Styrdokument, riktlinjer /Stöd & Process/ /2015-09-30/ Hanna Adlerteg /08-590 971 03/ Dnr hanna.adlerteg@upplandsvasby.se KS/2015:369 Riktlinjer för arbetslivsinriktad rehabilitering Nivå: Kommungemensamt styrdokument Antagen: Kommunstyrelsens arbetslivsutskott den 21 oktober 2015? Giltig t.o.m: Tillsvidare Ansvarig ägare: HR-direktör
Innehåll 1. Inledning... 3 2. Arbetsgivarens rehabiliteringsansvar... 3 3. Mål... 3 4. Lagar om rehabilitering... 3 5. Tidig återgång... 3 6. Dokumentation... 4 7. Sekretess.... 4 8. Ansvarsfördelning... 4 8.1 Närmaste chef... 4 8.2 Medarbetare... 5 8.2.1 När medarbetaren inte medverkar i sin rehabilitering... 5 8.3 HR... 5 8.4 Facklig organisation... 5 8.5 Företagshälsovård... 5 8.6 Försäkringskassan... 6 9. Försäkringskassans rehabiliteringskedja... 7 10. Rehabiliteringsprocessen i Upplands Väsby kommun... 8 11. Första tiden (dag 1-14)... 9 11.1 Sjukanmälan... 9 11.2 Uppföljningssamtal... 9 11.3 Läkarintyg (dag 8)... 9 12. Rehabiliteringsutredning (Dag 15)... 9 12.1 Medicinsk utredning pågår... 9 12.2 Rehabilitering på grund av arbetsskada... 9 12.3 Rehabilitering på grund av drogproblem... 10 12.4 Rehabilitering på grund av korttidsfrånvaro... 10 13. Handlingsplan för återgång i arbete... 10 14. Rehabiliterings åtgärder... 10 14.1 Förebyggande åtgärder... 10 14.2 Kontakt med arbetsplatsen... 11 14.3 Arbetsanpassning... 11 15. Bedömning av arbetsförmåga... 11 16. Rehabiliteringsprocessen avslutas... 11 17. Omplacering... 11 18. Uppsägning av personliga skäl... 12 19. Dokumentstöd... 12
1. Inledning Denna riktlinje beskriver det arbetslivsinriktade rehabiliteringsarbetet för medarbetare anställda i Upplands Väsby kommun. Fokus är på möjligheterna till återgång i ordinarie arbete och utgår ifrån metoden Tidig återgång. Riktlinjerna är gemensamma för hela organisationen och syftar till att underlätta arbetet med individrelaterad rehabilitering. 2. Arbetsgivarens rehabiliteringsansvar Den rehabilitering som arbetsgivaren Upplands Väsby kommun ansvarar för är den arbetslivsinriktade rehabiliteringen. Den arbetslivsinriktade rehabiliteringen handlar om att skapa förutsättningar för medarbetare att behålla eller återfå sin arbetsförmåga i ordinarie arbete. Det innebär åtgärder på arbetsplatsen och i nära anslutning till den, t.ex. anpassning av arbetsplatsens utformning, annan förläggning av arbetstider eller ändrade arbetsuppgifter. I arbetsgivarens rehabiliteringsansvar finns ingen skyldighet att utvidga verksamheten för att skapa nya arbetsuppgifter åt medarbetaren. Arbetsuppgifterna får heller inte förändras så att det uppstår en påtagligt försämrad arbetsmiljö för andra medarbetare. 3. Mål Inom samtliga verksamheter i kommunen ska vid behov bedrivas ett aktivt och ansvarsfullt rehabiliteringsarbete så att medarbetare som drabbats av oförmåga i sitt arbete ska kunna återgå till sitt ordinarie arbete så snart som möjligt. 4. Lagar om rehabilitering Arbetsgivaren har enligt arbetsmiljölagen (AML) och lagen om allmän försäkring (AFL) ett stort ansvar för att medarbetare, vid behov, får arbetslivsinriktad rehabilitering och därmed möjlighet att återfå arbetsförmåga i sitt ordinarie arbete. Bestämmelser om arbetsgivarens skyldighet att anpassa arbetsplatsen finns i Arbetsmiljöverkets föreskrifter AFS 2001:1 och AFS 1994:1 samt i lagen om förbud mot diskriminering i arbetslivet på grund av funktionshinder (1999:132). 5. Tidig återgång Relativt snabbt kan sjukskrivning ge negativa bieffekter i form av; rubbad dygnsrytm försämrade sociala kontakter känsla av utanförskap och distansering till arbetsplatsen I Upplands Väsby kommun bedrivs rehabiliterings arbetet utifrån forskningsmetoden Tidig återgång, en metod med syfte att minimera negativa bieffekter enligt ovan. Ju tidigare insatser i rehabiliteringsarbetet desto större är förutsättningarna för en tidig återgång i arbete vilket skapar vinster för både individ och organisation.
6. Dokumentation Fortlöpande dokumentation av allt som händer under rehabiliteringsprocessen är en mycket viktig del av rehabiliteringsarbetet. Det är ansvarig chef som ansvarar för att dokumentation sker. Dokumenteringen stäms av med medarbetaren som också undertecknar dokumenten. Den dagen rehabiliteringsarbetet avslutas och arbetsgivaren behöver kunna redogöra för att rehabiliteringsansvaret är fullgjort spelar dokumentationen en viktig roll. All dokumentation som rör rehabiliteringen är sekretessbelagd. 7. Sekretess. Alla som arbetar med arbetslivsinriktad rehabilitering har lagstadgad sekretess, enligt Arbetsmiljölagen 7 Kap 13. Uppgifter om medarbetares hälsotillstånd eller övriga personliga förhållanden ska behandlas med hänsyn och respekt. Detta innebär att alla parter i ett rehabiliteringsärende omfattas av tystnadsplikt. Det är alltså inte är tillåtet att avslöja uppgifter om en medarbetares hälsotillstånd eller övriga personliga förhållanden till andra än de personer som samarbetar i ett rehabiliteringsärende. 8. Ansvarsfördelning Flera olika personer kan vara inkopplade under rehabiliteringsprocessen. Här ges en övergripande bild av olika funktioners roll och ansvar. 8.1 Närmaste chef Närmaste chef har alltid yttersta ansvaret för rehabiliteringsarbetet och är den som planerar, samordnar och organiserar rehabiliteringsarbetet. Chefens ansvar: Informera alla medarbetare om de regler och rutiner som gäller vid sjukfrånvaro och arbetslivsinriktad rehabilitering. Kontinuerligt följa upp sjukfrånvarostatistik inom den egna verksamheten. Uppmärksamma tidiga signaler på begynnande ohälsa bland medarbetarna Arbeta förebyggande mot ohälsa bland medarbetarna. Utreda behovet av rehabilitering inom den egna verksamheten. Ta initiativ till och se till att lämpliga åtgärder genomförs. Hålla regelbunden kontakt med sjukskrivna medarbetare. Tillsammans med berörd medarbetare göra en rehabiliteringsutredning. Medverka vid rehabiliteringssamtal och möten. Upplysa medarbetaren om möjligheten till stödperson exempelvis fackligt stöd. Upplysa om medarbetarens eget ansvar. Dokumentera rehabiliteringsprocessen.
8.2 Medarbetare Medarbetare har ett eget ansvar att delta i sin rehabilitering. Detta innebär att medarbetaren ska: Aktivt medverka i utredning, planering och genomförande av sin rehabilitering och de åtgärder som i samråd med arbetsgivaren bedöms lämpliga. Lämna de upplysningar och uppgifter som behövs för att klargöra behovet av rehabilitering. (SFB 30 kap. 7 ) Styrka sin sjukfrånvaro och från dag 8 lämna intyg från läkare. Kontakta sitt fackliga ombud om man önskar att denne deltar vid rehabiliteringsmöten. Lämna beslut från försäkringskassan till arbetsgivaren. Hålla regelbunden kontakt med arbetsplatsen under sjukskrivningsperioden. 8.2.1 När medarbetaren inte medverkar i sin rehabilitering Om medarbetaren inte medverkar i sin rehabilitering, eller avbryter rehabiliteringen i förtid, kan inte arbetsgivaren fullfölja sin rehabiliteringsskyldighet och rehabiliteringen anses då vara avslutad. Exempelvis kan detta hända om medarbetaren inte deltar vid avtalade möten, samtal eller andra överenskomna aktiviteter utan godtagbara skäl. Om en medarbetare inte medverkar i sin rehabilitering ska detta dokumenteras och kan leda till uppsägning av personliga skäl. 8.3 HR HR är en intern resurs för att stödja kommunens chefer i rehabiliteringsarbetet genom att: Ge stöd och råd till chefer i rehabiliteringsarbetet utifrån gällande lagar, avtal och riktlinjer. Informera och utbilda chefer i rehabiliterings- och arbetsmiljöfrågor. Utveckla rehabiliteringsarbetet på övergripande kommunnivå. Om det finns behov delta vid rehabiliteringsmöten som ett stöd. Samverka med externa aktörer, såsom Företagshälsovård, Försäkringskassa, Arbetsförmedling m.fl. 8.4 Facklig organisation Den fackliga organisationen verkar tillsammans med arbetsgivaren för att skapa förutsättningar för ett aktivt och effektivt rehabiliteringsarbete. Facklig representant kan medverka i rehabiliteringsarbetet som stöd för medarbetaren om denne så önskar. Detta genom att: Delta vid rehabiliteringskartläggningar och rehabiliteringsmöten. Ge förslag på insatser i rehabiliteringsarbetet. Stödja medarbetare angående dennes rättigheter och skyldigheter. Om medarbetaren inte vill att facket finns med som ett stöd så ska detta dokumenteras. 8.5 Företagshälsovård Företagshälsovården är en expertresurs som arbetar med förebyggande och rehabiliterande insatser; t.ex. lagstadgade hälsokontroller, ergonomisk genomgång och rådgivning, samtalsstöd och bedömning av den enskildes arbetsförmåga. Företagshälsovården: Föreslår åtgärder som kan underlätta återgång i arbetet.
Genomför arbetsförmågebedömning. Skriver medicinska utlåtanden som bifogas rehabiliteringsutredningen. Ger råd och stöd vid arbetsplatsanpassning. Företagshälsovården är rådgivande och arbetsgivaren beslutande för eventuella insatser och åtgärder. 8.6 Försäkringskassan Försäkringskassan ansvarar för att bedöma sjukdomens konsekvenser för arbetsförmågan och utifrån det pröva rätten till sjukpenning och sjukersättning. Försäkringskassan fattar också beslut om arbetsträning eller arbetsprövning.
9. Försäkringskassans rehabiliteringskedja Försäkringskassan arbetar utifrån en tidsatt rehabiliteringskedja där sjukskrivna medarbetares arbetsförmåga och rätt till sjukpenning prövas på fasta tidpunkter. Arbetsgivarens rehabiliteringsarbete behöver anpassas efter försäkringskassans tidsplan. Här synliggörs i stora drag försäkringskassans rehabiliteringskedja kombinerat med kommunens rehabiliteringsprocess. Rehabiliteringskedjan Försäkringskassan Sjukpenning betalas ut om medarbetaren inte kan återgå till sina vanliga arbetsuppgifter eller andra tillfälliga arbetsuppgifter. Sjukpenning betalas ut om medarbetaren inte kan utföra något arbete alls hos arbetsgivaren. Sjukpenning betalas ut om man inte kan utföra något arbete alls på arbetsmarknaden. Är sannolikheten stor att medarbetaren kan återgå till sina vanliga arbetsuppgifter före dag 365 kan sjukpenning beviljas fram till dess. Dag 1 Da -90 Dag 91-180 Dag 181-365 Rehabiliteringsprocessen Upplands Väsby kommun Dag 1: Sjukanmälan till närmaste chef Vecka 1 3: Uppföljningssamtal och vid behov rehabiliteringsutredning och handlingsplan Fortlöpande kontakt Uppföljningssamtal Revidera och utvärdera handlingsplan Lagstadgad skyldighet att bevilja sjukskriven medarbetare tjänstledighet för att pröva annat arbete. Arbetsförmågebedömning Uppföljningssamtal Revidera och utvärdera handlingsplan Om inte återgång i arbete inom kommunen har skett eller kommer att ske kan anställningen komma att avslutas efter avslutad rehabilitering och genomförd omplaceringsutredning. Omplaceringsutredning
10. Rehabiliteringsprocessen i Upplands Väsby kommun Dag 1 Sjukanmälan Vecka 1 Uppföljningssamtal Vecka 1-3 Rehabiliteringsutredning Rehabiliteringsbehov finns Rehabiliteringsbehov finns inte Handlingsplan för återgång i ordinarie arbete Återgång i ordinarie arbete Arbetsförmågebedömning Arbetsanpassning Arbetsträning Rehabilitering avslutas 2 mån.* Återgång i ordinarie arbete Återgång i ordinarie arbete ej möjlig** Omplaceringsutredning Omplacering möjlig Omplacering ej möjlig Nej tack Uppsägning personliga skäl * Från det att rehabiliteringen har avslutats ska eventuell uppsägning ske inom 2 mån. ** HR ska alltid kopplas in vid detta steg i processen.
11. Första tiden (dag 1-14) 11.1 Sjukanmälan Arbetstagaren sjukanmäler sig till närmaste chef. Dag 1 är karensdag och dag 2-14 utges sjuklön från arbetsgivaren. Dag 2-14 bedömer arbetsgivaren om sjuklön ska utgå. Sjuklönen är 80% av ordinarie lön. Dag 15 och framåt bedömer Försäkringskassan om sjukpenning ska utgå. 11.2 Uppföljningssamtal Chefen kontaktar sjukskriven medarbetare under den första sjukdomsveckan för att: Ta reda på hur medarbetaren mår. Höra om det finns något som kan underlätta återgång till arbetet. Få medarbetaren att känna sig efterfrågad på arbetsplatsen. 11.3 Läkarintyg (dag 8) Efter 7 dagars sjukskrivning ska den sjukskrivne enligt AB 28 mom2 lämna in ett läkarintyg till arbetsgivaren för att styrka sitt behov av ledighet på grund av sjukdom. Om möjligt lämnas detta personligen till chefen för att kunna komma överens om hur kontakten mellan chef och medarbetare ska se ut under den närmaste tiden. 12. Rehabiliteringsutredning (Dag 15) När en sjukskrivning pågått i 15 dagar kallar ansvarig chef medarbetaren till ett samtal för att påbörja en rehabiliteringsutredning. I samtalet utreds behovet av arbetslivsinriktad rehabilitering och en planering för återgång till ordinarie arbete påbörjas. Chefen kan välja att ha med HR i detta samtal. I samtalet ska medarbetaren informeras om arbetsgivarens rehabiliteringsprocess, samt om sin skyldighet att delta aktivt i sin rehabilitering. Medarbetaren har möjlighet att ta med en stödperson, exempelvis sitt fackliga ombud. Om medarbetaren inte önskar ha sitt fackliga ombud med är det viktigt att dokumentera att medarbetaren har fått den möjligheten. Om det konstateras att det inte finns något behov av arbetslivsinriktad rehabiliterade insatser ska ett uppföljande möte bokas för avstämning, förslagsvis efter ytterligare fyra veckors sjukskrivning. Dokumentera och förklara skälet till att det inte görs någon arbetslivsinriktad rehabilitering, t.ex. att medarbetaren snart är helt åter i arbete eller att medarbetaren drabbats av så allvarlig sjukdom att arbetsgivaren får avvakta med sin rehabiliteringsutredning. 12.1 Medicinsk utredning pågår Vid en del sjukdomar kan den medicinska rehabiliteringen vara avgörande för sjukdomsförloppet. I sådana fall kan inte alltid den arbetslivsinriktade rehabiliteringen påbörjas förrän den medicinska rehabiliteringen är slutförd. Trots detta har arbetsgivaren en rehabiliteringsskyldighet och ansvarig chef ska därför regelbundet hålla kontakt med medarbetaren om hur behandlingen fortskrider. Tänk på att dokumentera att medicinska åtgärder pågår och att arbetslivsinriktadrehabilitering inte är aktuellt för tillfället. 12.2 Rehabilitering på grund av arbetsskada Vid rehabilitering på grund av arbetsskada, tillbud eller olycksfall i arbetet ska medarbetare göra en anmälan om arbetsskada i KIA.
12.3 Rehabilitering på grund av drogproblem Vid missbruks-/beroenderelaterad rehabilitering, gäller samma ansvarsfördelning som vid annan rehabilitering. För mer specifikt stöd i dessa frågor finns styrdokumentet Riktlinjer vid drogproblem på arbetsplatsen. 12.4 Rehabilitering på grund av korttidsfrånvaro Med korttidsfrånvaro menas 6 frånvarotillfällen eller fler under en 12-månadersperiod. Det är viktigt att medarbetare och chef genomför ett samtal när medarbetaren har korttidsfrånvaro för att rätt åtgärder ska sättas in i tid. Samtalet syftar till att utreda om det finns något som arbetsgivaren kan göra för att minska risken för ytterligare sjukfrånvaro. Medarbetaren avgör om facklig representant ska delta vid mötet. Det är viktigt att samtalen dokumenteras. Chefen kan också vara behjälplig vid ansökan om ekonomisk kompensation via Försäkringskassans högriskskydd för anställda med kroniska besvär. 12.4.1 Läkarintyg från första sjukdagen I vissa fall kan arbetsgivaren kräva beslut om läkarintyg från första sjukdagen vid upprepad korttidsfrånvaro. Syftet med intyget är att hjälpa medarbetaren att minska antalet sjukdomstillfällen. Med ett avtal om förstadagsintyg får arbetsgivaren underlag inför rehabiliteringsåtgärder eller arbetsplatsanpassning. 13. Handlingsplan för återgång i arbete Rehabiliteringsutredningen ska mynna ut i en handlingsplanför återgång i arbete. Handlingsplanen tas fram av chef och medarbetare tillsammans och ska innehålla: Nulägesbeskrivning Kortsiktiga och långsiktiga mål Planerade åtgärder Vem som ansvarar för åtgärderna samt tidpunkt för genomförande. Uppföljning av handlingsplanen och resultat. Handlingsplanen ska följas upp regelbundet och uppdateras/revideras vid behov. 14. Rehabiliterings åtgärder 14.1 Förebyggande åtgärder Medarbetarsamtalet är ett viktigt verktyg i arbetet med att förebygga sjukskrivning. Här ges chef möjlighet att i ett tidigt skede uppmärksamma medarbetarens arbetssituation och dennes hälsa, identifiera problem och åtgärda tidiga signaler på ohälsa. Exempel på förebyggande åtgärder kan vara: Tekniska hjälpmedel Arbetshjälpmedel Variation i arbetsuppgifter Ändrade arbetstider Arbetsträning
14.2 Kontakt med arbetsplatsen Det är viktigt att kontakten mellan arbetsplats och sjukskriven medarbetare hålls levande för att behålla känslan av tillhörighet till arbetsplatsen. Alla ska medverka till detta även om det är ansvarig chef som i första hand ansvara för att kontakten upprätthålls. Genom en bibehållen kontakt underlättas återgången för den som varit borta från arbetet. En sjukskriven medarbetare ska bjudas in till personalmöten, informationsträffar och andra aktiviteter även under sin sjukskrivning om det inte finns särskilda skäl för annat. 14.3 Arbetsanpassning Målet med den individuella arbetsanpassningen är att skapa förutsättningar för medarbetaren att återgå i ordinarie arbete. Anpassningsåtgärder ska dokumenteras i handlingsplanen och kan vara: Tekniska hjälpmedel Arbetshjälpmedel Variation i arbetsuppgifter Ändrade arbetstider Arbetsträning 15. Bedömning av arbetsförmåga Om medarbetaren fortfarande inte kan återgå i ordinarie arbete efter att de åtgärder som kommits överens om i handlingsplanen har genomförts kontaktas företagshälsovården för en arbetsförmågebedömning. Syftet med arbetsförmågebedömningen är att utreda vilka arbetsuppgifter i sitt ordinarie arbete som medarbetaren kan eller inte kan utföra, samt orsak till varför och på vilket sätt medarbetaren inte klarar av att utföra dessa arbetsuppgifter. Arbetsförmågebedömningen ska också ge svar på om någon form av arbetsanpassning skulle möjliggöra för medarbetaren att utföra arbetsuppgifterna. 16. Rehabiliteringsprocessen avslutas Arbetsgivarens rehabiliteringsarbete ska avslutas på ett formellt sätt, lämpligen genom att arbetsgivaren kallar samtliga inblandade till ett avslutande möte. Vid mötet går arbetsgivaren igenom de åtgärder som vidtagits och hur dessa utfallit. Här klargörs också om medarbetaren har stadigvarande nedsatt arbetsförmåga i ordinarie arbete eller inte. Mötet ska dokumenteras. Bedöms det att medarbetaren kan återgå till ordinarie arbete ska en plan för återgången upprättas med hänsyn till medarbetarens arbetsförmåga och eventuell partiell sjukskrivning. 17. Omplacering Om det inte bedöms möjligt att återgå till ordinarie arbete ska detta dokumenteras noggrant och läkarintyg som styrker detta ska finnas. Utifrån medarbetarens kompetens och arbetsförmåga undersöker ansvarig chef tillsammans med HR möjligheten till omplacering. HR genomför en omplaceringsutredning enligt 7 LAS. Förhandling enligt 11 MBL ska göras innan beslut om omplacering.
18. Uppsägning av personliga skäl Om en medarbetare som genomgått en rehabiliteringsprocess inte återfår arbetsförmåga till något ledigt arbete hos arbetsgivaren och om arbetsoförmågan bedöms vara stadigvarande nedsatt, kan uppsägning av personliga skäl bli aktuellt. För att en uppsägning av personliga skäl ska ha saklig grund måste arbetsgivaren ha fullgjort sitt rehabiliteringsansvar och uttömt möjligheterna till arbetsanpassning och omplacering. Uppsägning av personliga skäl sker alltid i samråd med HR. 19. Dokumentstöd Handlingsplan för återgång i arbete Beställningsunderlag företagshälsovård Arbetsförmågebedömning