Personärende 5-1 5 Personärende I ett personärende kan man rapportera in ny information eller ändra befintlig information för en person. Beskrivning av ärendeytan Ärendeytan för personärendet är indelad i tre delar. Den övre delen av ärendeytan I den övre delen av ärendeytan finns fälten för den personsökning som måste göras när man skapar ett nytt ärende. Den mellersta delen av ärendeytan Den mellersta delen innehåller fält och knappar för inrapportering av ny eller ändrad information om en person. När man skapar ett nytt ärende för en person som redan finns i databasen fylls ärendeytan med den information som finns i databasen för närvarande.
Personärende 5-2 Den nedre delen av ärendeytan I den nedre delen finns knappar som används för hantering av ärenden. Alla knapparna beskrivs i kapitlet Ärendehantering under rubrikerna Skicka ärende, Avsluta ärende, Kasta ärende eller ångra inrapportering och Bläddra bland ärenden. Nedanför knappraden finns en statusrad som tillsammans med rubrikerna på respektive fält i den mellersta delen ger information och hjälp vid inrapportering i de olika fälten. Skapa ett nytt personärende Ett personärende kan skapas antingen för en helt ny person eller för en person som redan finns i Primulasystemet. Det kan finnas endast ett pågående personärende för en person. Om en användare försöker skapa ett personärende och det redan finns ett pågående ärende hos någon annan användare så meddelar Primula detta. För att skapa ett nytt personärende måste man först välja Person... i menyn Ärenden i huvudfönstret eller trycka på motsvarande ikon i verktygsraden. Då öppnas ärendeytan med en tom blankett eller med det första ärendet i bunten. Om man fått det första ärendet i bunten kan man välja Nytt ärende i ärendemenyn eller också använder man knappen mellan Bläddra -knapparna längst ned till höger i ärendeytan för att få ett nytt ärende. Därefter gör man en personsökning (se kapitel Generella systemfunktioner ) genom att ange del av personnummer eller namn i den övre delen av ärendeytan. Följande fall kan då inträffa: Personen finns i Primulas huvuddatabas och det finns inte något pågående personärende för denna person. Då hämtas information om personen från Primulas huvuddatabas och läggs in i fälten i ärendeytan. Därefter kan man rapportera in ny information eller ändra befintlig information i ärendet. Personen finns i Primulas huvuddatabas och det finns redan ett pågående personärende för aktuell person. Det pågående personärendet kan återfinnas antingen i användarens egen ärendebunt eller i någon annan användares ärendebunt. I det senare fallet kan användaren inte skapa något nytt ärende för personen förrän det pågående personärendet är avslutat. Detta gäller även om det finns ett pågående minirapporteringsärende för den aktuella personen och Primula ger följande meddelande.
Personärende 5-3 Personen finns inte i Primulas huvuddatabas men det finns redan ett pågående personärende eller ett minirapporteringsärende i den egna eller i någon annan användares ärendebunt. Användaren kan inte skapa ett nytt personärende för denna person förrän det pågående ärendet är avslutat. Personen finns inte i Primulas huvuddatabas, det pågår inte något personärende för denna person och personnumret har inte använts för personnummerbyte. Personnummer och namn skrivs in. Därefter klickar man på knappen Ny person. Kontroller görs att användaren har angivit ett namn samt att personnumret är godkänt. Det finns två typer av godkända personnummer i Primula: º Traditionella personnummer. º Samordningsnummer, består av tio siffror, sex siffror för födelsedata på formen år-mån-dag (där dag är födelsedag + 60), ett tresiffrigt individnummer och en kontrollsiffra. Ny person Om man gör en personsökning i personärendet och inte får någon träff kommer en informationsbild att visas. En ny person måste läggas in i Primulas databas. Om man svarar Ja skapar Primula en ny blankett för denna person. För att man skall kunna skapa andra typer av ärenden måste först ett personärende ha påbörjats så personen finns i Primulas huvuddatabas. Man kan inte skapa andra ärenden (t ex ersättnings- eller ledighetsärenden) kopplade till en person som inte återfinns i Primulas huvuddatabas. I denna inkluderas i detta sammanhang inte ärendedatabasen som innehåller information om pågående och avslutade ärenden. Detta innebär att även om det finns ett pågående personärende för personen kan man inte avsluta andra ärenden för denna person förrän det pågående personärendet är avslutat och det därmed finns information om personen i huvuddatabasen. Den normala gången är att personärendet avslutas innan andra ärenden påbörjas.
Personärende 5-4 Ärendeytans information samt regler för rapportering Beskrivning av information i fält och knappar I nedanstående tabell finns beskrivningar av den information som finns i alla fält och under alla knappar som man kan använda för inrapportering av information. För vissa fält och knappar krävs tydligare instruktioner än de som finns i tabellen. Dessa finns nedan under rubriken Särskilda regler och anvisningar. Systemets obligatoriska fält har rödmarkerade rubriker i ärendeytan. Lokalt har Uppsala universitet valt att göra ytterligare några fält obligatoriska. Dessa anges i tabellen nedan. Namn på fält och knappar Adressuppgifter Fullständig adress i Sverige Lönespecifikation Utland Utlandsadress Beskrivning av fältinformation samt regler vid val av information för inrapportering Obligatorisk uppgift. Fyra fält: gatuadress, c/o-adress, postnummer samt ort. OBS! Inget av dessa fält skall används om utlandsadress rapporteras. Se instruktioner under rubriken Särskilda regler och anvisningar. Måste fyllas i för att personen skall erhålla lönespecifikation. inst Obligatorisk uppgift. Landkod skall väljas i listboxen. Maximalt tre adressrader kan skrivas. Observera att direkt efter kommatecken (som särskiljer adressraderna) skall INGET mellanslag göras. Se instruktioner under rubriken Särskilda regler och anvisningar. EMail Frivillig uppgift. inst Telefon Frivillig uppgift inst F-kassa Namn o adress på försäkringskassa Arbställenr Nr på arbetsställe = institution/motsv Tjänstgöringsort Län och kommun Grunduppgift: Preliminär skatt (uppdelad i två fält) Grunduppgift: Proc. skatt Behöver ej rapporteras för personer boende i Uppland. Postnumret styr namn och adressuppgift på aktuell försäkringskassa. Val av annan försäkringskassa kan göras i listboxen som innehåller uppgifter från styrtabellen Organisation. Obligatorisk uppgift. Koden väljs från listboxen. Klartext för koden återfinns i styrtabell Arbetsstallekod under servicerutiner. Obligatorisk uppgift. Uppsala = 0380. Skattetabell och kolumn. Anges enligt skattsedel, t. ex. 320 1. Skattekolumn fylls i automatiskt beroende på personens ålder. 30% skatt dras om personen inte har någon månadslön vid Uppsala universitet. Läggs in av inst inst inst inst
Personärende 5-5 Namn på fält och knappar Ändrad ber. av skatteavdrag: Belopp (uppdelad i tre fält) Ändrad ber. av skatteavdrag: Proc. skatt Ändrad ber. av skatteavdrag: Beloppsgräns Ändrad ber. av skatteavdrag: SINK-skatt % Friv. skatt % Övrig statlig anst: Dagar Angivet per datum Anst vid mynd: Dagar Angivet per datum LAS-tid: Dagar Angivet per datum Ber. NOR Medalj Avvikande årssemester Arb/Uppeh. tillstånd Beskrivning av fältinformation samt regler vid val av information för inrapportering Belopp samt tidsperiod enligt jämkningsbeslut. Den generella regeln är att inrapporterat belopp blir negativt med automatik eftersom det är det vanligaste fallet. Om man vill att beloppet skall vara positivt måste man ange ett plustecken (+) framför beloppet vid inrapporteringen. Tre fält: procentsats för skatteberäkning samt tidsperiod enligt jämkningsbeslut. När bruttolön överstiger beloppsgränsen upphör jämkning att gälla. Procentsats för särskild inkomstskatt enligt beslut från skattemyndigheten för utomlands bosatta personer. Tre fält: Extra skatt i procent eller kronor samt tidsperiod enligt önskemål från löntagaren. Anställningsår och antal dagar samt datum för inrapporteringen. Rapporteras in av pensionshandläggaren, som har räknat fram anställningstiden. Anställningsår och antal dagar vid Uppsala universitet. Rapporteras in av pensionshandläggaren som har räknat fram anställningstiden t o m angivet datum. Fr o m detta datum räknar Primulasystemet anställningstiden. Det antal dagar som tjänats in rapporteras av pensionshandläggaren, som har räknat fram LAS-tiden t o m angivet datum. Om fältet är tomt, räknas LAS-tiden automatiskt. Fr o m angivet datum räknar systemet tid tills maxtiden 1825 dagar har uppnåtts. I fältet LAS-tid anges det antal dagar av tidigare anställningstid som gått efter det att personen fyllt 45 år. Det värdet används endast för beräkning av turordning. Datum när den anställde uppnått 30 års statlig anställning. Tiden räknas automatiskt med ledning av inlagda uppgifter om tidigare statlig anställning och anställningstid vid Uppsala universitet. Datum när den anställde fått NOR. Rapporteras in av pensionshandläggaren. Gäller pensionärer, viss röntgenläkare och dem som inte följer ALFA-avtalet (t ex anställningsstöd, offentligt skyddat arbete, OSA). Kontrollera med personalavdelningen! Datum för sista dag för arbetstillstånd. Obligatoriskt för icke EU-medborgare som inte har permanent uppehållstillstånd. Anställningen får inte vara längre tid än vad tillståndet anger. Förlängning av anställning ej tillåten utan förnyat arbetstillstånd. Läggs in av Inst/ inst
Personärende 5-6 Anställd Uppsala universitet Avisering2 Avisering3 Intresse... Bisyssla... Pers.ant... Blanketter.. (knapp) Ant[H]... Obligatorisk uppgift. Datum för första anställningsdag vid Uppsala universitet. Denna uppgift avser den allra första anställningsdagen med anställningsavtal vid universitetet, oavsett uppehåll mellan anställningarna. Används f n inte. Används f n inte. Här rapporteras olika intresseavdrag, t. ex. PC-avdrag, Kåpan, Kåpan Plus mm. Se instruktioner under rubriken Särskilda regler och anvisningar. Uppgiven bisyssla. Rapporteras endast för lärare. Se www.personalavd.uu.se och http://info.uu.se/internt.nsf/regelsamling. Frivilligt fält. Personrelaterade anteckningar. Används med försiktighet kan läsas av samtliga med behörighet. Anteckningarna sparas i Primulas huvuddatabas och i arkivet. Används fn inte. Frivilligt fält. Ärenderelaterade anteckningar. Används då ärenden skickas mellan handläggare. Kan raderas innan ärendet avslutas. Följer annars ärendet till arkivet. inst/ inst/ inst/ Särskilda regler och anvisningar Behörighet att rapportera information i personärendet Användare vid personalavdelningen som har behörighet att rapportera information i Primula har behörighet till samtliga fält och knappar i personärendet. Användare vid institutioner/motsvarande tilldelas behörighet att rapportera information för anställda som är knutna till den egna institutionen/motsv. Vissa fält kan vara undantagna från behörigheten och är då gråfärgade för användaren (se sid 5-1). Adresser Adressen är en obligatorisk uppgift. Detta betyder att det måste finnas information antingen i fälten Adressuppgifter eller under knappen Utland. De adressuppgifter som registreras i fälten Adressuppgifter eller under knappen Utland kan efter att personärendet avslutats ses om man klickar på Adress -knappen på informationsytan. Knappen Utland Under knappen Utland får man en bild där man lägger in uppgift om landkod.
Personärende 5-7 I fältet för adress skall adressens olika delar skiljas åt med ett kommatecken (,) utan något blanktecken direkt efter (högst tre rader och max 27 positioner/rad). Detta medför att de olika adressdelarna skrivs på varsin rad i bankfilen och under knappen Adress i informationsytan. Skatteberäkning Varje årsskifte levererar skattemyndigheten en datafil med skatteuppgifter för det nya året som gäller alla personer som fått ersättning i Primula senast i oktober året innan. Dessa uppgifter läggs in med automatik i fälten Grunduppgift: skattetabell, kolumn och procentskatt samt i förekommande fall i fältet Beslut skattemyndighet: jämkning. Om personen inte har någon anställning utan bara har en minirapporterad anställning läggs 30% skatt in i fältet Grunduppgift: procentskatt. När Primula beräknar skatt används den information som finns i de olika skattefälten för personen. Prioritetsordning för vilken beräkningsgrund som skall gälla vid skattehantering är följande: 1. Beslut skattemyndighet, procentskatt 2. Grunduppgift, procentskatt 3. Beslut skattemyndighet, jämkning belopp, upp eller ned 4. Grunduppgift, preliminär skatt enligt tabell och kolumn Procentskatt, oavsett jämkning eller grundprocent, skall alltid ta över engångsskatt. Beloppsgräns som ges av skattemyndigheten och som gäller del av år skall höjas med eventuell tidigare under året intjänad inkomst. Beloppsgräns för jämkning och procentskatt kan inte fyllas i om ingen jämkning eller procentskatt finns inrapporterad. En varning erhålles om man försöker skriva i något av dessa fält och det inte finns något i fälten jämkning eller procentskatt. Efter varningen flyttas markören till nästa fält och beloppsgränsfältet töms. SINK-skatt kan inte förekomma tillsammans med övriga skatteuppgifter. Datum för jämkning och procentskatt måste gälla för innevarande kalenderår. Om man väljer att inte skriva in något fr o m och t o m datum för jämkning eller procentskatt så skrivs automatiskt 1/1 t o m 31/12 innevarande år i fälten. Knappen Intresseavdrag Ett intresseavdrag är en lönehändelse som är knuten till en person och inte till någon anställning. Det kan vara PC-avdrag etc som man vill skall göras från lönen. När man använder knappen Intresse får man bilden Intresseavdrag.
Personärende 5-8 I den övre listboxen finns poster av följande typer: Intresseavdrag som är helt nyrapporterade Gamla intresseavdrag som skall ändras/kompletteras/tas bort. Den undre listboxen innehåller de poster som hör till personen och som är inrapporterade tidigare och gäller tills vidare eller tills t o m-datum är uppnått. Denna information finns också under knappen Intresse i informationsytan. Nya poster För inrapportering av helt nya intresseavdrag används inrapporteringsfälten högst upp i bilden. När inrapporteringen är klar klickar man på knappen Lägg till. Posten läggs då in i den övre listboxen. Ändring av poster En post som finns i den undre listboxen kan man ändra genom att markera posten och klicka på Ändra. Posten flyttas upp i inrapporteringsfältet, men syns i den undre listboxen utan att kunna nås. När man har ändrat något, t ex belopp, och trycker Lägg till läggs posten in i den övre listboxen. Den gamla posten ligger kvar i den undre listboxen tills ärendet är avslutat. Borttag av poster Om det är en helt ny post, som än så länge bara finns i personärendet, markerar man posten (i övre listboxen) och klickar på Ta bort. Posten försvinner helt från ärendet och listboxen. Vid borttag av en gammal post som alltså finns i den undre listboxen, markerar man posten och klickar på Ta bort. Då kopieras posten till den övre listboxen med tillägget B för Borttag i posten. Detta betyder alltså att man vill plocka bort posten helt från personen i Primulas databas. Detta kan ses i informationsytan när ärendet är avslutat. Kontroller Vid inrapportering av intresseavdrag måste man alltid ange ett fr o m-datum men t o m- datum kan vara blankt, vilket innebär att avdraget skall göras tills vidare. Kontroll sker att t o m-datum (om det finns) är större än fr o m-datum. Återbetalning av ett felaktigt intresseavdrag I ett sådant fall markera posten i den undre listboxen och trycka på knappen Ändra. I inrapporteringsfälten finns en ruta för korrigering som användaren kan kryssa i. När man klickar på Lägg till sätts ett K för korrigering ut i posten.
Personärende 5-9 Knappen Bisyssla Under knappen Bisyssla får man en bild där man lägger in information som hör till personen. Denna information kan sedan läsas med hjälp av knappen Bisyssla i informationsytan. Uppgifterna är kopplade direkt till personen och inte till ärendet. Anteckningsfälten Under knappen Pers.ant... kan man i en bild lägga in personliga anteckningar. Information som skrivs in i denna bild är knuten till personen och kan, när ärendet är avslutat, läsas med hjälp av knappen Pers. ant... i informationsytan. Anteckningsknappen Ant [H] längst till höger i ärendeytan är kopplad till ärendet och anteckningarna sparas bara i arkivet när ärendet är avslutat. De kan inte läsas i informationsytan Listboxar i ärendeytan För vissa fält finns listboxar där man kan välja vilken information som skall finnas i fältet. Informationen i listboxarna hämtas från olika styrtabeller i Primula. Styrtabellerna kan läsas genom att man i menyn Servicerutiner väljer Styrtabeller lönerutin eller Styrtabeller övriga.... Man kan inte skriva in någon annan information i de fält som har en tillhörande listbox än det som finns i listboxen. Om man tycker att någon information saknas eller är felaktig skall man meddela detta till sin kontaktpersonen vid personalavdelningen.
Personärende 5-10 Knappen Ber. NOR NOR (Nit Och Redlighet) räknas ut av systemet med hjälp av de värden som angivits i fälten Övrig statlig anst och Anst. vid myndighet. Finns det redan ett värde i fältet NOR får man en fråga om man vill ersätta det. Upphör anställningen innan dess skrivs inget datum ut. I fälten Övrig statlig anst och Anst. vid myndighet finns årtalet för första anställningsåret. Dessutom anges antal dagar den anställde arbetat i staten eller vid myndigheten (99/99999). Man anger även för vilket datum uppgiften gäller. Från det angivna datumet beräknas anställningstiden med uppgifter i Primula. Avsluta ett personärende Förutom att personnumret måste vara godkänt måste alla obligatoriska fält vara ifyllda vid avslut av ett personärendet. När ett personärende avslutas sparas informationen i Primulas huvuddatabas och man kan omedelbart se resultatet av inrapporteringen i informationsytan. Dessutom arkiveras ärendet i ärendedatabasen. Informationsytan Informationsytan som hör ihop med personärendet visas med automatik när man arbetar med ett personärende om man angivit detta i Inställningar i menyn Servicerutiner. Beskrivning av informationsytan för personärendet finns i kapitlet Informationsytan.