Stadsfullmäktige 17 11.02.2015 Behovsutredning om ett regionalt föremålsarkiv i västra Nyland Kultur- och fritidsnämnden 6.3.2013 23 Museerna i Västra Nylands region har under de senaste åren samarbetat aktivt för att utveckla förvaltningen av museisamlingarna. Det regionala samlingspolitiska programmet blev klart 2010. Projektet för ett föremålsarkiv är en fortsättning på detta samarbete. Under hösten 2012 har de sex professionellt skötta museerna i regionen, Fiskars museum, Hangö museum, Högfors bruksmuseum Senkka, Lojo museum, Vichtis museum och Västra Nylands landskapsmuseum utrett förutsättningarna för att etablera ett gemensamt föremålsarkiv. Tanken är att det gemensamma föremålsarkivet ska erbjuda permanenta lokaler med förvaringsförhållanden som uppfyller museikraven för de kulturhistoriskt värdefulla samlingarna och därmed trygga det västnyländska kulturarvets fortbestånd för kommande generationer. Projektet främjar de mål som Museiverket har ställt upp för en enhetligare förvaltning av museernas samlingar. Behovsutredningen innehåller en kartläggning av utmaningarna och riskerna i de nuvarande förvaringslokalerna. Museerna har omfattande och mångsidiga samlingar, totalt ca 100 000 föremål och ca 900 000 fotografier. Samlingarna är för närvarande placerade i lokaler som inte till alla delar svarar mot de krav som ställs på förvaring av museiföremål. Utredningen innehåller en beskrivning av de egenskaper som moderna förvaringslokaler ska ha när det gäller konstruktioner, utrymmesbehov och förvaringsförhållanden (temperatur och luftfuktighet). Vidare kartläggs föremålsarkivets verksamhet och tjänster, bl.a. konserveringstjänster. För utredningen gjordes även en kartläggning av eventuella befintliga hyreslokaler för ändamålet och olika placeringsalternativ för ett nybygge. Avslutningsvis skisseras finansierings- och förvaltningsmodeller upp. Olika alternativ för organiseringen av arkivet har lagts fram: ett gemensamt aktiebolag för de medverkande kommunerna, värdkommunsmodellen och en modell där en kommun är ägare och de övriga hyr lokaler och vid behov tillhandahåller andra tjänster. Genom att placera de västnyländska museisamlingarna i en enhetlig lokal kan man förbättra effektiviteten och ekonomin i föremålsvården. Att förvara hela föremålsbeståndet under samma tak underlättar vården och underhållet samt forsknings- och utställningsarbetet med samlingarna. Kostnadsbesparingar kan uppnås med rätt avvägd fördelning av personalresurser och samfällda upphandlingar av tillbehör och material. I och med det nya föremålsarkivet kan museerna avstå från de nuvarande, små och oändamålsenliga lokalerna på olika håll som inte uppfyller de krav som ställs på förhållanden för museiföremål. Föremålsarkivet kan även erbjuda andra museer förvarings- och konserveringstjänster. Församlingar, stiftelser och museer som sköts genom frivilligarbete innehar kulturhistoriskt värdefulla samlingar, som de kunde förvara i föremålsarkivets hyreslokaler. Att utveckla verksamheten
för allmänheten och förlägga arkivet optimalt kunde göra det möjligt att utnyttja föremålsarkivet som ett turistmål, vilket har skett bland annat i Sverige. De riskkartläggningar som yrkeshögskolan Metropolias konserveringslinje har gjort över museernas nuvarande förvaringslokaler utgör utgångsmaterial för behovsutredningen. Arbetet har även utnyttjat det utredningsmaterial som hänför sig till Satakunta regionala föremålsarkiv och Tammerforsmuseernas föremålsarkiv. Behovsutredningen har utarbetats av arkitekt Katariina Ockenström. Separata handlingar Behovsutredning om ett regionalt föremålsarkiv i västra Nyland Bildningsdirektören - Kultur- och fritidsnämnden beslutar att lägga fram förslag för stadsstyrelsen och vidare för fullmäktige om att låta fortsätta planeringen av ett regionalt föremålsarkiv för västra Nyland utgående från framställningen i behovsutredningen. Stadsstyrelsen 8.4.2013 133 Separata handlingar Behovsutredning om ett regionalt föremålsarkiv i västra Nyland Stadsdirektören Stadsstyrelsen beslutar att lägga fram följande beslutsförslag för stadsfullmäktige: Stadsdirektörens ändrade beslutsförslag att låta fortsätta planeringen av ett regionalt föremålsarkiv för västra Nyland utgående från framställningen i behovsutredningen. Stadsstyrelsen beslutar att låta fortsätta planeringen av ett regionalt föremålsarkiv för västra Nyland utgående från framställningen i behovsutredningen. - Stadsdirektörens ändrade beslutsförslag godkändes. Kultur- och fritidsnämnden 26.11.2014 67 De professionellt drivna museerna i västra Nyland har utarbetat en gemensam samlingspolicy, som statuerar hur ansvaret för dokumentationen och insamlingen fördelas mellan regionens museer. Alla medverkande museer deltar även i det nationella programmet för dokumentations- och insamlingsarbete. Med utgångspunkt i landskapets samlingspolicy har museerna gjort en utredning om eventuell förvaring och
vård av samlingarna i en större enhet, ett gemensamt föremålsarkiv, som med tiden kunde utvecklas till ett kulturarvscentrum för västra Nyland. Planeringen av föremålsarkivet har fortgått utgående från behovsutredningen. Leiras gamla fabriksfastighet i Raseborg har blivit utvald som plats för arkivet. Raseborgs stad har hyrt lokaler i den tidigare läkemedelsfabriken av Oy Opportunito Ab för Västra Nylands landskapsmuseum, som har flyttat sitt kontor och föremålsbestånd till fastigheten. Hela fastigheten omfattar totalt 6 100 m² och landskapsmuseet har hyrt ca 2 300 m² för eget bruk i komplexet. Fastighetsägaren är beredd att hyra ut nästan hela den resterande delen av byggnaden till föremålsarkivet för 5 /m²/mån. (utan moms), till samma pris som landskapsmuseet hyr sina lokaler. Byggnaden har system för inbrotts- och brandlarm. Förhållandena i lokalerna kan ställas in visavi temperatur och fuktighet enligt de krav som ställs för olika föremålskategorier. Produktionen vid fabriken i fråga har varit av ett slag som gör att lokalerna är rena och redan nu lämpliga för förvaring av museisamlingar. Fabriken har således för närvarande tomma lokaler, där förvaringsförhållandena kan anpassas för varje föremålskategori, även fotografimaterialet. Lokalerna har tillräckligt med plats för flera museers samlingar och är tillgängliga på relativt kort tid. För närvarande är utöver Västra Nylands landskapsmuseums egna samlingar även åtminstone Pro Artibus konstsamling, Ekåsens sjukhus samling, Hangö museums textilsamling och Fiskars museums fotografisamling. Högfors bruksmuseum Senkka och Vichtis museum har också föremål som kunde placeras i det gemensamma föremålsarkivet. Föremålsarkivet kunde också göra utställningsverksamheten vid de professionella västnyländska museerna vitalare, då vi lätt och behändigt skulle kunna använda varandras samlingar till våra utställningar. Även överlappningar i föremålssamlingarna kunde undvikas då behöver inte alla museer förvara likadana föremål för sig och låta det ta upp kostsam förvaringsplats. Besparingar skulle också kunna göras inom förvärvet av material som förvaras i samlingarna, då förvärven kunde göras i större partier och bland annat stora lådor för planförvaring kunde anskaffas gemensamt för ryor. Lojo museum använder nu en tidigare industrilokal på 1 170 m² som man hyrt av en extern part i Maksjoki som lagerlokal. Det handlar om låga hallokaler. Långvarig förvaring av föremålssamlingar kräver förhållanden med jämn temperatur och fuktighet. I Maksjokilokalen är bara temperaturen lämplig för museiföremål. Fuktigheten varierar drastiskt med årstiden. Uppsägningstiden för lokalen är 6 månader. Textilsamlingen förvaras i ladugårdsbyggnaden vid museet, i lokaler med ständig genomgångstrafik. Lokalerna år trånga och textilierna har måst packas för tätt. De sämsta förvaringsförhållandena har museets fotografiarkiv i ladugårdsbyggnadens nedre våning, som tidigare inrymde en gödselstad och en urinbrunn. I museets nuvarande hus finns inga lokaler med förhållanden som vore optimala för fotografimaterialet eller ens nära optimala.
Till hyror går det 55 600 euro per år och till elräkningar 4 771 euro (utan moms). I det planerade föremålsarkivet är lagerlokalerna 7,5 meter höga, vilket skulle ge plats för betydligt mer material per kvadratmeter än tidigare. Den lokal som Lojo museums material kräver vore därmed betydligt mindre än tidigare, vilket ger en väsentligt lägre hyra än tidigare. En uppskattning av lokalbehovet uppgår till cirka 600 m² och årshyran till cirka 36 000 euro. Separata handlingar: Bildningsdirektören Kultur- och fritidsnämnden beslutar att lägga fram förslag för stadsstyrelsen och vidare för fullmäktige att 1. Lojo stad blir delägare i det regionala föremålsarkiv som kommer att 2. samlingarna i Lojo museums lager överförs till föremålsarkivet under Dan Lindholm, chef för västra Nylands landskapsmuseum, avlägsnade sig från mötet efter att detta ärende hade behandlats, kl. 19.05. Stadsstyrelsen 19.1.2015 32 Separata handlingar: Tekniska nämndens utlåtande om museernas regionala föremålsarkiv Grundtrygghetssektorns utlåtande Stadsdirektören Stadsstyrelsen beslutar att lägga fram följande beslutsförslag för stadsfullmäktige: 1. att Lojo stad medverkar i det regionala föremålsarkiv som kommer att 2. att samlingarna i Lojo museums lager överförs till föremålsarkivet under Behandling Bildningsdirektör Katri Kalske anlände till mötet kl. 17.26 för att agera expert.
SFM 17 Separata handlingar: Tekniska nämndens utlåtande om museernas regionala föremålsarkiv Grundtrygghetssektorns utlåtande 1. att Lojo stad medverkar i det regionala föremålsarkiv som kommer att 2. att samlingarna i Lojo museums lager överförs till föremålsarkivet under