Kultur- och fritidskontoret Fritidsgårdarnas utvecklingsarbete och nya organisation 10 maj 2010
Bakgrund I Kultur- och fritidskontorets verksamhetsplan för 2009 återfinns följande uppdrag: Fritidsgårdarna ska under 2009-11 utvecklas till mötesplatser som i samverkan med föreningsliv och övriga ideella krafter tar ansvar för planering och genomförande av fritidsaktiviteter. Vidare innehöll verksamhetsplanen följande särskilda uppdrag till kontoret: Göra en översyn av alla fritidsgårdarna för att utveckla dem till moderna och väl fungerade mötesplatser för unga. Behandla frågor om driftsformer, innehåll och utbud, trygghet trivsel och miljö, tillgänglighet, ledarskap, demokrati, ha ett främjandeperspektiv, bredd, marknadsföring, lokaler, kvalitet och uppföljning, samt ta hänsyn till lokala behov och möjligheter till samverkan Samt se över möjligheten att flytta in fritidsgårdarna i skolorna Under 2009 har Kultur- och fritidskontoret gjort en genomlysning av fritidsgårdarnas verksamhet utifrån uppdragen i verksamhetsplanen. I maj påbörjades arbetet med en konferens där all personal från fritidsgårdarna deltog. Konferensen samlade kunskap om befintliga resurser, problemområden samt möjligheter. Kontinuerligt har samtal förts med föreståndarna på gårdarna samt deltagare i APT- möten för att ytterligare samla kunskap och idéer. Resultatet presenterades i rapporten, Mötesplats unga. Tankar från personaldagarna i maj 2009 Kvalité inte kvantitet Rotation av personal, rätt man på rätt plats Alla jobbar åt samma håll/röd tråd Ny start för all personal, hitta nya roller Gårdssammanslagning Föreståndarens roll Nytänkande Personalpool/team Säkerhetsfrågor- för lite personal Behov av resurser I rapporten Mötesplats unga november 2009, presenteras flera förslag och utvecklingsåtgärder för fritidsgårdarna, varav ett är den nya organisation som beskrivs i denna rapport. 2
För att kunna kraftsamla personal och inspirera till nytänkande krävs ett strategiskt arbete med utvecklingsfrågor. Det kan gälla allt från större samverkan med närområdet till profilering av gårdarna. Verksamhetsplanen anger en ambition om ökat öppethållande på fritidsgårdarna. Det finns också ett önskemål att förlägga mer verksamhet under skoltid för att rekrytera fler barn till verksamheten. Dessutom förväntas gårdarna hålla öppet på kvällar och helger. Allt detta sammantaget ger ett påtagligt ökat behov av en större personalstyrka för att klara bland annat arbetstidslagar, gällande kollektivavtal, kvalitetssäkring samt säkerheten på gårdarna. Fritidsgårdsföreståndarna har också framfört att mycket tid går åt till administration, exempelvis fakturahantering, arbete med personalsystemet, och budgetuppföljningar. För att underlättad det administrativa arbetet och möjliggöra att mer tid friställs för personal i den vardagliga verksamheten, krävdes en förändring av organisationen. Syfte Syftet med en den nya organisationen är att: 1. Kraftsamla i det fortsatt utvecklingsarbetet och bättre uppföljning 2. Förändra arbetsledarrollen 3. Ökat verksamhetsstödet från kontoret 4. Stärka profileringen av gårdarna 5. Öka möjligheterna till flexibilitet mellan gårdar och personal 6. Fler personal i verksamheten 7. Avlasta administrativa uppgifter Förslaget kommer att utvärderas efter ett år. De förändringar som genomförts har inneburit att föreståndarna ersatts med två gruppchefer, som har ansvaret för flera gårdar en verksamhetsledare finns på varje gård och med ett med begränsat ansvar. en coach ansvarar för att ge kvalificerat stöd i utveckling av verksamheten gruppcheferna tar över administrationen från gårdarna Här nedan beskrivs det nya ansvaret för verksamhetsledare, gruppchefer och coach. Verksamhetsledarens ansvar Ansvarar i vardagen för att rutiner efterföljs på gården Tar in vikarie vid kortfrånvaro Ansvarar för inköp Ser till att veckomöten genomförs Länk mellan gruppchef och kollegor på gården Ansvarar för introduktion av ny personal Arbetar kvällar som övriga kollegor 3
Gruppchefens ansvar Personal, budget och verksamhetsansvar Fokus på utvecklingsarbetet i samverkan med coachen och verksamhetsledarna på gårdarna. Samverkan med stadsdelsgrupper, skola, föreningar, Kulturskolan m.fl. Utveckla kvalité o kompetens i samarbete med nätverket KEKS Deltar i verksamheten vid behov Coachens roll Följer upp uppdraget Mötesplats unga och fortsatt utvecklingsarbete på fritidsgårdarna Stöd till både gruppchefer och fritidsledarna i deras yrkesroller Stöd i utvecklingen och samverkar med andra aktörer såsom föreningar, SuperNova och kulturskolan Fördelar med förslaget Ökade personaltimmar i verksamheten på enskild fritidsgård, vilket möjliggör ökade öppettider och möjlighet till aktivitetsutveckling Färre chefer, mindre byråkrati genom att stödet från gruppcheferna ökar Verksamhetsstöd av en coach som säkerställer utvecklingsarbetet Gruppcheferna kan lägga fokus på samverkan mellan gårdar och profileringsfrågan Det ges bättre förutsättningar att rotera personal för att få rätt man på rätt plats. 4
Kraftsamling och utveckling Med hjälp av den nya organisationen förbättras förutsättningarna genom att: gruppchefen har ett tydligt uppdrag/mandat, ges det möjlighet att även skapa tid och forum för utvecklingsfrågor tillsammans med interna och externa aktörer. det ges utrymme för kvalité och kompetens genom den tydliga arbetsfördelning som föreslås. det blir en kraftsamling av all personal för att arbeta mot gemensamma mål och att alla ges möjlighet att vara med i ett tydligt utvecklingsarbete. gruppchefen får ett tydligt utvecklingsuppdrag och det också skapas tid för det i nya organisationen. all personal får tydligare information och blir delaktiga i utveckling av verksamheten KEKS = Kvalité och Kompetens i Samverkan Sedan 2010 ingår vi i nätverket KEKS som är en samverkansorganisation där det idag ingår tjugotvå kommunala förvaltningar. KEKS arbetar för Införande av kvalitetssäkringsmodell Kvalitetsmätning Gemensam kompetensutveckling 5
Vid fem heldagar i januari och februari träffades alla fritidsledare för att arbeta fram ett måldokument tillsammans med en processledare från KEKS. Syftet var att formulera målen för vår verksamhet vilket resulterade i ett gemensamt dokument. Behovet av att arbeta utifrån gemensamma värderingar och synsätt har varit tydligt sedan maj 2009. KEKS- nätverket bidrar med både kunskap och verktyg för att underlätta uppföljning av verksamheten. Under hösten 2010 kommer fritidsledarna att bli erbjudna olika utbildningar som stärker både dem i deras yrkesroll och hantering av statistik. Hölö fritidsgård Idag är gården placerad i tillfälliga lokaler men kommer att integreras i den nybyggda Allaktivitetshuset. Nuvarande föreståndare kommer även under 2010 att behålla nuvarande delegation. Detta innebär att ansvarsfördelningen i planeringsarbetet i samverkan med skola och Hölönämnden blir tydligt. Allt görs dock i nära samarbete med kommande gruppchef. Invigning av nya lokaler sker 29 maj. Hovsjö fritidsgård Hovsjö fritidsgård kommer att övergå till Telge Hovsjö AB och förhandlingar förs med bolaget angående genomförande och ekonomiska ramarna. I avvaktan ett färdigt avtal, började tre fritidsledare att arbeta redan första april inom Hovsjö AB och deras kulturcentrum. Det innebär att fritidsledarna tillsammans med övriga i bolaget, ska arbeta fram en modell med syfte att stärka barns-och ungdomars fritid i området. Skulle övergången av någon anledning inte bli av, ingår Hovsjö fritidsgård, som de övriga gårdarna i den nya organisationen med placeringen i västra området. Våren 2010 Gruppchefstjänsterna är sedan 1: a april tillsatta med Kerstin Ahlbeck och Heinz Stucki. De nya verksamhetsledarna påbörjade sina tjänster första maj. Uppföljning av verksamheten och den nya organisationen kommer att ske kontinuerligt. Följande personer är verksamhetsledare på fritidsgårdarna: Geneta Rösberga Västergård Fornbacka Tajen Järna Hölö Bobil Oyal Roffe Mackay Hjelt Kent Borgström Ester Minasson Tomas Sjögren Britt Agestad Camilla Ryding 6
Planering En genomlysning av all personal kommer att genomföras i vår och sommar 2010 med syfte att se över om rätt man är på rätt plats. Dessutom arbetar vi vidare med: Ungdomar och demokrati Samverkan föreningslivet Kulturskolan på turné, start i maj Vikariepool Profilgård Utveckling av Bastmora lägergård och båten Dolly Idéslanten KEKS-utbildningar till hösten Skateparkens utvecklingsmöjligheter Utveckling av lägergården Bastmora och båten Dolly Enheten har för avsikt att utveckla Bastmora lägergård under 2010 och har sedan 1: a maj tagit över arrendet av SK. Detta ger oss utmärkta möjligheter att utveckla lägerverksamheten i Södertälje. Beträffande Dolly används båten i bl.a. utbildningssyfte och nu genomförs en skepparexamensutbildning för ungdomar. Vi kommer även att använda Dolly i samverkan med övriga kontor för utflykter och arrangemang under den varma årstiden. Skateparken Inför sommaren 2010 kommer enheten att försöka hitta lösningar för både översyn och arrangemang i skateparken. Detta görs i samråd med andra enheter och kontor. 7