Verksamheternas verksamhetsberättelser Koncernbolagens årsredovisningar
Innehållsförteckning Valnämnd... 3 Jävsnämnd... 5 Lönenämnd... 7 It-nämnd... 9 Kommunchef... 11 Medborgarservice... 13 Kultur och Fritid... 23 Gemensam service... 31 Gata Park... 37 VA-enheten... 42 Renhållningsenheten... 50 Förskola... 57 Grundskola... 63 Gymnasieskola och vuxenutbildning... 71 Äldreomsorg... 79 Funktionshindradeomsorg... 89 Individ- och Familjeomsorg... 99 AB Tierpsbyggen... 110 Tierps Kommunfastigheter... 123 Tierps Fjärrvärme AB... 129 Räddningstjänsten Norduppland... 137 2
Valnämnd Resultaträkning (tkr) Budget Utfall Avvikelse Utfall 2013 2013 mot budget 2012 Avgifter & ersättningar 0 0 0 0 Övriga intäkter 0 0 0 0 Verksamhetens intäkter 0 0 0 0 Personalkostnader -22-14 8-1 Materialkostnader -1-17 -16 0 Tjänster -3 0 3 0 Övriga kostnader 0 0 0 0 Avskrivningar 0 0 0 0 Verksamhetens kostnader -25-31 -6-1 Verksamhetens nettoresultat -25-31 -6-1 Finansiella intäkter 0 0 0 0 Finansiella kostnader 0 0 0 0 Resultat efter finansiella intäkter och kostnader -25-31 -6-1 Extraordinära intäkter 0 0 0 0 Extraordinära kostnader 0 0 0 0 Resultat -25-31 -6-1 Bruttoinvesteringar 0 0 0 0 Nettoinvesteringar 0 0 0 0 3
Uppdrag Valnämndens uppdrag är att på lokal nivå ha det totala ansvaret för genomförandet av allmänna val till riksdag, landsting och kommun, val till Europaparlamentet samt folkomröstningar. Analys av årets verksamhet Valmyndighetens arbete inför valen år 2014 har inletts och så också valnämndens förberedelser. Arbetet har intensifierats under hösten och administrativt stöd till nämndens arbete ges av Enheten för processtöd. Under 2014 hålls val både till Europaparlamentet och till riksdag, landstingsfullmäktige och kommunfullmäktige. Möjligheten till förtidsröstning uppskattas och vi kan förvänta oss att vi även vid kommande val får en stor andel förtidsröster. Detta måste tas med i planeringen vid nästa val med tanke på personalresurser och lokalanvändning, ett arbete som redan har inletts. Resultatet för året visar på ett mindre underskott, vilket är hänförligt till inköp av material. 4
Jävsnämnd Resultaträkning (tkr) Budget Utfall Avvikelse Utfall 2013 2013 mot budget 2012 Avgifter & ersättningar 0 0 0 0 Övriga intäkter 0 0 0 0 Verksamhetens intäkter 0 0 0 0 Personalkostnader -33-27 6-40 Materialkostnader -1 0 0 0 Tjänster 0 0 0 0 Övriga kostnader -2 0 2 0 Avskrivningar 0 0 0 0 Verksamhetens kostnader -35-28 7-40 Verksamhetens nettoresultat -35-28 7-40 Finansiella intäkter 0 0 0 0 Finansiella kostnader 0 0 0 0 Resultat efter finansiella intäkter och kostnader -35-28 7-40 Extraordinära intäkter 0 0 0 0 Extraordinära kostnader 0 0 0 0 Resultat -35-28 7-40 Bruttoinvesteringar 0 0 0 0 Nettoinvesteringar 0 0 0 0 5
Uppdrag Jävsnämnden fullgör frågor som rör myndighetsutövning gentemot kommunens egna verksamheter. Analys av årets verksamhet Jävsnämndens kunder utgör kommunens egna verksamheter, inklusive Tierps Fjärrvärme AB och AB Tierpsbyggen. Enheten för processtöd svarar för det administrativa stödet till jävsnämnden. Måluppfyllelse - god ekonomisk hushållning Jävsnämndens verksamhet och behovet av sammanträden, är helt avhängigt vilka aktiviteter som kommunen bedriver, t.ex. byggprojekt, som kräver politiska beslut. 6
Lönenämnd Resultaträkning (tkr) Budget Utfall Avvikelse Utfall 2013 2013 mot budget 2012 Avgifter & ersättningar 0 0 0 0 Övriga intäkter 9 725 9 608-117 7 221 Verksamhetens intäkter 9 725 9 608-117 7 221 Personalkostnader -11 0 11 0 Materialkostnader 0 0 0 0 Tjänster -9 725-9 608 117-7 221 Övriga kostnader 0 0 0 0 Avskrivningar 0 0 0 0 Verksamhetens kostnader -9 736-9 608 128-7 221 Verksamhetens nettoresultat -11 0 11 0 Finansiella intäkter 0 0 0 0 Finansiella kostnader 0 0 0 0 Resultat efter finansiella intäkter och kostnader -11 0 11 0 Extraordinära intäkter 0 0 0 0 Extraordinära kostnader 0 0 0 0 Resultat -11 0 11 0 Bruttoinvesteringar 0 0 0 0 Nettoinvesteringar 0 0 0 0 7
Uppdrag Lönenämnden bildades 1 januari 2012 för att möjliggöra en samverkan mellan Tierp, Knivsta och Älvkarleby kommuner kring lönehantering. Möjligheten att samverka i form av gemensamma nämnder infördes 1997. Nämnden består av tre ledamöter, en ledamot från vardera kommunen samt ersättare för dessa. Ordförande utses från Tierps kommun. Ett lönecentrum har bildats med Tierp som värdkommun. Inrättandet av ett gemensamt lönecentrum ska åstadkomma en effektivare löneadministration mellan kommunerna och ge bättre förutsättningar för effektivisering genom skalfördelar, säkra resursbehovet och kompetensen inom löne- och pensionsområdet. En gemensam löneadministration kan bidra till att attrahera ny kompetens och fortsatt kompetensutveckling och ökar servicegraden och tillgängligheten för kommunernas medarbetare och chefer. Ett gemensamt lönecentrum kan säkerställa att samverkande kommuner är bättre rustade för kommande förändringar och utveckling i verksamheten. Analys av årets verksamhet Under 2013 har fyra sammanträden ägt rum. Nulägesbeskrivningar och framtidsfrågor har varit på agendan för Lönecentrums verksamhet. Driftbudget Samtliga ledamöter inom lönenämnden erhåller fasta arvoden. Detta är orsaken till att inga ersättningar har betalats ut för deltagande vid sammanträden för lönenämnden. Framtiden Lönecentrum fortsätter att ha fokus på effektiviseringar och hitta enklare processer. Stora utvecklingsmöjligheter för framtiden finns, bl.a. har det inkommit förfrågning från två kommunala fastighetsbolag om att få ta del av Lönecentrums tjänster. Lönecentrum har påbörjat en utredning om vad det skulle innebära att utöka kundkretsen och vad det skulle kosta för kunden. 8
It-nämnd Resultaträkning (tkr) Budget Utfall Avvikelse Utfall 2013 2013 mot budget 2012 Avgifter & ersättningar 0 0 0 0 Övriga intäkter 10 612 10 612 0 9 777 Verksamhetens intäkter 10 612 10 612 0 9 777 Personalkostnader -11 0 11 0 Materialkostnader 0 0 0 0 Tjänster -10 612-10 612 0-10 105 Övriga kostnader 0 0 0 0 Avskrivningar 0 0 0 0 Verksamhetens kostnader -10 623-10 612 11-10 105 Verksamhetens nettoresultat -11 0 11-329 Finansiella intäkter 0 0 0 0 Finansiella kostnader 0 0 0 0 Resultat efter finansiella intäkter och kostnader -11 0 11-329 Extraordinära intäkter 0 0 0 0 Extraordinära kostnader 0 0 0 0 Resultat -11 0 11-329 Bruttoinvesteringar 0 0 0 0 Nettoinvesteringar 0 0 0 0 9
Uppdrag Tierps kommun är värdkommun för It-Centrum som i dagsläget omfattar Tierp och Älvkarleby kommuner. It-nämnden styr och beställer it-verksamheten av It-enheten som är inordnad under blocket Gemensam Service. It-nämnden beställer och samordnar de i nämnden ingående kommunernas telefoni och it-användning. It-Centrum har huvudansvar för drift av kommunernas It-system, support till användare samt att delta i kommunernas It-upphandlingar. It-Centrum driver, supportar och servar även it-system för de kommunala bostadsbolagen, Älvkarlebyhus samt Tierpsbyggen. Analys av årets verksamhet Tre sammanträden har genomförts i nämnden. Verksamheten inom IT-Centrum har följts. Ytterligare kommuners medverkan inom nämnden har diskuterats. De deltagande organisationerna är nöjda med vad verksamheten presterat. 10
Kommunchef Resultaträkning (tkr) Budget Utfall Avvikelse Utfall 2013 2013 mot budget 2012 Avgifter & ersättningar 142 148 6 145 Övriga intäkter 112 6 582 6 470 333 Verksamhetens intäkter 254 6 730 6 476 479 Personalkostnader -9 520-9 763-243 -11 439 Materialkostnader -190-655 -465-416 Tjänster -4 744-10 330-5 585-2 459 Övriga kostnader -5 533-5 937-404 -5 144 Avskrivningar -3-3 0-3 Verksamhetens kostnader -19 990-26 687-6 697-19 460 Verksamhetens nettoresultat -19 736-19 957-221 -18 982 Finansiella intäkter 0 0 0 0 Finansiella kostnader -2-2 0-1 Resultat efter finansiella intäkter och kostnader -19 737-19 958-221 -18 983 Extraordinära intäkter 0 0 0 0 Extraordinära kostnader 0 0 0 0 Resultat -19 737-19 958-221 -18 983 Bruttoinvesteringar 0 0 0 0 Nettoinvesteringar 0 0 0 0 11
Uppdrag Att leda och samordna kommunens verksamheter så att de bedrivs effektivt och i enlighet med politiskt uppsatta mål och fattade beslut. I blocket kommunchef ligger, förutom att leda och samordna, att tillskapa nya arenor och arbetssätt för att bland annat bistå kommunfullmäktiges beredningar. Analys av årets verksamhet Inom området Kommunchef, finns kommunchef och produktionsledning på tjänstemannasidan, samt alla kostnader kring den politiska delen av kommunens verksamhet. Verksamheten Kommunchef redovisar ett underskott på 221 tkr som i huvudsak beror på att den politiska verksamheten, kommunstyrelsen och kommunfullmäktige redovisar ett underskott på 600 tkr. Framtiden Under de närmaste åren kommer process- och kundorienteringen att fortsätta utvecklas. Vi kommer att finslipa organisationen och fortsätta utveckla den på ett sätt som ger effektiva och kvalitetssäkrade processer med fokus på kundnyttan samt stödja utvecklingen avseende en fördjupad medborgardialog. Arbetet med införande av e-förvaltning kommer att initieras på nytt och därmed också införandet av fler e-tjänster. I fokus kommer även ledarskaps- och medarbetarskapsfrågorna att vara. Vi kommer den närmaste framtiden att fortsätta ägna särskild uppmärksamhet åt frågor med bäring på framför allt barn och ungas utanförskap. Kompetensförsörjningen hos företagen i kommunen och inom vår egen förvaltning är även det områden vi måste fokusera på för att möta framtida krav. 12
Medborgarservice Resultaträkning (tkr) Budget Utfall Avvikelse Utfall 2013 2013 mot budget 2012 Avgifter & ersättningar 4 140 4 278 138 3 571 Övriga intäkter 10 262 11 128 866 10 652 Verksamhetens intäkter 14 402 15 406 1 004 14 223 Personalkostnader -41 240-49 018-7 779-46 819 Materialkostnader -427-422 5-836 Tjänster -41 448-64 278-22 830-58 857 Övriga kostnader -35 951-43 899-7 948-41 187 Avskrivningar -810-826 -16-900 Verksamhetens kostnader -119 876-158 443-38 567-148 599 Verksamhetens nettoresultat -105 474-143 037-37 563-134 376 Finansiella intäkter 0 0 0 0 Finansiella kostnader -285-275 11-304 Resultat efter finansiella intäkter och kostnader -105 759-143 311-37 553-134 680 Extraordinära intäkter 0 0 0 0 Extraordinära kostnader 0 0 0 0 Resultat -105 759-143 311-37 553-134 680 Bruttoinvesteringar 352 294 58 469 Nettoinvesteringar 352 294 58 469 13
Uppdrag Medborgarservice är vägen in till Tierps kommun för kommunens medborgare och näringsliv. Medborgarservice ska också vara kommunens ansikte utåt. Medborgarservice har ansvar för merparten av kommunens myndighetsutövande, och ansvarar även för rådgivning, vägledning, marknadsföring/kommunikation och service. Inom myndighetsutövningen fullgör Medborgarservice kommunens uppgifter enligt bland annat PBL plan- och bygglagen, miljöbalken, livsmedelslagen, SoL Socialtjänstlagen och LSS, samt lagarna som styr färdtjänst, tillsyn av vissa receptfria läkemedel samt bostadsanpassning. Medborgarservice ansvarar även för näringslivsfrågor, energirådgivning, kommunikation och marknadsföring, lokalbokning, konsument-, skuld- och budgetrådgivning, lotteritillstånd, utskänkningstillstånd och marknadsföringsbidrag, vårdplaneringsteam. Kommunens mål Kund Förstärk den positiva bilden av kommunen. Process Utveckla effektivare arbetssätt. Medarbetare Öka engagemanget. Ekonomi Öka det ekonomiska ansvarstagandet. Verksamhetens övergripande mål Nöjd kund Kvalitativa och effektiva interna och externa processer Engagerade, delaktiga och friska medarbetare Kunskap om och förståelse för den egna och andras verksamheter Att kostnadseffektivt bedriva verksamheten inom budgeterad ram Öka kostnadsmedvetenheten Framgångsfaktorer Serviceinriktat bemötande Hög tillgänglighet Fortlöpande analyser och utvärderingar av processer Delaktighet och förtroende Strategisk kompetensutveckling Öka intäkter där så är möjligt Överväga alternativ för kostnader Mått 70 % nöjda eller mycket nöjda kunder enligt NKI Insikt Fortsatt lågt antal klagomål jämfört med 2012 Kortare ledtider jämfört med 2012 Enkät NMI >3,5 Ekonomi i balans 14
Analys av årets verksamhet Kund: Bygg- & Miljöenheten: En mätning av NKI för företagare görs vartannat år och resultatet för år 2012 finns redovisas här. Resultatet för bygglov blev 49 % mot målet 70 %. Inför kommande år är effektivitet en av de parametrar som anses viktigast att förbättra för att uppnå nöjdare kunder inom bygglov. Resultatet för miljö- och hälsoskydd (livsmedelskontrollen inkluderad) blev 60 % mot målet 70 %. Inför kommande år är effektivitet, bemötande och rättssäkerhet några av de parametrar som anses viktigast att förbättra för att uppnå nöjdare kunder. Inom bygglovshanteringen har även en enkät riktad till privatpersoner (106 st.) samt företag och föreningar (25 st.) skickats ut. Andelen nöjda kunder utgörs av 61 % och merparten av förbättringsförslagen är inriktade på att förkorta handläggningstiderna. Ledtiderna för bygglov har förkortats ytterligare jämfört med föregående år. Kommunikationsenheten: Kundansvariga Antalet klagomål på Medborgarservice verksamhet år lägre än 2012, det består endast av enstaka ärenden. Tierps kommun har för andra året i rad hamnat på första plats i SKL:s undersökning av hur kommuner återkopplar mail från allmänheten inom 48 timmar. Antalet kundkontakter har minskat i jämförelse med 2012, dock är tendensen att kundkontakterna tar längre tid i anspråk. När det gäller det tio största områdena har frågor som rör bygg och näringsliv ökat. Växeln besvarade drygt 55 000 samtal under 2013. Det är en minskning med 9 000 samtal eller 15 procent jämfört med 2012. Av dessa var drygt 12 000 interna samtal. Det är en minskning jämfört med 2012 med ca 3 000 samtal men utgör för 2013 nästan 22 procent av det totala antalet besvarade samtal. Kommunikation och Marknadsföring Kommunen har varit representerad vid ett flertal tillfällen vid Tierp Arena för att marknadsföra kommunen. Kommunikationschefen har deltagit styrgruppen för Visit Uppland och i arbetsgruppen för att ta fram en regional turiststrategi. Den färdigställdes och skickades ut på remiss under våren. Kommunikationschefen har även deltagit i länsstyrelsens grupp för regional kriskommunikation. Övning Havsörn genomfördes i december som fokuserade på att öva kriskommunikation. Webb Tierp.se fick åter högt betyg i SKL:s granskning av hur snabbt man kan hitta svar på sina frågor på webben. Under 2013 har webben utökats med bl.a. interaktiva GIS-kartor. Aktiviteten på kommunens Facebook-sida har ökat under året och fungerar nu som en viktig kanal för att kommunicera med medborgarna. Även under 2013 har besöken på kommunens hemsida ökat Budget- och skuldrådgivning Kötiden har förkortats betydligt och är nu på ca två veckor, vilket ligger långt under Konsumentverkets rekommendationer på en maximal kötid på två månader. Näringslivsenheten: Verksamheten har under året aktivt deltagit i de två projekten "Företagsracet" och "Arenor för tillväxt", projekten avslutas i början av 2014. Verksamheten har under året drivit ett projekt i Karlholm i anledning av nedläggningen av Karlit. Projektet har utmynnat i ett engagemang och positiv inställning från innevånarna. Som en följd av detta har Idé och utvecklingsgruppen startat ett Leaderprojekt för att rusta upp dammen och gamla torget i Karlholm. Det har under året blivit en ny ägare till Karlitfabrikens fastighetsområde, här planerar den nye ägaren för nya företag och även en inriktning mot turism samt nya bostäder. 15
Stipendiet och priset som årets företagare fick en ny utformning under året, då vi tillsammans med Tierps företagare startade upp "Företagargalan", tillställningen rönte stor uppmärksamhet och var mycket uppskattad av deltagarna. Under året så har Näringslivsrådet träffats 4 gånger och vi har haft 4 st företagsträffar. Sociala Enheten: Inom bistånd har man ändrat så att handläggningen numera utgår från geografiskt område. Det innebär att handläggarna inte arbetar över hela kommunen, något som leder till att tid frigörs. Samarbetet med utföraren kommer också underlättas. Antalet icke verkställda beslut gällande vård- och omsorgsboende går stadigt ner. Process: Bygg- & Miljöenheten: Det totala antalet nya ärenden i de större ärendegrupperna var något färre under 2013 än under 2012. Antal bygglovsärenden var något färre under 2013 jämfört med 2012, men av de som handlades utgjorde flera ansökningar av större mer tidskrävande projekt. Även antalet ansökningar om mer tidskrävande stadigvarande serveringstillstånd var större under 2013 än under 2012. Kommunikationsenheten: Samarbetet med Håbo kommun gällande gemensamma grafiska mallar har fortsatt under 2013, men tyvärr inte avslutats helt. En del mallar används dock nu av båda kommunerna. Arbetet med den interna kommunikationsstrategin, som pågått under året, syftar bl.a. till att få effektiva kommunikationsprocesser. Sociala Enheten: Processkartläggningen är vid slutet av 2013 i princip slutförd, arbetet kommer fortsätta under 2014. Medarbetare: Samtlig personal har deltagit i Medborgarservice kompetensutvecklingsprogram som startade i november 2012 och pågick fram till maj 2013, programmet har omfattat personlig utveckling, verksamhetsutveckling och utveckling av kundrelationer. Någon mätning av NMI har ej skett under året, mätningarna som genomfördes 2012 var mycket varierande hos olika enheter, samtliga enheter har lagt upp åtgärdsprogram som de arbetar med. Så gott som alla chefer har ersatts av nya. Ekonomi: Ekonomin har varit i fokus hela året, fortfarande är det Sociala enheten som uppvisar mycket stort underskott i förhållande till budgeten, underskottet uppgår till 37 541 tkr. Bygg- & Miljöenheten: Enhetens totala resultat visar på ett överskott om ca 480 tkr. Anledningen till detta är främst att det förkommit vakanser under år 2013. Övrig frånvaro, t.ex. på grund av sjukfrånvaro kan ej ersättas med vikarier och orsakar därigenom ytterligare överskott. Kommunikationsenheten: Resultatet för enheten visar på ett negativt resultat på ca 644 tkr vilket i sin helhet är orsakat av att färdtjänstkostnaderna visar ett underskott på ca 650 tkr. Det beror på att två personer har beviljats arbetsresor med långa avstånd. Tillsammans uppgår dessa arbetsresor till ca 720 tkr per år. Besluten om arbetsresor har fattats av kommunstyrelsens arbetsutskott. Näringslivsenheten: Resultatet visar som helhet ett positivt resultat på ca 145 tkr, skillnader består i lägre konsultkostnader och högre personalkostnader p.g.a. Karlholmsprojektet. Sociala Enheten: Sociala enheten har även 2013 ett stort underskott mot budget på 37 541 tkr. Som en följd av 2012 års resultat valde verksamhetschefen att sluta sin anställning. Arbetet med att kostnadsanpassa har pågått hela året och intensifierats under hösten då ny verksamhetschef har tillträtt. Som stöd i analys- och förändringsarbetet så har PWC anlitats från mars månad till augusti, framförallt analysarbetet och stödet till de nya cheferna varit värdefullt. Generellt har kostnadsutvecklingen bromsats under senare delen av året. 16
En stor förklaring till det mycket höga kostnadsläget är att mycket lite arbete med kunderna utförts på hemmaplan, tjänster har köpts på annan ort, detta leder till ökade kostnader i flera led, såsom placeringskostnad, arbetstidskostnad, reskostnad och framförallt fler placeringar än vad som blivit fallet med hemmaplanslösningar, vi ser snabbt effekter med hemmaplanslösningar där sådana nu skapas, som följande 2 exempel: Inom missbruk har antalet placeringsdygn gått ner till 4028 (år 2012, 4575 dygn). Tillkomsten av Untra vår hemmaplanslösning i samverkan med LP-stiftelsen har varit viktig i det sammanhanget. Inom barn har köp av konsultstödda familjehem i stor utsträckning ersatts av kontraktering av egna familjehem vilket minskat kostnaderna med ca 1000 tkr. Fortsatt arbete med utveckling av hemmaplanslösningar i syfte att undvika kostsamma placeringar pågår och underlättas 2014 i och med att verksamheten slås ihop med Individ och Familjeomsorgen. När det gäller placeringar (både barn och missbruk) så är det ett lägre antal i december än i januari. 2012 2013 Försörjningsstöd - 8 732 tkr -10 279 tkr Inst. missbruksvård vuxna - 5 639 tkr -4 509 tkr Hemsjukvård, Utskrivningsklara vid Landstinget - 1 666 tkr -3 284 tkr Det område som har det enskilt största underskottet är försörjningsstöd. Antalet stora familjer med försörjningsstöd har ökat, samtidigt som arbetslösheten ökat. Trots analys av verksamhetens problem har inte vuxenchefen lyckats vidta åtgärder för att komma tillrätta med problemen, chefen slutade under hösten och ny chef har rekryterats och tillträder i mars 2014. För utskrivningsklara är kostnaderna fortsatt höga, men vid slutet av 2013 ser vi en nedåtgående trend. Även antalet äldre med icke verkställt beslut om vård- och omsorgsboende sjunker. Inom LSS barn och unga har vi lyckats ta hem två placeringar under hösten. Det har funnits andra rutin- och systemstöd som varit felaktiga och nu tillrättats, bara felaktiga inställningar i systemstödet gör att ersättningar minskas med ca 700 tkr om året. Avgiftsnivåerna har i vissa fall höjts och även nya avgifter har tillkommit. När det gäller arbetet att få andra myndigheter att ta kostnaderna så har det kommit igång under andra halvåret, när det gäller Migrationsverkets kostnadsansvar så anser vi oss nu vara i mål. Måluppfyllelse - god ekonomisk hushållning Mål Kund Konstant arbeta med bemötande och tillgänglighet Process Effektiva och väldokumenterade processer och arbetsrutiner Medarbetare Engagerade, delaktiga och friska medarbetare Kunskap och förståelse för den egna och andras verksamhet Ekonomi Att kostnadseffektivt bedriva verksamheten inom budgeterad ram Öka kostnadsmedvetenheten Måluppfyllelse Målet är uppfyllt Målet är delvis uppfyllt, ej klart i alla verksamheter Målet är uppfyllt Målet är uppfyllt Målet är ej uppfyllt, för Sociala enheten Målet är uppfyllt 17
Måluppfyllelse - andra övergripande verksamhetsmål Mål Kund Kortare ledtider i kundärenden jämfört med 2012 Process Dokumenterade kvalitetsrutiner Medarbetare Minskad sjukfrånvaro jämfört med 2012 Juridisk utbildning Ekonomi Rätt insats till rätt pris Måluppfyllelse Målet är uppfyllt, samtliga verksamheter har kortare handläggningstider än 2012 Målet är delvis uppfyllt, avser Soc.enh. och är nästan klart Målet är uppfyllt, 3,71 % (5,79 % 2012) Målet är uppfyllt, avser Sociala enheten Målet är delvis uppfyllt, avser Sociala enheten Redovisning av budgetdirektiv Tjänstegarantier Tjänstegarantin för planenliga bygglov har uppfyllts i 93 % av de aktuella ärendena utan att vi har behövt ändra riktlinjerna. Det innebär att den utlovade ledtiden överskreds i 5 ärenden. Den stora förbättring som gjordes under 2012 håller i sig och blivit ytterligare bättre under 2013. Stärka det första intrycket Kompetensutveckling av samtlig personal har skett för att stärka det första intrycket. Se över avgiftsnivåer Översyn sker årligen, flera avgifter är indexreglerade. Nya avgifter har införts inom Sociala enheten och Miljöenheten. Skapa förutsättningar för heltidstjänster Merparten av tjänsterna är heltidstjänster. Kompetensförsörjning Samarbete finns med bl.a. Uppsala universitet. Nya chefrekryteringar har fungerat bra och vi har hittat kompetenta chefer. Ökat bostadsbyggande Under året som gått har sammantaget 100 nya permanent- och fritidsboenden beviljats bygglov runt om i kommunen. Öka tillgängligheten Sociala enheten har utökat tillgängligheten både via reception och hos handläggarna. Webben fortsätter att ständigt utveckals. Tillsyn av enkelt avhjälpta hinder pågår kontinuerligt. Förebyggande arbete Försöksverksamhet har under hösten 2013 startats upp när det gäller insatser i hemmet beställda av Sociala enheten. 18
Öka kostnadseffektiviteten Ekonomiutbildningar har skett med chefer och ekonomigenomgångar med personal har ökat förståelsen så att korrekta beslut kan fattas även ur ekonomisk synvinkel. Specifika uppdrag som ska prioriteras Medborgarservice och Gemensam service ska prioritera varumärkesarbetet och arbetet med marknadsföring av kommunen Under våren 2013 upphandlades en konsult för del 2 av projektet Bilden av Tierp. Syftet med arbetet har varit att ta reda på den primära målgruppen Uppsalabornas attityder till Tierps kommun och utifrån det ta fram vad som ska kommuniceras för varumärket Bilden av Tierp. Kommunstyrelsen har informerats och workshops har genomförts med representanter för företagare, föreningsliv, intresserade medborgare kommunanställda och politiker. Medborgarservice ska prioritera utvecklingen av kundcenter ( en väg in ) Utvecklingen av kundcentret har flyttats fram till 2014 av ekonomiska skäl, en ombyggnation kommer nu att ske under första halvåret 2014. Mått Sjukfrånvaro % Totalt Kvinnor Män 2013 2012 2013 2012 2013 2012 Sjukfrånvaro -29 år 4,73 7,63 4,94 9,01 3,04 1,65 varav långtidsjukfrånvaro 53,89 57,11 58,17 59,51 0 0 Sjukfrånvaro 30-49 år 2,74 3,41 2,5 3,15 3,27 4,36 varav långtidsjukfrånvaro 29,54 9,87 6,63 12,52 70,15 2,79 Sjukfrånvaro 50-4,88 8,47 4,76 8,38 5,21 8,78 varav långtidsjukfrånvaro 36,45 59,82 36,9 53,52 35,41 82,61 Total Sjukfrånvaro 3,71 5,79 3,63 5,87 3,93 5,52 varav långtidsjukfrånvaro 36,58 44,48 30,69 43,94 51,17 46,67 Trots mycket sjukskrivningar under influensaperioden vintern 2013 så har sjukskrivningarna minskat kraftigt. Under året så har vi genomfört ett större kompetensutvecklingsprogram och fått mer struktur i verksamheterna, samtidigt som ett antal nya chefer ersatt tidigare chefer, vi bedömer att dessa förändringar varit de bidragande orsakerna till den positiva förändringen. Antal årsarbetare Totalt Kvinnor Män 2013 2012 2013 2012 2013 2012 Åldersgrupp -29 år 10,24 11,58 9,11 9,5 1,13 2,08 Åldersgrupp 30-39 år 24,15 20,98 16,33 16,5 7,82 4,48 Åldersgrupp 40-49 år 18,39 18,1 13,35 14,44 5,04 3,66 Åldersgrupp 50-59 år 18,88 18,82 15,84 16,35 3,04 2,47 Åldersgrupp 60 år - 8,03 7,98 3,66 4,95 4,37 3,03 Totalt antal anställda 79,69 77,46 58,29 61,74 21,4 15,72 Att antalet anställda har ökat består av en ny chefsbefattning hos Sociala enheten, ytterligare en tjänst tillsatts tillfälligt hos Sociala enheten respektive hos Näringslivsenheten. 19
Bygg- & Miljöenheten: Antal nya ärenden i större ärendegrupper inom byggoch miljöverksamheterna 2013 2012 Förhandsbesked 14 24 Bygglov 201 228 Serveringstillstånd - Stadigvarande 7 49 Serveringstillstånd - Tillfälliga 40 (ingår ovan) Avloppsansökan 52 58 Värmepumpar 72 65 Undantag renhållning 64 77 Miljöskydd 216 195 Hälsoskydd 19 29 Livsmedelskontroll 149 120 Summa 834 845 Ledtider för samtliga planenliga bygglov Andel beslut i % Ledtid 2013 2012 2011 59 % 55 % 54 % Högst 3 veckor 84 % 66 % 64 % Högst 4 veckor 93 % 91 % 71 % Högst 5 veckor 99 % 96 % 79 % Högst 6 veckor 199 % 100 % 99 % Högst 10 veckor Antal ärenden som omfattades av tjänstegaranti 2011 76 2012 85 2013 76 Kommunikationsenheten: Statistik från kundcenter, 20
Tio största ärendeområdena 2013. 21
Framtiden Från 1 april 2014 flyttas Sociala enheten till en nybildad verksamhet tillsamman med Individ- & familjeenheten. Detta skapar bättre förutsättningar för mera strukturerat arbete med hemmaplanslösningar (tidiga insatser). Hela det nya IFO arbetar även nära tillsammans med utanförskapsprojektet. Kultur- & fritid bryts ut från Medborgarservice och skapar ett eget verksamhetsområde från 1 april. Sociala enheten är i slutfas när det gäller att kvalitetssäkra samtliga rutiner. Under 2014 kommer motsvarande 7 helårsplaceringar inom familjehem att avslutas. Fortsatt arbete pågår för att få ekonomi i balans. Under mars månad 2014 tillträder den nya enhetschefen inom vuxen-gruppen och då finns större förutsättning för samtliga enhetschefer att ägna mera tid och kraft åt detta. En sammankoppling mellan verksamhetssystemet VIVA och ekonomisystemet, ger förutsättningar för en bättre prognostisering och resultatstyrning. Kommunikationsenheten ska etablera det utvecklade kundcentret i nya lokaler i kommunhuset. Ett nytt intranät ska byggas upp och vår externa hemsida skall vidareutvecklas. Från 2014 har Näringslivsenheten även ansvar för turismfrågorna, så enheten heter fortsättningsvis Näringsliv & Turism. Under 2014 och framåt ska en utveckling av verksamheterna ske för att skapa förutsättningar för ett ökat företagande med särskild inriktning mot besöksnäringen. 22
Kultur och Fritid Resultaträkning (tkr) Budget Utfall Avvikelse Utfall 2013 2013 mot budget 2012 Avgifter & ersättningar 2 515 2 850 335 2 643 Övriga intäkter 1 353 3 026 1 673 2 138 Verksamhetens intäkter 3 867 5 876 2 008 4 781 Personalkostnader -20 049-19 624 425-19 378 Materialkostnader -2 324-2 567-243 -2 464 Tjänster -32 457-34 197-1 740-33 023 Övriga kostnader -4 305-4 921-616 -4 071 Avskrivningar -691-664 27-699 Verksamhetens kostnader -59 826-61 974-2 148-59 635 Verksamhetens nettoresultat -55 958-56 098-140 -54 854 Finansiella intäkter 0 0 0 0 Finansiella kostnader -221-225 -4-224 Resultat efter finansiella intäkter och kostnader -56 179-56 322-143 -55 078 Extraordinära intäkter 0 0 0 0 Extraordinära kostnader 0 0 0 0 Resultat -56 179-56 322-143 -55 078 Bruttoinvesteringar 610 585 25 357 Nettoinvesteringar 610 585 25 357 23
Uppdrag Främja kultur-, natur- och fritidsaktiviteter Främja folkhälsan inom egna verksamhetsområden Främja bildningssträvanden Bedriva biblioteksverksamhet Svara för att kommunala fritidsanläggningar är ändamålsenliga för verksamheten. Svara för att naturreservat och naturområden vårdas och tillgängliggörs enligt intentionen Arbeta med och verka för kulturprojekt, kulturaktiviteter och kulturarrangemang Svara för mötesplatser för ungdomar på deras fritid Arbeta med konstnärlig utsmyckning Förvalta och levandegöra kulturarvet Medverka i den fysiska planeringen av naturområden för att tillvarata naturvårdens och det rörliga friluftslivets intressen Så långt möjligt bidra till att de nationella målen för kulturpolitiken samt naturvården följs och förverkligas Bedriva musik- och kulturskoleverksamhet Kommunens mål Verksamhetens övergripande mål Framgångsfaktorer Mått Kund Förstärk den positiva bilden av kommunen. Nöjd kund Kompetens (fackmässig, pedagogisk och social) för ett bra bemötande God tillgänglighet Kundenkäter minst 80 % nöjda God information Process Utveckla effektivare arbetssätt. Effektivare arbetsflöden Kartlägga processer och rutiner inom verksamhet och mellan verksamheten Antal förslag till förbättring Kundnöjdhet Medarbetare Öka engagemanget. Initiativrika och engagerade medarbetare. Delaktighet och öppet klimat NMl > 3 Närmaste chefs bedömning Sjukfrånvaro < 3 % Ekonomi Öka det ekonomiska ansvarstagandet. Kostnadseffektivare bedriva verksamhet under budgetram. Regelbundet följa upp Balans Jämföra kostnader/intäkter över tid m andra 24
Analys av årets verksamhet Kund: En ökning av antalet deltagare inom bild, dans och drama har märkts sedan flytten till Möbeln. Utökade öppettider i bilioteken, bland annat sommaröppet, har gett bättre tillgänglighet. Satsningar har gjorts på medier för våra nya svenskar och för distansstuderande och komvuxelever. Introduktionskurser har hållits om digitala tjänster, som t.ex. nedladdning av e-böcker och antalet utlåning av e-böcker har ökat kraftigt. Badet i Karlholm har varit stängt under hösten på grund av reparation, badgäster har hänvisats till de andra baden i kommunen. Inom naturvården har två nya besöksmål utvecklats. Den föreningsdrivna fritidsgården i Tobo samt den egna fritidsgård i Månkarbo har upphört då besöksunderlaget var litet och det även var problem med lokaler. Fritidsgården i Tierp har fått många nya besökare från förberedelseklass och ensamkommande flyktingbarn. Efterfrågan på plats i fritidsklubbsverksamhet i Tierp har varit fortsatt stor och besöken har ökat. Process: Under 2013 har Kultur och fritid arbetat med processen "Att felanmäla och åtgärda verksamhetslokaler" tillsammans med TKAB och Processtöd. Biblioteket har kartlagt processer för inköp och mediaplanering och effektiviserat sina rutiner för inköp av media. Arbetet med ny biblioteksplan är påbörjat. Förslag till nya regler för bidrag till studieförbunden har arbetats fram. Tillsammans med äldrevården har verksamhet med dans och dramapedagoger har pågått som ett pilotprojekt. Kultur och fritid har deltagit i planering inför byggandet av ny idrottshall vid Centralskolan, Tierp. Medarbetare: Biblioteken har utvecklat nya arbetssätt och förändrade arbetsrutiner och ökade öppettider har krävt ändrat förhållningssätt. Även det utökade uppdraget med skolbiblioteksverksamhet har påverkat arbetet. Den kommundrivna och föreningsdrivna fritidsgårdsverksamheten har slagits ihop under samma chef. Övertagandet av skötsel vid danslokalen Möbeln och ett samordnat ansvar för hela fritidsgårdsverksamheten har lett till mindre organisationsförändringar. Såväl egen personal som personal från de föreningsdrivna fritidsgårdarna har gått fritidsledarutbildning. Ekonomi: Drift: Kultur och fritid har ett negativt resultat på -143 tkr. Det negativa resultatet beror i första hand på att förväntade återbetalningar för städkostnader under året med 284 tkr som uteblivit. Intäkterna är högre än budgeterade, +2 tkr., vilket beror på statliga bidrag naturvård (+400tkr), Skapande skola medel (+400 tkr), försäkringspremier (+510 tkr) intäkter inom fritid och bad (+550 tkr). Negativt resultat på tjänster, materialkostnader och övriga kostnader motasvarar intäkterna med köp av verksamhet/tjänster. Även ökade kostnader för fritidsanläggningarna med stöd till föreningar och köp av entreprenader. Under året har det varit oklart med fördelning av kostnader och ansvar mellan TKAB och fritid vilket lett till stor försiktighet i verksamheten. Ett överskott finns på personalkostnader, +424 tkr, beroende på att framförallt biblioteksverksamheten haft vakanser. I viss mån har tjänster köpts in. Investering: De investeringar som planerats har genomförts och resultatet blev +25 tkr. 25
Måluppfyllelse - god ekonomisk hushållning Mål Måluppfyllelse Kund Möjlighet till meningsfull fritid och ett hällbart samhälle ur såväl ekonomiskt som socialt och ekologiskt perspektiv Målet är uppfyllt, utifrån tilldelade resurser har ett brett och varierat utbud erbjudits Process Effektivar rutiner och tydligare ansvarsfördelning mellan verksamheter och inom egen verksamhet Målet är delvis uppfyllt, kan utvecklas mer Medarbetare Upplevelse av att arbetstiden används till för uppdraget relevanta uppgifter Sjukfrånvaro max 3 % Målet är delvis uppfyllt, måste utvecklas mer Målet är uppfyllt, sjukfrånvaro på 2,79 % Ekonomi Tydlighet vad som ingår i hyreskostnader och minska driftkostnader där möjligt Bra ekonomisk planering och uppföljning Målet är inte uppfyllt Målet är uppfyllt, positivt ekonomiskt resultat Måluppfyllelse - andra övergripande verksamhetsmål Mål Kund Lika villkor för flickor och pojkar/fördelning inom 40/60 % Information om verksamheterna är tydlig och aktuell Kommunens invånare ska kunna besöka och ta del av platser med höga natur- kultur och friluftslivsvärden Skapa förutsättningar för ett rikt och varierat kultur- och fritidsutbud med fokus på barn och unga Måluppfyllelse Målet är delvis uppfyllt, utveckling i Kulturskolan och fritidsgårdsverksamheten har gått åt rätt håll Målet är delvis uppfyllt, informationsinsatser och arbetssätt har utvecklats Målet är uppfyllt Målet är uppfyllt Process Effektivare hantering av bidragsansökningar Medarbetare Kompetens/utbildning för arbetet Ekonomi Stor del av verksamhetsmedel och personalresurser riktas till barn och ungdom Målet är delvis uppfyllt, underlag för nya regler för bidrag till studieförbund har tagits fram för att tydliggöra processen Målet är uppfyllt, personalen har deltagit i relevanta fortbildningar och nyrekryteringar har lyckats väl Målet är uppfyllt 26
Redovisning av budgetdirektiv Tjänsteåtaganden Alla elever i förskoleklass till åk 9 garanteras minst ett kulturarrangemang/läsår. Åtagandet är uppfyllt. Elever med enskild undervisning inom Kulturskolan garanteras minst 28 tillfällen per läsår. Åtagandet är uppfyllt. Personer som sökt strandskyddsdispens ska bli kontaktade inom tre veckor för eventuella kompletteringar eller inbokning av fältbesök. Åtagandet är uppfyllt, tidig kontakt tas. Stärka det första intrycket Diskussioner och dialog om tillgänglighet och bemötande i verksamheterna. Enheten har fortsatt arbetet med att utveckla information, programblad mm. Processkartläggning gällande felanmälan och snabba åtgärder i och vid våra lokaler och anläggningar har genomförts tillsammans med Processtöd och TKAB. Se över avgiftsnivåer Taxor och avgifter har setts över och uppdaterats inom biblioteksverksamheten, badverksamheten, fritidsgårdsverksamheten, IP skogen och Kulturskolan att träda i kraft 2014. Skapa förutsättningar för heltidstjänster Alla verksamheter har beaktat möjligheter att skapa förutsättningar till heltidstjänster. Kompetensförsörjning Bibliotekspersonalen har deltagit i studiebesök och fortbildningar inom EU projektet KUB som genomförs av fyra län tillsammans - bemötande, tillgänglighet och nya arbetssätt. Badpersonalen, inklusive sommarpersonalen, har genomgått utbildning i LABC, personal vid fritidsgårdarna uppdateras i hantering av Hot och våld. Öka tillgängligheten Utökade öppettider och aktiviteter på biblioteken och badverksamheten, nya lokaler i markplan för biblioteket i Karlholm och Kulturskolan. Biblioteket har arbetat med ökad digital delaktighet, ett större och bredare programutbud och litteratur på andra språk än svenska. Fortsatt arbete med att synliggöra verksamheterna och utbudet samt att hålla informationen uppdaterad. Ökad användning av sociala medier når nya grupper. Förebyggande arbete Fritidsgårdsverksamheten följer sina rutiner och håller personalen uppdaterad. Samarbete med skola, polis, socialtjänst mm. Ungdomskonsulenten ger stöd till de föreningsdrivna fritidsgårdarna. SISU idrottsutbildarna har genomfört insatser enligt avtal. Kultur och fritid har arbetat för att erbjuda en bredd av fritidsaktiviteter och för att stärka självkänslan hos barn och unga bland annat genom olika sätt att uttrycka sig. Biblioteken arbetar med läsfrämjande insatser och har genom föreningar kunnat erbjuda läxhjälp. Kultur och fritid erbjuder fritidsaktiviteter och stödjer föreningarnas ungdomsarbete. Öka kostnadseffektiviteten Energisparåtgärder vid idrottsanläggningarna har påbörjats av TKAB. 27
Specifika uppdrag som ska prioriteras Medborgarservice och Gemensam service ska prioritera varumärkesarbetet och arbetet med marknadsföring av kommunen Samarbete och diskussioner om Kultur och fritids verksamheter med koppling till Bilden av Tierp, kommunens attraktivitet för invånare, inflyttare och tillfälliga besökare. Medborgarservice ska prioritera utvecklingen av kundcenter ( en väg in ) Kultur och fritid har försökt hålla kundcenter informerade om vad som händer för bra service till kommuninvånare. Mått Antal besök, öppet timmar m.m. 2013 2012 Kulturarr barn off.antal besök 476 435 Kulturarr ungdom, antal besök 330 255 Kulturarr. Skola antal besök 6795 5122 Badvht, antal besök 69115 69100 Barn i simskola 247 190 Fritidsgårdar, besök 1) 8207 9187 Fritid funktionshindrade, besök 863 938 Fritidsklubb, besök 2) 4434 4043 Uthyrningstim. hallar/salar 10932 10331 Lok stöd, antal sammank. 5183 5136 Öppettimmar på biblioteken, skola 3602 3514 Öppettimmar på biblioteken, allmänhet 3) 5371 4876 Program på biblioteket 28 20 Antal utlån av media 107 202 108752 Antal utlån e-böcker 5) 2500 1000 Bet. elever Kulturskolan ht -13 4) 318 331 Elever i kö Kulturskolan ht -13 153 155 Antal elevframträdanden av Kulturskolan 36 31 Besök Konst på väg 18700 16900 Studiecirkeltimmar i vården 291 312 Kommentar: 1) Besök i fritidsgårdsverksamhet går i vågor, kan variera mycket från termin till termin. 2) Ökat antal barn i fritidsklubben, stor efterfrågan på plats. 3) Utökat öppethållande på flera enheter 4) Antalet barn i dans, drama och bild har ökat kraftigt. Två körer har upphört vilket totalt ger minskat antal deltagare 5) Utlån av e-böcker ökar kraftigt och har medfört ökade kostnader, totalt ca 50 tkr för 2013. Genusperspektiv (2013) pojkar % flickor % Elever kulturskola 32 68 Besök fritidsgårdar 62 38 Besök fritid funktionshinder 80 20 Besök fritidsklubb 40 60 Lokalt aktivitetsstöd (idrott) 54 46 28
Kommentarer: En utjämning mot målet fördelning inom 40/60 har skett inom Kulturskolan och fritidsgårdsverksamhet sedan 2012. Sjukfrånvaro % Totalt Kvinnor Män 2013 2012 2013 2012 2013 2012 Sjukfrånvaro -29 år 2,29 3,45 1,81 2,72 2,86 4,59 varav långtidsjukfrånvaro 14,42 0 33,68 0 0 0 Sjukfrånvaro 30-49 år 3,74 3,89 4,19 3,84 2,82 3,99 varav långtidsjukfrånvaro 16,24 25,53 21,47 29,94 0 16,91 Sjukfrånvaro 50-1,68 2,44 1,9 2,54 0,95 2,09 varav långtidsjukfrånvaro 2,95 17,63 3,38 21,9 0 0 Total Sjukfrånvaro 2,79 3,29 2,98 3,17 2,38 3,56 varav långtidsjukfrånvaro 13,27 19,59 18,16 24,16 0 10,13 Sjukfrånvaron har sjunkit från 2012 beroende på färre långtidssjukskrivningar. Målet att ligga under 3 % har uppnåtts. Antal årsarbetare Totalt Kvinnor Män 2013 2012 2013 2012 2013 2012 Åldersgrupp -29 år 8,64 6,77 4,61 4,06 4,03 2,71 Åldersgrupp 30-39 år 11,6 11 8,22 7,77 3,38 3,23 Åldersgrupp 40-49 år 11,38 11,21 7,65 7,34 3,73 3,87 Åldersgrupp 50-59 år 13 14,5 10,96 11,96 2,04 2,54 Åldersgrupp 60 år - 3,03 2,88 1,75 1,63 1,28 1,25 Totalt antal anställda 47,65 46,36 33,19 32,76 14,46 13,6 Rekryteringar har fungerat tillfredsställande. 29
Framtiden Arbetet med utanförskapet prioriteras under 2014 tillsammans med övriga verksamheter i kommunen. Kommunekologen byter vid årsskiftet 2013/14 tillhörighet till Samhällsbyggnad. Viss översyn görs av verksamheter inom Kultur och fritid, framförallt rörande idrottsanläggningar. Kultur och fritid fortsätter arbetet med att göra verksamheten mer tillgänglig och synlig för alla som bor och vistas i kommunen. Skolbiblioteksverksamheten fortsätter att utvecklas i enlighet med uppdraget och en ny biblioteksplan ska tas fram. Mediaplanering genomförs med grannkommuner, även arbete med digital delaktighet, lässtimulerande arbete, media på andra språk fortsätter. Centralskolans idrottshall planeras och byggs vilket ger bättre förutsättningar för föreningslivet och för Kulturskolans dansverksamhet. Badet i Karlholm renoveras. Kulturskolan utvecklar verksamheten i nya lokaler och samarbeten fritidsgård, kulturskola, barnkultur, bibliotek fördjupas. Belysningen i motionsspåren måste bytas ut då kvicksilverlampor inte längre tillåts. De föreningar som driver spår får stora kostnader som de kan ha svårt att klara. Genom mer fokus på erfarenhetsutbyte och diskussioner fördjupas samarbetet mellan kulturverksamheterna, skolan och omsorgerna för att ge kulturen en mer integrerad roll. Redovisning av driftprojekt Projektnamn: Fiskvandringsväg i Karlholm (6405) Projekttid: 2009-2014 Medfinansiär: Havs- och Vattenmyndigheten, samt EU strukturfond för fiske Kortfattad projektbeskrivning: Skapa passage för fisk vid första vandringshindret från havet upp i Tämnarån, Storådämmet i Karlholm. (tkr) Totalt tom 2012 2013 2014 Kostnader -1325,1-224,6-210,5-890 Intäkter 1334 797 0 537 Kommunens nettokostnad 8,9 572,4-210,5-353 Projektnamn: Bodnäsen, Tegelsmorasjön Projekttid: Hösten 2013 Medfinansiär: Länsstyrelsen (LOVA), föreningen Tegelsmorasjön Kortfattad projektbeskrivning: Restaurering av västra delen av Kyrksjön samt delar av strandängen, anläggande av stig, skylt och stätta. (tkr) Totalt tom 2012 2013 2014 Kostnader -147 0-147 0 Intäkter 140 0 140 0 Kommunens nettokostnad -7 0-7 0 30
Gemensam service Resultaträkning (tkr) Budget Utfall Avvikelse Utfall 2013 2013 mot budget 2012 Avgifter & ersättningar 10 085 10 697 612 9 464 Övriga intäkter 88 680 82 910-5 770 18 921 Verksamhetens intäkter 98 766 93 607-5 158 28 385 Personalkostnader -39 949-36 450 3 499-33 326 Materialkostnader -1 269-1 126 143-3 190 Tjänster -29 314-48 158-18 844-20 305 Övriga kostnader -22 516-2 750 19 766-48 Avskrivningar -26 367-25 043 1 324-1 808 Verksamhetens kostnader -119 415-113 527 5 888-58 677 Verksamhetens nettoresultat -20 649-19 919 730-30 292 Finansiella intäkter 213 212-1 200 Finansiella kostnader -33 780-31 917 1 863-458 Resultat efter finansiella intäkter och kostnader -54 216-51 625 2 592-30 550 Extraordinära intäkter 0 0 0 Extraordinära kostnader 0 0 0 0 Resultat -54 216-51 625 2 592-30 550 Bruttoinvesteringar 24 020 11 070 12 950-486 Nettoinvesteringar 24 020 5 837 18 183-469 31
Uppdrag Ansvar för kommunens löneadministration. Svara för stöd och rådgivning till verksamhetsansvariga och anställda beträffande personaladministration, arbetsrätt, förhandlingar, rekrytering, arbetsmiljö, pensioner och avtalsförsäkringar samt rehabilitering. Samordna och utveckla kommunens telefoni och IT-användning. Huvudansvar för drift av kommunens IT-system och telefonväxel. Ansvar för finansfrågor och framtagandet av ekonomiska styrregler. Sammanställa årsbokslut, delårsbokslut och verksamhetsuppföljningar samt årsbudget och plan för kommande år. Ge stöd, information och rådgivning i ekonomifrågor och ansvara för att kommunens ekonomisystem är driftsäkert. Verkställa upphandling avseende kommunens anskaffning av varor och tjänster och kvalitetssäkra upphandlingsprocessen så att all anskaffning sker enligt lagen o m offentlig upphandling (LOU) och på ett objektivt sätt, så att marknadens möjligheter tillvaratas. Utveckla och effektivisera kommunens upphandlings- och inköpsarbete och därmed verka för en god ekonomisk hushållning i kommunen. Ansvar för administrativt stöd till kommunledningen och förtroendevalda i de politiska organen. Stödja kommunens processer genom att arbeta med planering, utveckling, analyser samt beredning av styrningsfrågor, ledningsinformation, uppföljning och statistik till den politiska organisationen samt produktionen och medborgarservice. Ansvar för förvaltning av kommunens mark, inklusive arrenden, servitut, nyttjanderätter, köp och försäljning, inlösen och skogsförvaltning. Fastighetssamordning i form av lokalsamordning, beställaransvar och försäkringsärenden. Energi- och klimatfrågor inom kommunens alla verksamheter. Bredbandsfrågor omfattande styrdokument, planering och beställning. Kommunens mål Verksamhetens övergripande mål Framgångsfaktorer Mått Kund Förstärk den positiva bilden av kommunen. Förstärk den positiva bilden av GS Konsultativt förhållningssätt. Öka förståelsen för roll- och ansvarsfördelningen Förbättrat NKI Process Utveckla effektivare arbetssätt. Effektivare arbetsflöden Kontinuerligt förbättringsarbete Öka nyttjandet av tekniska system/lösningar Öka verksamhetskännedomen Nätverkande Ökat antal dokumenterade/reviderade processer. Processerna ska läggas in i Eyescube Medarbetare Öka engagemanget. Öka initiativförmågan och engagemanget Delaktighet. Stimulera initiativtagande och engagemang. Bättre NMI Bibehålla lågt sjuktal <3% Ekonomi Öka det ekonomiska ansvarstagandet. Öka kostnadseffektiviteten Ekonomiskt ansvarstagande. Avtalstrohet Inga budgetöverskridanden. Ökad avtalstrohet. 32
Analys av årets verksamhet Kund: En hemsida har byggts upp för lönecentrum. Tillgängligheten har dessutom ökat efter införandet av en supporttelefon. Under året har frukostmöten med fokus på olika personalfrågor genomförts. En kundenkät har genomförts som visar att 98 % av cheferna är nöjda med IT-centrums verksamhet. Samordning inom närvård har inneburit att personer med psykisk funktionsnedsättning har möjliggjorts ökad delaktighet på ett konstruktivt sätt och gett värde för planeringen av aktiviteter i verksamheterna. utbildning i samordnad individuell plan (SIP) bedöms kunna ge kunder erbjudande om SIP i större omfattning under 2014 än 2013. ansvaret för revidering av regionala riktlinjer och rutiner om SIP bedöms ha gett värdefulla grunder i utbildningssammanhang i länet samt ha stärkt den positiva bilden av kommunen. nationellt mål om undvikbar slutenvård för de mest sjuka äldre bättre kan realiseras i samband med utveckling av närvårdsplatser. Det finns en ny klickbar karta, "Kommunkartan", som är en integrerad del av kommunens hemsida. Med hjälp av kartan kan man lätt och snabbt hitta information om t ex kommunens olika verksamheter, detaljplaner, lediga tomter och vad man kan uppleva och göra i kommunen. Process: Kartläggningen av olika huvudprocesser inom Gemensam service har fortsatt. För att minska sårbarheten och effektivisera verksamheten har lönecentrum organiserat sig i tre team. Varje team arbetar mot två kommuner. Arbetet med kompetensförsörjningsstrategi och kompetensförsörjningsplan för att hjälpa cheferna i framtida kompetensförsörjning har fortsatt under året. Det har utarbetats riktlinjer för hur investeringar ska hanteras och redovisas. Riktlinjerna har fastställt i Kommunstyrelsen. Implementering och utvecklande av nytt upphandlingsstöd har fortsatt. Kvalitetsmanual för inköp/upphandling har under 2013 tagits fram för att ytterligare effektivisera processen. Upphandlingsenheten kommer kontinuerligt att arbeta med länsgemensamma upphandlingar. Samtidigt har en länsgemensam implementering slutförts av nytt upphandlingsstöd-system. Detta för att få ett effektivare stöd för upphandlingsprocessen, med t ex möjlighet att lämna anbud elektroniskt. Driftsättningen av det nya dokument- och ärendehanteringssystemet har inte gått som förväntat, vilket tar stora personella resurser från Processtöd, It-centrum och Upphandlingsenheten. Även arbetet med att fastställa roll- och ansvarsfördelning, arbetsrutiner och ekonomisk redovisning mellan kommunen och det nya fastighetsbolaget har tagit mycket tid i anspråk. Förfrågningsunderlag avseende LOV steg 2 har förberetts, vilket syftar till att ytterligare öka valfriheten för kunder inom vård- och omsorgssektorn. En viktig del i detta är det planerings- och tidsmätningssystem som ska implementeras för att bl.a. kunna planera och mäta exempelvis volymer och kontinuitet. Styrning av närvård från högsta tjänstemannanivå har inte utvecklats i den omfattning som krävs vilket får som konsekvens att övergripande mål, viktiga strategier och ekonomiska konsekvenser lämnas över till representanter på fel nivå eller blir åsidosatta. 33