Protokoll från styrelsemöte i Botkyrka Ridsällskap

Transkript

1 Protokoll från styrelsemöte i Botkyrka Ridsällskap Tid Plats Närvarande Onsdagen den 7 december 2016 kl Vita villan, Skrävsta Gård Sonny Hellberg, ordförande Kerstin Karlsson, vice ordförande Mischa Johansson, ledamot och sekreterare Bettina Krausbauer, ledamot Anna Ullman, ledamot Therese Kristensen, 1:a suppleant Maria Månsson, 2:a suppleant Lars Osswald, 4:e suppleant Ulrica Goike Brattberg, 5:e suppleant Linda Holmqvist, verksamhetschef, adjungerad Mats Andersson, ledamot Ulrica Sundin, ledamot Sofia Lynghaug, BRUS-representant Susanne Irme, 3:e suppleant Mikaela Gustafsson, 6:e suppleant Linnea Widstrand, BRUS-suppleant Mötets öppnande Ordföranden förklarade mötet öppnat Dagordningens fastställande Dagordningen fastställdes Val av justeringsperson Styrelsen beslutar att utse Anna till justeringsperson Föregående protokoll Protokollet från styrelsemötet den 8 november gicks igenom och lades till handlingarna Tema: Vår ridskola Idrottslyftet Linda har tagit fram en PPT-presentation om det dagliga arbetet på BRS. Presentationen gicks igenom och diskuterades. Frånvarande 1

2 16126 Skrivelser a) Skrivelser om de aviserade förändringarna i ridabonnemanget Det har inkommit två skrivelser om de aviserade förändringarna i ridabonnemanget. I skrivelserna förekommer bl.a. funderingar kring om vi borde ha fler hästar eller färre lektioner, om vi har fel typ av hästar, om vi ger fel undervisning utifrån de hästar vi har och att man framöver inte kommer att avboka sina lektioner och det skulle leda till mer arbete i planeringen. Styrelsen har inför sitt beslut diskuterat dessa och ytterligare frågeställningar men kommit fram till att ett strypande av möjligheten till överlåtelser är det bästa just nu. Styrelsen är medveten om att beslutet inte är populärt hos alla men det är styrelsens uppgift att se på verksamheten på ett övergripande plan och på verka för dess utveckling på längre sikt. Styrelsen står alltså fast vid beslutet men kommer efter vårterminen att göra en utvärdering med eventuella justeringar som följd. Till dess påminner vi om att återbetalning av terminsavgift fortsatt är möjlig vid graviditet och långvarig sjukdom (läs mer i policy P402 under Återbetalning av terminsavgift) samt den införda möjligheten till delat abonnemang (läs mer i policy P402 under Delat abonnemang). Styrelsen uppdrar åt Mischa att besvara skrivelserna. b) Nominering till Årets Barn- och Ungdomsförening Föreningar uppmanas att lämna in förslag till nominering till Årets Barn- och Ungdomsförening. Styrelsen uppdrar åt Kerstin att hantera detta. c) Annons i tidningen Nyinflyttad i Botkyrka Vi har fått förfrågan om att annonsera i tidningen Nyinflyttad i Botkyrka. Annonsen kostar kronor. Styrelsen beslutar att avböja Rapporter a) TK Bettina rapporterade: TK har en fälttävlansträff. Välbesökt med bra diskussioner kring fler aktiviteter för att stärka gemenskapen. En planerad aktivitet för viss gren ska vara öppen för övriga grenar. Gola Malgorzata är utsedd som grenledare för fälttävlan. Det har pågått en Intensiv diskussion i hoppgruppen om hur vi kan förbättra vårt anseende som tävlingsklubb. Elin Andersson är utsedd som grenledare för hoppning. Bettina distribuerar protokollet från oktobermötet. b) BRUS Linda rapporterade: BRUS jobbar för fullt med förberedelserna inför Luciashowen. 2

3 c) Verksamhetsrapport Linda rapporterade: Personal Personalen kommer på lördag att åka iväg och äta julbord. Grupper/elever Alla fakturor är utskickade. Det är väldigt få uppsägningar, däremot är det många önskemål om byte av grupp respektive förfrågningar om möjlighet till ridning flera gånger i veckan. Julkurserna är i stort sett fullbelagda. Första ponnygruppen på tisdagar kommer vi att splittra ut på andra grupper och på dess tid starta en introgrupp. Talangsatsningen har haft en uppskattad extern träning för Pontus Westergren. Hästar/ponnyer Flingan och Lussan är under igångsättning. Lady Mae arbetar vi med för hand, hon behöver mer tid för att komma in i verksamheten. Jurand är behandlad i ett bakknä men ska sättas i gång om ett par veckor. Melvin, som också är behandlad, ska på återbesök den 15 december. Hassis har fått vandra vidare till de evigt gröna ängarna. Anläggningen Vi håller på och byter lysrör runt om på anläggningen. Den nya harven kommer att börja användas efter en genomgång med leverantören. Stallfritids Julpysslet är i full gång och snart kommer även pyntet upp i stallet. I dag har vi haft besök av en fotograf från tidningen Södra Sidan som har tagit kort som är tänkta att användas till ett reportage om Luciashowen. d) Ekonomi Linda har distribuerat november månads resultat. Vi ligger f.n. något efter budget men det är en hel del som ännu ska faktureras, bl.a. gymnasieverksamheterna, julkurser och hästhyror. Vidare kommer vi inkom kort att få in ytterligare ca kronor i bidrag från Kultur och Fritid. Under våren och början av hösten var vi tvungna att ställa in ett antal specialgrupper och detta märks i intäkterna. 3

4 Vi har haft några boxar på kallhyra under året vilket även det påverkat intäkterna negativt. På den positiva sidan ligger bl.a. anläggningsavgifter som ligger något över. Prognosen är att vi för året kommer att landa nära budget. Vi kommer inom kort att redovisa våra projekt till Idrottslyftet (t.ex. Talangsatsningen och Grönt kort-kurs). e) Verkställande utskott (VU) Boxplats VU har efter förslag från ledningen beslutat att erbjuda familjen Krausbauer Johansson ytterligare en box. De har tackat ja. Prislista 2017 VU har beslutat om prislista för Priserna är generellt justerade med 4 % för att stödja en hållbar budget för f) IT-utskott (ITU) Inget att rapportera. g) Säkerhetsutskott (SU) Inget att rapportera. h) Personalutskott (PU) Friskvårdsbidrag Personalen har tidigare haft ett gemensamt klippkort hos Tumba Träningscenter. Centret har nu gjort om systemet vilket innebär att var och en måste ha ett personligt kort. PU ser regelbunden träning som en viktig del i det förebyggande arbetet mot förslitningsskador och har därför beslutat om att BRS under 2017 ska bidra till års-/klippkort. Maxbeloppet för tillsvidareanställd på heltid är kronor. Deltids- och/eller visstidsanställda får friskvårdsbidrag utifrån sysselsättningsgrad och hur stor del av året man arbetar. Bidragets storlek vid beslutstillfället gäller för hela perioden. i) Övriga rapporter Inget att rapportera Jubileumsåret 2017 Linda rapporterade: Festgruppen har publicerat en inbjudan till jubileumsmiddagen och man hoppas på minst 100 anmälningar. 4

5 Showgruppen jobbar med programmet. Utskicket för att ragga sponsorer/bidragsgivare är på gång Arbetsplikt En sammanställning av timmar visar att de flesta har fullgjort sin skyldighet. Endast några få timmar på ett fåtal medlemmar saknas men torde bero på för sent inkomna rapporter. Det ser med andra ord bra ut Olycksfallsförsäkring Ridsportförbundet har bytt försäkringsbolag från Länsförsäkringar tillbaka till Folksam. Nytt är bl.a. att man får mer i ersättning för sönderklippta kläder och förbrukade hjälmar. Ändringen gäller fr.o.m. 1 januari Budget Det återstår en rad justeringar. Bl.a. har Lisa sagt upp sin förmånsbox och det har aviserats om höjningar av elnätskostnaderna. TK har dessutom kommit in med sina siffror i dag och dessa återstår att gå igenom och lägga in. Det finns ganska många risker i budgeten. Vi har bl.a. omöjligt att bedöma underhållskostnaderna eftersom kommunen inte har fullgjort sin del av avtalet vad gäller besiktning och planer för kommande underhåll. Linda ska försöka hinna få fram en ny version av budgeten under december Bidrag ur Ungdomsfonden Endast 11 ungdomar har sökt bidrag för hösten 2016, detta trots omfattande information. För åtta av dessa föreslås ett bidrag på 700 kronor samt för tre ungdomar 400 kronor. Totalt uppgår bidragen till kronor. Styrelsen beslutar enligt förslaget. Det ska noteras att Kerstin, Bettina och Linda inte deltog i beslutet Årsmötet 2017 a) Bekräftelse av datum samt publicering av förhandsbesked Styrelsen bekräftar att årsmöte ska hållas lördagen den 18 februari kl och uppdrar åt Mischa att publicera förhandsbesked. b) Verksamhetsberättelse Styrelsen behöver påbörja arbetet med verksamhetsberättelsen och övriga dokument inför årsmötet. Redan nu påpekas att det är viktigt att samtliga ordinarie ledamöter inklusive BRUSledamoten finns tillgängliga vid styrelsemötet den 8 februari för att underteckna dels årsredovisningen, dels verksamhetsberättelsen. Styrelsen uppdrar åt Mischa att leda arbetet med förberedelserna. 5

6 16134 Botkyrka kommun Sonny rapporterade: Vi har genom flera skrivelser påtalat de fel och brister som finns i kommunens hantering av vårt avtal. Kultur och Fritid har meddelat oss att även de kommer att driva våra frågor gentemot Fastighetssidan. Då vi under lång tid har gjort stora ansträngningar för att få till stånd förändringar och inget händer anser styrelsen att det är dags att lyfta problemen till nästa nivå. Vi inväntar faktura för hyran avseende 2016 inklusive avräkning för elförbrukningen Övriga frågor Inga övriga frågor Genomgång och uppdatering av åtgärdslistan Åtgärdslistan (se bilaga 1) gicks igenom och uppdaterades Utvärdering av mötet Utvärderingen är ett internt verktyg för utveckling och kvalitetssäkring av styrelsens arbete och redovisas inte i protokollet Nästa möte Nästa möte hålls tisdagen den 10 januari Avslutning Mötet förklarades avslutat 20:45. Skrävsta Mischa Johansson Sonny Hellberg Anna Ullman Sekreterare Ordförande Justeringsperson 6