Protokoll från Lule Volley årsmöte 2014

Transkript

1 Skapat av: Matthias Borris Protokoll Datum: Sida 1 (4) Protokoll från Lule Volley årsmöte 2014 Datum: Plats: Luleås tekniska universitet (A-huset), Luleå 1. Val av ordförande och sekreterare för mötet Till ordförande för årsmötet valdes Johan E. Bengtsson. Till sekreterare för årsmötet valdes Matthias Borris. 2. Fastställande av röstlängd för mötet Närvarolistan (bilaga 1) fastställdes som röstlängd. 3. Val av protokolljusterare och rösträknare Till justerare och rösträknare valdes Lars Sundkvist och Kajsa Lindroos. 4. Fråga om mötet har utlysts på rätt sätt Kallelse till årsmötet skickades ut Årsmötet fastställde att årsmötet hade utlysts på rätt sätt enligt föreningens stadgar. 5. Fastställande av dagordning Dagordningen enligt kallelsen (bilaga 2) fastställdes. 6. a) Styrelsens verksamhetsberättelse för det senaste verksamhetsåret Verksamhetsberättelsen för 2013 (bilaga 3) presenterades av Per Danvind. Presentationen följdes av en diskussion om hur man få mer engagemang av medlemmar i klubben b) Styrelsens förvaltningsberättelse (balans- och resultaträkning) för det senaste räkenskapsåret Per Danvind presenterade förvaltningsberättelsen för 2013 (bilaga 4), 7. Revisionsberättelsen för räkenskapsåret Wiebke Reim och Johan E. Bengtsson presenterade revisionsberättelsen för 2013 (bilaga 5). Revisorerna rekommenderade att styrelsen beviljas ansvarsfrihet för Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen för den tid revisionen avser Mötet beslutade att bevilja styrelsen ansvarsfrihet för 2013.

2 Skapat av: Matthias Borris Protokoll Datum: Sida 2 (4) 9. Fastställande av verksamhetsplan för det kommande verksamhetsåret Styrelsen har tagit fram en preliminär verksamhetsplan för 2014 (bilaga 6). Följande förändringar bestämdes: Beach: det är mål att har en månadskupp från och med maj till september. Volleyboll träning: - Minst 7 träningsmatcher under innesäsongen - minst 10 personer på varje träning - omformulering: medlemmar -> aktiva medlemmar 10. Fastställande av medlemsavgifter Årsmötet beslutade enhälligt att fastställa medlemsavgiften till 350 kr per år för seniorer och 200 kr per år för juniorer upp till 20 år. 11. Val av styrelse Vid årsmötet 2012 valdes Emil Storvall och Lars Sundkvist till styrelseledamöter på 2 år och Jenny Trlicik till suppleant på 2 år. Dessa personer kvarstår därmed och berörs inte av årets val. Årets val berör: ordförande, 2 styrelseledamöter samt 1 suppleant. Till ordförande valdes: Per Danvind - 1 år. Till styrelseledamöter valdes: Andreas Grewe - 2 år Karolina Pettersson - 2 år Till suppleant valdes: Anders Wikström - 2 år 12. Val av revisorer Till revisorer valdes: Wiebke Reim 1 år - sammankallande Johan E. Bengtsson 1 år

3 Skapat av: Matthias Borris 13. Val av valberedning Till valberedning valdes: Emma Eriksson 1 år - sammankallande Emil Hällstig - 1 år Protokoll Datum: Sida 3 (4) 14. Behandling av styrelsens förslag och i rätt tid inkomna motioner Det fanns inga förslag från styrelsen och inga inkomna motioner. 15. Övriga frågor Styrelsen hade förberett diskussion. Eftersom dessa inte hade angetts som beslutspunkter i kallelsen var diskusisonen i första hand vägledande för den nya styrelsen. Årsupplägg träningar m.m. Hur får man till ett medlemsmöte med många medlemmar? o Under de senaste möten var det dåligt med deltagare, så det bör diskuteras mer hur man kan förbättra detta. En gemensam uppvärmning i början av varje träning kan var en bra idé. Det kan vara t.ex. basket, fotboll eller liknande. Det behövs mer återkoppling om vad som händer i föreningen, till medlemmarna. Rekrytering av nya medlemmar Inga konkreta förslag framkom. Slutspelet av Sverigeserien Det kan vara en bra idé att bjuda in STIL och be de hjälpa till med om marknadsföringen. Lule Midnight Beach /6 4 Mannaturneringen förslogs styrkas ur arangemanget. Styrelsen (arrangörsgruppen) måste börja med planeringen snart. Beach 2014 Inga konkreta förslag framkom för att öka aktivitetsnivån. Kidsvolley A4 Infoblad kan vara en bra idé för att dela ut bland föräldrar. Utskick till medlemmar borde göras igen, för att kolla om det finns intresse.

4 Bilagor Skapat av: Matthias Borris 1. Kallelse till årsmöte och dagordning. 2. Lista över deltagare vid årsmötet. 3. Verksamhetsberättelse för Förvaltningsberättelse för Revisionsberättelse för Verksamhetsplan för Protokoll Datum: Sida 4 (4) Underskrifter Vid protokollet: Justeras: Matthias Borris Kajsa Lindroos Lars Sundkvist Mötesordförande: Johan E. Bengtsson

5 Luleå Kallelse till årsmöte Härmed kallas DU till årsmöte i föreningen Lule Volley. Tid: Onsdagen den 5 februari, 2014, kl. 19:00. Plats: Luleå tekniska universitet, A-huset (ingång A2) Lule Volley bjuder på kaffe, te eller dryck med tilltugg. Meddela gärna deltagande till info@lulevolley.se senast Dagordning 1. Val av ordförande och sekreterare för mötet. 2. Fastställande av röstlängd för mötet. 3. Val av protokolljusterare och rösträknare. 4. Fråga om mötet har utlysts på rätt sätt. 5. Fastställande av dagordning. 6. a) Styrelsens verksamhetsberättelse för det senaste verksamhetsåret. b) Styrelsens förvaltningsberättelse (balans- och resultaträkning) för det senaste verksamhets- /räkenskapsåret. 7. Revisionsberättelsen för verksamhets-/räkenskapsåret. 8. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen för den tid revisionen avser. 9. Fastställande av verksamhetsplan för det kommande verksamhetsåret. 10. Fastställande av medlemsavgifter. 11. Val av styrelse (1 st ordförande, 2 st ledamöter, 1 st suppleant). 12. Val av revisorer (2 st). 13. Val av valberedning (2 st). 14. Behandling av styrelsens förslag och i rätt tid inkomna motioner. 15. Övriga frågor, se nedan. Under punkten Övriga frågor planerar vi att behandla följande punkter. a) Årsupplägg - träningar m.m. b) Rekrytering av nya medlemmar förslag? c) Slutspelet av Sverigeserien arrangeras av LuleVolley! Arrangörsgrupp? d) Lule Midnight Beach 2014! Damklassen fick ställas in 2013 pga för få anmälningar hur motverkar vi det nästa år? Hur ökar vi antalet deltagare i herrklassen? Ska vi behålla 4-mannaturneringen eller enbart fokusera på de rankinggrundande Openturneringarna för respektive klass? Arrangörsgrupp? e) Beachträningen 2013 fungerade inte fullt ut. Hur gör vi sommaren 2014 förslag till förbättringar? f) Kidsvolley hur utvecklar vi verksamheten i fortsättningen? g) Annat som Ni tycker är viktigt! 1(2)

6 Luleå Motioner till årsmötet Eventuella motioner från medlemmar skall vara inkomna till styrelsen senast Namnförslag till valberedningen! Lämna förslag på personer som brinner för volleyboll till valberedningen! Kajsa Lindroos Johan E. Bengtsson Kanske du själv? Vägbeskrivning Vid frågor om lokalen och/eller vägbeskrivningen, kontakta: Alen Rakovic Skyltar kommer att sättas upp. Välkommen!! 2(2)

7 Lista över deltagare vid årsmötet 1. Per Danvind 2. Lars Sundkvist 3. Kjell Larsson 4. Wiebke Reim 5. Johan E. Bengtsson 6. Kajsa Lindroos 7. Matthias Borris 8. Alen Rakovic 3(2)

8 Verksamhetsberättelse 2013 Lule Volleys verksamhet under 2013 har i huvudsak bedrivits inom tre områden; volleyboll, beachvolley och kidsvolley. Vi har haft 67 aktiva medlemmar under året (41st 2012), varav 22 nya, och 34 av våra spelare var licensierade (24st 2012).

9 Kidsvolley Det här är en spelform som växer snabbt över hela Sverige och det är både roligt och spännande att Lule Volley nu har tagit med kidsvolley i sin verksamhet. Det här första året har vi provat oss fram med ett 20 tal träningstillfällen och ca 20 olika deltagare mellan 5 och 12 år. Tillsammans med Volleybollförbundet arrangerades en ledarutbildning 5/10 med totalt nio deltagare, varav fyra ifrån Lule Volley. Sektionsledare under året var Mattias Gustavsson. Volleyboll Sektionsledare har varit Kjell Larsson under vårterminen och Ali Babayan under höstterminen. Lule Volley deltar fortsatt i Sverigeserien för herrar där laget under året spelat sex sammandrag, 14 matcher varav åtta vinster, med en total setskillnad på Seriespelet avslutades med ett slutspel i Skellefteå där Lule Volley, precis som 2012, nådde finalen. Efter en jämn finalmatch, där Lule Volley hade en matchboll i femte set, fick vi även 2013 se oss besegrade av Östersund. Vi har spelat tre träningsmatcher mot STIL (studentidrotten vid Luleå tekniska universitet) där både Lule Volleys dam och herrlag har vunnit samtliga matcher. Vi har hållit 69 inomhusträningar i Hälsans Hus och Örnäshallen, fördelade på 31 tillfällen under våren och 38 under hösten. Totalt har det blivit 550 deltagartillfällen under året (801 på 83 tillfällen under 2012). Dessutom hölls en teorikväll med diskussioner kring spelsystem och positioner.

10 Beachvolley Sammanlagt hade föreningen 44 organiserade aktiviteter under sommarsäsongen. Till detta kan läggas många timmars spel och träning. Lule Volley arrangerade inte mindre än åtta turneringar under sommaren, och den här säsongen hade vi verkligen tur med vädret. Alla turneringar bjöd på sol och värme, och dessutom ordnades korvgrillning vid flera av dem. 18/5 Majcupen: 12 lag 16/6 Junicupen: 7 lag 6/7 Lule 4 manna Beach: 5 lag 6/7 Lule Midnight Beach: 9 herrlag 19/7 Julicupen: 7 lag 11/8 Augusticupen: 5 lag 24/8 Klubbmästerskapen: 4 damlag, 8 herrlag, 7 mixlag 7/9 Luleå Beachmästerskap: 12 lag Den 6 juli var det dags för sommarens stora tävling; Lule Midnight Beach. Det här var femte upplagan och de senaste tre åren har turneringen varit sanktionerad av förbundet på Open nivå. Tyvärr fick damturneringen ställas in pga för få anmälda lag, men i herrklassen gjorde nio lag upp om segern, de fina priserna samt åtråvärda rankingpoäng. Färre lag än vanligt hade letat sig upp från Umeå och IKSU Beachvolley, men ändå var det ett IKSU lag som stod som segrare; Mikael Östberg/Ludvig Simonsson. Två Lule Volley lag nådde semifinal; Mattias Gustavsson/Niklas Wede och Emil Hällstig/Per Danvind, och de senare tog sig även till finalen. Klubbmästerskapen blev återigen en lyckad heldag nere på vackra Gültzauuddens strand, med vackert väder, korvgrillning och framförallt roligt spel. Klubbmästare 2013 blev i damklassen Tove Norman/Karoline Pettersson, i herrklassen Emil Hällstig/Per Danvind och i mixklassen Tove Norman/Per Danvind. Utöver vår egen Open tävling spelade våra spelare i flera andra rankinggrundande tävlingar runt om i Sverige. Totalt samlade Lule Volley ihop 188 rankingpoäng under 2013, fördelade på 15 spelare (63p/19st 2012). Dessutom spelar Alen Rakovic (585p för Göteborg BC) volleyboll med Lule Volley, och han kvalificerade sig under sommaren för en deltävling på Swedish Beach Tour. Sektionsledare för beachvolleyn var Matthias Borris.

11 Projekt Lule Volley jobbar fortsatt hårt för att få bättre förutsättningar för våra sporter i Luleå. Vi strävar ständigt efter bättre träningstider för inomhusverksamheten. Vi försöker också få fler och bättre beachvolleyplaner till stan, bland annat genom de tre projekten; Färdig Beachplan, Beachhall och Luleå Beachvolleycenter. Färdig Beachplan ett koncept där vi anlägger en beachvolleyplan, komplett med stolpar, nät och linjer, och sedan plockar ner efter sommarsäsongen. Vi hoppas att campingar och andra med förutsättningar för beachvolleyplaner ska nappa på detta kanonerbjudande. Beachhall ett projekt som initierades 2012 och fortskridit under Det har lett till att en hall för att spela beachvolley året runt finns med i STIL:s utbyggnadsplaner. Luleå Beachvolleycenter ett projekt för att få till en anläggning med minst fyra permanenta beachvolleyplaner. Vi är långt ifrån nöjda med det nuvarande läget där det i hela Luleå finns endast två fasta planer. Organisation Lule Volleys styrelse har under 2013 haft åtta möten. Föreningen har även haft två medlemsträffar utöver årsmötet. Vi använder vår hemsida, vår Facebook grupp, och våra e postgrupper för att kommunicera med medlemmarna och allmänheten. Lule Volley förekom i två artiklar i lokaltidningar under året. Sektionsledare Mattias Gustavsson (kidsvolley), Kjell Larsson (vår) / Ali Babayan (höst) (volleyboll), Matthias Borris (beachvolley) Valberedning Kajsa Lindroos, Johan E. Bengtsson Revisorer Wiebke Reim, Johan E. Bengtsson Styrelse Per Danvind (ordförande), Emil Storvall (kassör), Alen Rakovic (sekreterare), Emma Eriksson (vice ordförande), Lars Sundkvist (vice kassör), Matthias Borris (suppleant), Jenny Trlicik (suppleant)

12 Intäkter Resultaträkning 2013 Not Medlemsavgifter Sponsring Beachflaggor LMB Bidrag Egna turneringar Ränteintäkter Summa Kostnader Hallhyror Turneringskostnader Kostnader LMB Kidsvolley Kostnad gästtränare Licenser Materialinköp Inköp beachflaggor Medlemsförsäkring Förbundsavgifter Bankavgifter Internetavgifter Avskrivna medlemsfordringar Summa Årets resultat

13 Noter Not 1 - Medlemsavgifter Antal Belopp Totalt Antal Belopp Totalt Junior <= Junior fordringar Senior Senior fordringar Beachtävling med licens Beachtävling utan licens Sena nybörjare Summa Not 2 - Sponsring MRM Konsult AB 1 500,00 Sponsorhuset 246,18 Summa 1 746,18 Not 3 - Beachflaggor LMB Beachflaggor sponsrade av: TOOLTECH TÖRE AB DUROC SPECIAL STEEL AB MÄRKVÄRDIG KOMMUNIKATION STENA RECYCLING AB NORDPERF AKTIEBOLAG Summa Nettointäkt beachflaggor: Intäkt ,00 Materialkostnad ,14 Nettointäkt: 9202,86 Not 4 - Bidrag Bidrag från swedbank 600 Sveriges riksidrottsförbund Summa

14 Not 5 - Egna turneringar Anmälningsavgifter LMB Kiosk LMB 200 Turneringsintäkter sverigeserien 500 Summa Not 6 - Ränteintäkter Fasträntekonto 278,06 Fasträntekonto 237,50 Fasträntekonto 249,17 Sparränta 383,12 Summa 1 147,85 Not 7 - Hallhyror Januari -940 Februari -555 Mars April Maj -80 September -938 Oktober November December -788 Summa Not 8 - Turneringskostnader Sammandrag Norsjö 7/ Sammandrag Östersund 16/ Sammandrag Skellefteå 13/4-500 Sammandrag Östersund 16/2-500 Serie Norsjö 19/1-500 Sanktionsavgift sammandrag -200 Busshyra Östersund 16/ Busshyra Östersund 16/ Summa

15 Not 9 - Kostnader LMB Sanktionsavgift -650 Priser -900 Summa Not 10 - Kostnader kidsvolley Kidsvolley startpaket Kidsvolley utbildning Summa Not 11 - Kostnad gästtränare Resa Björn Sjödahl -300 Not 12 - Licenser Antal Belopp Totalt Licenser Övergång Summa Not 13 - Materialinköp LMB banderoller x ,00 Antenner x 2-550,00 Beachvolleylinjer x 1-700,00 Beachvolleynät x ,00 Viselpipor x 2-138,00 Frakt -150,00 Beachflagg x ,86 Summa -9106,86 Not 14 - Inköp Beachflaggor Beachflaggor x ,14 Not 15 - Medlemsförsäkring Försäkringsavgift -2800

16 Not 16 - Förbundsavgifter Årsavgift SVBF Not 17 - Bankavgifter Årsavgift swedbank -600 Avgift för postgirobetalningar 5x3 kr -15 Summa -615 Not 18 - Internetavgifter Domänavgift -130 Eposttjänst -85 Summa -215 Not 19 - Avskrivna medlemsfordringar Avskrivna medlemsfordringar från x junior -200

17 Tillgångar Balansräkning 2013 Not Fordringar Kassa Summa tillgångar Eget kapital och Skulder Balanserat resultat Årets resultat Justeringspost Skulder Summa eget kapital och skulder

18 Noter Not 1 - Fordringar Licenseringskostnad från sen nybörjare 300,00 Medlemsavgifter 3500,00 Förbundslån 1000,00 Sponsorhuset 21,11 Tidigare förbundslån 4000,00 Summa 8821,11 Not 2 - Kassa Företagskonto 3592,35 Placeringskonto 72461,43 Summa 76053,78 Not 3 - Justeringspost Summa 4000 Förbundets garantilån har tidigare redovisats som kostnad men bör tas upp som en fordran. Denna post tas upp i balanserat resultat vid nästa bokslut Not 4 - Skulder Plusgiro avgift 15 Hyra december 788 Summa 803

19 Budgetuppföljning 2013 Intäkter Budget Resultat Jämförelse Komentar Budgeterat för 36 seniorer och 2 juniorer vi blev Medlemsavgifter seniorer och 1 junior. Största anledningen till att vi fick in mer än budget har med beachen att göra, vi fick 15 beach medlemmar. Sponsring Beachflaggor LMB En stor eloge till Per Hedberg som var den som genomförde beachflaggprojektet. Bidrag Nästan uteslutande öronmärkta bidrag för kidsvolleymaterial och utbildningar. Egna turneringar Gick inte så bra som vi hade hoppats. Endast ett betalande lag kom till vårt sammandrag. Färdig Beachplan Blev aldrig av. Ränteintäkter Summa Positivt pga. de stora bidragen och beachflaggorna. Kostnader Hallhyror Inte budgeterat för kidsvolley träningar. Turneringskostnader Det var budgeterat för 1 resa till Östersund under -996 året, dock föll det sig så att resorna för säsong 12/13 och säsong 13/14 båda inföll under Avgifter cupspel Inga cupper har spelats. Kostnader LMB Kidsvolley Alla dessa kostnader täcks direkt av bidrag. Kostnad gästtränare Licenser Vi hade klart många fler licenserade spelare än vi väntat oss. Inköp beachflaggor Materialinköp Vi har nu fyra bra uppsättningar av beachplansmaterial. LMB banderollerna som vi investerade i går att Medlemsförsäkring Förbundsavgifter Bankavgifter Internetavgifter Avskrivna medlemsfordringar Summa Åretsresultat Något sämre resultat än väntat.

20 Revisionsberättelse för Lule Volley 2013 Vi har i egenskap av revisorer valda på årsmötet granskat föreningen Lule Volleys räkenskaper för tiden , och det är denna period revisionsberättelsen avser. Underlag för granskningen utgörs av kopior av verifikat, resultaträkning och balansräkning. I enlighet med god revisionssed har vi försökt försäkra oss om att inga väsentliga felaktigheter förekommer i detta underlag. Vi har inte funnit några sådana felaktigheter, och vi ser därmed ingen anledning att anmärka på räkenskaperna för ovanstående period. Vi tillstyrker att styrelsens ledamöter beviljas ansvarsfrihet för den tid revisionen omfattar. Luleå Wiebke Reim Johan E. Bengtsson

21

22

23

24

25

26

27

28