Protokoll från styrelsemöte i Botkyrka Ridsällskap

Transkript

1 Protokoll från styrelsemöte i Botkyrka Ridsällskap Tid Onsdagen den 7 april 2016 kl Plats Närvarande Frånvarande Vita villan, Skrävsta Gård Sonny Hellberg Kerstin Karlsson Mats Andersson Mischa Johansson Bettina Krausbauer (fr.o.m. punkt d)) Anna Ullman Therese Kristensen (fr.o.m. punkt a)) Maria Månsson Lars Osswald Ulrika Goike Brattberg Mikaela Gustafsson Linda Holmqvist Ulrica Sundin Sofia Lynghaug Susanne Irme Linnea Widstrand Anton Synnerdahl Mötets öppnande Sonny förklarade mötet öppnat Dagordningens fastställande Dagordningen fastställdes Val av justeringsperson Styrelsen beslutar att utse Maria till justeringsperson Föregående protokoll Protokollet från styrelsemötet den 8 mars gicks igenom och lades till handlingarna Skrivelser a) Skrivelse omkring medlemskap Berit Hundersmarck har inkommit med en skrivelse omkring medlemskap. Hon anser bl.a. att det är svårt att hitta information om medlemsavgiften och funderar även över varför vi inte längre skickar ut medlemskort. 1

2 Styrelsen uppdrar åt Maria att hantera frågan och bl.a. arbeta fram ett förslag till möjliga förbättringar på hemsidan. b) Information från Botkyrka kommun Dan Gahnström kommer att sluta på Botkyrka kommun vilket vi beklagar eftersom vi har uppskattat kontakterna med honom genom åren Rapporter a) TK Linda rapporterade: Under påsken arrangerade vi en dressyr. Lindt bidrog med mycket god och uppskattad choklad. Linda återkommer med evenemangsrapport. En Pay & Cross arrangeras nere på Vallen under den kommande helgen. Nästa arbetshelg genomförs april, främst avseende förberedelser inför fälttävlan. b) BRUS Linda rapporterade: Påskövernattning och påskäggsjakt har arrangerats. Skötarkurs är uppstartad och föräldrautbildning kommer att arrangeras senare. c) Verksamhetsrapport Linda rapporterade: Grupper/elever Fyllnadsgraden ligger på 98,2 % vilket är mycket bra. Inkomna anmälningar till ridlägren under vecka 32 är något färre än väntat, för övriga veckor är anmälningsläget gott. Åtgärder pågår för att fylla upp. Ett nytt treårsavtal med Realgymnasiet är under förhandling. Vi har blivit beviljade kronor från Idrottslyftet. Personal Personalen har nu genomgått en endagsutbildning hos Södertörns Räddningsförbund. Utbildningen innehöll såväl teoretiska som praktiska moment. Medarbetarsamtalen pågår och beräknas vara slutförda under april. Vi kommer som tidigare har kommunicerats att ta emot totalt nio sommarjobbare och vi har redan fått bekräftelse om två. 2

3 Hästar/ponnyer Ny ridskolehäst, Unni, har kommit och hon ska gå sin första lektion i kväll. Eftersom Dacoma inte passar som lektionshäst kommer vi att försöka sälja henne. Hon har en fin bakgrund och har bl.a. tävlat på internationell nivå i fyrspann. Vidare har hon en avkomma i Tyskland som ska premieras med målet att bli godkänd hingst. Cosmos och Hassi är under igångsättning. Erik gick sin första lektion i måndags men hade maximal otur och gick omkull vid insläpp dagen efter och skrapade upp sig. Han är sydd och får smärtlindring. Silus är under igångsättning. Bönan går 1 2 lektioner om dagen och det verkar fungera. Flingan har börjat slussas in på lektion. Lussan har fått en spark och har en oklar prognos. Puma har fått vandra vidare till de sälla jaktmarkerna. Anläggningen Arbete med att rikta staket efter vintern har påbörjats. Genomgång av frånluftsventilationen i Stora ridhuset pågår. Bl.a. kommer filter att bytas ut. BRUS rummet ovanför garaget har fått en ny trappa. Spolspiltan har försetts med ny slamavskiljningslåda. Extra mycket arbete läggs ner på ridhusbottnarna och vi hoppas att det ska märkas. Första kvartalets boxtimmar är redovisade. Drygt en tredjedel av boxinnehavarna har ännu inte rapporterat några timmar. Bakluckeloppis har arrangerats, tyvärr med lite få besökare. d) Ekonomi Linda har distribuerat mars månads resultat. Veterinärkostnaderna sticker ut något, bl.a. till följd av att vi på några individer har kommit upp i maxbeloppet för vissa skadetyper. Fr.o.m. maj nollställs det. Vidare har vi haft några hästar stående på klinik och det kostar mycket. e) Verkställande utskott (VU) VU har behandlat avtalet med Botkyrka kommun om sponsring. Vi får kronor för 2016 i sponsringsbidrag mot bl.a. exponering av kommunens platslogotype på vår hemsida, sponsringsskylt i ridhuset, speakerreklam vid tävlingar, förmedling av marknadsföringsmaterial och deltagande vid något av kommunens arrangemang. Vi har skickat iväg avtalet men inte fått det undertecknat i retur ännu. Pengarna kommer att föras in i vår balansräkning och aktiveras senare. 3

4 Det är mycket positivt att vi har fått ett sponsorkontrakt, det första på länge! Styrelsen uppdrar åt Kerstin att följa upp att avtalet efterlevs och eventuella reklamskatter hanteras korrekt. f) IT utskott (ITU) g) Säkerhetsutskott (SU) h) Personalutskott (PU) i) Övriga rapporter Framtagande av sponsorpaket Ulrica G B föreslår att olika sponsorpaket tas fram i syfte att göra oss mer attraktiva och öka intäkterna. Ett attraktivt innehåll, vettiga priser och tidsbegränsade avtal behövs. Flera intressanta möjliga sponsorer finns. Styrelsen uppdrar åt Ulrica G B att arbeta fram förslag på sponsorpaket Jubileumsår 2017 Ulrika G B måste dessvärre, bl.a. till följd av utökade arbetsuppgifter, avstå uppgiften som sammankallande i arbetsgruppen. Linda och Mikaela fortsätter arbetet med en grovplanering Botkyrka kommun Möte med våra nya kontaktpersoner på fastighetssidan Linda, Sonny och Mischa har träffat våra nya kontaktpersoner John Staberg (fastighetschef) och Mats Andersson (fastighetsförvaltare). Under mötet kom vi fram till att Åtgärder som är uppstartade ska slutföras av kommunen. Kommunen kommer att utföra en besiktning i april. Kommunen återkommer om elrevisionen som vi inte har fått dokumentation från. Nytt avtal ska arbetas fram. 4

5 Kultur och Fritid Vi har sedan 2014 fört diskussioner med KoF om BRS möjligheter till fortsatt utveckling. KoF tillsatte en utredare, Åke Roxberger. Arbetet drog ut på tiden och rapporten blev klar under hösten Målet var att innehållet skulle tas med i kommunens framåtsikt. I januari 2016 meddelades att man inte längre arbetar med framåtsikter. Sedan dess har vi försökt att få till stånd ett möte med ledningen för KoF för att kunna komma vidare. Linda, Sonny och Mischa kommer att träffa företrädare för Kultur och fritidsnämnden, Pernilla Hellman (kultur och fritidschef) och Roger Wintemar (verksamhetschef idrott, anläggningar och lokaler mm) samt Krister Stralström (ansvarig för Hågelbyprojekten), för att diskutera markfrågor mm. Tvist mellan grannen och Botkyrka kommun avseende servitutet på vägen genom anläggningen Linda och Sonny deltog som vittne respektive åhörare vid rättegången vid Södertörns tingsrätt för några veckor sedan. Grannen har bl.a. yrkat på fri framkomlighet för sig med vite på kronor. Dom väntas meddelas den 15 april Styrelsearbetet Särskilda ansvarsområden Det finns ett antal områden inom BRS som behöver lite extra omsorg och som kan lämpa sig som särskilda ansvarsområden. Det handlar t.ex. om bidrag och hemsida. Styrelsens medlemmar uppmanas att fundera på vad man kan och vill bidra med. Sammankallande i Tävlingskommittén Styrelsen har under en tid sonderat terrängen omkring bemanningen av Tävlingskommittén. Styrelsen beslutar att utse Bettina som sammankallande i TK. Lars uttryckte intresse för att delta på hoppsidan och även Mikaela kan tänka sig att arbeta med TK Övriga frågor Inga övriga frågor Genomgång och uppdatering av åtgärdslistan Åtgärdslistan (se bilaga 1) gicks igenom och uppdaterades Utvärdering av mötet Utvärderingen är ett internt verktyg för utveckling och kvalitetssäkring av styrelsens arbete och redovisas inte i protokollet. 5

6 16036 Nästa möte Nästa möte hålls tisdagen den 10 maj Avslutning Ordföranden förklarade mötet avslutat 20:50. Skrävsta Mischa Johansson Sonny Hellberg Maria Månsson Sekreterare Ordförande Justeringsperson 6