Uppföljning internkontrollplan 2015

Transkript

1 Barn- och utbildningsnämnden (6) Barn- och utbildningsförvaltningen Förvaltningsledningen BUN/2015:425 Thomas Åkerblom Barn- och utbildningsnämnden Uppföljning internkontrollplan 2015 Förslag till beslut Barn- och utbildningsnämnden godkänner uppföljningen av internkontrollplanen 2015 Sammanfattning Barn- och utbildningsnämnden beslutade i januari 2014 om en internkontrollplan för Nämndens internkontrollplan syftar till att följa upp att internkontrollen fungerar. En internkontrollplan innehåller ett antal, för året beslutade, kontrollområden och kontrollaktiviteter. Kontrollområden för 2015 är Riktlinje för medarbetarskap-bisyssla- vid medarbetarsamtal (KF 2014), Riktlinje för medarbetarskap-bisyssla -vid anställning (KF 2014), Delegerat ansvar för arbetsmiljö (KF 2014), Ekonomistyrningsriktlinjer för överoch underskottshantering (KF 2014), Ekonomistyrningsriktlinjer för enheterna planeringsprocessen (KF 2014), Kontroll av registerutdrag (BUN 2013), Garanterad undervisningstid skall ske genom att tiden läggs ut digitalt i schemat (BUN 2013), Säkerställa elevhälsans uppdrag (BUN 2014), Rutiner för närvarkontroll i åk F-3 (BUN 2014), Säkerställa säkerhet inom APL (BUN 2014). Samtliga kontroller har genomförts under Där avvikelser eller brister i/på rutiner visat sig har förvaltningen beslutat om åtgärder eller planerar för åtgärder. Kontrollpunkten Garanterad undervisningstid visar så stora avvikelser att den förs till Internkontroll 2017.

2 Eskilstuna kommun (6) Uppföljning av internkontrollplan Riktlinje för medarbetarskap - Bisyssla. Att medarbetaren vid framtagandet av medarbetaröverenskommelsen har fått frågan. "Har du bisyssla".10 slumpvis utvalda medarbetare på olika enheter har fått frågan. Av 10 tillfrågade svarade 8 ja, att de fått frågan om bisyssla medan två svarade att de inte kom ihåg. Det är skillnad från föregående års kontroll att alla verkade medvetnare om denna fråga. Ingen som inte visste vad bisyssla var. 2. Riktlinjer för medarbetarskap Bisyssla Finns dokumentation från anställningsförfarandet som visar på att frågan har ställts. Av fem tillfrågade chefer svarade tre att de inte visste om att frågan om bisyssla ska ställas vid nyanställning. Två av cheferna visste om rutin och ställde frågan samt dokumenterade. Frågan ställdes däremot vid medarbetaresamtal av alla fem cheferna. I samtal kom det upp att de tycker det är svårt att bedöma bisyssla, de önskade mer information/dokument kring vad som är/inte är bisyssla. Två av cheferna hade vid sin egen nyanställning fått frågan om bisyssla redan på intervju med rekryteringsenheten. En av cheferna föreslog att det borde finnas en ruta på personalrapporten som ska kryssas i att frågan ställts. HR-chefen ansvarar för att kolla upp med rekryteringsenheten om de har i sin rutin att ställa frågan om bisyssla. 3. Delegerat ansvar för arbetsmiljö. Kontroll att chefer skriftligen mottagit delegation av ansvaret för arbetsmiljö, samt att den föregåtts av arbetsmiljöutbildning. Kontrollen genomfördes som en totalundersökning till chefer med personalansvar via enkät. Inom Barn- och ungdomsförvaltningen har 52 procent (77/149) av de tillfrågade svarat på enkäten. Följande frågor ställdes i enkäten: Har du skriftligen skrivit under delegation av arbetsmiljöuppgifter? Har du genomgått Eskilstuna kommuns grundläggande arbetsmiljöutbildning innan du fick delegation för arbetsmiljöuppgifterna? På frågan om att ha skrivit på delegationen svarar 26 procent ja, 39 procent nej och 35 procent vet ej. Har chefen gått den grundläggande arbetsmiljöutbildningen? 37 procent svarar ja, 63 procent svarar nej. Sammantaget betyder det att av förvaltningens 149 tillfrågade chefer vet vi säkert att 18 skriftligen mottagit delegation för arbetsmiljö.

3 Eskilstuna kommun (6) 4. Ekonomistyrningsriktlinjer för över och underskottshantering. Kontroll att det finns av nämnden antagna regler/riktlinjer för över- och underskottshantering som är kända på enhetsnivå. Genomförd genom intervju med 10 enhetschefer eller motsvarande nivå med budgetansvar. Över- och underskottshanteringen är nyligen antagen. Det är viktigt att säkerställa att ekonomistyrningen får önskad effekt. Det finns starka indikationer på att cheferna inte får ta ansvar fullt ut. 8 av 10 chefer har svarat och ansåg sig ha informationen om reglerna för hanteringen av över och underskott mellan åren. 5. Ekonomistyrningsriktlinjer för enheterna planeringsprocessen. Kontroll att enhetschefen har fått sin detaljbudget senast den 20 december för kommande år. Kontollen genomfördes med intervju med 10 enhetschefer eller motsvarande nivå med budgetansvar. 8 av 10 tillfrågade har svarat på frågan om budgeten fanns i Hypergene den 20 december. Av de åtta tillfrågade svarar fem att de inte vet då de inte tittat just den 20 december. Tre svarar att budgeten inte är klar. När frågan ställdes om budget för 2015 fanns i Hypergen den 20 december 2014, blev budgetansvariga tveksamma i sina svar. Flera av dem hade inte varit inne vid just det datumet för att kolla av. Hade frågan inte varit så strikt med just detta datum hade kanske svaren blivit mer omfattande än vad de blev nu. Av svaren framgår också en tveksamhet om vad som menas med kontonivå. 6. Kontroll av registerutdrag Nya rutiner införs för rekrytering från januari Kontrollpunkten fanns med i internkontroll Vid den kontrollen visade det sig att det finns en osäkerhet om vilka som ska lämna registerutdrag och vid vilka anställningar. Gällande rutiner behövde tydliggöras och en ny kontroll genomföras. Efter kontrollen 2013 har en ny personalrapport för alla som arbetar i barnverksamhet tagits fram där registerutdragets giltighet registreras. Trots nya rutiner fanns 2 av 10 personalrapporter utan registrerade utdrag ur belastningsregistret. Avvikelsen bedöms som allvarlig. HR-chef säkerställde rutiner som garanterar att anställning inte görs innan utdrag ur belastningsregistret visats. Kontrollpunkten förs till Internkontroll En ändring i lagstiftningen gör att verksamheten idag inte kan kopiera uppvisat utdrag ur belastningsregistret. Personalrapporten ändrades så att belastningsregistrets gällande datum ska skrivas in i rapporten. Det är viktigt att tydliggöra vem som följer upp att nyanställda lämnar utdrag ur belastningsregistret och att det noteras i gällande personalrapport. Kontrollen har skett genom stickprov. De fem första som anställs tillsvidare och de fem första som anställs på vikariat/timmar kontrollerades. Fem stickprov på visstidsanställda, fyra av dessa hade uppvisat giltigt belastningsregister medan en inte hade giltigt register. Administratör trodde inte att det behövdes då ny medarbetare kom direkt från annan skola. Fem stickprov på tillsvidareanställda, fyra hade uppvisat giltigt belastningsregister medan en endast hade ett gammalt, de hade missat begära nytt vid förlängning av tjänst.

4 Eskilstuna kommun (6) Det finns en risk att det finns olika åsikter/kunskaper om vad ny anställning innebär gällande uppvisande av belastningsregister eller inte. Ex. förlängning av visstidsanställning räknas som ny anställning och medarbetare ska uppvisa giltigt register. Möte med löneservice har skett under våren för att förtydliga deras roll i att inte släppa igenom anställningsbevis med icke giltigt belastningsregister. 7. Garanterad undervisningstid skall ske genom att tiden läggs ut digitalt i schemat Kontrollpunkten ska säkerställa garanterad undervisningstid till elever. Kontollen skedde genom stickprov i verktyget Novaschem på en årskurs 1-9 skola samt kontroll på ett urval av skolor som täcker in från årskurs 1-3, 4-6, 7-9. Totalt kontrollerades fyra skolor. I internkontrollplanen för 2012 framkom brister i schemaläggningen. Det gick inte att utläsa om eleverna erhållit sin garanterade undervisningstid. Orsaken till detta var att schemat inte var digitaliserat. Vid årets kontroll kontrollerades fyra skolor. En skola med åk 1-9 samt ett urval av skolor som täcker in årskurs 1-3, 4-6 och 7-9. Totalt kontrollerades fyra skolor. Samtliga scheman kontrolleras att timplanens alla timmar är utlagda i rätt omfattning och i rätt ämne. Grundskola 1-9 har lagt ut schemat efter gällande timplan, men lagt ut tiden på 36 veckor istället för gällande 35,6 veckor. Grundskolan 7-9 och 4-6 har inte följt gällande timplan utan lagt schemat utifrån tidigare timplan. Rektorer och schemaläggare kände inte till den nya timplanen. Timplanen har ändrats och schemajusteringar har skett. Grundskola 1-3 har följt gällande timplan. Ett förtydligande om gällande timplan och vilken veckofördelning som gäller behöver göras inför kommande läsår. Då avvikelser finns behöver ny kontroll genomföras läsåret 2017/2018, då läsåret utökats med två dagar, för att garanterad undervisningstid lagts ut på alla skolor så att samtliga elever får en utökad undervisningstid. 8. Säkerställa elevhälsans uppdrag Kontroll för att säkerställa att elever har tillgång till elevhälsoteam. Kontrollen genomfördes med intervjuer med sex rektorer, fyra inom grundskolan och två inom gymnasieskolan, för att kontroller att de har tillgång till samtliga professioner in om elevhälsan. Vid intervjun ställdes frågan om det fanns tillgång till psykolog, kurator, medicinsk- och specialpedagogiska kompetens inom elevhälsans arbete? I skollagen har en samlad elevhälsa införts. Eleverna ska ha tillgång till medicinska, psykologiska, psykosociala och specialpedagogiska kompetenser. Elevhälsan kan bidra till att skapa miljöer som främjar elevernas lärande, utveckling och hälsa. I lagen anges att elevhälsan ska stödja elevernas utveckling mot utbildningens mål. Den gemensamma enheten, Stödcentrum, omorganiseras 2015 och fick namnet K-Buf. K-Buf är arbetsgivare för psykologerna, men dessa ska vara verksamma i skolornas elevhälsoteam. Av de sex kontrollerade skolorna visade en skola på avsaknad av kurator. Rekrytering har genomförts tillsammans med en närliggande skola.

5 Eskilstuna kommun (6) Två skolor beskriver att de har begränsad tillgång till skolpsykolog på grund av vakanta tjänster på K-Buf. De har dock fått till både handledningstillfällen och utredning under höstterminen. 9. Rutiner för närvarokontroll i åk F-3. Kontrollen ska säkerställa att rutiner för närvarokontroll efterlevs i årskurs F-3. Intervju har skett med rektorer på fem skolor med åk F-3. Följande frågor ställdes: Använder ni Skola 24 för att registrera frånvaro? Ja/nej Har ni även något annat system för att registrera frånvaro? Ja/nej, vilket system. Hur snabbt tar skolan kontakt med vårdnadshavare när en elev är frånvarande och inte anmäld som frånvarande? (ev. enligt rutin) Hur tas kontakten? Vem kontaktar vårdnadshavaren? Skicka in din rutin/handlingsplan för frånvarokontroll. Noterad avvikelse En skola av fem kom igång med skola 24 samma vecka som internkontrollen genomförs. Denna skola saknar även en intern rutin för frånvarokontroll. Skolan hänvisar istället till Skolverkets juridiska vägledning samt allmänna råden. Ytterligare en skola saknar intern rutin, men kommer att påbörja ett arbeta för att ta fram en inom kort. Vid genomgång av några grundskolors webbsidor med avsikt att se huruvida du som vårdnadshavare får information om skola 24/anmäla frånvaro/sjukanmälan så är det stor variation. Det saknas rubrik och telefonnummer för sjukanmälan på flera skolor. Utifrån kontrollen behöver skolors webbsidor ses över så att det finns en enhetlighet inom barnoch utbildningsförvaltningen avseende information till vårdnadshavare gällande sjukanmälan. 10. Säkerställa säkerhet inom APL. Kontrollen har genomförts genom intervju med rektor på samtliga tre gymnasieskolor. Följande frågor ställdes: Har skolan rutiner för att kontrollera att arbetsplatsen är säker inför APL? Hur ser rutinen ut? (Checklista, skriftligt...) Vem genomför kontrollen av arbetsplatsen? Hur ofta genomförs kontrollen av arbetsplats? Eskilstuna kommunala gymnasium har elva yrkesprogram där obligatorisk arbetsplatsförlagt lärande (APL) ingår. Programmen är fördelade på de tre enheterna och varje program finns endast på en av enheterna. Programmen är av mycket skiftande karaktär och inom olika branscher vilket medför att säkerhetsrutinerna ser olika ut: Finns det rutiner? Varje program har rutiner för genomgång av säkerhetsfrågorna på APL-platsen. Finns checklistor? Av elva yrkesprogram har åtta checklistor som används vid kontrollen av arbetsplatsen. Dessa

6 Eskilstuna kommun (6) används av APL-läraren när hen tillsammans med eleven besöker APL-platsen inför första praktikperioden. Listan gås igenom tillsammans med handledaren och i den finns säkerhetsföreskrifterna med som ett område. Varje arbetsplats har sina unika säkerhetsföreskrifter och skolan checklista är mer en bekräftelse på att dessa har behandlats och är kända för alla parter. De tre programmen som ännu inte har checklistor tar fram dessa för närvarande men naturligtvis finns säkerhetsfrågorna med i rutinen när lärarna tillsammans med eleverna besöker APL-platsen inför första praktiken. Vem genomför kontrollen av arbetsplatsen? Det är den ansvariga APL-läraren som genomför kontrollen av arbetsplatsen i samband med ovan beskrivna besök. Om läraren gör bedömningen att arbetsplatsen inte har fungerande säkerhetsrutiner får inte eleven göra sin praktik där, vilket har skett vid ett fåtal tillfällen. Hur ofta genomförs kontrollen arbetsplatsen? Bortsett från rutinen ovan genomför APL-läraren besök under praktikperioden och då lyfts säkerhetsfrågorna återigen. De program som för närvarande arbetar fram checklistor slutför det under läsåret 2015/2016 BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN Åsa Lundkvist Förvaltningschef Thomas Åkerblom Kvalitetschef