer anges och varje verifikationsnummer skall specificeras på utgiftsblanketten. Utgiftsblanketten tillsammans med kvitton i original skall skickas till kassören. Dvs. Inskannade kvitton eller kopior godkännes ej. 2.2 Krav utan kvitto / verifikation Saknas kvitto / verifikation får inte kassören betala ut pengar. För att kassören ska kunna betala ut så kan kårstyrelsen besluta om att godkänna kravet utan kvitto / verifikation Landvetter Sida 5 av 9 Mall no:

6 2.3 Inlämningsdatum Ekonomiska krav till kåren lämnas omgående till kassören. Utbetalningar görs i slutet av varje månad. Krav som redovisas vid terminens slut (31/6 och 18/12) betalas ut i mån av tid. 2.4 Redovisning av intäkter Alla intäkter skall redovisas separat och betalas in till kårens bankgirokonto. I första hand ska intäkter betalas in till kårens bankgirokonto men i de fall kontanta medel betalas så måste pengarna ändå redovisas och betalas in separat till kårens bankgirokonto av den ledare som mottagit betalningen. 3 Resekostnader Resekostnader gäller ledare/funktionärer som åker ärende för kårens räkning. Samåkning skall om möjligt ordnas. Anmälan om milersättning görs till kårens kassör på utgiftsblanketten. För ledare som åker buss utgår samma milersättning som för bilresenärer. Krav inlämnade senare än 6 månader godkännes ej. 3.1 Milersättning Milersättning utgår med 18.50/mil (2015). Milersättningskrav till läger och förläggningar skall ställas till lägerbudgeten, ej till kåren. Redovisningen görs på utgiftsblanketten samt att orsaken preciseras att det gäller läger. Resekostnader för buss ersätts med priset för bussbiljetten. Kostnaden redovisas tillsammans med bussbiljett. 4 Utgifter Inköp av material till avdelningen t.ex. böcker och fika redovisas på utläggsblanketten samt att kvitto bifogas. Större ekonomiska utlägg som överstiger 500 kr ska godkännas av Kårstyrelsen. Inköpet ska sedan redovisas till kassören. Vid tillverkning av personliga hantverk t.ex. kniv betalar scouten själv materialkostnader. Vid oklarheter rådfråga Kårstyrelsen. 4.1 Telefonkostnader Kan utgå vid speciella tillfällen, om man t.ex. ringt runt till avdelningen eller inför någon aktivitet. Redovisningen ska göras till kårens kassör på utläggsblanketten. Det ska även bifogas en detaljerad telefon/mobilräkning Landvetter Sida 6 av 9 Mall no:

7 5 Kurser & Arrangemang Kåren står för kursavgifter i samband med kurser för ledare och utmanarscouter. Det här gäller endast distriktets kurser och Västra Regionens kursutbud. Deltagare på förbundets kurser skall även söka bidrag från kommunen och från stiftelser. Bidrag som erhålls i efterhand förväntas betalas tillbaks. Det här gäller endast ledare och utmanarscouter som aktivt deltar i kårens arbete samt är registrerade i Scouterna. Man kan bli anmodad att hålla föredrag om upplevelsen. 5.1 Speciella bidrag Speciella bidrag för t.ex. Explorer Belt, World Jamboree och liknande, kan äskas hos kårstyrelsen. Bidraget kan endast uppgå till max 20 % av lägerkostnaden (ej resor o dyl.). Samtidigt måste ansökningshandlingar till andra bidrag, fonder eller liknande uppvisas. Det här gäller endast ledare och utmanarscouter som aktivt deltar i kårens arbete samt är registrerade i Scouterna. Man kan bli anmodad att hålla föredrag om resan vid hemkomsten. 5.2 Arrangemang Kåren står för anmälningsavgift för ledare och utmanarscouter som aktivt deltager i kårens arbete t.ex. distriktsmöte och förbundsstämma. Man kan bli anmodad att hålla föredrag om arrangemanget vid hemkomsten. 6 Läger Alla läger, förläggningar och hajker ska redovisas till kassören. Vid större läger t.ex. kårläger ska samtliga kostnader redovisas till kassören i en lägerbudget. Exempel på hur en lägerbudget ser ut finns hos kassören eller på kårens hemsida 6.1 Lägeravgifter Avdelningsläger och förläggningar på 1-2 nätter, bör ej överstiga 350 kr Kårläger på 2-3 nätter, bör ej överstiga 450 kr Avgiften för läger ej anordnat av Landvetter scoutkår t.ex. sommarläger specificeras på anmälningsblanketten Ledare betalar 50 kr/dag för sommarläger Läger skall huvudsakligen vara självbärande, om det inte går ska utgifterna godkännas av Kårstyrelsen. Deltagaravgifter för distrikt och kretstävlingar står kåren för. Är scouten anmäld och ej har giltigt förfall för frånvaro skall scouten själv betala deltagaravgiften. Det skall meddelas på inbjudan Landvetter Sida 7 av 9 Mall no:

8 6.2 Återbetalning av lägeravgift Återbetalning av kårlägeravgifter görs vid sjukdom och avanmälan enligt följande kriterier (all anmälan ska göras av målsman): Sjukanmälan mer än 48 timmar före avresa % återbetalning Sjukanmälan mindre än 48 timmar före avresa - 50 % återbetalning Avanmälan mer än 5 dygn före avresa % återbetalning Avanmälan mindre än 5 dygn - 0 % återbetalning För läger ej anordnat av Landvetter Scoutkår gäller samma som ovan om inget annat uttryckligen anges på anmälningsblankett. 6.3 Läger/förläggningsöverskott/underskott Vid eventuellt överskott skall det betalas in till kåren. Alla läger skall, även om de går +/- 0, redovisas till kassören i en lägerbudget. 6.4 Redovisning av lägeravgifter Alla intäkter skall redovisas separat och betalas in till kårens bankgirokonto. I första hand ska scouterna själva betala in till kårens bankgirokonto men i de fall lägeravgiften betalas kontant så måste pengarna ändå redovisas och betalas in separat på kårens bankgirokonto av den ledare som mottagit betalningen. 7 Försäljning Vid försäljning av märken, halsdukar etc. skall pengarna sättas in på kårens bankgiro, samt att kassören informeras om anledningen till insättningen. 7.1 Lotterier Alla lotterier skall redovisas till kassören. 8 Utlåning och uthyrning av material Endast kårens ledare får låna utrustning för eget bruk. Utlåningen ska informeras till kårens ordförande eller kassör samt skriva upp på lånelistan på gården. Häcksax, snöslunga och gräsklippare får ej lånas, dessa skall alltid finnas på scoutgården. För utrustning som lånas under dagar då avdelningsaktivitet pågår, måste även avdelningsansvarig informeras för att undvika att utrustning saknas på mötet. Allt lånat material skall återlämnas på rätt ställe och vara rengjort. Om materialet blivit skadat är man ersättningsskyldig. Meddela skadan till FUSK omgående Landvetter Sida 8 av 9 Mall no:

9 9 Utlåning av scoutgården Kårens ledare lånar scoutgården gratis för privatbruk efter godkännande av Kårstyrelsen. Administrativ avgift vid utlåning av scoutgården är 200 kr/dygn. Nyckelpant är 200 kr och betalas tillbaka när samtliga nycklar återlämnas Utlåningen av scoutgården ska godkännas av Kårstyrelsen samt att ett hyreskontrakt skrivs under mellan ansvarig för uthyrningen och uthyraren. Hyreskontraktet finns hos kassören eller på kårens hemsida Landvetter Sida 9 av 9 Mall no: