Revisionsrapport Granskning av representation och resor Kalmar kommun Åsa Bejvall Malin Kronmar September 2012
Innehållsförteckning 1 Inledning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Revisionsfråga och kontrollmål 1 1.3 Metod och avgränsning 1 2 Riktlinjer och reglemente 2 3 Lagstiftning och skatteverkets krav 4 4 Iakttagelser 6 5 Revisionell bedömning 6 5.1 Kontrollmål 7
1 Inledning 1.1 Bakgrund Revisorerna har utifrån sin bedömning om väsentlighet och risk beslutat att granska hanteringen av representation och resor. Revisorerna har gett i uppdrag att utföra granskningen. Granskningen har utförts av Åsa Bejvall och Malin Kronmar. 1.2 Revisionsfråga och kontrollmål Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Är styrelsens och nämndernas interna kontroll avseende representation och resor tillfredsställande? Kontrollmål: Vilka system och rutiner för intern kontroll avseende representation och resor har styrelsen och nämnderna beslutat om? Efterlevs gällande lagstiftning, skatteverkets regler, kommunens internkontrollreglemente och beslutade policydokument inom området? Har kommunstyrelsen och nämnderna tillräckliga rutiner för att säkerställa att lagens och skatteverkets krav uppfylls? 1.3 Metod och avgränsning Granskningen avgränsas till stickprov på kontona: 58700 personalrepresentation, 70505-70514 resekostnader och 71100-71300 avseende representation. Granskningen avgränsas för verifikationer mellan 2011-06-01 2012-06-01. Granskningen har genomförts genom dokumentgranskning av styrdokument och stickprov enligt ovan. Stickproven har kommunicerats med attestanten som haft möjlighet att lämna svar och komplettera dokumentationen. Ombokning av felkonteringar på kostnadskonton har inte skett utan felet har påtalats för att korrigering ska kunna göras nästa gång. Granskningsrapporten är till sin faktadel avstämd med kommunens ekonomiavdelning. 1 av 12
2 Riktlinjer och reglemente Kalmar kommun har ett flertal reglementen och riktlinjer som behandlar kommunens bokföring och redovisning. Samtliga dokument finns tillgängliga på kommunens intranät. Representation Av riktlinjer för representation framgår vad som definieras som intern respektive extern representation. Vid extern representation ska ändamål och namnen på gästerna framgå samt vilket företag/kommun de företräder. Anställda från den egna kommunen ska också framgå. Vid intern representation anges ej att ändamål och deltagare ska framgå. Av kommunens kontoplan framgår på ett tydligt sätt hur intern respektive extern representation ska konteras. Resor Kalmar kommun har inga riktlinjer eller reglementen avseende resor. Av kontoplanens konteringsanvisningar framgår på ett tydligt sätt hur resor ska konteras. Reglemente för kontroll av verifikationer Kommunen har ett reglemente för kontroll av verifikationer. Reglementet omfattar kommunens samtliga verifikationer. Kommunala bolag där kommunen har ett väsentlig inflytande ska utfärda egna riktlinjer som i tillämpliga delar ska följa kommunens regler. Syftet med reglerna för kontroll av verifikationer är att undvika oavsiktliga eller avsiktliga fel och därigenom säkerställa att transaktioner som bokförs är korrekta med avseende på: prestation, bokföringsunderlag, villkor, bokföringstidpunkt, kontering och beslut. Reglementet syftar även till att säkerställa att kontroller och godkännande av ekonomiska händelser görs i enlighet med lag om kommunal redovisning. Av reglementet framgår att kommunstyrelsens, nämndernas, förvaltningschefernas och attestanternas ansvar. Enligt reglementet måste ansvarsfördelningen vara tydlig. Det framgår att ingen person ensam ska hantera en transaktion från början till slut. I Kalmar kommun finns tre olika kontrollnivåer, mottagningsattest, gransknings/momsattest och beslutsattest. Mottagningsattest innebär kontroll av att leverans har mottagits eller att prestation har fullgjorts. Gransknings/momsattest innefattar kontroll vid exempelvis inköp av varor kontroll mot beställning, pris, betalningsvillkor. Beslutsattesten godkänner utgiften. I beslutsattesten ingår även ansvar för kontering, kontroll av att övriga formella beslut som krävs är fattade samt kontroll av att mottagningsattest och/eller gransknings/momsattest är utförda. 2 av 12
Verifiering av utförd kontroll kan ske genom påskrift på faktura eller namnteckning på konteringsblankett. Vid attest på följesedlar eller rekvisitioner ska dessa bifogas fakturan. Vid elektronisk fakturahantering sker verifiering med elektronisk signatur. Kontoplan Kommunen har en kontoplan med tydliga konteringsanvisningar. Hedersgåvor I Kalmar kommuns verksamhetshandbok finns ett avsnitt som rör hedersgåvor. Av dokumentet framgår att hedersgåvor överlämnas till kommunens förtroendevalda eller anställda enligt ett antal regler. Reglerna innefattar bland annat hur långt tid förtroendevald ska ha varit ledamot och vilken tjänstgöringstid som krävs för att få hedersgåva, att kommunfullmäktige ansvarar för hedersgåva delas ut samt hedersgåvans värde. Utöver detta dokument har även respektive nämnd möjlighet att utforma riktlinjer för uppvaktning av personal. 3 av 12
3 Lagstiftning och skatteverkets krav Kommunala redovisningslagen I lag om kommunal redovisning framgår: 2 Bokföringen ska vara ordnad så att: 1. det ekonomiska utfallet av verksamheten kan jämföras med den budget som fullmäktige har fastställt, 2. en tillräcklig kontroll av verksamheten kan upprätthållas, 3. en tillfredsställande finansstatistisk information kan lämnas. 3 De ekonomiska händelserna ska bokföras så att de kan presenteras i registreringsordning (grundbok föring) och i systematisk ordning (huvudbokföring). Detta skall ske på ett sådant sätt att det är möjligt att kontrollera fullständigheten i bokföringsposterna och överblicka verksamhetens förlopp, ställning och resultat. 4 För varje ekonomisk händelse skall det finnas en verifikation. Verifikationen skall innefatta uppgift om när den har sammanställts, när den ekonomiska händelsen har inträffat, vad denna avser, vilket belopp den gäller och vilken motpart den berör. I förekommande fall skall verifikationen även innefatta upplysning om handlingar eller andra uppgifter som har legat till grund för den ekonomiska händelsen samt var dessa finns tillgängliga. Skatteverkets krav I Skatteverkets information om vissa förmåner att tillämpas vid beräkning av skatteavdrag och arbetsgivaravgifter m.m. för beskattningsåret 2011 samt vid 2012 års taxering, framgår följande: Representation kan rikta sig antingen utåt mot arbetsgivarens affärsförbindelser, samarbetspartner o.d. (extern representation) eller inåt mot företagets personal (intern representation). Förmån av fri kost vid representation är skattefri. För intern representation gäller detta bara vid sammankomster som är tillfälliga och kortvariga (11 kap. 2 IL). Med intern representation avses i förmånssammanhang personalfester, interna kurser, informationsmöten med personalen, och planeringskonferenser (t.ex. diskussioner om budgetering, personalfrågor, inköps- och försäljningspolitik). Skattefriheten förutsätter 4 av 12
att det är fråga om i huvudsak interna möten för företaget, koncernen eller dylikt, att sammankomsten har en varaktighet av högst en vecka, att det inte är fråga om möten som regelbundet hålls med korta mellanrum (varje eller varannan vecka), samt att det är gemensamma måltidsarrangemang (prop. 1992/93:127 s. 55). Möten för information om det löpande arbetet, möten för planering av det löpande arbetet, arbetsluncher och liknande räknas inte som intern representation. För att i efterhand kunna visa att en sammankomst är hänförlig till representation, bör arbetsgivaren se till att upprätta och spara en dokumentation för mötet, t.ex. program, dagordning, deltagarföreteckning, inbjudan etc. (Skatteverket 2009-03-10, dnr 247797-09/111). I skatteverkets allmänna råd anges att förmån av fri eller subventionerad resa som erhålls i anställningsförhållande eller i övrigt på grund av tjänsten är skattepliktig. För att kunna påvisa att resor gjorts i tjänsten bör därför resenär och syfte med resan dokumenteras (SKV A 2007:37). 5 av 12
4 Iakttagelser Fakturagranskning Vi har granskat 86 stycken fakturor från 2011-06-01 2012-06-01 i ekonomisystemet. Urvalet gjordes utifrån utvalda konton i projektplanen och därefter slumpmässigt. Fakturor där vi upptäckte brister skickades till attestanten för komplettering Resultatet av stickprovskontrollen redovisas i bilaga. De brister som framkom i granskningen var främst att det saknades anteckningar om vilka som deltagit och i vilket syfte vad gäller representation och resor. Vid representation saknas ofta anteckning om deltagare men syfte framgår i stort sett alltid. Vid resor är det tvärt om. Deltagare framgår i stort sett alltid medan syfte framgår mer sällan. Ett fåtal felkonteringar av kostnader för utbildning, gåvor till personal (men inom rätt grupp) och resekostnader för inhyrd personal upptäcktes. I våra kontakter med attestanter har det framkommit att man saknar kunskap om vilka krav som ställs gällande dokumentation i samband med representation och resor. I samband med våra diskussioner med attestanterna har även framkommit att de tycker det är nyttigt att denna granskning har genomförts. En påminnelse och uppfräschning av kunskaperna behövs med jämna mellanrum. Attestanterna har i vissa fall kompletterat fakturor som saknar anteckningar i form av deltagare och syfte med aktiviteten i efterhand. Någon rättelse av felkonterade fakturor görs inte då de uppgår till mindre belopp. Syftet blir istället att göra rätt i framtiden. 5 Revisionell bedömning Vi bedömer att kommunstyrelsens och nämndernas interna kontroll av fakturahanteringen, genom fastställd attestordning, är tillfredsställande men kan förbättras inom några områden. Detta grundar vi på att kommunstyrelsen har beslutat om system och rutiner för intern kontroll avseende fakturahantering men dessa kan göras mer kända i verksamheten. Med det avses vilka krav som ställs när det gäller deltagare och syfte med aktiviteter. Vi rekommenderar att utbildningar hålls för attestanter, både nya och gamla för att sprida kunskap i organisationen. Detta kan också bli en plattform för diskussioner om vilka krav som ställs på konteringar och redovisning. Kommunen har ett tydligt reglemente som reglerar kontrollen av verifikationer. Kommunens kontoplan är välutformad med tydliga konteringsanvisningar. Detta visar sig även i stickprovskontrollen då antalet upptäckta konteringsfel var få. 6 av 12
5.1 Kontrollmål De kontrollmål som ska besvaras är: Vilka system och rutiner för intern kontroll avseende representation och resor har styrelsen och nämnderna beslutat om? Kommunfullmäktige har beslutat om riktlinjer för representation, reglemente för kontroll av verifikationer samt hedersgåvor. Kommunens kontoplan innehåller tydliga tillämpningsanvisningar. Efterlevs gällande lagstiftning, skatteverkets regler, kommunens interkontrollreglemente och beslutade policydokument inom området? Kommunens system och rutiner för intern kontroll efterlevs men kan förbättras avseende notering av syfte och deltagare av aktiviteter. Våra stickprov visade att brister finns avseende anteckningar om vilka som deltagit och i vilket syfte aktiviteten genomförts vilket krävs enligt kommunens riktlinjer och reglementen samt enligt skatteverkets regler. Har kommunstyrelsen och nämnderna tillräckliga rutiner för att säkerställa att lagens och skatteverkets krav uppfylls? Vi bedömer att kommunstyrelsen och nämnderna har tillräckliga rutiner för att säkerställa att lagens och skatteverkets krav uppfylls. Det finns riktlinjer och rutiner för intern kontroll, dessa efterlevs till stor del. Våra stickprov visar vissa brister i den interna kontrollen avseende representation och resor rörande dokumentation. Skatteverket gör gällande att fika och måltider i samband med interna möten är skattefria så länge det inte blir för omfattande, då blir måltiden föremål för förmånsbeskattning. 2012-09-25 Åsa Bejvall Projektledare Stefan Wik Uppdragsledare 7 av 12
Bilaga, stickprovskontroll Konto Ver Belopp Leverantör Kommentar Kontering Bedömning 58700 1139952 763 DWB Särskolan Oxhagsskolan. Fika i samband med arbetsplatsträffar. 58700 1140250 380 DWB Referens på fakturan Hanna Anderzen. Tårta 12 personer, småfranska med ost. Deltagare och syfte saknas. 58700 1147092 1 450 Gymnasieförbundet Skolmåltider, smörgåstårtor. Anteck: Billy Svensson 50 år. Deltagare saknas. Fakturan är ställd Serviceförvaltningen. 58700 1147276 1 320 Ölands turistbyrå Matvandring på södra Öland.Ant: Present till Agneta som slutar vid förskolan i Smebdy. 58700 1147652 24 544 Sohdexo Ant: Konstenhetens vårfest. Syfte och deltagare framgår 58700 1148164 1 368 Eurocard Inköp inför Kalmarfest. Anteckningar har gjorts på kvitton som bifogats. 58700 1148659 1 001 Hotell Amigo 13 st lunch. Lunch i samband med utbildning i ett system. Deltagare framgår. 58700 1149140 1 422 Änglamat Catering Buffé 7 personer. Lunch i sambend med administrationens planeringsmöte. Deltagare framgår av anteckning. 58700 1151178 360 Lindens blommor Diverse blommor. Ant: Blommor pensionsavgång. Deltagare saknas. Borde konterats som uppvaktning. 58700 1151304 2 375 Garpens vänner Båt, lokal, fika/mat, Dagkonferens 5 vuxna. Ant:Personal möte/utvärdering av våren. Deltagare framgår 5 st. 58700 1153014 281 och 449 Magneten ICA Ant: Arbetsplatsträffar och informationsmöten. Deltagare framgår ej. På faktura anvisas till kvitto, dessa är ej bifogade. 58700 1153919 1 600 Akademibokhandeln. 16 presentkort.ant: Stipendier. Framgår ej vad för stipendier det avser. Deltagare och syfte saknas. 58700 1154101 32 500 Partykompaniet Middag med underhållning. Ant: Sommarfest för personalen. Deltagare saknas. Antal deltagare saknas. 58700 1155484 1 220 Lena Keramik Ant: Inköp i samband med uppvaktning personal. Avser ljulyktor mm. Deltagare och syfte saknas EJ EJ EJ EJ EJ? EJ 8 av 12
58700 2100249 1 950 Rest. två blommor Serviceförvaltningen. Ant: Utbildning bemanningsekonomi. Deltagare saknas (Bilaga finns men kan ej öppnas.) 58700 1156779 244 DWB Tårta. Fastighet. Ant: Thomas R Gruppmöte 20 st. 58700 1157331 5 421 Minigolf i Kalmar Stensö Mat Omsorgsförvaltningen Söder. Personalsocialaktivitet innan sommaren. Deltagare saknas. 58700 1157788 1 721 Lindsdals cafe Fika till planeringsdag och handledning. Deltagare och syfte framgår. 58700 1160159 5 058 KF inköp 2139 kr avser kto 58700. Enl ant: Kaffe till personal. 58700 1162410 226 First Card Glass coop. Ant: Mötes fika. Deltagare saknas. 58700 1170329 1 502 DWB Barn och ungdom. Ant: Till Gästfika. Extern rep? Deltagare och syfte? 58700 1167143 12 095 Ekerums golf o resort Hyra konferenslokal. Dagkonferens 41 personer. Deltagare och syfte saknas. Ant: Upptakten. 58700 1175087 2 681 ICA Stinsen Ljungbyholmsskolan. Råvaror. Anteckning på kvitton vilken förskola/skola det avser. Personalmöte. Deltagar saknas. 58700 1178309 1 870 Calmar statshotell 11 st lunchbuffé. X 2. Ant: Timecare. Deltagare och syfte saknas. 58700 1185046 3 060 Kalmarsalen Biljetter lärare för livet 12 st. Ant: Teaterbesök för personal. Deltagare saknas. Utbildning eller representation? 58700 1188270 275 Äventyrscafeet Lunch 3 st. Ant: Lunch vid simhallsbesök heldag. Deltagare och syfte saknas. 58700 1203950 2 100 Unicef Köp gåvoshop. Ant: Julgåva till personal. Barketorpsskolan. Syfte och deltagande framgår. 58700 1201853 1 300 Dillbergska Presentkort 13 st. Avtackning. Syfte och deltagare framgår. 58700 1201742 4 760 Nilsson o lindblom Fruktkorg 28 st. Ant: /personal Åse. 58700 1209630 7 780 Packhuset Dagspaket x 20. Ant. Personaldagar smedbackens behandlingshem. Deltagare? 58700 1211679 15 314 Ullevi konferens o kiosker Mat, dryck 37 person halvdagskonferens. Deltagare och syfte saknas. 58700 1221327 720 Superbowl Kalmar Bowling 3 banor 1 h. Omsorgsförvaltningen. Ant: Arbetslagsutveckling Herden/Getingen. Det saknas hur många som deltagit.? EJ?? EJ EJ EJ EJ? EJ EJ 9 av 12
58700 1226413 1 000 Wimab utbildning Kurs 2 deltagare. Ant: Föreläsning deltagare framgår. Borde konteras som utbildning? 58700 1228700 3 783 DWB Samhällsbyggnadskontoret avser mars 2012 nio inköpstillfällen. Ant. Div fika tilltugg till möten. 58700 1234280 3 000 Dance academy latin Festunderhållning för personal på dörbyskolan. 58700 1241315 3 394 Selecta Serviceförvaltningen. Ant: Varor till kaffemaskinen. 58700 1243779 1 750 Ming Palace 18 lunchbuffé. Smedås planeringsdag. Ant: syfte och att det är 17 deltagare framgår. 70505 1152189 5 596 Preem Socialförv. Parkering hembesök, 317 kr avser parkering 70505 1208783 952 First Card Socialförv. Parkering, 39 kr avser parkering 70510 1147365 1 911 Lingmerths Resebyrå 70510 1162315 8 135 Lingmerths Resebyrå Tågresa till Köpenhamn, deltagare är angivet, syftet med resa saknas. Tågresa, deltagare är angivet, syfte saknas 70510 1168805 835 Växjö Kommun Rektorsutb. Växjö, tågresa, deltagare och syfte framgår 70510 1170905 5 939 Lingmerths Resebyrå 70510 1175610 809 Agneta Svanberg Arnerud 70510 1182979 119 Lingmerths Resebyrå 70510 1185894 3 500 Lingmerths Resebyrå 70510 1187793 666 Lingmerths Resebyrå Socialförv. Barn och fanmiljesekt. Deltagare och syfte framgår Utlägg för tågresa, deltagare och syfte framgår Tågresa, deltagare och syfte är angivet Tågresa, deltagare angivet, syfte saknas Tågresa, deltagare ok, syfte saknas 70510 1195279 2 971 Gunilla Dahl Tågresa, deltagare och syfte framgår 70510 1201302 744 felix Blomstergren Ersättning för tågbiljetter vid anst.intervju, deltagare och syfte framgår, borde ha konterats på konto 70100 70510 1207862 310 SJ Tågresa, deltagare framgår, syfte saknas 70510 1212215 2 765 Lingmerths Resebyrå 70510 1216120 139 Centralens resebutik i Kalmar 70510 1226803 895 Centralens resebutik i Kalmar 70511 1148658 4 097 Lingmerths Resebyrå 70511 1169842 18 648 Lingmerths Resebyrå Tågresa, deltagare framgår, syfte saknas Soc.förv. Tågresa, deltagare och syfte saknas Busskort till ungdom, felkonterat borde ha konterats på konto 70100 Flygresa till konferens, deltagare och syfte framgår Flygresa, deltagare framgår, syfte framgår ej EJ EJ EJ 10 av 12
70511 1177223 4 033 Eurocard Mark och planeringsenh. Deltagare och syfte saknas 70511 1190179 34 650 JL Utbildning, Resekostnader för inhyrd utb.personal (ej anställda), borde ha konterats på 70100? 70511 1204335 16 775 Sveriges Ungdomsråd 70511 1209546 20 172 Lingmerths Resebyrå Demokratiut. Resa för inhyrd utb.personal, konterng?, syfte och deltagare framgår Flygresa, arbetsmöte inom ABCprojekt, deltagare och syfte framgår 70511 1225346 5 619 Nybro kommun Återbetalning 2010, medfinansiering, så att tillväxtverket får rätt redovisning?? 70511 1241757 1 987 Servera R&S AB Hotell i samband med studieresa, fel konto, deltagare och syfte framgår?? EJ 70512 1147189 83 KLT Bussresa med förskolebarn, deltagare och syfte framgår 70512 1153510 2 544 Bergkvarabuss Bussresa, vandring med årskurs 3-6, deltagare och syfte framgår 70512 1161596 1 721 Helene Petersson Handkassa, 150 kr avser bussresa, social träning, syfte och deltagare framgår 70512 1191987 1 095 HB Silverlinjen Bussbiljetter för att vara med på Ungdomstorget, IRL, syfte och deltagare framgår 70512 1196121 628 Hertz Busstill Kolboda med kamratstödjarna, syfte och deltagare framgår 70512 1209024 954 KLT Buss, kulturresa, syfte framgår, deltagare saknas 70513 1149708 11 500 Lingmerths Resebyrå Taxikostn. För handledarer inom autismomr. Sysfte och deltagare framgår 70513 1188339 409 Kalmar taxi Taxi för personal från sjukhus, syfte och deltagare framgår 70513 1214887 5 272 Lingmerths Resebyrå Taxi, deltagande SKL:s ledningskraft, deltagande och syfte framgår 70513 1244576 2 591 Eurocard Taxi, till och från flyg Sthlm, info.träff, syfte och deltagande framgår 70514 1168042 5 502 Lingmerths Resebyrå Båtresa för studieresa till Gotland för förebyggande teamet, syfte och deltagare framgår 70514 1240204 650 Karlskrona sjötaxi Båttaxi till plan-och bygglovskonf med kommunens jämförelsekommuner. Syfte framgår, deltagare framgår ej 71100 1148179 520 Eurocard Representation Kalmar stadshotell, deltagare framgår, syfte saknas 11 av 12
71100 1170238 15 660 Halltorps gästgiveri Representation, LED-projektet, deltagare och syfte framgår. 71100 1193575 300 Nabbens rökeri och fisk Lunch möte kulturcentrum, syfte och deltagare framgår 71100 1213011 4 200 Parkrestaurangen Buffe till avslutningskvällen med Bergakommisssionen. Deltagare saknas, 35 st enl fakturan. 71200 1170238 15 660 Halltorps gästgiveri Representation, LED-projektet, deltagare och syfte framgår. Samma faktura som ovan, alkohol i sammband med middag = ok 71200 1211370 20 360 Vassmolösa gästgiveri Inga deltagare angivet, nationell nätverksträff, i samband med middag. Syfte framgår 71300 1147201 1 442 Lindens blommor fem st. buketter i samband med 25-års firande = ok, blommor till 70-åring =ok, 71300 1170126 334 Dillbergska Presentkort till avgående rektor. Deltagare samt syfte med aktiviteten framgår 71300 1235606 2 125 Johannas chocklad AB 71300 1243928 5 824 Westholms glasstudio 71300 1238201 10 600 Lenanders grafiska AB 71300 1228805 225 Lindens blomsterhandel 71300 1162310 355 Lindens blomsterhandel tack för medverkan under seniorveckan, 25 pers. glaspjäs till pristagaren av kalmar internationella miljöpris. EJ Bok kalmarkriget, 1 st, ingen mottagare och inget syfte angivet Blommor avtackning, belopp ok Uppvaktning födelsedag familjehem, soc.förv. 12 av 12