Detta dokument överrids av stadgarna om en tolkningskonflikt föreligger.

Transkript

1 Organisationsbeskrivning Vendelsö Scoutkår Detta dokument överrids av stadgarna om en tolkningskonflikt föreligger. 1. Organisation: Vendelsö scoutkårs arbete organiseras i tre huvuddelar; styrelse, scoutavvdelningar och arbetsgrupper. Kårstämman utser styrelsens medlemmar och styrelsen utser övriga kårfunktionärer. 2. Kårstyrelsen - Ansvarar för kårens operativa verksamhet - Ansvarar för kårens organisation - Planerar kårens inre verksamhet och utveckling (visioner och mål) - Ansvarar för att ajourhålla kårens handbok - Kårstyrelsen är ansvarig för utbildning och fortbildning av kårens ledare och assistenter. Styrelsen skall dels stimulera ledare och assistenter till att delta i någon av de kurser och utbildningar som anordnas av andra kårer och distrikt och dels verkar för utbildning på lokalplanet, t.ex. genom speciella kurser ordnade i kårens regi. Styrelsen håller ett register över vilka utbildningar och kurser kårens ledare och assistenter deltagit i. Styrelsen utser en kårutbildningsledare. - Sammanställer information om utnämningar, förtjänsttecken m.m. - Ansvarar för det systematiska säkerhetsarbetet - Utgör kårens krisorganisation

2 2.1 Kårordförande (KO) - Leder mötena på Kårstyrelsen (KS) - Representerar kåren utåt och inåt - Skall vara myndig - Är tillsammans med vko kontaktperson mot media och samhälle vid kris eller liknande behov 2.2 Kårsekreterare - Ansvarar för kårens korrespondens - Sköter och distribuera kårens protokoll - Ansvarar för kårens arkiv - Är postmottagare - Ansvarar för kårens kontorförråd t.ex. brevpapper och kuvert med logotype - Skickar in stämmoprotokoll, verksamhetsberättelse och andra begärda dokument till distriktet. - Ansvarar för inre och yttre kommunikation 2.3 Kårkassör - Handhar kassan och sköta in och utbetalningar - Sköter bokföring över gjorda transaktioner - Stämmer av in och utbetalningar mot beslut inom kåren - Rapporterar periodvis till kårstyrelsen - Gör årsbokslut - Gör underlag till förslag till budget för kommande år - Ansvarar för att underlag till budget kommer in - Stämmer av sökta och mottagna bidrag - Kontrollerar minst en gång per år att kårens försäkringsskydd motsvarar behoven - Skall vara myndig 2.4 Kårutbildningsledare (KUL) - Ansvarar för att kårens medlemmar har adekvat utbildning - Ansvarar för administration i samband med utbildningar så som anmälning och bidragsansökan - Ger information om och sälja in kursutbudet i sin helhet - Ansvarar för medlemmarnas utbildningsstatus (med hjälp av register över genomförda utbildningar)

3 3. Scoutavdelningar Kåren bedriver avdelningsverksamhet på åtta scoutavdelningar uppdelat på Spårar-, Upptäckar-, Äventyrs- samt Utmanarscouter. Verksamheten bedrivs utifrån tre platser, Svartbäcken, Sågen och Kvarnängen. Styrelsen utser ansvariga avdelningsledare Övriga avdelningsledare och assistenter utses av respektive ansvarig avdelningsledare i samråd med kårstyrelsen och för assistenter även i samråd med ansvarig seniorledare. 3.1 Avdelningsledare Ansvariga avdelningsledare skall dokumentera avdelningens program och föra närvarolistor. Verksamhetsbeskrivningar, närvarolistor och kvitton krävs för att kåren skall kunna få ekonomiska bidrag. Avdelningsledaren sköter avdelningspengen. Avdelningens ekonomi i övrigt sköts via kårens bokföring enl. kassörens anvisningar. Avdelningsledaren ansvarar för kårens och avdelningens materiel som används på avdelningsmöten och hajker respektive övernattningar. Avdelningsledare kontrollerar att ingen materiel saknas efter aktiviteten. Använda lokaler skall vara städade när man lämnar dem. Området utanför stugan skall vara städat och askan i lägerbålsplatsen kall. Lokalens spis, kaffebryggare, belysning etc. skall stängas av och alla fönster och dörrar skall låsas. Kontrollera att ingen låses in, och att siste person har nycklar. Problem och önskemål på lokalerna eller materiel anmäls till lokalgruppen. Kårstyrelsen är enligt stadgarna ansvarig för att utse ledarna på avdelningarna.

4 3.2 Spårarcouting Spårarscoutverksamheten vänder sig till scouter i åldrarna 8-9 (årskurs 2-3) och bedrivs på fyra avdelningar, Finkarna, Lysmaskarna, Gaddarna och Svamparna. 3.3 Upptäckarscouting Upptäckarscoutverksamheten vänder sig till scouter i åldrarna (årskurs 4-5) och bedrivs på två avdelningar, Fiskarna och Vilddjuren. 3.4 Äventyrarscouting Äventyrarscoutverksamheten vänder sig till scouter i åldrarna (årskurs 6-8) och bedrivs på en avdelning, Rovfåglarna/Stigfinnarna. 3.5 Utmanarscouting Utmanarscoutverksamheten vänder sig till scouter i åldrarna (årskurs 9-sista året i gymnasiet) och bedrivs på en avdelning, Särimner. Utmanarscoutavdelningen arbetar aktivt med assistentutbildningen och fördelningen av assistenter sker i samråd med styrelse till scoutavdelningarna.

5 4. Arbetsgrupper All kårverksamhet utanför styrelsen och scoutavdelningarna bedrivs i någon av kårens arbetsgrupper. Kårens arbetsgrupper beslutas av styrelsen. Styrelsen utser gruppansvariga samt övriga medlemmar i arbetsgrupperna på förslag från dem själva. Arbetsgrupperna är fria att organisera sitt interna arbete på bästa sätt. Gruppansvarig ansvar för gruppens ekonomi så att den kan redovisas för kårkassören inom de ramar som har fastställt genom budget eller beslut av styrelsen. Normalt representerar kårkassören styrelsen i dessa ärenden. Gruppansvarig har samma ansvar för kårens materiel och lokaler som ansvarig avdelningsledare. Gruppansvarig skall bidra till den löpande verksamhetsplaneringen och budgetarbetet. 4.1 Grenråd Grenrådet samplanerar avdelningarnas aktiviteter inom grenarna samt planerar brouppgifter mellan grenarna. De ansvariga avdelningsledarna utser representanter till grenråd. Utsträckningen för samplaneringen beslutas av grenrådet. 4.2 Julmarknadsgrupp Julmarknadsgruppen är ansvarig för att ordna en julmarknad 1:a advent Julmarknadsgruppen skall tillsammans med Valborgsgruppen minst möta budgetens krav på intäkter. 4.3 Kvarnängsgrupp Kvarnängsgruppen har i uppgift att etablera en tydlig scoutnärvaro på Kvarnägen och att undersöka möjligheterna och ta fram en plan för en framtida etablering av kåren på Kvarnängen igen.

6 4.4 Lokalgrupp Lokalgruppen har ansvar för underhåll och utveckling av kårens olika lokaler och dess närområde. Gruppen ansvarar också för planeringen av hur våra lokaler utnyttjas för både intern och extern användning. I gruppens ansvar ingår också att ta hand om det material som inte hanteras av materielgruppen eller av de olika avdelningarna, inkl. matförådet. Lokalgruppen ansvarar för lokalernas tekniska skick i samtliga utrymmen. Inga förändringar i lokalerna får ske utan lokalgruppens medverkan. Lokalgruppen ansvarar för gruppens budgetsanslag och att utgifterna redovisas så att de kan bokföras. Stugfogde - Ta beslut för fastighetens räkning i akuta situationer, t.ex. snöröjning, översvämning, inbrott, brand, maskinhaveri - Upprättar underhållsplan - Ansvarar för reparation och underhåll - Ansvarar för upphandlingar, reparationer och skötsel inom lagd budgetram - Ge underlag till budget - Ansvar för säkerheten i lokalerna (utrymning, brandskydd etc.) Husmor / Hustomte - Upprätthålla och köpa material för löpande verksamhet - Kalla till och leda arbetsdagar - Ge underlag till budget 4.5 Materielgrupp - Planerar tillsammans med avdelningarna långsiktigt vilken materiel kåren behöver äga. - Ansvara för underhåll, upprustning, nyanskaffning och in- och utlåning av kårens materiel - Ha kunskap om förrådets innehåll och skick - Vid behov tillsätta materielassistenter (till ex. för ett läger) - Ge underlag för budget Materielgruppen har hand om allt kårgemensamt materiel inklusive tälten. I materielgruppens ansvar ingår bl.a. att tillhandahålla materiel till de olika avdelningarna på ett sådant sätt att behovet av speciellt avdelningsmateriel minimeras. Materielgruppen ansvarar för att kårens materiel är i gott skick och att trasig materiel lagas eller byts ut, samt följer upp gruppens budgetsanslag och att utgifterna redovisas så att de kan bokföras.

7 4.6 Lägergrupp Lägergruppen är ansvarig för att skapa förutsättningar för deltagande i ett eller flera läger under sommarna. Lägergruppen kan också arbeta med andra lägerrelaterade frågor som t.ex. undersöka möjligheterna för gemensamma kårläger eller en långsiktig. Lägergruppen bistår materielgruppen med prognoser på framtida materielbehov. Kårstyrelsen utser förutom lägeransvarig även en lägerkassör som har till uppgift att presentera en lägerbudget samt att följa upp lägerbudgeten och sköta samtliga in- och utbetalningar som rör lägret. Redovisningen konteras enligt kårkassörens anvisningar. Kårstyrelsen beslutar om lägeravgifter för varje enskilt läger. 4.7 Rekryteringsgrupp Kårens rekryteringsgrupp har hand om rekryteringen av scouter till de olika avdelningarna. Viktigast är naturligtvis rekrytering av nya miniorer inför ett nytt verksamhetsår men även löpande rekrytering av scouter i olika åldrar ingår i rekryteringsgruppens ansvarsområde. Gruppen ansvar också för kårens kölista. 4.8 S:t Georgsgrupp S:t Georgsgruppen är ansvarig för att ordna kårens S:t Georgsfirande i samband med S:t Georgsdagen den 23 april Valborgsgrupp Valborgsuppen är ansvarig för kårens deltagade i Valborgsfirandet vid Gårdens bad. Valborgsgruppen skall tillsammans med Julmarknadsgruppen minst möta budgetens krav på intäkter Resursgrupp Resursgruppen är en pool av kårfunktionärer som kan rycka in och stötta avdelningsverksamheten med specifika kunskaper och hålla i delar av ett avdelningsmöte. Resursgruppen håller en lista över kårfunktionärer, vad de kan hjälpa till med och på vilken nivå. När en person från resursgruppen håller i en aktivitet på ett avdelningsmöte innebär detta att man också har med ett färdigt upplägg inklusive allt material.

8 5. Övriga funktionärer 5.1 Medlemsregistreraren - Hålla namnregister över kårens medlemmar - Även registrera medlemmarnas data inom kåren, tex ledaruppdrag kurser mm. - Se till att registret regelbundet uppdateras. - Lämna regelbundna rapporter till KS - Ansvara för väntelistor - Rapportera till förbund 5.2 Ansvarig för kårförsäljning (kårtröjor, märken m.m.) - Beställa de nödvändiga artiklarna - Hålla ett centrallager för kårens behov - Se till att betalning kommer in för sålda artiklar 5.3 Bidragsansvarig - Anmäla avdelningarna inför terminen - Sammanställa ansökningarna från avdelningarna - Hålla sig ajour med reglerna - Söka bidrag för kårgemensamma aktiviteter 5.4 Valberdning - Ser till den långsiktiga utvecklingen av kåren och styrelsen - Ser till att avdelningsverksamheten är starkt förankrad i styrelsen - Ser till att lokalgruppen är starkt förankrad i styrelsen