Granskning av kommunens beredskap avseende EKO-frågor. Mora kommun

Revisionsrapport Granskning av kommunens beredskap avseende EKO-frågor Mora kommun Leif Karlsson Hanna Franck

Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning 2 2 Inledning 4 2.1 Bakgrund 4 2.2 Revisionsfrågor och kontrollmål 4 2.3 Avgränsning 4 2.4 Metod 4 3 Granskningsresultat 5 3.1 Har kommunstyrelsen genomfört bedömningar av var i verksamheten risker kan uppträda? 5 3.2 Har kommunstyrelsen utarbetat riktlinjer för det förebyggande arbetet? 6 3.3 Genomförs det förebyggande arbetet enligt antagna riktlinjer? 9 3.4 Genomförs kontroller av risker för oegentligheter? 10 3.5 Finns det en beredskap för oförutsedda händelser? 11 3.6 Vilken uppföljning och rapportering förekommer? 11 Mora kommun 1 av 13

1 Sammanfattande bedömning har på uppdrag av revisorerna i Mora kommun övergripande granskat kommunstyrelsens arbete avseende etik, korruption och oegentligheter (EKO). Granskningen har utgått ifrån nedanstående revisionsfrågor: Är kommunstyrelsens arbete med EKO-frågor ändamålsenligt? Är den interna kontrollen avseende EKO-frågor tillräcklig? Utifrån genomförd granskning bedömer vi att kommunstyrelsens arbete med EKOfrågor inte är ändamålsenligt. För att arbetet skall kunna bedömas som ändamålsenligt är det väsentligt att kommunstyrelsen lyfter frågan och gör sig en helhetsbild över läget i kommunen. Vi grundar vår bedömning på följande: det finns inga särskilda riktlinjer avseende det förebyggande arbetet framtagna inom Mora kommun det sker inget systematiskt eller kommunövergripande förebyggande arbete inom kommunen det finns ett beslut avseende framtagande av en kommunövergripande policy avseende etik, korruption och oegentligheter, men arbetet med framtagande av denna har ännu inte påbörjats det finns ett utkast till en policy som fokuserar på etiska riktlinjer inom upphandlingsområdet, men denna har inte beslutats eller kommunicerats inom kommunen det görs i dagsläget inga systematiska riskbedömningar utifrån ett EKOperspektiv Vår rekommendation är att kommunstyrelsen påbörjar et arbete för att utveckla hanteringen av EKO- frågor i kommunkoncernen. Kommunstyrelsen har påbörjat arbetet med att utveckla och stärka den interna kontrollen inom kommunkoncernen. Den interna kontrollen avseende EKO-frågor är i dagsläget inte tillräcklig. Dock anser vi att det påbörjade arbetet kan skapa förutsättningar för att kommunen skall uppnå en tillräcklig intern kontroll. Vi grundar vår bedömning på följande iakttagelser: Kommunen har utarbetat ett reglemente för intern kontroll, men i dagsläget finns inte fastställda anvisningar för omfattning och innehåll i kontrollarbetet. Inköp och upphandlingar är riskområden som är starkt förknippade med EKObrott. Mora kommun har infört ett e-handelssystem. En viktig del i det förebyggande arbetet är därmed att ha en god intern kontroll inom detta område och säkerställa att det finns en fungerande inköpsorganisation. Mora kommun har ett aktuellt inköpsreglemente som har kompletterats med en inköpshandbok. Vi bedömer att det skapar förutsättningar skapar förutsättningar för en god intern kontroll inom inköpsverksamheten. Det är dock väsentligt att säkerställa att rutiner Mora kommun 2 av 13

finns gällande direktupphandlingar, att ingångna ramavtal efterlevs och att avtalsföljsamheten ständigt följs upp. Det finns i dagsläget ingen systematisk rapportering till kommunstyrelsen då det inträffar händelser och incidenter inom EKO-området. Vi vill framhålla vikten av att kommunstyrelsen säkerställer att den får information om incidenter och avvikelser. Denna information är en viktig del i det förebyggande arbetet för att undvika att icke önskvärda händelser uppstår inom kommunen. Mora kommun 3 av 13

2 Inledning 2.1 Bakgrund Bedrägerier och oegentligheter dyker upp med jämna mellanrum. De händelser som figurerat i media har bland annat medfört att uppmärksamheten riktats mot kommunernas förebyggande arbete i syfte att begränsa riskerna för att oegentligheter ska uppstå, med påföljd att förtroendet för kommunerna skadas. Revisionen kan peka på risker och på behovet av väl fungerande intern kontroll, samt pröva dess ändamålsenlighet. Med utgångspunkt i väsentlighet och risk har revisorerna i Moras kommun beslutat att övergripande granska kommunens arbete med EKO-frågor (Etik, Korruption, Oegentligheter). 2.2 Revisionsfrågor och kontrollmål Granskningen ska besvara följande revisionsfrågor: Är kommunstyrelsens arbete med EKO-frågor ändamålsenligt? Är den interna kontrollen avseende EKO-frågor tillräcklig? Kontrollmål/granskningsmål Har kommunstyrelsen genomfört bedömningar av var i verksamheterna risker kan uppträda? Har kommunstyrelsen utarbetat riktlinjer för det förebyggande arbetet? Genomförs det förebyggande arbetet enligt antagna riktlinjer? Genomförs kontroller av risker för oegentligheter? Finns det en beredskap för händelser? Vilken uppföljning och rapportering förekommer? 2.3 Avgränsning Granskning har koncentrerats på kommunens förebyggande arbete att skydda sig mot att EKO- problem inträffar. Granskningen har gjorts på en övergripande kommunstyrelsenivå. 2.4 Metod Granskningen har innefattat dokumentstudier av ledande och styrande dokument som avser EKO-frågor, bland annat har chefs- och ledarskapspolicy, internkontrollplan och inköpspolicy granskats. Intervjuer har gjorts med verksamhetsföreträdare för Moras kommun: Ordförande i Kommunstyrelsen Tf kommunchef/ekonomichef Upphandlingschef Mora kommun 4 av 13

3 Granskningsresultat 3.1 Har kommunstyrelsen genomfört bedömningar av var i verksamheten risker kan uppträda? Iakttagelser Kommunstyrelsen har inte genomfört systematiska riskanalyser med fokus på EKOfrågor. EKO-frågor diskuteras inte systematiskt i kommunstyrelsen utan diskussioner förs på förekommen anledning. På förvaltningsnivå diskuteras EKOfrågor i samband med ett arbete med framtagande av etiska riktlinjer men det har inte förts systematiska diskussioner med ett helhetsperspektiv. I inköpshandboken berörs riskanalyser och varför dessa bör göras i samband med inköp. Kommunstyrelsen har inlett ett arbete med att utveckla det interna kontrollarbetet inom kommunen. Ett internkontrollreglemente har fastställts av fullmäktige som skall ligga till grund för arbetet. Internkontrollplaner hade inte upprättats vid granskningstillfället men enligt kommunstyrelsens ordförande är planeringen att sådana skall utarbetas i samband med budgetarbetet under hösten 2012. Enligt uppgift pågår ett arbete med att se över och revidera kommunens personalpolicies. Kommunen har i dagsläget flera personalpolicies för respektive arbetsgivarområde, exempelvis arbetsmiljö, bisysslor etc. Det finns i dagsläget ingen framtagen rutin eller riktlinje avseende etik, korruption och oegentligheter. Enligt kommunstyrelsens direktiv skall samtliga dokument som gäller kommunen även gälla bolagen. Vid intervju med kommunstyrelsens ordförande framkommer att kommunen arbetar med styrningen av bolagen och hur denna ska kunna stärkas. Ett exempel på det är att kommunstyrelsen nu har regelbundna träffar med bolagen. Reflektioner och bedömning Riskbedömningar är en väsentlig del i det förebyggande arbetet. I Mora kommun görs i dagsläget inga systematiska riskbedömningar utifrån ett EKO-perspektiv. Det har skett olika typer av åtgärder, exempelvis en översyn av kommunens personalpolicies, för att öka och stärka kommunen inom EKO-området men utifrån genomförda intervjuer konstaterar vi att kommunstyrelsen inte arbetat systematiskt med frågan. Vi bedömer att arbetet med riskbedömningar är ett utvecklingsområde för kommunen. Kommunstyrelsen bör säkerställa att riskbedömningar genomförs på ett systematiskt sätt inom kommunen. Det är även väsentligt att kommunstyrelsen lyfter frågan kring EKO-frågor och skapar en helhetsbild över läget i kommunen. Mora kommun 5 av 13

3.2 Har kommunstyrelsen utarbetat riktlinjer för det förebyggande arbetet? Vi har i granskningen tagit del av ett flertal dokument bland annat riktlinjer och rutiner som till viss del utgör en del av kommunens förebyggande arbete. Kommunstyrelsen i Mora kommun har ett reglemente som fastställdes av kommunfullmäktige i slutet av 2010. Reglementet fastställer att kommunstyrelsen till exempel ansvarar för upphandlingsverksamheten och kommunens inköpscentral samt att leda och samordna bland annat personalpolitiken. I granskningen har vi också tagit del av delegationer avseende personalfrågor (2007). I delegationen avseende personal fastställs att ansvaret för att pröva anställdas bisysslor ligger på respektive förvaltningschef. Ansvaret för tolkning av lagar och avtal som rör förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare, samt ansvar för beslut om gemensamma föreskrifter avseende avtal, arbetstider, policies etc. åligger personalchefen (enligt delegation från KS). En annan delegationsförteckning som är aktuell för granskningen avser andra ärenden än personal- och räddningstjänstärenden. Den fastställer vilka som har rätt att besluta om representation och uppvaktningar samt utse attestanter inom kommunen. Värdegrund Mora kommun har utarbetat en värdegrund, Mora för utveckling, som finns tillgänglig på hemsidan. Enligt kommunstyrelsens ordförande ingår arbetet med en värdegrund i en ledarskapsutbildning för chefer, som är på gång inom kommunen. Policydokument Kommunstyrelsens arbetsgivarutskott beslutade i december 2011 att komplettera personaldokumenten med en policy innehållandes en tydlig skrivning avseende vikten av en etisk syn, att det finns klara regler som skall förhindra en olaglig påverkan samt försiktighet kring mottagande av gåvor och andra förmåner. Enligt personalchefen har en sådan policy ännu inte påbörjats. Mora kommun har en finanspolicy, vars senaste version beslutades av kommunfullmäktige i december 2009. Policyn ska utgöra ett övergripande ramverk som reglerar och styr den finansiella hanteringen inom Mora kommunkoncern. Personalenheten har tagit fram ett dokument avseende kommunanställdas eventuella bisysslor. Enligt den är arbetstagaren på begäran av arbetsgivaren skyldig att anmäla bisyssla. Vid genomförda intervjuer framkommer att respektive chef skall fråga om bisyssla i samband med medarbetarsamtal. Huruvida det sker eller inte följs dock inte upp. Det har i granskningen framkommit att systematiska kontroller av bisysslor vore önskvärt. Upphandlingsenheten har ett antal dokument avseende etik, mutor och bestickning som används vid interna utbildningar. Mora kommun 6 av 13

Intern kontroll Vid intervjuerna har framkommit att det inom kommunen har inletts ett omfattande arbete med att stärka den interna kontrollen inom kommunen. Tanken är att samtliga nämnder skall ha internkontrollplaner från och med januari 2013. I februari 2012 fastställde kommunfullmäktige i Mora kommun ett reglemente för intern kontroll. I reglementet beskrivs syftet med reglementet, skyldigheter, roller och ansvar för olika aktörer inom kommunen, styrning och uppföljning av intern kontroll samt framtagande och tillämpning av internkontrollplaner. Som ett komplement till reglementet skall anvisningar för internkontrollarbetet tas fram. Det arbetet har dock inte påbörjats i någon större omfattning. Kommunstyrelsen har enligt internkontrollreglementet möjlighet att utse ett antal kontrollområden som skall finnas med i nämndernas internkontrollplaner. Vid granskningstillfället hade sådana kontrollområden inte utsetts. Enligt uppgift skall reglementen och delegationsordningar finnas tillgängliga för samtliga anställda på kommunens intranät. Inköp och upphandling Fram till april 2010 var upphandlingsverksamheten i Mora kommun organiserad i kommunalförbundet Region Siljan. Idag har Mora kommun en egen inköps- och upphandlingsorganisation. Mora kommun har en inköpscentral som tillhör kommunledningskontoret som består av en upphandlingschef och tre upphandlare. Inköpscentralen har ett huvudansvar för upphandlingar av varor och tjänster samt ansvarar för kommunens ramavtal (uppföljning av befintliga avtal, behov av ramavtal m.m.). Byggupphandlingar ansvarar tekniska förvaltningen över. Varje förvaltning hanterar sina egna inköp från ramavtal (s.k. avrop) och gör direktupphandlingar. På varje förvaltning finns från och med år 2011 s.k. inköpssamordnare (ca 25 st.) Inom förvaltningarna finns även beställare (ca 100 st.) Inköpssamordnarens och beställarens roll beskrivs i inköpshandboken. Beställaren har rätt att via systemet göra beställningar av varor och tjänster från ramavtal samt mindre beställningar utanför ramavtal (upp till 5 tkr). Vid högre belopp skall beställaren kontakta inköpssamordnaren. Inköpssamordnaren ansvarar för och samordnar varje förvaltnings direktupphandlingar upp till 284 tkr. Inköpssamordnaren ansvarar även för att föreslå förvaltningens representanter till referensgrupper vid ramavtalsupphandlingar, stödja beställare samt följa upp förvaltningens inköp. Inköpssamordnare och beställare utses av respektive chef. De genomgår en obligatorisk utbildning i inköp. Utbildningen är dels teoretiskt med fokus på inköpsprocessen, inköpstänk etc. och dels en praktisk genomgång i systemet Proceedo, i vilken beställningar, avrop och fakturor hanteras. Från och med 2012 har inköpssamordnarna månadsvisa möten med upphandlingschefen. Syftet är att öka dialogen mellan inköpssamordnarna och inköpscentralen samt utveckla processerna. Även beställarna och inköpscentralen har möten några gånger per år med samma syfte. Mora kommun 7 av 13

Kommunfullmäktige fastställde i februari 2011 ett reglemente för inköps- och upphandlingsverksamheten i Mora kommun. Utöver reglementet finns även en inköpshandbok som är en form av komplement till reglementet. I inköpshandboken beskrivs vad som gäller vid inköp och direktupphandlingar inom kommunen, dess omfattning och målsättning samt processorganisationen. I handboken återfinns även policyn för mutor och bestickning samt en kort definition av jäv. Inköpshandboken ska ha behandlats av kommunstyrelsen och kommunfullmäktige i samband med fastställandet av reglementet. Såväl reglementet som inköpshandboken ska enligt uppgift finnas tillgängliga på kommunens intranät. Intranätet framhålls av upphandlingschefen som en viktig del i inköpscentralens kommunikation med verksamheterna. Inköpshandboken och reglementet uppges även ha kommunicerats med inköpssamordnare och beställare i samband med en introduktionsutbildning i e- handelssystemet. Kommunen har infört ett e-handelssystem, Proceedo i vilket kommunens avrop/beställningar/ordrar, fakturor och attesteringar kommer att hanteras. E- handelssystemet förväntas leda till bättre kontroll samt ge bättre möjligheter att följa upp inköpen i kommunen. Vid granskningstillfället var dock systemet inte implementerat fullt ut. Det som återstår är en modul som ska underlätta och hjälpa inköpssamordnarna i deras arbete med direktupphandling. Samtliga medarbetare inom kommunen som skall ha tillgång till e-handelssystemet kommer att genomgå en utbildning. Kommunens inköpssamordnare kommer att genomgå en fördjupad utbildning i systemet. Gällande direktupphandlingar så finns en skriftlig rutin för hur dessa går till. Inköpscentralen är inte inblandad i direktupphandlingarna och har därför ingen riktig kontroll på hur stort antal direktupphandlingar som genomförs i kommunen. Viss information kring detta uppges dock ske via inköpssamordnarna. En förhoppning hos upphandlingschefen är att det nya e-handelssystemet skall tydliggöra direktupphandlingarna och bidra till mer kontroll för inköpscentralen över dessa. Inköpssamordnarna har fått en särskild utbildning kring direktupphandlingar. Utbildningen kommer att kompletteras med upphandlingsstödet TendSign vilket är en modul för direktupphandling. Byggupphandlingar hanteras av tekniska förvaltningen. De personer inom förvaltningen som arbetar med upphandlingar uppges vara gatuchef, fastighetschef, projektledare inom förvaltningen m.fl. Dessa uppges ha genomgått en extern utbildning om Lagen om offentlig upphandling. Tekniska förvaltningen och inköpscentralen uppges delvis samverka/samarbeta kring upphandlingar och samarbetet uppges fungera bra. Det finns dock tankar kring att utveckla samarbetet ytterligare. Byggupphandlingar är också ett ansvar som ligger hos tekniska förvaltningen. Reflektioner och bedömning Inom kommunen finns ett antal dokument/policies som är väsentliga i det förebyggande arbetet, exempelvis bisyssla. Men vi har noterat att det inte finns några särskilda riktlinjer avseende det förebyggande arbetet inom Mora kommun. Kommunen har en gemensam värdegrund vilket kan utgöra en bra grund för det förebyggande arbetet. Mora kommun 8 av 13

Arbetet med framtagande av etiska riktlinjer och kommunstyrelsens beslut avseende framtagande av en kommunövergripande policy finner vi som positivt. Det är dock väsentligt att dessa dokument utarbetas utifrån kommunstyrelsens intentioner och att dessa implementeras och genomsyrar organisationen kommunen. Vi anser att är positivt att reglementet för kommunstyrelsen och delegationerna tydliggör ansvar och roller, men det är viktigt att det kommuniceras inom organisationen. Utifrån genomförda intervjuer och datering av reglementet avseende intern kontroll kan vi konstatera att Mora kommun har startat ett internkontrollarbete inom kommunen. Det är väsentligt att kommunen fortsätter arbetet och säkerställer att all verksamhet omfattas. En god intern kontroll är en grund i det förebyggande arbetet varför kommunstyrelsen bör prioritera och säkerställa att internkontrollarbetet håller en hög kvalitet inom kommunen. Vi har i granskningen tagit del av ett antal dokument gällande inköp och upphandling. Inköpshandboken kan utgöra ett gott stöd i inköpsarbetet men det är väsentligt att den fortsättningsvis kommuniceras på ett bra sätt ut i organisationen. Inköpshandboken kan med fördel användas även i bolagen. Arbetet med införandet av ett e-handelssystem är positivt. En strukturerad inköpsprocess kan minska riskerna väsentligt. Det är dock viktigt att kontroller kring inköpen ändå genomförs och att kommunen säkerställer att rutinen för direktupphandlingar följs. Beträffande uppdelning av byggupphandlingar anser vi att det bör ses över bland annat avseende ansvarsfrågan. Det är väsentligt att samarbetet mellan tekniska förvaltningen och inköpscentralen utvecklas för att få en helhet kring kommunens upphandlingar samtidigt som inköpscentralens samlade kompetens utnyttjas. 3.3 Genomförs det förebyggande arbetet enligt antagna riktlinjer? Iakttagelser Kommunen har inga framtagna rutiner i det förebyggande arbetet. Det finns inte ett uttalat uppdrag för det förebyggande arbetet avseende EKO-frågor. Kommunstyrelsens arbetsgivarutskott har beslutat att en policy innefattande etiskt synsätt, gåvor etc. ska upprättas men det har inte startat. Det har påbörjats ett arbete med att utveckla och stärka den interna kontrollen inom kommunen. Tanken är att öka fokus på intern kontroll samt säkerställa att förvaltningarna arbetar systematiskt och likartat med intern kontroll. Det har genomförts en första utbildning i intern kontroll inom kommunen i samband med en chefsdag. En mer fördjupande utbildning planeras till hösten. Ansvaret beträffande upphandlingar förutom direkt- och byggupphandlingar ligger på upphandlingsorganisationen/inköpscentralen. Inom förvaltningarna finns sedan utsedda inköpssamordnare och beställare som ansvarar för den enskilda förvaltningens inköp. Förvaltningarna ansvarar själva för inköp understigande Mora kommun 9 av 13

5 tkr. För att diskutera erfarenheter, förbättringsområden, utbildningar, behov m.m. träffar upphandlingschefen inköpssamordnarna månadsvis Ett område som vi noterat vid vår granskning är att kontakten kan förbättras avseende direktupphandlingar eftersom inköpscentralen uppger att de inte har tillräcklig kännedom om dessa. Upphandlingschefen har tagit fram rutiner för direktupphandlingar samt en mall som skall användas i kommunen. Det pågår en diskussion gällande ansvarsfördelning mellan tekniska kontoret och inköpscentralen. Ett framtida samarbete mellan tekniska kontoret och inköpscentralen avseende den typen av upphandlingar framhålls som ett utvecklingsområde. Reflektioner och bedömning Det finns inga riktlinjer avseende det förebyggande arbetet inom Mora kommun. Kommunstyrelsen bör ta ställning till huruvida sådana riktlinjer skall tas fram och hur de ska utformas. Kommunstyrelsen bör även säkerställa att internkontrollarbetet vidareutvecklas och att internkontrollplaner utarbetas. Ett systematiskt arbete med intern kontroll är en väsentlig del i det förebyggande arbetet. Vi rekommenderar kommunstyrelsen att internkontrollarbetet fortsättningsvis även inkluderar EKO-frågor. Inom kommunen sker idag ett antal direktupphandlingar och det finns en framtagen rutin för direktupphandlingar. Det är väsentligt att de som utför direktupphandlingarna har rätt kompetens samt att upphandlingskontoret får information om de direktupphandlingar som genomförs. Det är betydelsefullt för att kommunen skall kunna teckna nödvändiga ramavtal. Verksamheternas kännedom om redan tecknade ramavtal och upphandlingskontorets vetskap om vilka inköp som görs via direktupphandling är väsentligt för att minska både risker inköpskostnader för kommunen. Inköpssamordnarna har en viktig roll i det arbetet. 3.4 Genomförs kontroller av risker för oegentligheter? Iakttagelser I granskningen har vi uppmärksammat att det inte genomförs regelbundna och systematiska riskanalyser avseende risker för oegentligheter inom kommunen. Internkontrollplaner har inte upprättats inom kommunstyrelsen eller på förvaltningarna. Enligt kommunstyrelsens ordförande är planen att samtliga nämnder skall utarbeta internkontrollplaner inför kommande verksamhetsår, 2013. Ekonomikontoret genomför ett antal kontroller och stickprov inom utvalda ekonomiprocesser och verksamhetsområden till viss del utifrån risker för oegentligheter. Rapporter har enligt ekonomikontoret lämnats till kommunstyrelsen vid avvikelser. Reflektioner och bedömning Mora kommun 10 av 13

Vi bedömer att det är en brist att det inom kommunen inte genomförs systematiska kontroller inom EKO- området och att det utgör ett utvecklingsområde för kommunen. Kommunstyrelsen bör säkerställa att det inom kommunkoncernen genomförs kontroller av risker för oegentligheter på ett systematiskt sätt. Vidare kan EKO- området med fördel inkluderas i kommunens internkontrollarbete. 3.5 Finns det en beredskap för oförutsedda händelser? Iakttagelser Kommunen har inte utarbetat en dokumenterad ärendegång för hanteringen av eventuella incidenter. Det finns inte någon dokumenterad och systematisk beredskap för händelser i kommunen. Vid genomförda intervjuer har det framkommit att ärendegången vid händelser upplevs som tydlig. Om en incident uppdagas genomförs en utredning, exempelvis av revisorerna. Beroende på incidentens storlek och art kontaktas sedan polisen och en anmälan görs. Personalkontoret kontaktas vid incidenter som kan få arbetsgivarpolitiska, arbetsrättsliga eller personalsociala konsekvenser. Den nya kommunikationsstrategin ska enligt uppgift innefatta hur kommunen skall bemöta media i samband med nyheter som exempelvis vid incidenter. Inom Mora kommun har det också inletts ett arbete med framtagande av en ny kommunikationsstrategi. Strategin ska tydliggöra kommunens kontakt med media. Arbetet med framtagandet ligger dock på is för tillfället. Reflektioner och bedömning Vår granskning visar att kommunen saknar systematisk beredskap för den här typen av händelser. Vi rekommenderar kommunstyrelsen att se över ärendegången för hantering av eventuella händelser samt diskutera huruvida kommunen har ett behov av att dokumentera ärendegången. En aktiv diskussion inom kommunen avseende EKO-frågor är en viktig del i det förebyggande arbetet. Det är positivt att arbetet med framtagande av en ny kommunikationsstrategi har påbörjats men det är väsentligt att arbetet slutförs. Kommunikation och kontakt med media är betydelsefullt i hanteringen av händelser. En händelse som uppmärksammas av media kan få stora negativa effekter på förtroendet för kommunen och Mora kommun som varumärke. 3.6 Vilken uppföljning och rapportering förekommer? Iakttagelser När internkontrollplaner har införts skall kommunens förvaltningar årligen rapportera utfallet till sin nämnd. Därefter kommer ekonomikontoret att ansvara för samordning av internkontrollplaner och rapportering till kommunstyrelsen. Mora kommun 11 av 13

Internkontrollplanerna kommer att ingå i kommunens årscykel med bl.a. rapportering av fastställda mål. Det är meningen att internkontrollplanerna ska rapporteras i samband med rapportering av måluppfyllelsen vid årsbokslut. Beträffande rapportering av eventuella incidenter framkommer vid intervjuerna att kommunstyrelsen skall få information om det vid nästa sammanträde. Ekonomichefen och kommundirektören skall samtidigt lämna en mer utförlig bakgrundsinformation om incidenten. Vid granskningstillfället framkom att det inom kommunen inte görs någon systematisk uppföljning av avtalsföljsamheten. Det finns en förhoppning att det nya e- handelssystemet skall underlätta och förbättra uppföljningen av gällande ramavtal. Det har också förts diskussioner om möjlighet att signalera vid eventuella brister och misstankar om oegentligheter. Det finns i dagsläget inte ett utarbetat system för att signalera om oegentligheter inom kommunen. Reflektioner och bedömning Det sker i dagsläget ingen systematisk rapportering till kommunstyrelsen avseende det förebyggande arbetet beträffande EKO-frågor. Det är väsentligt att kommunstyrelsen har god kännedom om arbetet och att det finns ett system för rapportering. I och med utvecklingen av internkontrollarbetet kan kommunstyrelsen skapa förutsättningar för ett system som underlättar uppföljning och rapportering av bland annat EKO-frågor. Om en händelse har inträffat är det väsentligt att kommunstyrelsen får kännedom om det. Vi tycker att det är positivt att kommunledningen ger information när det inträffat en incident, men vi vill framhålla betydelsen av att kommunstyrelsen säkerställer att de får information om eventuella incidenter. Vidare är informationen en viktig del i det förebyggande arbetet för att undvika att liknande händelser inträffar i kommunen. Mora kommun 12 av 13

2012-08-16 Leif Karlsson Projektledare Hans Gåsste Uppdragsledare Mora kommun 13 av 13