VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNING 2015-01-13 DNR BUN 2015.010 ANNA ELIASSON SID 1/2 ANNA.ELIASSON@VALLENTUNA.SE BARN- OCH UNGDOMSNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Internkontroll, helårsuppföljning 2014 - Barn- och ungdomsnämnden Förslag till beslut Barn- och ungdomsnämnden godkänner helårsuppföljningen och åtgärdsuppföljningen för 2014 av internkontrollen. Ärendet i korthet Barn- och ungdomsnämnden har i början av året antagit en internkontrollplan för 2014. Utifrån internkontrollplanen har granskning utförts under helåret. Resultatet av granskningen har sammanställts till en helårsrapport samt en åtgärdsuppföljning till barn- och ungdomsnämnden för godkännande. Sammanfattning Genomgång av våra rutiner gällande hantering av obetalda barnomsorgsfakturor som lett till krav och ibland inkasso visade att dessa rutiner fungerar väl. För att förtydliga information till vårdnadshavare har informationsbrev reviderats och förvaltningen har uppdaterat information på hemsidan. Inkomstkontroll genom stickprov, för att säkerställa att alla vårdnadshavare betalar korrekt avgift för barnomsorg, har inte hunnits med på grund av sjukskrivningar utan föreslås följas upp under våren 2015. Personalfrågor gällande anställningsavtal, avslutning av tjänst och kostnader för vikariehantering har följts upp i samarbeta med HR-avdelningen. Inga avvikelser har upptäckts vad gäller anställningsavtal men anställningsunderlag för timanställda har i vissa fall varit ofullständiga. Rutinerna innebär att ofullständiga avtal skickas tillbaka från HR till ansvarig verksamhet för komplettering. BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNING TUNA TORG 1 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 FAX 08-587 850 88 BUF@VALLENTUNA.SE WWW.VALLENTUNA.SE
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE FÖRVALTING 2015-01-13 DNR BUN 2015.010 SID 2/2 Vid avslutande av tjänst har ett fall hittats där underlag för avslut saknats men där den anställde ändå avslutats i lönesystemet. Inga avvikelser hittades vid uppföljning av vikariehantering. Handlingar 1. Internkontroll, helårsuppföljning 2014 - Barn- och ungdomsnämnden 2. Internkontroll Åtgärdsuppföljning BUN 2014 3. Internkontroll Helårsuppföljning BUN 2014 Marie Truedsson - Utbildningschef Elisabeth Johansson- Kanslichef Ska expedieras till: Akten Kommunledningskontorets ekonomiavdelning
2014 Barn- och ungdomsnämnden Internkontroll: Helårsuppföljning
Innehållsförteckning Uppföljning internkontroll... 3 Krav och inkasso... 3 Inkomstkontroll... 3 Personalkostnader: Anställningsavtal och avslutning av tjänst... 3 Personalkostnader: Vikariehantering... 4 Barn- och ungdomsnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 2(4)
Uppföljning internkontroll Internkontrollen syftar till att verksamheten ska bedrivas effektivt och säkert. En kommuns verksamhet består av processer och rutiner och målet med internkontrollen är att ha ordning och reda på alla processer och rutiner. Den här rapporten visar de processer/rutiner och dess tillhörande kontrollmoment som har granskats inom nämnden samt granskningens genomförande och granskningens utfall. Krav och inkasso Rutiner kring inkasso och uppsägningar Granskningens genomförande Granskningen har genomförts med hjälp av en heltäckande genomgång av befintliga regler och riktlinjer gällande krav och inkasso inom barnomsorgen. Granskningens utfall Vid genomgången av de befintliga dokumenten gällande regler och riktlinjer kring krav och inkasso inom barnomsorgen upptäcktes några brister. Dokumenten behövde revideras samt att aktuell information inte kom vårdnadshavarna tillhanda, tex genom hemsidan. Inkomstkontroll Stickprovskontroller av lönebesked Granskningens genomförande Kontroll av vårdnadshavares inkomster kommer att genomföras under våren 2015 då internkontrollpunketen är framflyttad. Granskningens utfall Internkontrollpunkten är framflyttad till 2015 och inkomstkontroller kommer att genomföras under året. Personalkostnader: Anställningsavtal och avslutning av tjänst Lagstiftning och regelverk kring anställningsavtal på två skolenheter Granskningens genomförande Granskningen har genomförts med stickprovskontroller (tre skolor slumpmässigt utvalda) för november månad 2014 samt genom samtal med Löne-/PA-konsulter på HR-support, kommunledningskontoret. Kontrollmomentet för rutinen för personalkostnader innebär att kontrollera att rätt uppgifter regi- Barn- och ungdomsnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 3(4)
strerats i personalsystemet utifrån korrekta anställningsavtal eller anställningsunderlag för anställda med timlön. Kontroll har genomförts av uppgifter i anställningsavtal både för månadsavlönade samt för anställda med timlön. Granskningen genomförs också löpande när underlag inkommer till HR-support eftersom enhetens Löne-/PA-konsulter granskar alla anställningsavtal och anställningsunderlag innan registrering sker i personalsystemet. Granskningens utfall Vid stickprovskontroll av anställningsavtal gällande mot vad som är registrerat i personalsystemet har inga avvikelser upptäckts. På anställningsunderlag för personal med timlön har några brister upptäckts när det gäller ofullständigt ifyllda underlag. HR-support har i dessa fall fått undersöka närmare för att få fullständiga uppgifter och för att kunna registrera anställningen i personalsystemet. I vissa fall kontaktar HRsupport anställande chef för ytterligare uppgifter och i vissa fall skickas underlaget tillbaka till anställande verksamhet för att kompletteras. Lagstiftning och regelverk kring avslutning av tjänst, kontroll på två skolenheter Granskningens genomförande Granskningen har genomförts med stickprovskontroller (tre skolor slumpmässigt utvalda) för augusti-november månad 2014 samt genom samtal med Löne-/PA-konsulter på HR-support, kommunledningskontoret. För stickprovskontroll har en lista över avslutade anställningar tagits fram från rapportverktyget. Kontroll över alla avslutade anställningar under ovannämnda period har genomförts. Underlag för avslut av tjänst har granskats samt jämförts med vad som har registrerats i personalsystemet. Granskningens utfall Vid stickprovskontroll av underlag för avslutade anställningar gällande mot vad som är registrerat i personalsystemet har en avvikelse upptäckts. Där saknades det skriftligt underlag för avslutande av tjänst. Genom annan dokumentation som visar att anställningen har avslutats, har anställningen avslutats i systemet. Personalkostnader: Vikariehantering Lagstiftning och regelverk kring vikariehantering, kontroll på två skolenheter Granskningens genomförande Granskningen har genomförts med stickprovskontroller (tre skolor slumpmässigt utvalda) för november månad 2014. Kontrollmomentet för personalkostnader gällande vikariehantering innebär att kontrollera att anställda med anställningsformen vikariat, vikarierar för en fysisk person som är frånvarande under den aktuella perioden och att rätt uppgifter har registrerats i personalsystemet. Granskningens utfall Inga avvikelser upptäcktes. De som har anställningsformen vikariat vikarierar för en anställd som är frånvarande under samma period. Anställningarna är korrekt registrerade. Barn- och ungdomsnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 4(4)
2014 Barn- och ungdomsnämnden Internkontroll: Åtgärdsuppföljning
Innehållsförteckning Åtgärder... 3 Krav och inkasso... 3 Inkomstkontroll... 3 Personalkostnader: Anställningsavtal och avslutning av tjänst... 4 Barn- och ungdomsnämnden, Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 2(4)
Åtgärder Vid brister i internkontrollen ska en årlig åtgärdsrapport lämnas till nämnden i samband med helårsuppföljningen. Den här rapporten visar de processer/rutiner och dess tillhörande kontrollmoment som har åtgärder. För varje åtgärd finns en beskrivning, åtgärdens status och en kommentar till åtgärden. Krav och inkasso Kontrollmoment: Rutiner kring inkasso och uppsägningar Åtgärd Revidering av dokument Status Informationsbrev till vårdnadshavare om uppsägning av plats inom barnomsorgen har reviderats. Uppdatering av hemsida Informationen om rutiner kring fakturor, inkasso och uppsägning av plats inom barnomsorgen har uppdaterats på kommunens hemsida. Kortare förfallotider Tiden från första missade faktura fram till uppsägning av plats inom barnomsorgen har förkortats. Inkomstkontroll Kontrollmoment: Stickprovskontroller av lönebesked Åtgärd Inkomstkontroll Status Ej påbörjad Internkontrollpunkten är flyttad till 2015 och stickprover kommer att genomföras under året. Barn- och ungdomsnämnden, Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 3(4)
Personalkostnader: Anställningsavtal och avslutning av tjänst Kontrollmoment: Lagstiftning och regelverk kring anställningsavtal på två skolenheter Åtgärd Avvikelselogg Status HR-support har sedan oktober 2014 börjat föra en avvikelselogg för att mäta vilka fel och brister som finns. Den här loggen ska följas upp för att se vilka administratörer och chefer ute i verksamheten som behöver mer stöd inför att upprätta anställningsavtal samt anställningsunderlag för anställda med timlön. Återkommande utbildning Återkommande utbildning i rutinen att upprätta anställningsavtal/utbetalningsunderlag för timavlönade genomförs. Blankett med ifyllnadshantering finns framtagen och behöver ständigt aktualiseras. Kontrollmoment: Lagstiftning och regelverk kring avslutning av tjänst, kontroll på två skolenheter Åtgärd Återkommande utbildning Status Utbildning i rutinen till chefer och administratörer samt påtala för berörda vikten av att HR-support får rätt information för registrering i personalsystemet. Barn- och ungdomsnämnden, Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 4(4)