Protokoll från styrelsemöte i Botkyrka Ridsällskap

Transkript

1 Protokoll från styrelsemöte i Botkyrka Ridsällskap Tid Onsdagen den 7 februari 2018 kl Plats Vita villan, Skrävsta Gård Närvarande Lotta Gill, ordförande Mischa Johansson, ledamot Bettina Krausbauer, ledamot, sammankallande TK Torgny Wännström, ledamot Linnea Widstrand, BRUS Gunilla Jonson, 2:a suppleant (t.o.m. punkten 17139) Siw Andersson, 3:e suppleant Anton Synnerdahl, 4:e suppleant Dordi Falk Tegelström, 5:e suppleant (t.o.m. punkten 17139) Hannah Johansson, BRUS-suppleant Linda Holmqvist, verksamhetschef, adjungerad Monica Widstrand, sammankallande valberedningen, särskilt inbjuden (punkterna 17128, och 17132) Elin Andersson, valberedningen, särskilt inbjuden (punkterna 17128, och 17132) Yvonne Keskiaho, valberedningen, särskilt inbjuden (punkterna 17128, och 17132) Frånvarande Kerstin Karlsson, vice ordförande Lars Osswald, ledamot, sekreterare Lovisa Nilsson, ledamot Ulrica Goike Brattberg, 1:e suppleant Mötets öppnande Ordföranden förklarade mötet öppnat. Då Lars anmält frånvaro utsågs Mischa till att föra protokoll Dagordningens fastställande Dagordningen fastställdes Val av justeringsperson Styrelsen beslutar att utse Anton till justeringsperson Föregående protokoll Protokollet från styrelsemötet den 9 januari gicks igenom och lades till handlingarna. 1

2 17132 Valberedningen Monica, Elin och Yvonne från valberedningen hälsades särskilt välkomna. Monica redogjorde för valberedningens arbete inför årsmötet. Arbetet påbörjades i november och inleddes med en inventering. Fyra personer har valt att hoppa av. Valberedningen har försökt ta hänsyn till bl.a. att representationen för de olika verksamhetsdelarna ska finnas inom styrelsen. Man har även sökt efter personer med kunskaper särskilt inom projektering/byggnad och ekonomi. Det har varit svårt att hitta personer inom medlemskategorin ridskoleelever. Förslaget till styrelse och revisorer kommer att publiceras efter kvällens möte Skrivelser a) Dag för föreningsdrivna ridskolor med arbetsmiljön i fokus Stockholms läns ridsportförbund bjuder in till en dag för föreningsdrivna ridskolor med arbetsmiljön i fokus den 15 februari hos Upplands Bro Ryttarförening. Styrelsen beslutar att PU beslutar om eventuellt deltagande. b) Kultur- och fritidsförvaltningen bjuder in till öppet hus Kultur- och fritidsförvaltningen har skickat en inbjudan till öppet hus torsdagen den 8 februari. På agendan finns bl.a. praktiska råd och tips kring bidrag Rapporter a) TK Bettina rapporterade: Två dressyrtävlingar har arrangerats och dessa löpte på bra. Planeringsmöte med grenledarna för första halvåret har hållits. Målsättningen är fortsatt en aktivitet per månad och gren. Årsmötesfesten har planerats och i förra veckan hade 40 anmälningar kommit in. Ett antal nomineringar till de olika priserna som kommer att delas ut vid middagen har även kommit in. Pay & Jump arrangerades i helgen med drygt 130 startande. Arrangemanget var svårhanterligt då antalet startande var i överkant, och då det inte fanns tillräckligt med funktionärer som kunde styra upp framhoppning och skicka ner ekipage i rätt tid och ordning. Högtalarsystemet i Lilla Ridhuset fungerade inte hela tiden. Ekipagen kom in på banan i vilken ordning som helst vilket skapade förvirring och gjorde att det hela drog ut på tiden. De yngsta ridskoledeltagarna hade behövt lite mer stöd, kanske ett faddersystem via BRUS i framtiden? Ska TK arrangera de olika Pay & X-tävlingarna? Behöver vi se över formatet på dessa tävlingar? Ett förslag uppkom om att hemmaryttare reserveras ett antal platser på våra tävlingar. Förfarandet förekommer hos andra klubbar men det är oklart hur det går att genomföra praktiskt eller är tillåtet. TK undersöker. 2

3 b) BRUS Linnea rapporterade: BRUS har hållit sitt årsmöte i helgen. Många deltog, även nya ungdomar vilket är roligt. Tre BRUS-ledamöter hade valt att avgå och BRUS valde då in tre andra, lite äldre, ledamöter. BRUS har lagt upp en budget för Den behöver dock kompletteras innan BRUS lämnar den till Linda. BRUS styrelse vill gärna träffa den nya BRS-styrelsen över t.ex. en lunch för att lära känna varandra. Styrelsen riktar ett särskilt tack till Linnea för hennes framgångsrika arbete med BRUS styrelse under c) Verksamhetsrapport Fyllnadsgrad En del ponnygrupper har en ledig plats, vilket gör det svårt att splittra grupperna för att skapa nya. Personalen ser över möjligheterna. Bidrag Ansökningarna för såväl kommunalt som statligt LOK-stöd är inlämnade. Personal Lisa kommer att sluta för att satsa på ett arbete inom en annan bransch. Hästläget Daisy har nackspärr men ska snart börja gå lektion igen. Filago ska vara i gång till påsk. Stella är dräktig och kommer att lämnas tillbaka. So Cool kommer att avyttras då hon inte passar som lektionshäst. Sunny, Chick Flick och Anells Miracle går redan lektion samtidigt som de utbildas. Tore och Maximo, två nya hästar, har visat sig fungera mycket bra på lektionerna. Även den nya ponnyn, Bounty, fungerar fint på lektionerna. Anläggning Skrittmaskinen har blivit skadad av ett nedblåst träd. Skadan är anmäld till Länsförsäkringar men de går inte in och ersätter skadan då det inte blåste minst 21 sekundmeter den ifrågavarande dagen. Ett urverk i elcentalen har blivit utbytt så att ridslingans LED-belysning nu släcks nattetid. Belysningen är på mellan kl och om mörker råder. 3

4 En av tvättmaskinerna har gått sönder och en reparation (bl.a. utbyte av kretskort) beräknas kosta minst kronor. Vi har fått ett förslag på en begagnad men helt genomgången maskin för kronor exklusive moms. Erbjudandet kommer från samma leverantör som våra två andra, väl fungerande maskiner, kommer ifrån. Styrelsen beslutar att investera i en maskin enligt förslaget. Personalen har utrett hur en övergång till Fortums Horse Power-koncept (abonnemang på strö och bortforsling av gödsel) skulle se ut ekonomiskt. Jämfört med dagens kostnader för torv skulle konceptet bli cirka kronor dyrare. Hade vi haft spån i dag hade vi däremot sparat på att gå över på konceptet. Inackorderingar Det har skett ett par olyckor när elever har varit på väg ner mot Stora ridhuset. Hästar har blivit skrämda och slitit sig loss. För att i möjligaste mån undvika nya fall har personalen beslutat att privathästarna ska tas in innan lektionerna börjar om mörker råder. Nästa privathästägarmöte är planerat till lördagen den 10 februari kl d) Ekonomi Pga. arbetet med bokslut och årsredovisning har Linda inte hunnit göra klart resultatet för januari. Det kommer att skickas ut senare. Revisorn har i år bl.a. undersökt kundfordringar och hur vi hanterar dessa bokföringsmässigt. Han konstaterade att två inackorderingar sticker ut med flera och för sena betalningar. Kundfordringar som har förfallit kan behöva bokas om som kundförlust fram till dess att de eventuellt blir betalda. Även personalens konferens har granskats, både vad avser kostnader och upplägg och resultat. Här hade revisorn inget att erinra. Årsredovisningen blev klar i dag och är nu färdig att undertecknas av styrelsens ordinarie ledamöter års resultat landade på minus kronor. De större avvikelserna på intäktssidan består av inställda specialgrupper och ej fyllda ridläger. På kostnadssidan sticker semesterlöner och sociala avgifter för semesterlöner ut till följd av fler sparade dagar som har behövts ta ut under året (semesterlagen föreskriver hur länge semester får sparas innan den måste regleras). Även avskrivningarna blev något högre än budgeterat, bl.a. till följd av nedskrivning av tre hästar och den trasiga fyrhjulingen. e) Verkställande utskott (VU) Inget att rapportera. f) Personalutskott (PU) PU kommer att träffa Linda H, Bettan och Linda E onsdagen den 14 februari för att diskutera arbetsmiljön, jfr. även punkterna nedan. Vid styrelsemötet angavs felaktigt att PU skulle träffa personalgruppen. 4

5 g) Anläggnings- och maskingruppen Inget att rapportera. h) Kommunikationsgruppen Gruppen arbetar dels med utvärderingen av resultatet av förändringarna i ridabonnemanget som gjordes inför 2017 och dels med ett policyförslag omkring kommunikation. Ett förslag med hänsyn till utvärderingen är att gruppen arrangerar en Möt en styrelseledamot i t.ex. cafeterian vid något evenemang för att få in synpunkter. i) Sponsorgruppen Vår logga sitter numera uppsatt på ICA Maxi (vid självutcheckningsdiskarna). j) Kommunrelationsgruppen Inget att rapportera. k) Ekonomisk redovisning/nyckeltal arbetsgrupp Arbetet är pausat i väntan på beslut från styrelsen. Punkten ska noteras som pausad i kommande kallelser med förslag till agenda. l) Strategi/framtidsgrupp Denna grupp är inte startad ännu men bör bli högt prioriterad hos den nya styrelsen Budget Linda har nu fått in fler uppgifter från TK men det samlade budgeterade resultatet är alldeles för lågt och vi behöver gå igenom budget ytterligare en gång för att se vad vi kan göra för att förbättra resultatet. Beslut om budget kan därför inte fattas vid kvällens möte. En särskild sittning omkring budgeten behövs för den nya styrelsen. Styrelsen uppdrar åt Linda att anskaffa två uppsättningar av Driva ridskola och Ekonomi för ridsportföreningar. Styrelsemedlemmarna uppmanas därefter att läsa igenom dem för att öka kunskapen om ridskole- och föreningsekonomi Årsmötesförberedelser Mischa redogjorde för läget kring årsmötesförberedelserna. Redigeringen av verksamhetsberättelsen avslutades den 5 februari och den går nu i tryck tillsammans med övriga handlingar. 5

6 a) Kallelse till och förslag till dagordning för årsmötet Mischa hade distribuerat ett förslag till kallelse med förslag till dagordning för årsmötet. Styrelsen beslutar enligt förslaget som kommer att publiceras samma kväll. b) Utseende av sekreterare för årsmötet Styrelsen beslutar att utse Lotta som sekreterare för årsmötet. c) BRUS anmälan av representanter i styrelsen BRUS har utsett Linnea Widstrand och Hanna Johansson till representanter i styrelsen Startavgifter 2018 Bettina hade distribuerat TKs förslag till startavgifter under Avgifterna är justerade uppåt och hänsyn har tagits till nu allmänt rådande avgifter. Vissa rabatter har införts för hemmaekipage. Styrelsen beslutar enligt förslaget Tävlingsplan 2018 Bettina hade distribuerat TKs förslag till tävlingsplan för TK har utöver förslaget lagt till en ponnydressyr i mars. Styrelsen beslutar enligt förslaget med tillägg av ponnydressyren i mars Gränsdragning personal/ideella Personalen efterlyser en tydlig gränsdragning mellan personalens ansvarsområden och uppgifter kontra styrelsens arbetsgruppers, t.ex. Anläggnings- och maskingruppens. Viktigt med kommunikation mellan grupperna och att tänkta åtgärder stäms av med ansvarig personal. En idé för att underlätta kontaktvägarna är att särskilda kontaktpersoner hos personalen utses för olika delar/projekt Användning av BRS maskinpark a) Efterlevnad av policyer och regler Det är viktigt att alla, såväl anställda som ideellt arbetande som hanterar BRS maskiner följer gällande policyer och regler, med hänsyn både till säkerhet och maskinernas hållbarhet och därmed livslängd. BRS har anställt en verksamhetschef för att leda den dagliga verksamheten med det ansvar och de befogenheter som befattningen medför. De beslut som verksamhetschefen fattar måste respekteras. b) 4-hjuling för tävlings-/ideella verksamheten Frågan om 4-hjuling för tävlings-/ideella verksamheten diskuterades. 6

7 Styrelsen beslutar att bemyndiga Linda att under en begränsad period lösa harvningen med hjälp av personal under betald tid, alternativt tillåta särskilt utsedda ideella att köra fyrhjulingen, specifikt för att hantera behovet under Marshoppet. Styrelsen beslutar vidare att invänta besked om eventuell försäkringsersättning för den gamla fyrhjulingen och därefter utreda vilken typ av maskin som behövs för den ideella delen Planering och organisation av arbetsdagar Ett bättre utnyttjande av våra ideella timmar är önskvärt. En samordning mellan personalens uppgifter och ideella insatser krävs också, jfr. även punkten En idé är att börja fördela de ideella timmarna på olika projekt i budgeten för att öronmärka och bättre kunna följa upp dem. Linda Englund har uppdragits att ta upp frågan om planering och organisation av arbetsdagar vid lördagens privathästägaremöte Övriga frågor Inga övriga frågor Genomgång och uppdatering av åtgärdslistan Åtgärdslistan (se bilaga 1) gicks igenom och uppdaterades Utvärdering av mötet Utvärderingen är ett internt verktyg för utveckling och kvalitetssäkring av styrelsens arbete och redovisas inte i protokollet Nästa möte Årsmötet hålls lördagen den 17 februari kl i Stora lektionssalen i Stora ridhuset. Omedelbart efter årsmötet samlas den nya styrelsen för ett konstituerande styrelsemöte Avslutning Mötet förklarades avslutat 21:58. Skrävsta Mischa Johansson Lotta Gill Anton Synnerdahl Sekreterare Ordförande Justeringsperson 7