TSN Datum 1 (18) 2015-01-12 Slutrapport Internkontroll 2014
Innehållsförteckning 2 (18) 1 Sammanfattning... 3 2 Kontrollområde och moment... 4 2.1 Offentlighetsprincipen... 4 2.2 Personuppgiftslagen... 5 2.3 Förskolan och fritidshem information om stängningsdagar... 5 2.4 Likabehandlingsarbete i förskola och skola... 7 2.5 Rätt till utbildning... 8 2.6 Att det finns en inventarieförteckning för digitala hjälpmedel... 9 2.7 Polisanmälan vid misstanke om brott mot barn... 9 2.8 Vård- och omsorgsboende, demens... 10 2.9 Socialtjänsten... 11 2.10 Avvikelserapportering... 11 2.11 Genomförandeplaner vård- och omsorgsboenden... 12 2.12 Slutbesiktning av utförd investering... 13 2.13 Kontinuitetsplanering - Handlingsplan för IT-avbrott... 13 2.14 Riktlinjer för medarbetarskap - Bisyssla... 14 2.15 Rehabilitering... 15 2.16 Värdebaserade samtal för oegentligheter och otillbörlig påverkan.... 15 2.17 Ekonomistyrningsriktlinjer för över och underskottshantering... 17 2.18 Fakturahantering... 17
1 Sammanfattning Arbetet med internkontroll omfattar alla nämndens verksamheter. 3 (18) Flera av nämndens internkontrollpunkter uppvisar avvikelser och bör fortsatt vara en del av nämndens internkontrollplan för 2015. I nämndens interkontroll plan för 2014 finns avvikelser inom följande områden där åtgärder ej bedömts vara tillräckliga för fortsatt kontroll; Inventarieförteckningar för skolornas digitala hjälpmedel Skyddsåtgärder för personer med demenssjukdom Barnsamtal innan åtgärder inom socialtjänsten Handlingsplan för IT-avbrott Kontroll att anpassningar och rehabiliteringsbehov dokumenteras i verksamhetssystemet Adato Värdebaserade samtal för oegentligheter och otillbörlig påverkan
2 Kontrollområde och moment 4 (18) 2.1 Offentlighetsprincipen Kontrollera att enheternas handlingar är förvarande enligt dokumenthanteringsplanens anvisningar Handling nummer tre i ordningen i nämndens dokumenthanteringsplan på respektive enhet kontrolleras att den förvaras och registreras enligt planens anvisningar 20141103 20141113 Maria Andersson, registrator På de handlingarna som blev utvalda ur dokumenthanteringsplanen finns inga eller bristfälliga anvisningar om hur de ska förvaras och registreras. Ev sidoobservation Eftersom dokumenthanterinsplanen är från 2007 är det vissa dokument som inte finns kvar under samma område. Ett exempel är debiteringsunderlag under Miljö där svaret är att inga debiteringar sköts därifrån vilket då i förlängningen innebär att de inte finns kvar på enheten. Andra dokument verkar vara borttagna, eller svåra att förstå betydelsen av, som t.ex. utgående arbetsbeskrivningar under Kostenheten där svaret är att arbetsbeskrivningar för arbetsledare finns på internportalen men ingen dylik för kockar. Under SKU var det också lite problem att förstå vad som menades med "Kulturaktiviteter, dokumentation" och utifrån detta blev svaret också väldigt omfattande och inkluderade alla områden under SKU även om frågan i det här fallet egentligen bara härrör till Biblioteket utifrån dokumenthanteringsplanen. Med det sagt verkar enheterna ändå ha bra koll på hur de ska förvara de handlingar som ingick i frågeställningen och om de bör registreras eller inte. De känner igen dokumenten och har en klar plan för förvaring/registrering av dem. Min bedömning är, trots avvikelserna, att enheterna har god koll på offentlighetsprincipen. Avvikelserna är en följd av en dåligt uppdaterad dokumenthanteringsplan. En ny reviderad dokumenthanteringsplan är på gång och där ska det tydligt framgå hur enheterna ska förvara handlingar och om de ska registreras eller inte. Det är också viktigt att dokumenthanteringsplanen är ett "levande" dokument som årligen revideras för att stämma överens med förändringar i arbetssätt, med t.ex. ökad digitalisering, men också för att rutiner i arbetet ständigt ses över i förbättringssyfte. Det måste återspeglas i dokumenthanteringsplanen som är en viktig del i arbetet med att kommunens verksamhet så långt som möjligt ska vara öppen i enlighet med offentlighetsprincipen.
Offentlighetsansvarig 5 (18) 2.2 Personuppgiftslagen Uppföljning av personuppgiftslagen Kontrollera att det finns ett skriftligt samtycke till publicering för bilder som finns på hemsidor. En bild per verksamhetsområde kontrolleras mot samtyckesblanketter. Kavartal 1 2014 Annika Jakobsson, personuppgiftsombud Av de kontrollerade publiceringarna saknades ett skriftligt samtycke. Det handlade om ett barn som slutat på förskolan. Vid tiden för publicering fanns ett samtycke men detta hade slängts då barnet slutade. Den publicerade bilden utan samtycke togs bort då det i kontrollen upptäcktes att samtycke saknades. Nämnd 2.3 Förskolan och fritidshem information om stängningsdagar Föräldrar ska informeras om datum för förskolans och fritidshemmens stängningsdagar i god tid. Komplett, samtliga fritidshem och förskolors information till föräldrar granskas. 2014-11-19 för grundskolan Gökstensskolan informerade om höstens stängningsdagar i Gökstensnytt 23 maj 2014. Information om läsårets stängningsdagar finns även på skolans hemsida.
6 (18) Edvardslund informerade om stängningsdagen i augusti i 15 maj. info om övriga stängningdagar publicerades som en nyhet på hemsidan den 11 juli. I samband med terminsstart informerades om övriga stängningsdagar för läsåret. Information om läsårets stängningsdagar finns även på skolans hemsida. Glömsta fsk. Så fort informationen kommit från chef så informeras föräldrarna. Informationen finns på A-tavla, hemsidan och skriftlig info till föräldrarna i form av bla protokoll från föräldramöte. Den 15/8 som var höstens första stängningsdag informerades föräldrarna någon gång i maj/juni! Den andra stängningsdagen den 27/10 kom info i slutet på augusti. Karamellen fsk. Informerar ca 3 månader innan. Den 18/9 skrev de ett föräldrabrev som talade om att det var stängt den 27/10, 7/1 15, 16/3 15. Annonserar på A-tavla, hemsida, brev. Västergöken fsk. Den 6/5 skrev de om att den 15/8 var det stängt och den 28/8 meddelade de att den 27/10 var nästa stängningsdag. Info via A-tavla, brev och anslag på dörr. Staren fsk. Så fort de fått veta av chef har info gått ut. Föräldrabrev, A-tavla, muntligt. De har inte någon fungerande hemsida! Friden fsk. Meddelar i god tid enligt pedagogerna själva. Info via brev, anslag på dörr och muntlig påminnelse. Skeppets fsk. I april månad meddelade pedagogerna föräldrarna om att den 15/8 var en utbildningsdag. Senare under augusti kom anslag om den 27/10. Även på A-tavla, muntligt. Spånga fsk. I juni meddelade de om den 15/8 och senast i september om den 27/10. Förskolan har Snigel-nytt som delas ut vid behov. Lapp i hallen, hemsidan, muntlig påminnelse, A- tavla. Gökvinge fsk. Gökvingenytt varje månad med info via mail eller pappersform för de som vill. A-tavla och muntliga påminnelser. Villekulla fsk. Stängningsdagen den 27/10 meddelades i augusti på Apan/Hästen. Den 8/9 på Hoppetossa och Kappsäcken och i juni för föräldrarna på Pippi. Stängningsdagen den 15/8 meddelades i juni. Info via föräldrabrev, A-tavla, hemsida och muntliga påminnelser. Utvecklingsstrateg Annette Johansson, utvecklingsstrateg Tyvärr smög det sig in fel datum för stängning av fritidshemmet 28 oktober på Edvardslundsskolan, vilket korrigerades cirka 2 veckor innan den aktuella stängningsdagen. Ev sidoobservation Bedömningen är att det inte finns en process för information inom förskolan som ger föräldrar i Torshälla förskolor likvärdiga möjligheter att planera för stängningsdagar. Bedömningen är att det finns en risk för att informationen kommer ut sent. Grundskolan har i grunden en fungerande rutin för information. Avvikelsen var en enstaka
7 (18) företeelse och risken för att den ska uppstå igen bedöms som mycket låg. Förskolorna i Torshälla bör ta fram en tidplan och process för när beslut om stängningsdagar fattas, när information ska gå ut samt vilka kommunikationskanaler som bör användas. Enhetschefer förskola 2.4 Likabehandlingsarbete i förskola och skola Samtliga enheters likabehandlingsplaner kontrolleras utifrån kraven i Skolverkets allmänna råd Komplett, samtliga enheters likabehandlingsplaner kontrolleras 2014-06-26 Grundskolornas likabehandlingsplaner bedöms motsvara i stort de krav som Skolverkets allmänna råd ställer, och det finns en organisation och process på enhetsnivå för skolornas likabehandlingsarbete/arbete mot diskriminering och kränkande behandling. Utvecklingsstrateg Annette Johansson Förskolornas process för framtagande av likabehandlingsplaner, och således även det praktiska arbetet för likabehandling, brister i kartläggning, genomförande och uppföljning. Bristernas omfattning varierar mellan de olika förskolorna. Två förskolor har planer mot diskriminering och kränkande behandling (likabehandlingsplaner) som motsvarar kraven i Skolverkets allmänna råd men det finns brister även där i framtagande av planen. 1. Översyn och eventuell revidering av befintliga rutiner för processerna kring såväl likabehandling som anmälan och utredning av kräkningar. Ansvarig: Huvudmannen 2. Arrangera utbildning för samtliga medarbetare i förskolan i praktisk tillämpning av Skolverkets allmänna råd för arbetet mot diskriminering och kränkande behandling. Ansvarig: Huvudmannen 3. Säkerställa att rutiner för anmälan till huvudman och utredning av kränkningar efterlevs. Ansvarig: Förskolechefer och rektorer. 4. Praktiskt stöd till respektive förskoleenhet i att tillämpa de olika stegen i Skolverkets allmänna råd för arbetet mot diskriminering och kränkande behandling. Återkontroll inom ramen för internkontrollarbetet bedöms inte nödvändig då kontrollen
8 (18) sker inom det systematiska kvalitetsarbetet där rapportering sker till nämnd i augusti varje år. Rektorer och förskolechefer 2.5 Rätt till utbildning Rätt till utbildning vid placering vid HVB-hem Komplett. Skolplacering för samtliga barn och unga som är placerade i HVB-hem kontrolleras. 2015-01-05 Alla pågående placeringar av barn som fanns i VIVA systemet 2015-01-05 har gåtts igenom och granskats, har tittat på de uppgifter som fanns dokumenterat under 2014. Barnen kan ha varit långvarigt placerade eller placerats under året enl både SoL och LVU. 15 barn/unga fanns registrerade i Viva vid kontrolltillfället, varav 8 pojkar och 7 flickor. 2 fyllde 18 år under året, 3 var i förskoleålder. Alla barn/unga hade en uppdaterad genomförandeplan enligt BBIC där mål inom skolområdet fanns dokumenterade. Senaste uppdateringen har skett under hösten 2014 i samtliga ärenden. De placeringar som skett de senaste 2 åren hade konsultationsdokument inhämtats från skolan. Dessa finns ej i alla äldre placeringar. Konsultationsdokument från förskolan finns i de yngre barnens akter. Enhetschef AFE, Pia Andersson Ev. justerad metod Eftersom kontrollen förutsätter tillgång till VIVA kunde utvecklingsstrategen inte vara kontrollgenomförare, men har varit mottagare av resultatet. För de 2 äldre ungdomarna som fyllde 18 år detta år är skolgången mycket bristfällig och har inte prioriterats pga andra problem eller svårigheter att hitta en lämplig vårdform där mer fokus kunnat sättas på skolan. Men skolgången finns med i genomförandeplanerna som gjorts under hösten 2014. Fortsatt säkra att skolgången finns med i samtliga placerade barn och ungas genomförandeplaner och att skolgången följs upp i samband med att genomförandeplanerna följs upp och utvärderas. Rektor
2.6 Att det finns en inventarieförteckning för digitala hjälpmedel 9 (18) Kontrollera att skolorna har inventarieförteckningar över digitala hjälpmedel Skolornas inventarieförteckningar kontrolleras September 2014 Ulrika Hansson, kvalitetschef Frågan om skolorna har inventarieförteckningar för digitala hjälpmedel skickades till rektorerna den 8 september. Svar har enbart inkommit från Edvardslundsskolan. De har förteckningar för majoriteten av sina digitala hjälpmedel. Det som vi kontrollen saknades var förteckning av äldre hjälpmedel som är avskrivna. Projektorer, datorer (stationära och bärbara) är stöldskyddsmärkta med klisteretikett med streckkod från Eskilstuna kommun. Lärplattorna, digitalkameror och filmkameror har ingraverade ID nummer samt skolans namn. Gökstensskolan saknade en inventarieförteckning för sina digitala hjälpmedel men håller på att sammanställa en sådan som beräknas vara klar under januari 2015. Då inventarieförteckningar inte ännu finns på båda skolorna bedöms en återkontroll genomföras i internkontrollplanen för 2015 samt även innefatta förskolorna. Ekonomichef 2.7 Polisanmälan vid misstanke om brott mot barn Polisanmälan vid misstanke om brott mot barn. Samtliga utredningar gällande barn under tre månader, februari, augusti och november kontrolleras. Kommentar Datum/period då kontrollen genomfördes Kontroll i april av utredningar avseende barn och unga pågående februari -14. Karin Engstad, utvecklingsstrateg Ej möjligt att genom statistikuttag kontrollera i vilken mån polisanmälan gjorts i någon av
de 32 pågående utredningar under perioden. 10 (18) Ev sidoobservation I systemet finns strukturerad anmälningsblankett som används. Till nästa internkontrollperiod undersöka möjlighet att i Viva system koda beslut om polisanmälan när misstanke om brott mot barn finns. Enhetschef 2.8 Vård- och omsorgsboende, demens Skyddsåtgärder för personer med demenssjukdom Stickprov. Kontroll av genomförandeplaner av boende i jämna rumsnummer på samtliga demensenheter. 2014-12-19 Utvecklingsstrateg Karin Engstad, med stöd av sjuksköterska Marie Westling-Berglund på Snäckberget, gruppledarna Minna och Marit på Spångagården Ev. justerad metod Kontroll genomfördes tillsammans med legitimerad personal på Snäckbergets gruppboende, Spångagårdens enheter Hagalund nord och syd samt Fridhem. Torsiliahemmet höger o vänster besöktes inte pga att magsjuka pågått en tid, samtal fördes med gruppledare. Marit, gruppledare på Torsiliahemmet har rapporterat förekomsten av begränsningsåtgärder enligt instruktion om stickprov. Internkontrollen har försenats och utförts av utvecklingsstrateg med socionomkompetens. Ev sidoobservation Alla sängar är grundutrustade så att begränsningsåtgärd med "grindar" är möjlig. Ingen användning av begränsningsåtgärden grenbälte förekommer på någon av de kontrollerade enheterna. Eftersom internkontroll 2014 inte genomförts av MAS föreslås att åtgärdsförslaget från internkontroll 2013 återupprepas under 2015 för att säkerställa att rutinen för skyddsåtgärder är kända och tillämpas avseende beslutsgång och dokumentation i verksamheten utifrån kontrollpunkterna.
Enhetschef 11 (18) 2.9 Socialtjänsten Barnsamtal innan åtgärder inom socialtjänsten. Stickprov, två barn- och ungdomsutredningar/kvartal kontrolleras för att säkerställa att barnsamtal har genomförts. Den tredje och femte utredningen i datumordning, daterade från 2014-01-01 2014-11-04 Urvalet vart 3:e och vart 5:e ärende i 1:a, 2:a, 3:e och 4:e kvartalet genomfördes 2014-11-04. Datainsamlingen har gjorts genom urval bland 114 utredningar som avser 55 flickor och 59 pojkar. De granskade 8 ärendena rör 3 flickor och 5 pojkar födda mellan 1998 och 2014. Kontrollgenomförare Karin Engstad, utvecklingsstrateg Socialsekreterare Helen Puuström behjälplig vid ärendegranskning Av dokumentationen framgår att observation eller barnsamtal genomförts. Dokumentation saknas om vad som kommit fram av observationen eller samtalet och hur det påverkar utredning och val av insatser/åtgärder. Det planerade arbetet med kollegial granskning av barn och ungdomsärenden inom verksamheten 2015 samt den pågående utbildningen av BBIC-ledare bedömer jag vara adekvata åtgärder. Det finns skäl att behålla punkten som internkontroll även 2015. Enhetschef 2.10 Avvikelserapportering Kontroll av avvikelserapporter i Viva Avvikelser som rapporterats i Viva under februari och november kontrolleras mot upprättade Lex Sarah- eller Lex Mariarapporter Fungerar Datum/period då kontrollen genomfördes
3 mars 12 (18) Åsa Wallén, medicinskt ansvarig sjuksköterska Fungerar Ev sidoobservation Flertalet avvikelserapporter saknar en dokumenterad uppföljning. Kontrollgenomförare har kännedom om att uppföljning med åtgärd har vidtagits i verksamheten gällande en specifik avvikelse. Dokumentation om uppföljning och åtgärd saknas i avvikelsehanteringsmodulen VIVA. Utifrån sidoobservationen behöver säkerställa att uppföljning av inrapporterade avvikelser sker samt att uppföljningen skriftligen dokumenteras. Christina Klang 2.11 Genomförandeplaner vård- och omsorgsboenden Kontroll av genomförandeplaner Komplett, samtliga genomförandeplaner på varje boendeenhet kontrolleras vid ett tillfälle i mars månad. Kommentar Mars Ulrika Hansson, kvalitetschef Vid kontrollen var 93 % av alla genomförandeplaner inom vård- och omsorg aktuella och uppdaterade. I de fall där det fanns avvikelser berodde det på att den utsedda kontaktpersonen som var ansvarig för uppdateringen varit sjuk. En annan anledning var att många av de som saknade uppdaterade genomförandeplaner bodde på våra korttidsplatser. Rutinen med att uppdatera genomförandeplaner bedöms fungera och resultatet 93 % uppdaterade planer är ett gott resultat och ingen återkontroll bedöms nödvändig.
Förvaltningschef 13 (18) 2.12 Slutbesiktning av utförd investering Kontrollera att protokoll finns för avslutade arbeten och investeringar Samtliga slutförda avlutade arbeten och investeringar under januari- oktober 2014 kontrolleras under november månad. Fungerar 2014-11-10 Ulrika Hansson, kvalitetschef Totalt ska 6 investeringar slutredovisas i samband med årsredovisning 2014. Slutbesiktningsprotokoll finns för 3 slutredovisade investeringar, Stadskällarbron, Mälarviks bastu och Torshargs idrottsplats entré, stängsel och grind. Ytterligare 2 investeringar har slutbesiktats men protokoll är ännu inte skrivna (nya busshållsplatser på Eskilstunavägen och ridvägar vid Nyby Torshälla ridklubb). En investering har utförts av Torshälla fastighets AB (uteboxar vid Nyby Torshälla ridhus) varför förvaltningen inte tagit del av slutbesiktningsprotokollet. Processen för slutbesiktningar för investeringar fungerar och ingen återkontroll bedöms nödvändig. Förvaltningschef 2.13 Kontinuitetsplanering - Handlingsplan för IT-avbrott F1. Kontrollera att det finns handlingsplaner som beskriver hur verksamheten ska bedrivas i händelse av kortare eller längre IT avbrott. It- avbrott för förvaltningen viktiga verksamhetssystem. Maila eller intervjua systemförvaltare, superuser och eller IT-samordnare. Frågan som ska ställas: Finns det någon handlingsplan/ rutin som beskriver hur verksamheten ska bedrivas i händelse av kortare eller längre IT avbrott?
14 (18) 2014-12-11 Ulrika Hansson, kvalitetschef Ev. justerad metod Rapporten har skett till förvaltningschef då kvalitetschef utfört kontrollen Det finns inte handlingsplaner, vare sig skriftliga eller muntliga, som är kända på alla enheter hur verksamheten ska bedrivas i händelse av kortare eller längre IT avbrott. De verksamheter som inte är så sårbara för IT avbrott säger sig inte ha några större problem att hantera om IT avbrott skulle uppstå. Inom vård- och omsorg finns till viss del kända muntliga rutiner men dessa är inte kända av alla. För att kunna hantera, framförallt längre, IT avbrott inom de verksamheter som är beroende av att system fungerar för att kunna utföra vård- och omsorg behöver en handlingsplan tas fram och förankras i dessa verksamheter. Det bör även gälla även för längre avbrott inom socialtjänstens myndighetsutövning. Internkontrollen föreslås flyttas över för ny kontroll under 2015 Kvalitetschef eller motsvarande. 2.14 Riktlinjer för medarbetarskap - Bisyssla F2. Att det finns dokumentation från anställningsförfarandet som visar på att frågan har ställts. Stickprov de fem första nyanställda (tillsvidare) per förvaltning som anställts mellan januari och september. Rapport finns i PS utdata Fungerar 2014-11-21 Stina Aggefors, HR-konsult
Ingen avvikelse 15 (18) HR chef 2.15 Rehabilitering Kontroll att anpassningar och rehabilitetsbehov dokumenteras i verksamhetssystemet Adato enligt kommunens riktlinjer. Stickprov. Ärenden som uppkommer i Adato (genom att sjukfrånvaro registrerats i Personec) under mars och oktober kontrolleras. Åtgärderna ska dokumenteras enligt gällande riktlinjer. Samtliga ärenden under dessa två månader kontrolleras. 2014-11-21 Stina Aggefors, HR-konsult I Adato, rehabiliteringssystemet för chefer, så finns under perioden 2014-03-01-2014-10-31 52 stycken obehandlade ärenden. Det innebär att 52 stycken bevakningar dykt upp i rehabbevakningslistan men försvunnit igen, t ex om någon haft 6 antal sjukfrånvarotillfällen, men dagen efter endast 5 (då Adato beräknar 12 månader bakåt i tiden) och därmed inte längre uppfyller kriterierna för bevakning. I de ärenden som är öppnade och åtgärdade av chef har dokumentation skett i stor utsträckning enligt kommunens riktlinjer. På kort sikt genom att påminna chefer och sätta in stöd vid behov. På längre sikt genom att förenkla systemet i och med uppdatering till nya versionen - Adato Chef. Kontrollpunkten behöver finnas med även 2015 för fortsatt kontroll. HR chef 2.16 Värdebaserade samtal för oegentligheter och otillbörlig påverkan. F2. Kontrollera att värdebaserade samtal skett på varje enhet Enkät, totalundersökning alla chefer i AD. Fråga: Har du genomfört värdegrundande samtal (enskilt, APT, annat möte med samtliga dina
16 (18) medarbetare.) Om nej, Ange hur många procent som genomförts.(olika Intervall) Ange orsak till att värdegrundande samtal inte skett. Enkätsvaren ska grupperas på; kommun, förvaltning, område, kvinnor, män på de nivåer som är lämpligt utifrån sekretess. November 2014 Kommungemensam enkätundersökning Ulrika Hansson, kvalitetschef Ev. justerad metod Datainsamlingen startades den 10 november och avslutades den 25 november. En påminnelse skickades ut den 17 november. Totalt besvarades enkäten helt eller delvis av 219 chefer av totalt 280 stycken i urvalet, vilket motsvarar en svarsfrekvens på 78 procent och ett bortfall på 22 procent. I Torshälla stads förvaltning svarade 10 av 18 chefer vilket motsvarar en svarsfrekvens på 55 %. Totalt besvarade 207 chefer följande fråga varav 78 procent har genomfört värdegrundade samtal med alla sina medarbetare. 22 procent av cheferna har inte eller delvis genomfört värdebaserade samtal. Inom Torshälla stads förvaltning svar 90 % av cheferan att de genomfört värdegrundande samtal med alla sina medarbetare. I totalundersökningen svarade 64 % att de genomfört samtal med under 25 % av sina medarbetare och att orsaken till detta berodde på tid (12 %), vet inte vad samtalet ska innehålla/genomföras (33 %), medarbetare har varit frånvarande (19 %) och annat (49 %). De vanligaste orsakerna inom kategorin annat var: - Nyanställd/ny som chef - Ingen kännedom/kunskap om att detta ska genomföras - Har inte hunnit att genomföra samtal ännu utan det ska ske senare under året - Har enbart diskuterat vissa delar - Inte haft kunskap om att det ska genomföras Då svarsfrekvensen var låg bland cheferna i Torshälla samt att förvaltningen har flera nyanställda chefer bör arbetet med värdebaserade samtal återkontrolleras under 2015. Ekonomichef
2.17 Ekonomistyrningsriktlinjer för över och underskottshantering 17 (18) F4. Att det finns av nämnden antagna regler/riktlinjer för över- och underskottshantering som är kända på enhetsnivå. Stickprov, intervju med 10 enhetschefer eller motsvarande nivå med budgetansvar. De förvaltningar som inte har så många chefer gör totalundersökning. "Finns regler som är kända för dig för hur du får hantera över och underskott mellan åren". Välj slumpvis ut tio chefer från rapport i PS utdata. Datum då kontrollen genomfördes: Januari 2014 Kontrollgenomförare (namn): Ulrika Hansson, kvalitetschef Ev. justerad metod: Kontrollen skulle ha utförts av annan förvaltningen men har inte skett därför har ny kontrollgenomförare utsetts. Samtliga chefer har fått frågan via mail. Noterade avvikelse: Det finns chefer som inte känner till reglerna. Regler/riktlinjer för över- och underskottshantering finns framtagna och presenterade för förvaltningens chefer på en ledningskonferens. Dessa riktlinjer är inte antagna av nämnden. : Då förvaltningen har nya chefer samt att vissa chefer inte känner till reglerna kommer en ny dragning att ske under 2014. Riktlinjerna kommer att antas av nämnden under 2014 då detta inte skett tidigare år. Förvaltningschef 2.18 Fakturahantering Kontroll att fakturor har en kvitterad följdesedel innan den attesteras i ekonomisystemet Stickprov, 1 faktura per enhet, den första i datumordning under september månad 2014-09-01 gjordes en kontroll av följdesedlar mot fakturor i alla verksamheter. Vid stickprovskontrollen fanns alla följesedlar utom en därav avvikelsen.
Joakim Larsson, ekonomiassistent 18 (18) Av 15 stickprov var det en följesedel som saknades. Bättre rutin vid hantering av följesedlar. Ingen återkomtroll bedöms nödvändig. Ekonomichef