Upphandling av transporter

Upphandling av transporter Svante Axelsson Mobil: 070-623 64 59 E-mail: svante.axelsson@effso.com måndag den 15 mars 2010 2

Agenda Inledning Inlämningsuppgift En upphandlingsprocess och dess delar. Genomgång offertfrågan. Arbete med inlämningsuppgift. 3

Inköp Inköp är den del av verksamheten som hanterar relationerna med leverantörerna Leverantörerna är alla de som levererar varor och / eller tjänster till organisationen Leverantörerna kan identifieras genom att de återfinns i Leverantörsreskontran (dvs. där alla utbetalningar som ej är LÖN eller SKATT är registrerade)

Inköps påverkan Eftersom inköpta varor och tjänster tillsammans ofta står 75 % av alla kostnader har hur man hanterar leverantörerna en stor påverkan på resultatet Eftersom inköpta varor och tjänster tillsammans ofta utgör en betydande del av erbjudandet till kund har det stor betydelse kundvärdet hur leverantörerna sköter sin del av uppgiften

Generic Purchasing process Needs analysis process Market analysis process Agreement process Supply process Payment & Follow-up process

Needs analysis process Define need Alternative solutions Functional Quality aspects Specification Analysing- Tools Define need: Product or service technical demand Alternative solutions Volumes actual total and in time Supply, lead-times and flexible demand Price, payment- delivery-terms CSR demand Trade offs balance different internal and external demands Others: Spare parts, service Tooling - conditions Call off quantities Currency, price variation terms

Supplier Market analysis Supplier Market as is Information means Develop Supplier market Supplier evaluation Navigate in the global market: - Google - Open door for information - Fairs, exhibitions, invitation on home page - Advertising - Catalogues - Supplier catalogues - Colleges in purchasing

Agreement process RFI & Pre- Q Agreement Process covers: - Request for information Develop Supplier market Negotiation - Prequalification of suppliers (optional) - Dialogue with suppliers and Negotiations - Set up and Decision re Supplier(s) - Conditions - Supply plan RFQ Offer Evaluation - Quality assurance process - Documentation requirement Supplier evaluation Supplier choice Agreement

Supply process Develop Supplier Replanning market Changes Supplier Supply evaluation & Reciving Call of & Order- Acknowledgement Qualitycheck Supply Process covers: - Call offs /Order - Order acknowledgement - Supply plan and re-planning - Logistics, incl. Transport, storage and documentation - Receiving and inspection (Quality, number, timeliness) - Check vs. conditions

Payment & follow up process Mätning & Uppföljning av Inköpsprocessen Payment Develop Supplier Process market efficiency Supplier Supplier evaluation performance Development plans Payment & follow up Process covers: - Payment against conditions - Statistics on process efficiency - Statistics on supplier performance - Feed back to supplier - Information internally - Improvement plans

Generic Purchasing process Needs analysis process Market analysis process Agreement process Supply process Payment & Follow-up process

Inlämningsuppgift (bakgrund) Det nya centrallagret har nu fungerat en tid och de ursprungliga och normala inkörningsproblemen är ett minne blott. Företaget Kos är mycket nöjda med att ni på Logistikprogrammet kunnat hjälpa dem med verksamheten. LG Stik har vid ett flertal tillfällen fått mycket beröm från moderetaget Oas ( Office and so). Nu har LG dessutom fått besked om att Oas tycker att det fungerar så bra att man vill använda vårt lager som centralt europalager. Det kommer att meda en hel del ändringar som tex att de tidigare svenska leverantörerna ( Grossisterna) kommer att bytas ut mot leverantörer från från andra länder. Man vill styra över inköpen direkt från tillverkarna. Kos vill nu specifikt ha hjälp med att studera leverantörerna Matsushita i Japan samt Siemens i Tyskland och det är nu ett moment vi kommer att kasta oss över med början kring upphandling av transporter.. 14

Inlämningsuppgift Lagret har nu varit I drift en tid och KoS moderbolag OAS ( Ofiice and so) tycker att det nya lagret fungerar bra och är effektivt. Man vill nu gå vidare och studera de befintliga inleveranserna från grossisterna. In en eventuell omläggning av inleveranser direkt från tillverkare i stället befintliga grossister som man i dag tar leveranserna av telefoner från vill man genoma en upphandlingsrunda. För leveranser inom Europa finns redan ett ramavtal angående transporter tecknat med ett transportetag och där är dessa transporter inte aktuella att handla upp i nuläget. Sträckan Japan-Sverige är däremot ny och emål upphandling och det är nödvändigt att ta in offerter. Det finns ett ramavtal med den leverantör som i dag sköter Europatransporterna som man enligt ramavtalet måste tillfråga. Detta är speditionsetaget DHL och det måste sättas upp ett ramavtal med en eventuell andra leverantör av transporttjänster från Japan. Ni ställer frågan till dagens leverantör Europa transporter och hänvisar där till gällande ramavtal. Dock vill ni även känna av övriga marknaden då ni bedömer att rätt strategi området är konkurrensutsatt upphandling. Förutom en enklare offertfrågan (med hänvisning till liggande ramavtal) till dagens leverantör, skall en offertfrågan tas fram övriga leverantörer. En offertfrågan består av: 1: Följebrev 2: Specifikation Företaget ni representerar heter: KoS AB Förfrågan ställs till: Dagens kontrakterade leverantör DHL, samt 4 ytterligare lämpliga transportetag (sök på internet). Transportsättet är ännu inte utbestämt utan inkomna offerter får reglera slugiltigt val av transportupplägg. 15

Beställarkompetens Organisationens måga att definiera behov Organisationens måga att sätta samman team att beskriva på ett begripligt sätt behovet Organisationens måga att medla behovet till leverantörsmarknaden Organisationens måga att hitta rätt leverantör och avtala om leverans på optimala villkor

Beställaransvar Ha kompetens att interagera med leverantören Att kräva Justa villkor och inte bara lägsta pris Att kräva att leverantören uppfyller vårt krav på Code of Conduct och andra CSR-krav Att tillse att detta även gäller 2:nd & 3:rd Tier Att uppträda affärsetiskt korrekt

Beskrivning av vad som skall köpas in. Funktionell specifikation (inkl kvalitet) Saken Teknisk specifikation (inkl kvalitet) Saken Logistisk specifikation Kringservice Ekonomisk specifikation Restriktioner Politisk specifikation Informell spec måndag den 15 mars 2010

måndag den 15 mars 2010 Specifikation i frågan SAKEN Vad vi ska köpa Funktionell specifikation alt Teknisk specifikation Kringservice specifikation Ekonomisk specifikation Politisk specifikation Baskrav; (SKALLKRAV) 1. Ekonomisk stabilitet 2. Basnivå kvalité 3. Geografisk täckning 4. Serviceorganisation Önskemål (BÖRKRAV) 1. Administration (t.ex. EDI) 2. Attityd 3. Etc

Tillägg till specifikation av produkt Funktionell specifikation Teknisk specifikation Kringservice specifikation Ekonomisk specifikation Politisk specifikation Vilka övriga kriterier kan tänkas vara styrande vid val av leverantör utom att de kan leva upp till 1. Produkt specifikation 2. Ekonomi Diskussion måndag den 15 mars 2010

Som man frågar får man svar. Grunden läggs vid identifiering av hela organisationens behov. Offertfrågan skall spegla det behov som är identifierat. Tydlighet rörande konsekvenser vid avvikande från specifikationer/kravbild. måndag den 15 mars 2010

Som man frågar får man svar 2. Tydlighet och lika offerter underlättar jämbarhet. Web offert (felmeddelande vid inmatning av fel värde). Sena ändringar är ofta dyra ändringar. måndag den 15 mars 2010

Till vem/vilka skall jag skicka en offertfrågan? Initial assessment Offert frågan. Möjliga leverantörer Första urval Val av leverantör(er) Kontrakt eller Order. måndag den 15 mars 2010

Utforma en frågan

Innehåll i frågan Avtalsutkast Prismodell Specifikation Utvärderings modell 26 måndag den 15 mars 2010

RFQ Följebrev Avtalsutkast Prismodell Specifikation Utvärderings modell 27 måndag den 15 mars 2010

Upphandlingsprocess 1. Projektmobilisering 2. Definiera värde och omfattning 3. Bestäm Inköpsstrateg i 4. Välj leverantörer offertfråga n 5. Besluta specifikatione r och urvalskriterier 6. Leverantörsva l och avtal 7. Operationell implementerin g 8. Kontinuerlig uppföljning Etablera projektteam Övergripande planering Planera kickoff möte Samla intern och extern data på nuvarande volymer, specifikationer, leverantörer, kontrakt etc Detaljplanera projektet Justera mål och omfattning Analysera marknadskonkurrens och påverkan på bolagets affärer Beslut om att fortsätta i upphandling eller att utveckla nuvarnade relation Beslut om gruppering map geografi och varugrupper Ta fram kandidatlista Samla in interna krav Skicka ut leverantörsmarknadsundersökning Välj leverantörer offertfråga n Samla in, sammanställ, enkla och standardisera specifikationer Samla in krav och besluta om standardiserad e urvalskriterier och viktning Ta fram, skicka ut och utvärdera offertfrågan Besluta om manuell eller elektronisk handling Utveckla handlingsstrategi och handla Genom lverantörsbedömn ing enl. ISO Ta fram organisation och plan implementering Besluta om organisation, källor, periodicitet och metod kontinuerlig uppföljning av leverantörerna och leverantörsmarknaderna Säkra implementering av avtal Kontinuerlig mätning på avtalstrohet och besparingar Kontinuerlig uppföljning av leverantörsmar knaden Åtgärder bättre avtalstrohet och konkurrenskraft iga villkor Leverantörsutv eckling Välj leverantör och teckna avtal 28

Steg 1 Projektmobilisering 1. Projekt - mobilis ering 2. Defini era värde och omfat tning 3. Bestä m Inköp sstrat egi 4. Välj levera ntörer offertf örfråg an 5. Beslut a specifi kation er och urvals kriteri er 6. Levera ntörsv al och avtal 7. Operat ionell imple menter ing Sponsor Input Utse projektledare Projektledare Identifiera och allokera teammedlemmar Gör övergripande tidplan Bjud in till kick-off möte Projektteam Kick-off möte Output Aktivit et/ Input/ Output Verkty g Övergripande upphandlingsp lan Omfattningsb eskrivning av upphandlingsp rojektet enligt övergripande upphandlingsp lan Identifiera roller och resursbehov Teckna resurskontra kt med linjechefer Resursplan Resurskontr akt Gör övergripande tidplan med huvudaktivit eter, milstoplar och större möten Övergripan de tidplan Boka möte, mötesrum och utrustning Håll kick off möte att ge projektmedle mmarna en övergripande ståelse projektet Mötesagend a Kick-off Övergripan de omfattning och mål Projektorga nisation inklusive roller Överordnad tidplan med huvudaktivit eter och större möten 29

Välj Checklista leverabler från Steg 1: Projektmobilisering 1. Projekt - mobilis ering 2. Defini era värde och omfat tning 3. Bestä m Inköp sstrat egi 4. levera ntörer offertf örfråg an 5. Beslut a specifi kation er och urvals kriteri er 6. Levera ntörsv al och avtal 7. Operat ionell imple menter ing Projektledare är allokerad (skriftlig konfirmering från linjechef) Analytiker är allokerade (skriftlig konfirmering från linjechef) Sakägare är identifierade Tidplan inkl milstolpar är upprättad Omfattning (varugrupper och addresserbart värde) är definerat på hög nivå Besparingsmål är definerat Riskanalys är upprättad och åtgärder vidtagna att lösa större risker Kick-off med projektgrupp är planerad 30

al och Exempel på Mötesagenda Kick 1. Projekt - mobilis ering 2. Defini era värde och omfat tning 3. Bestä m Inköp sstrat egi 4. Välj levera ntörer offertf örfråg an 5. Beslut a 6. specifi Levera kation ntörsv er och urvals avtal kriteri er 7. Operat ionell imple menter ing off-möte Projektets omfattning och mål Projektorganisation Roller och ansvar Överordnad tid och aktivitetsplan Deadlines Större möten Identifierade problem 31

1. Projekt - mobilis ering 2. Defini era värde och omfat tning 3. Bestä m Inköp sstrat egi 4. Välj levera ntörer offertf örfråg an 5. Beslut a specifi kation er och urvals kriteri er 6. Levera ntörsv al och avtal 7. Operat ionell imple menter ing Exempel på resursplan från Marknadsing och säljning Sakägare Saab Support Linköping Stefan De Flon, Heidi Wendt Aerotech -Telub Bertil Ullergren SBD Anders Floreniu s Saab- Tech Anna Bergenli d STS Anders Jonzon Projektledare Tomas Månsson (20%) Saab Aircraft John Belange r Saab Ericsson Space Lars Nordfeldt Corporat e Irene Svensson Assisterande projektledare Gustav Hasselskog, IBX, (50 %) Analytiker Monica Lugnet (60%) Håkan Aronsson (60%) Bengt Bergdahl (20%) Specialister TBD TBD TBD TBD TBD TBD TBD 32

4. 3. Välj Bestä levera m ntörer Inköp sstrat offertf egi an örfråg Exempel på en övergripande tidplan från Marknadsing och säljning 1. Projekt - mobilis ering 2. Defini era värde och omfat tning 5. Beslut a specifi kation er och urvals kriteri er 6. Levera ntörsv al och avtal 7. Operat ionell imple menter ing Task_Name Finish_Date 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 1. Projektmobilisering 2004-02-17 ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## 2. Definiera värde och omfattning 2004-03-19 ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## 3. Bestäm inköpsstrategi 2004-03-22 ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## 5. Besluta specifikationer och urvalskriterier 2004-04-16 ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## 6. Leverantörsval och avtal 2004-08-20 ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## 7. Operationell implementering 2004-08-16 ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## Semester 2004-07-30 ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## Initiala möten Projektmöten 2004-02-20 Etablera databehov och källor initial kartläggning Workshops (med sakägare): 2004-03-22 Info: datainsamling; Beslut: inköpsstrategi, omfattning, mål, leverantörskandidatlista 2004-04-16 Beslut: specifikationer, urvalskriterier, viktning, kommersiella villkor 33

4. 3. Välj Bestä levera m ntörer Inköp sstrat offertf egi örfråg an Exempel på en detaljerad tidplan från 1. Projekt - mobilis ering 2. Defini era värde och omfat tning 5. Beslut a specifi kation er och urvals kriteri er 6. Levera ntörsv al och avtal 7. Operat ionell imple menter ing marknadsing och säljning ID Task_Name Duration PredeStart Slut 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 1 1. Projektmobilisering 12 days 2004-02-02 2004-02-17 ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## 2 Upprätta tidplan 5 days 2004-02-02 2004-02-06 ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## 3 Identifiera team, teckna resurskontrkat och upprätta resursplan 8 days 2004-02-02 2004-02-11 ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## 4 Förbered kick-off möte 3 days 3 2004-02-12 2004-02-16 ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## 5 Kick-off möte; Beslut:, tidplan, resurser, möten, roller 1 day 2004-02-17 2004-02-17 ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## 6 2. Definiera värde och omfattning 23 days 5 2004-02-18 2004-03-19 ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## Projektmöte: Definiera databehov och källor 1 day 2004-02-20 2004-02-20 7 Etablera dataformat och skicka ut 2 days 2004-02-23 2004-02-24 ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## 8 Datainsamlingstid 10 days 7 2004-02-25 2004-03-09 ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## 9 Validera, loopa och sammanställ data 5 days 8 2004-03-10 2004-03-16 ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## 10 Förbered workshop 3 days 9 2004-03-17 2004-03-19 ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## 11 3. Bestäm inköpsstrategi 1 day 2004-03-22 2004-03-22 ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## Workshop: Info: datainsamling; Beslut: inköpsstrategi, 12 omfattning, mål, leverantörskandidatlista 1 day 10 2004-03-22 2004-03-22 ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## 13 4. Välj leverantörer offertfrågan 1 day? 2004-03-22 2004-03-22 ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## 14 (RFI och RFP slås samman) 1 day? 2004-03-22 2004-03-22 ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## 15 5. Besluta specifikationer och urvalskriterier 19 days 2004-03-23 2004-04-16 ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## 16 Besluta om databehov och källor 5 days 12 2004-03-23 2004-03-29 ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## 17 Datainsamlingstid 5 days 16 2004-03-30 2004-04-05 ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## 18 Validera, loopa och sammanställ data 5 days 17 2004-04-06 2004-04-12 ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## 19 Gör slag till kommersiella villkor 10 days 12 2004-03-23 2004-04-05 ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## 20 Förbered workshop 3 days 18 2004-04-13 2004-04-15 ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## Workshop: Beslut: specifikationer, urvalskriterier, viktning, 21 kommersiella villkor 1 day 20 2004-04-16 2004-04-16 ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## ## 34

Steg 2 mobilis Definiera värde och omfattning 1. Projekt - ering 2. Defini era värde och omfat tning 3. Bestä m Inköp sstrat egi 4. Välj levera ntörer offertf örfråg an 5. Beslut a specifi kation er och urvals kriteri er 6. Levera ntörsv al och avtal 7. Operat ionell imple menter ing Projektteam Input Ta fram detaljerad projektplan Samla data Säkra datakvalitet Justera projektets omfattning och mål Output Intern källa Samla varugruppsdata Extern källa Samla varugruppsdata Aktivitet/ Input/ Output Övergripande omfattning och mål Projektorganisation inklusive roller Överordnad tidplan med huvudaktiviteter och större möten Projektleadaren ubildar om upphandlingsprocessen Teamet tar fram detaljerad projektplan Besluta om relevant data att samla in och datakällor (internt, externt/leverantör) per varugrupp Skapa datatemplates (Request For Data, RFD) och distribuera. Säkerställ att källorna står RFD och följ upp deadlines. Gör översikt över nuvarande kontrakt, leverantörer, volymer, priser och specar. Verifiera datas validitet och besluta vilken data som ska användas Sammanställ all data i ett dokument Justera projektets mål och omfattning utifrån kunskapen från datainsamlingen Detaljerad projektplan Verktyg Detaljerad projektplan Request for Data (RFD) 35

Inköp Checklista leverabler från Steg 2: 1. Projekt - mobilis ering 2. Defini era värde och omfat tning 3. Bestä m sstrat egi 4. Välj levera ntörer offertf örfråg an 5. Beslut a specifi kation er och urvals kriteri er 6. Levera ntörsv al och avtal 7. Operat ionell imple menter ing Definiera värde och omfattning Analytiker och reps från affärsenheter är utbildade i processen (kick off) Analytiker och reps från affärsenheter är informerade om omfattning, mål och tidplan (kick off) Sakägare är informerade om processen, omfattning, mål och tidplan Underlag upphandling finns tillgänglig i form av volym, produkt, varugrupp, dagens leverantörer, priser och avtal Eventuella undervarugrupper är definierade Värde och leverantörer per undervarugrupp är identifierat Kompletta pris och volymlistor leverantörer som representerar 80% av värdet är framtagna och kategoriserade i undervarugrupper Avtal är kartlagda; datum, åtaganden, prismodeller etc Sakägare är identifierade per undervarugrupp 36

1. Projekt - mobilis ering 2. Defini era värde och omfat tning 3. Bestä m Inköp sstrat egi 4. Välj levera ntörer offertf örfråg an 5. Beslut a specifi kation er och urvals kriteri er 6. Levera ntörsv al och avtal 7. Operat ionell imple menter ing Standardmetod att definiera värde och omfattning Görs i projektmöte Görs enskilt Föreslås av projektgruppen, beslutas av styrgruppen 1. Besluta vilken data som ska samlas in 2. Besluta vilka datakällor som ska användas 3. Besluta datainsamlingsmetod 4. Sammanställ databehov, källor och metod 5. Upprätta mallar datainsamling 6. Genom datainsamling 7. Validera och uppdatera data 8. Sammanställ datainsamlingen 9. Om det motiveras av den insamlade datan, justera projektets mål och omfattning 37

Steg 3 Bestäm inköpsstrategi 1. Projekt - mobilis ering 2. Defini era värde och omfat tning 3. Bestä m Inköp sstrat egi 4. Välj levera ntörer offertf örfråg an 5. Beslut a specifi kation er och urvals kriteri er 6. Levera ntörsv al och avtal 7. Operat ionell imple menter ing Analysera leverantörsmarknaden Projektteam Input Analysera varugruppen enl. Kraljic Output Sakägare Besluta inköpsstrategi Aktivitet/ Input/ Output Övergripande omfattning och mål Projektorganisation inklusive roller Överordnad tidplan med huvudaktiviteter och större möten Analysera konkurrensen i leverantörs-marknaden mha Porter: Konkurrens Leverantörer Köpare Substitut Nyetablering Omgivning Mappa varugrupperna m.a.p. Leverantörsmarknades komplexitet och Påverkan på etaget Bestäm varugruppsstrategi: Volymkonsolidiering Bästa pris Global upphandling Förbättrade specifikationer Gemensam processutveckling Omstrukturering av leverantörsrelationen Inköpstrategi varugrupperna i projektet Besluta vilka varugrupper som ska gå vidare i upphandling och vilka leverantörsutveckling ska tillämpas Bestäm hur varugrupperna ska delas m.a.p geografi och varugrupper Verktyg Analys av leverantörmarknad Kraljic-matris Aternativa inköpsstrategier 38

2. 1. Defini Projekt era - värde mobilis och ering omfat tning Checklista leverabler från Steg 3: 3. Bestä m Inköp sstrat egi 4. Välj levera ntörer offertf örfråg an 5. Beslut a specifi kation er och urvals kriteri er 6. Levera ntörsv al och avtal 7. Operat ionell imple menter ing Bestäm inköpsstrategi Varugrupper upphandling är beslutade/konfirmerade tillsammans med sakägare Datum upphandling är beslutade (om annat än omgående) Strategi och huvudtekniker är etablerad per undervarugrupp och beslutade tillsammans med sakägare Omfattning och mål är uppdaterade utifrån steg 2 och 3 och godkänt av styrgrupp Beslut om leverantörskandidater ska identifieras med RFI eller inte är taget 39

4. 3. Välj Bestä levera m ntörer Inköp sstrat offertf egi an örfråg Inköpsstrategin baseras på en analys av varugruppens påverkan på 1. Projekt - mobilis ering 2. Defini era värde och omfat tning 5. Beslut a specifi kation er och urvals kriteri er 6. Levera ntörsv al och avtal 7. Operat ionell imple menter ing bolaget och på leverantörsmarknades konkurrens VARUGRUPPSPOSITIONERING: INTRODUKTION Hög Varugruppens påverkan på org/ftg: Hävstång Strategisk Inköpsvärde Påverkan på slutkund Konkurrenspåverkande kunskap/teknologi Påverkan vid brist/störningar Icke-kritisk Flaskhals Låg Hög Låg 40 Marknadskonkurrens: Konkurrens mellan leverantörerna Leverantörernas styrka mot sina leverantörer Förekomst av Substitut Inträdesbarriärer Egna begränsningar Org/Ftgs handlingsstyrka

4. 3. Välj Bestä levera m ntörer Inköp sstrat offertf egi an örfråg Inköpsstrategin baseras på en analys av varugruppens påverkan på 1. Projekt - mobilis ering 2. Defini era värde och omfat tning 5. Beslut a specifi kation er och urvals kriteri er 6. Levera ntörsv al och avtal 7. Operat ionell imple menter ing bolaget och på leverantörsmarknades konkurrens Tänk efter var ni placerar in ert case Hög Varugruppens påverkan på org/ftg: Hävstång Strategisk Inköpsvärde Påverkan på slutkund Konkurrenspåverkande kunskap/teknologi Påverkan vid brist/störningar Icke-kritisk Flaskhals Låg Hög Låg 41 Marknadskonkurrens: Konkurrens mellan leverantörerna Leverantörernas styrka mot sina leverantörer Förekomst av Substitut Inträdesbarriärer Egna begränsningar Org/Ftgs handlingsstyrka

Exempel på analys av en leverantörsmarknad Leverantörsmarkanden har en relativt hög grad av konkurrens men manövreringsutrymmet begränsas delvis av interna begränsningar 1. Projektmobilis ering 2. Defini era värde och omfat tning 3. Bestä m Inköp sstrat egi 4. Välj levera ntörer offertf örfråg an 5. Beslut a specifi kation er och urvals kriterie r 6. Levera ntörsv al och avtal 7. Operat ionell implem enterin g ANALYS AV KONKURRENS PÅ LEVERANTÖRSMARKNAD Faktor Status varugruppen Värdering av konkurrens Konkurrens Rivalitet mellan leveranörsetagen Leverantörer Leverantörernas handlings-styrka mot sina leverantörer Nyetablering Inträdesbarrrärer till marknaden Begränsningar Egna begränsningar, statliga begränsningar, begränsningar från kunder Företagets handlingstyrka Relativ storlek, värde som referenskund Hög grad av konkurrens med låg grad av differentiering av produkterna Möbel och Kontorsmateriel Leverantörer relativt starka mot sina underleverantörer Litteratur leverantörer svaga mot läggare. Kontorsmateriel: låga inträdesbarriärer Litteratur:låga inträdesbarriärer Möbler: Höga inträdesbarriärer Delvis intern begränsning på möbler i form av installerad bas Högt värde som referenskund. Med många anställda i Sverige, stort värde på nationell marknad vilket ger tyngd mot nationellt organiserade säljningsorg. Administrativa produkter har en leverantörsmarknad med relativt hög grad av konkurrens 42

Exempel på analys av en varugrupps påverkan på Saab Förutom varugruppens inköpsvärde har varugruppen liten påverkan på Saab ANALYS AV VARUGRUPPENS PÅVERKAN PÅ SAAB 1. Projektmobilis ering 2. Defini era värde och omfat tning 3. Bestä m Inköp sstrat egi 4. Välj levera ntörer offertf örfråg an 5. Beslut a specifi kation er och urvals kriterie r 6. Levera ntörsv al och avtal 7. Operat ionell implem enterin g Faktor Inköpsvärde Varugruppen utgör en väsentlig del av etagets totala inköp Status varugruppen Påverk an Ca 88 MSEK av totalt 3800 Påverkan på slutkund Varugruppen har stor påverkan på slutkundens upplevda värde av produkten/tjänsten Leverantörsvalet har liten/ingen påverkan på slutkund Varugruppen har liten påverkan på Saab Kunskap/teknologi Varugruppen innehåller kunskap eller teknologi som har väsentlig påverkan på etagets konkurrenskraft Leverantörsvalet har liten/ingen påverkan på etagets konkurrenskraft Brist/störningar Skulle brist eller andra leveransstörningar påverka etaget väsentligt negativt Brist eller leveransstörningar har liten påverkan 43

Varugruppens påverkan på etaget Exempel på Varugruppspositionering inom Marknadsing och säljninghårdvara 1. Projekt - mobilis ering 2. Defini era värde och omfat tning 3. Bestä m Inköp sstrat egi 4. Välj levera ntörer offertf örfråg an 5. Beslut a specifi kation er och urvals kriteri er 6. Levera ntörsv al och avtal 7. Operat ionell imple menter ing Hög VARUGRUPPSPOSITIONERING OCH GRUPPERING Utmana Konsolidera Kreativa byråer Tryckeritjänster Internet Lobbying, opinionsbildning Utvärdera Monterdesign Monterbyggnation Sponsring Presentartiklar inkl kläder Event management inkl Catering Transport & logistik Video och Foto Montermaterial Samla upp Annonsplats (tidskrifter, tv, radio, Internet) Informationstjänster Hyra av monteryta & lokal Låg Hög Översättningar Skyltar Marknadsundersökningar Varugruppens konkurrens Mediabyråer Låg 44

Steg 4 Välj leverantörer offertfrågan 1. Projekt - mobilis ering 2. Defini era värde och omfat tning 3. Bestä m Inköp sstrat egi 4. Välj levera ntörer offertf örfråg an 5. Beslut a specifi kation er och urvals kriteri er 6. Levera ntörsv al och avtal 7. Op ion im me ing Projektteam Input Ta fram kandidatlista Besluta om urvalskriterier RFI Ta fram och skicka ut RFI Filtrera leverantörer Output Leverantör Svara på RFI Aktivitet/ Input/ Output Inköpstrategi varugrupperna i projektet Inköpstrategi varugrupperna i projektet Ta fram kandidatlista med: Nuvarande Alternativa Utmanare Besluta om källor urvalskriterier: Kunder, Myndigheter, Interna användare, Kvalitet, Etc. Genom möten eller dataformat, samla in krav på framtida leverantörer, produkter och tjänster Ta fram RFI utifrån urvalskriterierna Skicka ut till leverantörerna på kandidatlistan Följ upp mottagande och deadline Välj leverantörer offertfrågan (RFP) utifrån beslutatade kriterier Urvalskriterier Leverantörer offertfrågan Sammanställ kraven och bestäm urvalskriterier RFI Verktyg Kandidatlista Urvalskriterier RFI Leverantörslista Offertfrågan 45

Checklista leverabler från Steg 4: Välj leverantörer offertfrågan 1. Projekt - mobilis ering 2. Defini era värde och omfat tning 3. Bestä m Inköp sstrat egi 4. Välj levera ntörer offertf örfråg an 5. Beslut a specifi kation er och urvals kriteri er 6. Levera ntörsv al och avtal 7. Operat ionell imple menter ing Om RFI/markandsundersökning genoms: Specifikationer och urvalskriterier är definierade RFI är framtagen, utskickad, returnerad RFI är utvärderad enligt urvalskriterier Beslut om leverantörer offertfrågan är taget tillsammans med Sakägare Om RFI/marknadsundersökning inte genoms: Beslut om leverantörer offertfrågan är taget tillsammans med Sakägare 46

Steg 5 Besluta specifikationer och urvalskriterier 1. Projekt - mobilis ering 2. Defini era värde och omfat tning 3. Bestä m Inköp sstrat egi 4. Välj levera ntörer offertf örfråg an 5. Beslut a specifi kation er och urvals kriteri er 6. Levera ntörsv al och avtal 7. Operat ionell imple menter ing Projektteam Input Sammanställ nuvarande specifikationer Samla in krav urvalskriterier Output Sakägare Besluta om framtida specifikationer Besluta om urvalskriterier Aktivitet/ Input/ Output Inköpstrategi varugrupperna i projektet Inköpstrategi varugrupperna i projektet Samla in och sammanställ nuvarande specifikationer Analysera kosnadsdrivande specifikationselem ent Gör slag på framtida enklade och standardiserade specifikationer Besluta om framtida enklade och standardiserade specifikationer Besluta om källor urvalskriterier: Kunder, Myndigheter, Interna användare, Kvalitet, Etc. Genom möten eller dataformat, samla in krav på framtida leverantörer, produkter och tjänster Gå igenom slag på urvalskriterier och viktning. Ta beslut Framtida (standardiserade) specifikationer Urvalskriterier och viktning Sammanställ och sammanfatta kraven. Gör slag på viktning Verktyg Framtida specifikationer Urvalkriterier och viktning 47

Checklista leverabler från Steg 5: Besluta specifikationer och urvalskriterier 1. Projekt - mobilis ering 2. Defini era värde och omfat tning 3. Bestä m Inköp sstrat egi 4. Välj levera ntörer offertf örfråg an 5. Beslut a specifi kation er och urvals kriteri er 6. Levera ntörsv al och avtal 7. Operat ionell imple menter ing Produkt/tjänstelistor upprättade utifrån produktdata insamlat under steg 2 och från input från sakägare, användare och andra intressenter. Specifikationer är upprättade på produkt/tjänstenivå utifrån produktdata insamlat under steg 2 och från input från sakägare, användare och andra intressenter. Urvalskriterier är upprättade på leverantörsnivå. Kriterierna är indelade i skall- och börkrav. Börkraven är viktade sinsemellan och definitioner rating upprättade. Specifikationer och urvalskriterier är genomgånga med och godkända av sakägare Kommersiella villkor (avtalsutkast) är upprättade i samråd med jurist/inköpare 48

NPC Bedömning Kontorsmateriel: XXXX 1. Projektmobilis ering 2. Defini era värde och omfat tning 3. Bestä m Inköp sstrat egi 4. Välj levera ntörer offertf örfråg an 5. Beslut a specifi kation er och urvals kriterie r 6. Levera ntörsv al och avtal 7. Operat ionell implem enterin g Skall krav Vilja och måga att lägga in katalog sortiment i inköpsverktyget Iso certifieringar 9000, 14000 Lämnande av referenser Min nivå på D&B Rating A: Urvalskriterier Vikt Bedömningsgrunder Bedömning 1 2 3 4 5 Faktor Poäng Leveransprecision 25% Leverans precision min nivå 98 procent fås från leverantör Full leverans, restnoteringar Reklamationshantering X 5 25 General non-price evaluation Criteria NPC Logistik Sortiment 25% 20% Förmåga att kunna leverera till alla SAAB enheter (geografiskt och sörjningsmodell) Kostnadseffektiv leverans rutin Led tid Möjlighet att leverera på 48 timmar som standard Hantera snabb ordrar inom 24 timmar En leverantör skall kunna hantera hela SAAB sortimentet inkl kundspecifika artiklar Både tillverkning och även standard produkter hos andra leverantörer Förmåga att tillhanda hålla ett brett kvalitets sortiment(från orginal till egna märken) X 5 X 4 25 20 Flexibilitet 10% Möjlighet att hantera olika fakturerings rutiner Möjlighet att hantera olika godsmärkning per kund nummer X 2 10 Kundservice Kundsupport 10% Utsedd kundansvarig hela SAAB Referenser 10% Leveransprecision, Logistiklösningar, Ledtider och Sortiment Note: Scores given range from 1-5, where 5 is the highest. Full score in all categories gives a score of 100. Source: IBX Procurement team Analysis X 2 Total poäng 98 8 X 2 10 49

Steg 6 Leverantörsval och avtal 1. Projekt - mobilis ering 2. Defini era värde och omfat tning 3. Bestä m Inköp sstrat egi 4. Välj levera ntörer offertf örfråg an 5. Beslut a specifi kation er och urvals kriteri er 6. Levera ntörsv al och avtal 7. Operat ionell imple menter ing Projektteam Input Ta fram och skicka ut offertfrågan Besluta om handlingsmetod och team Utvärdera offertfrågan Planera handling och utveckla strategi Förhandling Leverantör Svara på offertfrågan Förhandling Aktivitet/ Input/ Output Inköpstrategi varugrupperna i projektet Framtida (standardiserade) specifikationer Urvalskriterier och viktning Leverantörer Offertfrågan Ta fram offertfrågan utifrån urvalskriterierna Bifoga huvudsakliga kommersiella villkor att skorta tiden avtalshandling Skicka ut till leverantörerna på RFP-listan Följ upp mottagande och deadline Besluta om manuell respektive elektronisk handling (eauktion) Om manuell handling, utse team Utvärdera offertfrågan utifrån uppsatta kriterier och välj ut leverantörer att gå vidare med Fördela och planera handlingar Utveckla handlingsstrateg i varje leverantör Om eauction, planera auktionen och aktivera och utbilda leverantörer Genom handlingsomgån g 1-3 Verktyg Förhandlingsstrategi eauctionsverktyg 50

Steg 6 ering Leverantörsval och avtal, forts. 1. Projekt - mobilis 2. Defini era värde och omfat tning 3. Bestä m Inköp sstrat egi 4. Välj levera ntörer offertf örfråg an 5. Beslut a specifi kation er och urvals kriteri er 6. Levera ntörsv al och avtal 7. Operat ionell imple menter ing Projektteam Analysera resultat och eslå leverantörsval Informera leverantörer Teckna avtal Output Sakägare Besluta om leverantörsval Aktivitet/ Input/ Output Slutlig utvärdering av leverantörerna Genom leverantörsbedömning enl. ISO Förslag till leverantörsval Sakägaren tar tillsammans med projektteamet slutligt beslut om leverantörsval Besluta om metod information till leverantörer som inte blivit valda: Mail/brev Telefonkonferens med sammanfattning av utvärdering Möte med sammanfattning av utvärdering Teckna avtal: General supply agreement Special supply agreement General Terms and Conditions Service Level Agreement Valda kontrakterade leverantörer Utse legalt ansvarig Infomera de valda leverantörerna och sätt upp möten: Avtalshandling Implementeringsplanering 51 Verktyg

Välj Checklista leverabler från Steg 6: 1. Projekt - mobilis ering 2. Defini era värde och omfat tning 3. Bestä m Inköp sstrat egi 4. levera ntörer offertf örfråg an 5. Beslut a specifi kation er och urvals kriteri er 6. Levera ntörsv al och avtal 7. Operat ionell imple menter ing Leverantörsval och avtal Offertfrågan etablerad utifrån urvalskriterierna, specifikationerna och kommersiella villkoren Offertfrågan utskickad Offerter sammanställda och utvärderade Leverantörer handlingsomgång 1 beslutade Förhandlingsteam utsedda och handlingar planerade Förhandlingstrategi utvecklad varje leverantör Förhandlingar genomda 52

1. Projektmobilis ering 2. Defini era värde och omfat tning 3. Bestä m Inköp sstrat egi 4. Välj levera ntörer offertf örfråg an 5. Beslut a specifi kation er och urvals kriterie r 6. Levera ntörsv al och avtal 7. Operat ionell implem enterin g Exempel på sammanställning av handlingsresultat på kontorsmateriel Samtliga alternativ innebär en avsevärd sänkning av nuvarande prisnivå. Alla önskade nivåer på andra mål nås utom betalnings villkor och returkostnad där vi når min nivå avslut SLUTBUD 19,07 Nuvarande avtal 17,1-17,7 7-10% Projektmål MSEK/år 24% 31% 34% 34% 14,42 40% 42% 13,21 12,68 12,68 11,44 11,05 Resultat mot övrigt satta handlingsmål Alla önskade nivåer nås utom Betalningsvilkor där vi når min nivå avslut på 30DN Kundservice, samtliga returer på leverantörens bekostnad. Här når vi till att leverantören står returer där han själv orsakat felet 53

If you pay peanuts - 54

If you pay peanuts - You get monkeys 55

Exempel på värdering av pris och kvalitet kontorsmateriel. Ingen av kontorsmaterial leverantörerna differentierar sig på urvalskriterierna, pris blir den avgörande faktorn. XXX och YYY är då de som särskiljer sig från de övriga leverantörerna 1. Projekt - mobilis ering 2. Defini era värde och omfat tning 3. Bestä m Inköp sstrat egi 4. Välj levera ntörer offertf örfråg an 5. Beslut a specifi kation er och urvals kriteri er 6. Levera ntörsv al och avtal 7. Operat ionell imple menter ing ANALYS KONTORSMATERIEL Pris Lågt Medium Högt Sämst Kvalitet- Medium CCC 75 Baserat på urvalskriterier XXX 98 YYY 100 DDD 100 GGG 100 VVV 100 Bäst Pris och urvalskriterier värderas lika dvs 50/50 Samtliga leverantörer utom CCC anses vara helt jämbara utifrån satta urvalskriterier Leveransprecision Logistik Sortiment Flexibilitet Kundservice/ Kundsupport Referens erfarenhet av urvalskriterierna Eftersom leverantörerna inte differentierar sig på annat än pris så blir det en avgörande faktor XXX och YYY utmärker sig på pris mot de andra 56

SWOT Exempel på analys och rekommendation val av leverantör kontorsmateriel. Projektet rekommenderar XXX som leverantör, 400 ksek i diff mot YYY. Leverantörerna skiljer sig enbart i pris urvalskriterier är samma ANALYS XXX OCH YYY STYRKOR XXX Vinnare av eauktionen 400 ksek e 2:an YYY SVAGHETER Uppstartskostnad Har en del produkter undantagna från rabatt satsen STYRKOR YYY Befintlig leverantör, kan Saab världen 2:a i eauktionen 400 ksek dyrare än ettan samt 1,2Msek bättre än 3:an SVAGHETER Har en del produkter undantagna från rabatt satsen MÖJLIGHETER Visar att Saab vill och kan ta in helt nya leverantörer ökar konkurrenstrycket till nästa handling RISKER MÖJLIGHETER Visar att Saab är villiga att lägga alla ägg i en korg, ökar delvis konkurrensmöjligheterna till nästa gång RISKER 1. Projektmobilis ering 2. Defini era värde och omfat tning Analys Inga direkta risker med att välja varken XXX eller YYY Möjligheter att öka konkurrenssituationen skapas genom att välja XXX som utmanare istället befintlig leverantör Det finns en potentiell uppstarts kostnad på att välja XXX som leverantör Slutsats Välj XXX som leverantör på två år. Är en fullvärdig leverantör av kontorsmaterial till Saab. Ger bäst prisbesparing Genom att visa att Saab väljer den bästa leverantören utifrån urvalskriterier och pris och inte enbart använder utmanare till att pressa befintliga leverantörer så ökar också konkurrenssituationen till nästa handling 3. Bestä m Inköp sstrat egi 4. Välj levera ntörer offertf örfråg an 5. Beslut a specifi kation er och urvals kriterie r 6. Levera ntörsv al och avtal 57 7. Operat ionell implem enterin g

Steg 7 2. 1. Defini Projekt era - värde mobilis och omfat tning ering Operationell implementering 3. Bestä m Inköp sstrat egi 4. Välj levera ntörer offertf örfråg an 5. Beslut a specifi kation er och urvals kriteri er 6. Levera ntörsv al och avtal 7. Operat ionell imple menter ing Etablera implementeringsteam Projektteam Input Ta fram implementeringsp lan Ta fram format och organisation mätning Slutlig operationell överlämning Implement eringsteam Ta fram implementeringsp lan Slutlig operationell överlämning Output Laverantör Etablera implementeringsteam Ta fram implementeringsp lan Aktivitet/ Input/ Output Valda kontrakterade leverantörer Implementeringsteam etableras med representanter relevanta funktioner och bolag/divisioner Leverantörerna utser sina implementeringsteam En implementeringsplan tas fram med fokus på att snabbt byta leverantörer på de varugrupper och siter med störst volym Överväg behov av pilotimplementering och Contingency plan Besluta om vad som kontinuerligt ska mätas/benchmarkas på leverantörs och marknadsnivå att säkerställa optimal leverans och leverantörsbas. Besluta om källor, period och ansvar mätning Projektteamet lämnar över uppdraget till implementeringsteamet Projektteamet säkrar ansvariga kontinuerlig mätning Projektteamet avvecklas Utsett implementeringsteam Implementeringsplan Verktyg Mall implementerings-team Mall implementeringsplan 58

Checklista leverabler från Steg 7: Operationell implementering Implementeringsplan upprättad Förvaltningsorganisation beslutad Metod kontinuerlig uppföljning av leverantörerna och leverantörsmarknaderna framtagen 59

RFQ brev Exempel från bemannings upphandling på Saab. Följebrev (ingår i uppgift) Specifikation/prismodell (ingår i uppgift) Urvals kriterier (ingår ej i uppgift) Code of conduct (ingår ej i uppgift) NDA (ingår ej i uppgift) Avtalsutkast (ingår ej i uppgift) 61