ALLMÄN INFORMATION OCH CHECKLISTA LEDARE OCH TRÄNARE

Transkript

1 STOCKHOLMS SIMFÖRBUND ALLMÄN INFORMATION OCH CHECKLISTA FÖR LEDARE OCH TRÄNARE Fastställd Uppdaterad

2 SYFTE MED DETTA DOKUMENT Denna information och checklista är avsedd för Dig som får Stockholms Simförbunds uppdrag att vara ledare/tränare vid tränings- och tävlingsresor i förbundets regi. Genom att samla väsentlig information, allmänna grundläggande regler, råd och tips vill vi underlätta Ditt uppdrag som ledare/tränare. Kom gärna med nya tips och förslag som är värda att ta med i denna information. Arbetet som ledare är omväxlande och stimulerande. Du får möta olika människor och skiftande miljöer. Problemen kan vara många och ibland svåra, men resultatet av Dina ansträngningar kan som regel avläsas omedelbart. Du måste vara beredd på att ställa upp, oavsett tid på dygnet, för att hjälpa deltagare i truppen, som behöver Din hjälp. Vi vet emellertid att dessa uppdrag, som är både roliga och tråkiga, intressanta och omväxlande, men som kan vålla problem, som omedelbart fordrar sin lösning, uppvägs av det kamratskap och den miljö, som Du kommer att möta. Vi önskar Dig lycka till i Ditt ansvarsfulla uppdrag! Stockholms Simförbund Styrelsen 2

3 ALLMÄN INFORMATION Först och främst notera/ta reda på detaljerna i: * uppdraget vad innebär det, vilka krav ställs, tidpunkter m.m. * kontaktpersonen vem är ansvarig, vem tar jag kontakt med, vem lämnar mig uppgifter m.m. * målsättningen vad är målsättningen med lägret/tävlingen. Det måste också finnas en... * ledarförteckning med namn, arbetsfördelning, adress och telefonnummer, ev. anteckningar samt en * deltagarförteckning med namn, adress, telefonnummer, förening, hemmatränare, ev. anteckningar. Följande checklista kan sedan ligga till grund för att Du skall kunna genomföra lägret/tävlingen till allas belåtenhet. 3

4 CHECKLISTA 1. PRESENTATION När, var och hur presenterar ledare/tränare och deltagare sig för varandra? 2. UTRUSTNING Kontakta ansvarig inom förbundet om utrustning finns att medtas på resan. (I de fall förbundet arrangerar läger/tävlingar på annan ort, inom Sverige eller utomlands, kan simmarna eventuellt tilldelas utrustning som lån.) Överledaren ansvarar för att utlämnad utrustning återlämnas till förbundet. Kontroll bör ske mot upprättad förteckning. 3. PASS, VISUM Notera om visum erfordras samt kontrollera att alla deltagare har giltigt pass. 4. VACCINATION Kontrollera om vaccination krävs för resan och i så fall vilken/vilka. 5. FÖRSÄKRING Vid skada, stöld, förlust av bagage, kontanter och dylikt skall Du i första hand anmäla skadan/förlusten hos lokal polis. Du skall sedan vid hemkomsten omedelbart kontakta Ditt eget försäkringsbolag och anmäla skadan/förlusten. OBS! Förvara ej kontanter på hotellrummet. Förbundet ersätter ej förluster av kontanter! Kontrollera om någon tilläggsförsäkring behövs för just denna resa. 6. FÄRDBILJETTER Vem hämtar och var hämtas biljetterna? 7. ÅTGÄRDER FÖRE AVRESAN FRÅN HEMORTEN Upprätta rese-/läger-/tävlings-pm, ev. i samarbete med ansvarig inom kommittén. Ange bl.a. aktuella datum, klockslag, samlingsplatser, mattider m.m. Orientera Dig om läger-/tävlingsplats, ort och landet. Tänk på ett gott uppträdande. Alla representerar Stockholms Simförbund. 8. EKONOMI Kontakta förbundets kassör för att diskutera ev. handkassa. Förbundet har utfärdade redovisningsregler, bilaga 1, med tillhörande redovisningsblankett, bilaga 2. Förskott kan begäras på särskild blankett, bilaga 3. Traktaments- och bilersättningar följer Svenska Simförbundets bestämmelser och rekommendationer. Reseräkning utfärdas på förbundets blankett, bilaga 4. Alla blanketter finns också att hämta på Stockholms Simförbunds hemsida 9. AVRESA Vilka tidpunkter och vilken plats gäller för samling inför avresan? Fördela gemensamt bagage på alla i truppen om så erfordras. 4

5 10. GÅVOR Diskutera ev. gåvor, vimplar, flaggor, nålar m.m. med förbundet. 11. KORRESPONDENS All korrespondens beträffande resan skall medföras. Dessa handlingar kan erhållas hos ansvarig på förbundet. 12. VID ANKOMSTEN TILL BESTÄMMELSEORTEN Fördela truppen på rum. Försök själv få enkelrum, som kan utnyttjas som kontor, sjukrum m.m. Skaffa upplysningar om sammanträden, tränings-/tävlingstider, mattider, platser, transporter m.m. 13. LÄGER-/TÄVLINGSPLATS, FÖRLÄGGNING Ta reda på adresser och telefonnummer. 14. UNDER LÄGER-/TÄVLINGSTIDEN Deltag i alla sammanträden för lagledare och ha en frågelista färdig på oklara saker. 15. MASSMEDIA Notera telefonnummer till aktuella tidningar, även lokaltidningar samt ev. TT och radio. 16. AVSLUTNING Gemensam samling, sammanfattning samt utvärdering. Har målsättningen kunnat uppnås? Genomgång inför eventuella avslutningsarrangemang. 17. HEMRESA Gäller i stort sett samma som angivits under punkt 9 "Avresa". Glöm inte att kontrollera med hotellet att allt är betalt. 18. SLUTREDOVISNING Slutrapport skall skrivas och delges uppdragsgivaren. Rapporten kan bl.a. innehålla följande: - Allmänt om resan, hotell, mat etc. - Resultat samt en sammanfattning av Dina egna intryck och erfarenheter. - Ekonomisk redovisning. 19. DIVERSE UPPGIFTER Notera telefonnummer och adresser till institutioner på ankomstorten, som kan vara till hjälp om något speciellt skulle inträffa under resan, t ex - Svenska ambassaden - svenskt konsulat - sjukhus etc. 5

6 20. POLICY ANGÅENDE ALKOHOL OCH UPPFÖRANDE Vid arrangemang, där deltagare representerar Stockholms Simförbund, skall följande gälla beträffande alkohol. Principerna nedan omfattar hela arrangemanget inklusive resor. Ansvarig ledare skall vid samling före varje uppdrag klart redogöra för denna policy och vad följden blir om inte överenskommelsen följs. 1. Samtliga deltagare skall uppföra sig på ett klanderfritt sätt och ledarnas direktiv och tillsägelser skall åtlydas utan dröjsmål. 2. Deltagare, som inte är myndig får under inga omständigheter dricka alkoholhaltiga drycker. 3. Deltagare, som är myndig får inte dricka alkoholhaltiga drycker under träningsläger eller under den tid ett tävlingsarrangemang pågår. 4. För myndiga deltagare kan ledare lämna undantag från huvudregeln i samband med de ibland förekommande banketterna eller liknande vid tävlingsarrangemang. Deltagare kan då få dricka något enstaka glas vin eller öl under kontrollerade former. Starksprit får ej förekomma. Kravet är att varje deltagare uppträder på ett korrekt sätt. Ledare avgör vad som är kontrollerade former och om deltagare inte har uppträtt korrekt. Ledare kan avgöra detta i efterhand. Om deltagare inte följer ovanstående principer skall ansvarig ledare kontakta Stockholms Simförbund som efter samråd lämnar direktiv om eventuell åtgärd, t.ex. hemskickning på egen bekostnad och/eller annan åtgärd. Bilageförteckning Bilagor: Redovisningsregler vid resor, bilaga 1 Redovisningsblankett, bilaga 2 Begäran om förskott, bilaga 3 Reseräkning, bilaga 4 6

7 Bilaga 2 REDOVISNINGSREGLER VID RESOR/TÄVLINGAR Nedan följer några enkla regler för dig som reser med Stockholms Simförbund. * Slutlig redovisning skall vara förbundets kassör tillhanda senast 10 dagar efter aktivitetens avslutning. * Alla utgifter skall styrkas av verifikationer och specificeras på bifogade redovisningsblankett. * Kvitton skall häftas till berörd bilaga. * Vid inköp av utländsk valuta skall valutans inköpskurs redovisas med växlingsnota. * Den redovisningsansvarige är skyldig att informera sig om gällande budget och se till att den följs i största möjliga utsträckning. Detta betyder t ex att man kollar vad som ingår i helpension etc. Om dessa regler följs kommer kostnaderna att hållas nere och arbetet för redovisningsansvarig bli lättare och roligare. Ha en trevlig och lyckosam resa! Stockholms Simförbund Styrelsen 7

8 Bilaga 2 REDOVISNINGSBLANKETT Avser:... Plats:... Tidpunkt:... Specifikation av kostnader, utlägg m m: Enl bilaga nr Antal personer à-pris Belopp Hotellkostnad (inkl ev frukost) Matkostnad Resor till och från hemorten Egna resor på orten (buss, taxi m m) Fickpengar Utländsk valuta Representation Restaurangbesök Övrigt Totalt kronor: Erhållet förskott kr... Att redovisa kr... Att insätta på Stockholms Simförbunds postgironummer kr... Att erhålla av Stockholms Simförbund kr... Insättes på postgironummer den... / Namn 8

9 Bilaga 3 Begäran om FÖRSKOTT Kronor... Avser: simning polo konstsim hopp utbildning övrigt Tävling e dyl:... Plats:... Tidpunkt: / Namn Förskott utbetalas till: Adress Postgironummer Postnummer Bankgironummer Postadress Bank Telefon Kontonummer Förskott kronor... utbetalt... / Namn 9

10 Bilaga 4 1 ex insänds till Stockholms Simförbund, Smidesvägen 5, Solna. 1 ex behålls Ver. nr... RESERÄKNING OCH ÖVRIGA ERSÄTTNINGAR V.g. texta! Namn:... Personnummer:... Gatuadress... Telefon bostad:... Postnr:... Postadress:... Telefon arbete:... Resans ändamål: Se bifogade specifikation... Resan påbörjas den kl... och avslutas den kl... Specifikation Kronor öre Kronor öre Reskostnader: Flyg:... Buss:... Tåg:... Bil:... mil à kr Bil (beskattad del):... mil à kr S:a reskostnader Traktamenten: Dagtraktamenten, antal 1/1... à kr Traktamente (beskattad del)... à kr Dagtraktamente, antal 1/2... à kr Timmar, antal... à kr S:a traktamenten Övriga kostnader (specificeras) Arvode: Antal timmar à kr S:a övr. kostnader... den... / TOTALT KRONOR Beloppet insätts på postgiro nr Underskrift Beloppet insätts på konto nr... i...-banken 10

11 Bilaga 4 BILAGA TILL RESERÄKNING Namn:... Personnummer:... Adress:... Månad Datum Resans ändamål Antal mil Parkering Anmärkning 11