Protokoll från styrelsemöte i Botkyrka Ridsällskap

Transkript

1 Protokoll från styrelsemöte i Botkyrka Ridsällskap Tid Torsdagen den 8 september 2016 kl Plats Närvarande Frånvarande Vita villan, Skrävsta Gård Kerstin Karlsson, vice ordförande Mats Andersson, ledamot Mischa Johansson, ledamot och sekreterare Bettina Krausbauer, ledamot Ulrica Sundin, ledamot Therese Kristensen, 1:a suppleant Maria Månsson, 2:a suppleant Ulrica Goike Brattberg, 5:e suppleant Linda Holmqvist, verksamhetschef, adjungerad Sonny Hellberg, ordförande Anna Ullman, ledamot Sofia Lynghaug, BRUS representant Susanne Irme, 3:e suppleant Lars Osswald, 4:e suppleant Mikaela Gustafsson, 6:e suppleant Linnea Widstrand, BRUS suppleant Mötets öppnande I Sonnys frånvaro förklarade Kerstin mötet öppnat Dagordningens fastställande Dagordningen fastställdes Val av justeringsperson Styrelsen beslutar att utse Maria till justeringsperson Föregående protokoll Protokollet från styrelsemötet den 17 augusti gicks igenom och lades till handlingarna Skrivelser Skrivelse från ridskoleelev om bättre efterlevnad av viktgränser mm Elina Söderberg, tidigare Hirvenoja, har inkommit med skrivelse där hon bl.a. efterfrågar bättre efterlevnad av våra viktgränser och även avskaffande av valsystemet till förmån för att ridlärarna 1

2 sätter ut lämpliga hästar till eleverna. Allt med hänsyn till hästarnas hälsa och hållbarhet. Styrelsen noterar att personalen har genomfört en fullständig invägning av eleverna i hästgrupper inför höstterminen. Invägningen har medfört att sju elever har nekats fortsätta som ridskoleelever eftersom de överstigit maxvikten och att även tiotal elever som har legat strax över maxvikten fått några veckor på sig då omvägning kommer att ske. De elever som nu fått sluta har företräde till ridskoleplatser under vårterminen Eftersom såväl elevers vikter som hästars maxvikter nu ligger inlagda i systemet kommer vi framöver bättre att kunna matcha lämpliga ekipage. Vissa frågor, t.ex. omkring fortsatt möjlighet för eleverna att få välja häst och möjlighet att få köpa och sälja lektioner, återstår. Personalen arbetar vidare med dessa frågor. Det är självfallet inte roligt att behöva neka medlemmar att få fortsätta rida på ridskolan men det är styrelsens och personalens förhoppning att bred förståelse finns för att detta görs för våra hästars hälsas och hållbarhets skull Rapporter a) TK Bettina rapporterade: TK har haft möte, bl.a. med planering av nästa tävlingssäsong. Tävlingsterminen beräknas bli i princip som i år fast utan augustihoppningen utomhus. Arbete pågår med budgeten inför Hoppmaterialet kommer att inventeras i samband med fälttävlan. b) BRUS Sofia och Linnea rapporterade: Ingen rapport denna gång då BRUS representanterna inte kunde närvara. c) Verksamhetsrapport Linda rapporterade: Grupper/elever Trots resultatet av invägning (se punkten Skrivelser ovan) är fyllnadsgraden mycket god. Personal Personalen har fått nya höstjackor. Jackorna är donerade av Agria och vi har själva stått för brodyren. Hästar/ponnyer Vi har misstänkt ringorm på två ridskolehästar, Sector och Fille. Information om vikten av god hygien har satts upp och en hink med Virkon står utanför stallkontoret. Vidare har varje häst 2

3 har fått egen ryktpåse med personliga borstar. Även grimmor och grimskaft är namngivna. Det är viktigt att alla använder respektive hästs saker för att smittan inte ska spridas. Aida ska börja slussas in i dag. Hassi och Randia har tre veckor kvar innan de ska börja slussa in. Nixe, Symfonie och Flingan har återbesök i dag. Max har gjort sig illa i hagen i natt och är kontrollerad av veterinär i dag. Boy är besiktad i dag. Tyvärr gick han inte igenom och ska därför bytas in. Dessauer och Sektor ska till tandläkare för kontroll den 29 september. Även Paddy och Lady ska kontrolleras då. Cosmos och Erik har fått vandra vidare till de evigt gröna ängarna. Anläggningen Vi har åtgärdat dörrarna i Stora ridhuset så att de är godkända enligt föreläggandet vi fick vid senaste brandskyddskontrollen. Kostnad ca kronor. Blixtnedslaget i höstas orsakade större skador än vi trodde. Brandlarm, inbrottslarm och elreläer för ytterbelysningen har slagits ut. De är nu åtgärdade och kostnaden beräknas till ca kronor. Myrby har åtgärdat några boxdörrar som har kärvat. Bettans spiltvägg är söndertryckt och kommer att bytas ut. I samband med detta gör vi även några andra justeringar. Vi har röjt gräs och sly mellan hagarna och bytt pinnar på harven. Traktorn har haft lite skavanker. I somras gick glaset i vänstra dörren sönder. Detta åtgärdades. Därefter har bl.a. wiren till hitchen, lyftarmsjusteringen och bakrutan gått sönder, och dessa är nu åtgärdade till en kostnad av nästan kronor. Tyvärr gick nya rutan sönder direkt efter byte så en ny måste beställas igen. För att underlätta mockningen har vi investerat i gummimattor i boxarna på spiltsidan. Övriga boxar har sedan tidigare gummimattor. Förhoppningsvis kommer man vid såväl personalens som stalltjänstens mockning att uppleva en förbättring. Stallfritids Sofie kommer, som tidigare meddelats, att gå in på 50 %. Tiden kommer att delas mellan stall och Stallfritids. Då det nyligen har förekommit mobbing är det angeläget att ta upp frågan igen. Vi kommer därför att se om SISU kan ge ett bidrag till att få hit Friends för en genomgång med ungdomarna. d) Ekonomi Linda har distribuerat augusti månads resultat. En del av den mot budget negativa avvikelsen har körts in, dock ska noteras att t.ex. kostnaden för åtgärdande av Stora ridhusets utrymningsdörrar och inbrotts /brandlarmssystemet som slogs ut i samband med höstens åskoväder inte har tagits med ännu. Vi har ansökt och fått bidrag från IdrottsLyftet, dels kronor för Grönt kort kurs för 3

4 ungdomar, dels kronor för Styrelsen på G där färdigt material Vår ridklubb finns framtaget hos Ridsportförbundet. Linda föreslår att vi ska utnyttja bidragen och när det gäller Styrelsen på G är förslaget att vi gör en heldagskonferens med styrelse och personal. Konferensdagen ska förslagsvis ledas av någon från SISU. Styrelsen beslutar att arrangera en heldagskonferens och bokar söndagen den 23 oktober. Linda förbereder konferensen. e) Verkställande utskott (VU) VU har sedan senaste styrelsemötet fattat beslut om att erbjuda en boxplats till Helena Johansson. Boxen följer hennes häst Cherokee och återgår därefter tillbaka till BRS. VU har även pekat på vikten att kommande lediga boxar bör erbjudas till helt nya förmågor. Detta då vi ser ett stort behov av att utöka antalet ideella krafter inom föreningen. f) IT utskott (ITU) g) Säkerhetsutskott (SU) h) Personalutskott (PU) i) Övriga rapporter Jubileumsåret 2017 Linda rapporterade: Gruppen arbetar för fullt och Bettan engagerar personer till Showgruppen. Stina jobbar med en inbjudan till jubileumsmiddagen. Sponsorgruppen har arbetat med ett brev som är tänkt att skickas ut till möjliga bidragsgivare/sponsorer. Man tänker sig kunna erbjuda färdiga paket. Gruppen kommer även ta fram en intervjuplan som stöd för uppföljningen av utskicket. I första skedet beräknas ca 100 utskick. Ulrica S har börjat sondera i arkivet för att hitta material till ett jubileumsnummer av BRS bladet. 4

5 16085 Botkyrka kommun Mischa rapporterade: Vi har haft ett antal kontakter med vår fastighetsförvaltare. Tyvärr har han inget mandat utöver det som ingår i vårt hyresavtal och hänvisar därför till den nye tillträdande fastighetschefen. Några planer för underhållet har inte presenterats oss och inte heller har de övriga utestående punkterna bl.a. årliga besiktningen av fastigheterna åtgärdats. Åtgärder enligt det föreläggande vi har fått från Brandskyddsmyndigheterna, bl.a. åtgärdande av Stora ridhusets dörrar, pågår Utdelning av bidrag ur Ungdomsfonden Lisa Andersson ansöker för Stockholms och Ponnycupernas räkning medel ur Ungdomsfonden. I år har vi ett lag i ponnyhoppning och ett i hästdressyr och som mest handlar det om 14 juniorer som kommer att delta. Linda föreslår 400 kronor per deltagare, dvs. totalt kronor. Styrelsen beslutar att bevilja anslag med kronor Övriga frågor Inga övriga frågor Genomgång och uppdatering av åtgärdslistan Åtgärdslistan (se bilaga 1) gicks igenom och uppdaterades Utvärdering av mötet Utvärderingen är ett internt verktyg för utveckling och kvalitetssäkring av styrelsens arbete och redovisas inte i protokollet Nästa möte Nästa möte hålls torsdagen den 6 oktober Avslutning Mötet förklarades avslutat 20:15. Skrävsta Mischa Johansson Kerstin Karlsson Maria Månsson Sekreterare Ordförande Justeringsperson 5