Vägledning vid förändringsprocesser och mätning av v hälsa och stress Av Dan Hasson Doktorand vid Uppsala universitet Leg Sjuksköterska vid CEOS. D et är vanligt att mäta olika aspekter av hälsa, ohälsa och välbefinnande via enkäter. De flesta systematiska utvecklingsprocesserna i en välordnad organisation inbegriper någon form av mätningar. Hur ska man förhålla sig till resultatet från dessa? Det finns olika aspekter att betänka i samband med en mätning. I den här artikeln tänkte jag belysa några centrala punkter. Det är dock viktigt att klargöra att alla mätmetoder har sina fördelar och nackdelar. SYFTET Vad är syftet med undersökningen? Vad vill man ha ut? Om man söker en viss effekt bör man genomföra uppföljningsmätningar. Dels för att för att utvärdera eventuell effekt av en viss insats och dels för att notera eventuellt långsiktiga konsekvenser. VALIDITET OCH RELIABILITET Många använder hemsnickrade enkäter som inte är vetenskapligt utvärderade. Att utforma en enkät är en hel vetenskap i sig liksom validitet och reliabilitet, men jag ska betona ett par springande punkter. Att en fråga eller en grupp av frågor verkligen mäter det man vill mäta torde vara en självklarhet. Ändå är det mycket ovanligt att frågeformulär utvärderas vetenskapligt för att säkerställa detta. Om man inte mäter det man avser riskerar åtgärderna som sätts in att inte ha någon verkan. Kanske kan det vara en förklaring till att mindre än 1/5 av alla förändringsinsatser som initieras av managementkonsulter lyckas eller om man vänder på det 4/5 misslyckas uppnå avsett resultat. Genom att använda en vetenskapligt validerad (utvärderad) och publicerad enkät som granskats av experter runt om i Illustration: Martin Thelander 14 PQ magazine nr 3 / 2003 Hur mår du idag? www.pql.se
Testa övningar för stresshantering på www.pql.se 15
världen ökar sannolikheten att få relevanta svar som man kan agera mer ändamålsenligt på. ANTAL AL FRÅGOR Dagens frågeformulär är ofta mycket omfattande och det är inte ovanligt att man får svara på mellan 200-400 frågor vid en undersökning. Det är nämligen välkänt att svarsmotivationen minskar och efter 3-4 enkätsidor väljer många att snabbt kryssa sig igenom resten av frågorna. Men en ännu viktigare fråga är om det verkligen behövs så många frågor för att täcka av de koncept man vill förändra. Det är nämligen inte säkert. På CEOS har vi systematiskt arbetat med att minska antalet frågor utan att för den skull tulla på frågeformulärens kvalitet. MÄTFREKVENS Idag sker mätningar i många fall på årsbasis men det finns även företag och organisationer som mäter vartannat eller var tredje år, och självklart de som inte mäter alls. När man mäter så är frågorna vanligtvis generellt utformade och stäcker sig över längre tidsperioder. En vanlig fråga är till exempel: Hur har din hälsa varit senaste året. En annan typ av frågor tar inte med tids- 16 PQ magazine nr 3 / 2003
Till exem empel är stressnivå en variabel som kan variera flera gånger bara över en dag. aspekten alls, till exempel: När jag går till jobbet är jag vanligtvis glad/ ledsen/etcetera (stämmer inte alls stämmer helt). Hur ofta ska man då mäta? Det beror på hur föränderliga variablerna man vill mäta är. Det är väl dokumenterat i den vetenskapliga litteraturen att psykosocial påfrestning som stress, konflikter och arbetsbelastning tenderar att variera över tid. Till exempel är stressnivå en variabel som kan variera flera gånger bara över en dag. När man fyller i en enkät så är det flera faktorer som påverkar hur man svarar. Fynd från en nyligen genomförd undersökning visar att cirka 30% av förklaringen till hur man svarar på en fråga beror på hur man mår just när man svarar på frågan. När man svarar på frågor som blickar tillbaka på en längre tidsperiod, såsom hälsa senaste året, är det flera faktorer som spelar in: 1 Många studier har funnit att människans minne inte alltid är en alltför säker källa. Minnet är en komplicerad funktion som kräver en aktiv rekonstruktion av information, vilket i sig kan innebära felkällor. Pusselbit för pusselbit sätter hjärnan ihop ett minne. Denna process är i
sig relativt osäker och resultatet beror på och påverkas av många faktorer. Exempelvis påverkas minnet av emotionellt tillstånd när man svarar såväl som vid tidpunkten man minns. 2 När man svarar på en fråga som ska sammanfatta en längre tidsperiod tenderar man att väga in både positiva och negativa aspekter. Skattningen blir ett slags skattat medelvärde, som i sig även påverkas av hur man mår när man svarar på enkäten. Därtill påverkar det nuvarande känslotillståndet hur man upplever verkligheten och därmed även hur man svarar. Om man känner sig mycket glad svarar man annorlunda än när man känner sig nedstämd eller deprimerad. 3 När man svarar på hur man mår just nu, tenderar man att polarisera mer till skillnad från när man sammanfattar en längre tidsperiod. Det betyder att man skattar mer som man mår just då, vilket kan leda till mer eller mindre extrema skattningar. Om man är mycket glad så skattar man det och vice versa. Av v bland annat dessa anledningar förespråkar flera forskare mer regelbundna mätningar, särskilt om man vill mäta aspekter som är föränderliga. Nackdelen med regelbundna mätningar har tidigare varit att administrationen och kostnaderna har blivit för höga. Tack vare att vi idag har datorer så möjliggörs ett helt annat sätt att arbeta med förändringsprocesser på såväl individ som organisationsnivå. Stone och medarbetare hävdar att mer regelbundna mätningar resulterar i korrektare och i mindre utsträckning förvrängda data. Dock tillägger de att ett vanligt förekommande problem när regelbundna mätningar, till exempel i form av en dagbok, sker i pappersform är att man inte fyller i, men ändå rapporterar att man fyllt i, 18 PQ magazine nr 3 / 2003 En del tvekar till att genomföra undersök- ningar av rädsla för att man kanske hittar något man inte kan hantera.
eller fyller i allting i efterhand. Dock existerar inte det problemet när man jobbar med Web-baserade formulär eller dagböcker i och med att man loggar svaren elektroniskt och därmed säkert kan veta om och när ifyllnad skett. Något väldigt viktigt är att så snabbt som möjligt återkoppla till den/de som svarat. Insatser är färskvara, liksom enkäterna och svaren. Snabb återkoppling visar hänsyn till den som svarat och är också minsta rimliga lön för mödan. Att återkoppling ska förekomma är en självklarhet och en förutsättning för att kunna genomföra ett framgångsrikt förbättringsarbete. Att samla in information utan att agera på den kan vara direkt oetiskt. En del tvekar till att genomföra undersökningar av rädsla för att man kanske hittar något man inte kan hantera. Den rädslan skulle kunna vara befogad, men det finns ett fåtal vetenskapligt utvärderade metoder tillgängliga på marknaden med välbeprövade och väl utvärderade åtgärdspaket. När IT-system strular kan man lägga ner mycket tid och kraft på felsökning och åtgärder. Medarbetarna är ofta mer dynamiska än ITsystem och företagets kanske viktigaste tillgångar men också riskkällor. Många gånger skulle det räcka med att investera en bråkdel av det man investerar i IT på medarbetarna och därmed minska företagets riskexponering, men framförallt öka produktivitet, effektivitet, hälsa och vinst. FAKT AKTAR ARUT UTA RÅD TILL DEN SOM VILL GENOMFÖRA EN ENKÄTUNDERSÖKNING 1. Vad är syftet t med din undersökning? 2. Välj en validerad enkät. 3. Använd så få frågor som möjligt, en- dast de som är nödvändiga. 4. Om du arbetar med en förändring; mät före, efter er och följ upp långtids- effekt ekter er. 5. Återkoppla så snabbt som möjligt till de som svarat både till medarbetare och ledning. 19