Protokoll från styrelsemöte i Botkyrka Ridsällskap

Transkript

1 Protokoll från styrelsemöte i Botkyrka Ridsällskap Tid Tisdagen den 8 november 2016 kl Plats Vita villan, Skrävsta Gård Närvarande Sonny Hellberg, ordförande Kerstin Karlsson, vice ordförande Mischa Johansson, ledamot och sekreterare Therese Kristensen, 1:a suppleant, (fr.o.m. punkt d)) Susanne Irme, 3:e suppleant Lars Osswald, 4:e suppleant Linda Holmqvist, verksamhetschef, adjungerad Frånvarande Mats Andersson, ledamot Bettina Krausbauer, ledamot Ulrica Sundin, ledamot Anna Ullman, ledamot Sofia Lynghaug, BRUS-representant Maria Månsson, 2:a suppleant Ulrica Goike Brattberg, 5:e suppleant Mikaela Gustafsson, 6:e suppleant Linnea Widstrand, BRUS-suppleant Mötets öppnande Ordföranden förklarade mötet öppnat Dagordningens fastställande Dagordningen fastställdes Val av justeringsperson Styrelsen beslutar att utse Susanne till justeringsperson Föregående protokoll Protokollet från styrelsemötet den 6 oktober gicks igenom och lades till handlingarna Skrivelser Skrivelse om lösa hundar på anläggningen Josefin och Elisabeth Linder har inkommit med skrivelse om lösa hundar på anläggningen. Man upplever att ägarna inte plockar upp efter dem. 1

2 Linda har tagit upp frågan vid personalmötet i onsdags och påmint om att man måste plocka upp efter sin hund. Styrelsen uppdrar åt Linda att även sätta upp anslag Rapporter a) TK Vi arrangerade hopptävlingar i helgen. Det var många starter och tävlingarna löpte på bra trots få funktionärer. Många positiva kommentarer från de tävlande. Cafeterian bedöms ha gjort ett bra överskott men redovisningen är inte klar. Mellan lördagen och söndagen fick man jobba ganska mycket med botten eftersom den hade blivit för dåligt förberedd inför tävlingarna. Likaså fick man sanda runt om på anläggningen eftersom det var halt. Överdomar- och evenemangsrapporter kommer. TK jobbar för fullt med budget inför b) BRUS BRUS har arrangerat flera aktiviteter, bl.a. Halloweenövernattning och -disco under höstlovet. Positivt är att allt fler barn och unga deltar i aktiviteterna jämfört med föregående år och många positiva kommentarer har kommit på sistone från föräldrar. Vid käpphäst-dm fick man hem ett flertal rosetter. c) Verksamhetsrapport Grupper/elever Julkurserna är släppta och fyllnadsgraden ser bra ut ett antal kurser är redan fullbokade. Fakturorna för vårterminen skickas ut i slutet av november. Under höstlovet hade vi blåbärstävlingar i hoppning och dressyr med god uppslutning. Förbundet arrangerade en ungdomsdag hos oss under höstlovet. Ett sextiotal ungdomar från hela distriktet deltog. Programmet innefattade bl.a. sårvård, tävlingsfix, häst vid hand och en clinic för Jennie Larsson och Helena Persson. Hästar/ponnyer En ny häst Dakota och en ny ponny Mirakel ( Mirre ) har kommit. Mirakel har redan börjat gå lektioner och fungerar bra och Dakota kommer att ha premiär i kväll. Lussan, Flingan och Hassi ska på återbesök på torsdag. Prognosen är osäker. So Cool, Symfonie och Bettan har börjat slussas in på lektion. 2

3 Totalt sett är hästläget f.n. ganska bra. Då vi har många nya liksom även många individer som har varit konvalescenter är det mycket viktigt att de inte blir överansträngda. Det är fler än vanligt som därför nu går reducerat. Anläggningen Mycket arbete har lagts ner på halkbekämpning för att undvika fläkskador. Linda har haft möte med LSS-personalen. De kommer att på fasta tider tre dagar i veckan - måndag, onsdag och fredag - städa läktaren i Stora och Lilla ridhusen. Ridhusen är öppna för användning men de fasta tiderna gör att man vet när störningar kan förekomma. LSS-personalen kommer under vintern att måla vår hinderpark. Bommar mm flyttas ner till verkstaden i Hågelby under tiden. LSS kommer att få ett kalendarium inför jubileumsåret så att de kan hjälpa till att förbereda. Brandposten frös och började läcka i lördags morse. Efter kontakt med kommunens jour framgick det att posten blivit plomberad och därför inte kunde stängas av. Personen med nyckel var på semester och återkom först efter helgen. Först i måndags kunde vattnet stängas av. Stallfritids Stallfritids arrangerar skötarutbildning. Många barn och unga deltar. Man kommer att åka till Friends Arena och se på Sweden Horse Show. d) Ekonomi Linda har distribuerat oktober månads resultat. Vi ligger nu ganska väl enligt budget. Linda jobbar med återrapportering avseende ett antal bidrag som vi har fått. e) Verkställande utskott (VU) f) IT-utskott (ITU) g) Säkerhetsutskott (SU) h) Personalutskott (PU) 3

4 i) Övriga rapporter Jubileumsåret 2017 Jubileumsshowen kommer att arrangeras den 25 maj. Bettans grupp förbereder. Ulrica S grupp arbetar med att gå igenom arkivet med syfte att ta fram en jubileumsskrift. En inbjudan till jubileumsmiddagen kommer att tas fram Terminsplan VT 2017 Linda har distribuerat ett förslag till grund för terminsplan för VT Planen kommer att fyllas på vartefter. Styrelsen beslutar enligt förslaget Budget a) Läget i budgetarbetet Linda informerade: Arbetet fortgår men det är i år om möjligt ännu svårare att budgetera för t.ex. underhåll då kommunen inte har fullgjort sina skyldigheter enligt avtalet och planer saknas. Linda och Bettina jobbar med TKs del. Stora delar saknas ännu och Linda fortsätter att jaga. Min skola vill komma med ytterligare en till två grupper vilket ger en god intäkt och bra reklam samtidigt som det inte sliter särskilt på hästarna. b) Prislista för 2017 Vi har under året upplevt generella prisökningar hos hovslagare och veterinärer som behöver tas hänsyn till. Vidare utgör underhållskostnaderna en stor osäkerhet. Det är inte otänkbar att vi måste höja priserna med ca 5 %. Beslut om prislistan måste fattas före november månadsutgång. Då vi inte har kommit tillräckligt långt i budgetarbetet kan styrelsen inte fatta något beslut vid mötet. Styrelsen uppdrar åt VU att arbeta vidare med och besluta om prislistan Botkyrka kommun Sonny rapporterade: Kommunstyrelsen hade i oktober uppe ett medborgarförslag från en Annica Edström om att slå ihop Skrävsta och Hågelby till en ny stor ryttaranläggning. Förslaget godtogs inte. Arbetet med att få kommunen att fullfölja sin del av gällande avtal och tidigare överenskommelser pågår. Det föreligger ett antal uppenbara missförstånd från kommunens sida vilka behöver klaras ut. 4

5 16116 Övriga frågor Inga övriga frågor Genomgång och uppdatering av åtgärdslistan Åtgärdslistan (se bilaga 1) gicks igenom och uppdaterades Översyn av policy P402 Ridabonnemang med tillhörande avtal Mischa har gjort en översyn av policy P402 Ridabonnemang med tillhörande avtal. Med syfte att förbättra kvaliteten såväl för lektionsryttare som avseende hästläget föreslås att den möjlighet till överlåtelse av lektioner mellan elever som har uppstått, inte minst som en följd av användandet av sociala medier, begränsas till vissa särskilda fall som t.ex. graviditet och längre sjukdom. Innehållet i policyn förtydligas även avseende maxvikter, cafeteriaverksamheten, hantering av personuppgifter, försäkringsskydd och hantering vid smittsamma sjukdomar m.m. Styrelsen beslutar enligt förslaget och uppdrar åt VU att utföra de ändringar som är nödvändiga för att införa s.k. delat ridabonnemang. Den nya lydelsen kommer att gälla fr.o.m. vårterminen Utvärdering av mötet Utvärderingen är ett internt verktyg för utveckling och kvalitetssäkring av styrelsens arbete och redovisas inte i protokollet Nästa möte Nästa möte hålls onsdagen den 7 december. Mötet inleds kl och förutom sedvanliga punkter och de för december månads möte särskilda punkterna kommer även en temapunkt om föreningen att ingå Avslutning Mötet förklarades avslutat 21:24. Skrävsta Mischa Johansson Sonny Hellberg Susanne Irme Sekreterare Ordförande Justeringsperson 5