Socialtjänsten på 1177 Vårdguiden

Socialtjänsten på 1177 Vårdguiden Projektplan Stockholm, 2014-06-16

Innehåll 1. Godkännande av projektplan...4 2. Grundläggande information...6 2.1. Bakgrund...6 2.2. Omfattning...6 2.3. Framgångsfaktorer...7 2.4. Samband med andra organisationer och projekt...7 3. Syfte och mål...8 3.1. Syfte...8 3.2. Effektmål...8 3.3. Projektmål...8 3.4. Projektmålets prioritet...9 4. Krav på projektet...10 4.1. Förutsättningar...10 4.2. Beroenden...10 4.3. Avgränsningar...10 5. Tids- och resursplaner...12 5.1. Milstolpeplan,...12 5.2. Aktivitetsplan...12 5.3. Resursplan (1177 Vårdguiden)...13 6. Projektkalkyl...13 7. Projektorganisation...14 7.1. Organisationsstruktur och bemanning...14 7.2. Kontaktlista projektet...14 7.3. Organisationsschema...14 7.4. Externa kontakter...14 8. Kommunikation...15 8.1. Intressentanalys...15 8.2. Kommunikationsplan...15 9. Arbetsformer...16 9.1. Dokumenthantering...16 Tfn vx 08-123 132 00 www.1177.se Organisationsnr 232100-0016 sid 2 (20)

9.2. Informationsspridning i projektet...16 9.3. Mötesplan...16 9.4. Projektrutiner...16 10. Kvalitetssäkring...17 10.1. Projektet...17 10.2. Resultatet...17 10.3. Sekretess, säkerhet...17 10.4. Ändrings- och avvikelsehantering...17 11. Risker...18 12. Leverans och överlämningsprocedur...19 13. Projektavslut...20 Tfn vx 08-123 132 00 www.1177.se Organisationsnr 232100-0016 sid 3 (20)

Checklista: är följande hanterat inför beslut? Ja Nej Gäller ej här Målen för projektet är tydliga och definierade, med tydliga milstolpar (beslutspunkter) för att nå dit Effektmålen (nyttan) har identifierats samt förslag framtaget på hur de ska följas upp och av vem Det finns en uppskattning för projektets kostnad, tid och kvalitet Mottagaren av projektets leverans är identifierad Förväntat resultat (leverans) från projektet är tydligt definierat Hittills identifierade risker och osäkerheter i projektet är tydligt dokumenterade i riskanalys, inklusive en handlingsplan för att hantera dem Projektmedlemmar och referensgrupper är utsedda Samtliga hittills identifierade resurser är säkrade och införstådda med åtagandet Projektets avgränsningar är tydligt definierade och dokumenterade Tidpunkt för leverans är förankrad hos mottagaren Följdkostnader för projektet är identifierade och dokumenterade Juridiska och finansiella aspekter har beaktats 1. Godkännande av projektplan Projektplanen godkänd av: Beställare/Projektägare: Projektledare: Åsa Zetterberg SKL Desirée Söderberg Invånartjänster, 1177 Vårdguiden Tfn vx 08-123 132 00 www.1177.se Organisationsnr 232100-0016 sid 4 (20)

Revisionshistorik Ver. Datum Författare Kommentar 0.3 2014-04-11 D Söderberg Första utkast till gemensam projektplan 0.4 2014-04-29 D Söderberg Revideringar efter första remissrunda 0.9 2014-05-09 D Söderberg Förslag till Styrgruppen 0.95 2014-06-16 D Söderberg Reviderat målformuleringar efter 1:a styrgruppsmötet 1.0 2014-06-18 Version 1.0 godkänd av Styrgruppen Bilagor/Referenser Nr Dokument ID Författare Dokument 1 bilaga Projektplan SIP 2 bilaga Projektplan Information 3 bilaga Projektplan Föräldrastöd 4 2013 M.Palmberg Förstudie SKL 5 2014-03-19 A.Svensson Slutrapport Transformator målgruppsanalys M.Gaudi Definitioner och förkortningar Begrepp/förkortning Förklaring Tfn vx 08-123 132 00 www.1177.se Organisationsnr 232100-0016 sid 5 (20)

2. Grundläggande information 2.1. Bakgrund I överenskommelsen 2014 mellan socialdepartementet och SKL gällande stöd för evidensbaserad praktik för god kvalitet inom socialtjänsten står följande: SKL ska ansvara för pilotstudie i några län av hur socialtjänsten kan finnas på 1177.se samt för att överväga för- och nackdelar med att även inkludera information från socialtjänsten i den elektroniska tjänst som är under utveckling och ska ge enskilda personer möjlighet att i ett personligt hälsokonto lagra uppgifter om sin hälsa. Primär målgrupp för båda studierna är personer med funktionsnedsättning. Föräldrastöd är ytterligare ett prioriterat område för socialtjänsten på 1177.se. Om möjligt bör pilotstudierna samordnas. SKL:s förstudie om socialtjänsten på 1177.se ska ligga till grund för studien. SKL har överenskommit med Västerbottens län, Kronobergs län och Stockholms län om medverkan i pilotstudien. En initial behovs- och målgruppsanalys har genomförts, för att identifiera de områden och målgrupper som länen sett som intressanta att arbeta med inom ramen för piloterna. Den resulterade bl.a. i att målgruppen avgränsades till personer med neuropsykiatrisk funktionsnedsättning, samt dess föräldragrupp. Analysen visade även att intresset för ett personligt hälsokonto var ointressant för målgruppen i dagsläget. Behoven som identifierades till pilotprojekten var: 1. Att tillgängliggöra all information om det som berör målgruppens situation på ett och samma ställe. 2 Att tillgängliggöra information för att kunna förbereda sig på de samordningsmöten som hålls med vård- och omsorg. 3 Att identifiera behovet av dialogform utifrån målgruppens vardag och situation Ett gemensamt målseminarium genomfördes den 19 mars 2014, där de deltagande länen, 1177 Vårdguiden samt SKL enades om målsättningarna med projektet och de ingående piloterna för att på ett kvalitativt och effektivt sätt nå användbara resultat inom projektets tid- och kostnadsramar. Resultatet av den dagen ligger till grund för hur pilotprojektet därefter har planerats och formerats. 2.2. Omfattning I samband med målseminariet konstaterades att det var viktigt att i piloterna fokusera på en avgränsad invånarmålgrupp för att kunna bottna i alla de frågeställningar som behöver belysas med och kring målgruppen. Det innebär att pilotprojektet kommer att utgå från målgruppen föräldrar till barn- och unga med neuropsykiatrisk funktionsnedsättning. Pilotprojektet kommer omfatta innehållsproduktion utifrån två olika perspektiv, målgruppens behov av allmän information och information om förberedelse för SIP möte (Samordnad Individuell Planering) samt en utredning av målgruppens intresse och form för interaktiv dialog. Inom ramen för projektet ingår att även ta del av och förstå de sekundära målgruppernas behov (barn och unga med neuropsykiatrisk funktionsnedsättning) och de intressentgrupper (utförande verksamheter) Tfn vx 08-123 132 00 www.1177.se Organisationsnr 232100-0016 sid 6 (20)

som direkt berörs. Projektet kommer utöver ovanstående analysera konsekvenser och frågeställningar gällande koncept- och varumärke, organisationsformer och processer (nationellt, regionalt, lokalt), juridiska aspekter, ekonomi/kostnadsbild, teknik, förvaltning mm. Utifrån de resultat som kommer fram, kommer projektet ett leverera ett förslag på fortsatt arbetet samt ett grovt kostnadsestimat för detsamma. 2.3. Framgångsfaktorer Framgångsfaktorerna i detta projekt kommer i huvudsak utgöras av att 1177 Vårdguiden och de ingående piloterna hittar fungerande samarbetsformer inom de aktivitetsområden som identifierats. Andra framgångsfaktorer är förankring, delaktighet och stort inflytande från en väl avgränsad målgrupp, samt bred förankring bland alla olika intressenter som identifieras inom projektet. 2.4. Samband med andra organisationer och projekt Det pågår ett antal liknande projekt, där det är viktigt att samverka i möjligaste mån för att dra erfarenhet av varandra och säkersälla ett effektivt tillvägagångssätt. För tillfället diskuteras liknande uppdrag med Socialstyrelsen, m.fl. Förutom samverkan med identifierade projekt finns i överenskommelsen för evidensbaserad praktik, förslag på samverkan med ett antal myndigheter och organisationer. Behoven av samverkan med dessa myndigheter och organisationer bör identifieras. Detta utifrån den avgränsning som gjorts gällande målgruppen, kopplat till överenskommelsen. Tfn vx 08-123 132 00 www.1177.se Organisationsnr 232100-0016 sid 7 (20)

3. Syfte och mål 3.1. Syfte Syftet med hela projektet är att definiera vilka förutsättningar som krävs och identifiera vilka frågeställningar som måste beaktas för att kunna fatta beslut gällande socialtjänsten på 1177.se. Detta görs genom att i avgränsade piloter klarlägga vilka behov som finns i en avgränsad målgrupp, i kombination med bredare analyser för att avgöra nyttan med integration av socialtjänstens information och kommande tjänster på 1177.se. 3.2. Effektmål Effektmålen med att tillgängliggöra socialtjänsten på 1177.se ska identifieras under pilotprojektet. Både ur ett generellt perspektiv och utifrån respektive pilot. Några av de effektmål som diskuteras ur ett långsiktigt perspektiv är bl a: Ökad delaktighet och inflytande Stöd när det behövs Ökad kontroll för att bl a minska stress Effektiviseringsvinster genom Effektivare handläggning Bättre resursutnyttjande Ökad kvalitet 3.3. Projektmål Att till den 30 november 2014, utifrån 3 olika länspiloter, beskriva hur (om) socialtjänsten kan finnas på 1177.se. Detta utifrån: den utvalda målgruppens behov (föräldrar till barn- och unga med neuropsykiatrisk funktionsnedsättning), en analys av hur befintliga eller nya interaktiva tjänster inom konceptet för 1177 Vårdguiden kan komma att användas av en bredare målgrupp. processer och organisation för tjänstedesign och redaktionellt publicerbart material utifrån användarbehovet Målen i respektive pilot är att: Identifiera målgruppens behov av interaktiv dialog och vad som krävs för att möta dessa behov Identifiera vilken information som behövs för att förbereda brukaren inför SIP möten och publicera ett innehåll utifrån målgruppens behov Ta fram ett beslutsunderlag utifrån piloten som svarar på frågorna o Vilken typ av innehållsproduktion är mest prioriterad? o Hur ska/bör/kan arbetet organiseras Tfn vx 08-123 132 00 www.1177.se Organisationsnr 232100-0016 sid 8 (20)

3.4. Projektmålets prioritet Resultat 40% Tid 30% Kostnad 30% Tfn vx 08-123 132 00 www.1177.se Organisationsnr 232100-0016 sid 9 (20)

4. Krav på projektet 4.1. Förutsättningar Projektet ska beakta Hälso- och sjukvårdslagen och Socialtjänstlagen både i projekthanteringen och i de resultat pilotprojektet leder fram till. Projektet är riktat mot 1177.se. Eftersom 1177.se ingår i konceptet 1177 Vårdguiden, ska konsekvenserna för konceptet och varumärket beaktas i pilotprojektet och i pilotprojektets resultat. 4.2. Beroenden Nr. Beskrivning av beroende/leverans B1 Parallellt pågår diskussioner om ett uppdrag riktat till UMO om socialtjänsten på UMO Var/Vem kommer det från Socialstyrelsen Kommentar Identifiera om/hur dessa projekt ska samverka (eller inte) Datum om leverans viss tid B2 Inom ramen för invånartjänster pågår diskussioner om hur nå ut till barn på ett för dem målgruppsanpassat sätt. Internt Invånartjänster samverka med Diabitförstudien och priopsyk2 projektet B3 Det är viktigt för projektets räkning att även samordna med övriga parallella initiativ och projekt inom andra organisationer och myndigheter Ska identifieras Hantering avgörs kontinuerligt 4.3. Avgränsningar Det kommer inte implementeras någon separat utvecklad e-tjänst på 1177.se inom ramen för pilotprojektet. Piloterna ska var och en kunna avslutas efter projektets slut, vilket innebär att all publicering ska fungera i 1177.ses nuvarande struktur och form. De förslag på e-tjänster som kommer fram under piloten kommer utvärderas teoretiskt. Målgruppen för piloterna avgränsas till föräldrar till barn- och unga med neuropsykiatrisk funktionsnedsättning. Tfn vx 08-123 132 00 www.1177.se Organisationsnr 232100-0016 sid 10 (20)

Piloterna avgränsas till följande kommuner inom pilotlänen, Ljungby kommun, Umeå kommun, eventuellt Vilhelmina kommun, Österåkers kommun, Järfälla kommun och Stockholms stad. Tfn vx 08-123 132 00 www.1177.se Organisationsnr 232100-0016 sid 11 (20)

5. Tids- och resursplaner 5.1. Milstolpeplan, Plan Datum BP MS Beskrivning Vem godkänner 2014-04-11 1 1:a utkast gemensam projektplan distribueras för synpunkter Projektledare Samordningsprojektet 2014-04-30 2 Projektorganisation och bemanning förankrad i piloter samt Respektive projektledare samordningsprojektet 2014-04-13 3 Styrgrupp tillsatt Styrgrupp 2014-05-13 1 Beslut projektetplan Styrgrupp 2014-06-13 4 Innehåll avstämning 13 juni definierad Respektive projektledare 2014-06-13 5 Avstämning med SKL utifrån SKL uppdraget Några av kommande aktivitetsområden som detaljplaneras senare Utvärderingsinnehåll Konsekvensanalyser Pilotinitiering Organisationsförslag Juridiska analyser Kostnadsposter identifierade Beslutsunderlag framme 5.2. Aktivitetsplan Aktivitet Startdatum Slutdatum Ansvarig Identifiera frågeställningar och områden för målgruppsanalyser utifrån olika perspektiv Identifiera submålgrupper utifrån de olika pilotinnehållen Intressentanalyser Förankringsarbete Identifiera arbetsgrupper och arbetsflöden som behövs Definiera utvärderingsinnehåll i piloterna Omvärldsanalys Tfn vx 08-123 132 00 www.1177.se Organisationsnr 232100-0016 sid 12 (20)

research och kartläggning av befintligt material på 1177.se, nationellt och regionalt Koncept- varumärkesdialog etc 5.3. Resursplan (1177 Vårdguiden) Roll/kompetens Period Resurssäkrat Ja/Nej beskrivning av uppgift Projektledare samordningsprojektet Hela projektet Ja Projektledare respektive pilot Hela projektet Ja De enskilda pilotprojektens resurser - - definieras i respektive läns projektplan Dpl redaktionellt innehåll Hela projektet Ja, Dpl organisation/process Hela projektet Ja Användbarhetsspecialist/-er Hela projektet Ja Dpl Koncept- och varumärke Hela projektet Ja Jurister (per lag) Ej identifierat Systemarkitekt Ej identifierat Förvaltningsledare 1177.se Ej identifierat Ekonom Ej identifierat Omvärldsanalytiker Ej identifierat etc. 6. Projektkalkyl Projektkalkylen är inte klar, då omfattningen i detalj inte kan definieras innan viss målgruppsanalys är färdigställd. Kostnads- poster Personalkostnader 1177 vårdguiden Konsultkostnader Inköp material Resor förtäring Summa Uppskattad kostnad Totalsumma Tfn vx 08-123 132 00 www.1177.se Organisationsnr 232100-0016 sid 13 (20)

7. Projektorganisation 7.1. Organisationsstruktur och bemanning Projektägare/beställare: Nn, SKL Styrgrupp: Anna Lilja Qvarlander, SKL Agneta Jansmyr, Landstinget i Jönköpings län Kim Nordlander, Invånartjänster 1177 Vårdguiden Malin Åberg, Västerbottens läns landsting Patrik Sundström, SKL Vesna Jovic, Huddinge Kommun Åsa Zetterberg, SKL Förslag på referensgrupper: e-hälsoansvariga inom pilotlänen e-hälsoansvariga inom alla län Förvaltningsgrupperna Invånartjänster Redaktörsnätverket m.fl. Projektgrupper: En samordningsprojektgrupp bestående av projektledarna i länen samt projektledare för 1177 Vårdguiden En projektgrupp för respektive länspilot En projektgrupp inom Invånartjänster 7.2. Kontaktlista projektet Tas fram kontinuerligt och uppdateras på projektplatsen 7.3. Organisationsschema Under utarbetande 7.4. Externa kontakter Identifieras kontinuerligt och uppdateras på projektplatsen Tfn vx 08-123 132 00 www.1177.se Organisationsnr 232100-0016 sid 14 (20)

8. Kommunikation 8.1. Intressentanalys Inom ramen för projektet ska intressentanalyser tas fram, samt aktiviteter och förslag utifrån dessa analyser. 8.2. Kommunikationsplan Separat kommunikations-/marknadsföringsplan tas fram. Både för intern projektkommunikation samt extern kommunikation. Tfn vx 08-123 132 00 www.1177.se Organisationsnr 232100-0016 sid 15 (20)

9. Arbetsformer 9.1. Dokumenthantering All dokumentation i projektet läggas på projektplatsen. 9.2. Informationsspridning i projektet Under vårens förberedelsearbete kommer följande hantering följas: Den samordnande projektgruppen kommer genomföra statusmöten 1ggn/v. En stående agenda tas fram när formerna sätter sig resultatet av mötena dokumenteras i korta punkter. Dessa anteckningar läggs på projektplatsen. Dessa anteckningar är tillgängliga för alla inom projektets organisation. En liknande rapportering kommer att ske vid Invånartjänsters veckovisa statusmöten och tillgängligöras på projektplatsen enligt samma princip. Informationsspridningen inom projektet kommer efter hand revideras vid behov. 9.3. Mötesplan Samordnande projektmöten föreslås till 1 gång/v. Styrgruppsmöten bör hållas ca 1 gång/m dock utifrån de beslut som behöver fattas. Referensgruppsarbete och möten planeras kontinuerligt inom ramen för projektet. 9.4. Projektrutiner All dokumentation hanteras på projektplatsen. Projektmöten, hanteras via telefonkonferenser och onlinemöten för att dela dokument. Olika arbetsgrupper sätts samman utifrån behoven löpande. Korta anteckningar bör i möjligaste mån skrivas efter arbetsgruppsmöten och placeras på projektplatsen för information till övriga. Styrgruppsprotokoll skrivs Tfn vx 08-123 132 00 www.1177.se Organisationsnr 232100-0016 sid 16 (20)

10. Kvalitetssäkring 10.1. Projektet Ingen separat projektgranskning planeras. 10.2. Resultatet Utifrån målsättningen i projektet kommer större delen av projektet utgöras av försöksverksamhet. För att kvalitetssäkra resultatet ska respektive pilot utvärderas utifrån kriterier som sätts upp i förberedelsefasen. 10.3. Sekretess, säkerhet Utgångsläget är att det inom ramen för projektet inte kommer finnas information som kräver sekretess eller speciell säkerhet. 10.4. Ändrings- och avvikelsehantering I samband med att någon inom ramen för projektet identifierar någon form av avvikelse, ska denna dokumenteras med beskrivning, förväntad förändring, lösningsförslag/behov samt förslag till beslut. Underlaget ska hanteras på ett gemensamt projektmöte för att där diskutera om det går at hantera inom ramen för projektets ramar eller om det bör lyftas till styrgruppen. Tfn vx 08-123 132 00 www.1177.se Organisationsnr 232100-0016 sid 17 (20)

11. Risker Nr Identifierad risk S P S x P 1 Att förankringsarbetet hamnar snett i något avseende 2 Att förväntningarna på resultatet skiljer sig åt mellan involverade och berörda parter. 3 Att det av tidsskäl finns önskemål/påverkan om att hoppa över steg i aktivitetsplaneringen som kan ha stor inverkan på kvaliteten i slutresultatet 4 Att ansvarsfördelningen mellan alla parter uppfattas olika 5 Svårigheter att samordna en gemensam aktivitetsplan utifrån aktiviteter som identifieras, med tid och resurser för de personer som det berör i projektets olika delar 6 Att resursbehovet för att hantera alla frågeställningar som identifieras inte kan täckas Åtgärd Ansvarig Tfn vx 08-123 132 00 www.1177.se Organisationsnr 232100-0016 sid 18 (20)

12. Leverans och överlämningsprocedur Överlämningen kommer att ske i form av beslutsunderlag till styrgruppen, vid slutet på året. Tfn vx 08-123 132 00 www.1177.se Organisationsnr 232100-0016 sid 19 (20)

13. Projektavslut I samband med att pilotprojekten kan anses som genomförda och beslutsunderlag överlämnas, skrivs en kort avslutsrapport. Projektet anses som avslutat när styrgruppen godkänt avslutsrapporten och kan då monteras ned. Tfn vx 08-123 132 00 www.1177.se Organisationsnr 232100-0016 sid 20 (20)