Administration patrullhund

Transkript

1 Svenska Brukshundklubben Reviderad Administration patrullhund Administration av inträdesprov och kurs patrullhund Före kursstart och inträdesprov Distriktet genomför en dialog med förbandet och informerar sedan klubbrepresentanter och försvarsmaktsombud om kommande års behov och om vilka geografiska områden som ska prioriteras. Klubbarna rekryterar därefter intresserade och informationsmöten hålls om vad det innebär att vara hundförare i ett förband. För att få delta på kurs krävs att deltagaren blir godkänd vid utbildningsgruppens säkerhetsprövning med registerkontroll. Distriktet och försvarsmaktsombudet meddelas resultatet av rekryteringen. Försvarsmaktsombudet meddelar utbildningsgruppen datum för kursstart. I samband med informationsmötet ska intresserade deltagare fylla i blanketten för disponibilitetskontroll. Där ger de sitt medgivande till att en säkerhetsprövning med registerkontroll genomförs. Kurschefen gör en första bedömning av förarnas lämplighet för krigsplacering och inträdesprov. Kurschefen ansvarar för att deltagarna har ett giltigt medlemskap inför inträdesprovet. Före inträdesprovet fyller alla kursdeltagare i sina personuppgifter och kontouppgifter på blanketten kursanmälan patrullhund. Kurschefen har då deltagarnas uppgifter och kan använda informationen vid alla kommande kurstillfällen. Kopia av blanketten skickas till försvarsmaktsombudet. För kursstart skall alltid eftersträvas ca 10 hundar vid kursstart. Efter genomfört inträdesprov Efter inträdesprovet, när kurschefen vet hur många som är intresserade och lämpliga att gå kurs ska en budget göras med hjälp av befintlig mall (se exempel på hemsidan). Även kursprogram/rapport (se exempelmall på hemsidan) med planerade datum för kurstillfällen och prov, antal kursdeltagare o s v ska upprättas. Kurschefen skickar budget och kursprogram/rapport till försvarsmaktsombudet. Försvarsmaktsombudet kontrollerar budget och tidsplanering i kursprogram/rapport, och om allt är i sin ordning skickar ombudet de båda dokumenten till produktionsledaren och för kännedom till distriktet. Kurschefen ansvarar för att informera klubbens kassör om de ekonomiska och administrativa rutiner som tillämpas vid patrullhundskurs. Kansliet skickar därefter ett aktivitetsnummer till distriktet, kurschefen och försvarsmaktsombudet

2 Kurschefen skickar protokoll och underlag för disponibilitetskontroll av förare till försvarsmaktsombudet. Alla protokoll skall skickas, även för icke godkända ekipage. Försvarsmaktsombudet skickar protokollen från inträdesprovet samt underlag för disponibilitetskontroll till kansliet och kopior till förbandet. Kurschefen kontrollerar alla godkända hundars höft- och armbågsstatus. Har någon hund HD D eller AD 2 skall hundägaren se till att en så kallad tjänstbarhetsbedömning görs för att få fullfölja utbildningen, se särskilda anvisningar på hemsidan. Kansliet skickar blanketten för disponibilitetskontroll på hundföraren till Rekryteringsmyndigheten. När svaret kommer från myndigheten skickas det direkt till kurschefen. Skulle något vara oklart med en deltagare ska kurschefen kontakta utbildningsgruppen. En kursdeltagare kan inte vara ianspråktagen av en annan frivilligorganisation. Kurschefen samlar kursdeltagarna och delger dem information om kursen. Deltagarna skall delges innehållet i Genomförandeplanen. Genomförandeplanen delas sedan ut till deltagarna (lämpligen modulvis). Frivilligavtal och hundägaravtal fylls i och skrivs under. Slutförs inte kursen rivs avtalen. Kurschefen ansvarar för att ta emot elevernas anmälningar till GU-F och vidarebefordrar direkt till försvarsmaktsombudet som kontrollerar dem och skickar till kansliet. Kurschefen beställer utrustning samt tidpunkt för uthämtning av densamma via utbildningsgruppen. Kurschefen bokar mark för kurs. Ersättningar kurs patrullhund Det är kurschefen som ska fylla i utbetalningsunderlagen för samtliga deltagare och instruktörer. Kurschefen ska fylla i körjournaler kontinuerligt under kursens gång för både sig själv och eleverna. Ersättning instruktörer Max 2 instruktörer per kurstillfälle får kilometerersättning samt ett arvode à 130 kronor i timmen. Arvodet är skattepliktigt och kansliet drar per automatik 30 % skatt. Maximalt uttag av timmar för kurs med minst 8 hundar är 2 x 250 varav 2 x 40 timmar avser administration och förberedelser. Antal deltagare Kurstimmar Admin & förbered.-tid Instruktörstimmar Antalet kurstimmar/ersättningstimmar utgår från genomförandeplan patrullhundkurs både vad avser innehåll och antal. Det innebär att ersättning för kurstimmar överstigande antalet i genomförandeplanen inte ersätts.

3 Ersättning figuranter 2 externa figuranter får kilometerersättning samt ett maximalt arvode à 130 kronor x 8 timmar vid inträdesprov. Arvodet är skattepliktigt och kansliet drar 30% skatt. Ersättning deltagare Deltagare får kilometerersättning samt dagersättning à 72 kronor om kurstillfället varar minst 6 timmar. Ersättningen är inte skattepliktig. Ersättning domare vid lydnadsprov Domare vid lydnadsprov ersätts med ett arvode, maximalt 4 x 130 kronor samt kilometerersättning. Arvodet är skattepliktigt och kansliet drar 30% skatt. Kost Deltagare på inträdesprov och kurs får en måltidsersättning à 64 kronor per kurstillfälle som varar 6 timmar eller längre. Ersättningen betalas automatiskt ut när kansliet får utbetalningsunderlag. Vid generalrepetition inför certifikatprov á ett dygn utbetalas en måltidsersättning á 160 kronor per deltagare till arrangerande klubb eller distrikt mot faktura (använd mall som finns på hemsidan) som skickas till försvarsmaktsombudet direkt efter genomförandet, gärna via e-post. Ekonomisk redovisning av kurs till kansliet Försvarsmaktsombuden ska skicka ekonomiska redovisningar till kansliet om pågående kurser. Redovisningen som görs vid ett visst antal tillfällen per år består av kursprogram/rapport samt utbetalningsunderlag från inträdesprov och kurstillfällen. Kansliet meddelar ombuden de datum som gäller. Körjournaler och utbetalningsunderlag Inför varje rapporteringstillfälle ska kurschefen fylla i samtliga körjournaler från kursdeltagare och instruktörer. Uppgifterna till körjournalerna samlas in kontinuerligt av instruktörerna. Utifrån körjournalerna ska kurschefen sedan fylla i ett utbetalningsunderlag för respektive person. Datumen i körjournalerna måste stämma överens med de som står angivna i kursprogram/rapport. Kursprogram/rapport uppdateras vid behov och skickas till försvarsmaktsombudet vid varje rapporteringstillfälle tillsammans med körjournaler och utbetalningsunderlag. På utbetalningsunderlagen ska personuppgifter och kontouppgifter vara ifyllda. Det är viktigt att ange en korrekt e-postadress. Dessutom måste nedanstående uppgifter vara korrekt ifyllda: Aktivitet: patrullhundskurs (samt fyll i arrangerande klubb eller distrikt) Aktivitetsnummer kurs: (fyll i kursens aktivitetsnummer) Verksamhet: patrullhund Plats: (fyll i huvudort för kursen)

4 Datum: (fyll i tidsperiod, t ex ) Antal timmar: (endast instruktörs- och figuranttimmar) Antal dagar: (fyll i totalt antal dagar från körjournalen, endast elevdagar á minst 6 timmar) Antal dagar: 1 dag (fast arvode) lydnadsdomare Din funktion(ett alternativ): deltagare / instruktör /figurant /lydnadsdomare För att försvarsmaktsombudet ska hinna kontrollera och följa upp kostnaderna för kursen ska kurschefen skicka alla underlag till försvarsmaktsombudet i god tid innan ombudet ska rapportera till kansliet. Ombudet meddelar instruktören vilka datum som gäller. Helst fylls allt i på dator för att minimera risken för att det ska vara svårt att läsa och att felaktiga utbetalningar görs. Det är mycket viktigt att kontonummer är korrekt ifyllda. Försvarsmaktsombudet kontrollerar och följer upp När försvarsmaktsombudet kontrollerat alla underlag ska utbetalningsunderlagen skickas till kansliet, helst via e-post till tjanstehund@brukshundklubben.se. Endast kursprogram/rapport och utbetalningsunderlag ska skickas in. Slutredovisning av kurs Omedelbart efter avslutad kurs ska samtliga utbetalningsunderlag och kursrapport skickas till försvarsmaktsombudet. Ombudet kontrollerar och sammanställer en slutrapport avseende kursens resultat samt ekonomiska utfall. Avvikelser ska kommenteras i rapporten.

5 Administration av certifikatprov patrullhund Före certifikatprov Av ekonomiska skäl skall vid certifikatprov eftersträvas minst 8 deltagare. Hos arrangören ansvarig provledare för certifikatprovet ska meddela datum för certifikatprovet två månader i förväg till distrikt, utbildningsgrupp och försvarsmaktsombud. Provledaren bokar även mark med mera för provet och kontaktar distriktet för bokning av kontrollanter. Distriktet bokar kontrollanter samt vid behov provledare och meddelar arrangören. Budget för certifikatprovet ska göras på särskild mall och skickas till försvarsmaktsombudet för kontroll. Ombudet skickar i sin tur till produktionsledaren för ett slutligt godkännande. Arrangören bjuder in förbandet till certifikatprovet. Hos arrangören ansvarig provledare för certifikatprovet informerar kansliet om datum, plats och kontaktperson. Kansliet publicerar på hemsidan för att närliggande distrikt ska få kännedom om provet. De uppgifter på protokoll, resultatlista och utbetalningsunderlag som kan fyllas i på förhand, på dator för att de ska vara mer lättlästa. Protokoll och utbetalningsunderlag kan numera också sparas ner på datorn. Protokollen skall vara komplett ifyllda. Kurschefen ansvarar för att samtlig övrig dokumentation avseende godkänt lydnadsprov, GU-F, MH, tjänstbarhetsbedömning samt intyg från utbildningsgrupp om eventuell dispens för hundens ålder finns. Kurschefen bör i god tid, minst en månad före certifikatprovet, ha en dialog med provledarna och kontrollanterna om planering och genomförande samt eventuella frågor och avvikelser. Skall annan hundtyp än patrullhund till hemvärnet bedömas vid certifikatprovet ska kontakt med produktionsledaren tas i god tid före provet. Efter genomfört certifikatprov Ansvarig person för certifikatprovet samt instruktören Provledaren för certifikatprovet skickar en underskriven resultatlista, certifikatprovsprotokoll och lydnadsprovsprotokoll (alla i original) till försvarsmaktsombudet direkt efter genomfört prov. Alla protokoll ska skickas med, även för de ekipage som inte blivit godkända. Provledaren för certifikatprovet skickar avtal för hundägare och frivilligavtal (alla i original och i 2 ex) för hundförare till försvarsmaktsombudet direkt efter genomfört prov. Provledaren för certifikatprovet fyller i alla utbetalningsunderlagen för alla deltagare och funktionärer (provledare, kontrollanter, figuranter och baspersonal) och skickar dessa till försvarsmaktsombudet direkt efter genomfört certifikatprov. Provledaren för certifikatprovet skickar även med en faktura för deltagarnas måltidsersättningar till försvarsmaktsombudet. Fakturan skall även innehålla specifikation över eventuella övriga godkända kostnader samt tillhörande kvitto. Försvarsmaktsombudet Försvarsmaktsombudet följer upp budget och resultat av certifikatprovet samt kontrollerar att funktionärernas utbetalningsunderlag är rätt ifyllda och skickar dem därefter till kansliet.

6 Försvarsmaktsombudet vidarebefordrar resultatlista, certifikatprovsprotokoll och lydnadsprovsprotokoll till kansliet. Kansliet skickar resultatlistan till Försvarets hundtjänstenhet (FHTE) Försvarsmaktsombudet skickar hundägaravtal, frivilligavtal samt kopior av certifikatprovsprotokoll till utbildningsgruppen. Försvarsmaktsombudet skickar kopia av resultatlista till distriktet. Diplom När kansliet mottagit resultatlistan från försvarsmaktsombudet skickar kansliet diplom till ansvarig kurschefen som delar ut till de godkända kursdeltagarna. Omprov Omprov av icke godkända ekipage kan endast beviljas av instruktör och kontrollant i samråd. Försvarsmaktsombudet skall anvisa nytt certifikatprov för underkända deltagare som beviljats omprov. Enskilda personer får ej boka plats på egen hand till certifikatprov. Arrangör av certifikatprov får inte heller acceptera anmälningar från enskilda personer. Ersättningar certifikatprov patrullhund På utbetalningsunderlagen ska personuppgifter och kontouppgifter vara ifyllda. Dessutom måste nedanstående uppgifter vara korrekt ifyllda för att rätt ersättning ska kunna betalas ut: Aktivitet: Certifikatprov (samt fyll i arrangerande klubb eller distrikt) Aktivitetsnr kurs: (tilldelat) Verksamhet: Patrullhund Plats: (huvudort) Datum: XX-XX-XX XX-XX-XX Antal timmar: (fylls i för funktionärer) Antal dagar: (1 eller 2, fylls i för deltagare) Funktion: (ett alternativ) deltagare / kontrollant / provledare / figurant /baspersonal Utbildningspremie För varje godkänt ekipage får arrangerande klubb eller distrikt kronor. Premien utbetalas av kansliet, när kansliet mottagit protokollen från försvarsmaktsombudet. Ersättning kontrollanter, provledare 2 kontrollanter och 2 provledare får kilometerersättning samt ett fast arvode à 130 kronor x 20 timmar vid certifikatprov. Arvodet är skattepliktigt och kansliet drar 30% skatt.

7 Ersättning figuranter / spårläggare / baspersonal 4 figuranter / spårläggare och 2 baspersonal får kilometerersättning samt ett maximalt arvode à 130 kronor x 16 timmar vid certifikatprov (8 timmar/dag). Arvodet är skattepliktigt och kansliet drar 30% skatt. Maximalt 96 timmar får utbetalas som ersättning till figuranter, spårläggare och baspersonal. Ersättning deltagare Deltagare får kilometerersättning samt dagersättning à 72 kronor per dag (ej skattepliktig ersättning). Ersättning vid certifikatprov utbetalas för två dagar. Kost Arrangerande klubb / distrikt av certifikatprovet ska ordna med mat till kursdeltagarna under certifikatprovet. Ersättningen för mat är 160 kronor per deltagare och dag. Arrangören skickar en faktura via e-post (använd mall som finns på hemsidan) till försvarsmaktsombudet omedelbart efter genomfört certifikatprov; antal provdeltagare ska specificeras. Mat bekostas endast för deltagare. Arrangören ska även tillhandahålla mat till funktionärer till självkostnadspris.