Svenska Skolidrottsförbundet Styrelsen Protokoll nr 4/2010 avseende 40-57 Plats: Oxelösund Dag: 26 september, 2010 Närvarande: Erik Söderberg (ordf.) Yvonne Hagström-Theander Bengt Forsgren Anna Lögdberg Jennifer van der Gronden Sanna Ågestedt Thomas Berglund Mikael Åsberg Maja Jansson Anton Broström Meddelat förhinder: Eva Eliasson Agneta Sjöqvist (GS) Anders Svärdh (personalrepresentant) 40 Fastställande av dagordning att godkänna föreliggande föredragningslista med tillägg. 41 Val av protokollsekreterare och protokolljusterare att utse Jennifer till sekreterare. att utse Maja att tillsammans med ordföranden justera protokollet. 42 Föregående mötesprotokoll Önskemål från styrelsen att alla grupper lägger upp sina aktiviteter/möten i almanackan på Meltwater. att lägga protokoll 2 och 3 till handlingarna efter genomgång. Beslutsärenden 43 Beskyddare till Skolidrottsförbundet att utse Yvonne och Maja att arbeta vidare, tillsammans med Agneta, för att utveckla frågan.
44 Kompetensutveckling IFL i styrelsen - att Erik och Agneta får i uppdrag att se över och tillgodose nedanstående önskemål Sanna; inblick i de olika arbetsgruppernas arbete. Jennifer; LSU:s utbildning Ung med makt (se: www.lsu.se - för ytterligare kurser för unga). Anna; information om var man kan få bidrag från. Inte bara idrottslyftet (mer information/kunskap efterfrågas) utan även andra potter från idrottsrörelsen i stort. Thomas; information om var man kan få bidrag från. Inte bara idrottslyftet (mer information/kunskap efterfrågas) utan även andra potter från idrottsrörelsen i stort. Maja; information om var man kan söka pengar ifrån. Mer, allmän, djupdykning i förbundets verksamhet. Mikael; få ett bättre grepp på hela Skolidrottssverige; för att få en bättre helhetssyn. Få fram en helhetssyn över var man kan söka medel från. Anton; mer, allmän, djupdykning i förbundets verksamhet. Bengt; få bättre koll på hur ekonomin egentligen fungerar. Att arbetsordningen blir ett levande dokument så att det klargörs vad respektive arbetsgrupps ansvarsområde är. Yvonne; Att man lär sig att delegera utifrån den kompetens man har utifrån de arbetsgrupper man ingår i. Erik; helhetsprocessen inom SSIF och inom idrottsrörelsen i stort (detta görs bl.a. genom att delta på RIF, läsa Svensk Idrott, läsa nyhetsbreven från idrottsinfo o.s.v.). Hela styrelsen efterfrågade grundläggande kunskaper kring budgetberedningsprocessen. 45 Styrelsens arbetsordning Styrelsen undrar varför inte handlingarna kom i tid till detta möte. Vissa poängterade att handlingarna lades upp på Meltwater i rätt tid, andra är dock osäkra om de fått alert message om att handlingarna återfinns på Meltwater. Under diskussionen uppdagas att det inom styrelsen finns olika uppfattningar om vad som inkluderas i varje, enskild, grupps budget. - att fastställa arbetsordningen utifrån nedanstående kommentarer - att formuleringen; En uppföljning skall göras löpande varje månad. (som återfinns under punkt 5. Arbetsgrupper) tas bort. - att resepolicyn skall lyftas upp på kommande styrelsemöte - att godkänna förslaget enligt bilaga 1 - att för att tydliggöra vilka uppgifter som ligger på arbetsgrupp respektive tjänsteman lägga till en rubrik; tjänsteman i dokumentet under arbetsgrupper. Agneta och Erik får i uppdrag att formulera innehållet under denna rubrik - att kansliet tar fram en mall för verksamhetsrapportering så att det blir enhetligt. 46 Ärendeprocessen - att godkänna förslaget som återfinns i bilaga 1 och i det dokumentet bil 3
47 Almedalen 2011 En ekonomisk redogörelse efterfrågades. Erik har inga siffror att visa styrelsen, men fastslog att det kostar ju en del. Frågor väcks kring ett deltagande även på skolforum (Älvsjömässan, v.44). Yvonne poängterar att material som tas fram till Almedalen även kan användas på skolforum. Mikael lyfte frågan om vilka andra forum som finns i Sverige där vi borde vara med. Dessutom diskuterade vi i vilka forum vi skall synas. Ett exempel är att vi skall skriva artiklar i exempelvis Lärarnas tidning. - att ett informationsmaterial, utifrån den grafiska manualen, måste tas fram (visserligen oavsett ett deltagande på Almedalen 2011 eller inte) - att Thomas och Yvonne, tillsammans med Johan, skall ansvara för att arbeta vidare med frågan - att kansliet, omedelbart, skall boka ett centralt boende för 10 stycken, inför Almedalen 2011 48 Vassa distrikt Diskussion i styrelsen belyste för och nackdelar med förslaget, bilaga 2. Styrelsen ser positivt på den föreslagna skrivelsen. - att ekonomiskt stöd till SDF för detta projekt ges inom ramen för de projektmedel som ligger i potten för lite mer lite bättre. - att det tas fram en gemensam mall som därefter kan skickas ut till alla distrikt där de kan ansöka i om medel inom ramen för projektet lite mer, lite bättre - att vi anser att ansökningarna bör ligga i linje med ansökningstiderna för projektet lite mer, lite bättre 49 Nyhetsbrev till föreningar och kommuner - att besluta enligt förslaget i bilaga 3. Rapporter 50 Ekonomirapport - att avvakta med den till nästa möte 51 Rapport med verksamhetsuppföljning - GS Bemanningen på kansliet är lite haltande p.g.a. att en kansliresurs har lämnat kansliet efter fullföljande av uppsägningstid och dessutom är en sjukskriven. Resurserna på kansliet har därför formerats om en aning. - Bredd Mångkampen (gamla mjölkkannan) belystes lite extra och Yvonne ställde en fråga beträffande att en kontakt med Friidrottsförbundet tas för ett eventuellt samarbete. Yvonne tar först kontakt med Agneta för att därefter gå vidare. Beträffande formuleringen på rapporten rörande enkäten är tanken en s.k. questback till breddansvariga i SDF:en. Beslutet..att Anders skall åka runt till SDF för att hjälpa dem med att bilda nya föreningar. ifrågasattes och styrelsen fastslog att ett arbete likt detta ligger på arbetsledarnivå (Agneta) att besluta om. Dessutom skall ett arbete likt detta göras i samarbete med utvecklingskonsulenten.
- Tävling Bengt gav ingen vidare information om rapporten utan valde att fokusera på en annan fråga som bottnar i organisationsnummerproblematiken. Styrelsen beslutade att hänskjuta den aktuella frågan (rörande Wenströmska gymnasiet) till ett tillförordnat AU (bestående av Agneta och Bengt). - Utbildning Gruppens arbete har legat i stiltje. Monika kommer från och med i vår att vara sammankallande. I rapporten står det att input önskas från personer som samlas på SDF-konferensen, Erik efterlyste därvid frågor som DUG skall ställa på SDF-konferensen. - Organisation - Erik informerade ytterligare utifrån den givna rapporten. - Ungdomsinflytande Jennifer framhöll vikten av att styrelsen är de som, gemensamt, beslutar om vad projektgruppen för ungdomsdelaktighet och ungdomsinflytande arbetar med. - Nordisk Skolidrott Dialog mellan BG och Agneta tas för att veta huruvida BG skall gå vidare med Shape eller inte. - Idrottslyftet - Utvecklingsföreningar är det vi eftersöker då fadderföreningar har blivit antagna. Arbetsfördelningen för konsulenterna lyfts på nästa möte. - att Erik får i uppdrag att tala med Agneta beträffande arbetsfördelning på kansliet då det i olika sammanhang framkommer att kansliresurserna inte räcker till. 52 Inspirationsforum Anna lyfte diverse frågor i anslutning till frågan om Inspirationsforum. Anna vill att styrelsen beslutar att en tvärgrupp arbetar vidare med frågan. En önskan om att inspirationsforum flyttas till hösten framkom också. - att inspirationsforum flyttas till hösten - att Anna kontaktar Anders beträffande ett utskick enligt givna premisser (Idrottslyftet) - att en tvärgrupp innehållande alla grupper bildas för att arbeta med Inspirationsforum 53 Rapport från lördagens arbete i grupper, hur får vi fram nulägesanalys och hur mäter vi det vi vill uppnå? Frågan lyfts när alla grupper har formulerat en nulägesanalys. 54 Presentation av mål (verksamhetsplaner) och medel (budget) - att uppdra åt Erik att maila ut en budgetmall (den som de i distriktsutvecklingsgruppen tagit fram) till samtliga i styrelsen - Uppdra till respektive grupp att färdigställa detta och skicka in till Agneta minst 3 veckor innan nästa möte med förbundsstyrelsen den 4-5 december. Övriga frågor 55 Övriga frågor 55:1 RIF :
- att Yvonne, Thomas och eventuellt Anna skall åka på RIF. Erik kommer under fredagen delta på en ordförandekonferens med RF och övriga SF. Eva är där å SISU Idrottsutbildarnas valberednings vägnar. - att Maja, Anton och Sanna från förbundsstyrelsen deltar på ungdomskonferensen. Dessutom beslutas att tillfråga Martin Eriksson om ett deltagande på konferensen. Jennifer är där å RF:s och SISU Idrottsutbildarnas vägnar. - att de anmälda deltagarna har ett telefonmöte den 9 november kl. 21:00 för att uppnå en samsyn i aktuella frågor. - att anmälan sker på eget ansvar och ungdomarna ombeds att anmäla sig så snart som möjligt p.g.a. begränsat antal platser. - att boende önskas på St. Jörgen. - att Erik kollar med Eva hur kontakten med Pehr Palm har fortlöpt 55:2 Gjorda paketeringar av vår verksamhet vad vill respektive grupp synliggöra och paketera centralt? - Agneta får under nästa möte berätta mer om detta. 55:3 Ny grafisk manual, presentation så här långt Överlag ett positivt intryck av det gjorda arbetet. Under diskussionen uppkommer frågor, såsom: Hur pass hårda skall vi vara att alla i vår verksamhet följer manualen? Hur kan vi kombinera distriktens logotyper med den grafiska manualen? Även följdfrågor uppkommer. En diskussion/frågestund om detta bör tas vid ett kommande styrelsemöte. - att vi är nöjda med logotyperna, m.m. i den grafiska manualen. - att Agneta kontaktar Mikael Åsberg för att inhämta synpunkter kring textinnehållet. - eventuella övriga synpunkter skickas in skriftligt till Agneta snarast 55:4 Informations- påverkansarbete. Tidning, nyhetsbrev - att se över antalet tidningar per år (förslag: minska till 2 stycken) och på så sätt frigöra resurser som då skall användas till påverkansarbete mot i första hand kommuner för att skapa fler vuxenstöd. 55:5 En skola en skol-if/ en skol-if i större områden med skolsektioner, vad är bäst för vår verksamhet? Hot eller möjlighet? Hela styrelsen uppmanas att gå in på Örebroläns Skolidrottsförbunds hemsida och kolla hur de har underlättat för sina Skol-IF när i form av färdiga mallar och manualer. - att uppdra åt samtliga i styrelsen att fundera utifrån de olika alternativen i bilaga 4. - att en fortsatt diskussion förs vid kommande möte. 55:6 Reellt ungdomsinflytande Hur skall vi behålla de ungdomar som i dagsläget finns? Hur skapar vi stödjande miljöer. - Resursfördelning måste vi fundera vidare på. : - att Monia, utifrån det arbete som genomförts samt helgens diskussioner, får i uppdrag att ta fram ett underlag till beslut för hur vi konkret går vidare med arbetet. Underlaget skall bland annat innehålla förslag på konkreta aktiviteter, målgrupp och förslag till uppföljning för den kommande verksamhetsperioden. Kommande möten och avslutning 56 Nästa möte
Mötet i samband med RIF var tänkt att vikas åt budgetarbete, men då många är upptagna på annat håll under RIF- helgen finns behov av ett ytterligare möte under hösten. - att ha ett möte i Stockholm (eller i närheten) den 4-5 december, med start lördag lunch (12:00). Julbord/jultallrik bokas till lördagskvällen. - att uppdra åt kansliet att boka hotell samt julbord/jultallrik. - att telefonmötet den 7 december stryks. - att boka resor då vi har fått reda på vart, exakt, mötet blir. 57 Avslutning Ordföranden avslutar mötet med bra jobbat. Vid protokollet Jennifer van der Gronden, sekr. Justeras Erik Söderberg Maja Jansson