Mötesprotokoll Datum: 2013-05-09 Tid: 10:00 Plats: Wallenberg Närvarande: Amer Ali, Felicia Bindekrans, Frida Christensen, Josefine Strömsrud, Julia Persson, Victor Norberg, Hiren Kerai, Jenny Strömberg, Kristin Ulding, Marcus Lundmark, Andreas Hallesjö, Anton Östlund, Erik Claesson, Maja Carlsson, Johnnie Silfverhielm och Erica Tomaszewski 1. Mötets öppnande Amer Ali förklarade mötet öppnat. 2. Val av mötesordförande Amer Ali valdes till mötesordförande. 3. Val av sekreterare Josefine Strömsrud valdes till sekreterare. 4. Val av justeringsperson Julia Persson valdes till justeringsperson. 5. Adjungeringar Inga adjungeringar. 6. Fastställande av dagordningen 15.2 och 15.3 lades till, därefter fastställdes dagordningen i sin helhet. 7. Rapporter och meddelanden Amer Ali, Ordförande Har varit på LinTeks styrelsemöte för att veta lite mer om hur de jobbar. Varit på PPG EMM och nämnt att vi ska ha M-YRAN (arbetsmarknadsdagen). Lärarna där lät väldigt intresserade och vill att vi ska lyfta det under nämndmötet den 22:a maj. De ska även rycka i sina kontakter och maila företagsrepresentanterna. Har diskuterat managementinriktningen på DPU tillsammans med arbetsgruppen för managementprofilen och arbetat fram ett förslag till nämnden om att man skall få välja mellan lite fler kurser men att man ska gå en tydligare väg genom programmet. Har varit på SOFT och tillsammans med de andra diskuterat samarbetsförklaringen som handlar om samarbetet med kåren. Har haft möte med Felicia, Maja, William och Erik angående Nolle-P. Suttit i combitoret alla dagar utom måndag och varit på banken och fixat firmateckningsrätten tillsammans med Frida, Alex och OlaAnna. Handlat kavajer till killarna, med
undantag för William, tillsammans med Anton. Varit på juridikföreläsning, skiftet och sektionsstyrelseutbildning tillsammans med de andra. Felicia Bindekrans, Vice Ordförande Har pratat med Albin angående vad som gäller om AMO säger nej till något, exempelvis som de gjorde till de röda pikéerna som inte var av ekologiskt bomull. Såhär är det: För att vara en grön sektion måste man följa vissa regler. För att fortsätta vara en grön sektion måste dessa regler utökas med minst en punkt årligen. En regel som finns är att våra pikéer måste vara av ekologiskt bomull, hade vi valt att ha pikéer i oekologiskt bomull hade vi alltså varit tvungna att ta fram två nya förbättringar i år. Har tillsatt ordförande i PubM och fått in ca tio ansökningar. Kommer börja ha intervjuer tillsammans med ordförande nästa vecka. Inga ansökningar till AMO. Pratat med William om Nolle-P Varit på juridikföreläsning Josefine Strömsrud, Sekreterare Har sedan senaste mötet renskrivit protokollet, skrivit ut det samt skrivit ut gruppkontraktet. Har även korrekturläst och sammanställt texterna till utskottsansökan. Har deltagit i sektionsstyrelseutbildning och skiftet tillsammans med övriga. Frida Christensen, Kassör Har förberett och varit på banken med Amer, Alexandra och Anna för att skriva över firmateckningsrätten och få bankdosa. Arrangerat och deltagit på ett möte med revisorerna och kassörerna i FM och MPiRE där det diskuterades siffror, verifikationspärmar, lite om hur vi ska jobba under året och smått och gott om bland annat deklarationer. Varit på styrelse- och kassörsutbildning samt föreläsning med juristgruppen. Har diskuterat arbetet med företrädare samt bokat möte med denne för att ändra kombination till kassaskåpet och flytta pärmar. Har även varit på möte med M-YRANS projektledare och ekonomiansvarig och börjat lägga upp budget för projektet. Marcus Lundmark, Internationellt Ansvarig Har sedan förra mötet suttit i möte med sittande IntU och pratat igenom deras syn på året som gått. Har också delat upp fördelningen mellan posterna och vad varje post skall ansvara för. Deltog även på avskedsmiddagen för de som åker utomlands i höst och presenterade sig där. Deltog i skiftet och sektionsstyrelseutbildningen. Victor Norberg, Marknadsföringsansvarig Har under den senaste veckan bearbetat sin företrädares testamente, kollat igenom budget och börjat lägga upp ansvarsfördelningen på de personer som skall tillsättas innan sommaren. Kommer tillsammans med Benjamin att gå igenom testamentet den kommande veckan mer grundligt. Kontakt har upprättats med kommunikatörerna på LIU och ett möte är inbokat för att diskutera höstens event och upplägg. Har även
börjat ta kontakt med MafO på några av de andra sektionerna för att förstärka samarbetet däremellan. Har även köpt in biobiljetter till de personer som köttbullemissionerat då det inte blev en sittning på grund av för få anmälningar. Har även skrivit en utskottsbeskrivning på engelska och publicerat på hemsidan. Hiren Kerai, Webbmaster Har fixat mailfunktion till M-bilen samt ordnat så att hemsidan fungerar i Emba. Har även fixat så att äldre inlägg på hemsidan kan visas. Har pratat med embassadörerna angående registreringen i höst (den tekniska biten). Anton tar upp att det är problem att boka via mobilen Hiren ska kolla på det. Hiren planerar en mobilsida till hösten. Jenny Strömberg, InfoChef Arbetat vidare med tre förslag av logotyp. Kollat på förra årets mailsignatur. Har även börjat med marknadsföringen av utskotten. Kommit överens med Hiren om att han ska lägga upp info på hemsidan, TV:n och på bakgrundsbilderna i Emba. (InfoC var delaktig i det förr) Stingprofil har hört av sig och säger att de har hittat de ekologiska tröjorna. Julia Persson, Näringslivsansvarig Har sedan föregående möte träffat Sonja och gått igenom de befintliga kontrakt sektionen har och fått kontaktuppgifter till deras företagskontakter. Varit på ett studiebesök till Väderstad, vilket var supertrevligt, tror det finns en hel del potential till mycket framtida samarbete. Träffat Ludvig som är ordförande i M-case för att gå igenom hur det fungerar och vad som ska tänkas på inför intervjuer och lite vad det finns för framtida mål med M-case. Har även träffat nya FixEmma för att diskutera det kommande samarbetet. Även träffat sponsansvarig för LING och diskuterat ett framtida samarbete. Deltog på en ölprovning med Combitech och förhoppningsvis presenterat sig för deras företagskontakt. Andreas Hallesjö, Studienämndsordförande Har varit på PPG EMM. Där presenterades enkäten som gjorts för att utvärdera EMM i sin helhet, där alla årskurser har fått svara. Den krånglar men man arbetar med att koda om den. Efter enkäten har färdigställts ska studenter bjudas in till diskussion. Höstens sökningsstatisk presenterades. 2 klasser för EMM är officiellt. Har haft ett självvärderingsmöte med Malin och utbildningsansvarig på LinTek. Har varit på två SnOrdf-utbildningar. Hade en kort diskussion med avgående utbildningsansvarig Martin och tillträdande Magdalena om vad LinTek egentligen tycker om att vi fokuserar på halvtidsutvärdering och inte på en utvärdering av avslutad kurs. Slutsatsen är att diskutera vidare med Vice SnOrdf och sedan boka in möte med Magdalena för rådgivning och bestämma hur det bör göras. Lintek vill att klassrepresentanter ska samla åsikter under kursens gång och sedan ha ett möte ett per veckor efter kursens slut med examinatorn.
Har varit på UU-möte, nytt utbildningsavtal på väg. Kursutvärderingsmall granskad. Att ha mötet med examinator såsom sektionen gör nu är inget krav men ska eftersträvas. En diskussion förs kring den låga svarsfrekvensen på KURT. Josefine föreslår att man ska arbeta för en längre svarstid så studenterna hinner få tillbaka tentamen först, Lintek vill att man ska svara innan dess för att inte ha blandade känslor. KURT håller på att läggas om och snyggas till inför hösten. Diskussion förs kring hur man kan lösa problemet. Anton Östlund, Intendent Har gjort en budget för embassaden och haft combigenomgång med övriga styrelsen. Har även delat ut nycklar. Ska dela ut nycklar till revisorerna. Håller på att strukturera om i combi för att få mer plats. Kristin Ulding, Alumniansvarig Har satt upp en plansch för mentorskapsprogrammet i embassaden och marknadsfört alumni på blå havet med luftballongstävling och glass från Bosses glassbar tillsammans med Linnéa. Erik Claesson, Festmaskinist FM har blivit FM. Planerat möte med LINTEK för att skriva samarbetsavtal, hoppas kunna få lika bra nästa år. Var även med på studiebesöket på väderstad. Planerar Hemliga för fullt. Har gycklat för första gången. William Chung, Phadderigeneral Närvarade ej på mötet Maja Carlsson, BästEmma Har haft möte med Amer med flera om Nolle-P samt haft möte med EMMA om Nolle-p och vart på juridikföreläsning. Embassadör Inga embassadörer närvarade på mötet 8. Uppföljning av föregående möte Amer har lämnat över ansvaret för programvara i Combitoret till Hiren. Hiren ska undersöka om det kan ordnas genom nämnden. Anton har fått koden till kortet och använt det. MARKA har fått namnet M-YRAN och är bokat till 4 december. Amer ska granska projektgruppens förslag på erbjudande till företag så att de kan börja ringa runt så fort som möjligt. Mötesprotokollet läggs till handlingarna. 9. Revisorn har ordet Har haft möte med kassörer i FM, MPiRE och Frida för att diskutera huruvida 3 miljoners-gränsen kommer nås och vad som i sådana fall ska göras. Eftersom FM är
en egen förening behöver de inte räknas in i sektionens totala omsättning så problemet är inte aktuellt än, men det kommer komma. Man måste därför börja jobba med omstrukturering för framtiden. Har även kollat på kontoplaner och satt sig in i hur sektionen jobbar. 10. Sektionsstyrelsedagen Amer ber om åsikter om sektionsstyrelsedagen. Problem med arbetsmiljön diskuteras, det var väldigt varmt och dålig luft vilket ledde till en minskad koncentrationsförmåga. Skådespeleriet om mötesteknik uppskattades, likaså variationen mellan föreläsning och diskussionstid. För oss som är ganska strukturerade från början hade det uppskattats om utbildningen hade varit på en något högre nivå, men det upplevdes ändå som att det var relevanta saker som togs upp. Kassörsutbildningen var grundläggande och bra med en bra frågestund han var kunnig. 11. Nya utskott Hiren har fyllt sina två platser och Anton har fyllt bil-gruppen. Andreas undrar hur profilrepresentant ska belönas. Tidigare år har de fått en matkuponger för varje utförd utvärdering. 5 stycken matbiljetter har sedan kunnat bytas mot att få gå på M-Aktivas. Det beslutas: Att belöna profilrepresentanterna enligt samma system. Andreas kommer göra ett utskick till de blivande fyrorna för att söka representerar. Det diskuteras huruvida ansökningstiden skall förlängas om inte tillräckligt många ansökningar fås in men eftersom det kommer vara en till ansökningsperiod i höst anses det inte behövas. Det beslutas: Att en facebookpåminnelse skickas ut idag och att Josefine skriver ett mail som Hiren skickar ut på söndag (12/5) förmiddag. 12. Nolle-P Amer visar schemat för nolle-p och när styrelsen förväntas jobba. Vi kommer måla MPiREs märke också, tid för märkesmålning är väderberoende men inom en vecka innan nolle-p. Amer kommer hålla en kort presentation om Lintek och sektionen under del två av phadderutbildningen. De som inte är phaddrar kommer endast kunna medverka på styrets aktiviteter i form av styrelserepresentant. Styret och FM kommer inte ha samma ansvar som vanliga phaddrar, bland annat som nykterphaddrar. Maja meddelar att tjejfika kommer hållas i viagra-parken och tycker att det vore bra om några från styret närvarande. Mer detaljerat schema finns i mötesanteckningarna från mötet. En skillnad för i år är att mattefika arrangeras tillsammans med EMMA och om det är uppskattat kan det komma att arrangeras vid fler tillfällen. Styret skall dessutom hjälpa till med frukost under nolle-vandringen, eldvakter till nolle-eden, en lekkväll i slutet av nolle-p samt gyckel och servering under NFFF. Eventuellt kommer det behövas hjälp till en ny aktivitet tillsammans med CM. Det är även möjligt att styret kommer få en station på stadsvandringen. Amer ska även göra ett vampyrhäfv under häfvet. Som tack kommer styret bjudas in till vikingaphesten samt ges förköp till München Hoben.
13. Hur får vi medlemmar i höst? Bordläggs till nästa möte. 14. Frida har ordet Frida berättar om vad övriga ledamöter ska tänka på i ekonomiska frågor, det finns ett dokument i dropboxen som alla uppmanas läsa. Där finns även ett dokument kallat freakin economy history i mappen från Ola som är bra att läsa. Frida berättar att i den fullständiga budgeten finns flikar för alla olika utskott och arrangemang där det står vilken ledamot som har ansvar för den delen av budgeten. Det är upp till var och en att försöka hålla sig till budgeten och framför allt underrätta Frida om det inte kommer gå. Vikten av att samarbeta tas upp, budgeten måste ses ur ett större perspektiv. Detta innebär att om man går plus på ett event kan de pengarna behöva användas för att täcka upp om en annan ledamot backar. De som hanterar äskade pengar ombeds läsa informationsdokumentet i dropboxen. Frida påminner även om att godkännande krävs för att lägga ut pengar och att kvitto måste uppvisas för att få tillbaka dem. Dessutom behöver posten kollas dagligen då en del fakturor har kort betalningsfrist. Frida tar upp punkten Styrets visioner i budgeten. Det innebär att vi ska komma på något helt nytt vi vill genomföra eller genomföra en större utveckling av något som redan finns. Frida poängterar vikten av noggrannhet vid fakturor. Hon behöver veta när något är på väg in och berättar att det är viktigt att rätt referens uppges. Det diskuteras hur övriga ledamöter ska hålla Frida uppdaterad om den ekonomiska situationen i utskottet. Det beslutas att det ska finnas ett excel-ark i dropboxen där alla ansvarar för att fylla i när en faktura är på väg och vad det är, samt att ekonomi kommer vara en fast mötespunkt. 15. Representationskläder Kavajer är inhandlade till samtliga ledamöter med undantag för William som kommer inhandla när han har tid. En diskussion förs kring huruvida loggan skall broderas direkt på kavajen eller om ett märke ska beställas. Jenny förespråkar brodyr och ska be om en offert. Josefine föreslår att ett märke beställs oavsett. Jenny kommer ta fram förslag på tryck till pikéerna som mailas ut för godkännande eller avslag. Trycket kommer vara helvitt. 15.2 Styretlogga Jenny har tagit fram tre olika logotyper utifrån tidigare förslag samt placerat dem på olika bakgrunder. Det beslutas att det översta förslaget väljs till vår logga. 15.3 Mailsignatur Jenny föreslår att vi använder samma mailsignatur som förra året men med den nya loggan. Jenny ska ta fram signaturer till alla och lägga upp dem i dropboxen varefter samtliga ledamöter infogar dem.
16. Embassaden Anton har gjort två budgetförslag där den största skillnaden är val av bord och stolar. Förslagen diskuteras, ett bredare bord uppskattas men man är tveksam till stolarna från Jysk. Då budgeten är ganska tight föreslås att en uppfräschning genomförs nu och om det finns utrymme i slutet av året kan andra förslag övervägas. Anton välkomnar förslag, framför allt på stolar. Jenny ska göra en enkel illustratorskiss med mått från Anton för att underlätta möbleringen. 17. Stormötet Frågor för diskussion ligger i dropboxen men alla ledamöter ombedes maila förslag på diskussionsmaterial inom sitt respektive område till Hiren för att få ut så mycket som möjligt av mötet. 18. Övriga frågor 18.1 Sommarträff Josefine har en stuga på Öland som väljs bort på grund av avståndet. Kristin har tillgång till sitt familjehem i Västerås samt sommarstuga utanför Tranås vid Sommen. Det beslutas att Kristin ska i första hand undersöka om vi kan vara i sommarstugan och i andra hand familjehemmet samt att styret delar på allas totala resekostnader. 18.2 Gruppkontraktsignering Kontraktet signeras och överlämnas sedan till Amer för förvar. 18.3 Foto till M-balken Bestäms till kl.12.00 9 maj. Klädsel väljs till kavaj, mörka jeans och valfritt vitt plagg under kavajen. 19. Nästa möte Fredag 2013-05-17 kl. 15:15 20. Dagens vicedomsord Hemliga ÄvMtyret borde man åka på. 21. Mötets avslutande Amer Ali förklarade mötet avslutat. Josefine Strömsrud, Sekreterare Amer Ali, Ordförande Julia Persson, Justeringsperson