Protokoll från styrelsemöte i Botkyrka Ridsällskap

Transkript

1 Protokoll från styrelsemöte i Botkyrka Ridsällskap Tid Tisdagen den 13 augusti 2013 kl Plats Närvarande Frånvarande Stora lektionssalen, Stora ridhuset, Skrävsta Gård Sonny Hellberg Christer Lindberg Mats Andersson Amanda Emanuelsson Ulrica Jansson, fr.o.m. punkt Mischa Johansson Monika Persson Carolina Röhrl Werner Röhrl Linda Holmqvist Therese Kristensen Frida Andersson Kerstin Karlsson Frida Vahter Elisabet Braun Ramnitz Linda Englund Anton Synnerdahl Mötets öppnande Ordföranden förklarade mötet öppnat Dagordningens fastställande Dagordningen fastställdes Val av justeringsperson Styrelsen beslutar att utse Christer till justeringsperson Föregående protokoll Protokollet från styrelsemötet den 12 juni gicks igenom och lades till handlingarna Skrivelser Intresseförfrågan angående drift av fritidsverksamhet i Storvreten Styrelsen beslutar att tacka nej för BRS del. 1

2 13076 Rapporter a) TK Anton rapporterade genom Linda H: TK möte på söndag då bl.a. förslag till tävlingstermin för 2014 ska tas fram för styrelsens beslut. Planeringen och förberedelserna inför fälttävlan är i full gång. Linda H påminner TK om att skicka in evenemangsrapporter! b) BRUS Amanda rapporterade: Första mötet för terminen ska hållas på lördag med bl.a. planering inför käpphästfältävlan för de yngre barnen. Vårterminens övernattning blev inte av pga. att den krockade med Fritidsgårdens motsvarande. Ska planeras in i höst i stället. c) Verksamhetsrapport Linda H rapporterade: Grupper/elever Det har varit lite dålig uppslutning på hästlägren veckorna 31 och 32. Vi satte in en tredagars kurs vecka 32. Kanske får vi nästa år ha fler kvällsläger eller hitta en annan lösning så att hästarna kommer i gång bra och att eleverna får vad de söker. Fyllnadsgraden i grupperna ser bra ut men kanske något fler lediga platser på häst än vanligt. Vi har startat tre nya introgrupper. Hästar/ponnyer PG och Chivaz har gått på bete hela sommaren och ska kollas av veterinär. Algebra har blivit sparkad på betet och Silver är halt efter betet. Unik och Donna har gått in jättebra på sommarlägren. Privathästar/arbetsplikt Policy 408 om förvaring av hästpassen följs inte. Linda H har påmint om att alla pass måste förvaras enligt våra regler. I sommar har vi haft fyra arbetsdagar i Logenstallet. Boxarna har blivit tvättade, det har målats, vindstrappan har satts upp, boxarna har fått stag osv. Höet kom in i tid men vi ska se om Hamra kan pressa om vårt hö till småbalar, det är inte optimalt med rundbalar som vi har fått denna gång (pga. att Hamras buntmaskin gick sönder). Många ideella krafter har hjälpt till vid iordningställandet av terrängbanan så där ligger vi enligt tidplan. 2

3 Personal Alla jobbar på. Vi har och har haft sommarjobbare från kommunen i nio veckor. Har börjat med medarbetarsamtal. Arbetsmiljöverket har här vecka 30 för kontroll. De påpekade att vi måste använda särskilda filterförsedda andningsskydd som stoppar eventuella mikroorganismer vid tvättning av stallarna. Vidare ska ett organiserat arbetsmiljöarbete redovisas. Fackförbundet Kommunal kommer den 22 augusti för att göra en uppföljning av vårt arbetsmiljöarbete. Cafeterian Cafeteriagruppen har gjort scheman. De kommer att måla om toaletterna under vecka 34. Anläggning Det har gått åt mycket tid att vattna hästarna denna sommar då det har varit så varmt. Städning av boxar och övriga utrymmen har gjorts enligt plan. Stallkontoret är fixat så att vi har fått två arbetsplatser till. Personalmatsalen flyttar nu ner till Vita villan. På torsdag kommer äntligen elektrikern som ska utföra arbeten som finns i underhållspärmen, bl.a. ska han koppla in styrenheten till skrittmaskinen, koppla in handikappliften och byta ut trasiga ljusreläer och övriga eldon. Vi har fyllt två stora 60 kubikmeter(!) containrar med skräp. Hela jordhögen söder om Stora ridhuset är bortforslad och där ska två nya hagar sättas upp. På torsdag kommer Linda H och Linda E att träffa en anläggningskille som får presentera sina tjänster. Han har specialiserat sig på ridanläggningar. Hyrskåpen i Stora stallet är utbytta. Fritid Elin har jobbat med Lokstöden som nu är inskickade ( kronor). d) Ekonomi Linda H har distribuerat juli månads resultatrapport till styrelsen. Strö representerar en ganska stor avvikelse men den var känd sedan tidigare och bör kunna plana ut under resten av året. Underhållsposten släpar efter lite pga. att fakturor inte har hunnit komma in. I övrigt följer vi budget väl. 3

4 e) IT utskott Under sommaren har nätverk till Vita villan förberetts genom att dra luftledning mellan Stora stallet och villan. Kenneth kommer under denna vecka för att koppla in nätverket. Fråga uppstod om möjligheterna till att få fiber dragen till oss. Styrelsen beslutade att uppdra åt Werner att utreda möjligheterna. f) Säkerhetsutskott g) Personalutskott h) Information och kommunikation i) Övriga rapporter Familjeparken Förvaltningsrätten avslog som tidigare har informerats vår ansökan om prövningstillstånd. Nu har även Kammarrätten avslagit vårt överklagande rörande prövningstillståndet, detta pga. att Kammarätten endast tar upp fall som är av principiell betydelse. Kommunen tvingades pga. formfel att göra en ny utställning om detaljplanen. Då inga nya uppgifter har framkommit har vi åberopat vårt tidigare överklagande. I slutet av augusti kommer beslut att fattas i Samhällsbyggnadsnämnden och i september i Kommunfullmäktige. Därefter kommer Länsstyrelsen att inkomma med sina synpunkter. Inget har således förändrats hittills Länsstyrelsens myndighetskrav på stallen Vår förfrågan till kommunen om lämpliga åtgärder för att korrigera den låga takhöjden i Stora privatstallet har lett till att en konsult har tittat på möjligheten till att lyfta innertaket. Detta ser ut att gå att lösa. I slutet av augusti ska ritningar vara klara och därefter förväntas kommunen fatta beslut. Återstår även diskussioner om hur stor del av kostnaderna vi ska ta. Innan något arbete kan göras måste även Länsstyrelsen lämna sitt godkännande. Eftersom detta projekt kommer att ta en del tid i anspråk måste vi hos Jordbruksverket ansöka om dispens för tiden fram till att takhöjden är åtgärdad. Enligt dem bör Länsstyrelsen kunna godkänna detta. Efter kontakter med Länsstyrelsen bör vi få ett besked från dem i slutet av denna vecka. Ett positivt beslut förutsätter dock att övriga tidigare nedslagspunkter bl.a. förvaringen av hästpassen är åtgärdade. 4

5 13079 Övriga frågor Inga övriga frågor Genomgång och uppdatering av åtgärdslistan Åtgärdslistan, se bilaga 1, gicks igenom och uppdaterades Idrottspolitiskt handlingsprogram i Botkyrka kommun Sonny har gjort en sammanställning över kommunens intentioner, se bilaga 2. Det finns ett antal punkter i handlingsprogrammet som kan och ska ifrågasättas när det gäller BRS, t.ex. Kommunen utreder nolltaxa för barn och ungdomar, Tydligt och rättvist bidragssystem med enkla processer, Idrottsinvesteringar ska göras med ett jämställdhetsperspektiv, Ta fram en långsiktig underhållsplan för befintlig idrottsanläggning och noga följa upp att städavtalen efterlevs, Det stöd kommunen kan bistå med vid evenemang ska tydliggöras, bl.a. kommunal tjänsteman med ansvar för arrangerang som ska fungera som stöd. Styrelsen beslutar att vi ska arbeta vidare och att Linda H och Sonny tar inledande kontakt med (nya) berörda hos kommunen Utvärdering av mötet Utvärderingen är ett internt verktyg för utveckling och kvalitetssäkring av styrelsens arbete och redovisas inte i protokollet Nästa möte Nästa möte är inplanerat till den 10 september Avslutning Ordföranden förklarade mötet avslutat 20:40. Tumba Mischa Johansson Sonny Hellberg Christer Lindberg Sekreterare Ordförande Justerare 5